CO-FRANCAIS T02 DOC RESSOURCE

Mail de confirmation de
début d’un chantier
TD co-françaisT02
DOSSIER RESSOURCE
MiSE EN SITUATION :
Mr DUPOND, technicien chargé d’affaire de la société LVAMELEC doit effectuer des travaux de
«relamping », remplacement de 150 luminaires NEON par des dalles LED dans l’entrepôt du supermarché
« Carrefour » à Puget sur Argens. Pour ce chantier, il a prévu une équipe de 4 électriciens qui travaillerons
de 8h à 12h et de 13h à 17h pendant 3 jours.
Il doit avant le démarrage des travaux prévenir M DURAN responsable technique de Carrefour pour
confirmer la date du début du chantier.
 APPEL DE Mr DUPOND
Secrétaire de Mr DURAN: - Service technique Carrefour Puget sur Argens, Bonjour !
Mr DUPOND : - Bonjour Madame, Mr DUPOND Sté LVAMELEC. Pourrais-je parler à M DURAN, s’il vous
plait ?
Secrétaire de Mr DURAN : - Je suis désolé Mr DURAN est absent pour la semaine, il m’a demandé de
vous transmettre un message…
Je vous le lis :
Mr DUPOND, pouvez-vous me confirmer par mail les dates du début de votre intervention et de la fin
du chantier avec les heures d’arriver et de départ. Il faudra également m’indiquer les noms et prénoms
des électriciens présents sur le site, le niveau de responsabilité de chacun, leur niveau d’habilitation, le
numéro de téléphone du chef d’équipe et les numéros des immatriculations des véhicules. Toutes ces
informations seront transmises aux agents de sécurité afin qu’ils puissent vous établir les laissezpasser.
Je vous demanderai de me mettre en pièce jointe les titres d’habilitation.
Mon mail : [email protected]
Cordialement
Mr DUPOND : - Très bien c’est noté. Merci, Au revoir.
Secrétaire de Mr DURAN: - Au revoir.
Les 10 règles d’or de la communication écrite par email
La communication par emails fait désormais partie intégrante du dialogue en entreprise. Que ce
soit pour une communication interne ou externe, de nombreuses méthodes subsistent pour
rendre ses messages performants. Découvrez nos 10 règles d’or de la communication écrite
par email.
1. Connaître les bases de mise en forme
Telle une lettre, les emails ont bien leurs propres bases de mise en forme.
Quelque soit le destinataire, pensez à bien espacer vos phrases afin de faciliter la lecture. Il se
peut que votre destinataire lise cet email via son smartphone ou sa tablette. Un texte épuré, écrit
dans une police neutre, est donc à privilégier.
Également, il est possible de mettre quelques points importants en police gras, ou de les lister de
façon précise.
2. Ne pas négliger les formules de politesse
Les phrases de politesse commençant par « Veuillez agréer… » ne sont pas forcément adaptées
dans un email.
Cela dit, la politesse n’est pas à négliger. Il est tout à fait probable de commencer son email
par « Cher Monsieur… », et de le finir par « Cordialement ». Souhaiter une « bonne journée » à un
interlocuteur plus proche est tout aussi appréciable.
3. Eviter les abréviations et fautes d’orthographe
Malgré la vitesse et l’instantanéité de la communication numérique, les abréviations dans un
email peuvent vous défavoriser.
Privilégiez plutôt des phrases courtes mais claires, sans abréviations ni fautes d’orthographe.
Un email mal écrit peut déprécier votre discours et agacer votre interlocuteur.
4. Un « Objet » efficace et précis
L’objet de l’email sera l’une de vos priorités !
Ayez toujours en tête que vos destinataires peuvent recevoir jusqu’à 50 ou même 100 emails par
jour. Ainsi, un objet indiquant clairement le contenu de votre email est fortement conseillé.
• Si l’email est à titre d’information, vous pouvez utiliser l’acronyme « FIY » (For Your
Information).
•
Si vous jugez l’email urgent, n’hésitez pas à débuter l’objet par « Urgent » si tel est
véritablement le cas.
•
Un abus de cette pratique pourrait cependant dévaluer vos propos.
5. Une relecture indispensable
Comme tout écrit numérique, la relecture est indispensable.
Cette relecture vous permettra de vérifier les fautes d’orthographe, la syntaxe de vos phrases,
mais aussi le sens de celles-ci, à savoir si vous avez bien réussi à faire passer le message
souhaité.
6. Eviter les majuscules non nécessaires et les points d’exclamation
Attention, les mots écrits tout en majuscule peuvent avoir un effet néfaste sur le discours
souhaité.
• Les mots ou phrases écrits en majuscules donnent la sensation que vous criez à votre
interlocuteur.
•
Les points d’exclamation peuvent ajouter une tournure d’obligation ou faire comprendre
à tort que vous donnez un ordre à votre interlocuteur.
Utilisez donc ces ponctuations avec parcimonie.
7. Une signature soignée et précise
Tout comme l’objet de votre email, votre signature doit être soignée et précise.
• Mettez-y les informations nécessaires pour vous contacter et des liens vers les
différents sites de votre entreprise par exemple.
•
Une création graphique ou le logo de l’entreprise peuvent être attachés, en prenant soin
que l’image ne soit pas trop lourde en format.
8. Connaître son interlocuteur
Même si en écrivant un email, vous ne vous adressez pas directement à votre interlocuteur, il est
conseillé de le connaître un minimum. Un email envoyé à l’un de vos collègues peut être très
différent de celui envoyé à l’un de vos prestataires par exemple.
Egalement, si vous savez que votre interlocuteur est pressé ou n’est pas souvent à son
bureau, privilégiez les phrases courtes et les emails directs (avec toujours une formule de
politesse) pour faciliter l’échange.
9. Soigner ses pièces jointes
Si vous souhaitez envoyer des pièces jointes à votre email, n’oubliez pas de les soigner
également. Des noms appropriés et précis aideront votre interlocuteur, tandis que les fichiers
lourds devront être envoyés par une plateforme de stockage.
.10. Demander des conseils
Ecrire un email peut paraître comme une connaissance acquise naturellement. Cela dit, cette
pratique commune n’est peut-être pas si simple pour tous les employés