Dans la rédaction administrative, l’anonymat est rejeté

Dans la rédaction administrative, l’anonymat est rejeté au
profit de l’usage de la première personne du singulier.
-L’identification du rédacteur
Le «JE »marque la responsabilité du rédacteur.
Le « NOUS » lorsqu’il est utilisé, traduit un pluriel de
majesté ou un pluriel de modestie, le rédacteur s’effaçant
derrière sa fonction
La troisième personne du singulier est utilisée dans les
décrets, arrêtés, décisions qui ne sont pas des documents
administratifs.

-La signature
En principe, la signature de la correspondance est effectuée par la plus haute autorité
du service.
Elle constitue la condition nécessaire de validité du document.
-L’obligation de réserve
Cette clause est d’autant plus importante que la responsabilité du
signataire lui impose un minimum de prudence.
En effet, il doit utiliser le conditionnel chaque fois que la décision
dépend d’une autre autorité ou qu’il rapporte des faits ou
déclarations qu’il n’a pas pu vérifier personnellement ;

La courtoisie
L’objectivité a pour conséquence la courtoisie. Cette courtoisie est due aux administrés, qui
sont également des citoyens, tous également dignes de respect. Elle s’applique aussi entre les
services où elle se manifeste déjà par le respect des nuances hiérarchique.
L’écrit administratif évitera les expressions désobligeante, injurieuse ou péjoratives, les
appréciations trop sévères, blessante pour la dignité ou l’amour propre de celui qui en est
l’objet. Enfin, on ne mentionnera pas les noms de tiers informateurs lorsque cela est
susceptible de leur attirer des ennuis.

e.La prudence
La prudence caractérise la rédaction administrative et découle de l’éminente dignité de
l’administration.
Cette qualité est inséparable du sens de responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie.
L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence car :
Il engage la responsabilité de toute l’administration ;
Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera
imputée par le public à l’ensemble de l’administration,
voire au gouvernement ;
Tout jugement mal fondé peut porter préjudice grave et
injustifié à la personne qui en est l’objet.
C’est pourquoi le conditionnel est le mode préféré de l’administration.Il est également conseillé d’utiliser
certains termes apaisés au lieu de faire des déclarations péremptoires.

f.La clarté et la logique
L'administration ayant pour rôle de préparer ou de prendre des décisions, il faut que
l'action soit exprimée avec clarté pour être comprise de son destinataire (privilégier les mots simples).
Chaque phrase doit être utile, donc apporter une information nouvelle : il vaudra mieux faire deux
phrases d’une proposition qu’une phrase de deux propositions.
En plus de ces deux éléments, l'écrit doit être construit comme une démonstration ;en d’autres
termes, il y a nécessité de faire au préalable un plan.
II.LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
D’une manière générale est appelée correspondance administrative toute correspondance échangée entre
services publics et des personnes privées ou entre deux services publics. Elles ont des caractéristiques
propres, mais également un certain nombre de similitudes.