Table des matières - Travaux publics et Services gouvernementaux

Rapport de faisabilité
(pour les projets relatifs aux
locaux)
<Nom du projet>
<Emplacement (s’il y a lieu)>
<Client>
Système national de gestion de projet
Phase de faisabilité
Version : 2 juillet 2013
Préparé par :
Date :
Numéro du bail :
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
Table des matières
Résumé ..................................................................................................................................................... 3
1. Définition du problème ou de l’opportunité ....................................................................................... 3
2. Contexte ............................................................................................................................................... 4
2.1 Historique du projet ........................................................................................................................ 4
2.2 État de l'immeuble .......................................................................................................................... 4
2.3 Considérations liées aux locataires ................................................................................................. 4
2.4 Contexte stratégique ...................................................................................................................... 5
2.5 Intervenants .................................................................................................................................... 6
3. Portée du projet .................................................................................................................................. 6
4. Définition et analyse des options ......................................................................................................... 7
4.1 Options envisagées ......................................................................................................................... 7
4.2 Analyse des facteurs non financiers et évaluation préliminaire des risques .................................. 8
4.3 Options non réalisables................................................................................................................... 9
4.4 Options réalisables .......................................................................................................................... 9
5. Options recommandées aux fins d’analyse plus détaillée .................................................................... 9
6. Équipe de projet, approbation et signatures ...................................................................................... 10
2
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
Le rapport de faisabilité (RF) présente les paramètres du projet et les solutions possibles au problème, au besoin
ou à l’opportunité qui ont été définis. Il développe chacune de ces solutions possibles, en fournissant des
précisions suffisantes et des évaluations non financières, afin de permettre au chef de projet de recommander à
l’autorité approbatrice toutes les solutions viables possibles qui devraient faire l’objet d’une analyse plus
poussée à la phase suivante (Rapport d’analyse des investissements [RAI]). Le RF devrait aussi justifier les
raisons pour lesquelles une solution possible a été jugée non viable ou non conforme à la politique
gouvernementale ou aux objectifs du projet et a, par conséquent, été éliminée.
Résumé
1.
Énoncé du problème ou de l’opportunité
- Définition du problème ou de l’opportunité
2.
Approbations, décisions et ententes précédentes (le cas échéant)
3.
Questions spéciales à porter à l’attention du Conseil régional de gestion des investissements et du
Conseil d’investissement des biens immobiliers ( le cas échéant)
- Gestion des risques
- Considération politique potentielle
- Échéancier
- Enjeux juridiques
- Problèmes axés sur les clients
- Objectifs du Ministère en matière de développement durable
- Protection du patrimoine
- Intérêt du public
- Projets connexes récents ou en cours
4.
Liste des options à analyser
1. Définition du problème ou de l’opportunité
1.
Renseignements généraux
- Besoin d’un client
- Date d'expiration de l'occupation
- Nouvelle date d'acquisition
- Date limite pour exercer les options de renouvellement de bail (s'il y a lieu)
- Emplacement des locaux (adresse)
2.
Facteurs
- Exigences du programme
- Locaux actuels inadéquats (s'il y a lieu)
- Possibilités
3.
Approbations, décisions ou ententes antérieures
- Conseil d’investissement des biens immobiliers (CIBI)
- Conseil régional de gestion des investissements (CRGI)
- Approbations du Conseil du Trésor (CT)
- Décisions du Cabinet ou ministérielles
- Entente interministérielle
4.
Participation particulière d'autres ministères
3
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
Remarque : La présente section ne doit comporter aucun indice de la solution proposée, puisqu'elle se
concentre sur les éléments qui orientent le projet.
2. Contexte
2.1 Historique du projet
-
Description des locataires
- Brève description des antécédents pertinents de l'occupation du client à cet emplacement
- Date d'emménagement du client à cet emplacement
2.2 État de l'immeuble
1.
Brève description de l'immeuble
- Âge, secteur, emplacement, caractéristiques principales, classification de l'édifice, propriétaire
de l'édifice
- Historique de l'occupation (À quelle date le gouvernement fédéral a-t-il commencé à louer des
locaux dans cet immeuble? De quelle façon les locaux ont-ils été acquis initialement?)
- Évaluation de la performance environnementale (BOMA BESt, LEED, etc.)
2.
État général
- Rapport sur le rendement de l'immeuble (problèmes relatifs à l'immeuble et répercussions
connexes)
- État des rénovations récentes, des projets de remise à neuf ou des projets de services aux
locataires et de l'aménagement
- Rapport sur l'accessibilité (s’il n’est pas disponible, il faut soumettre une confirmation de la
Gestion des immeubles qui décrit la situation relative à l’accès et qui indique la date estimative à
laquelle le rapport sera disponible)
- Rapport sur l’état de la location (s’il n’est pas disponible, il faut soumettre une confirmation de la
Gestion des immeubles qui décrit la situation relative à la location et qui indique la date
estimative à laquelle le rapport sera disponible)
2.3 Considérations liées aux locataires
1.
Description des locataires
- Renseignements contextuels sur les locataires
- Inventaire des locaux actuellement occupés par le ministère client
- Nature des programmes susceptibles d’être touchés par la présente exigence
Inventaire des occupations actuelles dans la région1
Locaux à bureaux
Nom ou
adresse
Date de début
de l'occupation
par le client
Fontaine
Le 1er avril 2009
Monclair
Saint-
Le 1er mai 2010
Le 1er mai 2010
1
Date d’expiration
Le 31 décembre
2013
Le 31 mars 2013
Le 31 août 2014
Date
d'expiration du
bail
Le 31 décembre
2022
Le 30 avril 2020
Le 31 août 2014
Cette information est tirée de la liste des accords d’occupation.
4
Options
qui
restent
1 X 5 ans
117,6
Mètres
carrés
louable
s (m2l)
129,2
1 350,1
195,6
1 357,9
225,9
Mètres
carrés
utilisables
(m2u)
Locaux à
usage
particulier
Nombre
total de
m2l
m2u
m2l
129,2
1 357,9
225,9
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
Joseph
VincentMassey
Le 1er août 2011
Le 31 mars 2016
Le 31 juillet 2036
Total général
1 477
2 429
752,8
884,3
3 313,3
3 140,3
4 142
752,8
884,3
5 026,3
Occupations actuelles des clients touchés par la présente exigence
Remarque : Les locaux à bureaux et les locaux à usage particulier doivent toujours être montrés
séparément, même si leur taux de location est identique.
Client
ABC
No du
bail
Accord
d’occupation
12345
6
4A0000
Coûts non
remboursés
12345
7
4A0001
Coûts
remboursés
Financement
Type de
locaux
Bureaux
à usage
particulie
r
Bureaux
Nombre
d’équivalents
temps
plein
62
Total pour ABC
m2l
Stationnement
Date
d’expiration de
l’occupation
1 000
500
1 125,
6
562,8
2
Le 31 mai 2015
46
750
844,2
3
Le 31 mai 2015
108
2 250
2 532,
6
5
m2u
2.
Répercussions de l'opportunité ou du problème actuel sur les locataires (le cas échéant)
- Coûts supplémentaires pour les locataires
- Perturbation du programme
- Réinstallation requise
- Date de mise en service
3.
Activités de liaison avec le client (le cas échéant)
- De quelle façon les préoccupations du client sont-elles prises en considération?
2.4 Contexte stratégique
1.
Décrire le lien du problème ou de l'opportunité avec les stratégies et les plans actuels
- Stratégie d'investissement nationale (SIN)
- Stratégie d'investissement régionale (SIR)
- Stratégie d’investissement locale (SIL)
- Stratégie relative au portefeuille
- Plan d’action stratégique
- Plan d’action relatif au bail
- Stratégie du client (expliquer la stratégie de gestion des locaux du client à court et à long terme)
- Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0
2.
Rencontrer un membre de la Gestion du portefeuille, l'analyste des Services de propriétaireinvestisseur, le gestionnaire des biens et tous les autres intervenants pertinents pour s’assurer que
tous les renseignements contextuels nécessaires sont inclus, entre autres les directives
supplémentaires de la haute direction, les priorités, les réductions budgétaires ainsi que les résultats
de l’examen stratégique et opérationnel, etc. De plus, obtenir une copie du manuel Projets de locaux
101, lequel explique les processus associés aux projets de locaux de TPSGC et vous oriente à travers
la mise en œuvre d’un projet de locaux à partir du début jusqu’à la fin du projet.
5
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
2.5 Intervenants
1.
Dresser la liste de tous les intervenants pertinents qui sont concernés par le problème ou par
l’opportunité
2.
Décrire brièvement leurs enjeux ou leur intérêt
3. Portée du projet 2
2
1.
Exigences
- Superficie requise : nombre d'équivalents temps plein (ETP) à loger, nombre de mètres carrés de
locaux à usage particulier, nombre de mètres carrés de locaux d'entreposage (entrepôt, salles de
formation, etc.)
- Type de locaux (indiquer si des locaux non conformes ou des locaux à usage particulier ont été
approuvés par TPSGC)
- Locaux transitoires (le cas échéant)
- Limites géographiques, y compris la justification des limites choisies
 Nord : _________
 Sud : _________
 Ouest : _________
 Est :
_________
- Identification de la ville et de la province. Indication de tout programme unique et/ou de toute
exigence opérationnelle qui pourraient limiter davantage le choix de l’emplacement des locaux,
conformément à la Procédure sur les limites géographiques.
- Date à laquelle les locaux sont requis
- Durée de l’occupation, telle qu’elle est requise par le client
2.
Limites relatives à l’attribution des locaux de TPSGC (voir le tableau ci-dessous)
- Indiquer le nombre d’ETP
- Indiquer la superficie accordée (m2u et m2l, conformément aux limites relatives à l’attribution
des locaux (Milieu de travail 2.0)
- Indiquer le ratio m2u/ETP (actuel versus Milieu de travail 2.0)
- Déterminer si les locaux serviront à des fonctions quasi-judiciaires; si c’est le cas, la superficie
allouée en fonction des Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à
l’initiative Milieu de travail 2.0 est différente
- Fournir une justification si le nombre de m2u par ETP est supérieur à la cible qui a été fixée
- Satisfaire aux exigences pour assurer la conformité aux Normes d’aménagement du
gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0 et aux exemptions (locaux
non conformes)
Si le Questionnaire sur les besoins en locaux du client et/ou l’Énoncé des besoins des locataires sont remplis, les inclure en annexe.
6
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
Normes d'attribution des locaux fondées sur les exigences du projet
Client
X
Type de locaux
Locaux à bureaux destinés à
l’administration générale
Nombre
d’ETP
Limites
relatives à
l’attribution
des locaux
(m2u)
Superficie
requise
(m2u)
Écart
(+/-)
Taux
d'utilisation
(m2u par ETP)
183 locaux
à bureaux
et
2 429,12
2 430
0
12,92
5 locaux à
usage
particulier
Y
Locaux à bureaux destinés au
contact avec le public
0
0
0
0
S.O.
Z
Locaux à bureaux pour
fonctions quasi judiciaires
0
0
0
0
S.O.
Superficie totale utilisable
requise
188
2 429,12
2 430
12,92
Calculatrice de l'espace de bureau
3.
Exigences opérationnelles en matière de stationnement (conformément à la Politique en matière de
garde des stationnements)
4.
Considérations spéciales (le cas échéant)
- Emplacement précis dans un immeuble (rez-de-chaussée, aire commerciale, etc.)
- Type particulier d’emplacement
- Exigences en matière de sécurité (de nature très délicate)
Édifice patrimonial
5.
Prévisions de la demande du client (le cas échéant)
- Facteurs influant sur la demande future
- Probabilité des facteurs
- Répercussions sur les exigences du client
- Changements prévus aux niveaux de financement
6.
Engagements relatifs à l'occupation (engagement du client versus durée du bail)
7.
Répercussions sur l'enveloppe de locaux et source du financement du client (cadre de contrôle de
l'expansion ou coûts non remboursés par le client)
4. Définition et analyse des options
4.1 Options envisagées
7
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
**L’option de maintenir le statu quo doit être analysée en profondeur et les répercussions doivent être
établies. En ce qui concerne les projets relatifs aux locaux, le statu quo consiste à renouveler les baux. Se
reporter au scénario de référence (statu quo).
Énumérer et décrire toutes les options raisonnables qui permettraient de satisfaire aux exigences
du projet
Il est préférable de déterminer un grand nombre d’options, puis de les éliminer
Voici certains exemples d’options pour des projets relatifs aux locaux :

locaux inoccupés appartenant à l’État;

appel d’offres en vue de louer des locaux existants;

renouvellement des baux actuels;

construction à des fins de location;

bail-achat;

construction par le gouvernement;

acquisition d’un immeuble existant;

partenariat public-privé (un outil d’examen des partenariats public-privé a été élaboré pour
les grands projets);

optimisation des locaux actuels.
-
4.2 Analyse des facteurs non financiers et évaluation préliminaire des
risques
Tableau sur les avantages, les inconvénients et l’évaluation préliminaire des risques (exemple)
Option
Avantages
Option 1 :
Renouvellement
des baux
actuels

Option 2 :
Appel
d’offres de
location



Inconvénients
On profite des
investissements du client
et de l’infrastructure
actuelle
Aucune perturbation dans
l’exécution du
programme des locataires
et dans la prestation des
services à la population
canadienne

Processus non
concurrentiel
Processus ouvert,
transparent et
concurrentiel
Locaux conformes au
Cadre de gestion des
locaux à bureaux

Risque de ne pas trouver
d’autres locaux
appropriés
Ressources internes
limitées
Perturbation des activités
du client
Nouvel aménagement
requis, échéancier plus
long pour la réalisation du
projet



8
Évaluation préliminaire des
risques
(élevé, modéré, faible)
 Risque de ne pas
répondre aux besoins de
l’utilisateur (faible) : le
client a confirmé qu’il est
satisfait des locaux
actuels
 Risque de besoins
changeants (faible) : le
client a confirmé ses
exigences par l’entremise
de l’Énoncé des exigences
et du Questionnaire sur
les besoins en locaux du
client
 Risque de ne pas
répondre aux besoins de
l’utilisateur (modéré) : il y
a un risque qu’on ne
trouve pas de locaux
adéquats
 Risque de besoins
changeants (modéré) :
lorsqu’un programme
fonctionnel est réalisé, le
client pourrait changer
ses exigences
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
Voici des exemples de facteurs non financiers :
- satisfaction des exigences du projet;
- satisfaction des exigences du client;
- contexte stratégique;
- répercussions sur la diversité et l’équilibre de l’inventaire;
- respect des exigences temporelles;
- appui aux objectifs de la Stratégie de développement durable de TPSGC;
- caractère approprié des locaux;
- souplesse;
- facilité de mise en œuvre;
- perturbations subies par les locataires;
- compatibilité stratégique;
- politique de bon voisinage;
- facteurs environnementaux;
- présence du gouvernement fédéral;
- accessibilité.
Voici des exemples de facteurs de risque pertinents à chaque option (élevé, modéré ou faible) :
- risque que le projet ne permette pas de corriger entièrement le problème;
- risque que les besoins de l’utilisateur ne soient pas satisfaits;
- risque que les exigences changent;
- risque que les échéanciers ne soient pas respectés;
- risque de dépassement des coûts;
- risque que le rendement futur soit entravé;
- risque de dégradation de l’environnement.
4.3 Options non réalisables
-
Toutes les options qui ont été examinées mais qui ne sont pas réalisables
Indiquer clairement les raisons pour lesquelles les options ne sont pas prises en considération
pour une analyse plus approfondie
Expliquer la stratégie du client (ou du portefeuille régional) et les paramètres des options.
4.4 Options réalisables
-
Indiquer les options qui seront analysées plus en profondeur dans le cadre du RAI

Détailler les principales options analysées

Expliquer clairement les détails de chaque option (en quoi elles consistent)

Expliquer la stratégie du client (ou du portefeuille régional) et les paramètres des
options

Calendrier proposé (jalons du projet seulement)

Un renouvellement à court terme est-il requis pour mettre en oeuvre une des
options (p. ex. construction par l’État ou bail-achat)?
5. Options recommandées aux fins d’analyse plus détaillée
-
-
Combiner les résultats et résumer les principales observations découlant de l’analyse des options
(déterminer quelles options ont été considérées comme réalisables à la suite d’une analyse non
financière et d’une évaluation des risques)
Déterminer les options recommandées pour une analyse plus poussée dans le cadre de la
préparation du RAI
9
Modèle de RF pour les projets relatifs aux locaux
6. Équipe de projet, approbation et signatures
Poste
Directeur de projet
Chef principal de projet
Conseiller, Services aux clients ou
gestionnaire des locaux
Gestionnaire de projet principal
Gestionnaire de projet
Ressources professionnelles et techniques
Conseiller financier principal
Gestionnaire immobilier
Autre (préciser)
Action
Préparé par :
Organisation
Date
Chef de projet
Révisé par :
Recommandé par :
Approuvé par :
10
Nom
Signature