preparer-et-animer-une-reunion

StuDocu n'est pas sponsorisé ou supporté par une université ou école
2-Préparer et animer une réunion
Médecine dentaire (Université Mohammed V Rabat)
StuDocu n'est pas sponsorisé ou supporté par une université ou école
2-Préparer et animer une réunion
Médecine dentaire (Université Mohammed V Rabat)
Téléchargé par Clarisse Grondin ([email protected])
lOMoARcPSD|14132275

Fait par étudiant
Préparer et animer une réunion
Introduction : la communication bilatérale et la compréhension des personnes et des groupes !
la réflexion et la reformulation au clair !
la création d'occasion et rétro action plus volonté !
la sélection des outils de communication appropriée aux interlocuteurs!
Le feed-back est très important même sous forme de silence et la communication en bouche est
efficace!
L'efficacité de la communication dans un consortium= un groupement :
•
•Recherche et acceptation des différences entre les valeurs des idées des personnes qui la
composent!
•Capacité à écouter plus donner un feed-back qui sont habilités de base fort importante!
•Maîtriser plus assuré bonne dynamique du groupe!
•Bénéficier de relations interpersonnelles agréable et harmonieuse!
•Animer efficacement les rencontres du consortium!
•Importantes ne pas appeler chef hiérarchie etc.!
Préparation d'une réunion
C'est une base déterminante qui implique la création d'une liste de contrôle check-list!
•Activité
%La date de réunion !
%convoquer les participants !
%établir l'ordre du jour !
%préparer le dossier!
%Préparer la documentation !
%réserver la salle plus le matériel !
%rédiger un compte rendu!
•L'échéance
•Date de réalisation
Thème de l’ordre du jour
1. prévoir un nombre restreint de participants + un profil harmoniser!
2. Durée deux heures maximum avec des pauses planning de séminaire!
3. Ordre du jour planning =découpage du temps en sujet définis avec le respect du temps des
différents sujets de l'ordre du jour!
4. Date imposée par la hiérarchie disposition des participants à l'avance prévu 15 sept jours
minimum!
5. Réservation de la salle et du matériel choisi en fonction :
-Capacité d'accueil dimension et forme!
-Présence d'ordinateur et moyens audiovisuels!
-Accès à Internet!
-Accès aux espaces détente entre parenthèses café… Pour les longues réunions!
Disposition des tables :!
•Salle de conférence!
• en U!
• en carré!
• en rond!
Téléchargé par Clarisse Grondin ([email protected])
lOMoARcPSD|14132275

Fait par étudiant
6. Installation des participants :
–classe d'écoute : sous autorité de l'animateur!
–en rond ou carré : tous égaux dans ta disposition les personnes se voit facilité d'échange ne se
distingue pas des autres!
–face-à-face: négociation!
–en U : prépondération des animateurs + support visuel + possibilité d'échange avec participants
applique déplacement facile plus de régulation rapide du groupe!
7. Prévenir les participants :diffuser l'ordre du jour (lieu heure début et fin de la
réunion ,convocation invitation).!
8. Préparation des supports : remettre divers informations aux participants !
9. Préparation de la salle :
Équipement matériel!
%bonne maîtrise!
%Avant réunion tout vérifier table température salle stylo!
Animer une réunion
I. Rôle de l'animateur :
A. Atteindre objectifs de la réunion en créant les conditions favorables
B. Animateur = personne neutre au-dessus des débats charger de les réguler
C. Animateur organise la prise de parole pour éviter les conflits !
D. Obtenir consensus du groupe c'est-à-dire accord du groupe !
E. Établir plan d'action plus faciliter la communication !
F. L'animateur a une double fonction participative+ directive selon l'objectif de la réunion!
L'animateur est un :!
•régulateur : parole reformule synthétise question sans donner son point de vue!
•producteur : d'un point de vue entre parenthèses approuve désapprouve suggère) plus il
produit moins le groupe produits !
•Facilitateur : apporte des méthodes , outils pour progresser (brainstorming )faire plaisir à tout
le monde!
%%
%!
%L'animateur doit savoir
• donner envie
•Avoir de l'assurance
•Être À l’aise
•Regarder le groupe
•Maîtriser le temps
•Être précis
•Faciliter les échanges
•Prendre en compte tous les avis
•Accepter plus modifier son
point de vue
L'animateur doit Éviter !
•de imposer son point de vue
•Avoir le trac
•Être arrogant
•Se justifier
•Être un patient
•Donne impression de flou
•Dialoguer à deux
•Se perdre dans les détails
Téléchargé par Clarisse Grondin ([email protected])
lOMoARcPSD|14132275

Fait par étudiant
II. Les différents types de réunion et les enjeux :
Il y a trois types de réunion:!
Une réunion d'information descendante : le groupe reçoit des informations communes!
Une réunion d'échanges latéral : le groupe échange des informations!
Une réunion d'expression ascendante :c’est-à-dire que le groupe remonte les informations!
III. Les règles d'animation :
–Assurer aux discussions un départ sur les bases solides : !
%situer le problème et le sujet, !
%faire exprimer les avis et les opinions!
–Préciser objectif :
•énoncer méthode plus ne pas perdre de vue les objectifs!
•Éviter les discrétion et ramener au sujet!
•Remplir son rôle de régulateur, producteur et facilitateur!
–Parler avec mesure, écouter :
•Écouter percevoir !
•Reformuler classifier !
•Écouter avec empathie !
•Laissant l'autre s'affirmer !
–Ne pas écraser le groupe :
Ni de rire ou responsable pas de chef!
Susciter des idées des avis!
–Ne pas provoquer le groupe
•Éviter ironie, agression gratuite, sous-entendus blessant!
•Concilier dédramatiser communication égal motivé avancer vers l’action!
E.R.Q.R. : 50% de la communication
Écouter: (accepter l’autre )!
Reformuler: (montrer que l'on a compris )
Questionner :(renvoyer au groupe)
Répondre: (en synthétisant concluant en obtenant l’accord)!
IV. Les techniques de communication :
•Question ouverte : quel sujet souhaitez-vous aborder fait appel au débat de façon large!
•Question dirigée : si sur ton reformulation obtenir accord du groupe ce que vous voulez dire
c'est…!
•Question reflet : qu'en pensez-vous Monsieur X, question ouverte envoyer un membre du
groupe!
•Question alternative :impose un choix limité!
•Question écho :questions posées par les mêmes termes pour obtenir plus de précisions!
Téléchargé par Clarisse Grondin ([email protected])
lOMoARcPSD|14132275

Fait par étudiant
V. Parler en public :
•
•La voix : on parle pour être écouté égal emballage démo créer climat (volume tonalité débit)!
•Attitude : reflet personnalité, attitude ouverte détendu et naturel!
•Langue : convenable selon l'âge, la hiérarchie.!
•Sourire : vrai sourire créer sympathie, bien-être dans sa peau, montre accessibilité!
•Élocution : articulation lente plus sans traîner en s'écoutant parler je parle pour être écouté!
•Le regard : rôle important au premier contact regarder l'interlocuteur dans les yeux
naturellement = fil qui relie a eux !
VI. Les 4 formes d'autorité :
1)Structurale : (cabinet) animateur est conscient de sa place et les participants connaissent
l'étendue de son action !
2)Compétences : connaître travail de ses équipiers les supplier, même si équipier peut être
plus pointu !
3)Morale : tenir parole, respect, éviter favoritisme !
4)Charismatique naturelle : confiance en sois physique adaptée enthousiasme plus volonté
de réussir encouragements mêlés à fermeté.!
après une réunion il faut un !
• compte rendu obligatoire
• plus vite possible
• le faire valider l
• le classer
Téléchargé par Clarisse Grondin ([email protected])
lOMoARcPSD|14132275