1. formules
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WORLD WINE MEETINGS AMERICA 8EME EDITION Du 25 au 27 avril 2015 Embassy Suites Chicago Downtown/Lakefront CHICAGO, USA www.wwm-america.com FORMULAIRE D’INSCRIPTION Merci de remplir ce formulaire en lettres capitales Société : …………………………………………………………………………….. .......................................................................................................... Adresse : .......................................................................................................................................................................................... Code Postal :…………………..………… Ville : ……………………………….…………..……………………………………………………………………………………….. Téléphone :…………………………………………………………….……………… Fax : ………………………………………………………………………………………… E-mail : ……………………………………………………………………………………… Site web : ………………………………………………………………………………. Code NAF : ......................................................................... N° RCS : ............................................................................................... N° TVA Intra : ..................................................................... SIRET : ................................................................................................. ADRESSE DE FACTURATION SI CELLE-CI EST DIFFÉRENTE DE LA PRÉCÉDENTE Société : …………………………………………………………………………….. .......................................................................................................... Adresse : .......................................................................................................................................................................................... BP :………………... Code Postal :…………………..…. Ville : ……………………………….…………..………………… Pays : ………..……………………………… Téléphone :…………………………………………………………….……………… Fax : ………………………………………………………………………………………… E-mail : ……………………………………………………………………………………… Site web : ………………………………………………………………………………. Code NAF : ......................................................................... N° RCS : ............................................................................................... N° TVA Intra : ..................................................................... SIRET : ................................................................................................. PROFIL DE L’ENTREPRISE Sous quelle région souhaitez-vous apparaître dans le catalogue officiel (1 choix possible) ? ........................................................ Obligatoire : Indiquez l’intitulé sous lequel vous souhaitez apparaitre dans le catalogue et sur votre enseigne : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Production annuelle (en nombre de cols) : …………………………………………………. Effectif : CA en M€ : 1 à 10 0 à 1.5 10 à 50 1.5 à 7.5 50 à 100 7.5 à 15 100 à 500 15 à 75 plus de 500 plus de 75 PARTICIPANTS Les documents relatifs à l’organisation logistique et le catalogue technique seront envoyés au participant 1 – Portable réservé à l’organisation logistique Participant 1 : Madame Mademoiselle Monsieur Prénom ..................................... Nom .........................................................................Fonction ....................................................... Tel direct................................... Portable ...................................................................E-mail ........................................................... Participant 2 : Madame Mademoiselle Monsieur Prénom ..................................... Nom .........................................................................Fonction ....................................................... Tel direct................................... Portable ...................................................................E-mail ........................................................... PERSONNE EN CHARGE DU DOSSIER SI DIFFERENTE DU PARTICIPANT 1 : Madame Mademoiselle Monsieur Prénom ..................................... Nom .........................................................................Fonction ....................................................... Tel direct................................... Portable ...................................................................E-mail ........................................................... 1. FORMULES FORMULE 1 : INSCRIPTION INDIVIDUELLE « CLÉ EN MAIN » ................................................................................ 6 200 EUROS HT Vous recevez seul, un acheteur toutes les 40 mn dans votre propre chambre-bureau (1 chambre / bureau par société). Le forfait comprend : La présentation de votre société sur le catalogue électronique de la convention L’accès au catalogue électronique contenant les fiches de présentation détaillées des acheteurs 1 planning de rendez-vous programmés La participation à l’espace dégustation le samedi 25 avril (1 table de dégustation équipée) La chambre/bureau pour 3 nuits (24, 25 et 26 avril), petit déjeuner et repas inclus au programme Un kit de 12 verres, 1 réfrigérateur, 1 crachoir et 1 seau à glace Des tarifs préférentiels pour l’envoi de vos échantillons auprès de notre partenaire Le catalogue des participants remis sur place sous clé USB Les invitations Privilège (format numérique) destinées à vos prospects L’assistance sur place L’accès au Wifi FORMULE 2 : INSCRIPTION "EN ASSOCIATION" « CLÉ EN MAIN » ........................................................................3 950 EUROS HT Vous partagez votre planning de rendez-vous et votre bureau avec un « associé » issu d’une région différente qui peut être choisi par vous ou par Adhésion Group. Vous proposerez ainsi, ensemble ou successivement, vos produits à l’acheteur qui se présentera dans votre chambre-bureau toutes les 40 mn. Le forfait comprend : La présentation de votre société sur le catalogue électronique de la convention L’accès au catalogue électronique contenant les fiches de présentation détaillées des acheteurs 1 planning commun de rendez-vous programmés La participation à l’espace dégustation le samedi 25 avril (1 table de dégustation équipée commune) La chambre/bureau pour 3 nuits (24, 25 et 26 avril), petit déjeuner et repas inclus au programme Une chambre supplémentaire pour la seconde société située à proximité de la chambre/bureau, uniquement pour dormir Je connais mon "Associé" Un kit de 12 verres, 1 réfrigérateur, 1 crachoir et 1 seau à glace Des tarifs préférentiels pour l’envoi de vos échantillons auprès de notre partenaire Le catalogue des participants remis sur place sous clé USB Les invitations Privilège (format numérique) destinées à vos prospects L’assistance sur place L’accès au Wifi Société .......................................................................................................... Prénom/Nom ............................................................................................... Adresse ......................................................................................................... ..................................................................................................................... Code Postal .................................... Ville ...................................................... ................................................... Fax ....................................................... Je souhaite qu’Adhésion Group me propose un « associé » des pays/régions : .................................................................... SOUS TOTAL 1 : ............................................... € HT 2. OPTIONS QUELLE QUE SOIT LA FORMULE CHOISIE : JE SOUHAITE RESERVER LES PRESTATIONS ANNEXES SUIVANTES : Une personne supplémentaire en chambre simple (la chambre pour 3 nuits, petits déjeuners & repas inclus) Une personne supplémentaire en chambre double ou twin dans la même chambre que le participant 1 - 1 100 Euros HT 600 Euros HT (la chambre pour 3 nuits, petits déjeuners & repas inclus) – Merci de barrer la mention inutile Supplément pour une personne qui ne loge pas à l'hôtel (repas inclus au programme) 400 Euros HT Nuit(s) supplémentaire(s) : $237* (prix par nuit et par chambre) *tarif en attente de validation Indiquer les nuits à réserver : ...................................................................................... Le paiement sera à effectuer directement auprès de l’hôtel lors de votre check-out Nous vous rappelons que les nuits des 24, 25 et 26 avril sont prises en charge dans les formules de participation. SOUS TOTAL 2 : ……………………………………………. € HT 3. OFFRES DE COMMUNICATION ET DE PROMOTION Description Votre film promotionnel sur écran LCD/Plasma au bureau d’accueil Mise en avant de votre société par la diffusion d’un film de 10 min durant tout l’évènement Tarif HT 2 900 Euros Film video en HD à fournir Votre logo sur écran LCD/Plasma au bureau d’accueil Mise en avant de votre société par l’affichage de votre logo durant tout l’évènement 750 Euros Logo jpg à fournir Votre Kakemono/Roll up au bureau d’accueil Augmenter votre visibilité en mettant en avant votre société auprès de tous les participants 750 Euros Kakemono à fournir Sponsoriser les déjeuners/dîner/Espace de dégustation de bienvenue Nous organisons les repas et l’espace dégustation pour tous les participants (environ 400 professionnels par jour) Personnalisez ces zones à votre image : - Vos kakémonos à l’entrée et à l’intérieur des salles - 1 espace dédié à la présentation de vos produits - Possibilité de distribuer d’un cadeau aux couleurs de votre société - Discours de présentation, expertise et savoir-faire (15 minutes maximum) - Communication de votre parrainage sur nos supports (site internet, emailings, catalogue électronique…) 1 500 Euros Kakemonos/cadeaux à fournir Distribution de cadeaux/goodies Distribuez un cadeau personnalisé pendant la convention (stylo, sticker, bloc-notes ...) à l’arrivée de chaque participant (environ 130 acheteurs et 150 exposants) 900 Euros Cadeaux/goodies à fournir Votre logo sur le Plan des Suites des exposants Le plan de la convention avec la liste des exposants et leurs numéros de Suites est distribué à chaque participant et affiché à différents emplacements Augmentez votre visibilité en incluant votre logo pour localiser votre Suite sur le plan 350 Euros Logo jpg à fournir - Offre réservée à 10 sociétés Animation d’une conférence – 1h40 (dont 1 heure d’installation) Les acheteurs sont toujours à la recherche de nouvelles opportunités pour confronter et échanger sur leurs problématiques. Une conférence vous permet de présenter vos compétences à un public ciblé en un minimum de temps Pourquoi animer votre propre conférence ? - Vous communiquez efficacement, ce qui vous permet de vous démarquer et de mettre en avant votre savoir-faire tout en traitant de problématiques actuelles du marché - A vocation pédagogique, les conférences sont conçues comme un véritable outil de travail et de réflexion sur une thématique de votre choix auprès d’experts et de décisionnaires ayant sélectionné votre intervention - D’une durée de 40 minutes ces ateliers se déroulent dans un environnement à la fois professionnel et convivial La prestation comprend : - Un aménagement technique complet : salle équipée avec vidéoprojecteur et sonorisation - Affichage sur la convention au sein du programme et du catalogue électronique - Gestion des inscriptions - Une campagne de communication sur nos supports (site internet, emailings, catalogue électronique…) 3 000 Euros Animation d’une dégustation/Master Class – 2h (dont 1heure d’installation) En plus des rendez-vous B2B, rencontrez sur un espace privatif dédié des acheteurs inscrits à votre master class 1 heure dédiée à la présentation de votre région, votre vignoble, la typicité de vos cépages, la diversité de vos appellations… incluant une dégustation pratique et comparative de différents vins Apportez aux acheteurs les informations marchés de votre région : - votre stratégie (positionnement de vos vins, typicité…), pour convaincre de nouveaux acheteurs de référencer vos vins - vos points forts, pour soutenir la distribution de vos importateurs - vos nouveaux produits… La prestation comprend : - Un aménagement technique complet : salle équipée avec vidéoprojecteur, micro, sonorisation, verres, seaux à glace, crachoirs - Affichage sur la convention au sein du programme et du catalogue électronique - Gestion des inscriptions, personne dédiée pour l’accueil de vos participants - Une campagne de communication sur nos supports (site internet, emailings, catalogue électronique…) Votre bannière sur le site web www.wwm-america.com en page d’accueil + lien vers votre site (en ligne 1 an jusqu’au lancement de l’édition suivante). Cible : acheteurs d’Amérique du nord et du sud, producteurs internationaux 3 210 visites par mois en moyenne 8 000 Euros 750 Euros Bannière à fournir - Format 150 x 300 pixels - Gif animée - 40 ko max Votre publicité sur le carnet de dégustation – 1 pleine page quadri Remis à chaque participant, il contient le programme de la convention, le plan avec la liste des exposants et leurs numéros de Suites et les notes de dégustation 600 Euros Pdf 300 DPI à fournir – 100 x 210 mm Votre publicité sur le carnet de dégustation – 2ème et 3ème de couverture quadri 900 Euros Votre publicité sur le carnet de dégustation – 4ème de couverture quadri 1 200 Euros Cordons porte-badges remis à chaque participant Faites-vous remarquer par tous les participants à la convention. Personnalisez les cordons à l’effigie de votre société 2 100 Euros 400 cordons à fournir par vos soins - Offre réservée à une société Pochette d’accueil Nous remettons à chaque participant une pochette contenant tous les documents relatifs à la manifestation (badges, planning de rendez-vous, programme, …) devenez le sponsor officiel de cette pochette / sac / sacoche, aux couleurs de votre société 1 500 Euros 400 pochettes / sacs / sacoches à fournir (à soumettre à l’organisateur) - Offre réservée à une société Votre logo sur le catalogue des participants (clé USB) avec lien sur votre site web Insérez votre logo sur une face de la clé USB Utilisée par chaque participant, elle contient les fiches de présentation des acheteurs et des exposants + Insertion de votre publicité avec lien vers votre site internet dans chaque clé USB 400 clés USB sont distribuées 2 000 Euros Logo vectorisé à fournir - Offre réservée à une société Campagne Emailing auprès de 8 000 contacts ciblés Augmentez votre visibilité en mettant en avant votre société et vos produits par l'envoi d'un e-mailing 1 300 Euros Texte & logo jpg à fournir SOUS TOTAL 3 : ……………………………………………. € HT 4. INVITATIONS « PRIVILÈGE » GRATUIT : Compris pour toutes les formules Les invitations « Privilège » vous permettent (en plus des rendez-vous organisés par le comité d'organisation) d’inviter et de rencontrer des prospects qui, grâce à la dynamique de l'événement, voudraient venir vous rencontrer au WWM America. C’est également l’occasion d’inviter vos clients pour leur faire déguster votre nouvelle gamme de vins. Marquées de votre logo (à nous fournir par e-mail au format jpg, bmp ou pdf à l’adresse [email protected]) les invitations valorisent votre société et proposent une prise en charge d’un prospect pour venir vous rencontrer. Ces invitations ne génèrent aucun frais supplémentaire pour votre société. Ces Invitations Privilège donnent droit (au nom de votre société, prise en charge par le comité d'organisation) à : - Un accès privilégié à l’évènement World Wine Meetings America (frais d’inscription offerts) - Le catalogue technique des participants (clef USB) - L'organisation de rendez-vous personnalisés - L'accès gratuit aux animations et à l’espace dégustation - L'accès aux repas prévus au programme - Une prise en charge de l'hébergement pour les nuits des 25 et 26 avril 2015 - Le remboursement des frais de déplacements à hauteur de $400 (sur justificatifs) Conditions de validité des Invitations : - Elles sont destinées uniquement aux Acheteurs (Importateurs, Distributeurs) - Ces sociétés ne pourront, en aucun cas, utiliser les invitations dans le but de proposer leurs services, produits, etc. - Pour bénéficier de ces invitations, les acheteurs devront prendre contact avant le 2 avril 2015 avec le comité d'organisation - Le comité d'organisation se réserve le droit de refuser toute inscription sans avoir à justifier sa décision Adresse mail sur laquelle vous souhaitez recevoir les Invitations Privilège : …………………………….…………………………………@.......................................................................... SOUS TOTAL 4 : ……………………………………………. GRATUIT 5. VALIDATION DE L’INSCRIPTION RECAPITULATIF DES PRESTATIONS COMMANDEES : □SOUS TOTAL 1 : FORMULE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..€ HT □ SOUS TOTAL 2 : OPTIONS……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….€ HT □ SOUS TOTAL 3 : OFFRES DE COMMUNICATION ET DE PROMOTION………………………………………………………………………………………….…€ HT □ SOUS TOTAL 4 : INVITATIONS PRIVILEGE…………………………………………………………………………………………………………………….....….GRATUIT TOTAL HT € T.V.A. 20% € TOTAL TTC € CONDITIONS DE REGLEMENT : - 1er acompte à l’inscription : 80% du total général H.T. de l’ensemble des prestations réservées. Votre inscription ne sera prise en compte qu’après réception de votre dossier d’admission dûment complété, signé et accompagné de cet acompte. - Solde incluant la TVA payable à 60 jours date de facture, au plus tard le 23 mars 2015. Conditions d’annulation : - En cas d’annulation avant le 23/03/2015, seul l’acompte de 80 % sera dû à l’organisateur. - Pour toute annulation survenant après le 23/03/2015, l’intégralité des sommes dues à l’organisateur lui sera acquise. Pour être valable, toute annulation devra être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception. En signant le dossier d’inscription, le participant déclare avoir pris connaissance et accepté sans réserve les clauses du règlement général de la convention. En cas de contestation, le participant s’engage à soumettre sa réclamation aux organisateurs. En cas de litige, seul le tribunal de Nanterre sera compétent. Les règlements sont à effectuer par chèque à l’ordre de l’AAPrA. J’ai lu et accepté le réglement general de la convention export WWM America Fait à .......................................................... Le ................................................... Par......................................................................... Signature: Cachet de l’entreprise Agence Aquitaine de Promotion Agroalimentaire Cité Mondiale – 6, parvis des Chartrons – 33075 BORDEAUX cedex Tel. : 05 56 01 33 23 – Fax : 05 57 85 40 76 – [email protected] www.gastronomie-aquitaine.fr – facebook.com/gastronomieaquitaine Règlement général de la Convention Export World Wine Meetings America 1 ORGANISATION La convention WORLD WINE MEETINGS AMERICA est organisée par la société ADHESION GROUP, société anonyme au capital de 300 000 Euros, dont le siège social est situé au 35-37, rue des Abondances - 92513 Boulogne Billancourt Cedex - France. 2 OBJET Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles la société ADHESION GROUP organise et fait fonctionner cette convention. Il précise les obligations et les droits respectifs du participant et de l'organisateur. Le participant s'engage formellement à respecter le présent règlement. 3 LIEU ET DATE La convention WORLD WINE MEETINGS AMERICA se déroulera du 25 au 27 avril 2015 à Chicago. En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus pour cas de force majeure, l’organisateur pourra changer de lieu ou en différer la date. L'organisateur pourra annuler l'opération après avoir avisé le participant, et dans ce cas, sa présente demande d'admission se trouvera alors résiliée de plein droit, et ce sans indemnité pour le participant en dehors du remboursement des frais de participation versés. 4 ADMISSION, INSCRIPTION, REGLEMENT Pour être valables, les inscriptions doivent être établies au moyen de la demande d’admission officielle. L'organisation se réserve le droit de refuser une demande d'inscription pour quel que motif que ce soit, et sans avoir à justifier sa décision. La demande d’admission à WORLD WINE MEETINGS AMERICA est définitive et irrévocable. En cas de désistement à quelle que date que ce soit, et pour quelle que cause que ce soit, le signataire de la demande demeure redevable de l’intégralité du montant de sa participation à partir du 23 mars 2015. En cas d’annulation avant le 23/03/2015, seul l’acompte de 80% sera dû à l’organisateur. Pour être valable, toute annulation de vra être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception. Le règlement de la participation devra être payé à 60 jours date de réception de facture et au plus tard 30 jours avant la date de l’évènement. A défaut de règlement à l'échéance convenue, la présente demande d'inscription sera résiliée de plein droit, et son signataire n'en demeurera pas moins débiteur envers ADHESION GROUP du dit règlement. 5 REGLES COMMERCIALES Il est interdit aux participants de faire bénéficier à une autre société de tout ou partie des services offerts par la convention WORLD WINE MEETINGS AMERICA sans l’accord des organisateurs. Le participant s’interdit formellement de se livrer, à l’extérieur des lieux de la convention, à des activités similaires à celles exercées dans l’enceinte de la convention, pendant toute la durée de celle-ci. 6 ASSURANCES ADHESION GROUP est responsable civilement en sa qualité d'organisateur de WORLD WINE MEETINGS AMERICA. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s'étendre aux dommages causés par des tiers aux participants. L'Embassy Suites / Lakefront, répond de sa responsabilité civile en sa qualité de propriétaire des immeubles et des installations, fixes ou provisoires servant à la convention, ainsi que pour l'exploitation des entreprises et activités qu'il gère directement. Il en est de même pour toutes les entreprises extérieures. Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d’assurance responsabilité civile individuelle et répondre de tous les dommages causés à autrui soit par lui-même, soit par son personnel ou ses installations. Le participant doit obligatoirement être couvert par une police d’assurance garantissant les matériels lui appartenant ou les biens confiés apportés lors de la convention. 7 APPLICATION DU REGLEMENT L’organisateur a le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement et d'apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions nécessaires qui deviennent immédiatement exécutoires. Les circulaires envoyées aux participants ultérieurement font partie intégrante du présent règlement. Toute infraction au présent règlement peut entraîner l'exclusion du participant contrevenant, et ce à la seule volonté d’ADHESION GROUP, même sans mise en demeure, et ce sans remboursement du montant de sa participation ou d'une quelconque somme par lui versée qui restera acquise à l'organisateur. 8 COMPETENCES En signant leur demande d'adhésion, les participants déclarent accepter sans réserve les clauses du présent règlement dont seul le texte en langue française fait loi. En cas de contestation et avant toute procédure, tout exposant s'engage à soumettre sa réclamation au comité d’organisation. En cas de contestation, les tribunaux du siège de ADHESION GROUP sont seuls compétents. ADHESION GROUP 35/37 rue des Abondances - 92513 BOULOGNE BILLANCOURT CEDEX Tél. : +33(0)1 41 86 41 17 - Fax : +33(0)1 41 86 49 83 - E-mail : [email protected] SA au capital de 300 000 Euros - RCS B NANTERRE N° 331605790 – NAF 8230Z
