Pour information: exemlple d`unGuide Financier

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Annexe 1
GUIDE FINANCIER DESTINE AUX PARTENAIRES
D’ACTIRIS
Accompagnement à l’élaboration d’un projet professionnel
Accompagnement de publics spécifiques
Accompagnement des chercheurs d’emploi de 45 ans et plus
Asbl
Cefa
Codes comportementaux au travail
Coordination
Interface emploi formation
Jeep
Promsoc
Villages Métiers 2012
Young Invest

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Département Partenariat et Réseaux

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Table des matières
I. INTRODUCTION ................................................................................................................................... 4
II. PRINCIPES GENERAUX ......................................................................................................................... 5
A. LES REGLES DE CONTROLE INTERNE .................................................................................. 5
B. LA TVA ................................................................................................................................... 6
C. LE BILAN ET LE COMPTE DE RESULTAT DE L’ANNEE N-1................................................... 6
D. CONSTAT DE MANQUEMENTS ............................................................................................... 6
E. CODIFICATION SEPAREE POUR LA COMPTABILITE .............................................................. 6
F. PUBLICITE .............................................................................................................................. 6
G. PROCEDURE DE TRAITEMENT DU DOSSIER ANNUEL.......................................................... 7
1. La visite de l’Inspection ........................................................................................................... 7
2. Le dossier annuel ................................................................................................................... 7
3. Traitement du dossier annuel par le Département Partenariat et Réseau ..................................... 8
H. PIECES JUSTIFICATIVES ......................................................................................................... 9
I. MISE EN CONCURRENCE ..................................................................................................... 11
1. Préambule ........................................................................................................................... 11
2. Les différents types de marchés et de passation de marché ..................................................... 11
3. La procédure négociée sans publicité .................................................................................... 12
4. Exemples d’application de la procédure .................................................................................. 13
5. Réglementation .................................................................................................................... 14
J. CLES DE REPARTITION ........................................................................................................ 16
III. LES FRAIS.................................................................................................................................... 19
A. FRAIS INELIGIBLES .............................................................................................................. 19
B. FRAIS ELIGIBLES .................................................................................................................. 20
1. Le coût salarial ..................................................................................................................... 20
2. Frais de Fonctionnement ...................................................................................................... 21
2.1 Les frais de bâtiment ........................................................................................................... 21
2.2. Les frais de fonctionnement administratifs ............................................................................. 22
2.3. Les frais de fonctionnement liés au personnel ........................................................................ 22
2.4. Ressources humaines externes à l’organisme partenaire ......................................................... 24
2.5. Frais d’investissement ......................................................................................................... 24
C. LES RECETTES ...................................................................................................................... 25

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I. Introduction
Chaque année le partenaire introduit à ACTIRIS un rapport annuel, composé
notamment d’un rapport d’activités et d’un rapport financier.
Les dépenses réalisées dans le cadre de chaque convention de partenariat font l’objet
d’un rapport financier visant à les justifier.
Ce guide est établi pour aider le partenaire à constituer son dossier financier. Les
obligations légales et conventionnelles qui lui sont applicables pour pouvoir
bénéficier de la subvention prévue y sont précisées.
Ce guide est une annexe de chaque convention de partenariat dont il fait partie
intégrante.
Il peut faire l’objet de modifications par ACTIRIS. Le partenaire est alors averti dans
les plus brefs délais par courrier électronique à l’adresse mail mentionnée dans la
convention de partenariat. Dans les autres cas, le partenaire est averti par courrier
ordinaire.

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II. PRINCIPES GENERAUX
A. LES REGLES DE CONTROLE INTERNE
Le partenaire doit également disposer de règles de contrôle interne suffisantes, en
adéquation avec la taille de son organisme. Ces règles doivent pouvoir être présentées
à la demande d’ACTIRIS ou de toute autre instance de contrôle.
Le contrôle interne vise « l’ensemble des politiques et procédures mises en œuvre
dans l’organisation, destinées à fournir une assurance raisonnable quant à la
gestion rigoureuse et efficace de ses activités, la tenue d’une comptabilité fiable, le
respect des lois et réglementation en vigueur »[1].
Cela concerne, entre autres, les éléments suivants :
- la séparation de fonctions :
Les responsables doivent veiller à ce qu’il y ait une séparation de fonctions suffisante
et adéquate entre les fonctions de commande, de paiement et d’enregistrement
comptable. Cette séparation permet d’établir l’existence d’un contrôle des paiements
en fonction des bons de commande et de la réception des biens et services. La
séparation entre le paiement et l’enregistrement comptable permet d’éviter que des
paiements non autorisés soient acceptés et enregistrés.
Pour les petites structures, le dirigeant exerce un rôle plus important. Le Conseil
d’administration doit dès lors exercer un plus grand contrôle sur la fiabilité et la
conformité des comptes.
- la concordance entre bon de commande, bon de réception et facture
- clôture comptable régulière :
Le responsable doit veiller à faire des clôtures comptables régulières afin de s’assurer
de la concordance entre les soldes bancaires, de caisse et les enregistrements
comptables. Cela lui permet d’avoir une vue sur la santé financière de sa structure.
- respect des législations et en particulier la loi de 1921 modifiée par la loi du 2
mai 2002 concernant les asbl ; notamment les articles concernant l’Assemblée
générale, le Conseil d’administration,…
[1] Le contrôle interne dans les associations sans but lucratif – Guide de bonnes pratiques à l’usage des associations,
document de la COCOF 2007