Stratégies de première ligne pour appuyer l’accès ouvert
Le personnel de réception joue un rôle déterminant dans l’établissement d’un environnement propice à l’accès ouvert;
les stratégies suivantes lui faciliteront la tâche.
Proposez un rendez-vous pour le jour
demandé :
Lorsque les patients appellent, ils doivent
pouvoir obtenir un rendez-vous le jour
même s’ils le souhaitent ou une autre
journée de leur choix.
Lorsque vous demandez aux gens de
rappeler, il se crée un processus appelé
« accès par déni ». Le rendez-vous doit
être reporté, ce qui accroît les délais et les
attentes au sein du système.
Ne demandez pas aux patients de rappeler ou ne les découragez-pas de
prendre rendez-vous à l’avance.
Évitez les situations où les patients doivent quémander pour obtenir un
rendez-vous. Proposez-leur un rendez-vous le jour même avec leur
médecin attitré, quelle que soit la raison de leur appel. La première
question à poser n’est pas « Pourquoi vous appelez? », mais « Qui est
votre médecin? »
Lorsqu’un patient doit revenir dans trois ou quatre mois, instaurez un
système de rappel de façon à noter le rendez-vous dans l’agenda peu
de temps avant la date prévue (examens physiologique ou autres types
d’examen).
Prise de rendez-vous stratégique
Proposez des rendez-vous le même jour.
Prenez les rendez-vous non urgents plus
tard dans la semaine ou tôt le matin – en
fonction de l’offre et de la demande.
Proposez les plages horaires non
couvertes.
Surveillez les données relatives à la demande pour comprendre les
tendances dans la demande de rendez-vous (demande journalière et
hebdomadaire) et savoir où diriger les rendez-vous réservés à l’avance.
Lorsque les gens appellent plusieurs jours à l’avance, donnez-leur le
premier rendez-vous de la journée.
Remplissez les plages horaires du matin avant de proposer un rendez-
vous l’après-midi.
Si les plages horaires de l’après-midi et les rendez-vous de la journée
sont couverts, on peut offrir un rendez-vous le lendemain. Ne dites pas
aux patients de rappeler (accès par déni).
Mieux vaut gérer que protéger
Faites le travail d’aujourd’hui aujourd’hui.
En protégeant les rendez-vous, vous créez
des délais.
Dirigez le patient vers le médecin
approprié.
Gérez l’agenda sur une base
hebdomadaire et non journalière.
Connaissez vos patients.
Ne refusez pas de rendez-vous en prévision d’une urgence. Le fait de
connaître votre demande journalière vous aidera dans ce genre de
situation.
Le patient doit-il voir absolument le médecin ou un autre membre de
l’équipe de soins peut-il s’occuper de lui?
Étudiez l’emploi du temps hebdomadaire pour avoir une vue
d’ensemble de la situation. Est-il possible de faire avancer les choses
(p. ex., lorsqu’un examen médical est annulé, vous pouvez accepter un
nouveau rendez-vous dans la journée ou avancer un autre rendez-
vous).
P. ex. : Si un patient ayant l’habitude de se présenter au cabinet avec
des membres de sa famille appelle pour prendre rendez-vous,
demandez-lui s’il a besoin de plusieurs rendez-vous.