Etude de cas (Enoncé) Ventes clients Contrôle Interne QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE CYCLE VENTES Tr avaux àeff ectuer : □ □ □ Le Manager de la mission vous demande d’évaluer le cycle des ventes Un autre point de votre programme de travail porte sur la préparation des recommandations de contrôle interne en présentant chacun des points de faiblesses de contrôle interne relevés sur l’ensemble du cycle des ventes (réponses négatives au questionnaire) sous la forme suivante (en quelques lignes) : - énoncé des procédures existantes - risques induits en terme de contrôle interne - recommandations. Utiliser les supports ci-joints. Objectif d’audit Nos objectifs d’audit pour la section ventes –clients sont les suivant : Objectif 1 S’assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif 2 Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqué et est en adéquation avec les normes comptables en vigueur.(Valorisation, Présentation) Objectif 3 La séparation des exercices est correctement appréhendée (cut-off) Objectif 4 Les comptes clients sont constitués de ventes non recouvrées et appartiennent à la société. (existence , évaluation des soldes et appartenance). Objectif 5 Tous les recouvrements de créances sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif 6 Les avoirs et autres crédits sont justifiés et correctement calculés. (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif 7 Les provisions pour créances douteuses sont correctement évaluées et jugées suffisantes.(Existence et évaluation des soldes) 2 Nar ratif du Cycle Ventes clients Les informations qui suivent ont été obtenues d’une part, par le biais d’entretiens effectués avec le personnel du département commercial, usine, magasin et comptabilité et d’autre part par l’exploitation des notes de services internes de la société. Il n’existe pas de procédures écrites. Commandes Note 1- Les commandes clients arrivent chez les commerciaux. Ces derniers contrôlent la □ conformité des prix avec ce qu’ils ont déjà négocié avec le client et adressent à l’usine un fax de commande. La fixation des prix définitifs est laissée à la discrétion de l’agent commercial qui dispose d’une marge de manœuvre. Note 2- L’usine dispose d’un registre de réception des commandes. Après avoir saisi la commande dans le logiciel informatique « SYBEL », un bon de préparation prénuméroté est édité. Ce bon est adressé par l’usine au magasinier. Si le stock est disponible en quantité suffisante, la commande est satisfaite. En revanche, dans le cas contraire, le magasinier corrige le bon de préparation en fonction des quantités disponibles. Note 3- L’usine édite alors un bon de livraison sur la base du bon de préparation en trois exemplaires : Note 4- - Le premier reste au sein de l’usine le deuxième est remis au client - le troisième est remis au livreur Les bons de livraison sont prénumérotés et valorisés. L’inventaire permanent est mis à jour. Fabrication Note 5- Les commandes clients arrivent chez les commerciaux qui contrôlent les prix et □ adressent un fax de commande à l’usine. Note 6- L’usine retranscrit les informations sur un registre comme pour les commandes « négoce ». Le directeur de l’usine remplit une feuille de fabrication en trois exemplaires. Les deux premiers exemplaires restent dans le carnet de souche ; le troisième est donné au magasinier pour enlèvement des biens fabriqués. Le laboratoire vérifie le respect des normes de fabrication et prend un échantillon où il indique le numéro de lot de fabrication. Note 7- La feuille de fabrication est retransmise au service administratif de l’usine pour être saisie et corrigée au niveau de l’inventaire permanent. Les matières premières et les produits chimiques sont saisis dans le module « Bon de réception valorisé » du logiciel de gestion des stocks. En cas d’indisponibilité des matières, l’usine avertit l’agent commercial que la commande sera partiellement satisfaite. Ce dernier juge s’il est possible d’émettr e un autre bon de commande pour la partie non satisfaite. □ Livraison 3 Note 8- La livraison est assurée, après un contrôle par la sécurité, soit directement à l’usine pour les clients qui prennent en charge le transport, soit par l’intermédiaire d’une société de distribution. Note 9- Dans le cas d’une vente directe à l’usine ; l’usine garde un bon de livraison et donne les deux autres exemplaires au client. Lorsque le client sort de l’usine, il remet au chef de sécurité un exemplaire du bon de livraison. Le chef de sécurité enregistre le sortie après l’avoir contrôlée avec le bon de livraison ( quantité, nature des produits livrés, date de livraison , client ) sur un registre « sortie » et remet le bon à l’usine. Note 10- Dans le cas d’une vente par transporteur, l’usine garde un bon de livraison et donne les deux autres exemplaires au transporteur « livreur ». Le transporteur livre la marchandise et fait signer les deux exemplaires des bons de livraison par le client. Il remet un exemplaire au client et ramène le second à l ‘usine. Note 11- Tous les jours, l’usine rapproche les bons de livraison en sa disposition avec les bons signés par le client et ceux transcrit dans le registre du chef de sécurité à la sortie de l’usine ou des bons à la disposition de la société de distribution. Note 12- Une fois le rapprochement effectué, les bons de livraison sont saisis dans le logiciel « Sybel » pour la facturation. Les autres bons non encore contrôlés restent en attente de facturation. Note 13- L’usine édite régulièrement un listing des commandes non livrées pour analyse. Note 14- A la fin de chaque mois, l’administration de l’usine procède à un contrôle des bons émis avec la facturation. 4 Retours Note 15- Pour chaque retour, un bon de retour est rempli manuellement. Il est signé par le chef □ de sécurité et par l’agent commercial en charge du client. Le commercial vérifie la conformité du bon de retour avec ce qu’il a convenu avec le client. Le bon de retour est ensuite envoyé à l’usine pour l’édition de l’avoir. Les bons de retour sont prénumérotés et disposés en 3 exemplaires. La souche est gardée à l’usine, l’autre copie est envoyée avec l’avoir à la comptabilité. Les échantillons Note 16- Les échantillons remis à la clientèle sont matérialisés par un bon d’échantillon qui est saisi pour corriger l’inventaire permanent. Aucune facturation n’est lancée pour les échanti lons puisqu’ils sont offerts à la clientèle. Les bons de prêt et de consignation Note 17- Les produits prêtés aux clients sont matérialisés par des bons de prêt qui sont saisis pour correction de l’inventaire permanent. Un état des consignations est remis à la comptabilité pour enregistrement. La facturation Note 18- La facturation est faite par « batch automatique » des bons de livraison sur le logiciel □ de gestion commerciale. Elle est lancée chaque jour pour les livraisons J-1. La date de facture est identique à celle de la livraison. A chaque type de produit, est associé dans le système le taux de TVA correspondant. Note 19- La facture est agrafée au bon de livraison signé par le client puis transmise à la comptabilité au responsable « comptabilité client ». Note 20- La comptabilité vérifie systématiquement que les bons de livraison correspondent bien à la facture et que toutes les signatures (client, chef de sécurité) existent. Les vérifications portent également sur les calculs arithmétiques. Les anomalies sont traitées rapidement dans la journée qui suit. Toutes les anomalies relevées sont stockées dans un document spécifique afin de garder une trace des problèmes et des explications fournies. Gestion des comptes des clients et règlement Note 21- Les factures de vente se déversent automatiquement tous les mois de l’interface de □ gestion commerciale à la comptabilité générale. Note 22- Au niveau des règlements, le responsable des comptes des clients tient deux registres de réception des règlements, un pour les traites et un pour les chèques. Il comptabilise régulièrement dans l’interface de gestion commerciale les règlements ressortant des deux registres. Note 23- Il n’y a pas de déversement des règlements de la gestion commerciale vers la comptabilité. Le responsable des comptes des clients enregistre les règlements en comptabilité sur la base des avis de crédits bancaires. Note 24- Les comptes des clients sont analysés chaque trois mois à partir du grand livre auxiliaire « client » avec les éléments de l(interface de gestion commerciale.. Les contrôles sont clairement matérialisés. 5 Note 25- Un cachet « comptabilisé » est apposé sur les avis de banque et en même temps la mention « payé » est portée sur la facture correspondante. Note 26- Le service commercial a un accès direct à l’interface « gestion commerciale » pour le suivi des soldes clients. En effet, les bonus des commerciaux sont calculés sur la base du chiffre d’affaires encaissés. Gestion des impayés Note 27- Le responsable de la comptabilité clients suit régulièrement les impayés sur un cahier □ relatif aux incidents de paiement. Gestion du risque client Note 28- Chaque trimestre, le responsable de la comptabilité client dresse un état des clients □ douteux en indiquant de façon précise l’ancienneté du solde. La part à provisionner dans les livres de la société est déterminée par le Directeur Général. Note 29- La liste des clients douteux est adressée aux agents commerciaux pour information. Gestion du risque après vente : Note 30- Les produits de la société sont peu risqués au niveau de la gestion après vente sauf □ pour les produits « Bâtiment ». Note 31- En effet, les autres produits sont vendus sur la base d’une feuille technique qui reprend l’ensemble des caractéristiques des produits. La responsabilité de la société ne peut être mise en cause qu’en cas de non conformité du produit à la feuille technique. Or, les produits vendus sont contrôlés au laboratoire et par le client. Le risque de contestation reste faible. Note 32- En revanche, pour les produits « Bâtiments », la société fabrique essentiellement des solutions. Ces solutions sont pour les plus importantes contrôlées par un laboratoire extérieur à la société. Pour les créances jugées irrécouvrables, sur la base des documents juridiques probants, la société procède à leur annulation. 6 Contrôles généraux par la Direction Générale. Note 33- Le service de contrôle de gestion, attaché à la Direction Générale, procède régulièrement à une analyse des marges et du chiffre d’affaires pour s’assurer qu’il n’y a pas de dérapage. Ces analyses font l’objet de comparaison avec le budget et les écarts significatifs font l’objet d’investigation et de suivi. 7 . Evaluation du cycle des ventes Procédures Références aux objectifs. d’audit Référence à la description narrative Oui Non N/A Commentaires du cycle ventes clients COMMANDE □ □ □ □ □ Les commandes font l'objet d'une procédure d'acceptation. Une étude de solvabilité du client est réalisée pour toute commande émanant de nouveaux clients, conformément aux instructions de la direction financière (quelque soit le montant de la commande ou pour toute commande supérieure à un montant fixé). Un encours de crédit maximum est affecté à chaque client. Au delà de ce seuil, une acceptation spécifique est à obtenir. Les commandes acceptées sont enregistrées sur des bons de commande interne prénumérotés établis en plusieurs exemplaires. Il existe un chrono des bons de commande interne et toute rupture séquentielle est identifiée et investiguée. 8 Procédures Références aux objectifs. d’audit Référence à la description narrative Oui Non N/A Commentaires du cycle ventes clients LIVRAISON □ □ □ □ Chaque préparation de commande donne lieu à l'établissement d'un bon prénuméroté de livraison émis en plusieurs exemplaires. La personne responsable des sorties de stock vérifie que les préparations de commande correspondent aux bons de commande. La préparation de commande est pesée ou le nombre de colis compté et un contrôle est fait par rapport au calcul effectué par l'informatique. Une procédure de contrôle est mise en place pour s'assurer que toutes les commandes sont intégralement livrées. Par exemple: un listing des commandes non livrées est édité de manière régulière et est analysé, ou bien un chrono des bons de commande en attente de livraison existe. 9 Procédures Références aux objectifs. d’audit □ □ □ □ Référence à la description narrative Oui Non N/A Commentaires du cycle ventes clients Il existe une gestion des livraisons partielles : par exemple, la commande initiale est soldée et une commande pour la partie non livrée est créée avec un numéro identique de séquence différente, la commande apparaît sur le listing des commandes en cours tant qu'elle n'est pas entièrement livrée. Toutes les expéditions (et commandes) sont connues des services intéressés. Toutes les expéditions correspondent à des marchandises commandées, et sont aux conformes commandes quant aux quantités, à la qualité, à la date de livraison, et au lieu de livraison. La société conserve par jour de livraison, les bordereaux signés des clients. 10 Référence à Références la aux description objectifs. narrative Oui Non N/A du cycle d’audit ventes clients Procédures Commentaires FACTURATION □ □ □ □ □ □ □ Les livraisons rapidement. sont facturées Un contrôle existe pour s'assurer que toutes les expéditions sont facturées. Par exemple: un listing des livraisons non facturées ou en attente de facturation est édité de manière régulière et est analysé. Les commissions des commerciaux sont calculées sur les ventes facturées individuellement et des commissions sont rapprochées globalement du chiffre d'affaires facturé du mois. Une réconciliation mensuelle est faite entre le chiffre d'affaires facturé ramené au coût d'achat et les mouvements de sortie des stocks. La facturation reçue des transporteurs extérieurs est comparée à la facturation émise envers les clients (Poids/nom du client). La date de la facture est systématiquement celle du jour de l'expédition. Les factures sont établies à partir du fichier des bons de livraison et du fichier prix. 11 Procédures □ □ □ □ □ □ □ Référence à Références la aux description objectifs. narrative Oui Non N/A du cycle d’audit ventes clients Commentaires La comptabilité vérifie que les factures de vente correspondent aux bons de commande et aux bons de préparation de commande. Toutes les factures sont contrôlées arithmétiquement : - Vérification du programme informatique. - Sondage sur quelques factures. La politique de tarification, et les conditions de règlement sont préprogrammées. Toute condition spécifique consentie est avalisée par la direction. En cas de modification du tarif général de l'entreprise, tous les prix sont modifiés après autorisation de la direction et un contrôle de la mise à jour du fichier prix a été effectué. Les rabais, remises, ristournes et livraisons gratuites ne peuvent pas être accordés sans l'autorisation préalable des personnes habilitées. Les taux de T.V.A. sont liés au code article. Le système émet un listing d'anomalies. Ce listing peut être obtenu en fixant des limites supérieures et inférieures de quantités et de prix unitaires. Ces anomalies sont analysées et traitées. 12 Référence à Références la aux description objectifs. narrative Oui Non N/A du cycle d’audit ventes clients Procédures □ □ □ □ □ □ □ □ Commentaires Une analyse détaillée des marges est faite par la direction par produits et tout écart est analysé. Il n'existe pas un nombre important d'avoirs émis. Les plaintes des clients ne sont pas nombreuses. Le Directeur Commercial vérifie la réalisation de ses budgets par rapport au chiffre d'affaires facturé. Tout avoir émis doit être approuvé par une personne habilitée. Tous les avoirs sont rapprochés pour les quantités, des quantités retournées ou litigieuses, et le prix contrôlé par rapport à celui figurant sur la facture initiale. Tous les avoirs arithmétiquement. sont contrôlés La comptabilisation des avoirs est rapide. ENREGISTREMENT FACTURE DE LA 13 Procédures Référence à Références la aux description objectifs. narrative Oui Non N/A du cycle d’audit ventes clients Commentaires Système de facturation automatique : □ □ □ □ □ □ □ □ Le journal de vente est généré automatiquement par la facturation. Il existe un contrôle entre la liste des factures émises et le chiffre d'affaires comptable. La balance auxiliaire est rapprochée à la balance générale par le service comptable de façon régulière. Il existe une procédure de suivi ou de recensement des chevauchements d'enregistrement : par exemple il est impossible de comptabiliser deux factures avec le même numéro. Des états de facturation sont envoyés chaque mois aux clients et sont suivis par les commerciaux responsables du dossier Le système ne permet pas l'établissement d'une facture sans l'existence d'un numéro de bon de livraison. Il existe un état des commandes facturées mais non encore livrées. En fin de période, un contrôle de séparation des exercices est mené par la direction. 14 Procédures Référence à Références la aux description objectifs. narrative Oui Non N/A du cycle d’audit ventes clients Commentaires En fin d'année, les factures clients libellées en devises sont converties au taux de clôture de l'exercice (sauf en cas de couverture de change) et les écarts de conversion sont enregistrés en comptabilité. ENCAISSEMENTS □ □ □ □ La comptabilisation des encaissements est rapide. Les comptes clients sont analysés régulièrement. Le pointage des comptes clients est régulier. Les rapprochements bancaires sont effectués régulièrement. RELANCES ET CONTENTIE UX □ □ □ □ □ Des procédures de relance clientèle pour les retards de paiement sont définies et suivies. Les relances effectuées sont listées et documentées dans un dossier. Le risque client est couvert par une assurance globale. Un listing des créances "âgées" est édité régulièrement et sert de base à la provision pour dépréciation des créances douteuses. Tout écart avec la provision comptabilisée est expliqué. 15 Procédures □ Référence à Références la aux description objectifs. narrative Oui Non N/A du cycle d’audit ventes clients Commentaires La société possède, pour les créances passées en pertes, un justificatif d'irrécouvrabilité. SÉPARATION DES TACHES □ La personne qui enregistre une commande est différente de celle qui prépare la sortie de stocks, de celle qui comptabilise la facture, et de celle qui reçoit le paiement. Evaluation du dispositif du contrôle interne 16
