Annexe 1 à la question 7
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Contrôle médical au titre des articles 59 et 60 du Statut Description du processus 1. Processus décisionnel de convocation Le contrôle médical peut être demandé soit : - par l’intéressé lui-même - par le RRH (Responsable Ressources Humaines) de la DG dont dépend la personne - par le médecin contrôleur en fonction. Le but des contrôles étant de s’assurer « que l’absence pour maladie est justifiée et que la durée de mise en maladie est en proportion avec la nature de l’affection » (voir I.A. 92-2004 – paragraphe II.e ‘contrôle médical’= Annexe 3). Les certificats médicaux sont, après encodage dans SERMED EHR, classés par ordre chronologique dans des classeurs et ces classeurs sont conservés dans le bureau ou le département du médecin contrôleur. Le médecin contrôleur a uniquement accès aux certificats médicaux et non pas au dossier médical complet de la personne contrôlée. Un certificat médical uniformisé a été élaboré (au niveau interinstitutionnel) afin de mieux satisfaire aux besoins de la médecine de contrôle. Il doit permettre de mieux cibler ces convocations notamment en disposant d'informations ponctuelles pertinentes (des certificats trop peu précis peuvent conduire soit à convoquer des personnes inappropriées – incapable de se déplacer par exemple – soit à l'inverse de ne pas convoquer des personnes qui devraient l'être. Ce certificat sera mis en œuvre de manière facultative dans un premier temps et il est prévu qu'il sera rendu obligatoire après une période transitoire. (cfr dossier CEPD 2008-312) Un exemple de ce certificat se trouve en annexe. Il sera encodé dans SERMED EHR dont il constituera d'ailleurs l'ossature du processus de contrôle. Les critères de contrôle sont définis dans le cadre des dispositions statutaires gérant le ‘contrôle médical’ et peuvent déclencher la convocation de/à une visite de contrôle, dans le but mentionné ci-dessus, sont : 1. l’adéquation entre la durée de l’absence pour maladie et la nature de l’affection. 2. une analyse statistique sur base du contenu de SERMED EHR. Cette analyse ne constitue pas un critère de contrôle en soi, mais peut influencer la décision de déclencher une convocation, par exemple en identifiant des populations à risques. Critère d'adéquation Le médecin contrôleur étudie les situations au cas par cas, et décide de convoquer un certain nombre de personnes en fonction des listes extraites de SERMED EHR et sur base du contenu des certificats présentés (cohérence entre durée de l'absence maladie et la nature de l'affectation). Le certificat médical modèle (en annexe) doit permettre notamment de mieux cibler ces convocations notamment en disposant d'informations ponctuelles pertinentes (des certificats trop peu précis peuvent conduire soit à convoquer des personnes inappropriées – incapable de se déplacer par exemple – soit à l'inverse de ne pas convoquer des personnes qui devraient l'être. Ce certificat sera mis en œuvre de manière facultative dans un premier temps et il est prévu qu'il sera rendu obligatoire après une période transitoire. En outre, à terme, il est prévu un lien entre SERMED EHR et SYSPER2 (base de données du personnel) pour que le médecin contrôleur puisse disposer d'informations sur les absences sans certificats (prévues à l'art 59 al 1 du statut) ou sur les périodes de congé (récupération des maladies pendant les congés: décision de la commission portant création des dispositions d'application en matière d'absence pour maladie ou accident 28-4-2004 C(2004)1597 en annexe 3) Des tableaux pourront être produits par SYSPER EHR selon différents critères (personne, dates, état des absences, DG) pour envoi aux GECO et pour raffiner les situations justifiant un contrôle (exemple les maladies systématiques du vendredi ou du lundi, ou des absences cumulées de 20 jours ou plus sur une période de 2 mois). Enfin, le score de Bradford sera utilisé comme indicateur d'absentéisme1 Analyse statistique Une analyse statistique sera réalisée périodiquement sur base des données contenues dans SERMED EHR. Ces statistiques sont anonymes. Ces statistiques permettront de raffiner les critères de contrôle et d'aider le médecin contrôleur dans son analyse au cas par cas. Tous les 2 ans, un rapport reprendra une série de statistiques et d'indicateurs et fera l'objet d'une publication à destination du PE. 2. Modalités de la convocation Le médecin contrôleur, ou un médecin délégué par lui, peut se rendre au domicile du patient pour y effectuer un contrôle. Les données fournies au médecin délégué sont celles qui permettent le contrôle : adresse téléphone , date de l'absence ou des absences et nom du médecin prescripteur. Le fonctionnaire/agent/END soumis au contrôle peut être convoqué soit par courrier, soit par téléphone, par fax ou e-mail (en annexe l'IA 92-2004 du 6/7/2004, point 7). Si le fonctionnaire/agent/END n'est pas en mesure de se déplacer, il en informe le médecin contrôleur et fait parvenir un certificat médical, attestant qu'il ne peut se déplacer. S'il ne se présente pas au contrôle médical sans raison valable, l'absence est considérée comme injustifiée à compter du jour du contrôle. Ces visites sont encodées dans SERMED EHR (visite, convocation et résultats) 3. Examen et résultat de l'examen par le médecin contrôleur Le coefficient Bradford permet de mesurer les fréquences de l’absentéisme et d’en définir des caractéristiques particulières. La gestion par une organisation des absences de courte durée mais répétées s’avère plus complexe que celle d’une absence de longue durée. Les raisons de ces absences répétées sont généralement liées à la maladie, à la surcharge de travail, au stress et au manque de motivation. 1 Le médecin contrôleur, ou son délégué, interroge et examine (quand la pathologie alléguée le justifie) les personnes appelées au contrôle. Au terme du contrôle ou d’un arbitrage d’une visite de contrôle, un document est signé par le médecin contrôleur et par la personne contrôlée, puis est envoyé de manière sécurisée (sous double enveloppe) au RRH. Une copie de ce document est remise à la personne contrôlée. L’original du document est classé dans le dossier du médecin contrôleur. Ce document précise : le nom, n° personnel et affectation de l’intéressé, la date du contrôle ainsi que la décision du médecin contrôleur (« apte » respectivement « inapte » et date de reprise du travail. Sous la rubrique ‘remarques’ du document, le médecin-contrôleur peut suggérer par exemple : a) une rencontre avec la hiérarchie pour discuter des conditions de travail, quand le mauvais état de celles-ci est mis en exergue par la personne contrôlée, ou b) un avis de la médecine du travail (ergonomie …) Différentes éventualités sont possibles: - soit le médecin contrôleur valide le certificat du médecin traitant, sans commentaires particuliers ou avec des commentaires quant à des problèmes éventuellement en relation avec le travail. Dans ce dernier cas, le médecin contrôleur contacte le plus souvent le RRH concerné et peut également recommander à l'intéressé de consulter la médecine du travail lorsque des problèmes environnementaux et/ou ergonomiques sont en cause. L'aide d'une assistante sociale est également prévue. - soit le médecin contrôleur ne valide pas le certificat médical et décide la reprise du travail à partir d’une certaine date Le résultat de la visite de contrôle (apte/inapte et date de reprise du travail) est également encodé dans SERMED EHR. Lorsque le résultat de la visite de contrôle a été encodé (ce qui est normalement fait à l’issue de l’entretien avec le médecin contrôleur) SERMED EHR permet de générer automatiquement et d’imprimer, à l’attention du Responsable des Ressources Humaines (RRH), une note contenant la décision du médecin-contrôleur. Cette note (décision) contient : - nom, numéro personnel, affectation de la personne contrôlée, - l’objet de la note (visite de contrôle d’une absence maladie avec les dates de l’absence) - la décision du médecin-contrôleur (absence justifiée/non justifiée) et sous le paragraphe « Remarques » de la note au RRH: o soit aucune indication o soit les textes ‘standard’ suivants (pré-imprimés par SERMED EHR), en fonction des cases ‘remarque’ cochées par le médecin-contrôleur dans l’enregistrement SERMED EHR, c’est-à-dire o si case ‘problème poste de travail’ a été cochée, le texte : « D'après les déclarations de …….,le motif de l'absence pour maladie serait partiellement en rapport avec des problèmes liés au poste de travail de …. ou à des problèmes relationnels liés au travail. L'intéressé(e) a été invité(e) à se mettre en rapport avec vous en vue d'un entretien (envisager éventuellement une réaffectation, ou un changement de poste). » o si case ‘procédure invalidité’ a été cochée, le texte: « La nature de l'affection en cause fait craindre la prolongation des absences pour une durée imprévisible. La mise en route d'une procédure d'invalidité me parait justifiée : car………… a /va cumulé (er) plus de 365 jours d'absence. » - - Si l’intéressé estime que les conclusions du médecin contrôleur ne sont pas justifiées, l’intéressé ou un médecin agissant en son nom peut, dans les 2 jours, saisir l’Institution d’une demande d’arbitrage par un médecin indépendant choisi de commun accord par le médecin contrôleur et le médecin traitant du patient. La suite de la procédure est décrite dans le point 1 de l’article 59 du Statut et l’enregistrement dans SERMED EHR se fait de la manière suivante : si la Commission d’arbitrage a validé l’avis du médecin-contrôleur suite à la 1ère visite de contrôle: « confirmation de l’avis du médecin contrôleur » si la Commission d’arbitrage a validé le certificat médical du médecin traitant: Outils de support à la "Médecine de Contrôle" Au nombre de deux: 1/ SERMED EHR , application informatique de gestion des activités du service médical, dont la finalité, dans ce contexte, est la gestion des données factuelles relatives à la visite de contrôle, depuis l'encodage du certificat médical, l’enregistrement de l’événement (dates), les acteurs (médecin-contrôleur) …jusqu’à la clôture de cet événement (encodage de la décision du médecincontrôleur). 2/ TABLEAU Excel (annexe 1 K) – élaboré et géré par le médecin contrôleur, et dont la finalité est - le suivi médical individuel de la population contrôlée - le suivi médical global de la population contrôlée avec l’identification de tendances ou de problèmes récurrents et persistants en vue de proposer des mesures préventives. Ce tableau est uniquement accessible au médecin-contrôleur. Il est stocké sur un disque local et protégé par mot de passe. Ce tableau contient : - outre les données personnelles administratives SYSPER (nom, prénom, âge, - affectation…) de la population contrôlée, - les données SERMED (présent à la visite de contrôle: oui /non, contrôle au domicile privé, contrôle demandé par RRH, intéressé, SM, refus du certificat médical, arbitrage - des informations complémentaires - Absences cumulées en nombre de jours: « < 1 mois », « de 1 à 3 mois », ou de « 3 à 6 mois » - Cause maladie OU accident - Type de lésion - Commentaire du médecin contrôleur relatif au type lésion - Lésion au membre supérieur - Lésion à la colonne vertébrale - Cause absence ‘travail’ (oui/non) : càd absence qui a une relation proche ou lointaine, partielle ou complète avec la situation au travail (problème relationnel, contenu du travail, environnement de travail…) - Dépendance - Réintégration Le tableau « anonymisé » c’est-à-dire sans les données administratives SYSPER de la population concernée est utilisé par le médecin contrôleur pour la production de statistiques « anonymes » destinées à identifier - des « tendances », dans le contexte de l’absentéisme par exemple, - ou des problèmes récurrents, persistants, liés à l’environnement de travail par exemple. Les renseignements collectés aident à l’élaboration de mesures préventives ou correctrices et en comparant les statistiques d'année en année, on peut juger de l'efficacité des mesures implémentées. Ce tableau sera maintenu jusqu'à son remplacement complet par un module statistique dans SERMED EHR.
