Pour information: exemlple d`unGuide Financier
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Annexe 1 GUIDE FINANCIER DESTINE AUX PARTENAIRES D’ACTIRIS Accompagnement à l’élaboration d’un projet professionnel Accompagnement de publics spécifiques Accompagnement des chercheurs d’emploi de 45 ans et plus Asbl Cefa Codes comportementaux au travail Coordination Interface emploi formation Jeep Promsoc Villages Métiers 2012 Young Invest 582660698 1 Département Partenariat et Réseaux 582660698 2 Table des matières I. INTRODUCTION ................................................................................................................................... 4 II. PRINCIPES GENERAUX ......................................................................................................................... 5 A. B. C. D. E. F. G. LES REGLES DE CONTROLE INTERNE .................................................................................. 5 LA TVA ................................................................................................................................... 6 LE BILAN ET LE COMPTE DE RESULTAT DE L’ANNEE N-1................................................... 6 CONSTAT DE MANQUEMENTS............................................................................................... 6 CODIFICATION SEPAREE POUR LA COMPTABILITE.............................................................. 6 PUBLICITE .............................................................................................................................. 6 PROCEDURE DE TRAITEMENT DU DOSSIER ANNUEL.......................................................... 7 1. La visite de l’Inspection ........................................................................................................... 7 2. Le dossier annuel ................................................................................................................... 7 3. Traitement du dossier annuel par le Département Partenariat et Réseau ..................................... 8 H. PIECES JUSTIFICATIVES ......................................................................................................... 9 I. MISE EN CONCURRENCE ..................................................................................................... 11 1. Préambule........................................................................................................................... 11 2. Les différents types de marchés et de passation de marché ..................................................... 11 3. La procédure négociée sans publicité .................................................................................... 12 4. Exemples d’application de la procédure.................................................................................. 13 5. Réglementation.................................................................................................................... 14 J. CLES DE REPARTITION ........................................................................................................ 16 III. LES FRAIS.................................................................................................................................... 19 A. B. FRAIS INELIGIBLES .............................................................................................................. 19 FRAIS ELIGIBLES .................................................................................................................. 20 1. Le coût salarial ..................................................................................................................... 20 2. Frais de Fonctionnement ...................................................................................................... 21 2.1 Les frais de bâtiment ........................................................................................................... 21 2.2. Les frais de fonctionnement administratifs............................................................................. 22 2.3. Les frais de fonctionnement liés au personnel ........................................................................ 22 2.4. Ressources humaines externes à l’organisme partenaire ......................................................... 24 2.5. Frais d’investissement ......................................................................................................... 24 C. LES RECETTES ...................................................................................................................... 25 582660698 3 I. Introduction Chaque année le partenaire introduit à ACTIRIS un rapport annuel, composé notamment d’un rapport d’activités et d’un rapport financier. Les dépenses réalisées dans le cadre de chaque convention de partenariat font l’objet d’un rapport financier visant à les justifier. Ce guide est établi pour aider le partenaire à constituer son dossier financier. Les obligations légales et conventionnelles qui lui sont applicables pour pouvoir bénéficier de la subvention prévue y sont précisées. Ce guide est une annexe de chaque convention de partenariat dont il fait partie intégrante. Il peut faire l’objet de modifications par ACTIRIS. Le partenaire est alors averti dans les plus brefs délais par courrier électronique à l’adresse mail mentionnée dans la convention de partenariat. Dans les autres cas, le partenaire est averti par courrier ordinaire. 582660698 4 II. PRINCIPES GENERAUX A. LES REGLES DE CONTROLE INTERNE Le partenaire doit également disposer de règles de contrôle interne suffisantes, en adéquation avec la taille de son organisme. Ces règles doivent pouvoir être présentées à la demande d’ACTIRIS ou de toute autre instance de contrôle. Le contrôle interne vise « l’ensemble des politiques et procédures mises en œuvre dans l’organisation, destinées à fournir une assurance raisonnable quant à la gestion rigoureuse et efficace de ses activités, la tenue d’une comptabilité fiable, le respect des lois et réglementation en vigueur »[1]. Cela concerne, entre autres, les éléments suivants : - la séparation de fonctions : Les responsables doivent veiller à ce qu’il y ait une séparation de fonctions suffisante et adéquate entre les fonctions de commande, de paiement et d’enregistrement comptable. Cette séparation permet d’établir l’existence d’un contrôle des paiements en fonction des bons de commande et de la réception des biens et services. La séparation entre le paiement et l’enregistrement comptable permet d’éviter que des paiements non autorisés soient acceptés et enregistrés. Pour les petites structures, le dirigeant exerce un rôle plus important. Le Conseil d’administration doit dès lors exercer un plus grand contrôle sur la fiabilité et la conformité des comptes. - la concordance entre bon de commande, bon de réception et facture - clôture comptable régulière : Le responsable doit veiller à faire des clôtures comptables régulières afin de s’assurer de la concordance entre les soldes bancaires, de caisse et les enregistrements comptables. Cela lui permet d’avoir une vue sur la santé financière de sa structure. - respect des législations et en particulier la loi de 1921 modifiée par la loi du 2 mai 2002 concernant les asbl ; notamment les articles concernant l’Assemblée générale, le Conseil d’administration,… Le contrôle interne dans les associations sans but lucratif – Guide de bonnes pratiques à l’usage des associations, document de la COCOF 2007 [1] 582660698 5 B. LA TVA La TVA est éligible lorsqu’elle est réellement et définitivement supportée par le partenaire. Ainsi, si la TVA est récupérable, elle ne peut être considérée comme éligible, même si le partenaire ne l’a pas effectivement récupérée. Les organismes assujettis à la TVA imputent à la subvention leurs dépenses hors TVA. Par contre, les organismes non assujettis à la TVA imputent à la subvention les montants TVA comprise. Pour les organismes partiellement assujettis à la TVA, il leur appartient de prouver, lors des contrôles, que les dépenses imputées TVA comprise à la subvention ne peuvent faire l’objet d’une demande de récupération de la TVA. C. LE BILAN ET LE COMPTE DE RESULTAT DE L’ANNEE N-1 Le bilan et les compte de résultat de l’année n-1 approuvés et signés par qui de droit doivent être joints au dossier financier de l’année n s’ils n’ont pas été déposés à la BNB. Dans ce cas, ACTIRIS demandera les documents à la BNB. A tout moment, à la demande d’ACTIRIS ou de toute autre autorité de contrôle compétente, le partenaire est susceptible d’être amené à communiquer la dernière version du bilan et du compte de résultat dans un délai de 7 jours calendrier. D. CONSTAT DE MANQUEMENTS Si des manquements sont constatés par ACTIRIS ou par tout autre organisme de contrôle habilité, la récupération des montants indûment perçus peut se faire jusqu’au 31 décembre 2020. E. CODIFICATION SEPAREE POUR LA COMPTABILITE Le partenaire doit appliquer soit un système de comptabilité séparé, soit une codification comptable adéquate pour toutes les transactions relatives aux actions conventionnées et ce, sous forme informatisée. F. PUBLICITE Tel que stipulé dans la convention de partenariat, l’opérateur doit mentionner le soutien d’ACTIRIS. Toute pièce permettant de justifier les actions d’information et de publicité (exemplaire de publications, annonces, attestations signées, cartes de visite, brochures, conférence de presse, exposition, …) en lien avec l’action et mentionnant le soutien d’ACTIRIS, doit être conservée par le partenaire. Un exemple de chaque type d’action d’information et de publicité doit être communiqué dans le dossier financier. 582660698 6 G. PROCEDURE DE TRAITEMENT DU DOSSIER ANNUEL 1. La visite de l’Inspection Une visite d’inspection a lieu chaque année. Cette visite est planifiée avec le partenaire avant l’envoi du dossier annuel à ACTIRIS. Celle-ci permet notamment d’analyser la réalisation de l’action et de passer en revue les points prévus pour la justification des dépenses. En plus de cette visite, l’Inspection peut à tout moment se présenter chez le partenaire, même si aucune date n’a été convenue. 2. Le dossier annuel Le partenaire doit introduire auprès d’ACTIRIS son dossier annuel complet au plus tard au 31 mars de l’année n+1. Si le partenaire n’est pas en mesure d’envoyer son dossier annuel dans les délais impartis, il devra communiquer sa demande motivée de prolongation du délai ainsi qu’une nouvelle proposition de date, uniquement par e-mail à l’adresse [email protected] au plus tard le 19 mars de l’année n+1. Le Service Support Partenariat et l’Inspection analyseront la demande et communiqueront leur décision par courrier électronique à l’adresse mail du partenaire. Pour être recevable, le dossier annuel doit être composé de tous les documents requis, repris ci-dessous. Certains documents du dossier annuel doivent être transmis par courrier électronique, d’autres par courrier ordinaire. Les fichiers suivants doivent être envoyés par courrier électronique à l’adresse [email protected] : Le rapport d’activité annuel (format Word 2003) Les tableaux financiers (format Excel 2003) Pour les partenaires qui ont une adresse mail indiquée dans la convention de partenariat, les fichiers ne seront acceptés que si ceux-ci sont envoyés par mail à partir de l’adresse électronique indiquée dans la convention. Les documents suivants doivent être envoyés par la poste ou déposés à ACTIRIS, Service Support Partenariat, Boulevard Anspach 65 à 1000 Bruxelles : - La liste du personnel au 31/12/n ; - La version imprimée et signée des tableaux financiers signée par la personne ayant délégation de signature ; - La déclaration de créance ; - Le bilan et les comptes de résultats définitifs et approuvés, signés de l’année n1 dans le cas ou ils n’ont pas été déposé à la BNB ; - La copie des pièces justificatives ; - L’attestation émanant de l’Office National de Sécurité Sociale prouvant que le partenaire est en ordre de paiement de l’ONSS patronale pour l’exercice concerné et ce, au moins jusqu’au troisième trimestre ; 582660698 7 - L’attestation émanant du Service Public Fédéral-Finances prouvant que le partenaire est en ordre de paiement du précompte professionnel pour l’exercice concerné et ce, au moins jusqu’au troisième trimestre ; L’attestation sur l’honneur Si un des documents exigés était absent au moment du dépôt du dossier annuel, le partenaire le signale par écrit dans le tableau prévu à cet effet. 3. Traitement du dossier annuel par le Département Partenariat et Réseau Le Service Support Partenariat vérifie la recevabilité du dossier. Si le dossier annuel est complet, il est déclaré recevable et est communiqué à l’Inspection qui le traite. S’il est incomplet, il est déclaré irrecevable et ne sera pas communiqué à l’Inspection. Dans ce cas, le Service Support Partenariat envoie un mail au partenaire (dans la convention) accordant un délai pour introduire les documents manquants. Tant que le dossier est incomplet, ACTIRIS est dans l’impossibilité de le contrôler et de se positionner quant à la liquidation. Les dossiers recevables sont traités par l’Inspection qui communique le résultat de son contrôle au Service Support Partenariat. Si le dossier financier est accepté dans son entièreté, le Service Support Partenariat envoie au partenaire la décision de liquidation et procède à la demande de paiement du solde. Si certaines dépenses sont refusées ou que des difficultés sont rencontrées au niveau de la réalisation de l’action, le Service Support Partenariat envoie une proposition de liquidation au partenaire. Celui-ci dispose d’un mois calendrier à partir de la date d’envoi de la proposition de liquidation pour répondre aux remarques formulées par le Service Support Partenariat. Après analyse des éléments complémentaires communiqués par le partenaire, le Département Partenariat et Réseaux envoie la décision définitive de liquidation et procède à la demande de paiement de solde. Lorsque le montant accepté est inférieur aux avances déjà perçues par le partenaire, la différence sera soit retenue sur les avances de la subvention relative à l’année n+1, soit remboursée par le partenaire. Les conditions de remboursement seront clairement mentionnées dans le courrier de décision de liquidation. Étant donné que l’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 28 février 2008 ne prévoit pas de recours administratif interne, la seule voie de recours possible est le Conseil d’État. En application de l’article 19, alinéa 2, des lois coordonnées le 12 janvier 1973 sur le Conseil d’État, une requête en annulation devant le Conseil d’État peut être introduite contre la décision d’ACTIRIS pour violation des formes soit substantielles, soit prescrites à peine de nullité, excès ou détournement de pouvoir. La procédure d’introduction de recours auprès du Conseil d’Etat sera rappelée, le cas échéant, lors de la communication de la décision de liquidation. 582660698 8 H. PIECES JUSTIFICATIVES Les partenaires doivent conserver jusqu’au 31 décembre 2020, toutes les pièces justificatives relatives aux actions subventionnées via ACTIRIS. Lors des contrôles sur place par ACTIRIS (ou par tout autre organisme de contrôle ou d’évaluation habilité), toutes les pièces justificatives doivent être présentées dans leur forme originale. Tout partenaire dont l’acte ou l’absence d’acte conduit ou conduirait à une dépense indue à la charge d’ACTIRIS commet une irrégularité. Dans de telles circonstances, ACTIRIS ou toute autre autorité compétente engagerait des procédures de recouvrement sans délai, en vue de récupérer les montants perçus. Le montant total des dépenses introduites ne peut dépasser le montant de la subvention prévue dans la convention de partenariat. La dépense doit être effectuée durant l’année d’exercice concerné (la facture est datée de l’année n) et être liée à la période couverte par la convention. Toutes les pièces introduites dans le dossier doivent permettre de faire le lien avec le partenaire (ex. : le nom du partenaire, adresse où l’action se déroule doivent figurer sur le document, …) et doivent mentionner l'objet de la dépense. Le lien entre la dépense, le partenaire et l’action subventionnée y apparaît de manière évidente, à défaut de quoi une explication écrite est requise. Les documents suivants sont admis comme pièces justificatives : Les factures complètes (toutes les pages doivent être jointes au rapport financier) ; Les pièces comptables de valeur probante équivalentes pour autant que le prestataire ne puisse fournir de facture et que le lien avec l’action subventionnée soit identifié : les tickets de caisse émis par la Poste uniquement, les notes de frais, les reçus… ; Les fiches de salaire ou décomptes annuels individuels ; La déclaration de créance établie avec un tiers[2]. Celle-ci ne peut porter que sur une partie de la subvention. Pour être conforme, la déclaration de créance doit comporter le calcul détaillé permettant d’étayer le montant repris sur la déclaration de créance. Chaque pièce justificative doit être accompagnée par sa preuve de paiement. Les pièces suivantes sont acceptées comme preuve de paiement : Les extraits de compte reprenant le n° de compte du partenaire, le bénéficiaire, la référence de la transaction, le montant et la référence de la facture. Une explication supplémentaire est demandée si le montant et la référence de la facture ne correspondent pas à la preuve de paiement. La preuve d’acquittement du fournisseur. Les paiements effectués par la caisse. A cet effet, une copie de la feuille du livre de caisse, datée, mentionnant la nature de la dépense ainsi que le nom et la signature du bénéficiaire doit être jointe au dossier. [2] Par exemple pour la participation aux charges d’un bâtiment, … en aucun cas pour une convention de collaboration 582660698 9 Pour les dépenses engendrées en fin d’exercice, la preuve de paiement peut être datée du mois de janvier de l’année n+1 et doit être jointe au dossier annuel. 582660698 10 I. MISE EN CONCURRENCE 1. Préambule En tant que bénéficiaires d’une subvention émanant d’un pouvoir public, les partenaires sont tenus de respecter la réglementation belge et européenne en vigueur en matière de mise en concurrence. Toute dépense relative aux achats et commandes, encourue dans le cadre de la mise en œuvre d’une opération devient inéligible si les règles communautaires et nationales en matière de marchés publics n’ont pas été respectées. Le texte qui suit n’a pas pour vocation de présenter la règlementation de manière exhaustive, mais bien d’en faire un brève synthèse en fonction des cas les plus souvent rencontrés lors des contrôles des dossiers financiers et d’apporter quelques illustrations concrètes de ce qui est attendu. La règlementation relative aux marchés publics concerne à la fois les marchés de travaux, de fournitures et de services. La majorité des dépenses introduites par les partenaires concerne les marchés de fournitures, même si les deux autres types de marchés peuvent également être présents. Un marché couvre la durée de la convention et ce, afin d’éviter tout risque de cumul de marchés publics de nature identique (pratique dite du « saucissonnage »). 2. Les différents types de marchés et de passation de marché Il existe différents modes de passation de marchés1 : -l’adjudication publique ou restreinte ; -l’appel d’offre général ou restreint ; - le concours de projet ; -la procédure négociée avec ou sans publicité2. Le choix du mode de passation dépendra du type de marché à passer et du montant estimé de celui-ci. Vu les types de marché et les montants concernés, c’est la procédure négociée sans publicité qui est les plus souvent pratiquée par les partenaires. Pour un marché dont le montant à approuver s’élève à moins de 5.500 euros HTVA (1), la simple facture suffira à charge de prouver qu’une mise en concurrence a bien Dans le futur, d’autres procédures pourront être mises en place telle que le dialogue compétitif, le système d’acquisition dynamique, les enchères électroniques. 2 Consulter pour l’usage de cette procédure les cas visés par l’article 17 de la loi du 24 décembre 1993. 1 582660698 11 été réalisée (comparaison de plusieurs fournisseurs, la doctrine majoritaire conseille un minimum de 3 demandes de prix). Pour un montant de 5.500 euros à 22.000 euros HTVA (2), c’est également une procédure négociée sans publicité qui est d’application mais qui impose néanmoins un peu plus de contraintes. Un cahier spécial des charges simplifié pourra être établi. Certaines clauses du Cahier général des charges annexé à l’AR du 26 septembre 1996 seront applicables3. Par contre, de 22.000 euros à 67.000 euros HTVA (3), un cahier spécial des charges complet devra être établi et le cahier général des charges annexé à l’Arrêté royal du 26 septembre 1996 s’appliquera aussi. La procédure négociée sans publicité pourra également être d’application. Au-delà de 67.000 euros HTVA, des procédures beaucoup plus complexes sont d’application. Ces cas étant assez rares dans le chef de nos partenaires, elles ne seront pas détaillées ici. Néanmoins, le Département Partenariat et Réseau reste à la disposition des partenaires pour répondre à toute question précise concernant ces procédures. En résumé : Marché de travaux Marché de fournitures Marché de service M<5.499,99 € (1) M<5.499,99 € (1) M<5.499,99 € (1) 5.500,00 €<M<21.999,99 € (2) 5.500,00 €(2) 22.000,00 €<M<66.999,99 € (3) 22.000,00 €<M<66.999,99€ (3) €<M<21.999,99 5.500,00 €(2) €<M<21.999,99 22.000,00 €<M<66.999,99€ (3) Au-delà de 67.000 euros HTVA autres procédures de passation de marché non explicitées dans le présent document. 3. La procédure négociée sans publicité Dans le cadre de la procédure négociée sans publicité, le partenaire devra : Selon le montant concerné, établir un cahier spécial des charges (simplifié ou complet, selon les cas). Dans les cas où celui-ci n’est pas d’application, il est tout de même recommandé au partenaire de définir l’objet du marché et les critères de comparaison avant d’entamer la procédure ; Il s’agit des articles 10§2 qui traite de l’exclusion des tiers au marché, 15 qui traite des paiements du marché, 16 qui traite des réclamations et requêtes en rapport avec les incidents d’exécution du marché, 17 qui traite de la remise des amendes pour retard d’exécution, 18 qui traite des délais relatifs aux actions judiciaires à introduire par un adjudicataire, 20 qui détermine le régime général des sanctions applicables aux manquements de l’adjudicataire, 21 qui traite de la résiliation du marché et 22 qui traite des sanctions en matière d’entente. S’ajoutent, pour les marchés de travaux, les articles 30§2 qui traite de l’organisation générale du chantier, 36 qui traite du salaire et des conditions générales de travail et 41 qui traite de la responsabilité de l’entrepreneur. 3 582660698 12 Consulter au minimum trois entrepreneurs (marché de travaux), fournisseurs (marché de fournitures) ou prestataires de services (marché de services). Les documents doivent porter une date antérieure à la date de la dépense ; Motiver le choix de l’entrepreneur, du fournisseur ou du prestataire de services (documents dont la date doit être antérieure à la date de la dépense) ; Archiver tous les documents relatifs à cette consultation et toutes les réponses obtenues conformément aux règles d’archivages explicitées ci-dessus. Cette règle vaut pour tous les marchés publics. 4. Exemples d’application de la procédure 1/ Achat de chaises pour un montant total hors TVA et pour la période couvrant la convention de partenariat : 5.300,00€ Vous tombez dans la catégorie (1). C’est un marché de fournitures. Nous vous conseillons dès lors : - de vous adresser à au moins 3 fournisseurs et de négocier avec eux afin d’obtenir la meilleure offre. Le marché se conclura par la simple facture acceptée. Vous pouvez bien sûr toujours recourir aux autres procédures (adjudication, appel d’offre). Un cahier spécial des charges n’est pas obligatoire mais un lien contractuel est conseillé. Aucune publicité n’est obligatoire et la rentrée des offres n’est pas soumise à un délai légal. 2/ Achat de fournitures de bureau (papier, crayons, classeurs…) pour un montant total hors TVA et pour la période couvrant la convention de partenariat : 19.000,00€ Vous tombez dans la catégorie (2). C’est un marché de fournitures. Un cahier spécial des charges « épuré » devient obligatoire. Aucune publicité n’est requise. Vous l’envoyez à plusieurs fournisseurs potentiels avec une date limite et une ouverture d’offre à huis-clos. Le délai de consultation des fournisseurs est de minimum 15 jours. Nous vous conseillons dès lors : - d’envoyer votre cahier spécial des charges à au moins 3 fournisseurs ; - de leur laisser un délai minimum de 15 jours pour répondre. Une fois les offres obtenues, de négocier avec eux afin d’obtenir leur meilleure offre. Le contrat se forme par la notification de l’acceptation de l’offre au soumissionnaire le plus intéressant au regard de vos critères d’attribution. Vous pouvez bien sûr toujours recourir aux autres procédures (adjudication, appel d’offre). 582660698 13 3/ Prestation de Services comptables pour un montant total hors TVA et pour la période couvrant la convention de partenariat : 25.000,00€ - Vous tombez dans la catégorie (3). C’est un marché de services. Un cahier spécial des charges est obligatoire. Aucune publicité n’est requise. Vous devez l’envoyer à plusieurs prestataires de services potentiels avec une date limite et une ouverture d’offre à huis-clos. Le délai de consultation des prestataires est de minimum15 jours. Nous vous conseillons dès lors : - d’envoyer votre cahier spécial des charges à au moins 3 prestataires de services ; - de leur laisser un délai minimum de 15 jours pour répondre et une fois les offres obtenues, de négocier avec eux afin d’obtenir leur meilleure offre. Le contrat se forme par la notification de l’acceptation de l’offre au soumissionnaire le plus intéressant au regard de vos critères d’attribution. Vous pouvez bien sûr toujours recourir aux autres procédures (adjudication, appel d’offre). En cas d’urgence, le partenaire devra si possible consulter plusieurs entrepreneurs, fournisseurs ou prestataires de services. Il devra motiver cette urgence qui ne pourra jamais être due par son fait. 5. Réglementation - Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services - Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services - Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics - Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics et son cahier général des charges annexé Une initiative intéressante de la Région et Bruxelles-Environnement à mentionner : « Le Gouvernement, dans son accord pour 2009-2014, envisageait en son point 2.2 la création d’une centrale d’achat régionale pour les fournitures régionales pour l’acquisition de produits durables (papier recyclé, encres sans solvant, produits de nettoyage respectueux de l’environnement,…). Bruxelles-Environnement servira d’expert pour cette centrale d’achat. Un marché vient d’être lancé qui a été publié au Bulletin des adjudications et au JOUE le 9 octobre 2011*. Les offres devront être remises pour le 4 novembre 2011, à 10h au plus tard. Ce marché vise la fourniture, pendant 36 mois, d'articles de bureau 582660698 14 écologiques et de papier sous la forme d'une centrale de marchés pour les administrations bruxelloises. Ce marché est plus large car cela peut aussi concerner les A.S.BL. bruxelloises subsidiées par les pouvoirs publics et qui ont une obligation, en vertu de la législation sur les marchés publics, de recourir aux règles des marchés publics lorsqu’elles sont subventionnées à plus de 50% par les pouvoirs publics. Les inspecteurs d’ACTIRIS, lorsqu’ils sont amenés à vérifier les projets, contrôlent aussi le respect, par les organismes subventionnés, des règles des marchés publics. Ces petites structures n’ont cependant pas toujours les moyens humains pour respecter cette réglementation en perpétuelle évolution. Donc, au moins sur l’aspect fourniture de matériel de bureau et papier, nous pourrions inviter les organismes subventionnés à s’adresser à cette centrale d’achat qui sera opérationnelle en janvier 2012. Si le succès est rencontré, il est prévu de procéder à d’autres marchés publics pour d’autres produits. *https://enot.publicprocurement.be/enot-war/preViewNotice.do?noticeId=101075 » 582660698 15 J. CLES DE REPARTITION Pour toute dépense imputée à l’action, le partenaire doit calculer la part de la dépense qui peut être imputée à l’action subventionnée. Ce calcul permet de déterminer la clé de répartition (prorata) imputée à l’action. Toute clé de répartition doit : - Etre calculée de manière cohérente en fonction du type d’action et de la nature de la dépense introduite ; - Etre basée sur des éléments objectifs, mesurables et vérifiables ; - Etre expliquée dans le tableau financier prévu à cet effet ; - Etre documentée dans le dossier financier : le partenaire joindra à son dossier la copie des documents permettant de vérifier la clé de répartition. Les versions originales de cette documentation seront conservées par le partenaire conformément aux règles d’archivage mentionnées ci-dessus. Lorsque la clé de répartition est déterminée en lien avec l’action conventionnée, le partenaire peut, selon les cas, imputer un montant plus petit à la subvention. Cette imputation devra être conforme à l’imputation comptable de la dépense. La clé de répartition devra également être marquée de manière indélébile sur l’original de toute pièce justificative, même si la dépense est imputée à 100% à ACTIRIS. Celle-ci reprend la mention « ACTIRIS » et le type de convention concerné. Les clés de répartition relatives aux autres pouvoirs subsidiants, doivent également être complétées sur l’original. Lorsque le calcul des différentes clés de répartition s’avère trop important, il peut être développé en annexe de la facture dans un tableau élaboré par le partenaire. Toutefois, les montants finalement imputés à ACTIRIS et aux autres pouvoirs subsidiants doivent être indiqués sur la facture originale. Ci-dessous sont exposés 6 modes de calcul de la clé de répartition. Ils ont été établis sur base de la procédure appliquée par ACTIRIS pour ses dépenses et d’une analyse des clés de répartition utilisées par les partenaires d’ACTIRIS dans la justification de leurs dépenses. Le partenaire choisit lui-même la clé de répartition qu’il applique à chaque type de dépenses. Toutefois celle-ci doit être logique et adaptée à la nature de la dépense. Par exemple : il n’est pas cohérent d’utiliser une clé de répartition basée sur la superficie des locaux pour les communications téléphoniques. 1. Clé de répartition basée sur le temps de travail réel Cette clé peut être utilisée pour le personnel dans le cas où le temps de travail réel est comptabilisé pour l’action. Cette clé peut être basée sur l’agenda, time-sheets ou tout autre mode de support pour la gestion du temps de travail. Temps presté pour l’action Temps total des prestations* *Le temps peut s’exprimer en heures, jours ou mois par année. 582660698 16 Exemple : Les prestations de tous les membres du personnel sont inscrites dans des agendas ou sur des time-sheets. Le partenaire peut donc documenter les heures prestées réelles par action. Il impute alors le temps de travail réel presté par action et par personne 2. Clé de répartition basée sur le public conventionné Cette clé peut être utilisée, entre autre, pour les frais fixes comme les charges, les frais liés à l’occupation du bâtiment, téléphone, le personnel,… Nombre de personnes suivies dans l’action, sur base du listing RPE et au maximum le nombre de personnes conventionnées __________________________________________________________ _________________ Nombre total de personnes reçues Exemple : Un partenaire doit suivre 30 personnes pour l’action de guidance. Sur base du listing RPE, 60 personnes ont été accompagnées. Par ailleurs, 20 personnes supplémentaires n’ont pas été encodées dans le RPE mais ont été accompagnées. Dans ce cas la clé de répartition est de 30 (personnes conventionnés) /80 (60 personnes sur base du RPE + 20 personnes supplémentaires). 3. Clé de répartition basée sur la superficie utilisée pour l’action conventionnée Cette clé peut être utilisée pour les frais de locaux, chauffage, taxes et assurances relatives au bâtiment,… Superficie utilisée pour l’ action conventionnée Superficie totale Exemple : La superficie totale du bâtiment est de 500 m². Le partenaire utilise 120 m² pour une action. La clé de répartition pour cette action est de : 120/500 soit 24% 4. Clé de répartition basée sur l’affectation du personnel Cette clé peut être utilisée pour les frais indirects (accueil, comptabilité,…). Nombre d’ETP affecté à l’action Nombre d’ETP total de l’organisation Exemple : 582660698 17 Il y a 18 personnes qui travaillent à temps plein et 2 personnes à 50% chez le partenaire, soit 19 ETP. Sur ces 19 personnes, 3,5 sont affectées à l’action. La clé de répartition est de 3,5/19 soit 17,5%. 5. Clé de répartition basée sur la moyenne du personnel affecté à l’action Cette clé peut être utilisée, entre autre, pour le calcul de certain frais de fonctionnement (fourniture de bureau,…). Somme des clés de répartition individuelle du personnel affecté à l’action Total du personnel Exemple : 3 ETP travaillent pour une action. La clé de répartition personnel pour personne A est de 10% (0,1). La clé de répartition personnel pour personne B est de 100% (1) . La clé de répartition personnel pour personne C est de 25% (0,25). Moyenne du personnel affecté à l’action A+B+C = 0,1+1+0,25 = 1,35 = 45% 3 3 3 6. Autre clé de répartition Lorsqu’aucune des clés présentées ci-dessus n’est utilisée par le partenaire, celui-ci a la possibilité d’utiliser sa propre clé de répartition. Toutefois, celle-ci doit répondre à tous les prescrits énoncés plus haut. Dans certains cas, le partenaire sera amené à utiliser plusieurs clés de répartition pour déterminer au mieux la part à attribuer à l’action conventionnée. Exemple : Un partenaire met en œuvre plusieurs activités différentes (RAE, Emploi/Formation/ AEPP). Les factures relatives à l’occupation des locaux devront d’abord être subdivisées en fonction de l’espace utilisé pour chacune des activités (3ème clé). Lorsque la part relative à chaque action est déterminée, il faudra encore appliquer un prorata pour déterminer la part de la dépense liée à chaque action, en utilisant, par exemple un autre type de clé. 582660698 18 III. Les FRAIS A. FRAIS INELIGIBLES Toute dépense inéligible contenue dans une pièce justificative est déduite, par le partenaire, du montant global avant d’être imputé à la subvention. Cette déduction est notée de manière indélébile sur l’original avant d’en faire une copie pour le dossier financier. Les frais inéligibles cités ci-dessous sont d’ordre général. Les frais inéligibles spécifiques sont indiqués dans les tableaux suivants en regard de chaque rubrique. Cette énumération n’est nullement exhaustive : La sous-traitance de l’exécution du projet financé par ACTIRIS (entièrement ou en partie) ; Les provisions, cautions, garanties, acomptes, avances, forfaits (pour prime de fin d’année, pécule de vacances…) Attention : Les montants versés sur base forfaitaire et ajustés en fin d’année (eau, gaz, électricité…) ne sont pas considérés comme des provisions ; Les frais de rappel ou liés à un retard de paiement ; Les indemnités allouées aux administrateurs dans le cadre d’une activité bénévole ou de volontariat ; Les frais de nourriture et boissons pour le personnel; Les avantages extra-légaux ; Les indemnités compensatoires de préavis non presté ; Les médicaments ou produits de pharmacie qui ne font pas partie de la trousse de secours légale ; Les primes syndicales ; La TVA si elle est récupérable ; … 582660698 19 B. FRAIS ELIGIBLES 1. Le coût salarial Le coût salarial des personnes sous contrat de travail avec le partenaire et travaillant directement aux actions conventionnées sont éligibles. Seuls sont pris en compte les frais effectivement encourus pour les personnes affectées à la réalisation des actions prévues dans la convention pendant la période concernée. Le cas échéant, le personnel administratif et d’entretien sous contrat de travail avec le partenaire peut également être imputé à la subvention mais en appliquant une clé de répartition objective dûment justifiée. Le coût salarial suivant est éligible : La rémunération brute (rémunération de base, primes, indemnités légales, …) L’ONSS patronal Les indemnités de préavis si le préavis est presté pendant la période couverte par la convention ; Les frais de déplacement domicile – lieu de travail (les frais de déplacement pour mission sont à introduire dans les frais de fonctionnement) ; Les assurances légales, la médecine du travail. En cas d’introduction du coût salarial d’une personne statutaire, l’organisme doit fournir dans le dossier financier une copie de l’affectation nominative de la personne statutaire à l’action subventionnée. Rappel des documents à fournir dans le dossier annuel : L’attestation ONSS officielle déclarant que le partenaire est en règle de cotisations jusqu’au 3ème trimestre de l’année de référence ; L’attestation de précompte professionnel officielle déclarant que le partenaire est en règle de paiements jusqu’au 3ème trimestre de l’année de référence ; Les fiches de salaire ou le décompte annuel ; Les preuves de paiement du salaire. Sont inéligibles (liste non exhaustive) : • Les avances et provisions ; • Les avantages extra-légaux à l’exception des chèques-repas ; • Les indemnités compensatoires de préavis (préavis non presté : aucun lien avec l’action). 582660698 20 2. Frais de Fonctionnement Tous les frais de fonctionnement doivent être justifiés par leur lien direct avec l’action subventionnée. La clé de répartition appliquée doit être notée à l’encre indélébile sur l’original avant d’en faire copie pour le dossier financier. Seules les dépenses pour lesquelles la réglementation relative aux marchés publics aura été respectée, seront éligibles. Description des types de frais de fonctionnement 2.1 Les frais de bâtiment Pour les frais liés à l’achat du bâtiment : voir les frais d’investissement Frais éligibles Documents à joindre au Frais inéligibles dossier financier : La location Les copies des factures permanente complètes ; La location ponctuelle Les copies de la preuve de pour autant que le lien paiement de chaque avec l’action est établi ; facture ; Les charges (eau, Dans le cas de frais de électricité, gaz, location de locaux : une chauffage, taxes copie du contrat de bail et immondices,…) de tous les documents permettant d’établir le Les charges facturées montant imputé à la par des tiers (syndic, réalisation de l’action ainsi propriétaire,…) que le lien avec l’action ; Les frais d’entretien du Dans le cas de frais bâtiment ; d’assurances : une copie du Le matériel et les contrat d’assurance ; produits d’entretien ; Dans le cas des charges : Autres frais éligibles une copie du décompte relatif au bâtiment final de l’année n ainsi que (extincteur, …) le lien avec l’action ; Dans le cas de frais facturés par un tiers : la facture ou la déclaration de créance doit comprendre le détail du calcul étayant le montant demandé par le tiers (index, prix au m³, …). La facture du fournisseur d’énergie ainsi que la preuve de paiement doivent être fournies par le tiers. 582660698 21 2.2. Les frais de fonctionnement administratifs Frais éligibles Le petit matériel de bureau (fournitures, papier, photocopies ; …) ; Le mobilier de bureau ; Téléphone – Internet – Fax ; Les frais de gestion administratifs (poste, les frais d’ouverture d’un compte bancaire pour la subvention ACTIRIS) ; Les frais de matériel spécifique et maintenance ; Assurances (administrateurs, matériel, responsabilité civile, personnel…) Promotion et publicité qui sont nécessaires à la réalisation de l’action (livres, abonnements,…); Documents à joindre au dossier financier : Les copies des factures complètes ; Les copies de la preuve de paiement de chaque facture ; Dans le cas de frais de location de matériel : une copie du contrat de location initial et de tous les documents permettant d’établir le montant imputé pour la réalisation de l’action ainsi que le lien avec l’action ; Un exemple de chaque type d’action d’information et de publicité ; Pour les assurances, une copie de la police ; Pour les frais de poste uniquement, les tickets de caisse sont acceptés Frais inéligibles Les cartes de téléphone prépayées ; Les appels téléphoniques à l’étranger ou surtaxés sauf si le lien avec l’action est prouvé par le partenaire. Les tickets de parking ; Les assurances extralégales. Les intérêts débiteurs ; Les agios ; Les frais de change ; Les amendes ; Les frais de contentieux ; Les frais liés à une procédure judiciaire. 2.3. Les frais de fonctionnement liés au personnel Les frais de mission sont les frais de déplacement engendrés par une mission liée à l’action subventionnée. Ces frais ne représentent pas les déplacements domicile-travail repris dans les frais de personnel. Ces frais sont éligibles au prorata du temps de travail lié à l’action. Quote-part employeur des chèques-repas ; Frais de gestion du personnel ; Frais de formation continuée ; 582660698 Documents à joindre au dossier financier Frais inéligibles Les frais de restaurant ; L’explication du lien avec l’action ; Les frais de parking ; Les frais de taxi. Les copies des factures complètes ; Les copies de la preuve de paiement de chaque facture. 22 Les frais de Pour les chèques-repas : le déplacement pour nombre de chèques-repas mission en transports octroyés par personne en commun ; imputée à l’action, tel que repris sur la fiche de salaire Les frais de ou sur le document signé déplacement effectués pour réception des au moyen d’un véhicule chèques-repas ; le détail du privé (ou de société), calcul reprenant le nombre imputés dans la limite de chèques octroyés et le du barème fixé par montant de la quote-part l’arrêté royal du 18 employeur ; janvier 1965 portant réglementation Pour les frais de gestion : le générale en matière de calcul du montant imputé frais de parcours et par agent (comme indiqué soumis à l’indice des sur les fiches de salaire ou prix à la sur les factures du consommation. secrétariat social ou sur base du calcul produit par le partenaire) Pour les frais de mission : le lien avec l’action, l’objet de la mission étayé par l’invitation, la preuve de participation et la preuve de paiement le cas échéant ; les copies complètes des tickets de transport ; les copies de la preuve de paiement des tickets de transport ; la feuille de route pour les frais de déplacement effectués au moyen d’un véhicule privé reprenant les renseignements suivants : o Le nom de la personne concernée ; o L’objet de la mission ; o La date ; o Le lieu de départ ; o Le lieu de destination ; o Le nombre de kilomètres parcourus ; o Le montant de l’indemnité kilométrique ; 582660698 23 La preuve que l’agent concerné a été remboursé par le partenaire. 2.4. Ressources humaines externes à l’organisme partenaire Pour la réalisation de certaines tâches spécifiques, le partenaire peut faire appel à des compétences externes. Frais éligibles Documents à joindre au Frais inéligibles dossier financier Les frais d’honoraires Les indemnités de du comptable, les frais L’explication du lien avec volontariat ; de réviseurs aux l’action ; Les frais liés à la souscomptes si Les copies des traitance de l’action indispensables pour la factures complètes ; (entièrement ou en préparation ou la mise Les copies de la preuve de partie), à moins qu’il ne en œuvre de l’action ; soit stipulé autrement paiement de chaque Les frais de conseil dans la convention. facture ; juridique, les frais de Pour les chèques ALE : la notaire, les frais preuve de l’inscription du d’expertise technique partenaire auprès d’une ou financière si Agence ALE, la preuve de indispensables pour la paiement de son droit préparation ou la mise d’inscription ainsi que la en œuvre de l’action ; preuve de paiement des Les frais pour la chèques. Le bordereau de formation du prestations mensuelles daté personnel ; et signé par le travailleur et Les frais pour l’utilisateur doit également l’entretien des locaux ; être joint. 2.5. Frais d’investissement Un bien d'investissement est un bien qui est affecté durablement au service du partenaire comme instrument de travail ou comme moyen d'exploitation et qui fait l’objet d’un amortissement. Aucune acquisition n’est prise en considération si elle n'est pas démontrée par une facture acquittée, y compris pour les amortissements ayant débuté les années antérieures à l'année de référence. En ce qui concerne les contrats de leasing (ou assimilés), les mensualités ou annuités ne peuvent être prises en compte pour un montant supérieur à celui de l'amortissement. 582660698 24 Afin de respecter au mieux ce qui existe dans les règles d’évaluation de chaque partenaire, aucune limite n’est imposée en tant que seuil à partir duquel un bien doit être considéré comme un bien d’investissement. Toutefois, les amortissements introduits dans le dossier annuel devront correspondre à l’imputation réalisée par l’opérateur au sein de sa comptabilité. C’est pourquoi, ces règles d’évaluation doivent être jointes dans le dossier financier, si vous introduisez des amortissements pour des biens d’investissement inférieurs à 250EUR HTVA par pièce ou par article. Taux d’amortissement (seuil usuellement admis) : mobilier matériel de bureau et machines (fax, photocopieur,...) ans) à usage administratif matériel audiovisuel et scientifique à usage pédagogique (en 3 ans) matériel informatique bâtiment. 20 % (en 5 ans) 20 % (en 5 33 % 33 % (en 3 ans) 20 ans Des taux moindres que ceux prévus ci-dessus peuvent être appliqués. Les droits d’auteur, notamment lors de l’achat d’un fax, d’un photocopieur… ainsi que la taxe « Récupel » sont des charges qui peuvent être soustraites de la valeur d’achat avant de calculer l’amortissement. Pour le matériel informatique, les ordinateurs de type mainframe et les infrastructures mobiles ne sont pas éligibles. Pour l’achat de bâtiments, seul l’amortissement de la valeur d’acquisition est éligible, ce qui est l’équivalent d’un loyer et ce, exclusivement pour la durée de l’action et dans la mesure où des aides publiques n’ont pas contribué à l’acquisition de ces biens. La procédure de calcul à appliquer est la suivante : la valeur d’acquisition du bâtiment est amortie annuellement pour un montant « x ». Ce montant divisé par la superficie du bâtiment donne un prix/m²/an, prix semblable pour tous les étages. Ce prix est multiplié par le nombre de m² de chaque superficie imputée à ACTIRIS. C. LES RECETTES Toutes les recettes engendrées par la réalisation de l’action doivent être déclarées dans le dossier financier : par exemple les revenus de livres…, vendus au public suivi dans le cadre de l’action. 582660698 25
