Module APCP/CM

JVS-ADIX
07/03/2002
DOCUMENTATION LOGICIEL
ADIX M9-Concerto
MODULE :
Gestion des APCP / CM
DATE
07/03/2002
Programmes d'investissement pluriannuels :
Autorisation de Programme – Crédits de Paiement
Conventions de Mandats
M9-Concerto - AdixOptions – APCP / CM
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Généralités sur les Programmes Pluriannuels ............................................................................ 4
1.1 Programmes d'investissement pluriannuels .............................................................................. 4
1.1.1 APCP .................................................................................................................................. 4
1.1.2 Conventions de mandats..................................................................................................... 4
1.2 Le suivi des programmes .......................................................................................................... 4
1.3 Vérification des disponibles ...................................................................................................... 6
1.3.1 Vérification des disponibles sur lignes EJP ....................................................................... 6
1.3.2 Vérification des disponibles en saisie dépenses et OP ....................................................... 6
1.3.3 Vérification des disponibles lors de la prise en charge des mandats et des OP ................. 6
2 Paramétrage – Module AdixBase ................................................................................................ 7
2.1 Paramétrage des disponibles ..................................................................................................... 7
2.1.1 Ordonnateur / Modules optionnels / Programme / Disponible .......................................... 7
2.1.2 Agent comptable / Modules optionnels / Programme / Disponible ................................... 7
3 APCP / CM – Module AdixOptions ............................................................................................ 8
3.1 Fichier ....................................................................................................................................... 8
3.1.1 Gestion des Projets ............................................................................................................. 8
3.1.2 Famille ................................................................................................................................ 8
3.1.3 Sous famille ........................................................................................................................ 9
3.2 Programmes ............................................................................................................................ 10
3.2.1 Gestion des Programmes .................................................................................................. 10
3.2.2 Validation ordonnateur des programmes ......................................................................... 14
3.2.3 Modification programme validé ....................................................................................... 14
3.2.4 Les Editions ...................................................................................................................... 14
3.2.5 Arrêté / Ouverture Année de gestion................................................................................ 17
3.2.6 Clôture programme .......................................................................................................... 18
3.3 Avenants ................................................................................................................................. 18
3.3.1 Gestion des avenants ........................................................................................................ 18
3.3.2 Validation ordonnateur des avenants ............................................................................... 20
3.3.3 Edition des avenants ......................................................................................................... 21
3.4 Délégations d’AE .................................................................................................................... 21
3.4.1 Gestion des délégations d’AE .......................................................................................... 21
3.4.2 Validation par l’ordonnateur des délégations d’AP ......................................................... 22
3.4.3 Edition des délégations d’AP ........................................................................................... 22
3.5 Versements de CP .................................................................................................................. 23
3.5.1 Gestion des versements de CP ........................................................................................ 23
3.5.2 Validation par l’agent comptable des versements de CP ................................................ 24
3.5.3 Edition des versements de CP ......................................................................................... 24
3.5.4 Echéancier des délégations d’AP et des versements de CP ............................................ 25
3.6 Engagements Juridiques Pluriannuels (EJP) .......................................................................... 27
3.6.1 Gestion des EJP ................................................................................................................ 27
3.6.2 Validation ordonnateur des EJP ....................................................................................... 29
3.6.3 Propositions d’engagement des EJP ................................................................................. 29
3.6.4 Editions............................................................................................................................. 30
3.6.5 Gestion des ajustements ................................................................................................... 31
3.6.6 Validation ordonnateur des ajustements .......................................................................... 33
3.6.7 Edition des ajustements .................................................................................................... 33
3.6.8 Propositions d’engagement des ajustements .................................................................... 33
4 Les Dépenses - Module AdixDépense......................................................................................... 35
4.1 Les dépenses concernant les APCP ........................................................................................ 35
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4.1.1 Les engagements juridiques ............................................................................................. 35
4.1.2 Les liquidations ................................................................................................................ 37
4.1.3 Les réimputations ............................................................................................................. 37
4.1.4 Les ordres de reversement (OR)....................................................................................... 37
4.2 Les dépenses concernant les conventions de mandats ............................................................ 39
4.2.1 Les ordres de paiement (OP) ............................................................................................ 39
4.2.2 Les OP de régularisation .................................................................................................. 40
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1 Généralités sur les Programmes Pluriannuels
Cf réglementation M9 : Instruction N° 95-023-M9 du 15 Février 1995
1.1 Programmes d'investissement pluriannuels
Ce module traite des programmes d'investissement pluriannuels.
Un programme est le support des autorisations de programmes et des crédits de paiement associés.
L’autorisation de programme représente une autorisation d’engager sur plusieurs années. Une
autorisation de programme est répartie sur un ou plusieurs comptes. On parlera d’AP/compte.
Les crédits de paiement représentent, pour chaque AP/compte, les dépenses autorisées pour chaque
année de la durée du programme.
Une AP/compte est consommée par des engagements juridiques pluriannuels (EJP).
Les délégations d ‘AP permettent de limiter le montant des EJP pour chaque AP/Compte, à une date
donnée.
Les versements de CP permettent de limiter le montant des dépenses pour chaque AP/Compte, à une
date donnée.
Nous allons traiter 2 types de programmes :
-
les APCP
les conventions de mandats (CM)
1.1.1 APCP
Les APCP sont des opérations budgétaires. Les AP/compte sont présentées en budget annexe. Les CP
sont inscrits au budget de chaque année.
Les APCP sont éxécutés par des mandats, les EJP sont donc consommés par des engagements
juridiques annuels qui suivent la chaîne standard des dépenses.
1.1.2 Conventions de mandats
Les conventions de mandats sont des opérations non budgétaires suivies uniquement dans des
comptes de tiers et des comptes financiers.
Elles suivent le fonctionnement des APCP mais les AP et les CP ne sont pas présentés au budget.
Les CM sont exécutées par des ordres de paiement.
1.2 Le suivi des programmes
Les programmes sont gérés dans le module AdixOptions. Les fonctionnalités actuelles de ce module
sont les suivantes :
-
Gestion des Programmes
Gestion des délégations d'AP (optionnelle)
Gestion des versements de CP (optionnelle)
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Gestion des engagements juridiques pluriannuels.
La gestion du budget pour les comptes concernés par les APCP n’est pas spécifique. Les montants
des Crédits de Paiement (CP) de l'exercice en cours font partie intégrante du budget de
l'établissement. Le montant inscrit au budget englobe les montants CP de l'exercice d'un compte. Les
Engagements Comptables annuels sont saisis ou générés sans rapprochement avec les programmes, le
montant des engagements sur un compte est limité au budget de l'année pour le compte.
Vous pourrez suivre les dépenses sur les programmes dans le module AdixDépense :
- Engagements juridiques annuels et liquidations pour les APCP,
- Ordres de paiement pour les CM.
Programmes
Budget *
Délégations d’AE
Versements de CP
Engagements
Comptables Annuels *
Engagements Juridiques
Pluriannuels
Engagements Juridiques Annuels *
Liquidations*
ou
OP**
- Schéma récapitulatif du suivi des programmes * concerne uniquement les APCP
** concerne uniquement les CM
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1.3 Vérification des disponibles
1.3.1 Vérification des disponibles sur lignes EJP
Les vérifications de disponible sont fonction du paramétrage indiqué par type de programme : soit
APCP soit CM. Ces vérifications sont bloquantes lorsqu’elles sont activées :
- Le total des lignes EJP relatifs à un AP est limité au montant de l’AP
- Le total des lignes EJP relatifs à un AP/compte est limité au montant de l’AP/compte
- Le total des lignes EJP relatifs à un AP/ compte pour une année est limité au montant de
l’AP/compte d’une année (vérification possible avec la gestion du plan de financement)
- Le total des lignes EJP relatifs à un AP/compte dont la date est inférieure à une date
donnée est limité au total des délégations d’AP relatives à cet AP/compte dont la date est
inférieure ou égale à cette date.
1.3.2 Vérification des disponibles en saisie dépenses et OP
Vérification s’ajoutant aux vérifications habituelles sur la saisie des dépenses :
- La saisie des dépenses sur une ligne d’EJP est limité au montant de la ligne de l’EJP – le
montant dépensé de la ligne de l’EJP
1.3.3 Vérification des disponibles lors de la prise en charge des mandats et
des OP
Les vérifications de disponible sont fonction du paramétrage indiqué par type de programme : soit
APCP soit CM. Ces vérifications sont bloquantes lorsqu’elles sont activées :
- Le total des mandats ou OP pris en charge (y compris les paiements antérieurs), relatifs à
une AP, est limité au montant de l’AP
- Le total des mandats ou OP, pris en charge, (y compris les paiements antérieurs) relatifs à
une AP/compte, est limité au montant de l’AP/compte
- Le total des mandats ou OP, pris en charge au cours d’une année, relatifs à une
AP/compte, est limité au montant CP de cette année (vérification possible avec la gestion
du plan de financement)
- Le total des mandats ou OP, pris en charge à une certaine date, (y compris les paiements
antérieurs) relatifs à une AP/compte, est limité au total des versements de CP dont la date
est inférieure à la date de prise en charge.
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2 Paramétrage – Module AdixBase
2.1 Paramétrage des disponibles
2.1.1 Ordonnateur / Modules optionnels / Programme / Disponible
Ce paramétrage permet de mettre en place la vérification des disponibles sur les lignes EJP.
(cf § 1.3.1)
Pour chaque disponible, vous pouvez cocher ou décocher la vérification du disponible.
2.1.2 Agent comptable / Modules optionnels / Programme / Disponible
Ce paramétrage permet de mettre en place la vérification des disponibles lors de la prise en charge
des mandats et des Ordres de Paiement. (cf § 1.3.3)
Pour chaque disponible, vous pouvez cocher ou décocher la vérification du disponible.
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3 APCP / CM – Module AdixOptions
3.1 Fichier
3.1.1 Gestion des Projets
Le projet équivaut à la convention. C’est un niveau d’agrégation des programmes utilisés sur les états
de suivi.
Chaque programme d’un projet devra être compris entre les années de début et fin du projet.
Lorsqu’il existe des crédits délégués, ils sont compris obligatoirement dans la période du projet et
leur montant est limité au montant du projet.
La modification du projet est possible mais dépend des crédits délégués existants.
 Les projets doivent être créés directement dans M9Concerto (pas d’intégration) car ils sont
nécessaires à la création des DAE.
3.1.2 Famille
Il est possible de créer un nombre illimité de familles pluriannuelles. Une famille pourra avoir n sousfamilles.
Les familles et sous-familles seront affectées aux programmes ou conventions.
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Si la famille est limitative, les enveloppes des sous-familles correspondantes seront limitatives.
Il sera possible d’affecter aux programmes ou conventions des sous-familles dont la famille est
active.
 Le bouton imprimer permet d’éditer 3 états :
 La liste des familles
 L’état détaillé des programmes (ou conventions de ressources) par famille
 L’état récapitulatif des programmes (ou conventions de ressources) par famille.
3.1.3 Sous famille
Une sous-famille est obligatoirement liée à une famille.
Lorsque la famille est paramétrée limitative, l’information (L) s’affiche à la suite du libellé.
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Le montant de l’enveloppe sera limitatif ou estimatif suivant la propriété indiquée sur la famille.
Contrôle de l’enveloppe : Le dépassement de l’enveloppe dans le cas ou la famille est limitative est
contrôlé dans 4 cas :
- Lors de l’affectation de la famille à une convention ou programme
-
Lors de la modification du montant de l’enveloppe
-
Lorsque la propriété de la famille devient ‘Limitative’
-
Lorsque le montant de la convention ou programme est modifié et qu’il existe des
familles affectées à cette convention ou programme.
Si vous disposez des modules APCP ou CM (Gestion des programmes):
Le logiciel vérifie que le montant total des programmes affectées à une famille ne dépasse pas le
montant de l’enveloppe.
Si vous disposez des modules conventions RA ou RC ou RN (Gestion des conventions) :
Le logiciel vérifie que le montant total des conventions affectées à une famille ne dépasse pas le
montant de l’enveloppe.
 Le bouton imprimer permet d’éditer la liste des sous-familles
3.2 Programmes
3.2.1 Gestion des Programmes
Cette gestion permet la saisie des APCP et des conventions de mandats (CM)
Un établissement a à sa disposition les types qu’il a acquis. (Les types de programmes sont activés
par Inforadour)
Il peut s’agir d’un nouveau programme ou d’une reprise d’un programme dont l’exécution a été
suivie antérieurement dans un autre logiciel.
Certaines informations doivent être indiquées dès la saisie du programme.
D’autres peuvent être modifiées au fur et à mesure de la réalisation du programme. Dans ce cas, elles
seront modifiables dans la procédure « Modification des programmes validés ».
Un programme peut durer plusieurs années mais il sera toujours géré dans un exercice : (pour plus
d’info sur la gestion multi-exercice des programmes. Il y aura une mise en place de la notion de
l’année de gestion, l’ouverture de l’année de gestion, etc.)
Pour les programmes « repris d’un autre logiciel », il faudra saisir les montants cumulés des exercices
précédents (Ex : pour les APCP reprises dans V4 en 2001, il faut saisir les montants mandatés ou
dépensés, … de toutes les années <=2001).
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 Sélection des programmes :
Ajout
Modification
Suppression
 Onglet Convention :
 Type : Il s’agit des types de convention prévus par le logiciel. APCP, CM (cf
définitions ci avant)
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

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
Opération : sélection d’un projet
Reprise : Case à cocher. Ne pas cocher si c’est une nouvelle convention. Dans le cas
d’une reprise voir infos supplémentaires à renseigner dans l’onglet « comptes ».
Code : obligatoire. 1er caractère automatique (P, M) en fonction du type de la
convention puis 9 caractères alphanumériques (2 est le minimum obligatoire).
Remarque : Les établissements utilisant des logiciels externes donnant lieu à une
intégration de liquidations dans Adix doivent vérifier l’adaptation de ce code. Veillez
à ne pas dépasser ce maxi dans la codification Adix.
Code interne (20 caractères alpha numériques) : Il s’agit d’une référence qui,
lorsqu’elle est indiquée, est obligatoirement unique par type de convention.
Libellé long : Objet de la convention.
Libellé court : Libellé résumé.
Maître d’ouvrage : Il peut être indiqué dans le cas de conventions de type
‘Programme’ ou ‘Convention de mandat’. Il s’agit d’un fournisseur qui sera repris sur
les EJP. (Fournisseur commun à tous les EJP).
Soumise à TVA : case à cocher.
Montant : le montant de la convention est obligatoire.
Montant TTC : saisissable si la convention est soumise à TVA
Date ouverture : à renseigner.
Date de fin : La date de fin permet de calculer la durée en mois et d’affecter l’année
de fin. Cet onglet permet la saisie des informations concernant la convention (ou
programme).
Année de fin : année de fin de gestion de la convention
Signée : case à cocher
Date de signature
Responsable
 Onglet Co-contractants :
 Co-contractant : à sélectionner dans la table des tiers. Les tiers proposés sont les
« clients » actifs validés.
 Montant du financement : il est possible d’indiquer la part de financement de chacun
des co-contractants. Le pourcentage de ce financement géré par l’établissement est
aussitôt calculé.
Le bouton ajouter permet de saisir tous les co-contractants.
Ces tiers sont indiqués à titre indicatif. Il n’y a pas de traitement de ces informations dans la suite de
la gestion.
 Onglet Comptes
 Sous-onglet Dépense
Pour chaque programme, vous répartissez par compte le montant de l'Autorisation de Programme
(AP). Cette répartition s'effectue sur des comptes de dépenses.
 Sous-onglet Recette
La répartition sur des comptes de recettes est possible pour faire apparaître l'équilibre budgétaire (non
obligatoire). Il n’y a pas de traitement de ces informations dans la suite de la gestion.
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


Compte : à séléctionner :
- pour les APCP, parmi les comptes de type " budgétaire " et exécutables. Ils
doivent être liés à un compte budgétaire limitatif présent dans la structure
budgétaire validée.
- pour les CM, parmi les comptes de type " tiers ".
Montant AP : à saisir, supérieur à zéro. La part du montant de la convention, affecté
au compte sélectionné.
Montant paiement antérieur : saisissable « coté dépense » uniquement dans le cas
des reprises. Cumul des paiements sur l(es) exercice(s) précédant la reprise : mandats
dans le cas des APCP, OP dans le cas des CM. Il peut être égal à zéro.
 Onglet Notes :
Des observations concernant cette convention peuvent être saisies dasn cet onglet.
 Onglet Familles :
Chaque convention peut être affectée à une ou n familles et sous-famille différentes. La famille doit
être active.
Rappel : les états des conventions par familles peuvent être édités en gestion des familles.
 Onglet Historique :
Cet onglet permet la consultation des informations concernant l’opérateur, l’année de début de
gestion dans ADIX, l’état de validation, la clôture du programme.
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3.2.2 Validation ordonnateur des programmes
Le montant du programme doit être réparti totalement sur des comptes de dépenses lors de la
validation ordonnateur.
Les programmes se valident par type. Pour chaque programme l’ordonnateur prend position.
Après validation des programmes, et selon le paramétrage,
- les délégations d’AP peuvent être saisies,
- les engagements juridiques pluriannuels peuvent être saisis.
3.2.3 Modification programme validé
Certaines informations peuvent être modifiées. Vous pouvez modifier :
 le libellé,
 l’année de fin de gestion du programme, ( possible si pas d’avenant non validé),
 signée,
 la date de signature,
 le responsable,
 les notes,
 les contractants.
Les modifications du montant et/ou de la répartition par compte feront l’objet d’un avenant.
Message d'avertissement en modification si le programme est soumis à TVA et lié à un EJP non
imposable (et inversement, s'il est non soumis à TVA et lié à un EJP imposable).
3.2.4 Les Editions
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 Fiche programme :
 Etat de contrôle :
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 Situation des programmes :
 Situation des programmes suivi par compte :
 Situation des programmes / AP déléguées – CP versés :
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 Situation des programmes / AP déléguées – CP versés – suivi par compte :
 Suivi exécution des dépenses :
Cet état permet de suivre le détail des mandats émis pour un AP et pour un programme.
3.2.5 Arrêté / Ouverture Année de gestion
Cette procédure permet d’arrêter la gestion d’un programme sur un exercice et de l’ouvrir sur
l’exercice suivant.
Il s’agit d’un arrêté des avenants, des délégations d’AP, des versements de CP, des dépenses et des
recettes sur un exercice.
Les APCP pourront être utilisés sur le module budget même s’il n’y a pas eu d’arrêté/ouverture
d’APCP, c’est le seul module où il peut y avoir travail en simultané sur 2 exercices.
Attention : il n’y aura pas de possibilité de retour arrière sur un arrêté/ouverture.
L’exercice suivant doit être ouvert. Dans l’exercice suivant, la nomenclature doit exister et dans le
cas des APCP, la structure budgétaire doit être validée.
Cette procédure est lancée dans l’année de gestion du programme.
S’il s’agit de la dernière année du programme, l’opérateur doit passer dans « Clôture d’un
programme ».
Un programme est proposé dans l’assistant d’arrêté et d’ouverture de gestion si :
- il est validé Ordo ;
- il peut être traité dans l’exercice, c’est-à-dire si l’année de gestion est l’exercice courant ;
- il n’est pas clôturé ;
- il peut être géré dans l’exercice suivant c’est-à-dire si l’année de fin > année de gestion .
Un petit drapeau rouge est affiché sur la ligne d’un programme, si au moins un de ces comptes
n’existe pas dans l’exercice suivant. Dans ce cas, il peut être nécessaire de faire des avenants avant de
lancer cette procédure. En effet , pour les APCP et les CM, les comptes exécutables doivent exister
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dans la nomenclature de l’exercice suivant. Si un compte n’existe pas, l’AP/Compte sera désactivée.
Elle ne pourra plus être utilisée en saisie de délégations d’AP, versement de CP, EJP, Avenant.
Pour les APCP, les comptes budgétaires doivent exister dans la structure budgétaire validée. Comme
pour les comptes exécutables, si un compte n’existe pas, l’AP/compte sera désactivée.
L’arrêté/ouverture est possible pour un programme uniquement si
- il n’existe pas d’avenant non validé,
- ni de délégation d’AP non validée,
- ni de versement de CP non validé,
- ni d’EJP non validé,
- et dans le cas des APCP, s’il n’existe pas de dépense non validée dans l’exercice, ni de
dépense validée non soldée. Il n’y a pas de contrôle pour les OP dans le cas des CM.
Après avoir fait l’arrêté/ouverture d’un programme, les avenants, les délégations d’AP, les
versements de CP, les EJP, les dépenses et recettes pourront être saisis sur la nouvelle année de
gestion. Il est cependant possible de saisir un EJP de reprise sur l’année antérieure.
3.2.6 Clôture programme
La clôture permet d’interdire l’utilisation d’un programme. Mais l’établissement peut continuer à
traiter les opérations déjà saisies : les dépenses non validées peuvent être validées, les dépenses
validées non soldées peuvent être liquidées, ...
Pour faire la clôture, il n’est pas obligatoire de se connecter dans l’année de gestion.
Tous les programmes dont l’année de fin est atteinte par rapport à l’exercice de connexion peuvent
être clôturés.
Un programme est proposé dans l’assistant de clôture si :
- il n’est pas clôturé et
- il est validé Ordo et
- l’année de fin de gestion est atteinte.
ATTENTION : Il n’y a pas de contrôle sur l’existence d’avenants, de délégations de CP et de
versements de CP, d’EJP non validés.
3.3 Avenants
3.3.1 Gestion des avenants
L’avenant permet la modification du montant du programme et/ou la répartition du montant sur les
AP/Comptes dans l’année de gestion.
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 Pré-sélection des avenants :
 Liste préalable :
 Onglet Avenant :
 Code : saisi ou sélectionné parmi les programmes validés, ouverts dans l’année de
gestion et non clôturés.
 Date : date à renseigner. obligatoire.
 Libellé : objet de l’avenant à renseigner. Obligatoire.
 Montant : à saisir. Le montant peut être positif, négatif ou nul. Le montant global de
l’avenant sur le programme peut être égal à 0 mais le montant de l’avenant sur un
AP/Compte doit être différent de 0.
 Montant TTC : à saisir si le programme est soumis à TVA.
 Onglet Comptes (Dépense ou Recette) :
Comme en saisie d’un programme, le montant de l’avenant doit être réparti sur des comptes de
dépenses et/ou recettes (pour les APCP) ou sur des comptes de tiers (pour les CM).
La répartition sur les comptes de dépenses est obligatoire et totale, celle des recettes est optionnelle.

Le bouton « recherche » : permet d’ajouter une ligne de répartition en sélectionnant
un compte déjà rattaché au programme.
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


Le bouton « Ajouter » : permet d’ajouter une nouvelle ligne de répartition.
Compte : à sélectionner dans une liste déroulante (Idem gestion des programmes). Il
est possible de rattaché un nouveau compte au programme.
Montant avenant : à saisir, positif ou négatif, non nul. La part de l’avenant , affecté
au compte sélectionné. Par défaut, le reste à répartir est renseigné.
 Onglet Historique :
Cet onglet permet la consultation des informations concernant l’opérateur et l’état de validation de
l’avenant.
3.3.2 Validation ordonnateur des avenants
Tous les avenants non validés, sur des programmes ouverts dans l’année de gestion, sont proposés
par l’assistant de validation. L’ordonnateur prend position.
Si le montant de l’avenant est négatif, la validation ne pourra avoir lieu que s’il y a assez de
disponibles par rapport aux EJP, délégations d’AP, versements de CP et au paiement antérieur.
Après la validation de l’avenant, les modifications sont effectives sur le programme : les montants
des AP/Comptes sont modifiés. Le montant du programme est éventuellement modifié (augmenté ou
diminué ou non changé en fonction des montants des AP/Comptes). S’il y a des nouvelles
AP/Comptes : elles sont activées.
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3.3.3 Edition des avenants
L’édition des avenants peut être demandée pour une ou toutes les années et pour un ou plusieurs
programmes.
La liste des avenants correspondants aux critères est présentée par programmes.
Au début d’un programme, dans le cas d’une édition pour toutes les années, le montant report est le
montant initial du programme.
Dans le cas d’une édition pour une année, le montant report indique le montant modifié du
programme avant les avenants de l’année.
A la fin du programme, tous les avenants sont totalisés sans tenir compte des critères de sélection. Le
total programme est égal au montant initial plus tous les avenants.
3.4 Délégations d’AE
3.4.1 Gestion des délégations d’AE
Cette gestion est optionnelle.
Si elles sont paramétrées, les délégations d ‘AE déterminent la limite des engagements juridiques
pluriannuels pour chaque AP/Compte, à une date donnée.
Cas de programmes repris :
Toutes les délégations depuis le début du programme sont ressaisies
ou bien
Une délégation d'un montant du cumul des délégations antérieures sera enregistrée pour chaque
AP/Compte.
 Fiche délégation d’AE :
 Type : Il s’agit des types de convention prévus par le logiciel. APCP, CM (cf
définitions ci avant)
 Code / compte : à sélectionner dans la liste déroulante des comptes par programmes
validés non clôturés. Information importante : le reste à déléguer est affiché dans
cette liste.



Date : date à renseigner comprise entre la date d’ouverture du programme et le 31/12
de l’année de fin de gestion.
Libellé : objet de la délégation à renseigner. Obligatoire.
Montant : à saisir. Le montant peut être négatif ou positif, non nul. Le cumul des
délégations pour un AP/compte doit être compris entre zéro et le montant de
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l’AP/compte. Le reste à déléguer est affiché dans la liste déroulante liée au
Code/compte.
3.4.2 Validation par l’ordonnateur des délégations d’AP
Sont proposées en validation toutes les délégations, saisies dans l’exercice en cours, en attente de
validation.
Les délégations se valident par type de programme. Pour chaque délégation, l’ordonnateur prend
position.
Après validation,
- les délégations d’AP sont prises en compte, selon le paramétrage, dans le calcul du
disponible pour la saisie des EJ P.
3.4.3 Edition des délégations d’AP
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3.5 Versements de CP
3.5.1 Gestion des versements de CP
Cette gestion est optionnelle.
S’ils sont paramétrés, les versements de CP déterminent la limite des mandats pris en charge pour les
APCP et la limite des OP pris en charge pour les conventions de mandats, pour chaque AP/Compte, à
une date donnée.
Cas d'un programme repris :
Tous les versements depuis le début du programme sont ressaisis
ou bien
Un versement d'un montant du cumul des versements antérieurs sera enregistré pour chaque
AP/Compte.
La gestion des versements de CP est identique à la gestion des délégations d’AP.
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3.5.2 Validation par l’agent comptable des versements de CP
Sont proposées en validation tous les versements de CP, saisis dans l’exercice en cours, en attente de
validation.
Les versements se valident par type de programme. Pour chaque versement, l’agent comptable prend
position.
Après validation,
- Les versements de CP sont pris en compte, selon le paramétrage, dans le calcul du
disponible pour la prise en charge des paiements.
3.5.3 Edition des versements de CP
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3.5.4 Echéancier des délégations d’AP et des versements de CP
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3.6 Engagements Juridiques Pluriannuels (EJP)
3.6.1 Gestion des EJP
L'EJP permet de consommer les programmes pluriannuels. Il s'agit le plus souvent d'un bon de
commande pluriannuel qui peut éventuellement se rapporter à un marché.
Il est composé de données générales en entête et de données comptables sur les lignes. Les lignes de
l'EJP font référence à des programmes, il peut s'agir d'APCP ou de CM. Un même EJP peut
consommer des APCP et des CM. Un EJP peut être mono-tiers ou multi-tiers, dans ce dernier, le tiers
ne sera pas renseigné.
On peut saisir des EJP sur les programmes validés Ordo et non clôturés.
 Onglet EJP :
Cet onglet permet la saisie des informations générales concernant l’EJP.





Numéro : non saisissable. Il est composé de l’année de l’EJP et d’un numéro
séquentiel attribué en automatique.
Date : date de l’EJP. L’année est non modifiable La date est comprise entre les dates
d’ouverture des programmes auxquels l’EJP se rapporte et la date de fin de l’exercice
en cours. Dans le cas des EJP de reprise, l’année est antérieure à l’année de l’exercice
sinon l’année est celle de l’exercice.
Reprise : Case à cocher, non modifiable. Cocher si l’année de l’EJP est antérieure à
l’année de reprise dans ADIX V4. Dans le cas d’une reprise voir infos
supplémentaires à renseigner dans l’onglet « lignes ».
Provisionnel/spécifique : non modifiable.
Secteur de TVA : le secteur de TVA d’un EJP est soit Imposable soit non imposable.
La notion de Prorata est éliminée en EJP. Si l’établissement est en ‘Prorata général’,
les lignes de l’EJP devront être obligatoirement avec Tx de TVA = 0 pour pouvoir
être intégrées en dépense. (sinon le calcul du consommé de l’EJP est faux).
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


Tiers : non obligatoire. A renseigner dans le cas où l’EJP est mono-tiers.
Nature : courant, sur marché ou sur contrat.
Marche & Lot : si Nature est « sur marché », saisie obligatoire. La taille de la zone

code marché a été augmentée, elle est, à présent, sur 20 caractères.
Contrat : si Nature « sur contrat », saisie obligatoire. La taille de la zone code contrat a
été augmentée, elle est, à présent, sur 30 caractèrs.







N° de commande interne : non obligatoire. Lorsqu’il est renseigné, il permet de faire
des recherches par les fenêtres de sélection des EJP.
Date d’ouverture et Date fin : non obligatoire. Lorsqu’elles sont indiquées, elles
correspondent à la période d’exécution de l’EJP et sont comprises au sein du
programme.
Devis : non obligatoire.
Date du devis : non obligatoire.
Objet : obligatoire.
Résumé : obligatoire.
Tableau récapitulatif : Il reprend les totaux des lignes d’EJP.
 Onglet Lignes :
Cet onglet permet la saisie des informations comptables concernant l’EJP.
Les lignes d’EJP font référence à un AP/compte. Les lignes EJP sur APCP seront consommées par
des EJ + liquidation + mandats. Les lignes d’EJP sur CM seront consommées par des OP.


Désignation : obligatoire. Elle sera proposée en saisie des dépenses.
Code : à sélectionner dans la liste déroulante des comptes par programmes validés
non clôturés. Le disponible par rapport au montant des AP/comptes est affiché dans
cette liste.


Compte dépense : affiché, compte éxécutable.
Compte budgétaire : affiché, compte budgétaire de la ligne code sélectionnée, en
parenthèse dans la liste déroulante de sélection du code, vide si convention de mandat.
Montant HT : obligatoire et >0
Taux TVA : . Si l’établissement est en ‘Prorata général’, les lignes de l’EJP devront
être obligatoirement avec Tx de TVA = 0 pour pouvoir être intégrées en dépense.
(sinon le calcul du consommé de l’EJP est faux).
Montant TVA : saisi, par défaut calculé. >0
Montant TTC : saisi, par défaut calculé.
Engagé EJP : affiché. Si le secteur TVA est non imposable, c’est le montant TTC, si
le secteur est imposable, c’est le montant HT.
Reprise dépensé : saisi uniquement si EJP de reprise, il est limité au montant engagé
EJP. Il s’agit de la part déjà consommée de l’EJP, qui ne peut être justifiée par des
mandats où OP dans l’application ADIX V4.
Tableau récapitulatif : affichage des informations saisies pour chaque ligne d’EJP.







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Après avoir saisi une ligne, cliquer sur le bouton « Ajouter » pour ajouter une nouvelle ligne d’EJP.
 Onglet Historique :
Cet onglet permet la consultation des informations concernant l’origine, l’opérateur, l’état soldé ou
non et l’état de validation de l’EJP.
3.6.2 Validation ordonnateur des EJP
Sont proposés en validation tous les EJP saisis dans l’exercice en cours par les utilisateurs
sélectionés, et en attente de validation.
Un bouton détail permet de consulter l’EJP sélectionné.
Pour chaque EJP, l’opérateur prend position, « validé » ou « non traité ».
Dans le cas de site non soumis au visa CF, la validation ordo EJP est la validation définitive.
Dans le cas de site soumis au visa CF, la validation ordo EJP permet l’édition des propositions
d’engagement qui seront visés par le CF. La validation CF de l’EJP sera alors la validation définitive.
Cas particulier : la validation ordo d’un EJP de reprise est également une validation définitive. En
effet, un EJP de reprise correspond a un rattrapage de données antérieures sur le logiciel ADIX. Si
l’établissement est soumis au visa CF, l’EJP de reprise a donc déjà été visé par le CF.
3.6.3 Propositions d’engagement des EJP
(Dans le cas où l’établissement est soumis au visa CF)
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3.6.3.1 Propositions d’engagement des EJP
Dans le cas où l’établissement est soumis au visa CF, chaque EJP validé ordo est visé par le CF
hormis les EJP de reprise. On édite les propositions d’engagement des EJP validés ordo. Une
proposition d’engagement correspond à une ligne d’EJP. L’ensemble des propositions éditées forme
un bordereau qui est transmis au CF. Ce bordereau comprend au minimum les propositions d’un EJP,
il peut comprendre les propositions de plusieurs EJP.
Cas de l’édition : Les propositions EJP sont éditées dans l’ordre des n° d’EJP et n° de ligne EJP.
Remarque : Un bordereau d’engagement EJP comprend uniquement des EJP initiaux (il n’y a jamais
d’ajustement).
La date de la proposition est saisie. Un n° de proposition et un n° de bordereau sont affectés. Il s’agit
de n° séquentiel par exercice.
Cas de la réédition : Les propositions d’engagements EJP peuvent être réédités par bordereau.
La proposition fait apparaître les éléments de la ligne d’EJP, le montant de l’AP/compte, le montant
des engagements antérieurs, des engagements non visés, le montant de la ligne EJP et le disponible
sur cet AP/comte.
3.6.3.2 Validation CF des EJP
La validation CF des EJP se fait par bordereau.
Le CF valide ou refuse l’ensemble des propositions d’un même EJP, il s’agit donc d’un visa d’EJP.
Lorsque l’EJP est accepté par le CF, le n° de visa peut être saisi sur chaque proposition d’engagement
de l’EJP.
Lorsque l’EJP est refusé par le CF, le motif doit être indiqué. Ce motif est commun à toutes les
propositions de l’EJP.
3.6.4 Editions
3.6.4.1 Edition des Engagements juridiques pluriannuels
Cette édition est une édition de contrôle de la saisie des EJP.
Elle permet un suivi des marchés dans le cas d’EJP. Pour un meilleur suivi des marchés dans le cas
d’utilisation des EJP, nous avons adapté l’état afin de permettre de distinguer la part des dépenses sur
marché et hors EJP.
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3.6.4.2 Suivi détaillé de la consommation
Le suivi détaillé donne, pour chaque EJP sélectionné, la liste des dépenses mandatées et des OP.
3.6.4.3 Suivi récapitulatif de la consommation
Le suivi récapitulatif donne, pour chaque EJP sélectionné, le total des dépenses mandatées et des OP.
3.6.4.4 Historique des EJP par programme
Cet historique donne, pour chaque programme sélectionné, la liste des lignes d’EJP avec leur
montant et leur reste EJP.
3.6.4.5 Historique des EJP
Cet historique donne, pour chaque EJP sélectionné, la liste des lignes d’EJP avec leur montant initial
et leurs ajustements.
3.6.5 Gestion des ajustements
Un ajustement permet de modifier le montant d’une ligne d’EJP. Il peut s’agir d’augmentation ou de
diminution. Il permet aussi d’ajouter une nouvelle ligne sur un EJP.
 Sélection des ajustements d’EJP :
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 Onglet Ajustement EJP :
Cet onglet permet la saisie d’ajustement sur les lignes d’un EJP.
Si l’EJP traité est un EJP de reprise, il est également possible de saisir un correctif du dépensé de
reprise, ceci dans la limite du montant de l’ajustement.






Numéro d’ajustement : non saisissable. Il est composé de l’année de l’EJP et d’un
numéro séquentiel attribué en automatique.
Date : date de l’ajustement. Par défaut c’est la date du jour. Elle doit être comprise
entre début et fin ordo.
N° EJP : n° de l’EJP initial validé, saisi ou sélectionné en cliquant sur le bouton .
Type d’ajustement : augmentation, diminution ou nouvelle ligne.
Ligne initiale : Lorsqu’il n’y a qu’une seule ligne sur l’EJP initial, elle est
sélectionnée automatiquement. Si il y a plusieurs lignes, la sélection du n° de ligne se
fait en cliquant sur le bouton . Les informations de la ligne sont affichées. Dans le
cas d’une nouvelle ligne, il n’y a pas de ligne initiale à sélectionner.
Ajustement
- Désignation : obligatoire
- Code : obligatoire si « nouvelle ligne », sélection d’un AP par compte, sinon
c’est le code de la ligne initiale non modifiable.
- Compte de dépense, compte budgétaire : affichés après sélection de
l’AP/compte.
- Montant HT : saisi. >0 si augmentation ou nouvelle ligne, <0 si diminution.
- Taux de TVA : saisi si ‘nouvelle ligne’, sinon c’est le taux de la ligne initiale
non modifiable.
- Montant TVA : saisi, par défaut calculé. >0 si augmentation ou nouvelle
ligne, <0 si diminution.
- Montant TTC : saisi, par défaut calculé.
- Engagé EJP : affiché. Si le secteur TVA est non imposable, c’est le montant
TTC, si le secteur est imposable, c’est le montant HT. S’il s’agit d’une
diminution, ce montant est limité au « Reste EJP » de la ligne sélectionné (cf
montant affiché dans la sélection de la ligne initiale). Après saisie, ce montant
est réservé et ne peut être dépensé.
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-
Reprise dépensé : facultatif, saisi uniquement si EJP de reprise, il est limité
au montant engagé EJP. >0 si augmentation ou nouvelle ligne, <0 si
diminution.
 Onglet Historique :
Cet onglet permet de connaître l’état de validation de l’ajustement.
3.6.6 Validation ordonnateur des ajustements
L’ordonnateur peut valider les ajustements de l’exercice. Les ajustements en attente sont affichés
dans l’ordre de saisie.
Rq : il est possible de valider certains ajustements d’un EJP et de ne pas traiter les autres. Il ne s’agit
donc pas d’une validation par EJP.
Dans le cas de site non soumis au visa CF, la validation ordo Ajustement est la validation définitive.
Dans le cas de site soumis au visa CF, la validation ordo de l’ajustement permet l’édition des
propositions d’engagement qui seront visées par le CF. La validation CF de l’ajustement sera alors la
validation définitive.
3.6.7 Edition des ajustements
Cette édition est une édition de contrôle de la saisie des ajustements.
3.6.8 Propositions d’engagement des ajustements
3.6.8.1 Propositions d’engagement des ajustements
Dans le cas où l’établissement est soumis au visa CF, chaque ajustement doit être visé par le CF
(même si un montant de reprise est indiqué). On édite les propositions d’engagement des ajustements
validés ordo. Chaque proposition d’engagement correspond à un ajustement. L’ensemble des
ajustements édités forme un bordereau. Le CF validera individuellement chaque engagement
d’ajustement.
Cas de l’édition : On édite les propositions d’ajustement dans l’ordre des n° d’ajustements. La date de
la proposition est saisie. Les n° de propositions et de bordereaux sont attribués dans la série continue
des n° de propositions EJP et Bordereau EJP.
Remarque : un bordereau d’engagement d’ajustement comprend uniquement des Ajustements (il n’y
a jamais d’EJP initiaux). Sur la proposition le n° ajustement est systématiquement édité.
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Cas de la réédition : Les propositions d’engagement des ajustements peuvent être rééditées par
bordereau.
3.6.8.2 Validation CF des propositions d’engagement des ajustements
Le CF vise les propositions d’un bordereau. Au sein d’un même bordereau on peut avoir des
propositions non visées, validées, refusées.
Si le CF valide une proposition, il peut saisir son n° de visa interne. S’il la refuse, il saisit le motif du
refus.
Lorsqu’une proposition d’ajustement est visée CF , l’ajustement est validé définitif.
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4 Les Dépenses - Module AdixDépense
4.1 Les dépenses concernant les APCP
4.1.1 Les engagements juridiques
Les EJP sur APCP sont consommés par des engagements juridiques (annuels)
4.1.1.1 Dépenses Directes
Grille de saisie d’une Dépense – onglet Total / Livraison

Numéro EJP : on peut saisir directement ou sélectionner un EJP validé, non soldé,
dont au moins une ligne concerne un APCP.
Grille de saisie d’une Dépense – onglet ligne

APCP : Pour chaque ligne de dépense, le numéro de ligne de l’EJP rattaché à la
dépense / le code du programme APCP correspondant. Par défaut, sont proposés la
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ligne n°1 et le code APCP associé. On peut saisir directement le numéro de ligne ou
sélectionner la ligne dans une liste déroulante. Le montant de la ligne de l’EJP et son
disponible sont affichés dans cette liste.
Liste déroulante :
Remarque : Le code programme apparaitra barré si la date de fin est atteinte.
De plus, dans la liste de sélection des APCP, s’affichera « date fin atteinte » sur la ligne d’un programme
fini.



Compte budgétaire : modifiable, compte budgétaire de la ligne APCP sélectionnée,
en parenthèse dans la liste déroulante de sélection APCP, vide si convention de
mandat.
Compte dépense : modifiable. Par défaut, c’est le compte exécutable de la ligne
APCP sélectionnée. Il est possible de sélectionner un compte plus fin.
Désignation : la désignation de la ligne APCP sélectionnée est reprise dans la ligne de
dépense.
4.1.1.2 Suivi des dépenses par APCP
Menu : Eng. juridique / Edition de synthèses / Dépenses par APCP / Suivi des dépenses
Cette édition présente, pour un ou plusieurs programmes., la liste des dépenses de l’exercice courant
triées par programmes.
4.1.1.3 Suivi des mandats par APCP
Menu : Eng. juridique / Edition de synthèses / Dépenses par APCP / Suivi des mandats
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Cette édition présente, pour un ou plusieurs programmes., la liste des mandats de l’exercice courant
triés par programmes.
4.1.2 Les liquidations
Grille de saisie d’une Liquidation – onglet Lignes

APCP : le numéro de ligne de l’EJP rattaché à la dépense / le code du programme
APCP correspondant.
Grille de saisie d’une Liquidation – onglet Dépense

EJP : le numéro de l’EJP rattaché à la dépense
Grille de saisie d’une Liquidation – onglet Révision/Base
Dans le cas d’une liquidation relative à un EJP, l’onglet Révision/Base est proposé.
Pour chaque ligne de liquidation ,
 Montant HT : affiché, montant HT de la ligne,
 Montant Base : saisissable, par défaut montant HT.
 Montant révision : affiché, calculé : montant HT - montant Base.
Les documents affichant le code APCP pour chaque ligne de dépense:
 Le mandat
 Le bordereau.
4.1.3 Les réimputations
Les réimputations de mandats relatifs à des EJP sont possibles. Le compte dépense est par défaut le
compte exécutable de l’AP par compte, il peut cependant être un compte plus fin..
4.1.4 Les ordres de reversement (OR)
Grille de saisie d’un OR – onglet Lignes
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
APCP : le numéro de ligne de l’EJP rattaché à la dépense / le code du programme
APCP correspondant.
Grille de saisie d’un OR – onglet Révision/Base
Dans le cas d’un OR sur liquidation relative à un EJP, l’onglet Révision/Base est proposé.
(idem liquidation)
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4.2 Les dépenses concernant les conventions de mandats
4.2.1 Les ordres de paiement (OP)
Les EJP sur CM sont consommés par des ordres de paiements.
Grille de saisie d’un OP – onglet opération

EJP : on peut saisir directement ou sélectionner un EJP validé, non soldé, dont au
moins une ligne concerne une CM.

CM : Pour chaque ligne de dépense, le numéro de ligne de l’EJP rattaché à la dépense
/ le code du programme CM correspondant. Par défaut, sont proposés la ligne n°1 et le
code CM associé. On peut saisir directement le numéro de ligne ou sélectionner la
ligne dans une liste déroulante. Le montant de la ligne de l’EJP et son disponible sont
affichés dans cette liste.
Liste déroulante :

Régularisation : saisissable uniquement dans le cas d’un OP rattaché à un EJP,
permet de saisir un OP de régularisation. Dans ce cas, le montant de l’opération sera
négatif.

Objet : la désignation de ligne APCP sélectionnée est reprise dans l’objet de
l’opération.

Montant HT : ce montant est négatif dans le cas d’un OP de régularisation.
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Grille de saisie d’une Dépense – onglet Imputation et paiement

Compte à débiter : affiché, compte de la ligne CM sélectionnée.
Grille de saisie d’une Dépense – onglet Révision / Base



Montant HT : affiché, montant HT de l’opération,
Montant Base : saisissable, par défaut montant HT.
Montant révision : affiché, calculé : montant HT - montant Base.
Les documents affichant le code CM et le numéro EJP :
 L’ordre de paiement
 Le bordereau
4.2.2 Les OP de régularisation
Un OP de régularisation libère les crédits de la ligne EJP à laquelle il se rapporte. L’OP de
régularisation est un OP traditionnel sur lequel on coche la case « Régularisation ».
 Régularisation : case à cocher saisissable uniquement dans le cas d’une CM, permet
de saisir un OP de régularisation. Dans ce cas, le montant de l’opération sera négatif.
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