Séance du 18 novembre 2004

COMITE STRATEGIQUE DE DEVELOPPEMENT DE LA SANTE MENTALE
GROUPE DE TRAVAIL « SERVICES ADMINISTRATIFS ET LOGISTIQUES »
Séance du 18 novembre 2004
Le jeudi 18 novembre 2004 s’ est déroulée la première réunion du groupe de travail composé de
représentants des services administratifs et logistiques, avec la participation des représentants des
cadres de santé et des praticiens.
Etaient présents :
 BETON Jean-Marc, Cadre de santé
 BOUCHERON Stéphane, Technicien supérieur
 BOURGEOIS Michel, Contremaître
 BRUN Michel, Directeur
 COLLET Gilette, Adjoint des cadres
 DANTEC Marie-Françoise, Secrétaire
 DENIZOT Laurent, Psychiatre
 LAW-LAI Marie-France, Attachée
 MOULLAN Osman, Cadre de santé
 MOUTOU Gérard, Psychiatre
 ONDE Georges, Psychiatre
 RIVIERE Jean-Emile, Attaché
 SAILLET Gérald, Directeur adjoint
 SAINT-ALME François, Cadre de santé
 SAINT-LAMBERT Jeanine, Adjoint des cadres
Absents excusés :
 CRAVERO Jean-Philippe, Psychiatre
 GIUSTINIANI Philippe, Psychiatre
 HOAREAU Alain, Chef de garage
 ROHMAN Claude Aline, Psychiatre
En préambule, Jean-Emile RIVIERE, en qualité d’animateur du groupe, rappelle l’objectif fixé par
le Comité Stratégique dans sa réunion du 19 octobre 2004, à savoir : « l’ouverture de groupes thématiques
à tous les professionnels intéressés de l’Etablissement au niveau des services de soins, mais aussi parmi
les personnels des services administratifs et logistiques qui représentent un gisement de plus de cent
agents qui sont, ce que le Ministre actuel de la Santé Publique appelle « le cœur battant du service
public ».
C’est donc dans ce cadre que tous les membres présents sont conviés à se lancer dans un travail
collectif, dans un esprit constructif, sans animosité, conscients qu’ils représentent des corps de métiers qui
se veulent être des interfaces, dans leurs relations inter services et non des solitudes juxtaposées.
Au terme de ce préambule, les membres sont conviés à mettre en évidence les points
particuliers qui posent problème sur le plan des relations de travail entre les services de soins et les
services administratifs et logistiques.
CONSTATS ETABLIS AU NIVEAU DES DIFFERENTS SERVICES
A – SERVICES DE SOINS
 Impression des soignants d’être totalement dépendants des services administratifs et logistiques :
ainsi des problèmes surgissent avec certains services (garage, magasin …) dont l’organisation ne
semble pas tenir compte des véritables besoins des unités de soins dans l’immédiat.
 Souhait des soignants que soit priorisé le soin et que les demandes de leur service ne soient donc
pas traitées selon les disponibilités de l’administration ou des services techniques, mais en
fonction des patients et en réponse à leurs besoins immédiats. Il s’agit d’éviter ainsi une
détérioration du climat social et des souffrances partagées.
 Un praticien fait remarquer que certaines actions peuvent détruire la confiance des soignants (ex. :
travaux des bâtiments administratifs réalisés alors qu’il existait des besoins non satisfaits dans les
services de soins). Sur ce dernier point, il est rappelé que tous les services de soins disposeront
prochainement de locaux neufs et fonctionnels et que l’hôpital ne doit pas investir que dans les
soins et qu’il convient de répartir les moyens financiers pour tenir compte des priorités dans toutes
les sphères d’activité de l’Etablissement.
 Des lacunes sont constatées aussi au niveau des remontées d’information entre les services
économiques et les services de soins, notamment sur la question des trop longs délais de
réparation ou d’entretien de matériels médicaux ou autres, ou encore dans le cas de travaux
d’entretien ou d’assainissement des locaux de soins ou de consultations extérieures, par exemple.
Sur ces points, il est précisé que la DSE intervient toujours dans le service concerné pour évaluer
la demande, en présence du cadre. Il est rappelé, en outre, que l’Etablissement est quelquefois
tributaire de prestataires extérieurs qui ne peuvent pas toujours répondre aux sollicitations de
l’Etablissement dans l’immédiat , en cas de nécessité.
 Les membres présents émettent le souhait qu’une réflexion approfondie soit engagée sur les
dispositifs à mettre en œuvre en vue d’améliorer la qualité de la communication et de la
circulation de l’information qui doivent se réaliser dans les deux sens entre les services, et non
d’une manière unilatérale. Il est, en outre, proposé la mise en place d’un calendrier de réunions
regroupant différents services en vue de restaurer les liens dans un climat de confiance et briser
ainsi les cloisonnements ou distances entre les différents corps de métiers et services, afin
d’avancer dans le même sens.
B – SERVICE PHARMACIE
 Il est fait remarquer que des demandes de médicaments sont parfois formulées à deux reprises
pour un même patient.
 Il est, en outre, rappelé le manque de respect, par les services de soins, du cadre horaire de
délivrance des médicaments (08 H 30 – 12 H 30) compte tenu que cette procédure doit être réalisée
en présence de la pharmacienne qui exerce son activité à temps partiel.
 Par ailleurs, des ruptures de stock de médicaments surviennent dans le service du fait que le
chariot de dotation n’est pas vérifié régulièrement, semble t-il.
C – SERVICE DES ADMISSIONS
 Une première remarque est faite sur la difficulté de travailler, avec toute l’efficacité et la sérénité
requises, au sein d’une équipe de sept agents dans la mesure où le comportement d’un seul bloque
le bon fonctionnement du service.
 Des difficultés existent par ailleurs, avec le secteur II en particulier :
- procédures déclaratives non signées par le médecin du service et qui retardent la
facturation
- difficultés de collaboration avec des assistants sociaux
Sur ce dernier point, tous s’accordent à reconnaître la nécessité de délimiter, en matière
administrative, le champ de compétences et d’intervention des responsables d’Unités
Fonctionnelles, qui doivent être des interlocuteurs privilégiés au sein des services. Il en est de
même des cadres de santé dont il importe de préciser la fonction et le champ d’intervention au
niveau des services et vis à vis de l’administration.
 Il est proposé qu’une réflexion soit engagée rapidement sur les modalités de mise en œuvre d’un
dispositif d’amélioration de la communication et du circuit d’information entre les services
soignants et le service des Admissions. Ce dernier service connaît en effet des difficultés à obtenir
d’une unité de soins des renseignements sur la situation familiale d’un patient, en vue de
compléter le dossier destiné aux organismes sociaux(Sécurité Sociale , Mutuelle ).
D – SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
 Il apparaît que le remplacement de courte durée des secrétaires médicales en congé pose problème
à certains services, du fait que la demande n’est pas honorée dans l’immédiat , compte tenu de la
charge de travail du service .
Il est donc proposé la mise en place d’un pool de remplacement pour mieux répondre aux attentes
des services pour la plus grande satisfaction de tous.
E – SERVICE CUISINE
 Aucun problème relationnel particulier n’est à signaler avec le personnel soignant, grâce aux
réponses immédiates et favorables apportées aux demandes ciblées des soignants.
 La commission des menus assume ses fonctions sans difficultés.
*****
Au terme d’un débat constructif et animé sur la question des problèmes relationnels de travail entre les
services de soins et les services administratifs et logistiques, il est proposé l’élargissement pour la
prochaine réunion de la représentation du personnel aux Assistantes Sociales, à la CSSI et à la Cellule
Qualité. Cette proposition recueille l’unanimité des membres présents.
Après concertation, la prochaine rencontre est fixée au JEUDI 09 DECEMBRE 2004 A 10 H 00 dans la
salle du Conseil (bâtiment central – 2ème étage).
Fait à Saint-Paul, le 22 novembre 2004