FONCTION 2 LES ACHATS - FOURNISSEURS Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 1 OBJECTIFS ET PROCEDURES D’AUDIT I – CONSEQUENCES DE L’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE POUR L’AUDITEUR 1. Principaux risques relatifs au module Il convient que l’auditeur examine dans chaque cas les risques pouvant exister. - que certains achats réalisés (et les dettes correspondantes) n’aient pas été enregistrés en comptabilité (atteinte à l’exhaustivité des enregistrements) - que des achats (ou avoirs sur achats) enregistrés ne correspondent pas à une opération réelle (atteinte à la réalité, le bilan faisant alors apparaître des dettes qui n’existent pas) - que les charges ne soient pas rattachées à leur exercice d’exécution, mais soient au contraire minorées (ou majorées) au bénéfice (ou au détriment) de l’exercice suivant (proposition de coupure) - que les dettes au bilan soient mal évaluées (proposition d’évaluation). 2. Les objectifs de l’auditeur 1. Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes ont été enregistrées (exhaustivité des enregistrements) 2. Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (réalité des enregistrements) 3. S’assurer que la coupure des charges est faite correctement (coupure des enregistrements) 4. Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués 5. S’assurer du caractère vraisemblable du solde des comptes (audit analytique) 6. Etablir la validité des sommes figurant à titre de dettes au bilan. II – L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE 1. Obtenir l’assurance que toutes les charges et les dettes ont été enregistrées (exhaustivité des enregistrements) a) Les risques pouvant exister. Le premier risque envisagé par l’auditeur est une atteinte à la proposition d’exhaustivité en ce qui concerne les charges et les dettes d’exploitation. En d’autres termes, l’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise ont été enregistrées. Le risque d’omission peur se concrétiser notamment par les éléments suivants : Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 2 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Omission de l’enregistrement d’une facture reçue Réception des marchandises (ou service rendu) sans enregistrement de la facture à recevoir Omission de l’enregistrement d’un avoir Non-comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise : Forces et faiblesses théoriques Exemples de dispositifs de contrôle à examiner : - création systématique d’un bon de réception à la livraison de la marchandise ou lors de la réalisation de la prestation - transmission systématique des bons de commande et des bons de réception à la comptabilité (ou au service chargé du rapprochement avec la facture) - suivi des bons de réception et procédures de rapprochement entre les bons de commande, les bons de réception et les factures - classement des bons de commande et des bons de réception en attente de la facture (à la comptabilité ou dans un autre service) - utilisation de ces bons pour émettre des situations comptables ou élaborer le bilan en fin d’exercice - procédure d’apurement périodique des bons de réception en instance depuis un certain temps (information auprès des services concernés, réclamation aux fournisseurs, etc.) - numérotation des factures reçues et envoyées dans différents services, soit pour approbation, soit pour mise en paiement - contrôles tendant à prévenir l’enregistrement tardif des factures - examen par la comptabilité des relevés des fournisseurs - procédure de centralisation des demandes d’avoir - séparation des fonctions entre demande d’avoir, réception de la facture, comptabilisation et opérations de trésorerie - classement en attente des demandes d’avoir à la comptabilité - relance des fournisseurs pour les avoirs non reçus. c) Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de permanence) : évaluation, définition du contrôle interne Exemples de tests de permanence : - sélectionner des bons de réception et s’assurer de l’enregistrement des factures correspondantes - sélectionner des doubles de bons de commande, retrouver les bons de réception et les factures correspondantes et s’assurer de leur enregistrement - sélectionner des relevés fournisseurs et comparer avec les factures enregistrées pour détecter l’omission éventuelle de certaines factures Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 3 - sélectionner des bons de réception en attente de facture et vérifier que les charges à payer correspondantes ont été enregistrées en comptabilité - sélectionner des factures et s’assurer que les bons de réception y sont joints (ou les retrouver) - sélectionner des demandes d’avoirs, retrouver les avoirs reçus et les enregistrements correspondants. Le passif non enregistré : On insistera sur la recherche de passif non enregistré ou passif caché. A cet égard, de manière usuelle, la procédure la plus importante pour la recherche des engagements non enregistrés consiste dans un examen des opérations enregistrées après la fin de l’exercice. En effet, tout passif sera finalement transcrit dans les comptes soit par un paiement, soit par tout autre moyen. Les journaux de trésorerie, les journaux d’achats et de charges ainsi que les pièces justificatives de l’exercice suivant constitueront la base des recherches de l’auditeur. Une sélection des montants importants (pouvant avoir une signification en égard au résultat de l’exercice) enregistrés au début de l’exercice suivant doit permettre de déterminer qu’aucun engagement complémentaire n’existait à la clôture de l’exercice. Par ailleurs, une relecture rapide des contrats d’achat (ou des notes de synthèse qui en auront été faites) peut permettre de détecter des engagements qui n’apparaîtraient que beaucoup plus tard dans les comptes 2. Obtenir l’assurance que toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien l’entreprise (réalité des enregistrements) a) Les risques pouvant exister La proposition de réalité recouvre des risques plus variés que la proposition d’exhaustivité : enregistrement fictif ; enregistrement d’une opération irrégulière ou non autorisée, enregistrement entaché d’irrégularité. Ces risques peuvent se traduire de la manière suivante : 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Enregistrement d’achats non effectués (ou de services non fournis à l’entreprise) Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées Non-détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures Non-détection d’erreurs d’enregistrement. b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise : Exemples de dispositifs de contrôle à examiner : - procédures de commande, limites et autorisations correspondantes Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 4 - rapprochements effectués entre bon de réception et facture : liste des personnes habilitées à signer les bons de réception - autorisation de paiement des factures - annulation des originaux pour prévenir les réutilisations éventuelles - contrôles effectués par les différents services (par la comptabilité en particulier) en ce qui concerne les quantités facturées, les prix unitaires, les ports et le calcul de la T.V.A. ; apprécier dans quelle mesure ces contrôles sont de nature à détecter toutes les erreurs qu’un fournisseur aurait pu commettre sur la facture, par référence aux contrats d’achats ou aux termes des commandes ; - écritures d’imputation retenues pour les comptes de charges - organisation de la comptabilité fournisseurs - pointage et suivi des comptes fournisseurs - concordance entre la comptabilité générale (compte collectif fournisseur) et la comptabilité auxiliaire (comptes individuels fournisseurs) - codification des factures reçues - instructions données aux comptables chargés des imputations en ce qui concerne la T.V.A. non récupérables (T.V.A sur voiture de tourisme, cadeaux, etc.) - respect des règles fiscales, notamment en matière de déductibilité de la T.V.A. c) Examen pratique de dispositifs de contrôle (tests de permanence) Exemples de tests de permanence : - sélectionner des factures enregistrées en comptabilité, s’assurer que les commandes et les bons de réception correspondants ont été approuvés par les personnes compétentes - vérifier la réalité de certains achats ou prestations (contrôle de visu de la marchandise, recherche des enregistrements sur les fiches de stocks, les fiches de consommation, etc.) - sélectionner des factures et vérifier les calculs et les imputations. Ces tests appellent les commentaires suivants : Contrôle des imputations comptables et des pièces justificatives. Il consiste à s’assurer que les charges ont été correctement imputées aux comptes correspondants et sont appuyées sur des pièces justificatives suffisantes. Il pourra s’effectuer en sélectionnant un certain nombre de factures et en vérifiant les imputations. Enfin, d’une manière générale, l’auditeur doit examiner les différentes charges enregistrées sous l’angle de leur déductibilité fiscale et relever dans une feuille de travail spécifique les charges non déductibles. Contrôle des imputations concernant la T.V.A. à récupérer. Reprenant l’étude faite lors de l’examen du contrôle interne concernant les instructions données aux comptables Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 5 chargés des imputations en ce qui concerne la T.V.A. non récupérable (T.V.A. sur les voitures de tourisme, cadeaux, etc.), l’auditeur, selon les résultats de cette investigation, pourra s’orienter vers des tests différents qu’il peut combiner : - soit l’auditeur estime que les instructions données sont suffisantes, en égard à la compétence du personnel comptable, il se borne alors à en contrôler la bonne application. - Soit l’auditeur estime que les instructions données sont insuffisantes ou erronées, en égard toujours à la compétence du personnel comptable, il orientera alors ses tests sur telle ou telle catégorie de frais. Contrôles particuliers aux services extérieurs. On mentionnera à titre indicatif les contrôles suivants : - pour les loyers, se faire communiquer les baux et faire un relevé des principales caractéristiques. Contrôler par sondages que l’année complète est bien enregistrée. Voir les problèmes que posent les indexations éventuelles ; - pour le crédit-bail, s’assurer que les montants versés sont bien enregistrés en charges. Relever le montant des sommes restant à payer et devant figurer en engagements hors bilan ; - tester les dépenses d’entretien et de réparation et examiner si certaines immobilisations ne sont pas enregistrées en entretien ; - pour les redevances, se faire communiquer les conventions, en relever les principales caractéristiques ou en obtenir photocopie et les classer dans les dossiers. Contrôler la bonne application des conventions ; - contrôler avec l’état des honoraires, les commissions et rémunérations enregistrés en comptabilité. A partir des honoraires, essayer de détecter les litiges ou contentieux dans lesquels la société serait engagées. Obtenir photocopie de l’état des rémunérations. - Partir des dépenses enregistrées dans les comptes d’assurance et tester la coupure de l’exercice. Examiner si la société est suffisamment garantie quant à la nature des risques au montant garanti ; - Contrôler les autres dépenses par sondages. Contrôles particuliers aux charges somptuaires. Outre les sondages pour examiner si les frais de déplacements sont assortis de pièces justificatives et sont dûment autorisés, on Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 6 mentionnera également que l’auditeur devra porter son attention sur l’existence éventuelle d’un cumul de remboursement de frais et d’indemnités forfaitaires. On indiquera à titre d’exemple les contrôles suivants (en plus des sondages sur les pièces justificatives) : - Examiner les cadeaux à la clientèle et les missions et réceptions sous l’angle de la récupération de la T.V.A. et de la déductibilité fiscale (impôts directs) ; - Examiner en détail la périodicité des factures de publicité (et les problèmes de coupure correspondants) ; - Examiner les montants figurant en jetons de présence avec les délibérations de l’assemblée générale ; - Examiner les cotisations versées (limite fiscale de 2/000 du chiffre d’affaires). 3. S’assurer que la coupure des charges est faites correctement (coupure des enregistrements) a) Les risques pouvant exister. 3.1- Mauvais rattachement des charges à l’exercice (sur-évaluation ou sous-évaluation) b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise : forces et faiblesses théoriques : Exemples de dispositifs de contrôle à examiner : - instructions données à la comptabilité pour respecter la coupure ; - suivi des factures reçues ; - suivi des bons de réception en attente de facture à la clôture ; - procédures d’inventaire (voir chapitre Valeurs d’exploitation) ; - mention « avant inventaire » et « après inventaire » sur les factures ; - procédures relatives au suivi des ristournes à recevoir. c) Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de permanence). Si les méthodes d’enregistrement et la procédure de vérification de la coupure se sont avérées satisfaisantes lors de l’examen du contrôle interne, des contrôles réduits pourront être entrepris à la clôture de l’exercice. Dans le cas contraire, des sondages plus étendus portant sur les derniers jours, semaines, voire mois, devront être entrepris. Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 7 L’assurance du respect de l’indépendance des exercices est obtenue en effectuant des sondages sur une période donnée selon les schémas indiqués ci-après, parmi lesquels l’auditeur pourra choisir : Exemples de tests de permanence : - Examiner pour chaque compte de charges : les dernières (durée à prévoir) factures de l’exercice et les premières (durée à prévoir) factures de l’exercice suivant, et vérifier que les périodes auxquelles elles se rattachent sont correctes. L’auditeur devra au préalable déterminer, selon l’entreprise, les comptes où les risques peuvent être les plus importants (assurance, loyer, électricité ou achats, etc.) - Prendre les bons de réception correspondants aux précédant et suivant la clôture de l’exercice et examiner la coupure (ce contrôle peut être fait en liaison avec le module Stocks) - Rapprocher les comptes de charges à payer et de charges payées ou comptabilisées d’avance avec les justificatifs correspondants ; - Examiner les rabais, ristournes et remises obtenues (ou à obtenir) des fournisseurs pour l’exercice. 4. Obtenir l’assurance que les soldes au bilan sont correctement évalués (évaluation des soldes) a) Les risques pouvant exister. S’étant interrogé précédemment sur le fait de savoir si toutes les opérations avaient été enregistrées (exhaustivité) et si les opérations correspondaient à la réalité, l’auditeur doit ensuite examiner si les dettes sont correctement évaluées. L’auditeur se demande donc si les dettes enregistrées et réelles sont évaluées de manière incorrecte à la clôture de l’exercice, c’est-à-dire s’il n’existe pas un risque de : 4.1. Mauvaise évaluation des dettes en fin d’exercice. En principe, si la dette est en monnaie nationale, il n’a plus à se poser cette question, puisque l’exhaustivité des enregistrements et leur réalité viennent d’être envisagées. En revanche, le problème peut se poser si les dettes sont libellées en monnaie étrangère et si les cours de change ont varié. b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise. L’auditeur examinera donc ce cas les procédures suivies par la comptabilité pour ajuster en cours d’exercice et spécialement à la clôture de l’exercice, les dettes en monnaie étrangère. Compte tenu du système monétaire actuel, ce risque peut être dans certaines entreprises très important. Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 8 c) Examen pratique des dispositifs de contrôle : Exemples de tests de permanence : - sélectionner des fournisseurs étrangers, vérifier les cours de change utilisés ; - sélectionner des paiements à des fournisseurs étrangers, vérifier l’enregistrement des différences de change ; - sélectionner des différences de change dans le compte de résultats et s’assurer qu’elles sont justifiées ; - sélectionner des ajustements faits en fin d’exercice et les vérifier. 5. Conclusions et établissement définitif du document de synthèse 5.1. Au terme de l’évaluation préliminaire du contrôle interne. L’auditeur dresse un tableau de synthèse qui récapitule les principales forces théoriques et faiblesses du système analysé. A titre d’exemple, nous supposerons pour la suite de ce module que, sur tous les points examinés, l’analyse du contrôle interne n’a fait ressortir des faiblesses que sur les points suivants : a) S’agissant du point 1.2. ci-dessus (risque de réception de marchandises sans enregistrement de la facture correspondante), nous supposerons que l’auditeur a constaté que les bons de réception étaient conservés par le service réceptionnaire des marchandises et que, lors de la réception de la facture, la comptabilité l’envoyait sans l’enregistrer (comptablement ou extra-comptablement). De plus, à la clôture de l’exercice, la comptabilité ne s’assure pas que toutes les factures lui ont bien été restituées avec les bons de réception correspondants. b) S’agissant du point 2.3. (risque de non-détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures), nous supposerons que l’auditeur a constaté qu’il n’était pas prévu de contrôle systématique des factures reçues et qu’il était donc possible que des erreurs ne soient pas détectées. Ces conclusions sont reportées sur le tableau de synthèse présenté page suivante. 5.2. Au terme des tests de permanence. L’auditeur peut évaluer de manière définitive le contrôle interne. Il sait maintenant distinguer parmi les points forts ceux qui fonctionnent d’une manière permanente. Nous supposerons que les tests de permanence ont confirmé l’évaluation préliminaire sauf sur le point 2.2. (Enregistrement de charges et de dettes non autorisées). Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 9 L’auditeur a constaté par exemple que certains bons de commande étaient envoyés directement aux fournisseurs par un service qui n’avait pas compétence pour le faire. Nous examinerons ultérieurement la conséquence de ce point faible. Etant en possession de tous les éléments nécessaires, l’auditeur peut terminer le document de synthèse relatif au module examiné. --------------------<*>-------------------- Audit fonction Achats-Fournisseurs Page 10 Dossier : UNION TECHNIQUE Rédacteur Chef de Mission : Période ou exercice : 2002 DFS XA OBJET ou INTITULE DE COMPTE : Document de synthèse, module « Ventes » Proposition concernée (1) Exhaustivité des enregistrements − − (2) Réalité des enregistrements − − − (3) Coupure des enregistrements (4) Evaluation des soldes LE FAIT ENVISAGE… Date : 15/09/02 EVALUATION PRELIMINAIRE …peut-il Réf. théoripapiers quement se travail produire ? T : Théorique P : Pratique TESTS DE PERMANENCE …S’est-il Réf. produit papiers pratitravail quement ? 1.1. Omission de l’enregistrement d’une facture reçue. NON NON 1.2. Réception de marchandises (ou service rendu) sans enregistrement de la facture correspondante. 1.3. Omission d’enregistrement d’un avoir. 1.4. Non-comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs OUI ___ NON Voir module trésorerie NON NON Voir module trésorerie NON NON OUI OUI ___ NON NON sauf point 1.2. NON NON Enregistrement d’achat non effectué (ou de service non fourni) Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées. Non-détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures Non-détection d’erreurs d’enregistrement 3.1. Mauvaise rattachement des charges à un exercice 4.1. Mauvaise évaluation des dettes en fin d’exercice. Audit fonction Achats-Fournisseurs EVALUATION DEFINITIVE Points forts Points faibles Référence aux travaux d’examen des comptes T.P. T T.P. T.P. P T T.P. Pas examiné (étude complémentaire lors de l’examen des comptes) NON T.P. Page 11 III – L’EXAMEN DES COMPTES L’examen des comptes permet à l’auditeur de vérifier et de compléter les présomptions qu’il a tirées de l’évaluation du contrôle interne. Il en résulte tout naturellement que c’est sur la base du document de synthèse que l’auditeur complète et prévoit la nature de son intervention. 1. Conséquence des points faibles En ce qui concerne les points faibles de l’organisation pouvant avoir des conséquences comptables, incombe au praticien : - de déterminer les conséquences que chacun d’entre eux peut avoir sur la régularité et la sincérité des comptes ; - d’en déduire l’action qu’il faut entreprendre pour pouvoir se faire une opinion et, si c’est nécessaire, pour permettre la correction de l’organisation existante. Replaçons-nous dans le cadre de l’évaluation précédente et envisageons à titre d’exemple les conséquences possibles des points faibles qui apparaissent sur le document de synthèse. 1.1. Faiblesse correspondant au point 1.2. du document de synthèse. Faiblesse constatée : l’auditeur craint qu’il y ait eu réception de marchandises sans enregistrement de la facture correspondante. Rappelons que nous avons supposé que les bons de réception étaient conservés par le service réceptionnaire de la marchandise et qu’à la réception de la facture la comptabilité l’envoyait à ce service sans l’enregistrer (comptablement ou extra-comptablement) et ne s’assurait pas, à la clôture de l’exercice, que toutes les factures lui étaient bien restituées avec les bons de réception correspondants. Ce problème est abordé avec le client qui décide par exemple la modification de la procédure. Il faut, pour l’auditeur, envisager deux cas : - soit la procédure pourra être mise en œuvre pour la clôture de l’exercice, auquel cas il prévoit d’effectuer ultérieurement un test pour s’assurer de son bon fonctionnement ; - soit la procédure ne pourra pas être mise en œuvre pour la clôture de l’exercice et, le risque subsistant, il doit être en mesure de l’apprécier. A titre d’exemple, on pourra retenir que l’auditeur décide : • d’effectuer deux mois après la clôture de l’exercice (donc avant l’arrêté définitif) un test complémentaire consistant à examiner les factures enregistrées au cours des deux premiers mois de l’exercice suivant et à se faire présenter les bons de réception Audit Fonction : Achats- Fournisseurs Page 12 correspondants pour s’assurer que la date de réception est postérieure à la clôture de l’exercice ; • d’effectuer une circularisation du compte « fournisseurs » 1.2. Faiblesse correspondant au point 2.3. du document de synthèse Faiblesse constatée : l’auditeur craint la non-détection d’erreurs commises sur les factures. L’auditeur décide le test complémentaire suivant : il reprend le test de permanence destiné à vérifier les factures et accroît le taux de sondage pour tester : - les additions - le calcul de la taxe - tous les autres éléments. 1.3. Faiblesse correspondant au point 2.2. du document de synthèse. Faiblesse constatée : l’auditeur craint que des charges ou des dettes non autorisées aient été enregistrées. Nous avons supposé que cette faiblesse a été détectée au cours d’un test de permanence, l’auditeur ayant constaté que des bons de commande étaient envoyés directement aux fournisseurs par un service qui n’aient pas compétence pour le faire. Après échange de vues avec le client sur ce problème, on peut envisager deux possibilités : - l’auditeur s’est fait confirmer que ce service pouvait être habilité à émettre de telles commandes - l’entreprise estime que cette situation est anormale ; elle fait cesser cette procédure déficiente et examine en détail les commandes passées de l’exercice pour détecter les anomalies éventuelles. L’auditeur contrôle ensuite ses travaux. 2. Conséquence des points forts En ce qui concerne les points forts, l’auditeur a tiré de son évaluation du contrôle interne des présomptions favorables. Son objectif est maintenant d’acquérir des éléments de preuves directes qui les complètent et les corroborent. Il est évident que meilleurs auront été les résultats fournis par les tests de permanence, moins les vérifications nécessaires seront importantes : les sondages correspondant à l’examen des comptes sont donc d’autant moins étendus que le contrôle interne est fort. Ce sont ces tests que nous allons maintenant présenter. Nous examinerons successivement : Audit Fonction : Achats- Fournisseurs Page 13 - l’audit analytique - les tests de validation des soldes 3. L’audit analytique (s’assurer du caractère vraisemblable des comptes) : les tests de cohérence Comparaison avec des données extérieures L’auditeur compare par exemple avec des entreprises de même nature ou les statistiques professionnelles : - l’évolution des charges - le pourcentage des différentes charges - les taux de marge - les ratios de rotation des comptes fournisseurs. La vérification des écritures de centralisation relatives aux achats et charges L’auditeur effectue également des rapprochements avec des données statistiques ou des documents de gestion. L’examen des balances auxiliaires Le solde du compte collectif « fournisseurs » représente, en fait, la somme des dettes individuelles envers les fournisseurs de la société. L’auditeur vérifie que la balance individuelle des comptes fournisseurs présente un solde égal au compte collectif. Il fait de même, si nécessaire, pour la balance des créditeurs divers, des effets à payer, etc. Tous les éléments statistiques disponibles dans l’entreprise peuvent être utilisés à cet égard. La mise en œuvre de tests de cohérence Ces tests comprennent généralement : a) Une analyse indiciaire interne de base. Il s’agira essentiellement d’analyses indiciaires portant sur la vraisemblance des comptes et permettant au réviseur d’orienter plus efficacement ses recherches ultérieures sur la validité et la recouvrabilité des soldes. Plusieurs contrôles sont possibles. On peut par exemple : - étudier les variations du montant des dettes d’un exercice sur l’autre, en relation avec les variations des charges - comparer les ratios de rotation des comptes « fournisseurs », d’une année sur l’autre - comparer la répartition des dettes par date d’ancienneté d’un exercice à l’autre Audit Fonction : Achats- Fournisseurs Page 14 - étudier les variations des différentes catégories de charges d’une année sur l’autre ou mensuellement b) Un rapprochement entre la comptabilité et les informations à caractère extra-comptable. Les budgets et prévisions de tous ordres en matière de charges sont de plus en plus courants, et leur comparaison avec le niveau des charges effectivement atteint est un bon indicateur sur la cohérence d’ensemble de la comptabilité. 4. Les tests de validation des soldes Il s’agit essentiellement des soldes « fournisseurs ». Les soldes des « autres créances » pourront être validés selon les mêmes principes. les comptes fournisseurs (ou créditeurs divers) La vérification du solde « fournisseurs » consiste à justifier un pourcentage plus ou moins élevé des montants qui apparaissent sur la balance. Cette vérification peut être effectuée, soit à partir d’une circularisation des comptes fournisseurs, soit, à défaut, sur les pièces justificatives internes à la société. L’auditeur sélectionnera généralement les plus gros montants. Il s’attachera à vérifier et à justifier de manière systématique les comptes « fournisseurs » débiteurs (acomptes, doubles règlement…). Enfin, un examen du dénouement du solde être effectué. a) La circularisation des comptes fournisseurs et effets à payer. La procédure de confirmation directe auprès des fournisseurs présente plusieurs avantages : - elle permet de se faire confirmer les soldes fournisseurs - elle permet éventuellement de détecter des éléments de passif non enregistrés. On peut envisager pour les fournisseurs deux types de circularisation : Le premier est la circularisation « positive » : à la demande de l’auditeur, l’entreprise communique à ses fournisseurs le solde apparaissant dans ses comptes en les priant soit de le confirmer, soit de bien vouloir faire part des différences directement à l’auditeur (dont l’adresse est indiquée). Cette demande est préparée par les employés de la société, vérifiée par le réviseur qui en assure lui-même l’expédition. Le deuxième est la circularisation « aveugle ». A la demande de l’auditeur, l’entreprise prie ses fournisseurs de bien vouloir indiquer directement à l’auditeur, le solde de son compte dans leurs livres. Elle pourra être effectuée selon le modèle suivant : Audit Fonction : Achats- Fournisseurs Page 15 Messieurs, A la demande de M…………….., (auditeur ou commissaire aux comptes de la société), et en vue de la révision des comptes à laquelle il procède actuellement, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir lui adresser, à l’adresse suivante………………., le relevé de notre compte dans vos livres au ………….. Dans la mesure du possible, il lui serait utile de pouvoir disposer : - d’une part, du détail des opérations constituant le solde de votre compte « Client… » au… 19.. ; - d’autre part, du bétail de nos effets acceptés et non échus à cette même date. Nous vous vous remettons à cet effet une enveloppe-réponse que vous pourrez utiliser pour l’envoi de ces relevés. En vous remerciant par avance de votre obligeance, nous vous prions de croire, Messieurs, à l’expression de nos sentiments distingués. L’étendue du sondage à réaliser dépend de la composition du compte et de la qualité du contrôle interne. Dans tous les cas, l’auditeur inclura dans sas sélection des comptes présentant des soldes nuls ou faisant l’objet de procédures contentieuses. Le réviseur reçoit directement les réponses et examine attentivement tous les désaccords qui se manifestent. Au terme de son analyse, il établit des conclusions indiquant quelle proportion de la balance « fournisseurs » a été confirmée directement et peut être considérée comme certaine et quel degré de confiance on peut avoir dans la validité des comptes. b) La vérification sur pièces internes. Le contrôle de la validité des comptes « fournisseurs » et « effets à payer » à l’aide des factures, des bons de réception et des bons de commande requiert beaucoup de temps. Elle consiste à justifier le solde à l’aide de ces documents. Elle ne sera donc normalement effectuée qu’à titre complémentaire, d’une part, pour éclaircir les désaccords qui peuvent surgir lors de processus de circularisation, d’autre part, pour vérifier le solde des fournisseurs non circularisés ou n’ayant pas répondu à la circularisation. c) La vérification par contrôle du dénouement. Il consiste à vérifier par sondages le règlement sur l’exercice suivant des sommes portées aux comptes fournisseurs. Pour les dettes qui ne seraient apparemment pas règles aux comptes fournisseurs. Pour les dettes qui ne seraient apparemment pas réglées dans un délai normal il peut procéder aux contrôles complémentaires évoqués ci-dessus (a et b). Audit Fonction : Achats- Fournisseurs Page 16 La vérification de l’évaluation des soldes Elle concerne principalement les fournisseurs, qui facturent en monnaie étrangère. Le réviseur s’efforcera d’obtenir la liste de ces fournisseurs et vérifiera pour les montants importants (selon le degré de matérialité qu’il aura lui-même défini) que les dettes correspondantes ont fait l’objet d’un ajustement à la clôture de l’exercice. IV – VERIFICATION FINALE DE COHERENCE L’auditeur est ainsi amené à prendre connaissance des principaux événements qui ont pu se produire après la clôture des comptes. Parmi les événements susceptibles de retenir l’attention de l’auditeur figureront, à titre indicatif : - la perte d’un fournisseur important - les litiges survenus après la clôture et afférents à des achats réalisés dans l’exercice Audit Fonction : Achats- Fournisseurs Page 17
