5. Accès du patient au dossier

{L0064281.2}
Politique concernant la propriété, la tenue et la conservation de dossiers de
patients
Août 2014
Document créé pour l’Association des chiropraticiens du Nouveau-Brunswick

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Table des matières
1. Objet de la politique ............................................................................................................................. 1
2. Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé ....................... 1
3. Définitions ............................................................................................................................................. 1
4. Jurisprudence pertinente ...................................................................................................................... 2
5. Accès du patient au dossier .................................................................................................................. 2
6. Fonctions du dépositaire ...................................................................................................................... 3
7. Consentement pour la divulgation du contenu du dossier .................................................................. 4
8. Entreposage des dossiers ...................................................................................................................... 5
9. Conservation et destruction des dossiers ............................................................................................. 5
10. Transfert, vente ou fermeture du cabinet ........................................................................................ 6

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1. Objet de la politique
Dans tous les domaines liés à la santé de la personne, l’adoption de pratiques normalisées peut
accroître la qualité des soins offerts aux patients, et c'est tout aussi vrai lorsqu'il s'agit des
dossiers des patients. La présente politique vise à protéger les chiropraticiens en éliminant
l’incertitude qui entoure la propriété et la manipulation des dossiers des patients, tout en
protégeant l’intérêt public grâce à l’accès raisonnable aux renseignements sur les patients.
2. Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé
La Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé
1
(la loi) a
été créée afin de protéger et de faire valoir les droits de la population à l’égard de l’accès aux
dossiers de patients tenus par les professionnels de la santé. La loi prévoit en outre les mesures
à prendre si un dépositaire, un membre du personnel ou une autre personne enfreint une
disposition de la loi.
Il est très clair que la loi vise à protéger l’intérêt public et qu’elle n’a pas été créée pour
protéger les droits des chiropraticiens. Les membres sont, par conséquent, invités à consulter la
Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé et à se
familiariser avec les dispositions de la loi.
3. Définitions
Selon la loi, « dépositaire » s’entend d’une « personne physique ou d’un organisme qui
recueille, maintient ou utilise des renseignements personnels sur la santé à des fins soit de
prestation ou d’aide à la prestation de soins de santé ou de traitement, soit de planification et
de gestion du système de soins de santé ou de prestation d’un programme ou d’un service
gouvernemental », notamment des fournisseurs de soins de santé.
Selon la loi, « renseignements personnels sur la santé » s’entend des renseignements
identificatoires oraux ou sur un support quelconque se rapportant à une personne physique
dans le cas où :
a) ils ont trait à sa santé physique ou mentale, et ses antécédents familiaux ou en matière de
santé, y compris son information génétique ;
b) ils ont trait à son inscription, y compris son numéro d’assurance-maladie ;
c) ils ont trait aux soins de santé qui lui sont fournis ;
d) ils ont trait aux paiements ou à l’admissibilité à des soins de santé ou à son admissibilité à ces
soins ou à cette assurance ;
e) ils ont trait au don d’une partie de son corps ou d’une de ses substances corporelles ou qui
sont dérivés de l’analyse ou de l’examen d’une telle partie ou substance, y compris des
renseignements dérivés d’une analyse ou d’un examen d’ordre génétique la concernant ;
1
SNB 2009, c P-7.05.

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f) ils identifient son mandataire spécial ;
g) ils identifient son fournisseur de soins de santé.
Pour ce qui est des chiropraticiens, il faut souligner que les « renseignements personnels sur la
santé » comprennent aussi des radiographies du patient.
4. Jurisprudence pertinente
Dans la décision McInerney c. MacDonald,
2
la Cour suprême du Canada a précisé que, dans une
relation entre un médecin et son patient, le dossier médical appartient au médecin et le patient
n’a pas le droit d’emporter son dossier.
3
Voici la justification de la cour :
Les dossiers médicaux jouent un rôle important car ils aident le médecin à se
rappeler les détails des antécédents médicaux du patient. Le médecin doit pouvoir
consulter en tout temps les dossiers afin d'être en mesure d'établir un bon
diagnostic et de donner le traitement approprié. Il en sera empêché si le patient
peut emporter les dossiers. Par conséquent, le patient a droit à un accès
raisonnable lui permettant d'examiner les dossiers et d'en tirer des copies, pourvu
qu'il paie un tarif légitime pour la préparation et la reproduction des
renseignements. L'accès est limité aux renseignements que le médecin a obtenus
en donnant un traitement. Il ne vise pas les renseignements obtenus en dehors de
la relation médecin-patient.
4
La relation entre le médecin et son patient est analogue à celle entre un chiropraticien et son
patient ; par conséquent, les chiropraticiens peuvent compter sur la décision que la plus haute
cour du pays a prise sur la propriété des dossiers des patients.
5. Accès du patient au dossier
Les dispositions les plus pertinentes de la loi, les articles 7 à 14, prévoient que toute personne a
le droit, sur demande, de consulter des renseignements personnels sur la santé la concernant
dont le dépositaire a la garde et la responsabilité ou d’en recevoir copie, que ce soit par voie
électronique ou sur support papier. La demande doit contenir suffisamment de détails pour
permettre au dépositaire d’identifier et de repérer le document en déployant des efforts
raisonnables ; autrement, le dépositaire doit offrir d’aider la personne à reformuler la demande
afin de trouver les renseignements dont elle a besoin.
Le dépositaire doit permettre à la personne de consulter un document gratuitement, mais peut
exiger qu’elle lui verse les droits justes et raisonnables au titre des services de recherche, de
préparation, de copie et de livraison.
2
[1992] 2 R.C.S. 138 S.C.J. No 57.
3
Ibid, para 38.
4
Ibid.

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Il faudrait tenir le patient au courant de tout changement d’adresse du chiropraticien ou de ses
dossiers, afin qu’il continue d’avoir accès à son dossier, au besoin.
6. Fonctions du dépositaire
Le dépositaire peut faire la collecte de renseignements personnels sur la santé s’il a obtenu le
consentement de la personne visée et si la collecte est nécessaire à une fin légitime. Un
dépositaire ne doit recueillir que les renseignements personnels sur la santé qui sont
raisonnablement nécessaires pour réaliser la fin visée et doit, en outre, divulguer des
renseignements personnels sur la santé seulement si la divulgation est autorisée par la loi.
D’habitude, chaque chiropraticien choisit d’être le dépositaire des dossiers de ses patients,
mais cela peut varier ; dans un groupe, une personne peut être chargée de donner suite à
toutes les demandes d’accès aux dossiers de renseignements personnels. Si une telle
désignation n’a pas été faite, le patient peut présumer que son chiropraticien actuel est le
dépositaire auquel il doit présenter une demande d’accès aux renseignements.
Le dépositaire doit fournir une réponse à une demande d’accès au dossier dans les 30 jours de
réception de la demande. Selon le paragraphe 10(6) de la loi, le dépositaire peut proroger d’une
période supplémentaire de 30 jours le délai imparti pour répondre à une demande dans l’un
des cas suivants :
 la demande n’est pas rédigée dans des termes suffisamment précis pour lui permettre
de déterminer de quel document il s’agit ;
 la personne physique qui présente la demande ne répond pas à bref délai à la demande
d’éclaircissements émanant de lui ;
 les parties pertinentes d’un document de la personne physique concernée sont
traduites pour le médecin unilingue qui la traite ;
 l’observation du délai de 30 jours entraverait gravement l’exercice de ses activités, un
grand nombre de documents sont demandés ou de plus amples recherches sont
nécessaires pour donner suite à la demande ;
 un délai est nécessaire pour lui permettre d’aviser un tiers et de recevoir ses
observations, ou de consulter un autre dépositaire, avant de permettre la consultation
ou la reproduction des renseignements personnels sur la santé ;
 la personne physique qui a présenté la demande sollicite la communication de
documents qui ont trait à un litige dans une instance introduite par avis de poursuite ou
par avis de requête.
Avant de permettre la consultation ou la reproduction de renseignements personnels sur la
santé, le dépositaire doit être convaincu de l’identité de la personne qui présente la demande,
afin de protéger la confidentialité.
Si le dépositaire est incapable de fournir les documents demandés, il doit, avant l’expiration de
la période de 30 jours, informer la personne que les renseignements n’existent pas ou ne
peuvent être retrouvés ou que la demande est refusée, si tel est le cas. Voici les situations qui
peuvent justifier le refus de divulguer des renseignements :