PROJET DE MEMOIRE THEME : Contribution à l'élaboration d'un manuel de procédures dans une Société Privée : Cas du cycle Achat/Fournisseurs de l’Imprimerie Adventiste du Cameroun (IMA) Présenté par : KABEYENE DINOGUI Samuel Marius Etudiant en 5e année, 2021- Audit et Contrôle de Gestion Institut Universitaire Siantou Tel : 680 61 63 45 / 697 83 66 69 Email : [email protected] INTRODUCTION Maillon essentiel de la croissance et du développement de la société, l’entreprise fait aujourd’hui l’objet de nombreuses études en sciences de gestion sur son évolution, sa survie et sa pérennité. Son importance économique dans les pays en termes de participation à la production nationale et en termes d’emploi est avérée. C’est pour ces raisons que le souci majeur des Etats est d’assurer le suivi et la performance des entreprises au sein de la communauté, car c’est le bon fonctionnement de ces entreprises qui crée de la richesse, fixe le mode de vie des citoyens et mesure la performance économique du pays. Cependant, depuis un quart de siècle, les entreprises vivent dans un monde en perpétuelles mutations avec les phénomènes de mondialisation et de libéralisation des échanges (cas de l’UE, CEMAC, etc.). La concurrence devient alors de plus en plus intense. Face à cette libéralisation des marchés, la survie des entreprises n’est plus assurée, beaucoup d’entreprises se trouvent alors face à des difficultés insurmontables, d’autres en situation de monopole s’effondrent (Kombou et Wanda, 2006). Dans un tel environnement, les maîtres mots demeurent : productivité, sécurité, organisation et optimisation des ressources. L’entreprise doit donc minimiser ses coûts tout en optimisant sa production pour se maintenir dans le circuit économique. Pour faire face à la mondialisation, il y a lieu de se projeter sur le devenir de l’organisation dans tous les domaines (organisationnel, financier, technique, comptable, etc). Une optimisation de la fonction « Achat » par la maîtrise des procédures, par exemple, peut constituer un atout stratégique pour garantir la pérennité et le développement de l’entreprise. En effet, une entreprise qui ne dispose pas d’une fonction « Achat » bien élaborée, s’expose à plusieurs difficultés notamment les tensions de trésorerie, le désordre dans la structure organisationnelle et le manque de crédibilité auprès des partenaires (clients, banques, fournisseurs, etc.). Il faut relever que la plupart des faillites des entreprises sont liées en grande partie à leur mauvaise organisation. Au regard d’un tel constat, des actions à mener en amont semblent indispensables et la nécessité de disposer d’un référentiel de gestion tel qu’un manuel de procédures pour prévenir et détecter les problèmes aussi bien pour l’entreprise que ses partenaires se fait ressentir. Le manuel des procédures établit et détaille pour chaque activité menée par une organisation, les étapes, les intervenants impliqués et les outils utilisés pour mener à bien cette activité. Ces procédures permettent aux grandes entreprises d’être capables d’identifier les risques inhérents à leur activité et de pouvoir mettre en place des mesures de sécurité pour s’en prémunir. L’Imprimerie Adventiste du Cameroun (IMA), dont le siège est à Yaoundé fera l’objet de notre étude, le choix porté sur cette unité s’explique par l’environnement dans lequel elle évolue d’une part, et par la motivation de ses dirigeants à mettre en place une structure où toutes les mesures de sécurité sont fonctionnelles, d’autre part. Du fait de son statut d’entreprise privée, l’IMA devrait s’inscrire dans une démarche de gestion axée sur les résultats pour améliorer sa performance et ses résultats à court, moyen et long terme. Cependant, au cours de notre étude, nous nous sommes rendu compte que cette entreprise ne disposait pas d’un réel outil de gestion qui puisse lui permettre d’atteindre les performances souhaitées à travers l’optimisation de la fonction Achat/Fournisseurs. Dès lors, l’orientation des actions à entreprendre pour l’amélioration de la gestion devient une nécessité dans la mesure où, elle est chère au Top Management. Par ailleurs, l’article 16 de l’Acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises dans le système OHADA stipule que « pour maintenir la continuité dans le temps de l’accès à l’information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l’organisation comptables. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte ». Un tel outil de gestion doit non seulement être conçu au sein de notre entreprise, mais il doit aussi être mis en œuvre. Pour remédier à cette situation, nous nous sommes intéressés dans le cadre de ce travail à la conception et la mise en œuvre de la procédure du cycle Achat/Fournisseurs car, nous avons constaté qu’il existe de nombreux risques de fraudes et de détournements dans le fonctionnement actuel de ce cycle. Ce qui se traduirait par des tensions de trésorerie permanentes, malgré les progrès réalisés en termes de chiffre d’affaires. La conception et la mise en œuvre des procédures sont devenues une exigence dans l’espace OHADA pour permettre aux entreprises d’atteindre leurs objectifs de contrôle interne, d’améliorer la qualité des systèmes d'informations et de former leur personnel. Ces objectifs permettent ainsi à l’entreprise de maîtriser les risques inhérents à son activité. Toutes ces raisons justifient le choix de la conception et de la mise en œuvre des procédures du cycle Achat/Fournisseurs au sein de l’IMA. PROBLEMATIQUE La problématique de la pertinence du manuel de procédures a toujours fait l’objet d’une attention particulière de la part des chercheurs (Barry, Mamadou, 1995 ; Berger et al. 2000 ; Dayan et Armand 2008 ; Henry et al. 1999). Les différentes contributions à cette problématique se caractérisent par une finalité commune à savoir la maîtrise des risques liés à l’activité de l’entreprise afin de réaliser des économies d’échelles d’une part et faire face à la concurrence d’autre part. Le manuel de procédures est donc un outil de gestion indispensable pour toute entreprise qui veut garantir sa pérennité et sa croissance. Dans cette acceptation générale, certaines entreprises ne formalisent pas leurs procédures de gestion. Cette situation rend difficile, voire impossible le travail aussi bien des auditeurs internes qu’externes car, il n’existe aucun référentiel (qui fait quoi ? comment ? quand ? où ?) sur lequel est fondée la gestion de l’entreprise. Face à ce constat, l’évaluation de l’activité de l’entreprise devient hypothétique, voire impossible. La problématique centrale de notre recherche s’articule autour de deux grandes orientations : nous avons dans un premier temps la constatation de l’absence de procédures formalisées dans l’unité de l’IMA et, dans un deuxième temps, la conception et la mise en œuvre de la procédure du cycle Achat/Fournisseurs pour une meilleure maîtrise des risques inhérents à l’entreprise en général et du cycle Achat/Fournisseurs en particulier. Pour mieux comprendre notre problématique, nous avons jugé utile de clarifier au préalable certains concepts clés parmi lesquels : procédures, processus, contrôle interne, risque, manuel de procédures et Achat. Selon Guy et Keravel (1997), « par procédures, il faut entendre principalement les consignes d’exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de l’entreprise et de contrôle ». Les procédures se présentent donc comme une suite d’opérations effectuées dans une même séquence de temps, par un nombre limité d’acteurs appartenant à un même sous ensemble. La norme ISO 9001 (2008) : définit un processus comme un ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment les éléments d'entrée en éléments de sortie. Ces éléments sont soit des objets matériels (pouvant être perçus comme des flux par la à des fins d'évaluation) soit des informations. D’après la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes de France, « le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôle comptable et autres que la Direction définit, applique et surveille sous sa responsabilité afin d’assurer : - La protection du patrimoine ; - La régularité et la sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en résultent ; - La conduite ordonnée et efficace des opérations de l’entreprise ; - La conformité des décisions avec la politique de la direction. Selon l’IFACI (Institut Français de l’Audit et du Contrôle Interne) et Hamzaoui (2005) le risque « est un ensemble d’aléas susceptible d’avoir des conséquences négatives sur une entité et dont le contrôle interne et l’audit ont notamment pour mission d’assurer autant que faire se peut la maîtrise ». Cette définition n’est pas complète car, elle ne précise pas les éléments au sein de l’entreprise qui sont influencés par le risque. C’est pour cette raison que Renard (2004) a complété cette définition, notamment « le risque c’est la menace qu’un évènement ou une action ait un impact défavorable sur la capacité de l’entreprise à réaliser ses objectifs avec succès ». Pour Mikaël (2009), le manuel de procédures est « un référentiel approuvé par la direction générale qui décrit de manière précise et détaillée les circuits de flux de documents et d’informations, les procédures d’autorisation et d’approbation, les différents niveaux de responsabilité et de délégation et enfin les dispositifs de sécurité à respecter ». Il s’adresse à tous les membres de l’entreprise et envisage pour chaque cycle d’activité et chaque niveau de responsabilité, l’ensemble des opérations de l’entreprise devant permettre de : - garantir la sécurité des actifs ; - respecter les lois et règlements en vigueur ; - fiabiliser les informations comptables et financières. Cette définition du manuel de procédures laisse clairement apparaitre que le manuel de procédures entretient une relation divergente avec le risque de l’activité de l’entreprise. Pour mettre en exergue cette situation, le manuel de procédures est soumis à une démarche de conception qui a pour objectif de définir les principes, méthodes et règles qui permettront d’atteindre les résultats attendus et ceci dans le but de maîtriser les risques liés à l’activité de l’entreprise pour garantir sa pérennité et sa croissance. Selon le Petit Larousse COMPACT (2008), Achat veut dire action d’acheter qui signifie obtenir, se procurer quelque chose en payant. L’acte d’achat a pour objectif de doter l’entreprise des ressources nécessaires à son bon fonctionnement. Au regard de tout ce qui précède, une interrogation émerge et la réponse à cette interrogation constitue l’essentiel de notre recherche : « La contribution à la conception d’un manuel de procédures en général et en particulier du cycle Achat/Fournisseurs permet-elle à l’IMA d’avoir une parfaite maîtrise des risques liés à son activité ? En d’autres termes, l’existence à l’IMA des procédures formalisées sur la gestion des Achats garantie-elle sa survie et son contrôle ? » Cette préoccupation appelle plusieurs interrogations intermédiaires, notamment : Quelles sont les mesures de contrôle interne à mettre en place par l’IMA pour la gestion de ses Achats ? Quelle démarche utiliser pour la mise en place d’une procédure de gestion du cycle Achat/Fournisseurs ? OBJECTIF DE L’ETUDE L’objectif général de la présente étude est de montrer comment la formalisation des procédures du cycle Achat/Fournisseurs permet de réduire considérablement les risques de fraudes et de détournements et, par conséquent garantir la pérennité et le développement de l’Imprimerie Adventiste du Cameroun. Cet objectif général sera atteint à travers les objectifs spécifiques ci-après : - Décrire l’existant ; Effectuer des tests de conformité ; Déceler et analyser les faiblesses du système actuel ; Proposer, formaliser de nouvelles procédures et expliciter les conditions d’une mise en œuvre réussie au sein de l’IMA. INTERET DE L’ETUDE Cette étude revêt un double intérêt : Professionnel et managérial : permettre à toute les entreprises en général et l’IMA en particulier de revoir leur organisation par la mise en place d’un outil de gestion efficace, indispensable pour la maîtrise des risques liés au cycle Achat/Fournisseurs en vue de se repositionner par rapport à leurs objectifs à savoir, faire des économies d’échelles par rapport à leurs concurrents, assurer la qualité des informations produites et garantir la continuité de leurs activités. Académique et individuel : dans la mesure où elle permettra à l’étudiant en Sciences de Gestion que nous sommes d’évaluer ses connaissances en matière de contrôle interne, d’audit et de contrôle de gestion et les mettre en pratique ; elle est donc un bon galop d’essai pour un approfondissement de nos connaissances dans le domaine du contrôle interne, du contrôle de gestion et de l’audit. METHODES ET TECHNIQUES D’INVESTIGATION ENVISAGEES 1) Unité de recherche et technique d’échantillonnage Notre étude se fera dans les locaux de l’IMA, Principalement dans les différents services financier et comptable. On n’aura pas à faire un échantillonnage puisqu’on connait à l’avance les acteurs à interroger et qu’on a qu’un cas à étudier. 2) Techniques, Outils et Collectes des données Pour avoir les informations nécessaires à la réalisation de l’étude, la méthodologie suivante sera adoptée. Recherche documentaire Elle consistera pour nous à faire le point des documents existant, des informations pouvant conduire aux objectifs de l’étude. A cet effet une recherche documentaire sera faite à partir des rapports d’audit externe, des documents internes de l’entité, des anciens mémoires qui traite des sujets similaires, des ouvrages portant sur l’organisation et le contrôle interne, des articles scientifiques propres au domaine du contrôle interne et qui tourne autour de notre thème. Ces documents nous guiderons dans les méthodes et stratégies pour la mise en place d’un manuel de procédure. Quant à notre thème, d’autres documents qui parlent d’audit opérationnel : gouvernance, contrôle de gestion, le pilotage de l’entreprise, la mise en place d’un manuel de procédure, le cycle d’achat/fournisseur, pour ne citer que ceux-là nous permettront, d’adopter une démarche d’analyse des résultats retenue dans le cadre de cette étude. Enquête de terrain Une enquête de terrain sera réalisée pour avoir des données et informations concrètes concernant notre recherche. Elle ne manquera de recueillir des suggestions. Cette collecte de donnée se fera au moyen d’enquête qualitative, sur la base d’un questionnaire anonyme élaboré pour la circonstance et administré aux principaux responsables concernés. 3) Techniques, Outils et Méthodes d’Analyse de données La méthode choisie pour l’analyse des données recueillies sera l’analyse du contenu, nous aurons à analyser le contenu de chaque rapports d’audit externe, que nous aurons à exploiter dans le cadre de cette étude, l’étude des résultats des questionnaires administrés aux différents responsables des services comptables et financiers de l’IMA. PROPOSITION DE RECHERCHE Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons émettre la proposition de travail implicite selon laquelle, les entreprises notamment l’IMA, peuvent assurer leur pérennité et leur développement par la mise en place d’un manuel de procédures tout en procédant régulièrement à sa mise à jour. Pour répondre à notre préoccupation, l’approche méthodologique que nous avons retenue est appelée « approche processus » en référence à la norme ISO 9001. L’approche processus implique une conception plus pragmatique de l’organisation de l’entreprise. Basée sur l’identification des besoins, elle est par essence transversale. « Ce ne sont pas les services ou les départements en euxmêmes, mais les interfaces, les passages de relais qui sont le plus souvent la source de dysfonctionnements au sein des organisations », constate Frédéric Du lieu (2006). Dépassant l’organigramme et l’architecture hiérarchique de l’organisation, elle met en évidence les corrélations existant entre les différents collaborateurs de l’entreprise tout en identifiant les points de friction : « il est ainsi possible de décloisonner les activités et fluidifier les interfaces ». Il s’agira donc dans le cas d’espèce, de partir du cadre théorique global du manuel de procédures en vue de procéder à leur application au cas spécifique de l’Imprimerie Adventiste de Yaoundé. Pour mieux appréhender notre étude, notre travail sera structuré de la manière suivante : Dans la première partie, il sera question d’effectuer une présentation synoptique du thème et de procéder à la revue de littérature sur le concept de manuel de procédures (Chapitre 1), ensuite, nous expliquerons la démarche d’élaboration de la procédure du cycle Achat/Fournisseurs pour favoriser sa mise en œuvre et son impact sur l’organisation (Chapitre 2) ; Dans la deuxième partie, il sera question de procéder à la présentation générale de l’IMA pour mieux maîtriser son environnement et d’aborder les aspects pratiques d’élaboration d’une procédure du cycle Achat/Fournisseurs, (Chapitre 3) d’une part, et, d’autre part, le résultat escompté par cette démarche à savoir : le manuel de procédures proprement dit du cycle Achat/Fournisseurs pour l’IMA et les conditions d’une mise en œuvre réussie (Chapitre 4). BIBLIOGRAPHIE I. OUVRAGES 1. BARRY, Mamadou (1995), Audit et contrôle interne : procédures opérationnelles, comptables et de contrôle à mettre en place dans les entreprises des secteurs publics, parapublic et privé, 1ere édition, Edition Sénégalaise d'imprimerie, Dakar, 267 P 2. BERGER, Cédric & GUILLARD, Serge (2000), La rédaction graphique des procédures : démarche et technique de description des processus : édition AFNOR, Paris, 250 P 3. BOUVIER Christian (1990), Audit des achats, édition d’Organisation, Paris, 157 P 4. COOPERS & LYBRAND (1998), la nouvelle pratique du contrôle interne, Editions d'organisations, Paris, 273 P 5. DAYAN, Armand (2008), manuel de gestion volume 2, 3ème édition, Ellipses Editions Marketing, Paris, 975 P 6. HENRY, Alain & MONKAM-DAVERAT, Ignace (2001), Rédiger les procédures de l'entreprise : guide pratique. 3ème édition, Editions d'organisation, Paris, 184 P 7. Phillip Petit (2009), Toute la Fonction Achat, Denod, 487 P II. REFERENCE WEB 1. www.google.com 2. www.documents.digischool.fr/Gestion/Controle-de-gestion/Rapport-Elaborationmanuel-des-procedures-de-gestion-administrative-financiere-et-comptable ; 3. www.coso.org ; dun-
