MINISTERE DE L’ECONOMIE, DES FINANCES ET DE LA PROSPECTIVE ----------------SECRETARIAT GENERAL ----------------ECOLE NATIONALE DES REGIES FINANCIERES ----------------- BURKINA FASO Unité-Progrès -Justice COURS COMPTABILITE DES MATIERES Initiative Masse Critique de Professionnels (IMCPs) Formation Certifiante _ ENAREF- BANQUE MONDIALE Enseignant : OUEDRAOGO Fernand [email protected] (00226)78-45-55-48 DECEMBRE 2022 Table des matières OBJECTIFS PEDAGOGIQUES ET REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES ....................................... 3 1 Objectifs pédagogiques .................................................................................................... 3 2 Contenu du cours ............................................................................................................. 3 3 Références bibliographiques ............................................................................................. 3 CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES ..................................... 4 1 Pourquoi la comptabilité des matières ? ........................................................................... 4 2 Qu’est-ce que la comptabilité des matières ? .................................................................... 5 3 Objectifs de la comptabilité des matières .......................................................................... 5 4 Champ d'application et éléments constitutifs .................................................................... 5 5 Classification des biens meubles et immeubles ................................................................. 6 CHAPITRE 2 : CADRE REGLEMENTAIRE, INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL DE LA COMPTABILITE DES MATIERES AU BURKINA FASO ............................................................. 7 1 Cadre réglementaire de la comptabilité des matières ........................................................ 7 2 Cadre institutionnel .......................................................................................................... 8 3 Cadre organisationnel ...................................................................................................... 8 CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES DE LA COMPTABILITE DES MATIERES ............................... 10 1 Procédures administratives ............................................................................................ 10 2 Procédures comptables matières .................................................................................... 12 3 Application : codification ................................................................................................ 14 Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 2 sur 14 OBJECTIFS PEDAGOGIQUES ET REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES 1 Objectifs pédagogiques Ce cours est destiné à former les spécialistes en gestion financiers (SGF), les comptables et les auditeurs internes des projets et programmes, et ce dans le cadre de la Formation Certifiante, de l’Initiative Masse Critique de Professionnels (IMCPs) initiée par la Banque mondiale en collaboration avec l’ENAREF. Ainsi, à l’issue du cours, les apprenants seront capables de comprendre les principes et la méthode de la comptabilité matières. Spécifiquement, à la fin du cours, les apprenants seront outillés pour : Comprendre les concepts de la comptabilité des matières ; Connaitre les structures et les acteurs de la comptabilité des matières ; Comprendre les procédures de la comptabilité des matières. 2 Contenu du cours Les différents thèmes abordés dans ce cours feront l’objet de cas pratiques afin de favoriser une meilleure assimilation du cours. Aussi, il est demandé aux étudiants de faire l’effort de s’approprier du cours et surtout de s’entraîner en reprenant les applications traitées dans ce cours et dans d’autres manuels. Le cours s’articule autour des chapitres suivants : - Chapitre 01 : généralités sur la comptabilité des matières - Chapitre 02 : Cadre règlementaire, institutionnel et organisationnel de la comptabilité des matières au Burkina Faso ; - 3 Chapitre 02 : Procédures de la comptabilité des matières. Références bibliographiques 1. Textes législatifs et réglementaires sur la comptabilité matière au Burkina Faso 2. Document sur le contrôle de gestion. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 3 sur 14 CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE DES MATIERES Ce chapitre traite des du cycle de gestion d’un projet. Il très fondamental pour les acteurs d’un projet intervenant dans la chaine financière de comprendre certains fondâmes d’un projet afin de pouvoir faire la budgétisation de leurs activités ; ce chapitre à la question suivante : Quelles sont les implications budgétaires du cycle d’un projet ? Quels sont les outils de programmation ? 1 Pourquoi la comptabilité des matières ? Trop d’insuffisances dans la gestion des biens matériels et fongibles des organismes publics : - Impossibilité de dresser avec exactitude la situation des immobilisations corporelles de des organismes publics en quantité et en valeur par le comptable en deniers et en valeur ; - Mauvaise répartition spatiales et temporelles des biens meubles et immeubles entre les structures bénéficiaires des services des organismes publics ; - Mauvaise estimation des besoins lors de l’élaboration des budgets ; - Absence de suivi du matériel et de codification ; - Trop de risque de détournement des biens des organismes publics. Pour faire face à cette situation, l’Union économique et monétaire ouest africaine (UEMOA) à travers sa directives directive n° 03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012 portant comptabilité des matières au sein de l’Union économique et monétaire ouest africains instituait la nécessité de tenir la comptabilité des matières au sein des pays de l’Union. L’internalisation de ces directives ont abouti à la prise d’un certain nombre de textes règlementaires par le Burkina Faso en vue de mettre en place la comptabilité des matières. Nous pouvons citer entre autres : - Décret n°2016-603/PRES/PM/MINEFID du 8 juillet 2016 portant comptabilité des matières de l’Etat et des autres organismes publics ; - Arrêté n°2017/302/MINEFID/SG/DGAIE DU 24 juillet 2017 portant création, attributions, organisation et fonctionnement des Bureaux Comptables Matières de l’Etat et des autres organismes publics ; - Arrêté n°2017/303 /MINEFID/SG/DGAIE du 24 juillet 2017 portant modalités d’entrée et de sortie des matières du patrimoine de l’Etat et des autres organismes publics. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 4 sur 14 - Arrêté n°2017/304 /MINEFID/SG/DGAIE du 24 juillet 2017 portant supports et documents comptables des matières. Qu’est-ce que la comptabilité des matières ? 2 La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent ayant pour objet la description des existants, des biens meubles et immeubles, des stocks autres que les deniers et valeurs. Ces biens meubles et immeubles correspondent aux immobilisations corporelles du bilan au niveau de la comptabilité générale et les stocks à l’actif circulant. La comptabilité des matières est tenue par les comptables matières qui sont des comptables publics. Il faut faire la distinction entre le patrimoine financier et le patrimoine non financier. Les opérations sur le patrimoine concernent le patrimoine financier et non financier de l'Etat. Le patrimoine financier de l'Etat est l'ensemble des actifs financiers détenus, à savoir les espèces, les dépôts à vue et à terme, les valeurs mobilières ou les créances sur les tiers. Le patrimoine non financier est l'ensemble des biens corporels et incorporels appartenant à l'Etat. La comptabilité du patrimoine financier est tenue par le comptable en deniers et en valeur et la tenue de la comptabilité du patrimoine non financier est faite par le comptable des matières. 3 Objectifs de la comptabilité des matières La comptabilité des matières tenue en partie simple a pour objet le suivi administratif et comptable des éléments du patrimoine non financier des organismes publics à l'effet de permettre : - La description, le suivi et le contrôle des mouvements des matières objet du patrimoine non financier ; - La connaissance et la maîtrise du patrimoine non financier en quantité et en valeur ; - La fourniture de renseignements utiles à l'administration et à la gouvernance des matières. Elle décrit l'existant et les mouvements d'entrée et de sortie concernant les immobilisations incorporelles et corporelles et les stocks. 4 Champ d'application et éléments constitutifs Il s’agit ici d’analyser le champ d’application de la comptabilité matière et de dégager les éléments qui constituent le patrimoine non financier des organismes publics. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 5 sur 14 4.1 Champ d’application de la comptabilité des matières 4.1.1 Champ d’application organique L'étendue de la comptabilité des matières recouvre la gestion de tous les biens, propriété de organismes publics, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du pays. Elle s'applique à toutes les entités publiques telles que les ministères, institutions constitutionnelles et assimilées, les collectivités publiques, les SE/EPE et les projets et ^programmes de développement. 4.1.2 Champ d'application matériel Les matières sur lesquelles porte la comptabilité des matières peuvent être regroupés en quatre (4) catégories selon leur position : - Les propriétés immobilières bâties et non bâties ; - Les matériels, équipements en magasin ; - Les matériels et équipements en service ; - Les matériels, biens de l'Etat en concession. 4.2 Eléments constitutifs du patrimoine non financier de l'Etat Les biens de l'Etat et des autres organismes publics dont il est question, sont les éléments du patrimoine non financier de l'Etat qu'on peut classer dans les catégories suivantes : - Les immobilisations corporelles (biens matériels) ; - Les immobilisations incorporelles (biens immatériels) ; - Les stocks (consommables et fournitures, etc.). 5 Classification des biens meubles et immeubles Les biens meubles et immeubles de l'Etat et des autres organismes publics sont regroupés et codifiées en grandes familles. La codification peut être faite selon la plan comptable SYSCOHADA révisé. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 6 sur 14 CHAPITRE 2 : CADRE REGLEMENTAIRE, INSTITUTIONNEL ET ORGANISATIONNEL DE LA COMPTABILITE DES MATIERES AU BURKINA FASO 1 Cadre réglementaire de la comptabilité des matières La comptabilité matières est encadrée par un ensemble de règles juridiques et des procédures techniques qui gouvernent et retracent les opérations d'entrées, de circulation et de sortie des biens dans le patrimoine de l’entité publique. 1.1 Textes généraux - Décret n°2016-598 du 08 juillet 2016 portant règlement général sur la comptabilité publique (RGCP) : - Décret n°2016-599/PRES/PM/MINEFID du 08 juillet 2016 portant régime applicables aux comptables publics : Ce décret décline les responsabilités, les conditions d’exercice de la fonction comptable de tous les comptables publics y compris les comptables matières. - Décret n°2016-601/PRES/PM/MlNEFlD du 08 juillet 2016 portant cadre conceptuel de la comptabilité de l'Etat : Ce décret définit l'objet de la comptabilité générale de l'Etat, les normes, règles et procédures relatives à sa tenue et à la production des comptes et états financiers de l’Etat. Il définit également les règles relatives à l'amortissement (article 30 à 34). 1.2 Textes spécifiques Texte spécifiques fondamental de la comptabilité des matières au BF : le Décret n°2016603/PRES/PM/MINIEFID du 08 juillet 2016 portant comptabilité des matières de l'Etat et des autres organismes publics : Ce décret constitue l'ossature de la règlementation sur la comptabilité des matières au Burkina Faso et sur la base duquel des arrêtés d'applications sont pris A partir de ce décret des arrêtés d'application ont été pris à savoir : - L’arrêté n°2017 302/MlNEFlD/SG/DGAIE du 24 juillet 2017 portant création, attributions, organisation et fonctionnement des Bureaux Comptables Matières ; L’arrêté n°2017-303/MlNEFlD/SG/DGAIE du 24 juillet 2017 portant modalités d'entrée et de sortie des matières du patrimoine de l'Etat et des autres organismes publics ; Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 7 sur 14 - - 2 L’arrêté n°2017-304/MlNEFlD/SG/DGAlE du 24 juillet 2017 portant supports et documents comptables des matières ; L’arrêté n°2017-357/Mindel/SG/DGAIE/DAlE du 22 août 2017 portant création, attributions, organisation et fonctionnement des commissions de réforme des matières de l'Etat et des autres organismes publics ; L’arrêté n°2017-358/MlNEFlD/SG/DGAIE du 22 août 2017 fixant les modalités des ventes aux enchères publiques des objets mobiliers et matériels reformés et assimilés de l'Etat et de ses démembrements. Cadre institutionnel 2.1 Structures de gestion de la comptabilité des matières Les structures de gestion de la comptabilité matières sont dernies comme « des centres ou unités de traitement des opérations de la comptabilité des matières et du suivi administratif et comptable du patrimoine ». Il s'agit de l'ensemble des postes de travail destiné aux travaux de la tenue de la comptabilité des matières. Ils sont appelés « Bureaux comptables matières » de l’Etat. 2.2 Catégories de structures de gestion de la comptabilité des matières Les bureaux comptables matières sont principaux-ou secondaires. Les bureaux comptables matières principaux sont situés au sein des ministères et des institutions, des collectivités territoriales et des établissements publics, des projets et programme soumis aux règles de la comptabilité publique et assurent la gestion des matières qui leur sont confiées, coordonnent les activités des structures secondaires qui leur sont rattachées et centralisent toutes les opérations de ces dernières. Les bureaux comptables matières secondaires sont situés au niveau des structures centrales et déconcentrées dotées de crédits d'acquisition ainsi que dans les missions diplomatiques et consulaires du Burkina Faso à l'étranger. Ils sont chargés de la gestion des matières qui leur sont confiées. Leurs opérations sont centralisées au niveau de la structure principale dont-ellesdépendent. La centralisation des opérations relatives à la comptabilité des matières des bureaux comptables matières principaux et la gestion commune s'effectue au niveau du ministère en charge des finances. Le bureau comptable matières centralisateur est logé au sein de la Direction chargée de la gestion du patrimoine non financier de l'Etat. 3 Cadre organisationnel Les opérations de gestion des matières font intervenir à titre principal deux (02) catégories d’acteurs : les ordonnateurs des matières et les comptables des matières. A titre secondaire, d’autres acteurs interviennent dans la gestion des matières : les magasiniers fichistes des matières, les détenteurs des matières et les utilisateurs finaux des matières. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 8 sur 14 Sont comptables des matières, les fonctionnaires et agents régulièrement habilités pour effectuer, pour le compte de l'Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics assujettis aux règles de la comptabilité publique les opérations suivantes : - La tenue de la comptabilité des matières de leur ressort ; - La gestion des matières (biens meubles, immeubles et les stocks) de l'Etat ou de ses démembrements ; - La participation à la réception des commandes publiques ; - La certification des factures relatives aux dépenses des matières ; - Le contrôle et le visa des documents justifiant les mouvements des matières ; - Le contrôle et la conservation des biens meubles, immeubles et les stocks dont ils ont la garde ; - L’inventaire périodique et l'inventaire annuel des biens meubles, immeubles ainsi que des stocks ; - La participation à la réforme des matières ; - La centralisation et la présentation dans leurs écritures des opérations exécutées par d'autres comptables pour leur compte ; - La conservation des documents et des pièces justificatives des opérations prises en compte ; - D’élaborer le compte de gestion des matières ; - De produire à la Cour des comptes, le compte de gestion des matières du ministère. Les comptables chargés de la gestion des matières sont principaux ou secondaires. Sont comptables principaux, les comptables des matières des bureaux comptables matières principaux. Les comptables principaux des matières rendent compte de leur gestion à la Cour des comptes. Les comptables principaux des matières de l'Etat transmettent les informations et données comptables relevant de leur gestion au comptable centralisateur des matières. Le comptable centralisateur des matières centralise les informations et données comptables de tous les comptables principaux pour la production du Compte central des matières. Le comptable centralisateur des matières est par ailleurs comptable principal des matières communes. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 9 sur 14 CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES DE LA COMPTABILITE DES MATIERES Les opérations de la comptabilité des matières s'exécutent suivant deux (02) types de procédures : les procédures administratives et comptables. 1 Procédures administratives 1.1 Réception des matières La réception des commandes des matières est la procédure par laquelle, la propriété des matières est transférée à l'administration. Les travaux de la commission de réception sont sanctionnés par un procès-verbal de réception. La réception est effectuée, au vu du bordereau de livraison établi par le fournisseur pour les commandes des matières, pour lesquelles la mise en place d'une commission de réception n'est pas exigée. 1.2 Opérations d'entrée L'entrée de matières dans le patrimoine est une opération par laquelle on constate une augmentation de la quantité des matières dans le patrimoine de l'Etat et des autres organismes publics. Elles ont lieu dans les cas suivants : - L’acquisition nouvelle de biens donnant lieu à l'établissement d'un bordereau de livraison ou d'un procès-verbal de réception ; - La réception de dons et legs ; - La réception de matières transférées ; - La constatation des excédents de matières, suite à un inventaire physique. 1.3 Opérations de mouvements internes 1.3.1 L'affectation des matières L'affectation des matières consiste en un mouvement des matières allant du magasinier fichiste des matières vers un détenteur des matières d'un même bureau comptable matières. Toute affectation de matières donne lieu à l'établissement d'un bordereau d'affectation des matières (BAM). Le comptable des matières au vu de la demande du détenteur, établit un Bordereau d'Affectation de Matières (BAM) soumis à l'approbation de l'ordonnateur des matières. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 10 sur 14 Lorsque les matières affectées sont des stocks (fournitures et consommables), on parle de mise en consommation au lieu d'affectation et le support utilisé est le Bordereau de Mise en Consommation (BMC) 1.3.2 La mutation de matières La mutation de matières s'effectue entre deux (02) détenteurs d'un même bureau comptable matières. Elle ne concerne que les matières déjà en service (affectées). Toute mutation de matières donne lieu à l'établissement par l’ordonnateur des matières d'un Bordereau de mutation des matières (BMM) (Modèle de BMM). 1.3.3 Les sorties temporaires Les opérations de sortie temporaire de matières donnent lieu à l'établissement d'un Bordereau de sortie temporaire (BST). Elles sont générées par : - Les sorties de matières pour réparation ; Les locations des matières ; Les prêts de matières entre détenteurs des matières. 1.3.4 Les sorties définitives Les sorties définitives ont lieu dans les cas suivants : - La mise en consommation ; Le transfert définitif des matières entre bureaux comptables matières ; La réforme ; Les dons et legs ; La destruction accidentelle des matières dûment constatée ; La perte ou la disparition des matières dûment constatée ; La constatation des manquants de matières suite à un inventaire physique. Les opérations de sortie définitive de matières donnent lieu à l'établissement d'un ordre de sortie définitive de matières (OSM), établi par l'ordonnateur des matières. Le transfert de matières en sortie a lieu lorsqu'un bureau comptable matières cède des matières à un autre bureau comptable matières. Le transfert de matières en sortie se matérialise par un ordre de transfert en sortie approuvé par l’ordonnateur des matières. La sortie de matières par suite- de réforme intervient à l'issue, de l'approbation du procès-verbal de réforme par l'autorité habilitée. La réforme est le déclassement du patrimoine de l'Etat ou la nouvelle destination qui est donnée à une matière à une certaine période de sa vie. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 11 sur 14 1.4 Les opérations d’inventaire L'inventaire consiste en un recensement exhaustif des matières en approvisionnement ou en service. Il permet d'avoir d'une part des données initiales nécessaires pour la mise en place d'une comptabilité des matières et d'autre part de contrôler à la fin de chaque exercice budgétaire la situation réelle du patrimoine. On distingue quatre (04) types d'inventaire à savoir l'inventaire initial, permanent, tournant et annuel. 2 Procédures comptables matières 2.1 Principes comptables de la comptabilité des matières L’organisation de la comptabilité des matières de l’Etat et de tout autre organisme public soumis aux règles de la comptabilité publique est fondée sur les principes suivants : - La déconcentration de la comptabilité des matières, en vue de la rapprocher du fait générateur et des ordonnateurs des matières, ainsi que de leurs services gestionnaires ; - L’exhaustivité de l’enregistrement des opérations portant sur la gestion des matières, en vue de la connaissance du patrimoine public. La comptabilité des matières est tenue en partie simple. Elle décrit l’existant et les mouvements d’entrée et de sortie concernant : - Les immobilisations incorporelles et corporelles ; - Les stocks de marchandises et fournitures ; - Les objets remis en dépôt. L’exercice comptable retenu pour la tenue et l’arrêt des comptes de la comptabilité des matières couvre l’année civile qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre. 2.2 Outils de tenue du livre journal - Le livre journal, - Le grand livre, - Le compte de gestion. 2.3 Procédures de codification et d'immatriculation 2.3.1 Définition La codification des matières consiste à attribuer un code à chaque matière du Ministère, de l'Institution, de l'EPE ou de la collectivité territoriale. La codification permet, d'une part, de distinguer les biens par nature et de différencier les biens de même nature. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 12 sur 14 Toutes les matières, à savoir, les fournitures, les consommables, ainsi que les biens meubles et immeubles font l'objet de codification. 2.3.2 Principes Les principes sont essentiellement : - - Un bien ne peut avoir qu'un seul code ; il ne peut être modifiable ni changeable au cours de sa durée de vie. Les matières sont codifiées en tant qu'unité simple ou unité collective. L'unité simple désigne un bien qui, par nature, peut être dénombré individuellement (exemple : une table, une imprimante). Une unité fait l'objet d'une comptabilisation séparée. Une unité collective est un bien constitué d'objets différents qui dépendent les uns des autres ou n'ont de valeur que les uns par rapport aux autres (exemple un camion constitué d'un tracteur et d'une remorque). Les éléments d'une unité collective ne sont pas enregistrés séparément. Les opérations d'entrée donnent lieu à l'établissement d'un ordre d'entrée. Le code peut être numérique ou alphanumérique selon les besoins. 2.3.3 Le système de codification des matières Le système de codification diffère selon qu'il s'agisse des matières de l'Etat, des EPE, projets et programmes et des collectivités territoriales. Système de codification des biens de l’Etat Central Les biens mobiliers et immobiliers des services publics de l’Etat, le système de codification des biens retenu par l'administration publique burkinabè est une codification de vingt-quatre (24) caractères numériques subdivisé en huit (08) sous-cotes. Système de codification des biens des structures déconcentrées de l'Etat Le système de codification des biens mobiliers et immobiliers des structures publiques déconcentrées de l'Etat est constitué ainsi qu'il suit : - 24 caractères numériques pour les structures classiques déconcentrées ; - 26 caractères numériques pour les structures spécifiques déconcentrées. Système de codification des matières des collectivités territoriales Pour les biens mobiliers et immobiliers des collectivités territoriales, le système de codification retenu est une codification à caractère alpha numérique. Il est subdivisé en huit (08) sous codes. Le nombre de caractère varie en fonction du type de collectivité. Il est de vingt-quatre (24) pour les communes urbaines, vingt-cinq (25) pour les conseils régionaux et vingt-six (26) pour les communes rurales. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 13 sur 14 Système de codification des matières des EPE Quant aux biens mobiliers et immobiliers des Etablissements Publics de l'Etat (EPE), le système de codification retenu par l’administration est une codification numérique qui comprend vingtsix (26) caractères regroupés en huit (08) sous codes. Système de codification des projets et programmes Le système retenu pour la codification des biens des projets et programmes est un système numérique subdivisé en huit (08) sous codes comportant vingt-quatre (24) caractères composés comme suit : Sous code Matière Tutelle (Ministère technique) Projet (Code PIP) Financement (code bailleur) Structure bénéficiaire Province Année d'acquisition Numéro d’ordre d’entrée Total Exemple 243.01/27/2175/59/01/10/2016/030= 24 (Projet PIGO) 3 Caractères numériques 5 2 4 2 2 2 4 3 24 Application : codification Une bibliothèque est acquise le 10/10/2022 par le PIGO Ce meuble est le 10ème de l'année. Procédez à sa codification. Comptabilité des matières_ OUEDRAOGO Fernand _IMCPs Page 14 sur 14
