PROGRAMME DE FORMATION D’ELABORATION DE PLAN PROJET Comment définir un plan projet en 7 étapes efficaces Résumé De nombreux professionnels pensent qu’un plan projet est un diagramme de Gantt ou un calendrier de projet. En réalité, le plan projet est bien plus complexe que cela. Comme vous le verrez dans cet article, un plan de projet est un document qui décrit l’ensemble du projet et qui va définir la manière dont le projet va être exécuté, surveillé et contrôlé. Les plans projet sont une composante essentielle pour bien organiser et mettre en œuvre toutes les activités liées à vos projets. Doté d’un plan efficace, vous commencez à travailler plus rapidement et avec tous les éléments nécessaires au même endroit (objectifs, budgets, jalons, plans de communication, etc.). En créant un plan pour assurer la réussite de votre projet, vous gagnez du temps et vous vous épargnez de nombreux problèmes par la suite. Dans cet article nous verrons : Ce qu’est un plan projet; Quels sont les avantages d’un plan projet; Comment rédiger un plan projet en 7 étapes Plusieurs modèles gratuits de plan projet. Qu’est-ce qu’un plan projet ? Un plan projet peut s’apparenter à un schéma présentant tous les éléments clés à réaliser par votre équipe pour atteindre les objectifs de ce projet. Le plan doit inclure des informations relatives au calendrier du projet, à la portée, aux échéances et aux livrables du projet. En outre, vous devez le créer sur une plateforme à laquelle chacun des membres de votre équipe a accès. Le concevoir et le conserver au sein d’un système de gestion du travail vous permet de planifier, suivre et générer des rapports sur le travail effectué, le tout au même endroit. En gestion de projet, on parle également de “plan de management de projet” (PMP). En quoi les plans de projet sont-ils importants ? Les plans de projet préparent le terrain pour l’ensemble de votre projet. Sans cela, vous passez à côté de la première étape cruciale du processus de gestion de projet global. Un plan de gestion de projet rédigé avec clarté attribue des directives à tous les participants et établit les responsabilités de chacun. Il est là pour confirmer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires avant de vous lancer. Le plan projet vous permet aussi d’anticiper les défis potentiels auxquels vous devrez faire face en cours de projet en tant que responsable de son exécution, et ce, dès sa planification. Ainsi, vous pourrez veiller à ce que le projet soit réaliste et corriger le tir si besoin. D’après une étude menée par le Project Management Institute, il existe une forte corrélation entre la planification d’un projet et sa réussite : mieux un projet est planifié, meilleurs seront les résultats. Cela permet également de garder les équipes concentrées et de limiter les pertes. Les 7 étapes d’un plan projet efficace Pour créer un plan de gestion de projet aussi clair que possible, vous devez avoir les moyens d’assurer le suivi de l’ensemble des variables. Indépendamment du type de projet que vous planifiez, chaque plan projet doit comprendre ce qui suit : Buts et objectifs de projet Indicateurs de réussite Parties prenantes et rôles Portée et budget Jalons et livrables Chronologie et planning Plan de communication Vous ne savez pas en quoi consistent ces éléments ni sous quelle forme ils devraient se présenter ? Voyons de quoi ils se composent plus en détail : Étape 1 : définir les buts et objectifs Vous travaillez sur ce plan de projet pour une raison bien définie, qui a pour but de mener votre entreprise, votre équipe ou vous-même vers un objectif final. Mais comment savoir si ce but est atteint lorsque vous ne disposez d’aucun outil pour évaluer votre réussite ? Chaque plan de projet doit clairement préciser quels sont les résultats escomptés. L’identification des objectifs lève le voile sur le pourquoi du projet et permet à tous les acteurs de rester sur la même longueur d’onde, tout en se focalisant sur les résultats à atteindre. Votre plan de gestion de projet doit être personnalisé en fonction de votre type de projet, de votre type de main-d'œuvre et de vos demandes spécifiques. Les plans projet informatique pour le déploiement de nouveaux équipements, par exemple, diffèrent des plans de projet agiles, qui à leur tour sont susceptibles de différer des plans de projet stratégiques plus complets. Étape 2 : définir des indicateurs de réussite Une fois vos objectifs définis, établissez des indicateurs de réussite (KPI) pour vous assurer qu’ils sont mesurables. Ces objectifs représentent les résultats escomptés, tandis que les indicateurs de réussite vous permettent de déterminer si vous êtes en bonne voie pour les atteindre ou non. La meilleure technique consiste à établir des objectifs SMART. Grâce à ces derniers, vous vous assurez que vos indicateurs de réussite sont clairs et quantifiables, de façon à aisément identifier si vos objectifs ont été atteints ou non en fin de projet. Étape 3 : identifier les parties prenantes Vous devez à présent identifier les principaux acteurs de la réussite du projet. Une fois que vous avez collecté ces informations, vous devez définir la portée du projet pour chaque partie prenante et mentionner des livrables clairs. Cette étape doit permettre de répondre aux questions suivantes: qui est directement responsable de la réussite du projet ? Doit-on impliquer des décideurs en amont de toute finalisation ? Quelles parties prenantes issues d’autres équipes doivent être ajoutées au plan de projet ? Y a-t-il des facteurs de gestion des risques à prendre en compte ? Vous pouvez utiliser un système comme la matrice RACI pour mieux déterminer qui fait avancer le projet, qui y participe, qui doit être informé de sa progression, et enfin qui approuve les décisions. Étape 4 : définir le budget Maintenant que votre plan de projet intègre vos objectifs et la liste des parties prenantes, vous pouvez vous appuyer sur ces informations pour établir votre budget. Par exemple, s’il s’agit d’un projet pluridisciplinaire impliquant plusieurs services, le coût du projet sera-t-il réparti entre ces derniers ? Imaginons que l’un de vos indicateurs de réussite se rapporte au nombre de participants à un événement ou à de nouveaux utilisateurs : le budget prévisionnel couvre-t-il vos besoins? Établir votre budget au moment de la planification du projet (et avant qu’aucune dépense ne soit engagée) vous permet de le faire valider en amont. Vous pourrez alors prendre des décisions budgétaires judicieuses au cours de la phase d’implémentation du projet. Vous pourrez aussi allouer votre budget plus facilement une fois votre plan de projet établi, en ayant une parfaite connaissance à la fois des objectifs et des parties prenantes impliquées. Étape 5 : intégrer jalons et livrables C’est le moment à présent de découper les phases du projet en jalons, qui sont des objectifs spécifiques représentant certains accomplissements. Vos jalons n’ont pas besoin de comporter de dates de début ou d’échéances, mais leur franchissement est le signe de réalisations importantes en cours de projet. Imaginons par exemple que vous travaillez au développement d’un nouveau produit pour votre entreprise. Vous pouvez ajouter un jalon à la chronologie de votre projet pour indiquer la finalisation du prototype afin de vous aider à mesurer le chemin parcouru jusque-là. Quant au livrable, il est le résultat tangible du franchissement d’un jalon. Pour reprendre notre exemple de développement de produit, le jalon s’est ici traduit par la production d’un prototype, qui constitue donc le livrable. Inspirez-vous de notre modèle gratuit de plan de projet pour commencer, et articulez votre projet autour de vos livrables et jalons, en toute simplicité. Ainsi, chaque membre de l’équipe a une vision claire à la fois du travail impliqué par la portée du projet et des jalons à franchir. Étape 6 : établir la chronologie et le planning Pour atteindre les objectifs de votre projet, vous et les parties prenantes devez clairement établir la chronologie et le planning global. En vous mettant d’accord sur les délais, vous serez plus à même d’identifier les priorités lors des séances de planification stratégique. Les projets n’ont pas systématiquement une chronologie évidente. Si vous travaillez sur un gros projet et que certaines dates sont inconnues, pourquoi ne pas créer une feuille de route de projet plutôt qu’une chronologie exhaustive ? Vous pourrez ainsi clarifier l’ordre de déroulement des différentes tâches sans pour autant fixer de date précise. Maintenant que nous avons abordé les responsabilités générales, prenons le temps de peaufiner les détails. Ouvrez votre modèle de plan de projet et commencez par diviser votre projet en plusieurs tâches, en vous assurant de bien y intégrer toutes les parties du processus. Vous pouvez aussi subdiviser les tâches les plus complexes en des tâches plus petites pour en faciliter la gestion. Attribuez ensuite une date de début et une échéance à chaque tâche et sous-tâche. Ainsi, vous commencerez à voir émerger une chronologie de projet cohérente. N’oubliez pas non plus d’y ajouter les participants concernés et de préciser qui fait quoi et pour quand. Étape 7 : partager le plan de communication Comme nous l’avons établi auparavant, la plupart des projets impliquent de multiples acteurs, ce qui entraîne l’utilisation de différents styles de communication. Dans votre plan de projet, vous pouvez décider de définir vos attentes en amont du projet. Il est essentiel de disposer d’un plan de communication pour s’assurer que tout le monde comprend bien ce qui se passe, et pour que chacun puisse suivre la progression du projet et sache quoi faire par la suite. Par ailleurs, en cas de blocage, vous aurez déjà mis en place un système de communication clair. Lorsque vous élaborez votre plan de communication, essayez de répondre aux questions suivantes : Combien de réunions de projet vous attendez-vous à organiser ? Quels seront leurs objectifs ? Comment vos mises à jour de statut seront-elles gérées ? Où seront-elles partagées ? Quel sera l’outil utilisé pour gérer le projet et pour communiquer la progression et les mises à jour ? Comme pour tous les autres éléments, assurez-vous que votre plan de communication est aisément accessible au sein de votre plan projet. L’ensemble des parties prenantes pourra ainsi facilement retrouver ces instructions pendant les phases de planification et d’exécution du projet.
