ANAP-gerer-lapprovisionnement-et-le-rangement-des-dotations-de-produits-de-sante-dans-les-services

PHARMACIE - BIOLOGIE -
STÉRILISATION
https://ressources.anap.fr/pharma-bio-ste/publication/2663-gerer-lapprovisionnement-et-le-rangement-
des-dotations-de-produits-de-sante-dans-les-services
Méthode
Gérer l'approvisionnement et le rangement des dotations
de produits de santé dans les services
Les produits de santé en dotation dans les services de soins sont sous la responsabilité partagée des
services et de la pharmacie. Bien qu'éloignés géographiquement de la pharmacie, les produits en dotation
doivent faire l'objet d'un suivi et d'une attention particulière de la part de la Pharmacie à Usage Intérieur
(PUI), an d'organiser l'approvisionnement de manière rigoureuse mais sans déresponsabiliser les
équipes soignantes.
Au-delà des enjeux organisationnels, disposer d'une vision sur les produits stockés dans les services est
une exigence comptable pour les établissements de santé.
Cette che se propose donc d'apporter des éléments méthodologiques an de mettre en place une
gestion adaptée des produits en dotation dans les services.
Cible
Equipes pharmaceutiques
Encadrement
Equipes médico-soignantes
Enjeux
Sécurisation du circuit du médicament
Réduction des ruptures et des demandes urgentes
Meilleure gestion des péremptions et réduction des gaspillages
Conformité avec les exigences comptables
Indicateurs de suivi
Nombre de dépannages
Fréquence de révision des dotations
Nombre d'erreurs relevés lors d'audit des armoires des services
Nombre de périmés
Kit outils
Outil ANAP ? Interdiag médicament V2
Outil ANAP ? Interdiag DMS V2.0 (US)
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Prérequis
Disposer de données de consommation par service
Clés de la réussite
Mener un travail en concertation entre les équipes pharmaceutiques et les équipes médico-
soignantes
Thèmes et fiches associés
Réaliser et pérenniser un dialogue de gestion entre la Pharmacie à Usage Intérieur et les services
Organiser et optimiser la gestion des stocks à la Pharmacie à Usage Intérieur
Gérer l'approvisionnement, la détention et le stockage des médicaments dispensés nominativement
dans les services
Sommaire
1. Principes de gestion des produits de santé en dotation dans les services
1.1. Les principes théoriques de la « gestion de stocks »
1.1.1. La complémentation
1.1.2. Plein-vide
1.2. Suivi et mise-à-jour des dotations
1.3. Bonnes pratiques de rangement
1.4. Bonnes pratiques de commande
2. Equipements existants
3. Rôle du préparateur dans les services
4. Contractualisation avec les services
Actions pour la mise en oeuvre
1. Principes de gestion des produits de santé en dotation dans les services
1.1. Les principes théoriques de la « gestion de stocks »
Remarque : Les éléments théoriques présentés synthétiquement ci-dessous sont largement répandus
dans les organisations industrielles et leur compréhension est indispensable pour organiser un « bon »
approvisionnement.
La consommation des médicaments et DMS (Dispositifs Médicaux Stériles) par un service de soins est
variable d'un jour à l'autre, d'une semaine à l'autre, d'un mois sur l'autre, etc… Pour organiser
l'approvisionnement des produits de santé (médicaments ou DMS) et répondre à ces variations de
consommations, il est donc nécessaire de faire varier au moins l'un des paramètres suivants :
La fréquence de réapprovisionnement
La quantité à réapprovisionner
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En eet, dans un environnement où la consommation est variable, une organisation basée sur une
fréquence xe de réapprovisionnement et une quantité xe de réapprovisionnement entraine soit des
ruptures de stocks, soit du sur-stockage (occupation importante de l'espace, dicultés de rangement,
périmés…).
À l'inverse, une organisation où la fréquence ET la quantité seraient variables, c'est-à-dire où les services
pourraient commander à n'importe quel moment n'importe quelle quantité, serait très délicate à gérer :
Difficulté pour la PUI (Pharmacie à Usage Intérieur) d'anticiper et de lisser la charge de travail
Risque de pics aléatoires au niveau du transport logistique
Risque d'oubli de générer la commande
Etc…
Par conséquent, seules deux grandes typologies d'organisation sont possibles :
Des quantités variables à une fréquence fixe, c'est le principe de la « complémentation »
Des quantités fixes à une fréquence variable, c'est le principe du « plein-vide »
Remarque : le terme « dotation » est actuellement utilisé de manière très hétérogène dans les
établissements de santé, il peut à la fois désigner comme ici le « stock » global dans l'unité de soins (ex :
l'armoire de dotation) mais il est également utilisé pour désigner le niveau de stock maximum ou encore la
« demi-dotation » dans le cas du plein-vide.
1.1.1. La complémentation
Dans cette organisation :
pour chaque dotation (ou chaque service), une fréquence de réapprovisionnement est fixée (souvent
hebdomadaire), assortie d'un calendrier de commandes/réapprovisionnement
Exemple : commande le mardi pour un réapprovisionnement le mercredi, toutes les semaines
pour chaque produit, un niveau de dotation maximum est déni, calculé à partir d'une estimation
des consommations moyennes sur la période entre deux réapprovisionnements à laquelle on
rajoute une « marge » de quelques jours ou simplement une demi-période.
Exemple : un service approvisionné avec une fréquence hebdomadaire xe et consommant en
moyenne 100 unités d'un produit par semaine aura un niveau maximum de 120 ou 150 par exemple.
À périodicité xe, la personne responsable de la commande (soignants ou préparateur) analyse l'état de la
dotation du service et commande pour chaque produit la quantité permettant de revenir à la quantité
maximale, ou indique simplement la quantité restante et la pharmacie se charge de déterminer la
quantité adéquate. La dotation est ainsi "complémentée".
Exemple : si le niveau maximum est de 120 unités et que le niveau au moment de la commande est
de 40, 80 unités seront commandées.
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1.1.2. Plein-vide
Il s'agit du système "Kanban" (terme japonais). Dès que le niveau de la dotation descend sous un certain
seuil, une commande permettant de revenir au stock maximum est automatiquement déclenchée. Celle-ci
est donc toujours de la même quantité (stock maximum moins le seuil de commande) et peut
théoriquement intervenir à n'importe quel moment. La fréquence d'approvisionnement est variable.
Par souci de simplication dans les établissements de santé, le seuil de commande est souvent xé à la
moitié de la dotation maximum et on parle alors de « plein-vide ».
Ce mode de gestion repose sur un système de doubles casiers : chaque produit de santé est stocké dans
un emplacement séparé en deux casiers identiques. Dans chacun des casiers se trouve la même quantité
de produits. Dès qu'un casier est vide, une commande est déclenchée permettant de le remplir à nouveau
(la quantité est donc fixe).
Plusieurs systèmes plus ou moins automatisés de déclanchement de la commande existent. Le plus
souvent il s'agit d'un support contenant une étiquette produit amovible xé sur l'un des casiers. Lorsque
l'un des deux casiers dédiés est vide, l'étiquette est retirée par la personne qui prend le dernier produit
du casier. Une personne désignée (soignant du service ou personnel de la pharmacie) « enregistre » ces
étiquettes (manuellement ou grâce à des outils informatiques) à une fréquence et à des horaires établis.
Cela permet de générer une commande pour la PUI et la livraison au service.
Dans les faits, pour des raisons d'organisation de l'activité à la PUI et de la logistique, la fréquence ne peut
pas être totalement variable. Il est souvent prévu un « regroupement » des demandes à préparer à une
fréquence définie entre la PUI et les services.
1.2. Suivi et mise-à-jour des dotations
Les deux systèmes présentés ci-dessous fonctionnent et ont fait leurs preuves. Mais quel que soit le mode
de réapprovisionnement utilisé, tout repose sur la mise à jour régulière des dotations dans les services.
La liste des références en dotation et surtout le niveau maximum pour chacune d'entre elles doivent être
réinterrogés en permanence, dans un travail concerté entre le service et la pharmacie. Il est préconisé de
le réaliser en continu, au fil des évolutions du livret, ou bien à une fréquence définie.
Lors de ce travail de mise à jour, il s'agit de réévaluer :
La pertinence des références dans la dotation
Y a-t-il des références inutiles (produits pas ou très peu consommés sur la période passée) ?
Faut-il rajouter certaines références manquantes ?
Etc.
La pertinence du niveau maximum pour chaque référence au regard des consommations :
Le niveau maximum est-il bien supérieur à la consommation moyenne entre deux
approvisionnements ?
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Dispose-t-il d'une marge permettant de faire face à des pics de consommation ?
Doit-on l'ajuster au conditionnement du produit ?
Est-il compatible avec les espaces de stockage disponibles ?
Etc.
An de réaliser ce travail, il est indispensable d'avoir des données de consommation du service sur la
période étudiée. Il est également conseillé de réaliser un suivi des bons d'urgence/demandes de
dépannage des services à la PUI, an d'identier parmi les produits faisant l'objet de telles demandes,
quels sont ceux qui reviennent le plus souvent et qui pourraient être ajoutés à la dotation ou pour
lesquels la quantité en dotation pourrait être revue à la hausse.
La bonne pratique consiste mettre en place une concertation pluridisciplinaire, réunissant un
pharmacien, le préparateur référent du service, le cadre du service, une inrmière et si possible un
médecin. Il peut être pertinent de le réaliser après le contrôle de l'armoire et la vérication des
péremptions.
Ce travail nécessaire permet de uidier les relations entre la PUI les services, d'avoir une bonne visibilité
et d'objectiver les besoins du service, d'éviter les demandes de dépannage, de uidier les préparations
et de réduire les stockages inutiles, ...
Au sein des dotations, on peut distinguer la dotation « classique » du service, et les produits faisant partie
de la dotation pour besoin urgent (DBU). Les médicaments de la DBU doivent être facilement identiable,
soit en étant rangé physiquement à un autre endroit, soit par des techniques visuelles (gommettes de
couleur sur les boîtes concernées) qui les distinguent du reste de la dotation. Ces pratiques permettent
d'avoir de manière facilité une vision précise sur les quantités disponibles par médicament dans le DBU.
1.3. Bonnes pratiques de rangement
A l'instar des bonnes pratiques de stockage à la PUI, le rangement des produits en dotation doit être clair
et visuel. Chaque molécule/produit et chaque dosage doit être rangé dans un tiroir, casier, box ou
compartiment dédié, muni d'une étiquette permettant d'identier le produit. La présence d'un code-
barres ou code data-matrix permet, dans le cas d'une gestion informatisée, de simplier la gestion de
stocks.
Les médicaments à risque doivent être identiés de manière particulière et les risques de confusion liés à
la ressemblance de noms ou d'emballage doivent être pris en compte dans le rangement des produits de
santé. Certains produits de santé doivent être stockés dans des conditions de température particulière. La
température du frigo contenant ces médicaments doit alors être relevée et tracée quotidiennement. Pour
l'ensemble des produits de santé, et de manière plus spécique pour certains DMS qui peuvent occuper
plus de place, le rangement doit préserver l'intégrité du matériel et le cas échéant de son
conditionnement stérile (par de pliage, pas de compression, etc…) Par ailleurs, une harmonisation des
procédures de rangement entre les services de soins permet de gagner en sécurisation et en simplicité de
fonctionnement.
Remarque : les dotations devant être revues régulièrement, il est donc préférable de disposer d'un
système de rangement et d'identification facilement modifiable.
1.4. Bonnes pratiques de commande
Il est important de réaliser la commande en ayant sous les yeux le niveau de dotation maximum et si
possible le prix unitaire de chaque produit (dans le cas de la complémentation). La personne en charge de
réaliser la commande doit être clairement identiée. Une traçabilité des quantités commandées doit être
disponible dans le service. L'informatisation des commandes : cela permet d'éviter des erreurs de saisie et
ressaisie et facilite une bonne gestion des stocks.
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