Arrêté de projet - Services publics et Approvisionnement Canada

Arrêté de projet
(Projets financés par d’autres ministères)
entre
Client : [Ministère client]
et
Services publics et Approvisionnement Canada
concernant
[Titre du projet]
Système national de gestion de projet
Phase de planification
Numéro de projet de SPAC : [000000]
Numéro de version : [00]
Date : Le [jour mois année]
Table des matières
1.0
Introduction .................................................................................................................. 3
2.0
Objectif du projet .......................................................................................................... 3
3.0
Plan de gestion de projet ............................................................................................. 3
4.0
Rôles et responsabilités .............................................................................................. 3
4.1
Rôle du ministère client ....................................................................................... 3
4.2
Rôle de SPAC ..................................................................................................... 4
5.0
Responsabilité financière ............................................................................................ 5
6.0
Règlement des différends ............................................................................................ 5
7.0
Approbation .................................................................................................................. 6
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1.0 Introduction
Le présent arrêté de projet représente une entente globale conclue entre le ministère client et Services
publics et Approvisionnement Canada (PSPC) en vue d’établir le cadre de mise en œuvre d’un projet
immobilier. À cette étape du projet, le but est de consigner les principaux paramètres définis par le client
(portée, délais et coûts) pour leur validation par SPAC lors de la rédaction du plan de gestion de projet, et
de confirmer l’engagement du client à fournir les fonds pour affecter les ressources requises afin de
réaliser le projet défini. Les modalités et les services requis pour réaliser le projet seront explicitement
décrits dans le plan de gestion de projet et seront répartis en fonction des domaines de connaissances
définis par le Système national de gestion de projet (SNGP). Le plan de gestion de projet fournit des
détails sur la portée du projet, l’échéancier, le financement, ses risques, ainsi que sur d’autres stratégies de
gestion et fera partie intégrante du présent arrêté de projet.
L’arrêté de projet et le plan de gestion de projet seront modifiés conformément à la politique du Conseil
du Trésor (CT) chaque fois que l’on apportera des changements à la portée, aux échéanciers, au
financement du projet ou lors de tout autre changement important.
L’arrêté de projet devra être accompagné d’une convention particulière de services (CPS).
2.0 Objectif du projet
L’objectif du présent arrêté de projet est d’autoriser SPAC à démarrer un projet en vue d’élaborer [fournir
un énoncé sommaire décrivant les résultats attendus, l’emplacement, les coûts totaux du projet ainsi
qu’une date de début et d’achèvement].
3.0 Plan de gestion de projet
Suite à l’approbation du présent arrêté de projet et à l’allocation des fonds dans le cadre d’une convention
particulière de services (CPS), SPAC procédera à l’élaboration du plan de gestion de projet [optionnel :
d’ici le (inscrire la date), au coût de (inscrire coût)].
4.0 Rôles et responsabilités
4.1
Rôle du ministère client
Le représentant du client, dont l’autorité découle de son sous-ministre, est responsable :
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des relations avec la haute direction de son ministère, le Conseil du Trésor (si applicable) et les
ministères participants; il doit également tenir le rôle de porte-parole pour tout ce qui concerne le
projet;
d’aviser les autres ministères ou organismes fédéraux qui peuvent être touchés par ce projet et de
les inviter à assumer un rôle actif ou de coordination, selon le cas;
de voir à ce que le projet soit géré conformément à la Politique sur la gestion des projets du
Conseil du Trésor, et au besoin, de consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor le plus
rapidement possible si le projet présentent un haut niveau de risques et de complexité;
de définir le projet en détail, pour permettre à SPAC de faire une planification répondant à la
taille, la portée et la complexité du projet, de même qu’aux risques, visibilité et administration
particuliers du projet en question;
d’établir le contexte et de définir la portée complète du projet, tout en considérant les intérêts
globaux du gouvernement;
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4.2
de tous les aspects externes, tels l’interprétation continue des besoins opérationnels et des
objectifs plus larges de l’État ainsi que de la validation dans ce contexte du produit final prévu;
de tous les aspects internes du projet, notamment la supervision générale du cadre de gestion du
projet, pour veiller à ce que le gestionnaire de projet soit en mesure d’atteindre tous les objectifs
approuvés du projet;
de préparer les documents d’approbation du projet;
d’identifier les risques potentiels associés au projet;
de déterminer si un examen environnemental préalable doit être effectué conformément à la Loi
canadienne sur l’évaluation environnementale. S’il y a lieu, voir à l’achèvement de l’examen
préalable avant de lancer l’appel d’offres pour le marché de construction;
d’affecter les ressources nécessaires au projet;
de faire toutes les présentations de projet pertinentes aux autorités chargées d’approuver le projet,
pour les approbations et les modifications, ainsi que pour les rapports d’étapes;
d’obtenir toutes les approbations avant la mise en œuvre du projet, et avant toutes modifications
des paramètres de base déjà approuvés;
d’examiner en détail les propositions visant à modifier les objectifs, en raison de changements
découlant de facteurs externes ou internes.
Rôle de SPAC
SPAC s’occupe de la gestion quotidienne du projet, à savoir :

établir une structure organisationnelle adéquate fondée sur la portée du projet qui a été acceptée;

gérer le projet, attribuer des rôles et des responsabilités et définir ceux-ci en fonction des termes
énoncés dans les accords internes et interministériels connexes;

négocier et obtenir des accords écrits avec les ministères participants si des activités ou des
engagements particuliers visant les ressources nécessaires dans le cadre d’un projet doivent être
étayés par des documents pour assurer la gestion efficace du projet;

utiliser le Système national de gestion de projet (SNGP) de SPAC pour gérer le projet;

organiser le projet en utilisant des outils de planification et d’analyse pour répartir les travaux,
attribuer les responsabilités et préparer le calendrier;

développer le plan de projet en consultation avec le client;

analyser les avantages et les coûts concernant les solutions de rechange d’un projet;

évaluer et faire le suivi des risques et de prévoir des mesures d’atténuation des risques en fonction
de la méthodologie commune prescrite par SPAC;

planifier les étapes du projet lorsque c’est nécessaire ou adéquat;

inscrire le projet dans le Système de gestion de projet et des activités (SIGMA) de SPAC;

assurer le suivi des progrès réalisés dans le cadre du projet pour que ce dernier soit conforme au
plan de projet et faire la mise à jour du plan de projet, le cas échéant;

présenter des rapports d’étape à la direction interne (et au Conseil du Trésor, s’il y a lieu);

donner ses commentaires pour l’élaboration de notes d’information, de présentations au Conseil
du Trésor et d’autres documents, le cas échéant, afin d’offrir du soutien au chef de projet;
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
dans le plan de projet, indiquer les jalons relatifs au rendement qui permettront au Ministère
d’abandonner un projet ou de l’achever si, en cours d’exécution, ce dernier n’est plus viable;

d’informer le ministère client de tout changement proposé à la portée, et d’obtenir les
approbations du client avant la mise en œuvre du projet et avant toutes modifications des
paramètres de base déjà approuvés.
5.0 Responsabilité financière
[Nota : cette section ne doit pas être modifiée]
SPAC offre des services aux autres ministères en vertu des Accords sur les niveaux de service à titre
d’organisme de services communs et, par conséquent, les ministères clients conservent la responsabilité
financière découlant de leurs activités de passation de marché, y compris les marchés exécutés en leur
nom par des organismes de services communs (Politique sur la prise de décisions concernant la
limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État du Conseil du Trésor,
septembre 2003). La présence de SPAC dans un tel processus ne dégage pas le ministère client de ses
responsabilités financières. Autrement dit, c’est au ministère client, non à SPAC, à qui il incombe de
financer tous les coûts associés au projet. Selon la politique du Conseil du Trésor, toute responsabilité
financière découlant des activités de passation de marchés est la responsabilité du ministère client à
l’origine de la demande.
Advenant une erreur ou une omission commise par un expert-conseil, SPAC agira à titre d’agent du client
et demandera un dédommagement à cet expert-conseil conformément au marché. Lorsque SPAC agit à
titre d’agent du client, il incombe à ce dernier de financer les frais assumés par SPAC, les dépenses
juridiques ainsi que tout règlement découlant de la résolution des réclamations.
Si des erreurs ou des omissions sont commises par le personnel de la DGBI lorsque des services de
conception en architecture et génie sont offerts aux clients, et que ces erreurs ou omissions engendrent des
dépenses qui n’ajoutent aucune valeur à l’État ou aux projets, SPAC a comme politique de garantir que
les clients n’assumeront pas injustement les coûts de correction de ces erreurs ou omissions.
6.0 Règlement des différends
Dans la mesure du possible, les différends soulevés entre le client et SPAC doivent être réglés par les
parties. Les problèmes qui ne pourront pas être réglés à ce niveau dans [inscrire délai] seront
simultanément portés au prochain niveau de gestion des organisations respectives de chacune des parties.
Les mécanismes de règlement pour tous les autres enjeux soulevés au sein de l’équipe de projet seront
définis dans le plan de projet.
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7.0 Approbation
Les soussignés acceptent par la présente d’entreprendre ce projet conformément à cet arrêté de projet et
de toute révision subséquente du présent document.
SIGNATUREDU CLIENT
Approuvé par :
[représentant(s) autorisé(s) du client qui détient le
pouvoir de signer des documents financiers)
Signature
En caractères
d’imprimerie ::
Nom
Titre
Date
SIGNATURE DE SPAC
Approuvé par :
[SPAC – Personne responsable de livrer
le projet]
Signature
En caractères
d’imprimerie ::
Nom
Titre
Date
c.c. (au besoin, par exemple, Directeur (Directrice) d’Équipe services clients,
Gestionnaire principal(e) de projets, etc.)
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