Outils de gestion administrative et pédagogique

-----------------------------
Page 1/16
THEME : LES OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE
ET PÉDAGOGIQUE
INTRODUCTION
L'encadrement des enfants dans les structures de garde,
telles que les crèches, garderies et écoles préscolaires,
requiert une organisation rigoureuse et l'utilisation d'outils
de gestion appropriés. La maîtrise de ces outils permet une
administration efficace et une gestion pédagogique de
qualité.
Cette formation vise à définir et clarifier les outils
administratifs et pédagogiques essentiels, en mettant en
avant leur importance dans le bon fonctionnement des
établissements préscolaires et primaires.
OBJECTIFS DE LA FORMATION
Objectif général
À la fin de cette formation, l’EP doit être capable de :
• Connaître les registres et documents de gestion
administrative.
• Maîtriser l'utilisation des auxiliaires pédagogiques.
Objectifs spécifiques
À l'issue de la formation, l’EP doit être en mesure de :

-----------------------------
Page 2/16
• Identifier les différents registres et documents de
gestion administrative.
• Renseigner correctement les registres et documents
administratifs.
• Classifier les registres et documents administratifs.
• Décrire les auxiliaires pédagogiques et leur utilité.
• Assurer leur bon remplissage et organisation.
PLAN DE LA FORMATION
Chapitre 1 : Les registres et documents administratifs
A. Les registres de gestion administrative
1. Définition des registres de gestion administrative
2. Type et rôle des registres de gestion administrative
3. Renseignement correct des registres de gestion
administrative
B. Les documents administratifs
1. Définition des documents administratifs
2. Type et rôle des documents administratifs
3. Renseignement correct des documents
administratifs
Chapitre 2 : Les auxiliaires pédagogiques
1. Définition des auxiliaires pédagogiques
2. Rôle des auxiliaires pédagogiques
3. Renseignement des auxiliaires pédagogiques

-----------------------------
Page 3/16
CHAPITRE 1 : LES REGISTRES ET DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS
A. Les registres de gestion administrative
1. Définition des registres administratifs
Les registres administratifs sont des supports, souvent
sous forme de cahiers reliés, permettant d'organiser,
planifier et contrôler les activités administratives d'un
établissement.
Ils facilitent la gestion documentaire, la tenue des réunions,
le suivi des ressources humaines et matérielles.
2. Types et rôle des registres administratifs
• Registre d’appel journalier : c’est un cahier qui
sert à contrôler la présence des enfants les jours
de classe ;
• Cahier de préparation : regroupe
l’ensembles des activités menées par l’AEP
qui permet de vérifier si le programme est suivi
(hebdomadaire)
• Livret d’évaluation de compétences des
enfants (cahiers de suivi- évaluation) : il contient
les observations, les progrès, les acquis, les
habiletés des enfants) ;
• Le cahier de prise de notes : c’est le cahier dans
lequel l’AEP note les informations utiles tout au
long de l’année (les dates des réunions, les
résolutions, les conseils des CEPP).
• Le cahier de réunion ou cahier des comptes
rendus de l’EP : il contient les comptes rendus
des différentes réunions qui se sont tenues au
cours de l’année.

-----------------------------
Page 4/16
• Les registres des courriers (arrivée et départ)
: y sont notés et numérotés par ordre
chronologiques les courriers parvenus au centre
et ceux qui sont expédiés
• Le cahier des visites : dans ce cahier, sont
enregistrés les visiteurs de la structure et le motif
de leur visite
• Le cahier d’autorisation d’absence : il permet
d’enregistrer les autorisations d’absences des
agents et des collaborateurs dans la structure.
• Le cahier de présences et d’absences du
personnel : dans ce cahier sont enregistrés les
présences quotidiennes du personnel avec les
mentions date, nom et prénom, matricule, heure
d’arrivée et émargement.
• Le cahier de bibliothèque : il fait l’état des livres
et autres manuels dont dispose la bibliothèque,
renseigne sur leurs natures leurs titres et auteurs,
les noms des emprunteurs, les dates de sortie et
de retour.
• Le cahier de cantine scolaire : toutes les
activités de la cantine y sont consignées
(mobiliers, matériels, enfants inscrits...)
• Le cahier de gestion financière : est un cahier
dans lequel sont enregistrées toutes les
ressources financières (crédit budgétaire de l’État
et/ou ressources additionnelles).
Les informations comptables consignées dans ce
cahier permettront aux responsables d’élaborer le
journal comptable ainsi que le bilan financier.
• Le cahier de suivi des éducateurs : c’est un
cahier qui comporte le programme des visites et
des évaluations des éducateurs en classe. Ces
visites sont faites par le responsable de la

-----------------------------
Page 5/16
structure et le conseiller
• Le cahier de retrait de dossier scolaire des
enfants : sont enregistrés dans ce cahier tous les
retraits des dossiers scolaires des enfants,
effectués par les parents, tuteurs avec
émargement, contact et numéro de la CNI.
3. Renseignement correct des registres administratifs
Le renseignement des registres administratifs doit être
rigoureux car ils engagent la responsabilité du directeur
vis-à-vis des autorités et des familles. Ils doivent être bien
tenus et accessibles en cas de contrôle.
B. Les documents administratifs
1. Définition des documents administratifs
Un document administratif est tout support écrit ou
numérique contenant de l’information. Dans la gestion
administrative du préscolaire ou du primaire, il peut avoir
une fonction informative ou administrative. Il peut être
ponctuel (ex. : attestation d’inscription), temporaire ou
permanent (ex. : règlement intérieur), sans nécessiter
forcément de mises à jour régulières.
2. Types et rôle des documents administratifs
• Le tableau récapitulatif : il permet de connaitre
les effectifs de enfants par classe section déclinés
par tranches d age et exe de toute la structure et
permet de fournir des informations dans les délais
à la direction régionale.
• L’emploi du temps : c’est un moyen de suivi du
travail effectif dans les classes, ils doivent être mis