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Retours
Note 15-
Pour chaque retour, un bon de retour est rempli manuellement. Il est signé par le chef
de sécurité et par l’agent commercial en charge du client. Le commercial vérifie la
conformité du bon de retour avec ce qu’il a convenu avec le client. Le bon de retour
est ensuite envoyé à l’usine pour l’édition de l’avoir. Les bons de retour sont
prénumérotés et disposés en 3 exemplaires. La souche est gardée à l’usine, l’autre
copie est envoyée avec l’avoir à la comptabilité.
Les échantillons
Note 16-
Les échantillons remis à la clientèle sont matérialisés par un bon d’échantillon qui est
saisi pour corriger l’inventaire permanent. Aucune facturation n’est lancée pour les
échanti
l
ons puisqu’ils sont offerts à la clientèle.
Les bons de prêt et de consignation
Note 17-
Les produits prêtés aux clients sont matérialisés par des bons de prêt qui sont saisis
pour correction de l’inventaire permanent. Un état des consignations est remis à la
comptabilité pour enregistrement.
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La facturation
Note 18-
La facturation est faite par « batch automatique » des bons de livraison sur le logiciel
de gestion commerciale. Elle est lancée chaque jour pour les livraisons J-1. La date
de facture est identique à celle de la livraison. A chaque type de produit, est associé
dans le système le taux de TVA correspondant.
Note 19-
La facture est agrafée au bon de livraison signé par le client puis transmise à la
comptabilité au responsable « comptabilité client ».
Note 20-
La comptabilité vérifie systématiquement que les bons de livraison correspondent
bien à la facture et que toutes les signatures (client, chef de sécurité) existent. Les
vérifications portent également sur les calculs arithmétiques. Les anomalies sont
traitées rapidement dans la journée qui suit. Toutes les anomalies relevées sont
stockées dans un document spécifique afin de garder une trace des problèmes et des
explications fournies.
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Gestion des comptes des clients et règlement
Note 21-
Les factures de vente se déversent automatiquement tous les mois de l’interface de
gestion commerciale à la comptabilité générale.
Note 22-
Au niveau des règlements, le responsable des comptes des clients tient deux registres
de réception des règlements, un pour les traites et un pour les chèques. Il comptabilise
régulièrement dans l’interface de gestion commerciale les règlements ressortant des
deux registres.
Note 23-
Il n’y a pas de déversement des règlements de la gestion commerciale vers la
comptabilité. Le responsable des comptes des clients enregistre les règlements en
comptabilité sur la base des avis de crédits bancaires.
Note 24-
Les comptes des clients sont analysés chaque trois mois à partir du grand livre
auxiliaire « client » avec les éléments de l(interface de gestion commerciale.. Les
contrôles sont clairement matérialisés.