Kostenrechnung für Pädagogische Hochschulen

Ein Praxishandbuch der COHEP
Kostenrechnung
für Pädagogische
Hochschulen
Un manuel pratique de la COHEP
Comptabilité analytique
dans les hautes écoles
pédagogiques
November 2013
Verabschiedet durch die Mitgliederversammlung
der COHEP
Novembre 2013
Adopté par l’Assemblée plénière de la COHEP

Ein Praxishandbuch der COHEP
Kostenrechnung
für Pädagogische
Hochschulen
Un manuel pratique de la COHEP
Comptabilité analytique
dans les hautes écoles
pédagogiques
November 2013
Verabschiedet durch die Mitgliederversammlung
der COHEP
Novembre 2013
Adopté par l’Assemblée plénière de la COHEP

Comptabilité analytique dans les hautes écoles pédagogiques Kostenrechnung für Pädagogische Hochschulen2 3
Inhaltsverzeichnis Sommaire
Avant-propos 6
Principes 13
1 Situation initiale et objectifs visés par le calcul des coûts
dans une école 14
1.1 Situation initiale 14
1.2 Objectifs, délimitations et structure du manuel 16
1.3 Comparabilité des résultats du calcul des coûts 18
2 Modèle de calcul des coûts et des contributions à la couverture 20
2.1 Calcul des coûts 20
2.2 Calcul des contributions à la couverture 24
3 Calcul des coûts 26
3.1 Objectif visé par le calcul des coûts: coûts et produits
par filière d’études 26
3.2 Calcul échelonné des contributions à la couverture 28
3.3 Destinataires des calculs CC? 30
3.4 Structure des calculs CC 30
3.5 Comparaison entre les calculs CC pour l’école,
les autorités responsables de la formation et la Confédération 32
3.6 Vue d’ensemble des calculs des contributions à la
couverture devant être établis 34
Manuel d’établissement du calcul des coûts 41
4 Coûts par nature et plan comptable 42
4.1 Saisie des coûts par nature dans le plan comptable 42
4.2 Plans comptables généraux NMC et PME 44
5 Centres de coûts et répartition des centres de coûts 48
5.1 Centres de coûts d’une école 48
5.2 Centres de coûts obligatoires 48
5.3 Centres de coûts recommandés et répartition des centres
de coûts recommandés 50
5.4 Définition des coûts directs et des coûts indirects ainsi que
des coûts individuels et des coûts généraux 52
5.5 Définition des produits directs et indirects 54
5.6 Utilisation des clés de répartition et assurance qualité lors
de répartitions 54
Vorwort 7
Grundlagen 13
1 Ausgangslage und Ziel einer schulischen Kostenrechnung 15
1.1 Ausgangslage 15
1.2 Ziele, Abgrenzungen, Aufbau des Leitfadens 17
1.3 Vergleichbarkeit der Kostenrechnungsergebnisse 19
2 Modell einer Kosten- und Deckungsbeitragsrechnung 21
2.1 Kostenrechnung 21
2.2 Deckungsbeitragsrechnung 25
3 Kostenrechnung 27
3.1 Ziel der Kostenrechnung: Kosten und Erträge pro Studiengang 27
3.2 Gestufte Deckungsbeitragsrechnung 29
3.3 Für wen werden die DB-Rechnungen erstellt? 31
3.4 Aufbau der DB-Rechnungen 31
3.5 Vergleichbarkeit der DB-Rechnungen für Schule,
Schulträger und Bund 33
3.6 Überblick über die zu erstellenden Deckungsbeitragsrechnungen 35
Leitfaden zur Erstellung der Kostenrechnung 41
4 Kostenarten und Kontenplan 43
4.1 Erfassung von Kostenarten im Kontenplan 43
4.2 Der NRM- und der KMU-Kontenrahmen 45
5 Kostenstellen und ihre Überwälzung 49
5.1 Kostenstellen einer Schule 49
5.2 Obligatorisch zu führende Kostenstellen 49
5.3 Empfohlene Kostenstellen und ihre Überwälzung 51
5.4 Definition von direkten und indirekten Kosten bzw.
Einzel- und Gemeinkosten 53
5.5 Definition von direkten und indirekten Erträgen 55
5.6 Vorgehensprinzipien und Qualitätssicherung bei Umlagen 55

Comptabilité analytique dans les hautes écoles pédagogiques Kostenrechnung für Pädagogische Hochschulen4 5
6 Calcul des objets de coûts: coûts par prestation fournie
par une école 56
6.1 Modularisation 58
7 Infrastructure 60
7.1 Coûts d’infrastructure «immobilier» et coûts d’infrastructure
«exploitation» 60
8 Gestion des installations 66
9 Calcul détaillé des contributions à la couverture 70
9.1 Récapitulatif 70
9.2 Directives sur le calcul détaillé des contributions à la couverture 74
10 Principes comptables complémentaires 88
10.1 Coûts bruts et coûts nets 88
10.2 Coûts effectifs et coûts estimés 90
10.3 Comptabilisations internes 92
Annexes 95
Annexe 1: Classification officielle des filières d'études 96
Annexe 2: Définition des prestations 98
Annexe 3: Délimitations 112
Annexe 4: Définition des variables relatives aux étudiants 120
Annexe 5: Structure des rapports sur les comptes 126
6 Kostenträgerrechnung: Die Kosten pro Leistung einer Schule 57
6.1 Modularisierung 59
7 Infrastruktur 61
7.1 Bauliche und betriebliche Infrastrukturkosten 61
8 Anlagenbewirtschaftung 67
9 Die detaillierte Deckungsbeitragsrechnung 71
9.1 Überblick 71
9.2 Wegleitung durch die detaillierte Deckungsbeitragsrechnung 75
10 Verrechnungsprinzipien 89
10.1 Brutto- vs. Nettoprinzip 89
10.2 Tatsächliche Kosten vs. kalkulatorische Kosten 91
10.3 Interne Verrechnungen 93
Anhänge 95
Anhang 1: Offizielle Klassierung der Studiengänge 97
Anhang 2: Definition der Leistungen 99
Anhang 3: Abgrenzungen 113
Anhang 4: Definition der Studierendenmerkmale 121
Anhang 5: Struktur Berichtswesen/Reporting 127

Comptabilité analytique dans les hautes écoles pédagogiques Kostenrechnung für Pädagogische Hochschulen6 7
Avant-propos Vorwort
Groupe de travail «Reporting CDIP»
La formation des enseignants ne relève pas de la compétence réglementaire de
la Confédération. Le 7 avril 2005, le Conseil suisse des HES a décidé de l’intro-
duction et de l’application, dans les hautes écoles pédagogiques (HEP), du modèle
comptable du SEFRI (anciennement OFFT) à partir de l’année 2005. S’appuyant
sur cette décision, la Commission Administration et finances de la Conférence
suisse des rectrices et recteurs des hautes écoles pédagogiques (COHEP) a édic-
té, le 9 février 2006 déjà, des directives complémentaires relatives à la livraison
de données comptables analytiques concernant les comptes 2005.
Projet SKORE
Après plusieurs exercices, il est apparu que les données comptables relevées
étaient très différentes les unes des autres et qu’elles ne permettaient pas de
comparer les comptabilités analytiques. Le projet «Standardisation de la présen-
tation des comptes et de la comptabilité analytique des hautes écoles pédago-
giques» a donc été lancé pour fournir des informations financières de qualité
aptes à aider les hautes écoles dans leurs tâches de conduite et les organes
politiques dans leur tâche de pilotage.
Le projet avait pour double objectif, d’une part l’analyse des pratiques en cours
dans les HEP en matière de comptabilité analytique, et d’autre part la définition
des bases permettant l’harmonisation des comptabilités analytiques des HEP.
Le présent manuel pratique, qui présente les aspects propres aux HEP, en est
l’aboutissement.
Adaptation du manuel du SEFRI pour les hautes écoles spécialisées
Le présent manuel pratique se base sur la dernière version validée du manuel du
SEFRI, datée de décembre 2006. La version la plus récente étant en cours de
révision sous la houlette du SEFRI, il a en effet été décidé d’opter pour la version
validée comme base du présent manuel. Toute référence utile sera intégrée dans
des versions ultérieures.
Le présent manuel pratique a été rédigé par le bureau de la Commission Adminis-
tration et finances de la COHEP, composé des membres suivants:
– Erich Schmid, directeur des services centraux de la PHBern et responsable du
projet SKORE
– Adrian Kuoni, directeur administratif PH Luzern
– Alexandre Gygax, responsable des finances HEP BEJUNE
– Aude Besseau, responsable financière HEP Vaud
– Peter Geissberger, contrôleur de gestion PH FHNW
– Roger Meier, directeur administratif PH Zürich
– Gabor Bende, collaborateur scientifique à l’Office fédéral de la statistique
– Loïc Lang, collaborateur scientifique PHBern et coordinateur du projet SKORE
Le présent manuel pratique a été adopté le 20 novembre 2013 par l’Assemblée
plénière de la COHEP.
Arbeitsgruppe Reporting EDK
Der Fachbereich Lehrkräfteausbildung fällt nicht in die Regelungskompetenz des
Bundes. Am 7. April 2005 beschloss der Schweizerische Fachhochschulrat unter
anderem, dass die Pädagogischen Hochschulen ab dem Jahr 2005 das Rech-
nungsmodell des SBFI (ehemaliges BBT) einzuführen und anzuwenden haben.
Gestützt auf den Beschluss des Schweizerischen Fachhochschulrates erliess die
Kommission Administration und Finanzen der Schweizerischen Konferenz der
Rektorinnen und Rektoren der Pädagogischen Hochschulen (COHEP) bereits am
9. Februar 2006 ergänzende Richtlinien zur Lieferung der Kostendaten für das
Rechnungsjahr 2005.
Projekt SKORE
Nach mehreren jährlichen Kostenerhebungen wurde festgestellt, dass die Daten
sehr unterschiedlich waren und die Vergleichbarkeit der Kostenrechnungen
nicht gewährleistet war. Um qualitative finanzrelevante Informationen z.H. der
Hochschulen für ihre Führung und der politischen Gremien für die Steuerung zur
Verfügung zu stellen, wurde 2009 das Projekt «Standardisierung der Rechnungs-
legung und der Kostenträgerrechnung der Pädagogischen Hochschulen» lanciert.
Ziel war es, einerseits eine Analyse der bestehenden Praxis im Bereich der Kosten-
rechnung durchzuführen, andererseits die Basis für die Harmonisierung der
Kostenrechnungen der Pädagogischen Hochschulen zu schaffen. Das vorliegende
Praxishandbuch der COHEP bildet das Ergebnis des Projekts. Die für die
Pädagogischen Hochschulen spezifischen Aspekte der Kostenrechnung werden
in diesem Praxishandbuch behandelt.
Anpassung des SBFI-Leitfadens für die Fachhochschulen
Das vorliegende Praxishandbuch der COHEP basiert auf der aktuellen verab-
schiedeten Version des SBFI-Leitfadens (Stand Dezember 2006). Derzeit befasst
sich das SBFI mit der Optimierung des Leitfadens für die Kostenrechnung der
Fachhochschulen. Die aktualisierte Version konnte deshalb bei der Erstellung des
Praxishandbuchs der COHEP nicht berücksichtigt werden. Die Erarbeitung weiterer
Grundlagen wird in die Folgeversionen des Praxishandbuchs integriert.
Das Büro der Kommission Administration und Finanzen hat das vorliegende
Praxishandbuch erarbeitet:
– Erich Schmid, Leiter Zentrale Dienste PHBern und Projektleiter SKORE
– Adrian Kuoni, Verwaltungsdirektor PH Luzern
– Alexandre Gygax, Leiter Finanzen HEP BEJUNE
– Aude Besseau, Leiterin Finanzen HEP Vaud
– Peter Geissberger, Controller PH FHNW
– Roger Meier, Verwaltungsdirektor PH Zürich
– Gabor Bende, wissenschaftlicher Mitarbeiter beim Bundesamt für Statistik
– Loïc Lang, wissenschaftlicher Mitarbeiter PHBern und Projektkoordinator
SKORE
Das vorliegende Praxishandbuch wurde am 20. November 2013 von der Mitglie-
derversammlung der COHEP verabschiedet.