Rapport sommaire de la rencontre de consultation des pays (CCM) sur l’initiative BID Nairobi, Kenya | 23-24 octobre 2013 « Par cette initiative, nous vous invitons à tenir la barre. De meilleures données de vaccination invitent le progrès. Nous pouvons raviver la culture des données pour faire de la vaccination courante un pilier des services de santé. Tout dépend de chacun d’entre vous et de vos collègues sur le terrain. Ceci est un partenariat et vous êtes aux commandes. » – Dr Orin Levine, Bill & Melinda Gates Foundation. Sommaire Ces quelques derniers mois, l’initiative BID (Better Immunization Data, pour l’amélioration des données de vaccination) a convié les ministères de la santé d’Afrique à réunir les décideurs de PEV et d’e-santé en vue de la discussion des possibilités et des défis d’une amélioration de la qualité et de l’usage des données en matière de couverture vaccinale. Les 23 et 24 octobre 2013, la Fondation Bill & Melinda Gates s'est fait l’hôte d’une rencontre de consultation des pays (CCM) à Nairobi (Kenya), accueillant plus de 20 délégations nationales et membres d'organisations amies telles que l'UNICEF, l'OMS/Siège et l’OMS/AFRO. Organisées dans le but de rassembler une information essentielle à l’initiative, les sessions ont été structurées autour des grands objectifs suivants : Discuter avec les dirigeants de niveau national, l’UNICEF, l’OMS/Siège et l’OMS/AFRO les outils informatiques, les outils de collecte de données et les normes en cours d’élaboration ou de mise en œuvre en Afrique. Articuler les produits informatiques existants et les politiques et pratiques de qualité et d’usage des données qui fonctionnent déjà bien (en vue de la liaison avec les données de vaccination et de leur incorporation), ainsi que les difficultés qui restent à résoudre. Il faudra en ce sens identifier aussi les efforts et les systèmes existants que les gouvernements participants privilégient à plus grande échelle. L’étape est critique, car toute solution de vaccination devra aussi être étendue à d’autres domaines de la santé. Découvrir le concept proposé par la Fondation, son caractère innovant, et obtenir les réactions sur les aspects qui paraissent attrayants, ceux qui viennent compléter d’autres efforts et ceux déjà essayés dans le passé, et discuter des possibilités et défis de la mise en œuvre d’un programme de cette nature. Cette session prévoit aussi une discussion de différents projets et de l’expérience des pays membres concernant la mise en œuvre de programmes de qualité et usage des données et de technologies de l’information et de la communication (TIC) à grande échelle. Découvrir le réseau d’apprentissage et d’assistance entre pairs proposé sur les données de vaccination et en discuter les aspects de chevauchement ou complémentaires aux réseaux existants. Examiner les études de cas de pays dotés de solides systèmes de données de vaccination, concernant notamment leurs zones de programmation et meilleures pratiques, ainsi que les expériences d’autres régions géographiques (autres pays d’Afrique, Amérique latine et Asie du Sud-Est, par exemple) qui présentent d’autres perspectives susceptibles d’intéresser les participants. La participation active des délégations nationales aux différentes sessions a produit une information utile qui ne manquera pas de guider les prochaines étapes de l’initiative BID. Points à retenir : Les systèmes et les processus doivent trouver l’équilibre qui assure la réponse aux besoins des prestataires de soins de santé, une simplicité suffisante pour permettre l’intégration dans le travail pratique au jour le jour et l'apport d’indicateurs pertinents propices à l'amélioration de la qualité et de l'usage des données. Les difficultés rencontrées tiennent au manque d'intégration avec des systèmes et processus technologiques disparates — besoin de synchronisation et d’harmonisation accrues. L’habilitation des directeurs de PEV à prendre des décisions factuelles au niveau national, sous-national, de l’établissement et de la communauté, sera propice aux améliorations de la qualité des données ; il s’agit, en retour, d'une boucle de rétroaction favorable à l'établissement d'une culture décisionnelle basée sur l'usage des données. Les systèmes technologiques exigent formation, renforcement de capacité et maintenance à tous les niveaux, à l’échelle locale et nationale, pour faciliter l'amélioration de la qualité et de l'usage des données et favoriser la durabilité. L'identification des points d'interopérabilité clés entre les systèmes actuels sera utile à la rationalisation du processus. Les effectifs du PEV et d’e-santé doivent avoir un langage commun qui aide à mieux comprendre comment réunir les expertises et partager les responsabilités de l’amélioration des qualité et usage des données de vaccination en vue de meilleures décisions. La création d'un réseau ou groupe d'apprentissage collectif où l’information peut être partagée entre pairs est utile. Délégations nationales : Sylvestre Tiendrebeogo, Burkina Faso Sanou Moussa, Burkina Faso Adama Sanogo Pongathie, Côte d’Ivoire Soualihou Noufe, Côte d’Ivoire Dominic Kwabena Atweam, Ghana George Bonsu, Ghana Collins Wabomba Tabu, Kenya Chea Sanford Wesseh, Liberia Basilia Daniel Vaz, Mozambique Cidalia Dorete Baloi, Mozambique Charles Mamman, Nigeria Mustafa Zubairu Mahmud, Nigeria Richard Gakuba, Rwanda Martial Coly Bop, Sénégal Ousseynou Badiane, Sénégal Johann van den Heever, Afrique du Sud Dorothy Nteo, Afrique du Sud Dafrossa Cyrily Lyimo, Tanzanie Walter Ndesanjo, Tanzanie Josephine Simwinga, Zambie Calvin Kalombo, Zambie Organisateurs et délégations d’institutions affiliées : Orin Levine, Bill & Melinda Gates Foundation, USA Greg Widmyer, Bill & Melinda Gates Foundation, USA Skye Gilbert, Bill & Melinda Gates Foundation, USA Tim Wood, Bill & Melinda Gates Foundation, USA Anne LaFond, JSI, USA Lora Shimp, JSI, USA Liz Peloso, PATH, Canada Katherine Wilson, PATH, USA Laurie Werner, PATH, USA Brian Taliesin, PATH, USA Henry Mwanyika, PATH, Tanzanie Jason Walton, PATH, USA Jessica Mooney, PATH, USA Meredith Kimball, Results for Development, USA David Brown, UNICEF, USA Dmitri Davydov, UNICEF, USA Richard Mihigo, OMS/AFRO, République du Congo Jan Grevendonk, OMS, Suisse Points importants des sessions Bienvenue au Groupe Dr Orin Levine, Bill & Melinda Gates Foundation Vous n’êtes pas seuls dans cet effort — nous connaissons les défis des épuisements de stocks et de l’accès à des données opportunes et exactes. Nous vous demandons instamment d’exprimer franchement et ouvertement ce que vous attendez de cette initiative, comment elle peut être structurée et organisée. M. Collins Wabomba Tabu, ministère de la Santé, Kenya Le Kenya a le privilège d’accueillir cette rencontre, la première en son genre, que nous espérons aussi la première de nombreuses autres à venir. Nous sommes ici sur un terrain dynamique et nous devons nous tenir au courant des tendances. Nos pays se trouvent confrontés à de nombreux défis de qualité des données et nous voulons améliorer la situation, prendre nos décisions sur la base de meilleures données ; disposer des meilleures données pour pouvoir atteindre nos objectifs. Qualité et usage des données dans la pratique : Expérience et meilleures pratiques d’amélioration de la qualité des données PEV M. Johann van den Heever (Afrique du Sud) et Dr Dafrossa Lyimo (Tanzanie). Animateur : M. Greg Widmyer (Bill & Melinda Gates Foundation) POINTS A RETENIR En Afrique du Sud, la collecte, l’utilité et la qualité des données ont fait l’objet d’observations aussi surprenantes qu’elles sont importantes : concernant l’ignorance et le manque de compétence généraux des effectifs, la faible qualité des données, l'absence de responsabilité concernant les données et l'envoi de données au niveau suivant sans validation. Obstacles à l’obtention d’information : lourd fardeau des feuilles de pointage sans collecte de tous les indicateurs nécessaires ; complexités ; absence de composant logistique ; systèmes non liés et sans base Web ; soldes de stocks inférieurs à la réalité. En Tanzanie, le système SIGS au service du ministère de la Santé et du Bien-être social cherche à renforcer son système par l'amélioration et l'usage au niveau DHIS ; usage des outils DVDMT pour la collecte des données de vaccination ; existence d’une stratégie e-santé. Le tableau de suivi de performance sert désormais au niveau de l'établissement et du district pour aider à mieux comprendre leur niveau de performance. Avec les outils DVDMT, le calcul peut être automatique, sur base mensuelle. Il aide à mieux 2 comprendre les tendances, les taux d’abandon et la couverture, ainsi qu’à identifier les régions de moindre performance, avec explication contextuelle. Leçons tirées en Tanzanie de l’harmonisation des données : utiliser le système pour analyser les données au niveau du district ; stocker les données électroniquement, ce qui requiert une compétence informatique en vue d'une meilleure utilisation des DVDMT ; besoin de réduction de la charge de travail au niveau national ; minimiser les erreurs, accroître l’opportunité dans le temps et la complétude ; fournir un large éventail d’indicateurs. Pour l’avenir : suivi de la chaîne du froid ; système de transports ; besoin d’intégration des systèmes (l’eLMIS aide) ; durabilité. Planification des systèmes, architecture e-santé et infrastructure technologique : Comment éviter le « silo » de la vaccination ? M. Dominic Atweam (Ghana) et Dr Richard Gakuba (Rwanda). Animateur : M. Tim Wood, Bill & Melinda Gates Foundation POINTS A RETENIR L’usage efficace des données peut être un processus de longue haleine. Le Ghana et le Rwanda poursuivent tous deux leurs efforts d’e-santé depuis 10 ans. La duplication des ensembles de données peut se traduire par une lourde charge pour les agents de santé. Au Ghana, chacun passait cinq à sept jours par mois à remplir des formulaires. Ils ont réussi à éliminer certains formulaires utilisés comme rapports. Le redoublement peut être source de confusion au niveau des indicateurs lorsque le personnel cherche à déterminer laquelle de plusieurs valeurs libellées de même est incluse dans le calcul. Ils ont convoqué les intéressés afin d’arrêter une définition commune des données. Ils continuent à vérifier si les données collectées sont utilisées. Prévoir d’autres options de collecte et saisie des données en l’absence de connectivité. Assurer le renforcement de capacité interne, au sein du pays, pour entretenir et soutenir les différents composants d’un système. Renforcer la demande de données du système en exigeant que les rapports reflètent l’information du système ; présenter un simple tableau de bord comme première page à l’utilisateur ; favoriser la planification décentralisée où chacun utilise ses propres données issues du système. Les dossiers individuels valent mieux que ceux de données agrégées, qui dissimulent parfois une information importante aux opérations (épidémie de choléra à la frontière, par exemple). La réussite du système se mesure par son usage et par l'utilité pratique des données. Outils et meilleures pratiques de l’OMS : Discussion des efforts en cours au Siège et pour la région AFRO Dr Richard Mihigo (OMS/AFRO) et M. Jan Grevendonk (OMS). Animateur : Dr Orin Levine, Bill & Melinda Gates Foundation POINTS A RETENIR Efforts actuels : renforcement des partenariats ; système d’information intégrée DIV (travaux en cours pour tirer parti de la promesse d’amélioration des processus offerte par la technologie) ; modules de formation à la gestion des données intégrées (travaux en cours au soutien de la collecte de données sur le terrain). Défis : faiblesse des systèmes de santé ; problèmes de dénominateur et parfois aussi de numérateur ; la fiabilité des données s’effrite aux niveaux inférieurs du système de santé ; usage limité des données à différents niveaux, en particulier aux niveaux inférieurs ; connectivité Internet limitée (ou nulle) ; capacité des ressources humaines à tous niveaux ; manque de disponibilité des outils; exigences de plus en plus lourdes imposées au PEV. Nouvelles technologies aptes à changer les choses : Optimize, codes-barres, surveillance des températures ; écosystème de solutions actuelles en cours de développement. L’initiative BID peut vraiment aider à déterminer ce qu’on peut faire d’autre pour faciliter la tâche des agents de santé et améliorer leur efficacité. Elle peut aussi aider à développer/éclaircir la guidance, les normes et les systèmes et outils qui peuvent être utilisés pour les pays. Rôle de l’OMS : définir les normes de santé et des systèmes de santé ; assurer la guidance des états membres ; fournir les outils et l’assistance à la mise en œuvre là où les états membres le demandent ; déterminer l’évolutivité et la durabilité des efforts déployés ; approche non bivalente avec les partenaires, mais présence aussi pour aider à conseiller et soutenir les états membres tout au long du processus. Processus OMS de reconnaissance du grand nombre de formulaires remplis par les agents de santé — comment minimiser ceci ? Outils OMS/AFRO en cours de développement/en service : Module de vaccination courante (RIM) – utilisé au niveau national ; certains pays l’utilisent au niveau sous-national (DRC, par ex.) ; DVDMT – pour faciliter l’analyse au niveau du district, y compris en images (mais la culture des données doit être alimentée – les données entrées sont poussées vers le haut mais manque de feedback aux niveaux 3 inférieurs) ; Observatoires nationaux de la santé – en cours de création par l’OMS en vue de l'apport d'un système « en temps réel ». Système d’information intégrée DIV (travaux en cours) – Rencontres données trimestrielles (IST), processus de feedback DQS/DQA ; OMS/AFRO – développement d'un système de gestion de données intégrée à l’usage des pays. Présentation sommaire de l’initiative BID Mme Liz Peloso, (PATH) POINTS A RETENIR La stratégie de l’initiative BID repose sur le principe que de meilleures données et de meilleures décisions produisent de meilleurs bilans de santé. Elle est conçue pour jeter la lumière sur les difficultés relatives à la collecte, la qualité et l’usage des données et entend identifier des solutions de vaccination pratiques, susceptibles de s’étendre à d'autres interventions de santé, sous le contrôle et la direction des pays concernés. Ceci n’est pas la première tentative de résolution des problèmes rencontrés et nous voulons tirer parti, tout en les reliant les uns aux autres, des outils, interventions et stratégies qui fonctionnent déjà bien. BID n’est pas un autre projet encore : il s’agit d’une initiative à laquelle nous vous invitons à vous joindre aujourd’hui et qui devrait durer bien au-delà de notre financement. Les pays disposent déjà de nombreuses technologies ; ce qui leur manque parfois, c’est le moyen de les relier les unes aux autres et d’en faire un tout. Nous cherchons à former un partenariat avec les pays en vue de la conception des éléments qui permettront de réaliser ce tout. Les grands principes directeurs de l’initiative BID se définissent ainsi : Adoption d’une approche coordonnée. Assurer la coordination avec les autres initiatives et organisations clés en vue d’une collaboration et/ou d’un échange d’expériences pour renforcer les systèmes de vaccination nationaux et la prestation intégrée des soins. Appropriation par les pays et développement des capacités. Axer l’initiative sur l’appropriation et la responsabilité fondamentale des pays concernant l’établissement d’une bonne gouvernance et l’apport universel de services de vaccination efficaces de qualité, ainsi que l’identification des besoins de renforcement de capacité et la réponse à ces besoins. Interopérabilité. Si possible, une coordination étroite sera établie entre les modules éventuellement développés et les dépendances système existantes. Innovation. Tirer parti des derniers développements de la connaissance et de la technologie pour assurer la conception d’une solution innovante. Durabilité. Considérer la nécessité d’une solution durable, à long terme, tout au long du processus de développement et des travaux avec les pays de démonstration. Ouverture. Préserver l’engagement d’ouverture et prévoir la promotion et l’usage d’une architecture ouverte, des normes sectorielles applicables et de processus et méthodes transparents partagés, et partager ouvertement les exigences et autres composants de connaissance technologique. Réutilisation stratégique. S’organiser pour extraire les composants réutilisables de projets appropriés et, au besoin, construire de nouveaux composants et plateformes partagés. Recherche, suivi et évaluation. Contribuer à la connaissance apte à éclairer les investissements futurs par le biais d'une recherche axée sur l'utilisation. Il importe, pour savoir quels systèmes d’information acheter ou concevoir, de savoir d’abord QUELS sont les problèmes à résoudre. L’« architecture d’entreprise » — un concept similaire à celui de la formation de parcelles de jardinage — aide tous les intervenants d’un pays à réfléchir à la manière dont les systèmes et les produits s’agencent et se combinent à tous les niveaux d’une organisation ou du ministère de la santé. L’approche couvre la réponse critique aux questions de savoir quelles politiques régissent les flux d'information et la production d’une liste des besoins et exigences fondamentaux. Qu’en tirerez-vous ? Nous allons financer la mise en œuvre à l’échelle nationale d’un pays, puis à l’échelle sousnationale de deux autres. L’initiative BID financera le conditionnement et identifiera les nouveaux flux financiers. Les pays assumeront ensuite la pleine mise en œuvre en collaboration avec de nombreux autres partenaires. Initiative BID - Ateliers Produits La durabilité est extrêmement importante — comment allons-nous entretenir les processus ? La sécurité et la propriété des données en vue d’un accès universel et la maintenance régulière des systèmes sont extrêmement importantes. Comment les assurer ? Même si l’accent est actuellement mis sur le PEV, il importe d’envisager, au-delà de la vaccination, un moyen holistique d’amélioration du système de santé dans son ensemble. La connectivité est problématique. Il faut donc considérer un mode hors ligne aussi bien qu'en ligne, au cas où les données devraient être téléchargées plus tard. Le flux de données et le feedback sont importants, pour que ceux qui entrent les données puissent obtenir les réactions concernant leur performance et les améliorations possibles. La moitié du groupe représentait le secteur 4 e-santé et l’autre, le PEV, mais il clair que chacun a pu participer aux activités. Les problèmes d’intégration des groupes dans le futur et l’importance d’un lexique commun se révèlent clairement. Pratiques La simplification et l’harmonisation des outils sont requises à tous les niveaux, de même que la responsabilisation. Le suivi des activités identifiées dans les plans d’action est donc important, de même qu’une supervision et que des contrôles réguliers de qualité des données. Une formation-guidance est nécessaire concernant l’usage des outils et des formulaires de rapport, ainsi que les données générées. La visualisation instantanée des données en vue d’un meilleur usage stratégique motiverait en outre les agents de santé à assumer leurs services. Une évaluation de l'efficacité du financement basé sur les résultats est importante aussi. JAIID - Action commune pour l’amélioration des données de vaccination L’initiative BID a posé l’hypothèse qu’un réseau d’apprentissage entre pairs, apte à renforcer les liens au sein des communautés de la vaccination et l’e-santé au profit d'échanges des meilleures pratiques, de la résolution collective des problèmes et de l’acquisition de connaissances pratiques sous la conduite des praticiens, favoriserait l'élargissement des forums de vaccination existants (Technet, réunions des directeurs PEV, etc.) Lors des discussions du premier jour, les participants ont eu l’occasion de réfléchir à cette hypothèse, de débattre l’utilité du développement d’un réseau d’apprentissage entre pairs préconisé par l’initiative BID et de considérer les types d’activités que le réseau pourrait soutenir. Les participants se sont unanimement accordés sur la valeur du lancement du réseau et de l’occasion qu’il leur donnera de tirer parti de l’expérience de leurs pairs dans d’autres pays, d’établir de nouveaux rapports avec leurs collègues nationaux engagés dans d’autres disciplines (esanté, notamment) et qu’ils ne fréquentent pas suffisamment. Plusieurs thèmes ont déjà été identifiés parmi les bonnes occasions d’apprentissage et d’échanges, concernant notamment la manière d’obtenir un dénominateur plus fiable sans identifiant national, la façon dont le Nigeria gère son système communautaire d’information sur la santé, ou encore le système d’incitation zambien à la soumission opportune des rapports au niveau du district. Les participants individuels ont également posé des questions sur les activités du réseau, le moment de son lancement, sa structure et le type de participation attendu. Nous sommes heureux de l’intérêt individuel presque universel exprimé en faveur de la conception du réseau et nous ne manquerons pas de vous demander votre feedback sur chacun de ces composants dans un prochain avenir. En particulier, nous allons lancer nos entretiens téléphoniques avec les participants des différents pays en novembre et décembre, afin d’obtenir votre avis sur la structure du réseau et le moment idéal de la prochaine rencontre. Quelle que soit la forme que prendra la conception finale, l’initiative BID, l’OMS et l’UNICEF s’engagent tous trois à soutenir les activités complémentaires favorables au progrès dans la région. Définition des priorités nationales des systèmes d’information de vaccination : Introduction à la méthodologie collaborative de définition des exigences (CRDM) Mme Kate Wilson (PATH) POINTS A RETENIR Résumé : La CRDM est une méthodologie d'architecture partagée et de solutions spécifiques à chaque pays, en vue de l’identification des éléments communs du PEV. La CRDM tire parti des ressources existantes. La progression est ainsi plus rapide, puisque les pièces communes sont déjà repérées. L’initiative BID va s’efforcer de soutenir les éléments communs qui faciliteront la tâche d’adaptation d’un pays au profit de son architecture spécifique. Étapes de la CRDM : Domaine Cadre de processus Cadre de gestion Modèle d’activité/tâche : Quel est le flux de tâche commun ? Comment accomplissez-vous votre travail et quels sont les aspects communs du flux de travail ? Exigences : Ce que le système doit ou devrait accomplir ; ceci doit être facile à comprendre et exprimer ce que l'on désire que le système accomplisse. Les participants ont ensuite été invités à examiner le cadre CRDM et à exprimer leurs réactions et commentaires. Atteindre notre objectif : Moteurs du renforcement d’un système d’information Mme Anne LaFond (JSI) POINTS A RETENIR Nous savons où nous voulons arriver et nous vous demandons comment y arriver. 5 Hypothèse : Le manque de données de qualité ou d’usage stratégique des données entrave les performances du système de vaccination. Nous devons adapter les approches à chaque pays. Une seule et même stratégie ne convient pas à tous les pays. (Exemple - Madagascar) : Stratégie basée sur les données pour l’amélioration de leur qualité, directives, amélioration des performances sous l’effet d’un meilleur usage des données ; pas une seule stratégie mais interventions multiples pour améliorer le système. Comment améliorer la qualité des données et leur usage stratégique ? Considérer l’agent de santé dans le contexte d’un système plus large, connecté au système national d’information sanitaire au sein du système de santé, et des objectifs et obligations de vaccination mondiaux plus larges. Quels sont les moteurs de performance d'un système d'information ? Cadre PRISM — La qualité et l’usage stratégique sont les déterminants techniques, organisationnels et comportementaux qui contribuent au fonctionnement efficace d’un système : o Aspects techniques —architecture de génération des données, comment on conçoit le système, points de données. o Aspects organisationnels — existent au sein de l’organisation, culture de l’information, structure du système de santé, autonomie, contexte et comment il sert à encourager et motiver les effectifs. o Aspects comportementaux — personnes, efficacité, autonomie et motivation. Quels sont les moteurs principaux de la performance ? ARISE a observé que l’amélioration des performances était liée à un processus d’évaluation régulier, y compris par les pairs, avec supervision pour encourager les bonnes pratiques ; la camaraderie, la concurrence et le suivi des données produites aident à motiver ; accent mis sur les succès plutôt que les seules lacunes. Atelier PRISM Dans l’ensemble, les équipes nationales ont soulevé beaucoup des questions discutées pendant l’atelier du premier jour consacré aux Pratiques. Elles se sont principalement concentrées sur les obstacles à la qualité des données, plutôt que de discuter les stratégies de résolution du problème de qualité ou les obstacles ou stratégies relatifs à l'usage stratégique des données. Principales questions abordées : • Données opportunes et exactes • Ressources limitées au niveau de l’établissement (personnel limité à priorités concurrentes défavorables à l’allocation de temps aux rapports) • Problèmes de dénominateur Exercice de recensement des parties prenantes Les participants ont été regroupés par pays et invités à identifier trois niveaux d’intervenants clés qu’ils choisiraient d’engager : • Personnes à consulter en priorité (participation impossible sans leur soutien). • Intervenants et informateurs importants (sont au courant des problèmes et ont des idées de résolution). • Partenaires potentiels clés (partenaires potentiels à la mise en œuvre). 6