MONTPELLIER

MONTPELLIER-SCRABBLE
PLANNING SECRETARIAT
JUIN
- Assemblée générale du Comité (fin juin). Présence d’un membre du Bureau
afin de déterminer le nombre de PAP, TRAP et compétitions officielles. A ce
jour le Club organise 11 PAP, dont 1 en faveur des scolaires, 2 TRAP, la
qualif. Régionale, la qualif. Vermeils N° 1, la Phase III et la Finale Régionale.
JUILLET
- 12 heures de Montpellier (1er ou 2ème samedi)
- Déterminer les dates des PAP et les envoyer au Comité
- Courrier à la Mairie pour la réservation des salles pour l’année
AOUT
- Prévoir une réunion de Bureau (fin août) pour le démarrage de la nouvelle
saison
- Réception des documents de la Fédération (affiliation du Club) dont 1
exemplaire est à renvoyer à la Fédé + chèque, l’autre au Comité. Préciser sur
ce document ce qui doit figurer dans l’agenda : nom du Président, adresse de
réception du courrier, heures et jours des séances, ainsi que les jours et
heures des simultanés et le Téléthon.
- Envoi de la publicité pour le Festival dans Scrabblerama + chèque
SEPTEMBRE
- Remise à zéro des tours d’arbitrage et modification des joueurs, ajouts de
nouveaux joueurs aptes à l’arbitrage
- Affichage des cotisations
- Distribution à Argelès de tracts pour le Festival
- Foire aux Associations
- Séances d’initiation
- Demande de dossier de subvention municipale (plus de subvention depuis 2
ans)
- Foire aux associations de la Maison Pour Tous
- Qualif. Régionale
- RDV à la Mairie pour le Festival (logistique, matériel, médailles,….)
OCTOBRE
- Fête du Scrabble
- Nuit du Jeu
- 1er envoi des licences au Comité + chèque avant le 15 octobre
- Pot de rentrée et cadeaux aux sortants (le prévoir après une PAP)
- Réunion de Bureau spéciale Festival
NOVEMBRE
- Qualif. Vermeils N° 1
- Semaine de simultanés

- Festival de Montpellier
DECEMBRE
- Téléthon
- Phase III
- 2ème envoi de licences au Comité + chèque avant le 15 décembre
JANVIER
- Galette des Rois (la prévoir après une PAP)
- Simultané mondial
- Finale régionale (le mois peut changer). Faire la veille un TRAP
FEVRIER
- Crêpes (les prévoir après une PAP)
- Préparation des équipes pour les Interclubs
- Repas Festival
MARS
- Semaine de simultanés
- Qualif. Interclubs
AVRIL
- Clôture des comptes financiers et préparation de l’AG
MAI
- Envoi au Comité de la redevance PAP pour l’année dès la dernière PAP.
- Vérification des comptes et bilans financiers par les commissaires aux
comptes
JUIN
- Assemblée générale du Club
- Réunion du nouveau Bureau pour les élections
- Dernière semaine de simultanés pour la saison
- Assemblée générale du Comité
COTISATIONS :
Avant l’affichage début septembre, se renseigner auprès de la Maison Pour Tous du
montant pour la prochaine saison, ainsi qu’à la Fédé.
La Fédé envoie 2 listes de joueurs qui serviront pour le renouvellement des
cotisations. La première s’utilise avant le 15 octobre, entourer OUI pour les
personnes faisant partie de ce premier envoi + chèque. Envoyer le tout au Comité.
Remplir le formulaire pour la Maison Pour Tous (Nom, adresse,….) + chèque.
Faire la même chose avec le 2ème exemplaire avant le 15 décembre.
Remplir le formulaire pour la Maison Pour Tous (Nom, adresse,….) + chèque.
Pour les nouveaux joueurs (non licenciés) remplir le carnet bleu en cochant
« première affiliation » et envoyer le volet destiné au Comité.

En cas de modification d’un joueur (changement de club, adresse,…) remplir le
carnet bleu en cochant « modification » et envoyer le volet destiné au Comité.
Après le 15 décembre, toutes nouvelles inscriptions ou modifications sont à envoyer
au fur et à mesure au Comité. A partir du 1er avril, il est conseillé de ne pas licencier
les nouveaux, mais de leur demander une participation de 20 euros pour le Club.
Les personnes s’inscrivant uniquement pour le classique (30 euros) ne sont pas
licenciées à la Fédé.
SUBVENTIONS
La subvention municipale est à télécharger sur le site de la ville de Montpellier ou
retirer les formulaires : Maison des Associations, 16, rue de la République à
Montpellier. Dossier à envoyer en 2 exemplaires avec les documents demandés
avant le 30 septembre à l’adresse indiquée ci-dessus.
Le dossier pour la subvention du Conseil Général est adressé directement au Club
(mai, juin ???).
FOIRE AUX ASSOCIATIONS
Courant mars, la Mairie envoie un courrier et une demande de réservation pour les
stands. Demander 3 stands + courant électrique. Une liste du matériel est établie.
Courant juillet la Mairie enverra confirmation avec les N° des emplacements. Garder
précieusement ce document, il permet l’accès des véhicules aux stands.
COMPETITIONS PAR CENTRE
Qualif. Régionale, Simultanés de France, Téléthon, Simultané mondial : les parties
sont envoyées soit par la Fédé (Paris), soit par le Comité. S’assurer une semaine
avant la date de la compétition de la réception des parties.
Qualif. Régionale, Qualif Vermeils : envoyer les résultats avec SIGLES (envoi par
mèl au Comité) + feuille de trésorerie (2 parties) + feuille d’homologation + chèque
(par courrier au Comité).
Simultanés de France : attendre la dernière partie de la semaine pour envoyer les
résultats avec SIGLES à Séverine Gruchot (Marseille). Totaliser le nombre de
joueurs durant la semaine et multiplier par la redevance. Envoyer le chèque à
Séverine.
PAP
Afficher la feuille d’inscription pour les joueurs 3 semaines avant la date prévue.
Encaisser les droits de table. Saisir les résultats dans SIGLES et les envoyer au
Comité dans la semaine. Le règlement de la redevance Comité (0,75 € par
personne) se fait en fin de saison PAP, c’est-à-dire avant le 15 mai. Sauf pour les
PAP en faveur des scolaires, dont la totalité est à reverser au Comité
immédiatement.
TRAP
Afficher la feuille d’inscription pour les joueurs 3 semaines avant la date prévue.
Encaisser les droits de table. Saisir les résultats dans SIGLES et les envoyer au
Comité + chèque.
FESTIVAL

Décider de la date du Festival courant janvier et réserver la salle auprès de la Mairie,
service du Protocole. Envoyer la publicité dans Scrabblerama fin août pour parution
octobre + chèque. Faire une réunion spéciale festival. Recenser les personnes
volontaires (arbitrage, ramassage, buvette, accueil). Distribuer des tracts aux
différents festivals : Argelès, Avignon, etc… Imprimer la papeterie spéciale Festival.
Commander à l’Office du Tourisme des brochures à mettre dans les enveloppes.
Rencontrer courant septembre le service du protocole de la mairie, afin de préparer
l’organisation du festival. Rédiger une lettre de demande de logistique (tables,
chaises, nappes, médailles, vin d’honneur, …). Se rendre au poste de police
municipale, dans la mairie, afin d’obtenir l’autorisation de stationnement dans la cour
des raisins.
TELETHON
Prendre contact avec la coordination du Téléthon. La Fédé envoie un listing avec les
adresses. En 2005, c’est la coordination de l’Hérault qui est venue au club pour
remplir le « contrat d’engagement ». L’argent récolté au club lors de la partie
Téléthon est entièrement reversé. Faire un chèque global.
MATERIEL A PRENDRE LORS DES COMPETITIONS EXTERIEURES :
- Tableau du Comité + 2 chevalets (marqués Comité) + 4 barres de soutien + 2
valisettes de lettres
- Joueurs : feuilles de route + brouillons + bulletins réponse
- Arbitres : feuilles de DA + stylos rouges et verts + bulletins d’avertissements +
minuteur + ODS + GOA + boites vides + élastiques + parties pré tirées ou
lettres pour tirer les parties + feuille d’homologation + feuille trésorerie
- Divers : rallonges électriques + numéros de tables + tables fixes, scotch,
ciseaux, feutres
- Ordinateurs + imprimante + feuille + switch + câbles + CD Sigles + CD
installation imprimante
- Trésorerie : prendre la liste des joueurs qui n’ont pas réglé + carnet de
chèques pour indemniser les ramasseurs et arbitres (feuille de trésorerie)
- Buvette
- Scrabble classique : jeux de scrabble + pendules (prévoir des piles) +
papeterie classique (feuille de route, feuille de match, bulletin de contestation)
CONTACTS :
Mairie de Montpellier :
- Mme CARABASSE (réservation des salles) 04 67 34 71 43
- M. COMMANAY Franck (Protocole) 04 67 34 88 40
- MM. LARONCIERE, NUCCIO (logistique) 04 67 34 73 45
- Service TELECOM (sono, chauffage) 04 67 34 72 98
Maison Pour Tous François Villon :
- Dominique (Directeur) : 04 67 45 04 57
Associations utilisant la salle :
- Club de couture (le vendredi AM) : Mme Cauquil : 04 67 75 37 04
- QP1C (lundi AM et jeudi soir) : Christian, Président : 04 67 54 58 80

Traiteur :
- Line AMALOU (Argeliers) 04 67 55 62 37
- Paëlla : José CARRION 04 67 84 83 28
SCRABBLE :
Comité Languedoc Roussillon de SCRABBLE
3, rue Montmorency, 34500 BEZIERS - Tél [phone]
[email protected]
Corine BONNAFOUS (secrétaire)
Fédération Française de Scrabble
50, rue Raynouard, 75016 PARIS - Tél [phone]
[email protected]
Fédération Française de Scrabble
16, Bd de la Pomme, 13011 MARSEILLE – Tél [phone]
[email protected]
Séverine GRUCHOT
Tarifs des compétitions et redevances Fédération :
- PAP et simultanés de France : 1,50 € pour les joueurs du Club et 2,50 € pour
les extérieurs. Reverser 0,75 € au Comité
- TRAP : 8 € pour tout le monde. Reverser 1,50 € au Comité
- Compétitions en 2 ou 3 parties : se référer à la feuille de trésorerie
Document réalisé pendant la saison 2005-2006