But de l`application

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Table des matières
I
But de l'application ............................................................................................. 3
II
Lancement de l'application ................................................................................. 3
III
Formulaire de pré-inscription ............................................................................. 3
IV
Utilisation de l’application en période de test .................................................... 4
V
Fin de la période de test ...................................................................................... 4
VI
Connexion à l’application .................................................................................. 4
VII
Menu Modules.................................................................................................... 5
VII.1
Gestion de la structure ........................................................................................ 5
VII.2
Gestion des adhérents/clients ............................................................................. 5
VII.2.1 Généralités .......................................................................................................... 5
VII.2.2 Rechercher un adhérent/client ............................................................................ 6
VII.2.3 Création ou modification d’un adhérent/client ................................................... 8
VII.2.4 Prestations pour un adhérent/client .................................................................... 8
VII.2.4.1 Prestations pour un adhérent/client – Généralités ......................................... 8
VII.2.4.2 Enregistrement d’une cotisation ou d’une carte pour un adhérent ............... 9
VII.2.4.3 Rattachement des prestations à une facture ................................................ 10
VII.2.5 Visualisation et impression des factures d’un adhérent/client ......................... 11
VII.2.6 Consommation pour un adhérent/client ........................................................... 11
VII.3
Utilisation des agendas ..................................................................................... 11
VII.3.1 Généralités ........................................................................................................ 11
VII.4
Utilisation du requêteur .................................................................................... 13
VII.4.1 Généralités ........................................................................................................ 13
VII.4.2 Requêtes disponibles par défaut ...................................................................... 13
VII.4.3 Exécution d’une requête ................................................................................... 13
VII.4.4 Exporter les résultats de la requête dans un tableur de type Excel ou
OpenOffice ....................................................................................................... 14
VII.4.5 Créer une nouvelle requête ............................................................................... 14
VII.4.6 Modifier une requête ........................................................................................ 16
VII.4.7 Supprimer une requête ..................................................................................... 16
VIII
Menu Comptabilité ........................................................................................... 16
VIII.1
Gestion des écritures comptables ..................................................................... 16
VIII.1.1 Généralités ........................................................................................................ 16
VIII.1.2 Recherche d’une écriture comptable ................................................................ 17
VIII.1.3 Ajouter une écriture comptable ........................................................................ 18
VIII.1.4 Ajouter une écriture comptable – Types de mouvement particuliers .............. 18
VIII.1.5 Autres actions sur les écritures comptables ...................................................... 19
VIII.2
Gestion des bordereaux .................................................................................... 19
VIII.2.1 Généralités ........................................................................................................ 19
VIII.2.2 Création d’un bordereau ................................................................................... 19
VIII.2.3 Enlever les écritures d’un bordereau ................................................................ 20
VIII.2.4 Détail d’un bordereau ....................................................................................... 20
VIII.2.5 Modification d’un bordereau ............................................................................ 20
VIII.3
Gestion des rapprochements bancaires............................................................. 21
VIII.3.1 Généralités ........................................................................................................ 21
VIII.3.2 Tableau de synthèse des rapprochement bancaires par compte et par année ... 21
VIII.3.3 Pointage des écritures à rapprocher .................................................................. 22
VIII.3.4 Détail du rapprochement bancaire .................................................................... 22
VIII.4
Récapitulatif des écritures comptables ............................................................. 23
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1
IX
IX.1
IX.2
IX.2.1
IX.2.2
IX.2.3
IX.2.4
IX.2.5
IX.2.6
IX.3
IX.4
IX.4.1
IX.4.2
IX.4.3
IX.4.4
IX.5
IX.5.1
IX.5.2
X
X.1
X.1.1
X.1.2
X.1.3
X.2
X.3
X.4
Menu Paramétrage ............................................................................................ 23
Paramétrage de la structure .............................................................................. 23
Gestion du plan comptable ............................................................................... 24
Généralités ........................................................................................................ 24
Actions possibles sur le plan comptable .......................................................... 25
Créer un poste budgétaire - Généralités ........................................................... 25
Créer un poste rattaché au poste ‘Cotisations’ de niveau 1 ou au poste ‘Ventes
aux adhérents’ de niveau 1 ............................................................................... 26
Modifier ou déplacer un poste budgétaire ........................................................ 26
Invalider, valider ou supprimer un poste budgétaire ........................................ 27
Paramétrage des comptes bancaires ................................................................. 28
Paramétrage du formulaire adhérent ................................................................ 28
Généralités ........................................................................................................ 28
Formulaire standard .......................................................................................... 28
Formulaire personnalisé ................................................................................... 30
Visualisation du formulaire adhérent ............................................................... 31
Paramétrage des agendas .................................................................................. 31
Généralités ........................................................................................................ 31
Paramétrage des agendas .................................................................................. 32
Menu Espace client .......................................................................................... 33
Suivi de l’abonnement ...................................................................................... 33
Généralités ........................................................................................................ 33
Rappel des modules soumis à abonnement ...................................................... 33
Souscription ou renouvellement d’un abonnement .......................................... 34
Suivi des commandes et factures...................................................................... 34
Téléchargements ............................................................................................... 35
Contatcs ............................................................................................................ 35
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2
I
But de l'application
Cette application permet le suivi des adhérents/clients et des écritures comptables des
associations de type « Loi 1901 » ou des auto-entrepreneurs







Modules liés à la structure : Saisie des informations de la structure inscrite et à son
paramétrage
Modules liés aux adhérents/clients : Saisie des informations concernant les
adhérents/clients et gestion des cartes ou adhésions annuelles - Création de rubriques
personnalisées
Modules liés aux achats des adhérents/clients : Saisie des achats pour chaque
adhérent/client et enregistrement des règlements
Modules liés aux écritures comptables : Choix de la période comptable, saisie des
écritures comptables, regroupement des écritures en bordereaux, états de
rapprochement bancaire automatiques, récapitulatif comptable par niveau de compte
Modules liés au paramétrage : Saisie des informations de connexion, des réglages par
défaut du module lié aux écritures comptables - Saisie du plan comptable, des
informations concernant le ou les compte(s) bancaire(s)
Modules liés au requêteur : Permet de paramétrer et afficher des listes personnalisées à
partir des rubriques liées aux adhérents/clients
Modules liés aux agendas : Permet de gérer et utiliser des agendas
II Lancement de l'application




L'application ‘assodesk.com’ est accessible en tapant le lien
‘http://www.assodesk.com’
La page d'accueil du site fait une présentation générale de l'application
Le menu ‘Tarifs’ précise les tarifs par module et options au 1er janvier de l’année en
cours
Le menu ‘Préinscription’ permet de renseigner les informations nécessaires à une
première connexion
III Formulaire de pré-inscription

Pour accéder à l’application la première fois, il est nécessaire de remplir le formulaire
de préinscription en cliquant sur le menu ‘Préinscription’

Cliquer sur
pour valider ou à défaut sur
. Si certaines zones ne sont pas
conformes, l'application rejette l'enregistrement en le signalant par un message en
rouge
Si le formulaire est validé, un e-mail récapitulant les informations de connexion est
envoyé à l’adresse saisie dans le formulaire
La connexion à l’application se fait ensuite par l’intermédiaire de la zone ‘Nouvelle
identification’ en saisissant les valeurs renseignées dans le formulaire de
préinscription


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IV Utilisation de l’application en période de test




Une fois le formulaire de préinscription validé, l’application est utilisable pendant un
délai de trente jours entièrement gratuits et sans engagement
Une date anniversaire correspondant à la date du jour + 30 jours est délivrée dès la
validation du Formulaire de préinscription.
L’ensemble des fonctionnalités est disponible sans aucune restriction. Un écran jaune
accompagne chaque module soumis à abonnement en précisant la date anniversaire
d’expiration et la manière de souscrire l’abonnement (Menu ‘Espace client / Suivi de
l’abonnement’) une fois connecté. Si cet écran masque une partie des informations, il
peut être déplacé
Pendant toute la période de test, voire après, il est possible de souscrire un
abonnement pour chacun des modules présenté par l’intermédiaire du menu ‘Espace
client / Suivi de l’abonnement’ (voir détail plus bas)
V Fin de la période de test




Si aucune adhésion n’est souscrite à l’issue des trente jours d’essai entièrement
gratuits et sans engagement, un écran rouge accompagne chaque module dont la date
anniversaire a expiré. Cet écran indique la manière de réactiver l’abonnement (Menu
‘Espace client / Suivi de l’abonnement’ une fois connecté) Si cet écran masque une
partie des informations, il peut être déplacé
En outre, toutes les fonctionnalités d’ajout, de modification ou de suppression de
données dans l’application ne seront plus accessibles pour les modules dont la date
anniversaire est arrivée à expiration. Toutefois, il est à noter que toutes les données
saisies seront conservées pendant les 180 jours qui suivent la date anniversaire.
L’application reste cependant accessible en consultation pendant ces 180 jours. Ces
dispositions sont également applicables en cas de non renouvellement de tout ou partie
des modules proposés
Même après expiration, il est possible de souscrire un abonnement dans les 180 jours
qui suivent l’expiration par l’intermédiaire du menu ‘Espace client / Suivi de
l’abonnement’ (voir détail plus bas)
VI Connexion à l’application







La connexion à l’application se fait par l’intermédiaire de la zone ‘Nouvelle
identification’
Cette zone permet de s'identifier afin d'accéder aux menus et options autorisés par
l'administrateur. Saisir le nom court de l'association, le login de l'utilisateur (si multiutilisateur) et son mot de passe, puis cliquer sur Envoyer
Elle permet également de se déconnecter de l'application => Cliquer sur Déconnexion
Une fois connecté, les paramètres de connexion sont modifiables par l’intermédiaire
du menu ‘Paramétrage / Structure’
La connexion est régie par la notion de session. L’utilisateur peut être déconnecté
automatiquement si le délai d’inactivité de la session dépasse le délai maximum de
connexion défini dans les paramètres de connexion
Si les paramètres de connexion sont valides, l’application affiche les menus et options
de menu correspondant au profil de la structure ou de l’utilisateur connecté
Les options de menu s’affichent en survolant le menu correspondant
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VII Menu Modules
VII.1


Gestion de la structure
Le module ‘Structure’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Modules / Structure’. Il
permet de saisir les informations relatives à la structure. Ce module n’est pas soumis à
abonnement
Les renseignements disponibles relatifs à la structure sont les suivants :
o Type de la structure
o Nom de la structure
o Nom et prénom du (de la) président(e) ou responsable
o Coordonnées de la structure (adresse, téléphone, email)
o Type d'activité
o Description de l'activité
o Date anniversaire en cours (non modifiable)
o Pour un auto-entrepreneur :
 Numéro SIREN
 Catégorie fiscale
 Versement libératoire concernant l’impôt sur le revenu (Oui ou Non)
 Les taux de charges sociales et fiscales sont automatiquement calculés
en fonction de la catégorie fiscale sélectionnée
 Remarque : Ces éléments interviennent dans le calcul du Chiffres
d’Affaires trimestriel disponible dans le menu ‘Comptabilité /
Récapitulatif’

Cliquer sur
pour afficher les zones de modification, saisir les modifications (la
saisie des champs en gras et suivis d'un astérisque est obligatoire)

Cliquer sur
pour valider ou à défaut sur
. Si certaines zones ne sont pas
conformes, l'application rejette l'enregistrement en le signalant par un message en
rouge
Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement

VII.2
Gestion des adhérents/clients
VII.2.1 Généralités
 Le module ‘Adhérents’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Modules / Adhérents’.
Il permet de créer et modifier les fiches Adhérents. Il contient également un module de
recherche des adhérents ainsi que la possibilité saisir les informations relatives aux
rubriques personnalisées
 Le module ‘Clients’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Modules / Clients’. Il
permet de créer et modifier les fiches Clients. Il contient également un module de
recherche des clients
 Pour chaque adhérent/client, il est également possible d’enregistrer les prestations
qu’il a contractées et leur règlement, et de suivre ses consommations annuelles
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5


VII.2.2

L’accès aux modules ‘Adhérents, ‘Clients’’ et fonctionnalités associées est soumis aux
abonnements suivants :
o Gestion des adhérents/clients
o Formulaire Adhérent personnalisé
o Prestations aux adhérents/clients
o Gestion des factures par adhérent/client
Remarque : L'affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
Rechercher un adhérent/client
Modes de recherche Adhérents :
o Rechercher un adhérent : Saisir l'année d'adhésion, le nom ou le prénom de
o
o
o
o
l'adhérent recherché puis cliquer sur
. Si aucun critère n’est renseigné,
l’application affiche la totalité des adhérents de la structure par ordre
alphabétique. Les adhérents éventuellement invalidés apparaissent en fin de
liste
Membre du comité directeur : Affiche la liste des membres du Comité
Directeur de l'association en fonction du rôle attribué à l’adhérent. Les rôles
associés au Comité Directeur sont paramétrables par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Adhérents’, bouton ‘Formulaire standard’, icône
de la
rubrique ‘Rôle’
Liste des adhérents ayant acheté durant l'exercice en cours mais n'ayant pas
réglé la cotisation annuelle : Affiche la liste des adhérents correspondant à ces
critères pour ne oublier de leur faire prendre leur cotisation de l'année en cours
à leur prochain passage ! Cette option ne s'affiche pas si les cartes adhérents ne
sont pas gérées (cf Paramétrage de la structure)
Prestations non réglées depuis X jours : Affiche la liste des adhérents
correspondant à ces critères pour effectuer les éventuelles relances de
règlement. Le paramètre X est réglable par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Structure’
Liste des adhérents invalidés : Affiche la liste des adhérents qui ont été
invalidés (adhérents n’ayant pas renouvelé leur cotisation depuis plusieurs
années par exemple mais non supprimables pour des raisons d’historisation des
consommations antérieures)
o

L'icône
permet d'accéder au formulaire vierge de création d'adhérents.
Modes de recherche Clients :
o Rechercher un client : Saisir le nom ou le prénom du client recherché puis
o
o
cliquer sur
. Si aucun critère n’est renseigné, l’application affiche la
totalité des clients de la structure par ordre alphabétique. Les clients
éventuellement invalidés apparaissent en fin de liste
Prestations non réglées depuis X jours : Affiche la liste des clients
correspondant à ces critères pour effectuer les éventuelles relances de
règlement. Le paramètre X est réglable par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Structure’
Liste des clients invalidés : Affiche la liste des clients qui ont été invalidés
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



L'icône
permet d'accéder au formulaire vierge de création de clients.
Remarque : L'affichage ou non des options ci-dessus peut dépendre du paramétrage
effectué par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Structure’
Une fois les critères de recherche renseignés, l’application affiche la liste des
adhérents correspondant aux critères de recherche
Pour chaque ligne d’adhérents/clients :
o L'icône
permet d'accéder à la fiche concernant l'adhérent/client de la ligne
choisie
o
L'icône
permet d'accéder au module ‘Prestations’ concernant
l'adhérent/client de la ligne choisie. Ce module permet de saisir pour
l'adhérent/client des prestations ainsi que les règlements associés
o
L'icône
permet d'accéder au module ‘Factures’ concernant
l'adhérent/client de la ligne choisie. Ce module permet de visualiser et
imprimer les factures rattachées à l'adhérent/client sélectionné
o
L'icône
permet d'accéder au module ‘Consommations’ concernant
l'adhérent/client de la ligne choisie. Ce module permet de lister par année
l’ensemble des achats associés à l'adhérent/client sélectionné
o
L'icône


permettant d’invalider un adhérent/client.
En cliquant sur l‘icône, l’adhérent/client est basculé automatiquement
dans la liste ‘Liste des adhérents invalidés’ ou ‘Liste des clients
invalidés’
Un adhérent/client invalidé peut être réactivé en cliquant sur l’icône
correspondante
o
L'icône
permettant de supprimer un adhérent/client pour lequel aucune
consommation n’a jamais été enregistrée :
 Le formulaire de l’adhérent/client s’affiche

La suppression est définitive et irréversible en cliquant sur

cliquant sur
, la suppression n’est pas effective
Si une écriture au moins a déjà été affectée à l’adhérent/client, celui-ci
ne peut être supprimé
. En
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
Création ou modification d’un adhérent/client
L’accès à la fiche Adhérent ou à la fiche Client est accessible à partir du menu de

recherche en cliquant sur l’icône
ou sur l’icône
En cas de modification, cliquer d’abord sur l’icône
VII.2.3





VII.2.4
correspondant à
l’adhérent/client à modifier dans le module de recherche puis sur l’icône
de la
fiche
La saisie des champs en gras et suivis d'un astérisque est obligatoire.
Les champs standards disponibles sont les suivants :
o Titre de l’adhérent/client (Madame, Mademoiselle, Monsieur, Structure…),
nom, prénom et date de naissance
 En choisissant le titre ‘Structure’, on indique que l’adhérent/client est
une personne morale de type association ou société, etc... Les champs à
renseigner sont alors différents de ceux affichés pour une personne
physique
o Coordonnées de l’adhérent/client (adresse, téléphones, emails)
o Banque de l’adhérent/client
o Rôle dans l'association (adhérent uniquement)
o Observations
Pour valider les informations saisies, cliquer sur
ou à défaut sur
.
Si certaines zones ne sont pas conformes, l'application rejette l'enregistrement en le
signalant par un message en rouge.
Pour les adhérents, le formulaire standard peut être complété par les rubriques qui ont
été éventuellement définies par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Adhérents’,
bouton ‘Formulaire personnalisé’, à condition que le module ‘Formulaire Adhérent
personnalisé’ soit actif et non expiré
Prestations pour un adhérent/client
VII.2.4.1 Prestations pour un adhérent/client – Généralités
 L’accès au module ‘Prestations’ est accessible à partir du menu de recherche en



cliquant sur l’icône
de l’adhérent/client correspondant
L'application affiche les éventuels achats effectués par l’adhérent/client mais non
encore réglés.
Les cases à cocher de la colonne 'A régler' permettent de sélectionner les lignes que
l'adhérent va régler (toutes sélectionnées par défaut)
L'icône
cours :
o
o
permet d'ajouter une nouvelle prestation pour l’adhérent/client en
Saisir la date de la prestation (par défaut la date du jour)
Choisir une catégorie de prestations. La liste des catégories est paramétrable
par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Plan comptable’ et correspond :
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aux postes budgétaires de niveau 1 rattachés au poste ‘Vente aux
Adhérents’ pour le adhérents
 aux postes budgétaires de niveau 1 rattachés au poste ‘Activité
principale’ pour le adhérents
Choisir une prestation dans la liste des prestations. Cette liste est paramétrable
par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Plan comptable’
Saisir la quantité et/ou le montant, les champs proposés dépendant du type de
la prestation sélectionnée

o
o
o
o
Cliquer sur
pour valider la nouvelle prestation ou à défaut sur
.
Si certaines zones ne sont pas conformes, l'application rejette l'enregistrement
en le signalant par un message en rouge

L'icône
permet de modifier la prestation de la ligne sélectionnée. Les
renseignements à remplir et le mode de validation sont identiques à ceux utilisés lors
de l'ajout d’une prestation (voir ci-dessus)

L'icône
o
permet de supprimer la prestation de la ligne sélectionnée.
Un écran de confirmation affiche les renseignements relatifs à la prestation
sélectionnée
o
La suppression de la prestation est irréversible en cliquant sur
. Cliquer sur
. pour annuler la suppression de la prestation

L'icône
permet d'accéder au module d'enregistrement du règlement des
prestations non réglées :
o
o
o
Remplir les champs demandés puis cliquer sur
ou à défaut sur
.
Si certaines zones ne sont pas conformes, l'application rejette l'enregistrement
en le signalant par un message en rouge
Remarques :
 Le numéro de compte affiché par défaut est paramétrable dans le menu
‘Paramétrage / Structure’
 En fonction du mode de règlement choisi, les champs à remplir peuvent
être différents
 La banque affichée par défaut est celle renseignée éventuellement dans
la fiche de l'adhérent/client
VII.2.4.2 Enregistrement d’une cotisation ou d’une carte pour un adhérent
 Pour accéder à la saisie des cotisations ou des cartes :
o Dans le menu ‘Paramétrage / Structure’, le paramètre ‘Gestion des adhérents’
doit être positionné à ‘Oui’
o Si dans le menu ‘Paramétrage / Structure’, le paramètre ‘Gestion des numéros
des cartes adhérents’ est positionné à ‘Oui’, la saisie d’un numéro de carte
adhérent sur 4 positions est obligatoire
o
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
L’accès au module Cotisations est accessible à partir du menu de recherche en cliquant
sur l’icône

de l’adhérent correspondant
L'icône
permet d’enregistrer une nouvelle carte ou une nouvelle cotisation
pour l'adhérent en cours :
o Saisir la date de la cotisation ou carte (par défaut la date du jour)
o Cliquer sur la catégorie ‘Cotisations adhérents’
o Choisir le type de cotisation dans la zone ‘Achat’
o
o
Remplir les champs demandés puis cliquer sur
ou à défaut sur
.
Remarque : La catégorie ‘Cotisations adhérents’ n’apparaît que si l’adhérent
sélectionné n’a pas sa carte ou sa cotisation pour l’année concernée
VII.2.4.3 Rattachement des prestations à une facture
 Création d’une facture
o
o
Cliquer sur l’'icône
à gauche du menu déroulant
Saisir le numéro de la nouvelle facture
o
Cliquer sur
pour valider la création de la facture ou à défaut sur
.
Cliquer sur l’'icône ‘Ajouter une prestation’
pour ajouter autant de
lignes que nécessaire à la facture
Suppression d’une facture
o Tant qu’une facture n’est pas verrouillée, il est possible de la supprimer en
o

cliquant sur l’icône

. Confirmer la suppression de la facture en
cliquant sur
ou à défaut sur
o La suppression de la facture entraîne la suppression de toutes les lignes
associées
Verrouillage d’une facture
Cliquer sur l’icône
pour verrouiller la facture
Lorsqu’une facture est verrouillée, il n’est plus possible d’ajouter des lignes
(elles-mêmes verrouillées)
o Le verrouillage d’une facture est une étape indispensable pour la visualiser
dans le module facture
Déverrouillage d’une facture
o Une facture peut être déverrouillée à condition qu’aucun règlement n’ait été
enregistré. Elle est alors modifiable au niveau des lignes qui la composent
o Une facture déverrouillée n’apparaît plus dans les modules ‘Factures adhérent’
ou ‘Factures client’
o Cliquer sur l’icône
pour déverrouiller la facture
Visualisation d’une facture
o
o


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o

Après avoir verrouillé une facture, elle est visualisable par l’intermédiaire de
l’icône
Rattachement d’écritures existantes à une facture
o
Sélectionner l’écriture à rattacher en cliquant sur l’icône
de la ligne
correspondante
Choisir la facture de rattachement le cas échéant ou cliquer sur ‘Nouvelle
facture’ pour rattacher ‘écriture à une nouvelle facture. Saisir alors le nouveau
numéro de facture
o
Confirmer le rattachement de l’écriture à la facture en cliquant sur
o
ou à
défaut sur

Visualisation et impression des factures d’un adhérent/client
L’accès au module ‘Factures’ est accessible à partir du menu de recherche en cliquant


sur l’icône
de l’adhérent/client correspondant
Sélectionner la facture à visualiser dans le menu déroulant
Impression d’une facture :
VII.2.5
Cliquer sur l’icône
en bas de page pour imprimer la facture =>
Ouverture d’une nouvelle page dans le navigateur
o Sélectionner l’imprimante ou le générateur PDF adéquat et cliquer sur le
bouton ‘OK’, puis la fenêtre se referme automatiquement
Remarque : Seules les factures verrouillées au préalable dans l’option ‘Nouvelles
prestations/factures ou à régler’ apparaissent dans la liste des factures
o

VII.2.6



VII.3
Consommation pour un adhérent/client
L’accès au module ‘Consommations’ est accessible à partir du menu de recherche en
cliquant sur l’icône
de l’adhérent/client correspondant
Par défaut, l’application affiche les consommations de l’adhérent/client sélectionné
pour l’année en cours.
L’année de consultation est modifiable grâce au menu déroulant correspondant
Utilisation des agendas
VII.3.1 Généralités
 Le module ‘Agendas’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Modules / Agendas’. Il
permet de saisir et de visualiser des évènements de manière globale ou par objet (lieux
de rendez-vous, intervenants, catégories de rendez-vous…
 Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
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

VII.3.2
L’accès au module ‘Agendas’ est soumis à abonnement
Le paramétrage des agendas est décrit à la section IX.5 du présent document
Mode de visualisation des évènements
VII.3.2.1 Visualisation des évènements par date
 Ce mode affiche les évènements pour un jour donné. Ce mode est affiché par défaut si
au moins 2 lieux de rendez-vous ont été associés à l’agenda en cours lors du
paramétrage
 La date affichée par défaut correspond à la date du jour.
 Elle est modifiable :
o En saisissant une autre date
o
o
En la sélectionnant dans le calendrier après avoir cliqué sur l’icône
En cliquant sur l’icône
pour sélectionner le jour suivant ou sur l’icône
pour sélectionner le jour précédent
VII.3.2.2 Visualisation des évènements pour une période donnée
 Ce mode affiche les rendez-vous pour une période donnée (par défaut 7 jours,
modifiables à 14). Ce mode est affiché par défaut si aucun lieu de rendez-vous (ou un
seul) n’a été associé à l’agenda en cours lors du paramétrage
 La période affichée par défaut correspond à la semaine relative à la date sélectionnée.
 Elle est modifiable :
o En saisissant une autre date
o
o
En la sélectionnant dans le calendrier après avoir cliqué sur l’icône
En cliquant sur l’icône pour sélectionner la période suivante ou sur l’icône
pour sélectionner la période précédente
VII.3.2.3 Passage d’un mode à l’autre
 Si au moins 2 lieux de rendez-vous ont été associés à l’agenda en cours lors du
paramétrage :
o En mode ‘Par date’, le fait de cliquer sur une des
à côté d’un nom de lieu
permet de basculer en mode ‘Par période’. Chaque lieu est alors disponible
dans le menu déroulant ‘Lieux de rendez-vous’
o En mode ‘Par période’, le fait de cliquer sur une des
à côté d’une date
permet de basculer en mode ‘Par date’
VII.3.3
Rechercher des évènements
VII.3.3.1 Généralités
 Les évènements peuvent être recherchés de manière globale ou par objet => adhérents,
lieux de rendez-vous, intervenants, groupes d’adhérents ou catégorie de rendez-vous
 Lorsque l’on recherche les évènements d’un adhérent, préciser le début du nom de
l’adhérent à rechercher. Pour les autres objets, sélectionner l’objet dont on veut
afficher les rendez-vous dans le menu déroulant correspondant
 Préciser si l’on veut visualiser les évènements programmés (postérieurs à la date du
jour), antérieurs à la date du jour ou pour les 2 catégories
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12

=> Si des évènements existent par rapport aux critères de recherche spécifiés, ils sont
affichés dans un menu déroulant. En cliquant sur l’un des évènements affichés, il
s’affiche dans la zone de visualisation des évènements
VII.3.3.2 Cas particulier : Décompte des séances multiples
 Remarque préalable : Le décompte des séances est associé au paramétrage des postes
budgétaires, rubrique ‘Séances multiples’ => voir paragraphe
VII.4
VII.4.1




VII.4.2



VII.4.3




Utilisation du requêteur
Généralités
Le requêteur est accessible par l’intermédiaire du menu ‘Modules / Requêteur’. Il
permet d’éditer des listes personnalisées d’adhérents/clients
Les renseignements à afficher sont paramétrables pour chaque requête, ainsi que les
critères permettant de sélectionner les adhérents/clients
Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
L’accès au module ‘Requêteur’ est soumis à abonnement
Requêtes disponibles par défaut
Requête ‘Adhérents/Clients : Sélection alphabétique’ : permet d’afficher tous les
adhérents/clients dont le nom commence par la valeur du champ renseigné avant
l’exécution de la requête
Requête ‘Liste de tous les adhérents/clients’ : permet d’afficher la liste de tous les
adhérents/clients de la structure sans critère prédéfini
Requête ‘Liste des adhérents d'une année donnée’ : permet d’afficher tous les
adhérents dont l’année d’adhésion correspond à la valeur du champs renseigné avant
l’exécution de la requête
Exécution d’une requête
Sélectionner la requête à exécuter dans le menu déroulant présentant la liste des
requêtes
Renseigner les critères d’invite éventuellement proposés (obligatoires si proposés)
Cliquer sur l’icône
située à côté du nom de la requête sélectionnée pour exécuter
la requête
=> L’application affiche les renseignements correspondant aux adhérents sélectionnés
par rapport aux critères de recherche et au mode d’affichage de la requête dans la zone
‘Résultats’
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13
VII.4.4



VII.4.5



Exporter les résultats de la requête dans un tableur de type Excel ou OpenOffice
Avant l’exécution de la requête, la zone ‘Paramètres pour l'export’ permet de définir si
la première ligne du fichier export contiendra :
o les libellés des rubriques en clair => ‘Dernière année d’adhésion’ par exemple
o ou le nom des rubriques => ‘ID_DERCARTE’ par exemple. Ce choix est à
sélectionner dans le cas où le fichier exporté est ensuite réutilisé comme fichier
de référence dans le cadre d’un mailing avec une suite bureautique de type
Word ou OpenOffice
Une fois la requête exécutée, cliquer sur l’icône
pour exporter le tableau de
résultat de la requête dans un tableur de type Excel ou OpenOffice
Remarque : En fonction des préférences relatives au navigateur utilisé, le
déclenchement de l’export demande de confirmer éventuellement le nom du fichier et
l’emplacement où le fichier doit être déposé
Créer une nouvelle requête
L'icône
située à côté du menu déroulant présentant la liste des requêtes permet
de créer une nouvelle requête
Pour créer une requête, 3 étapes sont nécessaires :
o Renseigner les rubriques à afficher et les éventuels ordres de tri => zone
‘Sélection des rubriques’
o Renseigner les éventuels critères de recherche => zone ‘Critères de recherche’
o Donner un nom à la requête et sauvegarder les paramètres de la requête =>
zone ‘Validation et sauvegarde’
Zone ‘Sélection des rubriques’
o Les zones de saisie de la colonne ‘Position’ permettent de sélectionner les
rubriques à afficher dans la requête et de préciser leur ordre d’affichage
 Exemple : En saisissant la valeur ‘1’ dans la colonne ‘Position’ de la
rubrique ‘Prénom’ et la valeur ‘2’ dans la colonne ‘Position’ de la
rubrique ‘Nom’ aura pour effet d’afficher le prénom puis le nom de
tous les adhérents affichés par la requête
o Les zones de saisie de la colonne ‘Ordre de tri’ permettent de sélectionner les
rubriques qui vont influencer sur le tri des enregistrements.
o Les zones ‘Asc’ ou ‘Desc’ permettent de définir si la rubrique retenue par le tri
sera dans l’ordre alphabétique ou numérique normal (valeur ‘Asc’ pour
‘Ascendant’) ou inversé (valeur ‘Desc’ pour ‘Descendant’)
 Exemple : En saisissant la valeur ‘1’ dans la colonne ‘Ordre de tri’ de
la rubrique ‘Nom’ et la valeur ‘2’ dans la colonne ‘Ordre de tri’ de la
rubrique ‘Prénom’ aura pour effet de trier la liste d’abord par ordre
alphabétique sur le nom puis ensuite sur le prénom en cas
d’homonymie de nom
o La case à cocher ‘Compter les adhérents’ permettra lors de l’exécution de la
requête de compter les enregistrements regroupés en fonction des rubriques
sélectionnées. Si l’option n’est pas cochée, chaque ligne affichée correspondra
à un enregistrement
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La case à cocher ‘Générer un tableau croisé’ permettra lors de l’exécution de la
requête de générer un tableau croisé sur les 2 premières zones de sélection. Si
l’option n’est pas cochée, le comptage des éléments sera affiché sous forme de
liste simple. L’option n’a pas d’effet si l’option ‘Compter les adhérents’ n’est
pas cochée
Zone ‘Critères de recherche’
o Un critère de recherche est composé de 3 paramètres :
 La rubrique concernant le critère
 L’opérateur logique associé : ‘Est égal à’, ‘Est différent de ‘,
‘Commence par’, …
 La valeur à rechercher
o Pour créer un critère de recherche :
 Sélectionner la rubrique concernée et l’opérateur logique souhaité dans
la zone ‘Critères et opérateurs’
 Colonne ‘Invites’ : Si la case correspondante est cochée, la valeur du
critère devra être renseignée au moment de l’exécution de la requête
 Colonne ‘Valeurs de saisie ou par défaut’ : permet de renseigner la
valeur du critère ou la valeur par défaut si la colonne ‘Invites’
correspondante est cochée
o


o
Pour créer un critère supplémentaire, cliquer sur
de la colonne
‘Actions’. Il est nécessaire que le critère précédent soit correctement
renseigné pour pouvoir saisir un nouveau critère, sinon l’application
retourne un message d’erreur empêchant la création de la nouvelle
ligne
 Remarque : Si la requête comporte plusieurs critères, les
enregistrements retournés sont ceux qui correspondront à l’ensemble
des critères définis
Pour supprimer un critère de recherche :



Cliquer sur l’icône
de la ligne de critère à supprimer (colonne
‘Actions’)
Si la requête ne contient qu’un seul critère, le fait de cliquer sur l’icône
ne supprimera pas la ligne de critère mais remettra tous les
paramètres du critère à zéro
Zone ‘Validation et sauvegarde’
o Renseigner le nom de la requête => zone obligatoire
o
o
Cliquer sur
pour valider tous les éléments de la requête ou sur
pour
annuler la création de la requête
Après validation , la requête créée apparaît dans le menu déroulant présentant
la liste des requêtes
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VII.4.6

Modifier une requête
Sélectionner la requête à modifier dans le menu déroulant présentant la liste des
requêtes


Cliquer sur l’icône
Modifier les zones ‘Sélection des rubriques’, ‘Critères de recherche’ et ‘Validation et
sauvegarde’ => voir paragraphe précédent ‘Créer une nouvelle requête’ pour le détail
de ces zones

Cliquer sur
pour valider la modification des éléments de la requête ou sur
pour annuler la modification de la requête
VII.4.7

Supprimer une requête
Sélectionner la requête à supprimer dans le menu déroulant présentant la liste des
requêtes

Cliquer sur l’icône

Confirmer la suppression en cliquant sur

suppression de la requête sélectionnée’ ou cliquer sur
requête
Remarque : La suppression d’une requête est irréversible
après le message ‘Confirmer la
pour ne pas supprimer la
VIII Menu Comptabilité
VIII.1 Gestion des écritures comptables
VIII.1.1 Généralités
 La gestion des écritures comptables est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Comptabilité / Ecritures comptables’. Cette fonctionnalité permet de saisir les
écritures comptables par postes budgétaire. Elle permet également de visualiser le
récapitulatif comptable par poste budgétaire et par année
 Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
 L’accès à la fonctionnalité ‘Ecritures comptables’ est soumis à abonnement
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VIII.1.2 Recherche d’une écriture comptable
 Recherche sur la date ou par compte bancaire
o Choisir l’exercice comptable. Remarque : L’exercice comptable peut démarrer
en cours d’année civile. Ce paramètre est ajustable par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Structure’
o Choisir éventuellement un compte bancaire
o Choisir une période de date

o Cliquer sur
Recherche sur d’autres critères
o Nom de l’adhérent
o Prénom de l’adhérent
o
Numéro de chèque
o Poste budgétaire : Les postes affichés dans la liste sont ceux qui ont été utilisés
au moins une fois pour l’exercice sélectionné
o Ecritures non pointées : Si la case est cochée, les écritures affichées sont celles
qui n’ont pas fait l’objet d’un rapprochement bancaire
o
o

Cliquer sur
Remarque : Lors de l’utilisation de l’un ou l’autre des critères énumérés cidessus, le choix des dates dans la partie gauche n’a aucun effet. Les lignes
retournées concernent la totalité de l’exercice sélectionné
Affichage des écritures recherchées :
o Par défaut, le nombre d’écritures affichées est limité à 20 écritures par page. Si
la recherche contient plus de 20 écritures, cliquer sur l’icône pour accéder à
la page suivante, sur pour accéder à la page précédente ou taper le numéro
de page à atteindre dans la zone ‘Page’. Le nombre d’écritures par page est
modifiable dans la zone ‘Nombre d’écritures par page’
o Dans la colonne ‘Montant’, les écritures de recettes sont précédées du signe
positif tandis que les écritures de dépenses sont précédées du signe négatif
o La colonne ‘Règlement’ indique le statut de chaque écriture :
 ‘En attente de règlement’ : Signifie que l’écriture a été saisie mais
qu’aucun règlement n’a été associé. Pour saisir le règlement de
l’écriture, cliquer sur l’icône
de la ligne d’écriture concernée et
saisir les renseignements relatifs au règlement. Lorsque l’écriture est
associée à un adhérent, il est également possible de saisir le règlement


de l’écriture grâce au module ‘Adhérent’ => Cliquer l’icône
de
l’adhérent correspondant dans la recherche des adhérents
‘Chèque n° xxxxxxx’, ‘Espèces’ ou ‘Virement’ correspond au mode de
règlement qui a été affecté à l’écriture
‘Bordereau n° xxx’ signifie que l’écriture a été rattachée au bordereau
correspondant (dans le cas où le mode de règlement est égal à ‘Chèque’
ou ‘Espèces’)
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VIII.1.3

Ajouter une écriture comptable
A partir de la page de recherche des écritures comptables, l'icône
permet
d'ajouter une nouvelle écriture comptable :
o Les champs à renseigner sont :
 Date : Par défaut, la date du jour. La date saisie ne peut être supérieure
à la date du jour , ni inférieure à la date de clôture d’exercice définie
dans le menu ‘Paramétrage / Structure’
 Type de mouvement : Dépense, recette, virement de poste à poste, ou
virement de compte à compte
 Compte bancaire : Le compte bancaire par défaut varie en fonction du
type de mouvement. Ce réglage par défaut est paramétrable par
l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Structure’
 Afficher les postes liés à la vente aux adhérents
 Poste affecté : Permet de sélectionner le poste auquel l’écriture encours
sera rattachée. La liste affichée dépend du type de mouvement
sélectionné et de l’option choisie pour ‘Afficher les postes liés à la
vente aux adhérents’
 Libellé complémentaire
 Mode de règlement et champs associés selon le mode choisi
 par chèque : Renseigner le numéro du chèque. S’il s’agit d’une
recette, renseigner également la banque correspondant au
chèque et éventuellement les nom et prénom du débiteur
 Montant : Valeur en euro de l’écriture comptable
 Report sur l'exercice suivant : Permet d'affecter une écriture comptable
saisie durant l'année N sur l'année N+1
o
Cliquer sur
pour valider ou à défaut sur
. Si certaines zones ne sont
pas conformes, l'application rejette l'enregistrement en le signalant par un
message en rouge
VIII.1.4 Ajouter une écriture comptable – Types de mouvement particuliers
 Virement de poste à poste : Ce type de mouvement permet de générer en une seule
fois une double écriture en débit (dépense) et en crédit (recette) pour un même
montant. Il faut alors sélectionner un poste d’origine (dépense) et un poste de
destination (recette). Le mode de règlement automatiquement associé est dans ce cas
le mode ‘Virement’
 Virement de compte à compte :
o Ce type de mouvement est disponible s’il existe au moins 2 comptes bancaires
pour la structure. Il permet de générer en une seule fois une double écriture de
mouvements de fonds entre les 2 comptes bancaires choisis dans le menu
déroulant ‘Type de virement’
o Le compte bancaire qui sera débité (dépense) est celui indiqué en 1er dans le
type de virement sélectionné. Le compte bancaire qui sera crédité (recette) est
celui indiqué en 2ème dans le type de virement sélectionné
o Option ‘Postes d’origine et de destination’ : Si positionnée à ‘Oui’, cette option
permet d’affecter les mouvements entre les 2 comptes bancaires à des postes
budgétaires (comme dans ‘Virement de poste à poste’). Il faut alors
sélectionner un poste d’origine (dépense) et un poste de destination (recette).
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18
o
VIII.1.5
Le mode de règlement automatiquement associé est dans ce cas le mode
‘Virement’
Autres actions sur les écritures comptables

L'icône
permet de modifier l'écriture comptable de la ligne sélectionnée. Les
renseignements à remplir et le mode de validation sont identiques à ceux utilisés lors
de l'ajout d'une écriture comptable (voir ci-dessus)

L'icône
écran de
permet de supprimer l'écriture comptable de la ligne sélectionnée. Un
confirmation affiche les renseignements relatifs à l'écriture
sélectionnée. Cliquer sur
pour valider la suppression ou à défaut sur
.
Attention !!! La validation entraîne la suppression irréversible de l'écriture comptable
sélectionnée

L’icône
indique que le règlement a fait l’objet d’un rapprochement bancaire validé
par rapport à l’extrait de compte du mois mentionné. Si l'écriture comptable a fait
l'objet d'un rapprochement bancaire :
L’icône
n’est pas affichée
En cas de modification, seuls le poste budgétaire et le report sur l’exercice
suivant peuvent être modifiés
Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
o
o

VIII.2 Gestion des bordereaux
VIII.2.1 Généralités
 La gestion des bordereaux est accessible par l’intermédiaire du menu ‘Comptabilité /
Bordereaux’. Cette fonctionnalité permet de regrouper les chèques et les espèces par
bordereau en vue des dépôts à la banque
 Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
 L’accès à la fonctionnalité ‘Bordereaux’ est soumis à abonnement
VIII.2.2 Création d’un bordereau
 Dans les menus déroulants correspondants, choisir le compte bancaire et le type de
bordereau (Chèques ou Espèces) qui contiennent les écritures à regrouper
 Le cas échéant, choisir la 1ère ligne dans la liste des bordereaux =>
‘Bordereau n° xxx (nouveau)’
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



Description de la partie gauche :
o Si l’option ‘Chèques’ est sélectionnée, la ligne à transférer contient les
informations suivantes :
 Nom de l’adhérent
 Banque d’émission du chèque
 Numéro du chèque
 Montant du chèque
o Si l’option ‘Espèces’ est sélectionnée, la ligne à transférer contient les
informations suivantes :
 Nom de l’adhérent
 Date du mouvement
 Montant des espèces
Sélectionner les écritures à affecter au nouveau bordereau dans la partie gauche. Une
sélection multiple est possible en combinant le clic de la souris avec les touches
‘Flèche Majuscule’ (sélection conjointe de plusieurs lignes) ou ‘Ctrl’ (sélection
disjointe de plusieurs lignes)
Cliquer sur l’icône
pour transférer la sélection dans la liste de droite. L’icône
permet de transférer toutes les lignes de la partie gauche sans les sélectionner
Au fur et à mesure du transfert de lignes de la partie gauche vers la partie droite, le
montant total du bordereau s’incrémente de la somme des lignes transférées
VIII.2.3 Enlever les écritures d’un bordereau
 Choisir le cas échéant un type de mouvements (‘Chèques’ ou ‘Espèces’) puis un
bordereau dans la liste des bordereaux (sauf la 1ère ligne)
 Sélectionner les écritures à enlever dans la partie droite. Une sélection multiple est
possible en combinant le clic de la souris avec les touches ‘Flèche Majuscule’
(sélection conjointe de plusieurs lignes) ou ‘Ctrl’ (sélection disjointe de plusieurs
lignes)
 Cliquer sur l’icône
pour transférer la sélection dans la liste de gauche. L’icône
permet de transférer toutes les lignes de la partie droite sans les sélectionner
 Au fur et à mesure du transfert de lignes de la partie droite vers la partie gauche, le
montant total du bordereau diminue de la somme des lignes transférées
VIII.2.4 Détail d’un bordereau
 Choisir le cas échéant un type de mouvements (‘Chèques’ ou ‘Espèces’) puis un
bordereau dans la liste des bordereaux (sauf la 1ère ligne)
 Cliquer sur l’icône
=> Le détail du bordereau apparaît

Cliquer sur l’icône
pour revenir à la gestion des bordereaux
VIII.2.5 Modification d’un bordereau
 Choisir le cas échéant un type de mouvements (‘Chèques’ ou ‘Espèces’) puis un
bordereau dans la liste des bordereaux (sauf la 1ère ligne)
 Appliquer les mêmes consignes que lors de la création d’un bordereau

Si l’icône
apparaît à côté de la ligne ‘Mouvements affectés au bordereau n° xxx’,
les icônes , , et
ne sont plus disponibles car le bordereau a fait l’objet d’un
rapprochement bancaire validé et n’est donc plus modifiable
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VIII.3 Gestion des rapprochements bancaires
VIII.3.1 Généralités
 La gestion des rapprochements bancaires est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Comptabilité / Rapprochement bancaire’. Cette fonctionnalité permet de pointer les
écritures d’un compte bancaire donné saisies dans l’application par rapport à celles
présentes sur les extraits de comptes. Elle permet également de produire l’état de
rapprochement bancaire qui consiste à retrouver le solde de l’extrait de compte de la
banque à partir du solde théorique calculé par l’application en listant les écritures non
pointées tant en recettes qu’en dépenses
 L’accès à la fonctionnalité ‘Rapprochement bancaire’ est soumis à abonnement
 Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
VIII.3.2 Tableau de synthèse des rapprochements bancaires par compte et par année
 Dans les menus déroulants correspondants, choisir le compte bancaire et l’année pour
lesquels on souhaite visualiser le tableau de synthèse
 La colonne ‘Solde théorique’ correspondant au solde calculé par l’application en
fonction des écritures saisies et dont les règlements ont été affectés au compte
sélectionné
 La colonne ‘Dépenses non pointées’ correspond aux dépenses saisies dans
l’application et dont les règlements ont été affectés au compte sélectionné mais qui
n’ont pas été pointées sur l’extrait de compte de la banque pour le mois considéré
 La colonne ‘Recettes non pointées’ correspond aux recettes saisies dans l’application
et dont les règlements ont été affectés au compte sélectionné mais qui n’ont pas été
pointées sur l’extrait de compte de la banque pour le mois considéré
 La colonne ‘Solde rapproché’ correspondant au solde théorique plus les dépenses non
pointées moins les recettes non pointées. Si le rapprochement bancaire est réalisé et
correct, le solde rapproché doit correspondre au montant final inscrit sur l’extrait de
compte de la banque pour le mois considéré


La colonne ‘Etat’ contient l’icône
si le rapprochement bancaire a été verrouillé
pour le mois considéré
Colonne ‘Actions’ :
o L’icône
permet de pointer les écritures à rapprocher pour le mois considéré
o L’icône
permet de visualiser l’état de rapprochement bancaire pour le mois
considéré
o
o
L’icône
permet de verrouiller l’état de rapprochement bancaire pour le
mois considéré
L’icône
permet de déverrouiller l’état de rapprochement bancaire pour le
mois considéré s’il a été verrouillé auparavant
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VIII.3.3 Pointage des écritures à rapprocher
 A partir du tableau de synthèse des rapprochements bancaires par compte, choisir le
compte bancaire et l’année relatifs au rapprochement à effectuer dans les menus
déroulants correspondants
 Cliquer sur l’icône
correspondant au mois pour lequel on veut effectuer le
rapprochement
 => La partie gauche contient toutes les écritures de recettes et de dépenses non encore
pointées. Si le module de gestion des bordereaux est actif, toutes les écritures de
recettes rassemblées en bordereau apparaissent en une seule ligne par bordereau. La
partie droite contient toutes les écritures qui ont été pointées pour le mois en cours de
rapprochement.
 Remarque importante : Si une écriture est présente sur l’extrait de compte de la
banque mais non encore saisie dans l’application, il est nécessaire de la saisir au
préalable avant d’effectuer le rapprochement bancaire
 Sélectionner les écritures à pointer dans la partie gauche. Une sélection multiple est
possible en combinant le clic de la souris avec les touches ‘Flèche Majuscule’
(sélection conjointe de plusieurs lignes) ou ‘Ctrl’ (sélection disjointe de plusieurs
lignes)
 Cliquer sur l’icône
pour transférer la sélection dans la liste de droite.
 Pour annuler le pointage d’une écriture, sélectionner l’écriture (ou plusieurs avec la
sélection multiple) dans la partie droite et cliquer sur l’icône
=> Les écritures
sélectionnées reviennent dans la partie gauche
 Au fur et à mesure du transfert de lignes de la partie gauche vers la partie droite, le
solde de l’extrait de compte est recalculé. Quand toutes les écritures de l’extrait de
compte sont pointées, le solde au dernier jour du mois en cours de pointage doit
correspondre au solde final de l’extrait de compte



Quand les 2 soldes correspondent, cliquer sur l’icône ‘Action :
’ pour verrouiller le
rapprochement. Si le rapprochement bancaire a été verrouillé, les icônes
et
ne
sont plus disponibles
Il est possible de déverrouiller un état de rapprochement bancaire en cliquant sur
l’icône ‘Action : ’
Clique sur l’icône
bancaires par compte
pour revenir au tableau de synthèse des rapprochements
VIII.3.4 Détail du rapprochement bancaire
 A partir du tableau de synthèse des rapprochements bancaires par compte, choisir le
compte bancaire et l’année relatifs au rapprochement à effectuer dans les menus
déroulants correspondants
 Cliquer sur l’icône
correspondant au mois pour lequel on veut visualiser le détail
 Le tableau part du solde théorique, réintègre les dépenses non pointées, défalque les
recettes non pointées pour arriver au solde rapproché (solde final de l’extrait de
compte de la banque)
 Si une écriture a été pointée à une période ultérieure que celle relative au mois
sélectionné, le mois de pointage est indiqué sur la ligne correspondante
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VIII.4 Récapitulatif des écritures comptables
 Le récapitulatif des écritures comptables est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Comptabilité / Récapitulatif’. Cette fonctionnalité permet de visualiser le montant des
recettes et dépenses par année et par poste budgétaire et niveau de regroupement
 L’accès à la fonctionnalité ‘Récapitulatif’ est soumis à l’abonnement de la
fonctionnalité ‘Ecritures comptables’
 Choisir l’exercice comptable. Remarque : L’exercice comptable peut démarrer en
cours d’année civile. Ce paramètre est ajustable par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Structure’
 Choisir le niveau de consultation. Remarque : Le niveau de consultation par défaut est
ajustable par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Structure’
IX Menu Paramétrage
IX.1




Paramétrage de la structure
Le paramétrage de la structure est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Structure’. Il n’est pas soumis à abonnement
Date anniversaire de l’abonnement : Ce paramètre n’est pas modifiable. Si la date
anniversaire est expirée, les données seront conservées pendant 180 jours après la date
d’expiration. Pour plus d’informations sur l’expiration des modules, lire le paragraphe
‘Fin de la période de test’ au début de ce document
Paramètres de connexion :
o Nom abrégé de la structure, login et mot de passe :
 Ils doivent contenir chacun au moins 8 caractères
 Il est recommandé de ne pas générer d’éléments de connexion trop
évidents (noms communs ou noms propres, prénoms, nom d’animaux,
surnoms…), mais de générer des mots de passe de longueur suffisante,
en mélangeant caractères alphanumériques et numériques, afin de
garantir un niveau de sécurité d’accès à l’application optimal
 Lors de la connexion à l’application par l’intermédiaire de la zone
‘Nouvelle identification’, seules les zones ‘Structure’ (nom abrégé) et
‘Password’ peuvent être remplies. La zone ‘Login’ est en fait réservée
au mode multi-utilisateur
 Cependant, le nom abrégé de la structure peut être également être saisi
dans la zone Login ou dans les deux zones
 Remarque : Il n’est pas possible de se connecter à l’application avec le
même nom abrégé et mot de passe sur deux machines différentes en
même temps. La deuxième connexion entraînera automatiquement la
déconnexion de la première
o Déconnexion au bout de : Permet de spécifier le nombre de minutes au-delà
desquelles l’utilisateur ou la structure connectés seront automatiquement
déconnectés en cas de non utilisation de l’application => Notion de session
Paramètres relatifs aux données comptables :
o Exercice comptable au : Permet de spécifier la période de l’exercice comptable
qui ne commence pas forcément en début d’année civile
o Date de dernière clôture : Permet de spécifier la date à laquelle aucune date de
saisie d’écriture comptable ne peut être antérieure
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23
o Nombre
de
jours
de
déclenchement
pour
les
achats
impayés
:
Dans le module ‘Recherche des adhérents’, ce paramètre
permet de spécifier le nombre de jours au-delà desquels l’application va
rechercher automatiquement les écritures n’ayant pas encore fait l’objet d’un
règlement
o Compte par défaut pour les dépenses : Permet de spécifier le compte bancaire
qui sera afficher par défaut lors de la saisie d’une dépense
o Compte par défaut pour les recettes : Permet de spécifier le compte bancaire
qui sera afficher par défaut lors de la saisie d’une recette
o Niveau de consultation par défaut pour le récapitulatif comptable :



IX.2
IX.2.1


Permet de spécifier le niveau de détail concernant les
postes budgétaires qui sera affiché lors de la consultation du récapitulatif
comptable
Paramétrage relatif à la gestion des adhérents :
o Gestion des cotisations adhérents : Permet de spécifier si l’application doit
gérer ou non la problématique relative aux cotisations et cartes annuelles des
adhérents.
o Cotisations de date à date : Permet de spécifier lors de l’enregistrement d’une
cotisation une date d’effet propre à chaque cotisation.
o Cotisations de l'année suivante enregistrables pendant l'exercice en cours : Si
l’option est positionnée à ‘Oui’ l’application affiche la zone ‘Dès le mois de :‘
qui permet de déclencher le renouvellement des cartes ou cotisations de
l’année N+1 à partir du mois de l’année N saisi dans le menu déroulant
correspondant
o Gestion des numéros des cartes adhérents : Si positionnée à ‘Oui’, cette option
oblige l’utilisateur à saisir un numéro de carte sur 4 positions lors de
l’enregistrement d’une cotisation
o Pour plus d’informations sur la manière dont les cotisations adhérents sont
gérées lors de leur enregistrement, lire le paragraphe ‘Enregistrement d’une
cotisation ou d’une carte pour un adhérent’
Paramétrage relatif aux tris des listes paramétrables : Pour toutes les listes
paramétrables, il est possible de définir l’ordre de tri par défaut des éléments de ces
listes lors de leur utilisation dans l’application
La validation de tous les paramètres de la structure s’effectue en cliquant sur
.
Remarque : L’affichage ou non de cette icône peut dépendre des droits attribués à
l’utilisateur connecté
Gestion du plan comptable
Généralités
La gestion du plan comptable est accessible par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage
/ Plan comptable’. Cette fonctionnalité permet de créer, modifier, supprimer ou encore
ordonner les différents postes de dépenses et de recettes nécessaires à la saisie des
écritures comptables ou utilisés dans le module ‘Ventes aux adhérents’
L’application gère 2 types de postes budgétaires :
o Type ‘Receveur’ : Permet le regroupement des postes de dépenses pour une
visualisation plus synthétique dans les tableaux de bord. Aucune saisie n’est
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email : [email protected]
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24
o


IX.2.2

alors possible sur un poste de type Receveur. Un poste receveur a donc au
moins un poste qui lui est rattaché, de même rang et de niveau N+1
Type ‘Ordonnateur’ : Permet d'affecter les montants saisis (niveau de poste le
plus fin). Un poste ordonnateur n’a aucun poste qui lui soit rattaché
L’accès à la fonctionnalité ‘Plan comptable’ est soumis à abonnement
Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
Actions possibles sur le plan comptable
Par défaut, l’application affiche la totalité du plan comptable => Option ‘Tous les
postes’ dans le menu déroulant supérieur. Il est possible de sélectionner une partie
seulement du plan comptable en changeant la sélection du menu déroulant

L’icône
permet de créer un poste budgétaire de niveau N+1 par rapport au
niveau rattaché à l’icône sélectionnée

L’icône

L’icône

L’icône

L’icône
IX.2.3





permet d’invalider un poste budgétaire et ses postes rattachés
permet de valider un poste budgétaire invalidé et ses postes rattachés
permet de supprimer un poste budgétaire
Créer un poste budgétaire
IX.2.3.1

permet de modifier un poste budgétaire
Créer un poste budgétaire - Généralités
A partir de la liste des postes budgétaires, cliquer sur l’icône
pour créer le
nouveau poste budgétaire. Le niveau du nouveau poste sera de niveau N+1 par rapport
au niveau rattaché à l’icône sélectionnée
Saisir le libellé du nouveau poste budgétaire
Zone ‘Type de saisie’ : Permet de spécifier si l’utilisateur devra saisir, au moment de
la saisie de l’écriture, une quantité (et alors le montant se calculera automatiquement
en fonction du prix unitaire), un montant ou les deux (quantité et montant). Pour le
type de saisie ‘Séances multiples’, lire le paragraphe IX.2.3.3 ci dessous
Zone ‘Sens du mouvement du poste’ : Permet de spécifier au moment de la saisie
d’une écriture si le poste budgétaire doit apparaître dans liste des postes de dépenses,
des postes de recettes ou les deux (mixte)
Cliquer sur
pour valider la création du poste budgétaire ou à défaut sur
Si le nouveau poste a été validé, le poste de rattachement qui a déclenché la création
du poste passe alors au statut de ‘Poste receveur’ (= poste de regroupement). Aucune
écriture ne pourra plus être affectée à ce poste mais uniquement sur les postes de
niveau N+1 rattachés (dont celui qui vient d’être créé)
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email : [email protected]
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25
IX.2.3.2





Créer un poste rattaché au poste ‘Cotisations’ de niveau 1
A partir de la liste des postes budgétaires, cliquer sur l’icône
pour créer le
nouveau poste budgétaire
En plus de la saisie du libellé, du type de saisie et du sens de mouvement du poste, il
est nécessaire de saisir le prix unitaire de la cotisation ou de la carte pour l’année N ou
du poste de ventes aux adhérents
Si l’option ‘Carte couple’ est positionnée à ‘Oui’, l’application affectera 2 cotisations
pour la même ligne d’écriture lors de la saisie de la cotisation d’un adhérent=> voir
paragraphe VII.2.4.2
Dans le cas d’une création d’un nouveau poste de cotisation et si l’option ‘Cotisations
de l'année suivante enregistrables pendant l'exercice en cours’ a été positionné à ‘Oui’
dans le paramétrage de la structure, il est également nécessaire de saisir le prix unitaire
de la cotisation ou de la carte pour l’année N+1
Cliquer sur
pour valider la création du poste budgétaire ou à défaut sur
IX.2.3.3 Créer un poste de type ‘Forfaits’
 Ce type de saisie permet de paramétrer le poste pour que le décompte des séances
puisse se faire au niveau des évènements saisis avec le module ‘Agendas’
 Saisir le nombre de séances comprises dans le forfait et le montant du forfait
 Sélectionner l’agenda et la catégorie de rendez-vous à associer pour que le décompte
des séances soit effectif lors des prises de rendez-vous

IX.2.4



Cliquer sur
pour valider la création du poste budgétaire ou à défaut sur
Modifier ou déplacer un poste budgétaire
A partir de la liste des postes budgétaires, cliquer sur l’icône
correspondant au
poste budgétaire à modifier ou à déplacer
Modifier éventuellement le libellé, le type de saisie ou le sens de mouvement du poste
Déplacement du poste dans l’arborescence du plan comptable :
o Déplacement du poste dans sa branche :
 Sélectionner l’option correspondante dans le menu déroulant ‘Position
du poste dans le plan comptable’
 Sélectionner la nouvelle position souhaitée dans le menu déroulant
‘Position’
o Changement du poste de rattachement :
 Sélectionner l’option correspondante dans le menu déroulant ‘Position
du poste dans le plan comptable’
 Sélectionner le nouveau poste de rattachement souhaité dans le menu
déroulant ‘Nouveau poste de rattachement’
o Si le poste à déplacer est un poste de type receveur, tous les postes rattachés à
ce poste sont également déplacés et restent donc rattachés à ce poste
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email : [email protected]
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26

IX.2.5

Cliquer sur
pour valider la modification du poste budgétaire ou à défaut sur
Invalider, valider ou supprimer un poste budgétaire
Invalider un poste budgétaire
o
A partir de la liste des postes budgétaires, cliquer sur l’icône
correspondant au poste budgétaire à invalider
o
Les icônes
,
,
et
disparaissent pour laisser la
place à l’icône
. L’image
apparaît dans la colonne ‘Poste invalidé’
Les postes invalidés ne sont plus disponibles dans les menus déroulants de
l’application, et notamment au niveau de la saisie des écritures comptables et
du module de ‘Ventes aux adhérents’
o Le fait d’invalider un poste budgétaire de niveau receveur aura pour effet
d’invalider toute la branche des postes budgétaires de même rang et de niveaux
N+1, N+2, N+3, etc…
Valider un poste budgétaire invalidé
o

o
A partir de la liste des postes budgétaires, cliquer sur l’icône
correspondant au poste budgétaire à valider
o
L’icône
. disparaît pour laisser place aux icônes
,
,
et
. L’image
disparaît de la colonne ‘Poste invalidé’
Les postes validés sont à nouveau disponibles dans les menus déroulants de
l’application, et notamment au niveau de la saisie des écritures comptables et
du module de ‘Ventes aux adhérents’
o Le fait de valider un poste budgétaire de niveau receveur aura pour effet de
valider toute la branche des postes budgétaires de même rang et de niveaux
N+1, N+2, N+3, etc…
Supprimer un poste budgétaire
o

o
A partir de la liste des postes budgétaires, cliquer sur l’icône
correspondant au poste budgétaire à supprimer
o
Dans l’écran de suppression du poste budgétaire, cliquer sur
o
o
o
pour
confirmer la suppression du poste ou à défaut sur
Un poste receveur ne peut être supprimé
Un poste sur lequel des écritures ont été enregistrées ne peut être supprimé
Lorsque tous les postes d’un niveau donné sont supprimés, le poste de
dépenses du niveau directement supérieur passe automatiquement du statut
‘Receveur’ au statut ‘Ordonnateur’
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email : [email protected]
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27
IX.3




IX.4
IX.4.1



IX.4.2


Paramétrage des comptes bancaires
Le paramétrage des comptes bancaires est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Comptes bancaires’. Cette fonctionnalité permet de créer plusieurs
comptes bancaires de types éventuellement différents (comptes bancaires, comptes
rémunérés, caisse...).
La gestion des comptes bancaires, types, icônes et listes associées est identique à la
gestion des rubriques standards ou personnalisées => Pour plus d’informations, lire les
paragraphes ci-dessus
L’accès à la fonctionnalité ‘Paramétrage comptes bancaires’ est soumis à abonnement
dès lors que l’on souhaite gérer plus d’un compte bancaire
Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
Paramétrage du formulaire adhérent
Généralités
Le paramétrage du formulaire adhérent est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Adhérents’. Cette fonctionnalité permet d’invalider l’affichage des
rubriques par défaut non obligatoires ou de compléter les listes associées à ces
rubriques. Elle permet également de créer des rubriques personnalisées dans le
formulaire adhérent.
L’accès à la fonctionnalité ‘Paramétrage du formulaire adhérents’ est soumis à
abonnement
Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
Formulaire standard
Les rubriques affichées par défaut dans le formulaire adhérent sont :
o Titre de l'adhérent (Madame, Mademoiselle, Monsieur, Structure…), nom,
prénom et date de naissance
o Coordonnées de l'adhérent (adresse, téléphones, emails)
o Banque de l'adhérent
o Rôle dans l'association
o Observations
Actions possibles sur chacune des rubriques standards :
o
L’icône
permet d’invalider l’affichage de la rubrique sélectionnée lors
de la saisie ou de la modification de la fiche adhérent
o
L’icône
permet de valider à nouveau l’affichage de la rubrique
sélectionnée lors de la saisie ou de la modification de la fiche adhérent
o
L’icône
s’affiche si la rubrique sélectionnée est de type menu déroulant,
bouton radio ou case à cocher. Elle permet d’accéder à la liste des valeurs
rattachées à la rubrique :
http://www.assodesk.com
email : [email protected]
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28

L’icône
permet de créer une nouvelle valeur pour la rubrique
précédemment sélectionnée. Saisir les champs proposés et cliquer sur
pour confirmer la création de la valeur ou à défaut sur

L’icône
permet de modifier la valeur sélectionnée d’une
rubrique donnée. Modifier les champs proposés et cliquer sur
pour
confirmer la modification de la valeur ou à défaut sur

L’icône
permet d’invalider l’affichage de la valeur
sélectionnée dans le menu déroulant correspondant. L’image
apparaît dans la colonne ‘Invalidé’

L’icône
permet de valider à nouveau l’affichage de la valeur
sélectionnée dans le menu déroulant correspondant. L’image
disparaît de la colonne ‘Invalidé’

L’icône
permet de supprimer la valeur sélectionnée d’une
rubrique donnée. Cliquer sur



pour confirmer la suppression de la
valeur ou à défaut sur
. Si la valeur a déjà été affectée à la
rubrique correspondante lors d’une saisie, l’icône n’est pas disponible
 Le bouton radio ‘Tri alphabétique’ permet de trier la liste des valeurs
sur le libellé des valeurs. Le bouton radio ‘Tri manuel’ permet à
l’utilisateur de définir lui-même l’ordre d’affichage des valeurs de la
rubrique précédemment sélectionnée. L’icône
permet de déplacer la
valeur d’un rang vers le haut. L’icône
permet de déplacer la valeur
d’un rang vers le bas. Le mode de tri par défaut des listes est
paramétrable par l’intermédiaire du menu ‘Paramétrage / Structure’
Valeurs par défaut rattachées à la rubrique ‘Titre’ :
o Les valeurs par défaut attribuées sont : Madame, Mademoiselle, Monsieur et
Structure
o La valeur ‘Structure’ permet de déclarer un adhérent comme étant une
personne morale de type association ou société, etc... Les champs à renseigner
sont alors différents de ceux affichés pour une personne physique
Valeurs par défaut rattachées à la rubrique ‘Type structure’ : Association, Société
Valeurs par défaut rattachées à la rubrique ‘Rôle’ :
o Valeurs non modifiables : Adhérent(e), Président(e), Trésorier(e), Secrétaire
o Valeurs modifiables : Vice-président(e), Trésorier(e) adjoint(e), Secrétaire
adjoint(e), Bureau
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email : [email protected]
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29
o

IX.4.3

Pour chacun des rôles, il est possible de renseigner si le rôle sélectionné fait
partie ou non du Comité Directeur. Si l’option ‘Comité Directeur’ est
positionnée à ‘Oui’, les adhérents rattachés à ces rôles apparaîtront
automatiquement dans la liste ‘Membres du Comité Directeur’ disponible dans
le module de recherche des adhérents
Valeurs par défaut rattachées à la rubrique ‘Banque’ : Toutes les banques livrées par
défaut sont modifiables. Les champs à renseigner pour chaque valeur sont le libellé de
la banque et son libellé court (utilisé dans le module ‘Bordereaux’)
Formulaire personnalisé
Création d’une rubrique personnalisée :
o
o
o
o
o
o
o
o
Cliquer sur l’icône
Choisir le type de la rubrique.
 Types de rubriques particuliers :
 => ‘Sous-titre’ : Permet d’insérer un sous-titre centralisé sur le
formulaire pour définir par exemple des blocs de rubriques
 => ‘Saut de ligne’ : permet d’insérer un saut de ligne entre les
rubriques
Saisir le nom de la rubrique en lettre majuscule, sans espace ni caractères
spéciaux
Saisir le libellé en clair de la rubrique. Le libellé sera utilisé comme entête de
rubrique
‘Rubrique obligatoire’ : Si l’option est positionnée à ‘Oui’, le champs devra
être rempli au moment de la saisie dans le formulaire adhérent pour que la
validation soit prise en compte
Longueur de la rubrique :
 Définit la taille de la zone de saisie pour les rubriques de type
alphanumérique, nombre entier ou nombre décimal
 Pour les rubriques de type ‘Alphanumérique’, spécifier si la taille est de
longueur fixe ou maximum. Si l’option ‘Longueur fixe’ est positionnée
à ‘Oui’, le nombre de caractères saisis lors de la création ou
modification du formulaire adhérent devra être exactement égal à la
longueur spécifiée. Si l’option est positionnée à ‘Non’, le nombre de
caractères saisis ne pourra pas dépasser la longueur spécifiée
 Pour les rubriques de type ‘Nombre entier’ et ‘Nombre décimal’, la
taille représente le nombre de caractères de la partie entière. Pour le
type ‘Nombre décimal’, spécifier en plus le nombre de décimales
souhaitées. Par défaut le nombre de décimales est positionné à ‘2’
Hauteur de la rubrique :
 Définit la nombre de lignes en hauteur de la zone de saisie pour les
rubriques de type ‘Zone de texte’. Le nombre de caractères dans le sens
horizontal est défini quant à lui par la Longueur de la rubrique
Valeur par défaut de la rubrique : Au moment de la saisie de la rubrique dans
le formulaire adhérent, la valeur de la rubrique saisie dans le paramétrage est
affichée par défaut. Elle est modifiable
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email : [email protected]
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30


o
‘Rubrique rattachée à un adhérent ou à une structure’ : Si l’option est
positionnée à ‘Adhérent’, la rubrique ne sera affichée que si le titre choisi lors
de la saisie de la rubrique dans le formulaire adhérent est différent de
‘Structure’ => Rubrique d’une personne physique. Si l’option est positionnée à
‘Structure’, la rubrique ne sera affichée que si le titre choisi lors de la saisie de
la rubrique dans le formulaire adhérent est égal à ‘Structure’ => Rubrique
d’une personne morale. Si l’option est positionnée à ‘Les deux’, la rubrique
sera affichée quelque soit le titre choisi
o
Cliquer sur
pour confirmer la création de la rubrique personnalisée ou à
défaut sur
.
Actions possibles sur chacune des rubriques personnalisées : Les actions possibles
sont identiques à celles décrites pour les rubriques du formulaire standard
Saisie des valeurs pour les rubriques de type ‘Menu déroulant, ‘Bouton radio’ et ‘Case
à cocher’ : Après la validation de la rubrique créée, l’icône
s’affiche sur la ligne
de la rubrique concernée. La gestion des valeurs associées aux rubriques
personnalisées est identique à celle décrite pour les rubriques de même type du
formulaire standard
IX.4.4








IX.5
IX.5.1


Visualisation du formulaire adhérent
Cliquer sur le bouton ‘Visualisation du formulaire Adhérents’ afin de vérifier en visuel
les modifications apportées au formulaire adhérent. tant au niveau des rubriques
standards qu’au niveau des rubriques personnalisées. Le formulaire affiché est le reflet
exact du formulaire qui sera utilisé lors de la création ou modification des adhérents
Chaque rubrique a la taille spécifiée dans le paramétrage
Les rubriques déclarées comme obligatoires apparaissent en gras précédées d’un
astérisque
Les rubriques de type Date précisent le format attendu => ‘jj/mm/aaaa’
Les rubriques déclarées comme invalides ne sont pas affichées
Les rubriques de type Menu déroulant, Bouton radio et Case à cocher sont affichées
avec leurs valeurs associées
Les champs sont remplis ou positionnés avec les valeurs éventuellement définies par
défaut
Cliquer sur l’option ‘Structure’ dans la zone ‘Titre’ pour visualiser un formulaire
rattaché à une personne morale. Cliquer sur un autre titre pour visualiser un formulaire
rattaché à une personne physique
Paramétrage des agendas
Généralités
Le paramétrage du formulaire adhérent est accessible par l’intermédiaire du menu
‘Paramétrage / Agendas’. Cette fonctionnalité permet de paramétrer les agendas ainsi
que les objets associés tels que de lieux de rendez-vous, des intervenants, des groupes
d’adhérents/clients ou encore des catégories de rendez-vous
L’accès à la fonctionnalité ‘Paramétrage des agendas’ est soumis à abonnement
http://www.assodesk.com
email : [email protected]
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31

IX.5.2

Remarque : L’affichage ou non de certaines icônes ou menus peut dépendre des droits
attribués à l’utilisateur connecté et au statut des modules soumis à abonnement
Paramétrage des agendas
Création ou modification d’un agenda, d’un lieu de rendez-vous, d’un intervenant,
d’un groupe d’adhérents ou d’une catégorie de rendez-vous :
o Cliquer sur le bouton correspondant
o
o
o
Cliquer sur l’icône
à côté du menu déroulant
Saisir les champs proposés
Option ‘En ligne : Si ‘Oui’, l’objet en cours de saisie ou de modification sera
disponible pour le mode ‘Adhérents en ligne’
o
Cliquer sur
pour confirmer la création/modification de l’objet ou à défaut
sur
Après la validation d’un agenda, il et possible de lui d’affecter les éléments
‘Lieux de rendez-vous’, ‘Catégorie de rendez-vous’ et ‘Intervenants’
 Après avoir choisi les éléments à affecter (liste de gauche) ou à enlever
(liste de droite), cliquer sur l’icône
pour affecter les éléments
sélectionnés ou sur l’icône pour les enlever
o Après la validation d’un groupe d’adhérents, il et possible de lui d’affecter ou
enlever des adhérents :
 Avant d’ajouter des adhérents au groupe, saisir un début de nom dans la
zone ‘Le nom de l’adhérent commence par’
 Cliquer sur le ou les adhérent(s) à mettre (liste de gauche) ou à enlever
(liste de droite) dans le groupe en utilisant les touches ‘Maj’ ou ‘Ctrl’
pour une sélection multiple
 Cliquer sur l’icône
pour affecter les adhérents sélectionnés au groupe
ou sur l’icône pour les enlever
o Après la validation d’une catégorie de rendez-vous, il et possible de lui
d’affecter un groupe d’adhérents
 Après avoir choisi les éléments à affecter (liste de gauche) ou à enlever
(liste de droite), cliquer sur l’icône
pour affecter les éléments
sélectionnés ou sur l’icône pour les enlever
Suppression d’un agenda, d’un lieu de rendez-vous, d’un intervenant, d’un groupe
d’adhérents ou d’une catégorie de rendez-vous :
o Un objet peut être supprimé à condition qu’il n’existe aucun rendez-vous
auquel il est associé dont la date soit supérieure ou égal à la date du jour. Dans
o

o
o
o
ce cas, l’icône
apparaît à côté du nom de l’objet.
Cliquer sur l’icône pour supprimer l‘objet
Cliquer sur
pour confirmer la suppression de l’objet ou à défaut sur
Attention : La suppression d’un objet entraîne la suppression de tous les
rendez-vous auquel il est associé. Cette suppression est irréversible
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email : [email protected]
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32
X Menu Espace client
Suivi de l’abonnement
X.1
X.1.1





X.1.2










Généralités
Le module ‘Suivi de l’abonnement’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Espace
client / Suivi de l’abonnement’
Il permet suivre les dates anniversaires associées à chaque module soumis à
abonnement
Il permet également de souscrire ou renouveler les abonnements pour les modules non
acquis, en période de test ou expirés
Rappel des principes de souscription ou de renouvellement : Lire le document
‘Conditions générales d’utilisation de l’application’ (accessible par l’intermédiaire du
menu ‘Espace client / Téléchargement’ ou en fin de page de l’écran de présentation de
l’application), et les paragraphes ‘Utilisation de l’application en période de test’ et
‘Fin de la période de test’ au début du présent document
Date et anniversaire et tarifs : Les dates anniversaire et les tarifs par module sont
décrits en début de page après avoir cliqué sur le menu ‘Espace client / Suivi de
l’abonnement’
Rappel des modules soumis à abonnement
Module ‘Gestion des adhérents’ : Permet de créer et modifier les fiches
adhérents/clients. Contient également un module de recherche des adhérents/clients
Module ‘Gestion des postes de dépenses’ : Permet de créer, modifier ou supprimer les
différents postes de dépenses et de recettes nécessaires au module ‘Ecritures
comptables’
Module ‘Ecritures comptables’ : Permet de saisir les écritures comptables par poste de
dépenses. Permet de visualiser le récapitulatif comptable par poste de dépenses et par
année
Module ‘Formulaire Adhérent personnalisé’ : Permet de créer des rubriques
personnalisées dans le formulaire adhérent/client. Permet également de compléter les
listes associées aux rubriques du formulaire par défaut
Module ‘Vente et prestations directes’ : Permet d'affecter des consommations aux
adhérents/clients et de suivre les créances en cours (achats consommés mais non
réglés). Permet également de suivre les consommations par année pour chaque
adhérent
Module ‘Gestion des bordereaux comptables’ : Permet de regrouper les chèques et les
espèces par bordereau en vue des dépôts à la banque
Module ‘Rapprochement bancaire’ : Permet le pointage automatique des écritures
avec les extraits de comptes bancaires
Module ‘Comptes bancaires’ : Permet de créer plusieurs comptes bancaires de types
éventuellement différents (comptes bancaires, comptes rémunérés, caisse...)
Module ‘Requêteur’ : Permet de paramétrer et afficher des listes personnalisées à
partir des rubriques liées aux adhérents/clients
Module ‘Agendas’ : Permet de créer et gérer un ou plusieurs agendas
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email : [email protected]
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33
X.1.3

Souscription ou renouvellement d’un abonnement
Etape 1/4 : Choisir les modules à souscrire ou à renouveler
o Dans la colonne ‘Commander ou renouveler’, cocher les modules concernés
par la souscription ou le renouvellement
Cliquer sur ‘Poursuivre la commande’
Etape 2/4 : Validation de la commande ou du renouvellement
o

o

Vérifier les modules choisis ainsi que les tarifs, et cliquer sur
pour
poursuivre la commande ou à défaut cliquer sur
.
Etape 3/4 : Confirmation définitive de la commande ou du renouvellement
o Accepter la commande en validant obligatoirement la case ‘Je reconnais avoir
pris connaissance des conditions générales d’utilisation de l’application et
déclare les accepter’ et cliquer sur
commande ou à défaut cliquer sur
pour valider définitivement la
.
Attention : Le fait de cliquer sur l’icône
de l’étape 3/4 est irréversible
et vaut pour acceptation du contenu de la commande et de son règlement
Etape 4/4 : Détail de la commande en cours
o L’écran présenté fait office de ‘Bon de commande’
o Un mail résumant le bon de commande est envoyé à l’adresse référencée dans
la page contenant les données de la structure (menu ‘Modules / Structure’)
o

o
o
X.2




Cliquer sur
pour revenir à la liste des fonctionnalités disponibles => Les
modules commandés dans les écrans précédents prennent le statut ‘Commande
en cours’
Les modules commandés mais non acquis ou expirés avant la commande ne
sont toujours pas disponibles. Dès réception du règlement correspondant,
chaque module commandé prendra alors le statut ‘Actif’ et sera utilisable
jusqu’à la nouvelle date anniversaire précisée dans le bon de commande
Suivi des commandes et factures
Le module ‘Suivi des commandes’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Espace
client / Suivi des commandes’
Il permet de suivre les commandes en cours et les factures associées quand les
commandes en cours ont été traitées
Sélectionner la commande ou factures à visualiser dans les menus déroulants
correspondants aux options choisies
=> La commande ou facture correspondante est affichée à l’écran
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email : [email protected]
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34
X.3



X.4


Téléchargements
Le module ‘Téléchargements’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Espace client /
Téléchargements’
Sont disponibles :
o Un lien vers ‘Acrobat Reader’ => indispensable pour lire les fichier PDF
o Un lien vers la suite OpenOffice
o Un lien vers le site de la Commission Nationale Informatique et Liberté
(CNIL) nécessaire pour déclarer la liste des renseignements informatisés liés
aux adhérents => voir les ‘Conditions générales d’utilisation de l’application’,
paragraphe 9.3
Les Conditions générales d’utilisation de l’application , ainsi que la présente aide en
ligne sont également téléchargeables au format PDF par l’intermédiaire de ce module
Contatcs
Le module ‘Contacts’ est accessible en cliquant sur le menu ‘Espace client / Contacts’
Il permet d’envoyer un mail à l’assistance de assodesk.com en cas de problèmes
techniques ou questions relatives à l’abonnement ou au fonctionnement de
l’application
http://www.assodesk.com
email : [email protected]
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