Eléments du COURS – Informatique Et Outils de Gestion Pour Les GRH Sommaire du Cours : Sommaire du Cours : .....................................................................................................................................1 Introduction Générale de L’UE : ...................................................................................................................3 Chapitre 1 : Gestion des Ressources Humaines Informatisée .......................................................................5 Généralités : ...............................................................................................................................................5 I. Informatiser La Gestion ......................................................................................................................5 1) S'Intéresser Au Système d'Information Plutôt Qu'à L'Informatique ...............................................5 2) Informatisation Est Une Action d'Organisation Répondant à Un But de Gestion ..........................6 3) Informatisation Est Une Action de Changement de GRH ..............................................................7 4) Spécificités de L'Informatisation En Gestion des Ressources Humaines .......................................7 II. Les Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) ..........................................................8 1) Définition du SIRH .........................................................................................................................8 2) Les Caractéristiques du SIRH .........................................................................................................9 3) Les Attentes Par Rapport Au SIRH ..............................................................................................10 4) La Standardisation des Processus, SIRH Et E-GRH.....................................................................11 III. Les Apports des NTIC En GRH : Cas des Technologies Internet Et Intranet ..............................13 1) Intranet ..........................................................................................................................................13 2) Internet ..........................................................................................................................................17 IV. Démarche d'Informatisation des Ressources Humaines ...............................................................20 1) Analyse de La Demande Et Formulation des Objectifs ................................................................21 2) Etude de L'Existant .......................................................................................................................21 3) La Formulation des Besoins Et Axes d'Amélioration ...................................................................21 4) Mise En Forme du Projet Et Proposition d'Un Cahier des Charges .............................................22 5) Implantation de L'Application Retenue, La Réalisation ...............................................................23 6) La Mise En Place : L'Installation ..................................................................................................23 7) Evolution de La Démarche Et de Ses Effets, Suivi Et L'Evolution du Système ..........................24 Chapitre 2 - Les Progiciels de Gestion Intégrée Et Logiciels de La Gestion des Ressources Humaines ....25 I. Les Progiciels de Gestion Intégrée ...................................................................................................25 1 / 50 1) Naissance des ERP ........................................................................................................................25 2) Qu'Est - Ce Qu'Un ERP ................................................................................................................26 3) ERP, Une Solution Pour Toute L'Entreprise .................................................................................26 4) Choix Et Mise En œuvre d'Un ERP ..............................................................................................28 5) Les Principaux Editeurs d'Un ERP ...............................................................................................29 II. Les Progiciels Intégrés : Apport En Matière de La Gestion des Ressources Humaines ..................30 III. Les Logiciels Intégrant La GRH ...................................................................................................31 1) Les Logiciels RH Les Plus Utilisé Sur Le Marché .......................................................................33 2) Présentation de Quelques Logiciels Intégrant La GRH Et Leurs Fonctionnalités ........................35 Chapitre 3 – Application En Salle MACHINE............................................................................................43 I. Présentation des ERP Pour Application En Salle Machine ..............................................................43 1) ERP Dolibarr .................................................................................................................................43 2) ERP Odoo .....................................................................................................................................44 II. Procédure d’Installation des ERP .....................................................................................................45 1) Installer Dolibarr ...........................................................................................................................45 2) Installer Odoo ................................................................................................................................46 III. Premier Lancement des ERP Pour Application ............................................................................47 1) Lancer Et Manipuler Dolibarr .......................................................................................................47 2) Lancer Et Manipuler Odoo ...........................................................................................................48 IV. Etude Comparative Et Choix Final de L’ERP ..............................................................................49 1) Etude Comparative ........................................................................................................................49 2) Choix Final....................................................................................................................................50 2 / 50 Introduction Générale de L’UE : La fonction Ressources Humaines évolue considérablement sous l'influence de nombreux facteurs : législation du travail de plus en plus l'exigeante, le développement de l'informatique (exemple : le traitement de la paie), l'accroissement de la compétitivité et la globalisation de l'économie, ce qui nécessite de grande capacité de réactivité, de flexibilité et d'innovation. Force est de constater que les formes « traditionnelles » d'organisation appelé auparavant la fonction personnel ne permettent plus d'atteindre le niveau exigé par le marché. Il est à noter que la FRH (Fonction Ressources Humaines) est impactée dans son mode de fonctionnement, ses outils et méthodes et ses processus. L'introduction des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication dans la GRH (Gestion des Ressources Humaines) a bouleversé le mode de son fonctionnement. Plusieurs phases de développement des Technologies d'Information et de Communication sont distinguées : Depuis les applications informatiques pour la GRH des années 70 qui ont connu la naissance des logiciels de paie; ensuite les années 80 ont vu se développer un grand nombre de solutions locales sur mini et micro-informatique. Et ce n'est qu'à partir du début des années 90 que l'on a vu apparaître les premiers véritables SIRH (système d'informations ressources humaines) dont l'objectif est d'intégrer un certain nombre d'informations et de pratiques auparavant très disparates. L'informatisation de la GRH est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises désirant rendre leur organisation et leur gestion plus cohérente et plus performante. Ainsi de s'adapter aux changements que connaît l'environnement et ainsi atteindre leurs objectifs stratégiques. Plusieurs entreprises ont informatisé leurs GRH grâce à l'adoption des solutions informatique (logiciel, progiciel pour les grandes entreprises). Un logiciel peut automatiser de nombreuses tâches de la gestion des ressources humaines. Les progiciels sont souvent envisagés par les grandes entreprises, qui permettent de structurer, traiter et partager les informations techniques de l'entreprise, du commercial à la production, en intégrant la gestion, jusqu'au tableau de bord du chef d'entreprise. Dans l'objectif de donner un éclairage sur l'informatisation de la gestion des ressources humaines, ce cours s'articulera autour de deux chapitres principaux : Le premier chapitre intitulé Gestion des Ressources Humaines Informatisée dont lequel on va parler de l'informatisation de la gestion, et du système d'information des ressources humaines (SIRH). Par la suite nous aborderons l'apport des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication dans les cas particuliers de l'Intranet et de l'Internet. Et en fin nous traiterons la grande démarche d'informatisation des ressources humaine en analysant ces différentes étapes ; Dans le second chapitre, nous présenterons un bref aperçu sur les progiciels de gestion intégrés. 3 / 50 En premier temps, on va définir qu'est -ce qu'un ERP, sa naissance, ainsi ces processus concernés par l'informatisation, ses avantages et ses inconvénients, et nous traiterons par la suite leur apport en matière de la gestion des ressources humaines. Dans la deuxième partie de ce chapitre, on va présenter quelques logiciels de la gestion des ressources humaines plus utilisés sur le marché et leurs fonctionnalités. L'aspect pratique de notre travail consiste à la réalisation d'une enquête concernant l'Informatisation de la Gestion des Ressources Humaines dans quelques entreprises de la Ville. 4 / 50 Chapitre 1 : Gestion des Ressources Humaines Informatisée Généralités : L'informatique et les ressources humaines peuvent être apparaître comme des domaines étranges l’un à l'autre. D'un côté, l’univers froid du traitement automatique des données servi par la rationalité des mathématiques appliquées; de l'autre côté, l'univers des personnes, être de désirs aux aspirations plus au moins conscientes, change et parfois contradictoires. Le rapprochement de ces deux univers fascine quelques-uns et suscite chez d'autres une véritable repussions. Entre ces deux extrêmes, il y a heureusement, place pour une attitude raisonnable bâtie sur la connaissance des apports de l'informatique et sur celle de ses limites. En tant que telle, la gestion de ressources humaines ne peut ignorer les apports d'un traitement automatique des données ou bien des informations. L'informatique a pris une place de premier plan dans les organisations. L'apport croissant de l'informatique en matière de traitement donne à la technique un poids considérable dans les activités gestionnaires. Pour éviter toute sortes de désordre, l'allongement des délais, l'enlisement dans les tâches et finalement l'insatisfaction de ses l’interlocuteur. L'évolution en matière de l'informatique à engendrer des changements profonds dans la GRH: le travail quotidien au sein des directions du personnel, a connu des modifications, contribuant à l'évolution de la fonction "personnel" vers la fonction "ressources humaines". Selon Jean-Marie Peretti (1993); l'apport de l'informatisation à cette fonction est un facteur de progrès, en relation avec cinq grands enjeux : Gagner en productivité ; Améliorer des services ; Améliorer la qualité décisions de gestion de ressource humaines ; Aider au partage de la fonction entre direction de ressource humaines et ligne hiérarchique ; Offre de meilleures possibilités d'anticipation Mis à Parts ces avantages, l'informatique présente aussi des limites. L’offre l'informatique est souvent décalée et la demande d'outils est dominée par certaines illusions quant aux possibilités réelles de ces outils (Gilbert, 1992). I. Informatiser La Gestion : 1) S'Intéresser Au Système d'Information Plutôt Qu'à L'Informatique : La distinction entre notions de système informatique et système d'information : Une certaine confusion autour de la distinction entre les notions de système d'informatique et système d'information. 5 / 50 Elles puisent toutes les deux leurs références première dans la théorie général des systèmes. En gestion on peut définir un système comme « un ensemble cohérent plus ou moins complexe, composé de structures ou d'éléments, souvent divers, reliés à un plan commun ou concourant à un but commun » Dalloz 1996. Le Système informatique recouvre une réalité assez facile à cerner, on désigne généralement ainsi les ordinateurs (ordinateurs centrales et micro-ordinateurs reliés ou non en réseau), et les logiciels qui les accompagnent. Le concept de système d'information est historiquement lié à l'application de l'informatique à la gestion donc, qu'est-ce qu'un système d'information ? Il peut être définit comme « un ensemble organisé des ressources matériel, personnel, données, procédures, permettant d'acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons...) dans des organisations » Robert Riex 1995. Le système informatique est un support et un véhicule privilégié de l'information formalisé mais il n'est pas le seul, même lorsque la gestion est très formalisée comme dans les grandes bureaucraties, beaucoup d'information ne transite pas par l'informatique. Aujourd'hui on peut considérer la gestion des ressources humaines comme un ensemble de processus en interrelations. Cette notion de processus, définit comme une série d’activités finalisées aboutissant à une prestation offre une base de réflexions pour réfléchir sur l'organisation du système d'information de la gestion des ressources humaines (SIRH). 2) Informatisation Est Une Action d'Organisation Répondant à Un But de Gestion : L'informatisation en gestion apparaît comme une action qui consiste pour une telle organisation (Entreprise) à automatiser un ensemble d'opération et des taches de gestions dont le but d'obtenir des gains d'efficacité voire de productivités. Il existe deux types de système d'informations sous forme des parties informelles et des parties formelles, ce dernier est visible à travers les documents qu'il produit en application de règles et de procédures explicites. Relié aux rôles, fonctions et tâches déjà prescrits par l'organisation et il est peu dépendant des individus. Le second système (système informel) est également vital pour l'entreprise, laisse peu de trace visible et s'appuie sur des règles floues, imprécis et de référentiels implicites. Il est très dépendant des individus et de l'état des relations qu'ils entretiennent. Si la mise en œuvre de l'informatique dans une gestion soulève des difficultés, c'est qu'elle repose sur l'extension de la partie formelle du système d'information (S.I). Cette extension suppose une réflexion sur l'organisation et, en particulier une clarification et un partage des informations et règles de fonctionnement. Informatiser c'est donc aussi conduire à une action de changement. 6 / 50 3) Informatisation Est Une Action de Changement de GRH : La gestion des ressources humaines peut être un objet de changement notamment à travers son informatisation croissante et, plus généralement; sa reconfiguration. D'un autre côté, elle peut être un acteur de changement et accompagner la mise en place de nouvelle technologie d'information et de communication (NTIC). L'informatisation peut être appréhendée selon différentes dimensions : La dimension technique: englobe les processus de gestion des ressources humaines concernés, les outils d'analyses des situations de travails et d'organisation, des matériels et logiciels utilisés. L'évolution de la dimension technique nous à mener à poser la question suivante; que faut-il changer ?; La dimension humaines fait intervenir les besoins, les désirs, comportements et attitudes des individus, groupes qui à divers titres, sont concernés par l'informatisation, le climat organisationnel, la culture de l'entreprise. ; La dimension humaine fait appel aux divers acteurs de l'organisation ainsi leurs caractéristiques propres. Ils entraînent la question suivante: avec qui et pour qui changer? ; L'environnement comprend les fournisseurs, les constructeurs, les sociétés de services en ingénierie informatique (SSII), sociétés de conseils, organismes de formations et des services d'appuis qui peuvent apporté une aide dans l'informatisation. Exemple : une agence pour l'amélioration des conditions de travails. Pour que mieux conduire un projet d'informatisation, c'est mettre en rapport ces dimensions dans une démarche prenant en compte les opportunités offertes par l'environnement, les acteurs (la dimension humaine) et les contenus (la dimension technique). 4) Spécificités de L'Informatisation En Gestion des Ressources Humaines : Les informations sur les personnes se caractérisent par une spécificité, ces informations ne peuvent être traitées comme les informations sur les objets ou sur les produits, d'autre part la confidentialité reste la règle de base pour la plupart des données individuelles, les droit de la personne face aux fichiers et aux traitements informatiques sont protégés par une loi, par exemple (en France la commission national de l'informatique et de la liberté CNIL est chargé d'assurer le respect de la législation dans ce domaine). L'individualisation croissante de la GRH exige d'examiner en détail un grand nombre de données. Si on admet qu'un CV standard est le minimum nécessaire pour distinguer l'individu d'un autre, on voit bien qu'il est difficile et coûteux d'en saisir toutes les données sur l'informatique. Il n'existe pas de neutralité des donnés de sorties, leurs diffusion provoque des effets en retours. On ne peut porter les données résultant d'un traitement à la connaissance d'autrui sans influencer les comportements. 7 / 50 Concernant le système de décision, la fonction des ressources humaines a depuis longtemps était considérée par les professionnels de cette fonction comme partagée. Ce partage s'est accentué dans les années 1990, avec la décentralisation des décisions opérationnelles dans les grandes entreprises et la prise en charge par la ligne hiérarchique d'une partie des actes de la gestion des ressources humaines. Il impose un effort de formulation dans la mise à disposition des informations. Certaines décisions s'appuient sur les aspects mesurables ou des modèles rationnels : par exemple, dans la gestion prévisionnelle des effectifs, la simulation des évolutions de la masse salariale. Mais la variété des individus, les situations et les problèmes, les modalités empiriques des apprentissages, de la complexité du contexte (culture de l'entreprise, jeux d'acteurs) se prêtent mal à des actes automatiques. II. Les Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) : 1) Définition du SIRH : Initialement, le terme de SIRH s'applique à la déclination des ressources humaines du système d'information, les quelques définitions proposées dans la littérature se rattachent explicitement à une approche par les usages. Cela signifie que le périmètre d'un système d'information des ressources humaines se restreint à l'usage que l'on en fait. C'est dans cette optique que le SIRH peut être définit comme « un système permettant d'acquérir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer les informations » pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation considérée que ces systèmes inclus les personnes, des formes, des politiques, des procédures et des données. Cette définition présente le SIRH comme un système relativement large de gestion des ressources humaines et par cette relative abstraction constitue une définition de référence en la matière. C'est-à-dire un SIRH peut être conçu comme ensemble structuré des informations de ressources humaines assurant unicité et cohérence des informations, sécurité et confidentialité des données. L'informatisation de la fonction personnelle autorise la mise en place d'un système permettant d'enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de stocker ces informations, d'assurer les différents traitements et de restituer les informations au moment opportun. Le SIRH s'appuie sur un système informatique (matériels et logiciels) qui peut être développé "sur mesure" ou sur la base d'une solution "prêt-à-porter" qui nécessite plus ou moins de retouches (progiciel). Son développement peut être pris en charge en interne ou sous-traité. La combinaison de ces deux types de choix donne une grande variété de solutions possibles. A partir du début des années 90, il y avait naissance des premières véritables SIRH (système d'informations ressources humaines) dont l'objectif est d'intégrer un certain nombre d'informations et de pratiques auparavant très variés. Deux périodes doivent néanmoins être distinguées dans le développement 8 / 50 des SIRH : une première (les années 90) durant laquelle les SIRH sont basés sur une technologie classique client-serveur avec un réseau propre à la FRH, avec très peu d'implication des managers opérationnels. La seconde période commence à la fin des années 90 avec l'utilisation des technologies Internet/intranet dans les SIRH pour constituer l’E-RH: "cette utilisation représente un changement potentiel profond de la FRH dans ses structures et processus". 2) Les Caractéristiques du SIRH : Comme nous avons vu, Le Système d'Information Ressources Humaines (SIRH) est une procédure de collecte, stockage, restauration et validation des données sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin; Il n'a pas besoin d'être complexe, ni même informatisé. Il comprend également les gens, les formes, les politiques et procédures, et les données. Le SIRH a pour objectif de : la modernisation du système de GRH actuel de la collectivité (plus d'homogénéité, plus de convivialité, meilleure intégration des évolutions) ; une gestion déconcentrée et globale du personnel au quotidien ; un meilleur partage des informations et plus de transversalité ; la facilitation du pilotage ; fournir des services sous forme d'informations, de rapports, aux clients internes et Externes et utilisateurs du système ; supporter les transactions et de maintenir le contrôle hiérarchique. Dans les années 90, le SIRH se composait essentiellement de plusieurs progiciels d'administration du personnel et des réseaux locaux. La gestion de la paye, l'administration des salariés, est les applications les plus communes des SIRH. On peut également trouver sur un marché en forte croissance des applications qui traitent de la gestion des temps et des activités, gestion de la formation et du recrutement, gestion des compétences. Le SIRH est au service de l'automatisation des procédures administratives. Il permet d'améliorer la productivité et la qualité du service. On peut facilement calculer sa valeur ou son impact sur la performance du service RH. Ces applications, le plus souvent des progiciels, sont parfaitement adaptées aux décisions routinières courantes de l'administration du personnel qui ont des besoins et des résultats définis et dont les règles sont fixées par l'entreprise ou la loi. Le SIRH améliore également la qualité des décisions RH en augmentant la quantité d'informations disponibles notamment grâce aux différentes simulations qu'il rend possible. De plus, grâce à l'automatisation et la décentralisation des routines administratives, il libère du temps pour améliorer la 9 / 50 gestion, développer les nouveaux rôles attendus de la GRH. Le SIRH est un instrument de pouvoir qui permet un contrôle hiérarchique par le recours à la sous-traitance et l'intégration logistique. Cependant, automatisation et partage ne sont pas les seules manières de tirer avantage, les seuls buts, d'un SIRH. La majorité des informations administratives sont rassemblée pour l'usage de tiers, comme le gouvernement. Mais elles ne mobilisent qu'une petite partie des informations RH de l'entreprise. L'information restante permet de faciliter ou de préparer les décisions stratégiques ou opérationnelles, d'éviter les litiges et d'évaluer. D'une part, le SIRH peut être doté d'applications d'aide à la décision. D'autre part, il permet de concevoir, régence les processus RH en se focalisant sur la manière dont l'information est utilisés par les responsables RH. Le SIRH est utilisé pour améliorer l'efficience et la productivité en nature du service RH, comme les Systèmes d'Information ont pu le faire dans les banques. 3) Les Attentes Par Rapport Au SIRH : Le centre d'intérêt de tout SIRH doit être, en premier lieu, la validité, la fiabilité et l'utilité des informations et après l'automatisation des processus. L'automatisation permet d'accroître notamment la productivité administrative du service RH. Cependant cette productivité ne s'accompagne pas nécessairement par une réduction des effectifs mais, elle permet plutôt de libérer du temps pour des tâches autrefois négligées. On peut également définir l'utilité des informations et du SIRH en fonction de ces autres apports : Accompagnements des nouvelles logiques de GRH (personnalisation, adaptation, Mobilisation) qui implique une utilisation optimale des ressources informatiques ; Partage de la fonction Ressources Humaines rendus nécessaires par les mutations de l'environnement économique: tous les cadres participent à la GRH. Ils doivent, à cet effet disposé d'informations pertinentes pour analyser et décider. La difficulté pour comprendre et manipuler les SIRH pour des non spécialistes a pu expliquer un temps la lenteur de l'informatisation des RH. Le SIRH appartenait de fait aux spécialistes des SI qui les gérer et déterminer les besoins. Cependant, on assiste aujourd'hui à une véritable explosion de l'informatique RH. Elle a trouvé un second souffle avec le développement des horaires variables pris en charge par des progiciels de gestion du temps qui permettent établir des plannings selon des historiques de flux, le type de contrat des salariés et la législation. Dans le domaine de la formation, l'informatisation réduit le temps consacré aux tâches administratives ; elle peut élaborer un plan prévisionnel et instaure une traçabilité des enseignements. Certains progiciels proposent même des modules d'autoformation. Le recrutement lui aussi est facilité car 10 / 50 de nouveaux progiciels permettent de suivre l'efficacité des actions d'embauche et de stimuler la promotion interne. Au-delà de la dimension technologique, il faut également s'intéresser aux dimensions sociales et managériales. 4) La Standardisation des Processus, SIRH Et E-GRH : Les transformations que connaît le système d'information des ressources humaines à engendrer le passage d'un système centralisé à un système partagé grâce à l'introduction des technologies intranet/Internet RH c'est-à-dire E-GRH. Les conséquences pour la GRH sont de deux ordres : d'une part, les activités transactionnelles traditionnelles (paie, congés, etc.) peuvent être automatisées, et d'autre part, une partie des processus RH (recrutement, gestion des compétences, formation, mobilité, etc.) peuvent être pris en charge directement par les acteurs concernés (managers, salariés). C'est ainsi, comme le fait remarquer F. Silva que : « la contribution du SIRH dans l'évolution de la fonction est essentielle, en particulier dans les gains de productivité. Ce sont ces outils qui, modifiant la nature de l'information, sa diffusion et ses circuits, sont au cœur des changements de l'organisation du travail administratif ». Le tableau suivant fait apparaître un exemple de la liste de processus de gestion des ressources humaines concerné par l'informatisation : Liste des Processus de Gestion Les Sous Domaines Recueil des éléments de paie ; Calcul et versement de la paye (traitement, ordre de versement...) ; 3 Production de la paie 2 Administration des dossiers du personnel Gestion des temps et des congés et de la Formation Contrôle de la paye ; Production des états et déclarations post paye ; Information des régimes de prévoyance et retraites Création du dossier individuel ; Administration du dossier (dont suivi de carrière) ; Clôture du dossier Définition du plan de formation ; Mise en œuvre du plan ; Evaluation des effets et bilan annuel 11 / 50 Recensement des besoins à court et à moyen terme ; Gestion des viviers de candidats ; Prospection et sélection des candidats Stratégie, pilotage et relations Production du bilan social ; sociales Réalisation des tableaux de bord 1 Recrutement interne (mobilité) et externe L'automatisation d'un certain nombre de tâches administratives des ressources humaines aura les impacts suivants : dégager du temps et des ressources: l'automatisation des taches récurrentes en ressources humaines permettra aux acteurs des ressources humaines de consacrer plus de temps à des activités plus proches du business et permet de minimiser les coûts ; Responsabiliser les employés: la création des interfaces individuelles pour chaque salariés est très importantes car leur permettent de piloter eux-mêmes les aspects ressources humaines les concernant ; Suivre les tendances et les données: grâces aux bases de données et aux outils d'analyse, des tendances de fonds pourront être dégagés et permettre un meilleure ajustement des politiques ressource humaines. La justification stratégique du système d'information des ressources humaines (SIRH) souligne ce que ces systèmes apportent en termes de valeur ajoutée à une organisation ainsi que la façon dont ils permettent aux entreprises de parfaire l'optimisation de l'efficacité de leur gestion des ressources humaines (GRH). Les taches pour lesquelles les ressources humaines peuvent utilisé des SIRH afin d'optimiser l'efficacité de la fonction et d'avoir un impact positive sur les finances de l'entreprise. Les SIRH à valeur ajouté Valeur ajoutée Assister les recruteurs dans le ciblage et dans le suivi des candidats internes et externes pour les postes vacants ; Activité Recrutement/ suivi des salariés Suivre le statut des emplois dans l'entreprise (à pourvoir, pourvus ...) 12 / 50 Emettre des rapports mensuels sur le turnover des équipes (incluant les raisons du départ, qu'elles soient volontaires ou non, description du nombre de Analyse du turnover salariés restant dans chaque domaine de l'entreprise ...). Suivi des différents avantages dont bénéficie chaque salarié. Calcul des coûts Gestion des y afférant pour l'entreprise et pour le salarié. avantages annexes Permet de faire le lien entre les compétences des salariés et leur parcours dans Formation et l'entreprise gestion des Permet de maîtriser et estimer la masse salariale. carrières L'utilisation des nouvelles technologies ainsi que l'implication des opérationnels dans la gestion administrative des RH a permis aux entreprises de développer des structures RH beaucoup plus efficaces. Cela a également induit une réduction des effectifs RH, avec en parallèle la création de nouveaux métiers RH. L'introduction des NTIC permet aux SIRH d'intégrer une large gamme de nouveaux services qui permettent réellement à la fonction RH d'être un acteur de la réussite des initiatives stratégiques de l'entreprise. L'informatisation peut également être utilisée à des fins de communication. Ainsi, l'intranet a pour principale fonction d'informer les salariés des procédures RH de l'entreprise, Enfin, la technologie Internet permet de se connecter à des prestataires extérieurs pour bénéficier de services ou d'activités externalisés. III. Les Apports des NTIC En GRH : Cas des Technologies Internet Et Intranet : 1) Intranet : i. Qu'Est - Ce Qu'Un Intranet? Un intranet sert à relier un nombre multiple des employés dans l'entreprise par le biais d'un réseau local dans le but de faciliter leur communication, leur collaboration et la gestion de leur travail à travers un simple navigateur. Il s'agit d'un moyen simple de partager les informations à l'intérieur d'une entreprise. Facile à mettre en œuvre de façon décentralisé, il offre l'avantage pour l'utilisateur de disposer d'une interface identique quel que soit le poste de travail auquel il se connecte. 13 / 50 L'intranet comme un ensemble des nouvelles technologies provoque des changements important dans la sphère organisationnelle, il participe même à l'évolution des configurations, contenus et positionnements des différentes fonctions dans l'entreprise. À ce niveau, la fonction des ressources humaines déjà bien engagées dans un processus de transformation trouve grâce à cet outil d'un souffle qui permettant d'asseoir plus fortement des nouveaux rôles et responsabilité dans l'organisation. Ce qui nous intéresse dans cette partie, c'est de présenter quelques types d'intranet incluent dans la gestion des ressources humaines GRH car beaucoup d'entreprises sont désormais dotées d'un intranet. Donc quelles sont les fonctionnalités d'un intranet en GRH ? ii. Les Fonctionnalités de L'Intranet : Relativement aux divers typologies d'intranet on peut distingues différentes catégories d'intranet selon l'objectif que lui assigne l'entreprise en fonction de ses besoins : Intranet de Communication : Ce premier type vise la mise en ligne d'information destinée à un large publique, le plus souvent l'ensemble des salariés d'une entreprise, son but est de communiquer des informations entre différents collaborateurs en sortant de la "voix officielle" qui à parfois trop long temps caractérisé par les médias de communication interne classique : il s'agit de franchir les barrières d'espace et de temps qui imposent l'information sur les supports "papier" habituellement utilisés ; Intranet de Production : Il se traduit par la mise en place des ressources en ligne permettant de renforcer l'efficacité des collaborateurs sur des actes d'administration ou de gestion à titre d'exemple; (prise de commande, demande de congé payés, demande de formation...). Il utilise les fonctions de "workflow" et de « GroupWare » qui contribue à la formalisation, à la capitalisation, à l'homogénéisation et à l'automatisation des processus de gestion. Il est souvent une réponse à un objectif de réduction de coûts. Il peut aussi réduire les délais de réalisation d'un acte administrative et la qualité de cette réalisation (moins de risques d'erreur de recopie). L'intranet de production permet des gains évidents, soit par substitution à des applications informatiques plus coûteuses (comme avec la saisie des variables de paie), soit par l'automatisation d'opérations manuelles de transfert de documents (comme dans le cas du suivi des congés). Intranet de Professionnalisation : Par contre à l'intranet d'information qui est destiné a un large public, Ce type d'intranet est destiné à un public ciblé, les ressources humaines ou bien la communauté ressource humaine souvent réparti sur différents sites, établissements, voire société, il vise à un partage des connaissances et de règle de l'art du métier. Il suppose la formulation préalable d'un projet à l'égard de la population visée. Il peut avoir pour objectif de constituer un réseau là où 14 / 50 il n'existe pas, en permettant aux membres de ce réseau de se connaître, d'échanger, d'être au même niveau d'information; ou d'élargir un réseau existant à l’autre niveau de la fonction ou d'en faciliter et améliorer encore le fonctionnement en substituant des échanges électronique à une partie des réunions physique (parfois coûteuses en temps et en déplacements), en renforçant l'échange d'information. On peut y trouver : o le "trombinoscope" des services de GRH: organigramme, avec une description plus ou moins complète des fonctions et des champs d'activité de chacun ; o Le calendrier des événements intéressants les professionnels de l'entreprise (nominations, mutations, modification de structures....) et/ ou la profession dans son ensemble (congrès, colloques...) ; o Des règles et procédures particulières à la fonction ; o la présentation et les spécifications techniques des produits et services ; o la formation sur le poste de travail ; En fin, la mise en place d'un intranet de professionnalisation nécessite un gros effort de clarification des processus de gestion et une animation soutenue du réseau des professionnels. Intranet Fédérateur : Il a pour vocation de réunir différents services ou applications intranet, développés et exploités par ailleurs au sein d'un espace de communication et d'accès. Il traduit la volonté d'harmoniser les fonctions pour que l'utilisateur y accède facilement à travers une interface commune. L'intranet fédérateur est forcément porté par la direction générale de l'entreprise. Il n'a pas pour objet de tuer les intranets développés pour des communautés restreintes d'utilisateurs, mais se concentre sur les services universels pour l'entreprise et permet de diffuser largement des messages de communication interne (promotion de certains services nouveaux ou très globaux, outil de recherche multicritère...). iii. Utilisation d'Intranet En GRH : Le développement de l'utilisation de l'intranet au sein de la fonction RH se fait par le recours à plusieurs outils. On trouve par exemple les outils internes à la fonction RH, des outils reliés aux unités opérationnelles, des outils autorisant une meilleure communication interne ou encore les outils de diffusion des connaissances de l'entreprise vers le public interne sélectionnés. Un Outil Interne à La Direction des Ressources Humaines : Au sein de la DRH, sont concernés les documents de références, comme la documentation juridique, les documents de travail communs à plusieurs personne, la gestion des candidatures basée sur un système de "workflow", la gestion des compétences dotée d'un moteur de recherches permettant de retrouver un savoir-faire caché (enfoui) dans des fichiers de plusieurs centaines ou milliers de salariés. Ce sont aussi les tableaux 15 / 50 de bord alimentés automatiquement par le système de gestion des ressources humaines et publiés dans les parties de l'intranet réservées au personnel de la DRH ; Un Outil de Travail Communicant Avec Les Entités Opérationnelles : A destination du management de l'entreprise, la DRH pourra publier des notes et guides d'aides au management, des tableaux de bord, ouvrir sa base de candidats présélectionné, travailler avec les directeurs des entités opérationnelles utilisant des techniques de "GroupWare" accessibles via l'intranet, en s'affranchissants des barrières de lieux et d'horaires, tout en garantissant un accès sécurisé et sélectif ; Un Vecteur de Communication Interne : Depuis le livret d'accueil, jusqu'au règlement intérieur, en passant par le journal interne, l'annuaire, l'organigramme..., l'intranet est un excellent vecteur pour la communication interne. Les aspects pratiques, les sondages ou remontée d'informations, l'information de bases sur l'entreprise, son historique, ses succès tout et facile à publier et immédiatement disponible sur l'ensemble du réseau intranet de l'entreprise. Chaque entité ou direction peut, dans le cadre d'une politique intranet définie par la direction, publier ses propres informations, facilitant ainsi une meilleure communication transversale ; Gestion des Connaissances, Documentation Et Formation : L'intranet va également se révéler efficace dès lors qu'il s'agit de diffuser les connaissances de l'entreprise vers des publics internes sélectionnés. Les projets, les méthodes, les références, le corpus de documents techniques (qualité ou normatif), tout peut être mis en ligne, tout peut être accessible de manière ergonomique, avec ou sans l'utilisation de techniques sophistiquées de recherche. Des formations peuvent être mises en ligne, permettant aux apprenants de se former à leur rythme et au moment où ils en ont besoin. Tout ceci montre clairement que les utilisations possibles au sein de la FRH sont multiples et ont tendance à s'accroître. Cet outil semble de plus en plus indispensable au vu de divers sondages et enquêtes faisant apparaître une réelle volonté des managers de l'implanter pour ceux qui ne l'ont pas encore réalisé. Cette tendance est d'autant plus vérifiée que les managers des ressources humaines cherchent des outils leur permettant de répondre aux mieux aux exigences relatives aux changements organisationnels en cours. iv. Risques Et Limites d'Un Intranet : Un des risques majeur d'un intranet est la mauvaise utilisation de la part des salariés concernés. Cette mauvaise utilisation, caractérisée par un manque d'intérêt où par un manque de compétences, peut avoir plusieurs causes. La première émane d'un manque de formation des acteurs organisationnels. Effectivement, même si l'intranet est un outil relativement simple à utiliser, il n'en reste pas moins nouveau pour de nombreux salariés lors de sa mise en œuvre. Il convient donc d'accorder une place importante à la formation des acteurs ayant recours à l'intranet. Ceci est d'autant plus important que l'introduction d'une 16 / 50 nouvelle technologie dans l'entreprise peut aisément devenir source de district entre les membres maîtrisant la technologie et les autres. Par ailleurs, une mauvaise identification des besoins au début du projet entraîne dans pratiquement tous les cas, un échec de celui-ci. Nous avons ainsi pu observer que dans bien des cas, le projet est décidé unilatéralement par la direction, qui se soucie peu de l'identification des besoins des utilisateurs. Ceci a pour conséquence une mauvaise utilisation de l'outil, voire même dans la majorité des cas, une utilisation quasi nulle des potentialités de l'intranet. Dans cette perspective, la solution de révision de l'outil à posteriori est inutile car Inefficace, tout simplement parce que les acteurs ne s'impliqueront plus dans un projet duquel ils ont été exclus antérieurement. Le projet intranet, comme tout projet d'introduction de NTIC, peut provoquer la résistance de certains acteurs se sentant soit menacé, soit incompétents face à ce changement technologique. Il est par conséquent très important de corréler changement technologique, organisationnel et social pour minimiser les risques d'échec du projet. De même, il faut prendre en considération que l'installation d'un tel réseau informatique entraîne des changements parfois importants dans les modes de travail, ce qui doit inciter à évaluer a priori les conséquences que peut avoir la technologie à tous les niveaux de l'organisation. En guise de conclusion, il est certain que l'intranet autorise une meilleure diffusion et un meilleur partage de l'information. Cependant, il convient de porter une attention particulière à la surcharge informationnelle. Effectivement, le fait que le salarié ne puisse réellement avoir accès efficacement à l'information dont il a besoin peut entraîner une diminution voire une disparition de l'utilisation de l'outil par les acteurs organisationnels. Il faut tout de même noter que la majeure partie des intranets filtre l'information nécessaire à un acteur identifié. 2) Internet : Une plus grande maîtrise de processus de la GRH passe par des outils informatiques toujours plus sophistiqués et accès sur la convivialité, la communication et la puissance de traitement. Dans ce cadre, des éditeurs de progiciels intégrés proposent une nouvelle approche de la GRH reposant sur l'exploitation du réseau Internet ce qu'on appelle "E-GRH", cela se traduit par la mise en place dans l'entreprise du kiosque Internet notamment des bases de données interactives consacrées à la gestion des informations du personnel. Ainsi pour la direction des ressources humaines, cet accès en libres services autorise une mise à jour permanente des informations concernant les salariés. Les personnels de l'entreprise quant à lui peuvent accéder directement à l'information qui le concerne. En GRH, l'Internet est de plus en plus utilisé pour le recrutement, en parle de «E-Recrutement». Les plus grandes entreprises communiquent directement leurs poste à pouvoir sur un site Internet en confient ces postes à des sites spécialisés. Bien que la tendance à utiliser Internet sur le marché de travail, par les demandeurs d'emploi comme par les entreprises, ne soit 17 / 50 pas encore parvenu à maturité, certains changements de ce marché se révèlent déjà, ainsi de la relation nouvelle qui s'instaure entre demandeurs d'emploi et ses futurs employeurs par le biais du site internet. L'Internet peut également contribuer à une meilleure gestion de l'entreprise. La recherche de candidats ou de postes est l'une des premières applications dans ce domaine. D'autre fonction peuvent aussi être considérer tel que l'utilisation de l'Internet y compris l'intranet, comme média de communication interne. L'Internet est entré en force dans l'entreprise, notamment dans la fonction ressources humaines. Du coup, on ne parle plus que d'e-RH qui constitue un choix stratégique de modernisation des modes d'organisation et de valorisation du capital humain, passant nécessairement par la mise en place d'un progiciel de gestion des ressources humaines (SIRH). Le vocable comprend l'e-recrutement, l'eformation (ou e-learning), l'e-gestion de carrière et l'e-organisation : E - Recrutement : E-Recrutement: c'est une opération dont lequel un individu peut compléter son dossier de recrutement à distance (informations personnelles, premiers tests), c'est l'opération la plus utilisée sur Internet grâce à sa simplicité en matière de la mise en place. L’e-recrutement est très utile pour le candidat et lui permet de prendre connaissance de l'entreprise avant d'amorcer le processus de recrutement. Pour l'entreprise, le DRH ou le chargé de l’e-recrutement a la possibilité de présenter en détails les spécificités de son entreprise, la politique RH, les descriptions de poste, les opportunités de carrière... Ou pourquoi pas, d'y insérer des images vidéo. Autres avantages pour l'entreprise, le gestionnaire du site à la latitude de procéder à la mise à jour à un rythme que les modes de recrutement classiques ne permettent pas. Certaines entreprises offrent la possibilité aux candidats internautes de prendre rendez-vous avec les collaborateurs pour mener des entretiens informels avant de déposer leur candidature ou à un stade du processus de recrutement défini par l'entreprise. Par ailleurs, l'e-recrutement permet d'écourter les délais de recrutement par rapport à un recrutement dit classique car la souplesse d'une candidature électronique rend les opérationnels RH plus réactifs. Ainsi, un recruteur peut traiter une candidature et répondre immédiatement. Il peut aussi la diffuser simultanément aux entités concernées sans devoir passer par les circuits classiques de diffusion. Certaines entreprises s'engagent à répondre aux candidats dans des délais très courts et d'autres offrent aux candidats la possibilité de suivre on line l'évolution du parcours d'une candidature. L'e-recrutement permet également une communication sans frontières. Ce qui est très important pour les entreprises à la recherche d'un profil rare ; E - Learning : L'application des technologies de l'information et de la communication au domaine de la formation a conduit à la création du e-learning. Sommairement décrit comme le mariage du 18 / 50 multimédia (le son, l'image, le texte) et de l'Internet (la diffusion on line, l'interactivité), le e-learning apparaît pour beaucoup comme le second souffle du marché de ces technologies. Le e-learning a, suivant les différents acteurs, plusieurs définitions. La plus courante est la suivante : « amener la formation à des apprenants avec l'aide des nouvelles technologies, c'est-à-dire à chaque fois que l'on utilise les médias interactifs pour la formation (Internet,....)». Il a encore du mal à décoller, même si des portails ou des structures spécialisés dans la formation à distance espèrent toujours créer le déclic chez les entreprises. L'atout majeur d'une éventuelle entrée dans les mœurs de la formation à distance est sans doute une réduction considérable des coûts de formation (frais de déplacement, hébergement, etc.) et la meilleure allocation des ressources en fonction (coût de l'absence du collaborateur de son lieu de travail) ; E - Gestion des Carrières : Il se fait essentiellement par le biais de deux outils : les bourses de l'emploi en ligne, propres aux entreprises, et les modules de gestion de carrière compris dans les progiciels de GRH. L'e-gestion peut avoir trois types d'utilisation. D'abord la mobilité interne : il s'agit ici de mettre en réseau les offres d'emplois internes afin de permettre aux collaborateurs de consulter les offres immédiatement après leur dépôt sur l'intranet. En retour, il leur donne la possibilité de déposer des candidatures spontanées; ce qui avantage les opportunités d'évolution interne et limite des départs vers la concurrence. Ensuite, la mise en réseau des enquêtes de rémunération. A ce niveau, les managers (autorisés) ont la possibilité de connaître notamment les salaires médians, moyens, minimaux, par poste, au sein de l'entreprise et comparativement au marché du travail et peuvent ainsi devenir acteurs auprès de la DRH dans le processus de revalorisation salariale au moment du calcul du budget, des évaluations annuelles ou des demandes d'augmentations salariales. Enfin, l'évaluation des performances. En dehors de l'entretien annuel, chaque collaborateur peut s'autoévaluer à n'importe quel moment ; cela suppose la mise en ligne d'un répertoire des métiers et d'un référentiel de compétences. Ainsi, tous les postes décrits par le biais des résultats permanents attendus, des principales activités et des niveaux de compétence requis constituent, pour les collaborateurs, un outil d’auto évaluation ainsi qu'un panorama de tous les postes de l'entreprise et des chemins de carrière possibles par poste ; E - Organisation : L'e-organisation permet un dialogue en ligne permanent favorisant le management à distance. Il reste d'utilisation très limitée dans les entreprises mais revêt une grande utilité dans des domaines comme l'alimentation des outils de Reporting, l'efficacité des échanges d'information et le suivi minutieux des activités des collaborateurs, surtout s'ils sont sur des sites dispersés. 19 / 50 IV. Démarche d'Informatisation des Ressources Humaines : L'informatisation de la fonction des ressources humaines ne date pas d'hier. La gestion de la paie ainsi que le suivi des effectifs ont recours, en particulier depuis les années quarte vint, à l'outil informatique. Il s'agit d'une volonté d'automatisation de processus essentiellement administratif, dans une double logique de réduction des coûts et délais du traitement d'une part, et partage d'information d'autre part. L'informatisation sert à faire progresser les pratiques de gestion (dans tous les domaines), elle ne peut donc se limiter à une simple automatisation d'un existant manuel, car cela reviendrait à se placer dans une optique immobiliste. L'informatisation ne doit pas figer l'existant. L'analyse des besoins doit dégager des objectifs d'amélioration des procédures de gestion. (Amélioration de l'existant, Ajout de nouvelles tâches, etc. ...) L'adoption d'une telle démarche est relativement complexe, pour aider les utilisateurs futurs et les informaticiens, différentes méthodes de travail ont étés conçues (Merise, Axial, MCP ...). Néanmoins, elles comportent toutes des étapes similaires et suivent des processus de raisonnement semblables. On va voir ci-après les principales étapes d'une démarche d'informatisation de la fonction des ressources humaines, qui ne se réduit pas à un processus purement techniques, mais doit, au contraire, englober des différentes dimensions d'analyses : Stratégique : Comment le projet s'inscrit-il dans les axes stratégiques de développement de l'entreprise ? ; Organisationnelle : Comment le travail est-il aujourd'hui réalisé et organisé ? ; Humaines : Quels sont les acteurs concernés et comment réagissent par rapport au projet ? ; Economique : Quels sont les coûts et les avantages probables du projet ? Schéma des grandes étapes de la démarche d'informatisation 20 / 50 1) Analyse de La Demande Et Formulation des Objectifs : Quel est le problème déclencheur de la décision d'informatisation ? Il s'agit de poser le problème et de délimiter l'application projetée. La notion de besoin est également imprécise: quel besoins, pour qui et pour quoi faire ? S'agit-il d'une envie, d'une exigence organisationnelle. L'analyse de la demande vise donc à remplacer celle-ci dans une perspective plus large. L'expression de la demande ne se concrétise pas sans phénomène déclencheur elle prend place à l’intérieur d'un cadre défini préalablement (politique de gestion du personnel, orientation et choix stratégique de l'entreprise) et qu'il importe de cerner précisément pour assurer la réussite du projet. Dès l'issu de cette étape, il importe d'entamer la sensibilisation des futures utilisateurs du système d'information en gestion. 2) Etude de L'Existant : L'étude de l'existant consiste en l'identification et la collecte des informations et procédures utiles à la compréhension du système d'information des ressources humaines SIRH, tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le demandeur. Généralement il s'agit : d'une analyse du travail: qu'est ce qui est fait? Comment est-il fait? Par qui ? ; d'un diagnostic permettant d'identifier les facteurs susceptible de faciliter ou de perturber le projet (exemple : attitude de méfiance envers l'informatique « les ordinateurs ça ne marche jamais ») ; Quels sont les freins et moteurs probable du projet? Quel est le matériel informatique en place ? ; la connaissance de l'existant informatique au niveau du matériel, du logiciel et des compétences informatique des futurs utilisateurs: quelles sont les compétences informatiques des utilisateurs potentiels ? 3) La Formulation des Besoins Et Axes d'Amélioration : Au sens le plus large, les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart entre ce qui est (Etude de l'existant) et ce qui devrait être (Analyse de la demande). L'analyse de l'existant conduit à porter des critiques sur les plans de l'efficacité administrative, de la qualité et de la fiabilité de l'information produite. On ne parle pas encore, les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart entre ce qui est (étude de l'existant) et ce qui devrait être (analyse de la demande). Par exemple d'un besoin en logiciel de gestion des carrières, ce qui serait une confusion entre besoin et moyen mais plutôt d'un besoin d'amélioration de personnel par une meilleure connaissance des individus et des postes. Il s'agit de poser des questions suivantes : Quels sont les points à améliorer en matière d'efficacité administrative ? ; 21 / 50 De qualité et de fiabilité des informations produites ? ; Quels sont les écarts entre la demande et l'existant (besoins) ?. 4) Mise En Forme du Projet Et Proposition d'Un Cahier des Charges : Il s'agit de poser les questions suivantes : La solution informatique est-elle techniquement possible ?; Est- elle économiquement et socialement souhaitable ? ; Dans l'affirmative, quel cahier des charges établir? À ce stade du projet, on confirme si l'application informatique envisagée est possible techniquement et est souhaitable économiquement et socialement (coûts d'achat, coûts de formation, coûts d'utilisation, coûts d'adaptation de l'organisation, gains de gestion, tant d'un point de vue financier que d'un point de vue social). Dans l'affirmative, la solution est alors mise en forme dans ses grandes lignes et soumise pour décision à l'autorité compétente. Plusieurs scénarios peuvent être envisagés (acquisition d'un logiciel, développement spécifique, service bureau...). Un cahier des charges est alors établi. Le cahier des charges est un document dans lequel le responsable du domaine concerné (DRH ou responsable du domaine concerné) indique les fonctions de gestion à informatiser et précise les conditions de réalisation. En cas d'appel d'offres, il aide à rechercher les meilleurs partenaires. En interne, il établit et fonde les rapports entre les informaticiens et la direction concernée. La structure type d'un cahier des charges reprend : Les attentes et le contexte du projet ; La nature et le volume des informations à traiter ; Les objectifs généraux à atteindre (en termes de résultats opérationnels) ; La définition des critères de performance ; définition des acteurs concernés ; L'organisation du projet en étapes (échéancier) ; calendrier du projet ; L'enveloppe budgétaire prévisionnelle ; Les contraintes spécifiques, en particulier les caractéristiques du système informatique existant (matériel de base, logiciels de base, système d'exploitation, etc.). En cas d'appel d'offres, il convient en outre d'ajouter : les clauses juridiques ; 22 / 50 les pénalités de retard ; les principaux critères de choix ; les exigences en matière de formation du personnel ; matériel de base (logiciel de base, système d'exploitation). 5) Implantation de L'Application Retenue, La Réalisation : Cette étape débute par une analyse fonctionnelle de l'application. C'est l'opération qui consiste à décomposer logiquement le système d'information (ou une partie de celui-ci) en différents modules (ou phases) dont on décrit le fonctionnement, les données, les résultats. Cette phase n'est pas du seul ressort des informaticiens, car la réalisation repose sur la conversion des règles de gestion en règles formelles, qui pourront alors alimenter l'application informatique. L'analyse organique élabore ensuite la structure des programmes correspondants aux différents modules. Ces programmes sont ensuite développés, traduits en ligne de code, en instructions compréhensibles pour le système informatique. À cette étape-ci, il s'agit dans un premier temps de sélectionner la prestation la plus satisfaisante par rapport aux exigences du cahier des charges, puis à accompagner sa mise en œuvre. Selon les enjeux et l'importance du projet, le choix du fournisseur et des produits et services est plus ou moins élaboré, par exemple : Réponse à l'appel d'offres, Démonstrations, Visites chez des utilisateurs, Essai sur un jeu de données de l'entreprise, Négociation commerciale (prix, délais, conditions d'assistance à l'utilisateur, d'exploitation et de maintenance). La maîtrise de la formation des utilisateurs, fréquents ou occasionnels, directs et indirects, revêt une importance considérable (capitale) au sein de la démarche d'informatisation, surtout lorsqu'elle porte sur un outil dont l'utilisation est étendue à de nombreux individus (saisie décentralisée de variables de paie, gestion des congés...). En résumé, le choix des fournisseurs et de la prestation selon les différents critères, ainsi que l'accompagnement de la mise en œuvre (notamment formation des utilisateurs constituent l'objet d'analyse). Cette étape peut se résumer (c'est de plus en plus souvent le cas en informatique de gestion) à l'acquisition d'un logiciel correspondant aux besoins définis et à son paramétrage. 6) La Mise En Place : L'Installation : La mise en place et l'installation, consiste dans la mise en œuvre d'une application informatique qui ne se résume pas à des simples problèmes de technique informatique mais demande un véritable effort en matière de formation et de communication : Informations préalables, Informations sur l'en cours du projet, 23 / 50 Formations des utilisateurs directs du système, Mise en place (organisation, structures ...) d'un soutien technique. 7) Evolution de La Démarche Et de Ses Effets, Suivi Et L'Evolution du Système : Si la démarche ne serait pas évoluée, elle ne serait jamais complétée, d'une part, comment les différentes activités du projet d'informatisation se sont bien attachées (nouées) entre elles notamment le respect de l'échéancier du budget et d'autre part, quels ont été les apports effectifs de la situation informatique pris en compte (l'usage de la technologie, impact organisationnelles et humaines, satisfaction générale retombées économiques ...) compte tenu de l'objectif initial. Une fois l'application mise en place, une période de "rodage" est effectuée (Double paye dans le cas d'un logiciel de traitement des rémunérations) pendant quelques temps, pour ajuster et corriger le logiciel. Par la suite une analyse et un suivi régulier du fonctionnement doivent mettre en évidence les gains réalisés et permettre de faire évoluer le logiciel (ajout de nouvelles procédures. Dans le cas des Ressources Humaines, faire bien attention aux évolutions légales). Dans les faits, l'évaluation des effets de l'implantation informatique n'est pas une pratique courante dans les entreprises. C'est une opération qui suppose du temps, des ressources et une méthode. 24 / 50 Chapitre 2 - Les Progiciels de Gestion Intégrée Et Logiciels de La Gestion des Ressources Humaines I. Les Progiciels de Gestion Intégrée : Le traitement de l'information dans l'entreprise est en pleine mutation. Aujourd'hui, toutes les entreprises, aussi bien nationales et internationales que les PME et les PMI sont confrontées aux besoins changeant du marché tels que : acquisitions, fusions, solutions collaboratives. Ces enjeux sont tels qu'ils nécessitent une remise en question complète des systèmes existants. Un nombre important d'entreprises choisissent d'abandonner leurs solutions applicatives "sur mesure" pour se tourner vers le monde des ERP1(*) "prêts à implanter". Durant ces trente dernières années, l'informatique de gestion a subi des bouleversements considérables. Les avancées technologiques du traitement de l'information ont eu des conséquences capitales sur le rôle de l'outil informatique. Si les premières applications ont permis d'automatiser les activités opérationnelles des organisations (gestion de production, gestion commerciale et financière, ressources humaines), aujourd'hui les systèmes d'information prennent en charge des niveaux de gestion de plus en plus stratégiques. Les innovations technologiques ont fait évoluer les architectures Informatiques... 1) Naissance des ERP : Des années soixante-dix, les premiers progiciels ont vu le jour, notamment dans le domaine comptable en offrant de nouvelle approche en parallèle avec le développement spécifique réalisé par les informaticiens de l'entreprise. Ils étaient le plus souvent la reprise d'une application développée pour une entreprise et adaptée à une autre du même secteur d'activité. Leur dépendance par rapport à un environnement technique était importante. En effet, ils ne fonctionnent que sur les ordinateurs ayant un système d'exploitation d'un constructeur donné. Les progiciels se développèrent durant des années quatre-vingts, en luttant contre le syndrome "il n'existe pas deux entreprises pareilles " et tout en restant prisonnier de leur domaine technique. A partir du domaine comptable et financier ce développement, se poursuivit vers les domaines de la paie et de GPAO et enfin celui des ventes. Les progiciels devinrent donc des briques applicatives répondant aux besoins d'un domaine fonctionnel spécifique, la finance, les ventes, la production... Les progiciels de GPAO dans le cadre du CIM (Computer Integrated Manufacturing) commençaient à élargir leur domaine d'origine pour intégrer par exemple des capacités de prise de commande et une gestion commerciale rudimentaire ou une approche de comptabilité analytique pour traiter les prix de revient industriel. La fin des années quatre-vingts, le début des années quatre-vingts dix virent apparaître 25 / 50 les premières installations, en France les premières ERP, SAP R/2, le plus souvent dans les filiales françaises de groups allemands. Limités au monde des mainframes SAP R/2 n'aurait jamais connu le fantastique succès story de ce groupe. Ce fut sous UNIX que SAP R/3, dès 1993, s'empara du marché. Ceci grâce à la généralisation des stations sous Unix et à une mise à disposition rapide après les modules financiers de ceux de la production, des ventes et des ressources humaines. Ceci permet à SAP d'asseoir sa position de leader de ce marché. Il existe d'autre société à titre d'exemple PeopleSoft, Movex. 2) Qu'Est - Ce Qu'Un ERP : Les ERP (entreprise ressources planning) ou PGI (progiciel de gestion intégrer) ont connu leur essors en bénéficiant de l'évolution nécessaire des systèmes d'information. Les ERP sont des applications dans le but est d'assurer la coordination de l'ensemble d'activités d'une entreprise telle que: (les activités de gestion des ressources humaines, de production, d'approvisionnement ...) au tour d'un même système d'information. Plus qu'un simple logiciel, un ERP est un véritable projet qui demande une intégration total d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique. D'autre parts, sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modification important des habitudes de travail d'une grande partie des employés le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatique (paie, comptabilité, la gestion de stocks...) sous forme des modèle (modèles applicatifs, indépendants entre eux généralement signé par le même éditeurs tout en partageant une base de donnée unique et commune). Adopter un ERP fait appel à un contrat et des obligations. ERP est un package à tous les secteurs, à toutes les fonctions, il permet l'intégration des données et des processus. 3) ERP, Une Solution Pour Toute L'Entreprise : Dans une entreprise qui a commencé à s'informatiser, des outils informatiques hétérogènes coexistent à différents endroits souvent sans communiquer, et répondent à une seule fonction précise : la comptabilité, des tableaux du commercial avec des fichiers clients éparpillés, les informations techniques, les suivis des délais. L'intérêt d'un outil de type Progiciel de Gestion Intégré est de centraliser toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise en informatisant les processus principaux : les Processus de Réalisation : de la prospection commerciale, à l'offre de prix, la commande, au déclenchement des approvisionnements, au lancement en fabrication, à la livraison, jusqu'à la facturation ; les Processus Supports : La gestion des ressources humaines, la gestion des équipements, des Achats, des stocks, la gestion de la relation client, le commerce électronique ; 26 / 50 les Processus de Pilotage : Le planning quotidien de gestion, les suivis à moyen terme (coûts, temps et délais), les tableaux de bord du chef d'entreprise pour le pilotage à long terme (marketing, financier...). L'implantation d'un tel type d’ERP présente des avantages et des inconvénients. i. Quels Sont Les Avantages de L'Implantation d'Un ERP ?: Optimisation des processus de gestion ; Cohérence et homogénéité des informations ; Intégrité et unicité du Système d'information ; Mise à disposition d'un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multinationales) ; Communication interne et externe facilitée par le partage du même système d'information ; Meilleure coordination des services et donc meilleur suivi des processus (meilleur suivi de commande ou meilleure maîtrise des stocks par exemple) ; Normalisation de la gestion des ressources humaines (pour les entreprises gérant de nombreuses entités parfois géographiquement dispersées) ; Minimisation des coûts (formation et maintenance) ; Maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ; Mise à disposition, des cadres supérieurs, d'indicateurs nettement plus fiables que lorsqu'ils étaient extraits de plusieurs systèmes différents ; ii. Quels Sont Les Inconvénients de L'Implantation d'Un ERP : Les ERP ne sont pas exempts d'inconvénients. Ils sont difficiles et longs à mettre en œuvre car ils demandent la participation de nombreux acteurs ; ils sont relativement rigides et délicats à modifier : coût élevé (cependant, il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres, les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel) ; Le progiciel est parfois sous-utilisé ; Lourdeur et rigidité de mise en œuvre ; Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ; Nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise ; Nécessité d'une maintenance continue ; Captivité vis à vis de l'éditeur. 27 / 50 4) Choix Et Mise En œuvre d'Un ERP : Pour l'entreprise, la valeur et les défis associés aux ERP résident dans l'obligation d'intégrer son information et ses processus. Le choix et l'évaluation de solutions ERP est un processus complexe à cause entre autres, de : La difficulté à définir les besoins précis de l'entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités et de performances ; La difficulté à évaluer l'adéquation d'un ERP et des services associés avec les attentes réelles de l'entreprise ; cela requiert l'analyse approfondie de centaines ou même de milliers de critères fonctionnels et techniques ; La difficulté à comparer les avantages des différentes solutions PGI envisageables ; La difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des solutions n'est réellement idéale). Ce processus de choix d'un ERP induit dans tous les cas la nécessité : De définir clairement les objectifs stratégiques et opérationnels du projet ; D'exprimer précisément et objectivement les vrais besoins fonctionnels ; D'évaluer méthodiquement toutes les solutions possibles ; De se doter des moyens adéquats de conduite de la démarche ; De s'assurer du soutien fort des niveaux appropriés de management ; De rester indépendant et objectif quelle que soit l'étape du processus ; D'appréhender les enjeux politiques et de gérer les conflits d'intérêts. Pour une grande entreprise, un ERP exige plus de 5 ans pour effectuer tous les changements organisationnels et techniques. Le coût de possession comprend les coûts liés à la mise en application (le matériel, les logiciels, les outils de base de données, les frais de consultation, les coûts relatifs aux personnel et à la formation) et les coûts d'exploitations (maintenance, supports). Ces solutions entraînent non seulement les changements techniques profonds, mais aussi les modifications fondamentales dans le mode de fonctionnement de l'entreprise. Les employés devront adopter de nouvelles tâches et responsabilités. Ils devront aussi maîtriser un nouvel ensemble de processus et comprendre comment l'information qu'ils entrent dans le système peut impacter directement d'autres secteurs de l'entreprise. Il est à noter que l'apprentissage et la formation sont étroitement liés à la réussite d'un ERP. 28 / 50 5) Les Principaux Editeurs d'Un ERP : Le marché de l'ERP représente une vraie manne pour les prestataires de services informatiques. Il est devenu aujourd'hui, le marché le plus porteur de l'informatique. On distingue deux sortes d'ERP : les ERP propriétaires et les ERP OpenSource. i. Les ERP Propriétaires : Aujourd'hui, il existe de nombreux ERP propriétaires mais seuls quelques éditeurs internationaux restent vraiment dans la course. Ils ne font pas inclure, dans le calcul du coût d'acquisition total, les frais de maintenance et de l'assistance technique. Les trois premiers sont : SAP, PeopleSoft, SAGE. Ce sont également les trois premiers sur le marché français. Fondée en 1972, SAP est le premier éditeur mondial de progiciels ERP. SAP emploie plus de 34.000 personnes dans plus de 50 pays. Le progiciel SAP a remporté rapidement un succès important auprès des grandes entreprises en proposant un progiciel multilingue et multidevises. SAP s'intéresse aussi au marché des PME, en pleine croissance en proposant sa suite BusinessOne, pour les entreprises de 2 à 250 salariés. SAP est une application client-serveur. Ses modules couvrent l'ensemble des fonctions de gestion de l'entreprise et chaque module couvre des besoins complets de gestion. Certaines entreprises implémentent tous les modules fonctionnels de SAP, ou seulement quelques-uns. SAP R/3 est entièrement paramétrable. Par ailleurs, grâce à son environnement de développement, SAP R/3 peut être adapté à des besoins spécifiques (développements en ABAP/4). Il est doté de plusieurs sortes de modules : des modules orientés logistique (MM, PP, SD, QM, PM), Finance (FI, CO, TR, IM) et ressources humaines (RH). ii. Les ERP OpenSource L'implémentation d'un progiciel Open Source revient moins chère, puisqu'il n'y a pas de coût de licence. En revanche il faut inclure, dans le calcul du coût d'acquisition total, les frais de maintenance et de l'assistance technique. Voici la liste des principaux progiciels Open Source. On peut citer entre autres Aria, Compiere, ERP5, Fisterra, OFBiz (Open for Business), PGI Suite, Value Enterprise, Tiny ERP. Les ERP d'aujourd'hui tirent parti du Web. Les utilisateurs peuvent accéder à ces systèmes au moyen d'un navigateur. Ces progiciels sont de plus en plus orientés vers l'extérieur et sont capables de communiquer avec les clients, les fournisseurs et d'autres organisations. En conclusion, les ERP offrent de nouvelles opportunités à l'entreprise mais peuvent susciter aussi des problèmes. Il convient donc d'étudier minutieusement les conditions de réussite de la mise en œuvre d'un projet ERP. 29 / 50 Choisir un ERP est un choix stratégique pour l'entreprise : sa mise en œuvre constitue une remise à plat des procédures de gestion au sein de l'entreprise mais entraîne aussi de gros coûts. II. Les Progiciels Intégrés : Apport En Matière de La Gestion des Ressources Humaines : Les progiciels de gestion des ressources humaines ont généralisés le traitement de l'ensemble des opérations dites de base qui concerne la gestion des ressources humaines à savoir: la paie, l'administration du personnel, congés, recrutement... Il s'agit avec ces progiciels d'aller plus loin et de faciliter la mise en œuvre d'une gestion plus avancée des ressources humaines. Même tout le monde s'accorde en ce principe, sur la nécessité d'une adaptation à la singularité des contextes dont le but d'arriver à un mode de gestion idéal de gestion des ressources humaines. Cela exige de la fonction de ressource humaines d'être tout à la fois prévisionnelles, fondée sur la notion des compétences, individualisée en prise avec l'organisation en lien avec la stratégie de l'entreprise, en attendant des outils informatique intégrés des ressources humaines qu'ils permettent ou facilitent le fonctionnement d'une gestion des ressources humaines RH qui répond à ses critères. L'adoption d'un tel progiciel en GRH peut répondre aux objectifs stratégiques de l'entreprise à savoir : La réduction des coûts administratifs ; La diminution des coûts du bulletin de paye ; Augmentation de la productivité de la fonction ressources humaines ; Réduction des effectifs de l'administration des ressources humaines (à plus forte valeur ajouté) ; La diminution des coûts est un enjeu pour toutes les entreprises intéressées par les systèmes de gestion des ressources humaines intégré par exemple "self-service, web employé" ce qui permet à l'employé de saisir les informations qui le concernant. La décentralisation de la fonction ressources humaine profite de l'apport de nouvelle technologie qui à jouer un rôle très important en matière de la facilité de l'exécution des tâches grâce (aux moyens intranet, GroupWare, client-serveur) et la bonne marche de la fonction ressource humaine FRH, en s'adaptant au changement que connaît le monde des services et aux défis de la mondialisation (mondialiser la gestion des ressources humaines) pour rendre de la fonction RH une fonction plus compétitives. Ces moyens assurent le fonctionnement des progiciels intégrés. Prenant à titre d'exemple les fonctions de type self-service mise en avant par les éditeurs de people soft, HR accès et Oracle semblent 30 / 50 autorisé l'espoir de pouvoir traduire dans les faits la vielle notion de partage de la fonction ressources humaines ou celle plus récente de salarié comme de "salarié un acteur". Chaque responsable opérationnels ou chaque salarié pouvant consulter, voire saisir les informations les concernant. Les progiciels intégrés, positionnent la fonction Ressources humaines à l'égal des autres fonctions en faisant apparaître la fonction RH comme partie prenante des activités productives de l'entreprise. L'appartenance à un système d'information global est tout à la fois un moyen et un signe de la qualité de l'intégration des enjeux RH dans les stratégies et les modes de fonctionnement de l’entreprise. III. Les Logiciels Intégrant La GRH : Un logiciel peut automatiser de nombreux tache de la gestion des ressources humaine au sein de la direction ressource humaine : les temps de présence, la gestion des temps d'activités, le contrôle d'accès etc. Chaque tâche RH est gérée par un logiciel spécialisé dans son domaine. Il n'y a pas de réelle prise en compte des besoins et processus transversaux nécessaires à l'entreprise : Ceux issus de la gestion des ressources humaines comme ceux d'autres entités. Croiser manuellement les informations gérées par ces multiples logiciels afin de disposer d'une optimisation globale et transversale est alors difficilement possible. L'entreprise et ses informations sont séparées par des barrières immatérielles bloquant la compétitivité de l'entreprise. Un logiciel en matière de Gestion des Ressources humaines peut résoudre cette problématique. Elle agit alors comme un système d'information RH (SIRH) ou elle s'interface avec un SI RH existant. Une planification optimisée associée à une gestion par objectif doit être synchronisée et coordonnée avec : les absences (déplacements, congés, formations, arrêts de travail ...) ; les besoins de la production en personnel (nombre de personnes, profils et compétences, encadrement ...) ; la durée (par profil et compétence) ; le suivi des droits en repos et autres avantages (primes, repas ...) acquis au fil du temps passé sur le poste ; le prévisionnel pour les périodes futures La planification optimisée par logiciel nécessite des informations issues de différentes applications métier ou RH de l'entreprise. On en déduit par exemple : l'appel à l'intérim : On dispose directement des profils nécessaires, des durées et dates ; 31 / 50 les mutations internes de personnel dans l'établissement ; L'entreprise anticipe. Elle gère mieux la population des travailleurs intérimaires, favorisant un recrutement "complet" dans les meilleurs délais et aux meilleures conditions. Elle évite des ruptures de production par manque de ressources etc. Le planning vu globalement pilote automatiquement le contrôle d'accès, les badges à fournir, la gestion des temps de présence attendus, les droits ... Sans plateforme RH, ces données dépendent de communications papiers ou manuelles ou "informelles" entre services. Optimiser le temps de la force de travail et le temps des collaborateurs conditionnera un meilleur fonctionnement de l'entreprise. Cela n'est possible qu'à la condition d'intégrer les données des différents programmes et applications fonctionnelles de l'entreprise gérant le temps des employés. Une solution RH qui gère les Ressources Humaines, doit traiter la totalité de la chaîne opérationnelle RH. Cette architecture permet alors de définir et de contrôler des processus transversaux capables d'optimiser le fonctionnement et la gestion opérationnelle des RH. En optimisant les tâches automatisées par un logiciel, l'entreprise peut mieux répartir le personnel en fonction de multiples critères. En voici quelques exemples : Obtenir précisément le temps de travail à payer ; Réduire considérablement le temps généralement alloué à ressaisir des données ou à corriger des erreurs de calcul ; Accélérer la vitesse des traitements et diminuer le volume des tâches administratives ; Contrôler et suivre précisément les impacts sur les coûts des temps de travail ainsi que sur leur évolution ; Un logiciel de gestion des RH devient alors un outil de compétitivité pour l'entreprise. 32 / 50 1) Les Logiciels RH Les Plus Utilisé Sur Le Marché : 33 / 50 34 / 50 2) Présentation de Quelques Logiciels Intégrant La GRH Et Leurs Fonctionnalités : i. Le Logiciel de Paie: OJRA : Présentation du Produit : OJRA est un logiciel de paie conforme aux normes légales et juridiques marocaines. Adapté aux structures professionnelles d'activités diverses, OJRA gère les salaires et tous les traitements liés à la paie. Développé en utilisant les dernières technologies, il exploite toutes leurs puissances pour garantir la sécurité de données de ses utilisateurs, la réactivité face aux évolutions futures de la législation et les changements de procédures de gestion administrative du personnel. Gestion de La Paie : Dotée d'une grande richesse fonctionnelle, OJRA est capable de traiter tout type de paie, même les plus complexes. Il assure la gestion courante de la paie : Fiches salariés très complètes, des modèles de bulletins de paie inclus, rubriques de paie pré-paramétrées et personnalisables, le calcul de la paie (Brut -> Net et Net -> Brut), édition des journaux de paie et des déclarations sociales ; Gestion des Ressources Humaines : Conçu pour les directions des ressources humaines et pour les directions générales, la gestion des carrières est un module intégré à OJRA. Il permet de gérer les plans de carrières des salariés. Grâce à ses larges possibilités de personnalisation, il offre de très nombreuses éditions et statistiques permettant aux DRH de suivre l'impact et les évolutions des ressources humaines ; Extensibilité Et Ouverture : Livré en option avec OJRA, Le serveur ActiveX OJRA OLE permet une intégration complète avec Microsoft Excel. Il permet d'exploiter pleinement les fonctionnalités d’OJRA. Cette technologie permet aussi d'étendre et de faire évoluer le traitement de la paie en fonction de besoins de ses utilisateurs afin de garantir ainsi la pérennité des investissements ; Fonctionnalités du Logiciel OJRA : o Fonctions de Base : Multi sociétés et multi exercices Aucune limite au nombre de salarié, Aucune limite au nombre de rubriques ; Plusieurs modèles de bulletins de paie, Rubriques de paie saisie et pré paramétrées, Protection d'accès sur 3 niveaux, Traitement clôture entièrement automatisé : o La gestion de la paie : Fiche du personnel détaillé, Fichiers des rubriques de paie, Gestion des tables de classifications, Barème de l'impôt + Grille d'ancienneté, Table des organismes sociaux, Définition des revenus constants, Saisie des revenus variables, Import des revenus variables des pointeuses, Gestion des pointeuses, Gestion des prêts accordés aux personnels, Gestion des congés (consommés/payés), Calcul de la paie, Solde de tout compte en cas de départ, Archivage automatique des bulletins ; 35 / 50 o La gestion des ressources humaines : Pyramides des âges et de l'ancienneté, Tableaux mensuels des effectifs, Historiques des départs et embauches, Historiques des rémunérations, Recherche de profils, Simulation de la masse salariale ; Points Forts : Alliant souplesse d'utilisation et convivialité dans un environnement graphique Windows, l'utilisation d’OJRA est extrêmement facile. En plus, avec des rubriques de paie déjà saisies, pré-paramétrées sur la base des normes marocaines, OJRA est livré prêt à l'emploi ; o Coté Techniques : Produit stable et fiable, Support technique rapide et efficace, Personnalisable et évolutif ; o Financiers : Prix d'acquisition très concurrentiels, Produit complet et modules homogènes, Tarif spécial pour les partenaires, Fiduciaires ; Fonctionnels : Module de gestion de la paie complet, Module de gestion des ressources humaines, Edition des états destinés à l'administration, Edition des états destinés aux organismes sociaux, Sécurité d'accès sur plusieurs niveaux, Intégration complète avec Microsoft Excel ii. Le Logiciel Digitplanning : Présentation : Digitplanning est un logiciel Internet de gestion de plannings. Il a pour but d'optimiser la réalisation de plannings par rapport à la méthode papier/crayon, et cela de manière très simple et intuitive. Grâce à une approche très visuelle, ce logiciel permet un gain de temps dans l'élaboration de plannings ainsi qu'une meilleure gestion des ressources humaines. Afin de s'adapter au mieux à tous les besoins, il existe 4 versions de Digitplanning : Standard, Pro, Luxe et Multi points de vente. L'utilisation de ce logiciel se fait par le biais d'Internet de manière complètement sécurisée. Il est donc possible de créer et consulter ses plannings depuis n'importe quel ordinateur connecté (trains, hôtels, aires d'autoroutes, domicile, tél. portable, etc...). Le personnel peut également y accéder grâce à un mot de passe qui permet uniquement la consultation de planning. En plus de gérer les plannings, ce logiciel inclus, dans toutes ses versions, un module de préparation à la paie. Celui-ci regroupe toutes les informations pertinentes qui sont nécessaires à l'élaboration d'un bulletin de paie. Digitplanning est un logiciel très simple d'utilisation, accessible aux plus apprentis. Le paramétrage se fait rapidement et très simplement (bien entendu, aucune formation n'est nécessaire). Dans le but de rassurer les utilisateurs, une aide en ligne est consultable à tout moment sur notre site. Afin de s'ajuster au mieux aux différents utilisateurs, Digitplanning s'adapte au vocabulaire de chaque entreprise (commercial, médical, industriel, etc....) ; Exemples de Choix de Versions : o Version "Standard" : Boutique d'une galerie commerciale de 10 salariés dont le responsable réalise les plannings de son équipe manuellement (papier/crayon) avec sa calculatrice ; 36 / 50 o Version "Pro" : Supermarché de 30 salariés divisés en 3 équipes (caisses, sec et frais) dont chaque employé peut travailler dans plusieurs de ces équipes. Digitplanning va clarifier la gestion de ses plannings, ce qui améliorera le climat social de cette entreprise ; o Version "Luxe" : Maison de retraite de 50 salariés divisée en 4 équipes. Chaque équipe est découpée en niveaux de qualification (AS, ASH, infirmières) et est gérée par une infirmière cadre qui réalise les plannings de sa propre équipe. Digitplanning améliorera la communication et facilitera la gestion des fiches de paie ; o Version "Multi-PVT" : Selon les besoins, cette version peut s'adapter aussi bien pour 3 points de vente dont le personnel travaille dans ces différents lieux que pour une enseigne nationale. Grâce à la modularité de Digitplanning, Digitplanning répondre aux différents besoins en matière de multi points de vente ; Les Fonctionnalités de Digitplanning : Planification du temps de travail du personnel, Création et consultation des plannings par Internet, Gestion des équipes et secteurs, Un employé peut travailler dans une ou plusieurs équipes, Module de gestion de plusieurs points de vente ou services, Module de préparation à la fiche de paie, Graphiques horaires et de taux d'occupation, Mise à jour en temps réel des graphiques, Calcul en temps réel du temps de travail hebdomadaire des employés, Affectation de tâches aux employés, Gestion des congés et absences (Congés payés, RTT, récup, etc...), Affectation de plages horaires enregistrées à l'avance, Affectation d'une annotation aux plannings, Plannings invisibles aux employés durant l'élaboration, Envoi d'e-mails aux employés lors de la création/modification de plannings de manière automatique, Plusieurs types d'impression de plannings (grilles horaires journalières, hebdomadaires, par employés, etc...), Charte graphique et vocabulaire personnalisables de entreprise, Ne nécessite aucune installation sur ordinateur, Accès à Digitplanning par Internet totalement sécurisé, Sauvegardes de sécurité quotidiennes de tous plannings et de paramétrages. iii. Le Logiciel Carrières d’AppliRH : Présentation du Logiciel : Totalement basée sur le logiciel Carrières, AppliRH propose aux entreprises qui ne veulent ou ne peuvent pas acquérir Carrières RH une utilisation en ligne du produit tout en conservant la base de données chez elles. Conçu pour les Directions des Ressources Humaines et pour les Directions Générales, CARRIERES est un logiciel complet et simple d'utilisation. Il permet de gérer les plans de carrières des salariés, depuis leurs souhaits jusqu'aux plans de successions. Le logiciel comprend un module de gestion des emplois et des postes, un module de gestion de compétences, un module de gestion des évaluations, un module de gestion de la formation, un module de gestion des connaissances ainsi qu'un module d'organigrammes. Grâce à ses larges possibilités de personnalisation des langues et des labels et à un module de définition 37 / 50 de structure, Il peut s'adapter à toutes les entreprises depuis les grosses PME jusqu'aux multinationales ; Fonctionnement : L'utilisation du logiciel Carrières RH en ligne sur le Web présente la même ergonomie que pour une utilisation Intranet. Cependant les données ne sortent pas de chez vous, préservant ainsi la confidentialité des informations. Carrière fait appel à un Extranet RH (personnalisable) à moindres frais, sans mettre en œuvre un déploiement lourd. Il offre aussi aux services Ressources Humaines un outil RH ultra convivial, performant et adapté aux nouvelles règlementations et aux souhaits et exigences des Services du personnel. Carrières RH dynamise l'encadrement d’une société en donnant à chacun un parcours personnalisé et en permettant un suivi individuel des personnes ; Déploiement : Dès réception de votre inscription, AppliRH vous envoie la base de données à installer sur votre réseau. Indiquez ensuite le chemin d'accès à la base pour que les pages Web qui vous sont envoyées se chargent avec les données. En aucun cas un lien permanent ou temporaire n'est établi entre votre base de données et le site AppliRH. A chaque page demandée, la page est envoyée formatée comme un masque de saisie et se charge une fois chez vous avec vos données. Les temps de chargement sont réduits car les données ne transitent pas par le Web. Seul le masque de la page est envoyé. La base stockée chez les utilisateurs peut ainsi plus facilement être interfacée avec le logiciel de paye, de GRH, ou toute autre application. Lors de la première utilisation le logiciel propose de télécharger les composants office Web Composants. Il faut télécharger (sur le site Microsoft) et installer les composants Web office. Les états récapitulatifs et les statistiques sont générées et paramétrables avec un programme exécutable fourni par AppliRH qui ne devra être installé que sur les postes administrateurs ; La Maintenance du Logiciel : Le coût de la location annuelle par salarié inclus la maintenance, l'assistance téléphonique et les mises à jour gratuites du logiciel. Pas de surcoût annuel, pas de surprise. Un contrat de location du service précisant les conditions de maintenance est adressé dès inscription aux utilisateurs ; La Formation : En plus des aides ou didacticiels en ligne, AppliRH propose à ses clients des formations accessibles sur le site du client. Ceci permet de travailler avec les collaborateurs de l'entreprise sur les données ; Les Fonctionnalités de Logiciel de Carrières : o LA GESTION DES CARRIERES : Le logiciel permet de gérer les plans de carrière des individus depuis l'élaboration d'un plan de carrière (en vue d'un objectif de remplacement ou de promotion ou non) et de formations, les potentialités offertes, et le suivi de chaque plan de carrière individuel. Il permet ainsi de définir des plans et parcours, à court ou long terme, en fonction des évaluations de compétences, des qualifications, des diplômes et études, des possibilités de mobilité, nationales ou internationales, des absences, et de les 38 / 50 accompagner des plans de formation nécessaires. CarrièresRH dynamise l'encadrement d’une société en donnant à chacun un parcours personnalisé et en permettant un suivi individuel des personnes ; o LES PLANS DE SUCCESSION : Grâce à la richesse des informations stockées dans CarrièresRH , il est possible à tout instant de connaître le ou les successeurs potentiels d'un individu. De savoir si les successeurs sont prêts immédiatement, s'ils ont bien les compétences requises pour le poste ou s'ils doivent suivre un plan de formation. Le logiciel vous informe également si un prétendant à un poste à lui-même un successeur potentiel. Tous les critères (expérience, études, mobilité, langues...) pouvant contribuer à l'élaboration du plan de succession sont enregistrés dans CarrièresRH ; o LE REPERTOIRE DES EMPLOIS ET DES METIERS : Afin d'apporter aux DRH une véritable gestion prévisionnelle des emplois et des postes, le logiciel répertorie chacun d'entre eux en leur attribuant un profil de compétences et un référentiel utilisé pour l'évaluation. Les postes sont répertoriés avec de multiples rattachements (entités juridiques, services, département, centre de coûts) et deux types de liens (utiles pour les organigrammes) : hiérarchiques et fonctionnels ; o LA GESTION DES COMPETENCES ET DES PROFILS : Le logiciel intègre un module de gestion de compétences basé d'une part sur les référentiels de compétences et d'autre part sur les évaluations des salariés. De la même façon, il est possible de fonctionner à partir des entretiens annuels ou à partir d'évaluations permanentes ou de combiner les deux. CarrièresRH permet de définir des profils types de compétences par postes et métiers afin de les mettre en comparaison avec les profils de compétences et/ou de performances individuelles. Les évaluations permanentes permettent de prendre en compte toutes les compétences de l'entreprise. Des outils de projection de compétences (dans le temps) permettent d'anticiper les besoins de compétences afin de préserver le capital et compétences de l'entreprise ; o LA GESTION DES EVALUATIONS : CarrièresRH apporte des aides dont lesquelles sont utilisés pour la gestion d'évaluations des salariés. Les liens entre Référentiels de compétences, évaluations des individus et catalogue de formations permettent une exploitation optimisée des entretiens d'évaluations ; o LA GESTION DE LA FORMATION : CarrièresRH comporte un module complet de gestion de la formation professionnelle. De l'élaboration du plan de formation (fusionné directement sous EXCEL) au suivi des stages, en passant par tous les courriers, le logiciel offre une véritable gestion de formation intégré à un processus RH plus global tout en pouvant être utilisé indépendamment. Le catalogue de formation établit les liens entre formation et compétences utiles pour la gestion de carrières des salariés ; 39 / 50 o LA GESTION DES CONNAISSANCES : Très répandue dans les entreprises Anglosaxonnes, la gestion des connaissances (ou Knowledge management) est très sollicitée par les Directions d'entreprise. CarrièresRH offre un répertoire des savoirs et des connaissances qui peuvent aussi être un outil de communication et de solidarité dans l'entreprise. Les recherches par mots-clefs ou multicritères en facilitent l'utilisation ; o LES ORGANIGRAMMES : Grâce aux rattachements hiérarchiques et fonctionnels, Carrières RH offre la visualisation des organigrammes hiérarchiques salariés ou hiérarchiques des postes, fonctionnels salariés ou fonctionnels des postes. L'organigramme des plans de successions est également disponible. Ces organigrammes peuvent être diffusés comme trombinoscope ; o LA STRUCTURE : La réussite de la mise en place et de l'exploitation d'un logiciel GRH passe par l'adéquation entre la structure de l'entreprise et les possibilités offertes par le logiciel pour calquer cette structure. Carrières RH comporte un module complet de définition de la structure de l'entreprise. La possibilité de personnaliser tous les labels, tous les titres de fenêtres et tous les libellés de zones dans 4 vocabulaires (qui peuvent être des termes différents ou des langues différentes) permettent d'adapter totalement le logiciel à la culture et aux habitudes de l'entreprise. La gestion des droits d'accès permet de sécuriser la confidentialité des informations. iv. Le Logiciel PeopleSoft HCM : Description du Logiciel : PeopleSoft HCM d'oracle est N°1 mondial des éditeurs de solutions « Gestion du Capital Humain », avec plus de 12 500 clients dans le monde et 200 en France. Les solutions de gestion du Capital Humain d'Oracle couvrent l'ensemble des processus RH de l'entreprise avec la gestion du cycle de vie du collaborateur, la gestion des talents, la gestion de la performance, le learning management, le pilotage, la paie. Fort d'une expérience de 20 ans dans le domaine de la gestion du capital humain, Oracle propose une offre complète avec une approche modulaire, progressive, à des coûts et délais comparables à une solution (ex : entre 80 et 120 jours pour un processus recrutement ou évaluation). Aujourd'hui, la direction des Ressources Humaines doit disposer de nouveaux outils et pouvoir mettre en œuvre des processus capables de l'accompagner dans la transition entre un rôle purement administratif et un rôle stratégique. En automatisant les tâches administratives, Oracle permet aux services des RH de se concentrer sur la gestion des ressources la plus importante : il s'agit du personnel. PeopleSoft HCM d'Oracle s'adapte aux besoins des utilisateurs pour le but de développer le potentiel des ressources humaines et atteindre les objectifs stratégiques ; Les Principales Fonctionnalités d'Oracle PeopleSoft HCM : 40 / 50 o Planification, Recrutement, Intégration : Au cours de ce processus, PeopleSoft HCM permet de préparer les besoins en matière de personnel, de recruter les meilleurs candidats, les intégrer efficacement et leur fournissent les outils nécessaires pour qu'ils puissent être opérationnels le plus vite possible ; o Evaluation, Formation Et Développement : Le deuxième processus opérationnel lié au cycle de vie professionnelle d'un employé est celui de l'évaluation, de la formation et du développement. Pour aider à évaluer les talents, concevoir les programmes de formation et développer les ressources humaines, PeopleSoft HCM propose une solution globale, intégrée et hautement évolutive de gestion des talents dotée d'un large éventail de fonctionnalités ; o Planification, Motivation, Rétribution : Les rétributions sont un des éléments structurant de l'entreprise. Néanmoins, chacun n'est pas motivé par les mêmes types d'avantages. C'est la raison pour laquelle PeopleSoft HCM propose des applications capables d'aider les clients à planifier des stratégies complètes de rémunération, de reconnaissance de la performance et d'en contrôler et évaluer l'efficacité. Grâce à la souplesse des solutions de rémunération, PeopleSoft HCM permet d'optimiser l'efficacité, réduire les coûts et améliorer les résultats des équipes. Oracle dispose en plus d'un module spécifique dédié aux calculs de la rémunération variable sous toutes ses formes (commissions, bonus, suivi des objectifs, challenges) pour le personnel ou le réseau externe concernés ; o Reporting Et Pilotage : Les entreprises qui gagnent veillent constamment à ce que leur politique d'attraction, de sélection, de développement et de rétention des Talents soient les plus efficaces possibles. Il faut donc pouvoir les mesurer. Oracle propose des indicateurs standards pour analyser la performance des processus RH. Chaque acteur concerné, visualise de manière simple et rapide les informations que le concernent. 41 / 50 L'informatisation de la GRH est une action d'organisation répondant à un but de gestion qui consiste pour une telle organisation à automatiser un ensemble d'opération et de tâche de gestion dont le but d'obtenir des gains d'efficacités voire de productivités. L'informatisation des RH présente des impacts considérables sur l'organisation. Cependant, elle n'affecte pas uniquement l'aspect organisationnel du travail, mais aussi les attitudes des personnels. L'introduction des nouvelles technologies d'information et de communication dans la GRH (intranet, Internet....) encourage le partage de la fonction entre les différents services. En effet, elle permet aux personnels de l'entreprise de réaliser eux-mêmes des tâches auparavant destinées au personnel. L'informatisation générale des différentes fonctions de l'entreprise est un moyen envisageable aussi bien pour les grandes entreprises que pour les petites. Nous pouvons affirmer que grâce à l'informatisation des RH, l'information devient plus que jamais, disponible et accessible par toute personne travaillant dans l'organisation et quel que soit son statut (partage équitable de l'information), ce qui peut contribuer à une optimisation de la communication et de la collaboration entre le personnel. L'informatisation est souvent effectuer par l'acquisition des solutions, il s'agit des Logiciels de gestion, outils d'organisation, se sont considérablement diffusées et trouvent aujourd'hui leur place et leur utilité dans toutes les entreprises quels que soient leur taille et leur secteur d'activité. L'implantation de ces logiciels influe directement sur l'organisation de l'entreprise et de ce fait nécessite une phase préalable d'analyse et de réflexion pour choisir l'outil le mieux adapté au cas spécifique de l'entreprise. Mais l'informatisation de la GRH présente quelques freins liés aux coûts élevés d'acquisition des outils informatique et des solutions (logiciel et progiciel intégré). 42 / 50 Chapitre 3 – Application En Salle MACHINE I. Présentation des ERP Pour Application En Salle Machine : 1) ERP Dolibarr : 43 / 50 2) ERP Odoo : 44 / 50 II. Procédure d’Installation des ERP : 1) Installer Dolibarr : 45 / 50 2) Installer Odoo : 46 / 50 III. Premier Lancement des ERP Pour Application : 1) Lancer Et Manipuler Dolibarr : 47 / 50 2) Lancer Et Manipuler Odoo : 48 / 50 IV. Etude Comparative Et Choix Final de L’ERP : 1) Etude Comparative : 49 / 50 2) Choix Final : 50 / 50
