Introduction à Access 2000

FORMATION
A
ACCESS 2000
Notes de cours
Michel Duncan
Automne 2002
INFO-1003, Initiation à l’informatique
Université de Moncton
Introduction à Access 2000
Une base de données est une collection d’informations connexes enregistrées dans un fichier.
Par exemple, les dossiers manuscrits rangés dans un classeur par nom ou par service constituent
une base de données. Il en est de même des renseignements contenus dans un annuaire
téléphonique.
Avant, les informations étaient conservées sur papier. Aujourd’hui, elles sont saisies et stockées
dans un ordinateur au moyen des logiciels de bases de données. Le principal avantage d’une
base de données informatisée est la possibilité de trier, rechercher, analyser et afficher
rapidement et efficacement l’information qu’elle contient.
Une base de données relationnelle structure les données dans des tables constituées de colonnes
(aussi appelées champs ou attributs) et de lignes appelées enregistrements. En fait, chaque
enregistrement est constitué de plusieurs champs de données. Tous les enregistrements d’une
même table sont constitués des mêmes champs. Par exemple, tous les élèves possèdent un
champ nom, un champ âge et un champ niveau.
Les informations concernant les élèves peuvent être stockées dans plusieurs tables reliées entre
elles. Par exemple, on peut mettre les cours suivis par les élèves ainsi que les leurs notes dans
les différents cours dans des tables à part. Une valeur de champ permettant d’identifier chaque
élève est insérée dans chacune des tables pour retrouver les informations. Par exemple, le champ
num_eleve peut être présent dans les tables « Élèves », « Cours » et « Notes ». Si le numéro d’un
élève est par exemple 100, tout enregistrement ayant ce numéro dans n’importe quelle table
concerne le même étudiant.
Un champ possède un type qui peut être numérique, chaîne de caractères (alphanumérique), …
Les logiciels de bases de données sont souvent dotés :
 d’un langage de définition de données permettant de définir la structure des enregistrements.
 et d’un langage de requêtes qui permet de rechercher des informations dans la base de
données. Les bases de données relationnelles utilisent un langage standard appelé SQL
(Standard Query Language).
Access est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. C’est un logiciel facile à
utiliser grâce à son interface graphique qui permet de créer des tables et des requêtes portant sur
ces tables. Access dispose en outre d’outils graphiques permettant de créer facilement des
formulaires (servent à entrer et visualiser des données) ainsi que des états contenant des données
que l’on désire afficher.
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Lancement d’Access
Aller dans le menu démarrer / Programmes / MS Office et choisir Access. L’écran suivant
apparaît :
Création d’une nouvelle base de données
Ici nous devons faire un choix parmi :
 Nouvelle base de données Access
Cette option nous permet de faire la création d'une nouvelle base de données
 Assistant, pages et projets de base de données Access
Cette option, nous permet de faire la création d'une nouvelle base de données en utilisant un
assistant.
 Ouvrir une base de donnée existante (fichier)
Cette option nous permet de faire l'ouverture d'une base de donnée déjà existante.
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Choisir l'option Nouvelle base de données et cliquer sur Ok
Dans la fenêtre qui apparaît, entrer le nom que vous désirez donner à votre base de données, puis
cliquer sur Créer .
La fenêtre suivante est alors affichée
Explication des « Objets » :
 Tables :
cet objet permet de faire l'ajout ou la modification des tables dans notre BD.
 Requêtes :
Cet objet permet de faire des requêtes sur notre BD
(c’est à dire l'interrogation de notre base de données).
 Formulaire :
Cet objet permet de faire la création de formulaires pour la saisie de données ou
l'interrogation d'une BD.
 États :
Cet objet permet de faire des rapports que l’on peut imprimer.
Pour réaliser une opération, il faut cliquer sur l’objet désiré, puis double cliquer sur l’option
désiré.
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Création d’une table
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

Cliquer sur l’objet « Tables » puis double cliquer sur « Créer une table en mode création »
Décrire sa structure en décrivant les champs de la table.
Pour chaque champ, il faut indiquer les informations suivantes : son nom, son type et sa
description.
Création des champs:

o
o

o
o
Dans le champ « Nom du Champ » taper par exemple « Matricule », puis faire une fois une
tabulation .
Dans la barre de menu cliquer sur l'icône qui a comme image une clé, cette action vous a
permis de définir matricule comme clé primaire de la table.
La clé primaire est un champ qui identifie chaque enregistrement de façon unique.
Placer le curseur dans la colonne « Type de données ».
Afficher la liste déroulant des « Types de données » en appuyant sur le petit triangle noir.
Un choix dans cette liste permet de définir la nature des données à enregistrer dans un champ
(par exemple du texte, ou un entier numérique).
Sélectionner le type « Numérique ».
Maintenant observer l'onglet qui porte le nom de Général. Cet onglet affiche les propriétés par
défaut associées au champ numéro de type numérique que vous venez de créer.
Voici certaines de ses caractéristiques:
o Taille du champ: Permet d'établir la longueur maximum des données ou le type de donnée
numérique.
o Format: Nous permet de déterminer le mode d'affichage et d'impression des données.
o Valeur par défaut : la valeur que vous spécifiez à ce niveau est insérée automatiquement
dans le champ chaque fois que vous ajoutez un nouvel enregistrement dans la table.
o Valide si: permet de spécifier des conditions d’acceptation des valeurs données au champ.
Par exemple, pour limiter la valeur du champ « âge », on peut spécifier la condition « > 19 »
(supérieur à 19). Ainsi tout âge saisi devrait être supérieur à 19 pour être validé. Pour
spécifier la condition, il faut cliquer en face de ce champ et cliquer sur les deux points (..) qui
apparaissent alors. Une interface permettant de rentrer des conditions est affichée.
o Null interdit: permet de spécifier qu’on ne peut pas accepter un enregistrement pour lequel
le champ n’aurait pas de valeur. Par exemple, spécifier que le champ « nom d’une
personne » doit être nécessairement complété.
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Votre écran devrait ressembler à peu près à ceci:
Vous devez entrer les informations ligne par ligne dans votre table.
Sauvegarde d’une table dans la base de données (exemple)
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
Cliquez sur l’icône représentée par une disquette dans la barre d’outils
Donnez le nom « Étudiants » à votre table et appuyez sur OK.
Fermer la fenêtre de la table « Étudiants ».
Les opérations précédentes vous ont permis de créer la structure de la table « Étudiants ». De
cette même manière, créer les tables « Cours_suivis » et « Notes ». Les structures des différentes
tables à créer sont :
Étudiants
Matricule : Texte de 10 caractères, clé primaire
Nom : texte de 20 caractères
Prénom : texte de 20 caractères
Âge : numérique
Ville : texte de 20 caractères
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Cours_suivis
Matricule : Texte de 10 caractères, clé primaire
(Le nom et le type doit être le même que dans la table Étudiants)
INFO_1003 : Oui/Non
INFO_1005 : Oui/Non
INFO_1007 : Oui/Non
Notes
Matricule : Texte de 10 caractères (Le nom et le type doit être le même que dans la table Étudiants )
INFO_1003 : texte de 2 caractères
INFO_1005 : texte de 2 caractères
INFO_1007 : texte de 2 caractères
Vous remarquerez que les tables créées ne contiennent aucun enregistrement pour le moment.
Ajout des enregistrements à une table
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


Double-cliquez sur l’icône « Étudiants » dans la base de données. Une fenêtre apparaît avec
les champs vides et vous permet de saisir des données (de créer des enregistrements)
Maximisez cette fenêtre et créez des enregistrements.
Appuyez sur la touche « Tab » pour passer à l’enregistrement suivant1
Remarquez l’effet du contrôle des zones (à cause des contraintes que vous avez fixées lors de
la définition de la structure). Par exemple, tapez 15 dans la zone âge.
Fermez la table en cliquant sur la bouton de fermeture de la fenêtre.
Fermeture d’une table et d’une base de données et sortie de Access


Cliquez sur le bouton de fermeture de la table « Étudiants »
Cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre de Access.
Ouverture d’une base de donnée



Accédez à votre répertoire de travail et cliquez deux fois sur l’icône représentant votre base
de données
Ajoutez d’autres enregistrements dans la table « Étudiants »
Visualisez une forme imprimée de votre table (option « aperçu avant impression » du menu
« fichier ».
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Lors de la saisie des données, Access crée automatiquement un espace pour l’enregistrement suivant. Un
indicateur dans la barre d’état vous indique le numéro de l’enregistrement courant sur lequel vous êtes positionné.
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Utilisation d’un formulaire pour visualiser les données
Création d’un formulaire
Les formulaires facilitent le travail d’entrée de longues listes de données.
Pour créer un formulaire :
 Cliquer sur l’élément « Formulaires ».
 Double cliquez sur « Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant ».
 Sélectionner, dans la zone de liste « Tables/Requêtes », la table sur laquelle le formulaire
sera basé.
 Sélectionnez, dans la zone de liste des champs disponibles, les champs à inclure dans le
formulaire. Pour ce faire, sélectionnez le champ voulu puis cliquez sur « > ».
 Cliquez sur « Suivant > ».
 Choisissez la disposition souhaitée du formulaire, « Colonne simple » par exemple, puis
cliquez sur « Suivant > ».
 Sélectionnez le style souhaité pour le formulaire puis cliquez sur « Suivant > ».
 Tapez un titre pour le formulaire puis cliquez sur Terminer.
On peut à présent entrer des données dans la table ou parcourir les enregistrements existants.
Pour améliorer l'aspect du formulaire, cliquez sur l’objet « Formulaire » puis double cliquez sur
le formulaire à modifier. Cliquer ensuite sur « Affichage / Mode Création » dans la barre des
menus. Une boîte à outils apparaît. On peut ici disposer les contrôles selon son goût.
Pour ajouter une « En-tête de formulaire »:
 Pointez le haut de la barre de la section « Détail ».
 Quand le pointeur change de forme, faites glisser la barre d’environ 1,5 cm vers le bas le
long de la règle verticale.
 Cliquez sur « Aa » intitulé de la boîte à outils.
 Cliquez dans la zone En-tête de formulaire.
 Tapez le titre voulu, par exemple « Identité de l'élève ».
 Appuyez sur Retour.
Changement de police et ajout de couleur au texte :
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


Sélectionnez le contrôle d’étiquette de l’en-tête de formulaire.
Ouvrez la liste de déroulement du bouton des polices et sélectionnez Times New Roman et
changez la taille de la police à 20.
Cliquer dans la barre des menus sur « Format / Taille / Au contenu.
Ouvrez la liste de déroulement du bouton « Couleur de police/premier plan » de la barre
d’outils et choisissez la couleur voulue.
Ouvrez le menu déroulant du bouton « Effets spéciaux » et choisissez « ombré ».
Cliquez sur Affichage pour voir l’aspect du formulaire (Gauche de la barre d’outils).
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Prévisualisation et impression
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Revenez au menu principal
Cliquez sur un objet et cliquez ensuite sur « Fichier / Aperçu avant impression »
Si vous voulez imprimer seulement un élément d’un objet, un enregistrement spécifique à partir
d’un formulaire :
 Revenez au mode Formulaire et affichez votre enregistrement.
 Choisissez « Édition / Sélectionnez l’enregistrement ».
 Choisissez « Fichier / Imprimer »
 Sélectionnez « Enregistrement(s) sélectionné(s) ».
 Cliquez sur « OK ».
Création d’un rapport
Les états sont des sorties imprimées que l’on produit à partir de tables ou de requêtes. Pour créer
un état :
 Cliquez sur l’objet « États ».
 Double cliquez sur « Créer un état à l’aide de l’Assistant ».
 Dans la zone de liste «Choisissez la table ou requête d’où proviennent les données de
l’objet», choisissez la table voulue, puis sélectionner les champs que vous voulez imprimer
dans le rapport.
 Cliquez sur « Suivant »
 Choisissez les clés pour trier les données, puis cliquez sur « Suivant ».
 Choisissez les paramètres de l’impression, puis cliquez sur « Suivant ».
 Choisissez un style et cliquez sur « Suivant ».
 Donner un titre et cliquez sur « Terminer ».
Création d’une requête
Une requête est l’objet qui crée une feuille de données composée de champs et d’enregistrements
provenant d’une ou de plusieurs tables. Elle affiche la réponse à une question sur les données de
votre base de données.
Pour créer une requête, on doit indiquer les tables et/ou les requêtes qui doivent être considérées.
Ensuite Access offre une interface qui permet au programmeur de définir sa requête en fixant des
contraintes particulières sur les champs sélectionnés.
 Sélectionnez l’objet « Requête »
 Double cliquez sur « Créer une requête à l’aide de l’Assistant »
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Sélectionnez la table et les champs dans lesquels vous désirez obtenir de l’information.
Donner un nom à votre requête qui vous permettra de la reconnaître facilement
Activer la boîte « Modifier la structure de la requête »
Cliquez sur le bouton « Terminer »
Dans la case identifiée « Critère » inscrire le critère qui permettra de ne faire apparaître que
les éléments ne contenant que ce critère.
Fermez la fenêtre
Double cliquez sur la requête pour obtenir le résultat.
Pour modifier une requête :
 Double-cliquez sur la requête
 Cliquer sur « Affichage / Mode création »
 Modifier les critères
Autres informations :
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
Sur la ligne Tri, il est possible de cliquer sur chaque colonne pour sélectionner entre un tri
croissant et un tri décroissant.
Sur la ligne Afficher, il suffit de cocher la case pour décider d’afficher la valeur du champ ou
de la décocher dans le cas contraire.
Sur la ligne Critères, vous pouvez spécifier la condition que doit respecter le champ afin
qu’un enregistrement soit sélectionné par la requête. Par exemple dans le champ Sigle de la
table Cours_suivis, on peut spécifier la valeur INFO1003 si on désire sélectionner les
enregistrements portant sur le cours INFO1003. Les valeurs tapées apparaissent alors entre
guillemets pour les champs de type texte. Si on s’intéresse à plusieurs cours on peut spécifier
"INFO1003" ou "INFO1005"; On peut aussi écrire "INFO1003" et "INFO1005" ou
"INFO1007". Pour des champs numériques, les critères sont de la forme = 10 ou > 12 et <
70.
Quand vous avez fini de spécifier les informations pour tous les champs intervenant dans la
requête, vous la sauvegardez. L’interface vous demande de lui donner un nom. A vous de
donner un nom significatif qui vous permette de savoir ce que la requête fait.
En cliquant sur l’icône représenté par un point d’exclamation rouge dans la barre d’outil cela
provoque l’exécution de la requête dont le résultat est afficher sous forme d’une nouvelle
table.
En cliquant dans la barre d’outils sur l’icône équerre (premier icône de la barre d’outil) cela
vous permet de revenir en mode création.
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