MONTPELLIER
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MONTPELLIER-SCRABBLE PLANNING SECRETARIAT JUIN - Assemblée générale du Comité (fin juin). Présence d’un membre du Bureau afin de déterminer le nombre de PAP, TRAP et compétitions officielles. A ce jour le Club organise 11 PAP, dont 1 en faveur des scolaires, 2 TRAP, la qualif. Régionale, la qualif. Vermeils N° 1, la Phase III et la Finale Régionale. JUILLET - 12 heures de Montpellier (1er ou 2ème samedi) - Déterminer les dates des PAP et les envoyer au Comité - Courrier à la Mairie pour la réservation des salles pour l’année AOUT - Prévoir une réunion de Bureau (fin août) pour le démarrage de la nouvelle saison - Réception des documents de la Fédération (affiliation du Club) dont 1 exemplaire est à renvoyer à la Fédé + chèque, l’autre au Comité. Préciser sur ce document ce qui doit figurer dans l’agenda : nom du Président, adresse de réception du courrier, heures et jours des séances, ainsi que les jours et heures des simultanés et le Téléthon. - Envoi de la publicité pour le Festival dans Scrabblerama + chèque SEPTEMBRE - Remise à zéro des tours d’arbitrage et modification des joueurs, ajouts de nouveaux joueurs aptes à l’arbitrage - Affichage des cotisations - Distribution à Argelès de tracts pour le Festival - Foire aux Associations - Séances d’initiation - Demande de dossier de subvention municipale (plus de subvention depuis 2 ans) - Foire aux associations de la Maison Pour Tous - Qualif. Régionale - RDV à la Mairie pour le Festival (logistique, matériel, médailles,….) OCTOBRE - Fête du Scrabble - Nuit du Jeu - 1er envoi des licences au Comité + chèque avant le 15 octobre - Pot de rentrée et cadeaux aux sortants (le prévoir après une PAP) - Réunion de Bureau spéciale Festival NOVEMBRE - Qualif. Vermeils N° 1 - Semaine de simultanés - Festival de Montpellier DECEMBRE - Téléthon - Phase III - 2ème envoi de licences au Comité + chèque avant le 15 décembre JANVIER - Galette des Rois (la prévoir après une PAP) - Simultané mondial - Finale régionale (le mois peut changer). Faire la veille un TRAP FEVRIER - Crêpes (les prévoir après une PAP) - Préparation des équipes pour les Interclubs - Repas Festival MARS - Semaine de simultanés - Qualif. Interclubs AVRIL - Clôture des comptes financiers et préparation de l’AG MAI - JUIN - Envoi au Comité de la redevance PAP pour l’année dès la dernière PAP. Vérification des comptes et bilans financiers par les commissaires aux comptes Assemblée générale du Club Réunion du nouveau Bureau pour les élections Dernière semaine de simultanés pour la saison Assemblée générale du Comité COTISATIONS : Avant l’affichage début septembre, se renseigner auprès de la Maison Pour Tous du montant pour la prochaine saison, ainsi qu’à la Fédé. La Fédé envoie 2 listes de joueurs qui serviront pour le renouvellement des cotisations. La première s’utilise avant le 15 octobre, entourer OUI pour les personnes faisant partie de ce premier envoi + chèque. Envoyer le tout au Comité. Remplir le formulaire pour la Maison Pour Tous (Nom, adresse,….) + chèque. Faire la même chose avec le 2ème exemplaire avant le 15 décembre. Remplir le formulaire pour la Maison Pour Tous (Nom, adresse,….) + chèque. Pour les nouveaux joueurs (non licenciés) remplir le carnet bleu en cochant « première affiliation » et envoyer le volet destiné au Comité. En cas de modification d’un joueur (changement de club, adresse,…) remplir le carnet bleu en cochant « modification » et envoyer le volet destiné au Comité. Après le 15 décembre, toutes nouvelles inscriptions ou modifications sont à envoyer au fur et à mesure au Comité. A partir du 1er avril, il est conseillé de ne pas licencier les nouveaux, mais de leur demander une participation de 20 euros pour le Club. Les personnes s’inscrivant uniquement pour le classique (30 euros) ne sont pas licenciées à la Fédé. SUBVENTIONS La subvention municipale est à télécharger sur le site de la ville de Montpellier ou retirer les formulaires : Maison des Associations, 16, rue de la République à Montpellier. Dossier à envoyer en 2 exemplaires avec les documents demandés avant le 30 septembre à l’adresse indiquée ci-dessus. Le dossier pour la subvention du Conseil Général est adressé directement au Club (mai, juin ???). FOIRE AUX ASSOCIATIONS Courant mars, la Mairie envoie un courrier et une demande de réservation pour les stands. Demander 3 stands + courant électrique. Une liste du matériel est établie. Courant juillet la Mairie enverra confirmation avec les N° des emplacements. Garder précieusement ce document, il permet l’accès des véhicules aux stands. COMPETITIONS PAR CENTRE Qualif. Régionale, Simultanés de France, Téléthon, Simultané mondial : les parties sont envoyées soit par la Fédé (Paris), soit par le Comité. S’assurer une semaine avant la date de la compétition de la réception des parties. Qualif. Régionale, Qualif Vermeils : envoyer les résultats avec SIGLES (envoi par mèl au Comité) + feuille de trésorerie (2 parties) + feuille d’homologation + chèque (par courrier au Comité). Simultanés de France : attendre la dernière partie de la semaine pour envoyer les résultats avec SIGLES à Séverine Gruchot (Marseille). Totaliser le nombre de joueurs durant la semaine et multiplier par la redevance. Envoyer le chèque à Séverine. PAP Afficher la feuille d’inscription pour les joueurs 3 semaines avant la date prévue. Encaisser les droits de table. Saisir les résultats dans SIGLES et les envoyer au Comité dans la semaine. Le règlement de la redevance Comité (0,75 € par personne) se fait en fin de saison PAP, c’est-à-dire avant le 15 mai. Sauf pour les PAP en faveur des scolaires, dont la totalité est à reverser au Comité immédiatement. TRAP Afficher la feuille d’inscription pour les joueurs 3 semaines avant la date prévue. Encaisser les droits de table. Saisir les résultats dans SIGLES et les envoyer au Comité + chèque. FESTIVAL Décider de la date du Festival courant janvier et réserver la salle auprès de la Mairie, service du Protocole. Envoyer la publicité dans Scrabblerama fin août pour parution octobre + chèque. Faire une réunion spéciale festival. Recenser les personnes volontaires (arbitrage, ramassage, buvette, accueil). Distribuer des tracts aux différents festivals : Argelès, Avignon, etc… Imprimer la papeterie spéciale Festival. Commander à l’Office du Tourisme des brochures à mettre dans les enveloppes. Rencontrer courant septembre le service du protocole de la mairie, afin de préparer l’organisation du festival. Rédiger une lettre de demande de logistique (tables, chaises, nappes, médailles, vin d’honneur, …). Se rendre au poste de police municipale, dans la mairie, afin d’obtenir l’autorisation de stationnement dans la cour des raisins. TELETHON Prendre contact avec la coordination du Téléthon. La Fédé envoie un listing avec les adresses. En 2005, c’est la coordination de l’Hérault qui est venue au club pour remplir le « contrat d’engagement ». L’argent récolté au club lors de la partie Téléthon est entièrement reversé. Faire un chèque global. MATERIEL A PRENDRE LORS DES COMPETITIONS EXTERIEURES : - - Tableau du Comité + 2 chevalets (marqués Comité) + 4 barres de soutien + 2 valisettes de lettres Joueurs : feuilles de route + brouillons + bulletins réponse Arbitres : feuilles de DA + stylos rouges et verts + bulletins d’avertissements + minuteur + ODS + GOA + boites vides + élastiques + parties pré tirées ou lettres pour tirer les parties + feuille d’homologation + feuille trésorerie Divers : rallonges électriques + numéros de tables + tables fixes, scotch, ciseaux, feutres Ordinateurs + imprimante + feuille + switch + câbles + CD Sigles + CD installation imprimante Trésorerie : prendre la liste des joueurs qui n’ont pas réglé + carnet de chèques pour indemniser les ramasseurs et arbitres (feuille de trésorerie) Buvette Scrabble classique : jeux de scrabble + pendules (prévoir des piles) + papeterie classique (feuille de route, feuille de match, bulletin de contestation) CONTACTS : Mairie de Montpellier : - Mme CARABASSE (réservation des salles) 04 67 34 71 43 - M. COMMANAY Franck (Protocole) 04 67 34 88 40 - MM. LARONCIERE, NUCCIO (logistique) 04 67 34 73 45 - Service TELECOM (sono, chauffage) 04 67 34 72 98 Maison Pour Tous François Villon : - Dominique (Directeur) : 04 67 45 04 57 Associations utilisant la salle : - Club de couture (le vendredi AM) : Mme Cauquil : 04 67 75 37 04 - QP1C (lundi AM et jeudi soir) : Christian, Président : 04 67 54 58 80 Traiteur : - Line AMALOU (Argeliers) 04 67 55 62 37 - Paëlla : José CARRION 04 67 84 83 28 SCRABBLE : Comité Languedoc Roussillon de SCRABBLE 3, rue Montmorency, 34500 BEZIERS - Tél 04 67 28 25 09 [email protected] Corine BONNAFOUS (secrétaire) Fédération Française de Scrabble 50, rue Raynouard, 75016 PARIS - Tél 01 53 92 53 20 [email protected] Fédération Française de Scrabble 16, Bd de la Pomme, 13011 MARSEILLE – Tél 04 91 45 23 44 [email protected] Séverine GRUCHOT Tarifs des compétitions et redevances Fédération : - PAP et simultanés de France : 1,50 € pour les joueurs du Club et 2,50 € pour les extérieurs. Reverser 0,75 € au Comité TRAP : 8 € pour tout le monde. Reverser 1,50 € au Comité Compétitions en 2 ou 3 parties : se référer à la feuille de trésorerie Document réalisé pendant la saison 2005-2006
