La convention cadre nationale - Version n°2005

DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE
PROGRAMME HELIOS
Pôle national de dématérialisation
pour le secteur public local
Immeuble Maille Nord bat.3
9-10 Porte de Neuilly
93192 Noisy-le-Grand
Convention cadre nationale
relative à la dématérialisation
des titres de recette, des mandats
de dépense et des factures (pièces
justificatives) des collectivités et
établissements publics locaux
Version n° 2005-1 du 16 décembre 2005

NOTE LIMINAIRE
L’exécution des dépenses des collectivités et des établissements publics locaux donne lieu, de façon
clairement séparée, le plus souvent à deux types de documents « papier » : le mandat et la(es)
pièce(s)justificative(s).
 Le mandat constitue l’ordre donné par l’ordonnateur à son comptable assignataire de payer la
dépense en cause ; le mandat permet au comptable d’effectuer la prise en charge comptable.
Le bordereau reprend quant à lui l’essentiel des informations nécessaires à la prise en charge
comptable des mandats.
 La(es) pièce(s) justificative(s) permet(tent) au comptable de donner son visa, préalable à la
prise en charge, pour l’exécution (c’est-à-dire pour le règlement) de la dépense.
L’exécution des recettes des collectivités et établissements publics locaux procède de la même
dualité de pièces :
 Le titre de recettes constitue l’ordre donné par l’ordonnateur à son comptable assignataire
de recouvrer la créance en cause ; le titre permet au comptable d’effectuer la prise en
charge comptable. Dans le cas d’un titre récapitulatif, il est associé à un rôle le détaillant
par article (tiers) et sous-article (produit : par exemple eau ; assainissement).
 La(es) pièce(s) justificative(s) permet(tent) au comptable de valider la prise en charge du
titre de recettes.
Toutefois, dans l’univers « papier », le titre individuel de recette est établi par duplication et comporte,
sauf exception, 4 volets :
 l’un de ces volets édité par l’ordonnateur pour le débiteur et est dénommé différemment
selon la nature du service dont il liquide les droits à l’encontre du débiteur : «titre de
recette exécutoire», «avis des sommes à payer», «facture» d’eau, de cantine, etc… Ce
volet, quelle que soit sa dénomination, porte les éléments détaillés de la créance. De ce
point de vue, ce volet est assimilable à une facture au sens classique du terme. Pour la
compréhension de la présente convention, ce volet sera ainsi dénommé « facture » ;
N.B : dans certains cas, la «facture» peut être éditée indépendamment du titre et est
adressée au débiteur au lieu et place de l’ «avis des sommes à payer».
 un autre volet représente l’ordre donné par l’ordonnateur à son comptable assignataire de
prendre en charge la recette en cause ; il reprend pour l’essentiel la ligne de recette du
bordereau. Par analogie avec la chaîne d’exécution des dépenses, ce volet sera dénommé «
titre de recettes » dans la présente convention ;
 les deux autres volets constituent la copie conservée par l’ordonnateur et le comptable du
titre de recette exécutoire adressé au débiteur.
Les mentions « obligatoires » reprises par les textes et instructions de la direction générale de la
comptabilité publique (DGCP) relatives notamment aux modalités de règlement de la dette ainsi
qu’aux renseignements et réclamations et la formule exécutoire ne concernent en réalité que la «
facture » adressée au débiteur. Cette « facture » permet au comptable assignataire de valider la prise en
charge, au vu d’éventuelles autres pièces justificatives.
La mise en œuvre de la dématérialisation de la chaîne de la dépense et de la recette passe au
préalable par une clarification de l’objet de chaque acte :
 le « mandat » et le « titre de recette » constituent, l’un comme l’autre, l’ordre donné
par l’ordonnateur au comptable assignataire ;
- Les bordereaux de titres et de mandats, seuls signés par l’ordonnateur, concrétisent cet
ordre.
- C’est à partir des mandats et des titres
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- qu’ils soient dématérialisés ou « papier » -
que le comptable effectue la prise en charge, au vu des factures et d’éventuelles autres
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Dans le cas des rôles, la prise en charge budgétaire est effectuée à partir du titre ; le rôle, de son coté, permet de
constater les dettes aux comptes de tiers pour les débiteurs concernés.

pièces justificatives de la dépense et de la recette, conduisant à reconnaître une dette
ou une créance pour la collectivité ;
- Ces pièces, aujourd’hui sous format papier, ont vocation à être dématérialisées avec le
Protocole d’Echange Standard (PES) d’Hélios, dans les conditions définies au chapitre
2 de la présente convention.
 Les pièces justificatives de la dépense et de la recette matérialisent le fondement
juridique de l’ordonnancement et/ou la relation entre l’ordonnateur, ses créanciers
et ses débiteurs :
- il s’agit de la « facture » au sens générique du terme, qui justifie soit la dépense, soit la
recette.
- Les autres pièces justificatives : contrats, délibérations, jugements, arrêtés, etc.
Ces « factures » ainsi que les autres pièces justificatives ont aussi vocation à être dématérialisées,
selon différents formats en fonction des possibilités, soit orientés « données » soit orientés «
documents », dans les conditions définies au chapitre 3 de la présente convention.
 Les bordereaux de titres et de mandats pourront aussi être dématérialisés s’ils sont
signés électroniquement ; la signature sera alors réalisée avec un certificat
électronique de niveau 2 référencé par la Politique de Référencement Intersectorielle
et de Sécurité de l’ADAE.
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La présente convention cadre repose sur la distinction de ces deux concepts, tant en matière de
dépense qu’en matière de recette : l’ordonnancement d’une part (titre et mandat proprement dit, voire
bordereau) ; les pièces justificatives d’autre part (factures, pièces justificatives de dépense ou de
recette).
L'ordonnancement des opérations de recette peut être réalisé selon trois modalités principales, qui ont
un impact sur le mode de référencement de la facture :
− Recette Individuelle : chaque recette individuelle (titre individuel) concerne un tiers unique
et référence une facture ;
− Recette Collective : la recette (titre collectif) comporte plusieurs lignes correspondant à des
tiers différents, chaque ligne référençant une facture.
− Recette Globale : la recette globale (titre récapitulatif) récapitule les recettes associées à un
rôle (soit un ensemble de factures). Le rôle décrit pour chaque article une recette individuelle
correspondant à un tiers, chaque article référençant alors une facture individuelle.
Dans le cas du rôle, la CEPL peut s’abstraire du rôle si elle émet un titre de recette d’une part associé à
des factures individuelles d’autre part. En cas de dématérialisation, la CEPL peut s’abstraire de l’objet
« rôle » du PES, en émettant un titre collectif dématérialisé d’une part associé à des factures
individuelles dématérialisées selon le schéma XML présenté dans la présente convention, par exemple.

CHAPITRE 1ER
Principes généraux
Article 1. Principes posés par les partenaires au plan national :
Les partenaires privilégient la mise en œuvre de la dématérialisation des titres et des mandats (voire
des bordereaux), à partir des « objets comptables » déjà existant dans le PES d’Hélios ; en effet, ces
« objets comptables » sont autosuffisants et donc la seule transmission de ces « objets comptables »
par l’ordonnateur au comptable du Trésor permettra en même temps :
- à l’ordonnateur d’avoir dématérialisé son ordonnancement ;
- et au comptable d’effectuer les prises en charge comptables.
Les collectivités et établissements publics locaux sont libres d’opter ou non pour la dématérialisation «
PES », qu’il s’agisse de la dématérialisation des seuls flux comptables destinés au comptable pour les
prises en charge, et/ou des pièces justificatives. Elles sont tout autant libres d’opter pour la
dématérialisation des seuls titres de recette, ou des mandats de dépense, ou des bordereaux. Ces choix
de dématérialisation sont réversibles.
En tout état de cause, si une collectivité ou un établissement public local opte pour la
dématérialisation, à compter de la mise en œuvre du Protocole d’Echange Standard Version 2
prévue pour début 2007, la seule solution retenue au niveau national, sera :
- le recours aux objets comptables du PES d’Hélios pour les données de prise en charge ;
- et l’utilisation du PES pour transmettre, le cas échéant, les pièces justificatives
dématérialisées avec leur référence.
S’il est souhaitable que la mise en œuvre du PES d’Hélios Version 2, intervienne à compter du 1er
janvier de l’exercice, les partenaires peuvent décider localement que sa mise en œuvre débute en cours
d’exercice ; dans ce cas, les modalités techniques afférentes aux mois écoulés seront précisés dans un
accord local « ad hoc ».
L’instruction codificatrice N° 02-015-M0 du 14 février 2002 sera mise à jour en tant que de besoin des
dispositions de la présente convention cadre à compter de la mise en œuvre du PES Version 2.
La dématérialisation des titres, mandats (voire des bordereaux) et pièces justificatives de la dépense et
de la recette ne modifie pas les contrôles qui incombent au comptable en matière de prise en charge ni
ses obligations en terme de paiement des dépenses et de recouvrement des recettes. Elle doit
également permettre au juge des comptes de remplir ses missions dans des conditions au moins
équivalentes à celles qui prévalent actuellement sur la base des documents qui lui sont transmis.
En ce qui concerne les offices publics d’HLM, dotés d’un comptable public, assujettis aux règles de la
comptabilité publique, mais dont l’exécution budgétaire (émission de titres, de mandats) s’effectue à
partir du progiciel de l’ordonnateur, les modalités éventuelles de dématérialisation des titres et des
mandats seront examinées dans le cadre d’un groupe de travail avec la FOHLM le moment venu.
Article 2. Cas des collectivités et des établissements publics qui ont déjà mis en œuvre une
solution de dématérialisation des titres et/ou mandats :
La solution de dématérialisation préconisée par tous les partenaires au présent Chapitre est en
cohérence avec le déploiement dans le réseau du Trésor du progiciel Hélios. Il apparaît donc à
l’ensemble des partenaires que le recours à la solution de dématérialisation via le PES d’Hélios
Version 2 est de l’intérêt des collectivités et établissements publics locaux et s’avèrera incontournable
dès que le déploiement d’Hélios sera terminé.
En conséquence, à compter de la mise en œuvre du PES Hélios Version 2, la seule solution de
dématérialisation des titres et des mandats, relatifs aux flux comptables de prise en charge, accessible
aux collectivités et établissements publics locaux, sera celle recourant au PES d’Hélios Version 2, aux
conditions définies à l’article 4.

Deux cas de figure se présentent :
a) Cas des collectivités et établissements publics locaux qui ont déjà mis en œuvre à ce
jour une solution de dématérialisation :
En général, la solution mise en œuvre, a consisté le plus souvent à dématérialiser en même
temps les titres de recettes et leurs factures : ces collectivités et établissements devront, au
plus tard au 31 décembre 2007, faire évoluer la solution de dématérialisation déjà mise en
œuvre pour passer au 1er janvier 2008, à la solution préconisée à l’article 2 ci-dessus,
recourant au PES d’Hélios Version 2. Le choix de la dématérialisation est réversible.
Il en est de même en matière de dépenses, même si la solution mise en œuvre à ce jour, n’a
pas confondu mandat et pièce justificative.
S’agissant des collectivités et établissements qui adressent les flux de données de prises en
charge des titres et des mandats, cette dématérialisation restait incomplète dans la mesure où
la collectivité transmettait par ailleurs les titres et mandats « papier » pour notamment être
joints au compte de gestion. La dématérialisation des titres et des mandats avec le recours au
PES Version 2 a pour vocation d’aller jusqu’au bout de la chaîne comptable et financière,
c’est à dire jusqu’à la Chambre régionale ou territoriale des comptes.
b) Cas des collectivités et établissements publics locaux qui n’ont pas encore
dématérialisé à ce jour:
Pour ces collectivités et établissements publics locaux désireux de dématérialiser la totalité
de la relation ordonnateur/comptable, la solution unique est la dématérialisation des données
de prises en charge (titres de recette, mandats de dépense, voire bordereaux de titres et/ou de
mandats) selon les principes de la présente convention cadre, à partir du moment où leur
poste comptable du Trésor aura migré dans Hélios. Le choix de la dématérialisation est
réversible.