SECRÉTARIAT GÉNÉRAL À L’IMMIGRATION ET À L’INTÉGRATION Service de l’asile Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets Fonds européen pour les réfugiés 2008‐2013 (FER III) État membre : FRANCE Autorité responsable : Ministère de l’intérieur, Secrétariat général à l’immigration et à l’intégration, Service de l’asile Avril 2013 Avant‐propos Ce guide des bonnes pratiques a été conçu pour les organismes bénéficiant d'une subvention du Fonds européen pour les réfugiés (FER). Il a pour objet d'apporter les principales informations nécessaires relatives au cycle de vie d'un projet FER (sa construction, son conventionnement, son contrôle, etc.) et surtout sur l'éligibilité des dépenses des projets présentés afin de répondre au mieux aux contrôles préalables au paiement du solde. Il s’inspire de différentes sources, à commencer par les références réglementaires du Fonds européen pour les réfugiés1, des échanges avec la Commission européenne mais également des échanges avec les bénéficiaires, notamment lors de la journée d'information FER de septembre 2012. Les réponses aux questionnaires adressés aux bénéficiaires en 2012 en vu de la préparation de ce guide de bonnes pratiques ont également été exploitées. Enfin, cet outil s’inspire de guides disponibles sur d’autres fonds européens dont les règles sont proches de celles du FER. Ce guide, à vocation illustrative et pédagogique, ne constitue en aucun cas une base juridique opposable. En effet, seul le cadre réglementaire du FER et la convention signée avec l'État constituent les bases juridiques pour la mise en œuvre des projets cofinancés. Si l'une des informations présentées dans ce guide vient à contredire ce qui est stipulé dans la base juridique, alors la base juridique prévaudra. 1 ‐ Décision n° 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008‐2013. ‐ Décision de la Commission européenne du 19 décembre 2007 fixant les modalités de mise en œuvre de la décision n° 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil. ‐ Décision du 3 mars 2011 modifiant la décision 2008/22/CE fixant les modalités de mise en œuvre de la décision n° 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008‐2013. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 3/53 Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 4/53 Sommaire I. Accéder à un financement du fonds européen pour les réfugiés (FER) __________ page 7 A. Présentation du FER_____________________________________________________ page 7 B. Le cycle de vie d'un projet FER_____________________________________________ page 9 C. Les acteurs de la gestion du FER __________________________________________ page 10 II. Construire un projet, établir une demande de subvention ___________________ page 13 A. Les dimensions stratégique, temporelle et physique __________________________ page 13 B. La dimension financière _________________________________________________ page 14 1. La trésorerie _____________________________________________________ page 14 2. L'élaboration du budget prévisionnel _________________________________ page 14 III. S'engager par convention _____________________________________________ page 17 IV. L'éligibilité des dépenses _____________________________________________ page 19 A. Les dépenses directes __________________________________________________ page 19 1. Les frais de personnel _____________________________________________ page 19 2. Les frais de voyage et de séjour______________________________________ page 23 3. Les frais d'équipement_____________________________________________ page 24 4. Les biens immobiliers______________________________________________ page 25 5. Les consommables, fournitures et services généraux ____________________ page 26 6. La sous‐traitance _________________________________________________ page 27 7. Les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires ____________________________ page 28 8. Les frais d'experts ________________________________________________ page 28 9. Les dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles ______________ page 29 B. Les coûts indirects _____________________________________________________ page 29 C. Les dépenses inéligibles _________________________________________________ page 30 V. Suivre l'opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation __________ page 33 A. Assurer une exécution conforme de l'opération conventionnée _________________ page 33 1. Le suivi du projet _________________________________________________ page 33 2. La matrice Excel des dépenses ______________________________________ page 34 3. Le dossier unique _________________________________________________ page 34 B. Les modifications de l'action par avenant à la convention ______________________ page 34 C. L’identification du public cible ____________________________________________ page 35 D. Assurer la visibilité du FER _______________________________________________ page 36 Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 5/53 VI. Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles _________________ page 37 A. Où se procurer le rapport final ? __________________________________________ page 37 B. La complétude du rapport final ___________________________________________ page 37 1. Le contexte opérationnel du projet___________________________________ page 37 2. La visibilité de l'action _____________________________________________ page 38 3. La mise en œuvre de l'action ________________________________________ page 38 4. La matrice Excel des dépenses : un élément primordial du contrôle _________ page 40 5. Les indicateurs ___________________________________________________ page 42 C. Le contrôle de service fait _______________________________________________ page 43 1. Les points de contrôle _____________________________________________ page 43 2. Les étapes du contrôle_____________________________________________ page 44 3. Les justificatifs à fournir____________________________________________ page 46 4. L’attestation sur l'honneur de l'absence de double cofinancement communautaire_____________________________ page 47 D. La détermination de la subvention communautaire___________________________ page 47 E. Les modalités de paiement ______________________________________________ page 48 VII. Contacts utiles _____________________________________________________ page 49 ANNEXES _____________________________________________________________ page 51 Annexe I : Budget prévisionnel de l’action Annexe II : Retraitement des frais de personnel Annexe III : Feuille de temps Annexe IV : Tableau récapitulatif des dépenses acquittées Annexe V : Exemple de feuille d’émargement Annexe VI : Contrôles – Matrice des dépenses Annexe VII : Règles d’éligibilité des dépenses (extrait de la décision 2011/152/UE) Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 6/53 I. Accéder à un financement du fonds européen pour les réfugiés (FER) A. Présentation du FER Créé en 2000, sur décision du Conseil de l’Union européenne, le Fonds européen pour les réfugiés (FER) a pour principal objectif de regrouper, dans un même instrument, les actions mises en œuvre en matière d’accueil des demandeurs d’asile et d’intégration des réfugiés. Les actions financées par le FER sont destinées aux demandeurs d’asile et aux bénéficiaires du statut de réfugié ou d'une autre forme de protection internationale et aux personnes déplacées bénéficiant d'un régime de protection temporaire ainsi que, en fonction de la nature des actions, aux personnes qui ont sollicité ce statut ou cette protection. Le FER permet de soutenir dans les États membres les actions suivantes : • l’accompagnement et l'amélioration de l’accueil des demandeurs d’asile et le développement de l’intégration des réfugiés (projets d’accueil et d’intégration) ; • la mise en œuvre de programmes de réinstallation ; • le renforcement de la coopération pratique entre Etats membres. Afin de mettre en place les actions suscitées, le service de l'asile est en charge de l'élaboration d'un programme pluriannuel à destination de la Commission européenne. Ce dernier est composé d'une description de la situation actuelle dans l'Etat membre concerné des conditions d'accueil, des procédures d'asile, d'intégration, de la réinstallation ainsi que du suivi et de l'évaluation de sa politique d'asile. Chaque année, un programme annuel est établi conformément au programme pluriannuel et composé des éléments suivants : • les modalités de sélection des projets à financer ; • une description des actions à soutenir ; • la répartition financière entre les différentes actions, ainsi que le montant demandé au titre de l'assistance technique. Plusieurs appels à projets sont lancés chaque année afin de pouvoir financer des projets permettant de respecter les objectifs des programmes annuels. Plus de 30 organismes répondent chaque année aux appels à projets FER en proposant des projets visant l’accueil des demandeurs d'asile ainsi que l’intégration des personnes bénéficiant d'une protection. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 7/53 Programme pluriannuel 2008 ‐ 2013 Commission européenne Appels à projets Demandes de subvention Instruction administrative, qualitative et financière Sélection des projets Conventionnement Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 8/53 Programmes annuels B. Le cycle de vie d'un projet FER Un projet cofinancé par le FER passe par plusieurs étapes depuis le dépôt de la demande de subvention jusqu'au paiement de la totalité du financement dû (solde). Avant d'obtenir le solde de la subvention, le projet FER parcourt les étapes suivantes : Appel à projets Demande de subvention Instruction Sélection Conventionnement Paiement du premier préfinancement Réalisation de l’action Contrôle du service fait et évaluation du projet Paiement du second préfinancement (éventuel) Paiement du solde ou reversement Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 9/53 C. Les acteurs de la gestion du FER L'autorité responsable / La section FER du service de l'asile Le Service de l’asile du secrétariat général à l’immigration et à l’intégration du ministère de l'intérieur est l’autorité responsable du FER. La section FER est l’'interlocuteur principal des porteurs de projet. Toutes les questions relatives à : • l'avancement / le suivi du projet : la demande de subvention, la sélection, • la préparation du rapport final, • la préparation du contrôle de service et de l'éligibilité des dépenses, sont du ressort de la section FER. La cellule de gestion mutualisée des fonds européens La cellule de gestion mutualisée réalise la phase de conventionnement avec les porteurs de projets. Elle vient en appui de l'autorité responsable. Cette cellule prend contact avec les porteurs de projet chaque année afin d'élaborer la convention annuelle et ses annexes. La convention est pré‐remplie. Il convient seulement de remplir l'annexe I « Description du projet » et l’annexe financière qui reprend logiquement l'annexe budgétaire de la demande de subvention avec des ajustements, le cas échéant. En effet, il est possible que des changements interviennent entre le moment du dépôt de la demande de subvention et le conventionnement. Il convient par conséquent impérativement d'en avertir la cellule de gestion mutualisée des fonds européens qui transmettra l'information à la section FER. L'annexe budgétaire de la convention doit être construite de manière à refléter le mieux le projet. (cf. II) 2)). Le prestataire chargé du contrôle comptable Le prestataire chargé du contrôle comptable réalise pour le compte de l'autorité responsable les contrôles comptables de chaque projet. Il est chargé de vérifier le service fait de l'action sur l'aspect qualitatif et financier. A partir de la programmation 2012, les contrôles comptables se font sur place de manière systématique afin de pouvoir faciliter les contrôles. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 10/53 Le prestataire chargé de l'évaluation Un prestataire est chargé pour le compte de l'autorité responsable de l'évaluation de chaque programmation annuelle. Celle‐ci est dirigée sur la base d'entretiens conduits avec les responsables des actions à l'occasion d'une visite sur place. Elle donne lieu à un rapport d'évaluation annuel validé par l'autorité responsable et envoyé à la Commission européenne. Des fiches actions sont réalisées pour chaque projet cofinancé par le FER. Elles sont ensuite envoyées à chaque bénéficiaire lors de la clôture du programme. L'autorité d'audit L'autorité d'audit pour le FER est la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC). Elle a pour principale mission de vérifier le fonctionnement efficace du système de gestion et de contrôle du FER. Elle vérifie que la gestion du FER par l'autorité responsable correspond bien aux attentes de la Commission européenne. Elle peut réaliser un contrôle d’opération sur des projets déjà contrôlés en premier lieu par le prestataire comptable. L'autorité de certification L'autorité de certification est le pôle national de certification des fonds européens, rattachée à la direction générale des finances publiques. Elle a pour tâche principale de certifier les dépenses, c'est‐à‐dire confirmer leur validité suite aux contrôles comptables. Dans ce cadre, l'autorité de certification établit des Contrôles qualité certification sur 1 ou 2 dossiers par an et peut, par conséquent, être amenée à demander des informations complémentaires aux porteurs de projets suite au premier contrôle du prestataire comptable. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 11/53 Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 12/53 II. Construire un projet, établir une demande de subvention A. Les dimensions stratégique, temporelle et physique Il s'agit de poser les fondements du projet à construire en répondant aux questions suivantes : Quelle action mettre en place ? Le projet s'inscrit‐il dans la mesure A « Accueil et accompagnement des demandeurs d'asile » ? Le projet s'inscrit‐il dans la mesure B « Intégration des bénéficiaires d'une protection internationale » ? Les projets s'inscrivent selon l'appel à projets dans deux mesures relevant respectivement de l'accueil des demandeurs d'asile ou de l'intégration des bénéficiaires d'une protection internationale. Où l'action doit‐elle être mise en place ? L'action est‐elle réalisée sur le territoire français ? C'est la seule exigence géographique du FER. Pour quel public ? C'est une question primordiale avant de déposer une demande de subvention FER. Est‐ce que le public visé par le projet répond aux règles d'éligibilité du public cible FER ? Les publics cibles éligibles au FER sont : • tout ressortissant de pays tiers ou apatride bénéficiant du statut défini par la Convention de Genève et admis à résider en qualité de réfugié dans un des Etats membres de l'Union européenne ; • tout ressortissant de pays tiers ou apatride bénéficiant d'une forme de protection subsidiaire ; • tout ressortissant de pays tiers ou apatride ayant demandé à bénéficier d'une des formes de protection susvisées ; • tout ressortissant de pays tiers ou apatride bénéficiant d'une protection temporaire ; • tout ressortissant d'un pays tiers ou apatride qui fait ou a fait l'objet d'une réinstallation dans un Etat membre. Quelle est la durée du projet ? Un projet FER peut être financé pour une période de 12 mois maximum. Il doit commencer impérativement dans le courant de l'année civile de la programmation annuelle. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 13/53 B. La dimension financière 1. La trésorerie Le cofinancement FER est versé en plusieurs étapes : • signature de la convention, 50% de la subvention FER est versé aux porteurs de projets ; • un second préfinancement éventuel est possible selon la remontée des dépenses opérées ; • le solde de la subvention est versé au minimum en N+2. Seulement 50% de la subvention FER accordée est versé au cours de l'année de réalisation du projet. Il est donc primordial d'avoir une trésorerie conséquente afin de pouvoir pallier le manque de trésorerie provoqué par les délais de paiement. 2. L'élaboration du budget prévisionnel Le budget (annexe I) constitue une prévision des dépenses et des ressources qui doivent être équilibrées : DÉPENSES = RESSOURCES Le budget est un des éléments essentiels de la demande de subvention. En effet, si le cofinancement FER est accepté, il sera au cœur de la convention passée avec le service de l'asile et fera l'objet d'une annexe financière détaillée. Il est composé des éléments suivants : a) Les dépenses prévisionnelles Elles sont de nature différente, il peut s'agir de : DÉPENSES DIRECTES : ce sont les dépenses dédiées à l’action qui sont essentielles à sa mise en œuvre : les frais de personnel, les frais de voyage et de séjour, les frais d’équipement, les biens immobiliers, les consommables, fournitures et services généraux, les frais de sous‐traitance, les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires et les frais d'experts et les dépenses spécifiques en lien avec les groupes cibles ; DÉPENSES INDIRECTES : ce sont les dépenses à la charge de la structure mais ne pouvant être rattachées au seul projet cofinancé. Elles ne peuvent être ni identifiées ni justifiées de façon individuelle (ex. : frais de siège). Les justificatifs comptables seront effectués à partir du compte de résultat qui permet une analyse globale des dépenses de l'organisme. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 14/53 Ce type de dépenses est plafonné à 7% des coûts directs éligibles. Il est conseillé de construire le budget prévisionnel à hauteur de ce plafond de 7%. b) Les taux d'affectation des dépenses directes Certaines dépenses directes sont directement affectées à l'action mais pas obligatoirement à 100 %. Si des dépenses directes ne sont pas entièrement dédiées à l'action, il convient de déterminer un taux d'affectation à la dépense selon des clefs d'affectation qui peuvent être différentes. Exemple de taux d’affectation : • nombre de participants prévus dans l’action FER / autres publics accueillis par l’organisme pendant la même période ; • heures de formation dans l’action FER / heures totales de formation dispensées par l’organisme pendant la même période ; • temps consacré par le personnel à l’opération FER / temps total travaillé dans l’organisme pendant la même période ; • surface dédiée au projet / surface totale du site de l’organisme ; • nombre d’ETP dédiés au projet FER / nombre d’ETP total. Les taux d’affectation ainsi définis peuvent s’appliquer à tout type de dépense directe éligible. Exemple : le porteur de projet utilise un de ses bureaux pour recevoir les demandeurs d'asile / réfugiés pour du suivi social. Le bureau est occupé la moitié de l'année par un salarié imputé sur le projet cofinancé par le FER. Une clef sur le temps passé devra être utilisée afin de connaître le montant à affecter au projet. Il s'agit d'un taux d'affectation. Certains taux d’affectation ne sont pas éligibles, tels que les clefs financières (extrapoler la part du budget consacré au projet FER par rapport au budget global de la structure aux différentes dépenses). Il convient de présenter au moment du conventionnement les taux d’affectation envisagés, pour validation. c) Les ressources du projet Le FER ne peut financer à 100 % un projet (hors assistance technique). Ainsi, le budget doit être équilibré avec des ressources provenant de contreparties nationale, régionale, locale ou privée, y compris les contributions propres du bénéficiaire final. Le cofinancement FER est au plus égal à 50 % (75 % pour les projets relevant des catégories spécifiques prévues par les orientations stratégiques : femmes vulnérables, mineurs isolés étrangers demandeurs d’asile, victimes de tortures). Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 15/53 Par ailleurs, les recettes éventuelles issues du projet doivent être intégrées dans le montage financier réalisé au moment de la demande de subvention. Celles‐ci peuvent résulter de la vente de produits et de services, de loyers versés par le public bénéficiaire du projet, etc. Les recettes font partie intégrante des ressources du projet. Au stade du dépôt de projet, les attestations de cofinancement demandées aux différents financeurs devront préciser au mieux le pourcentage de cofinancement dédié à l'action cofinancée, afin de faciliter le contrôle des ressources. BONNE PRATIQUE : dans le cas où la subvention d’un cofinanceur n’est pas exclusivement dédiée au projet FER, le bénéficiaire doit demander au financeur en question de préciser la part de la subvention affectée au projet FER. Sans quoi, l’intégralité de celle‐ci sera prise en considération dans les ressources lors des contrôles, déduisant d’autant le FER dû. Contrats aidés : ressource ou déduction de charges ? Les porteurs de projets peuvent vouloir intégrer des emplois aidés dans leur plan de financement relatif au projet. Pour ce faire, il existe 2 options : • prendre en compte dans les dépenses la part du salaire restant à la charge de l'organisme, en déduisant la partie prise en charge par l'État ; • prendre en compte dans les dépenses la totalité du salaire de l'emploi aidé, et en compensation, indiquer dans les ressources le montant total pris en charge par l'État. Le cas des ressources adoptant un calendrier différent à celui du FER ? Il peut arriver que le calendrier de certaines ressources du projet ne soit pas concordant avec le calendrier du FER. Il s'agira alors d'expliquer l'affectation temporelle de la ressource. Exemple : le projet FER sera réalisé du 1er janvier 2013 au 31 décembre 2013. Un cofinancement de l'État établit sa convention du 1er juillet 2012 au 30 juin 2013 pour un cofinancement à hauteur de 100 000 euros. Seulement 50 000 euros de cofinancement sera imputable au projet FER. BONNE PRATIQUE : dans le cas où la subvention d’un cofinanceur n’est pas exclusivement dédiée au projet FER de l’année n, mais est attribuée au projet FER n et n‐1 ou n et n+1, le bénéficiaire doit demander au financeur en question de préciser la part de la subvention affectée au projet FER de chaque année concernée. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 16/53 III. S'engager par convention C'est la cellule de gestion mutualisée des fonds européens qui réalise l'exercice du conventionnement annuel pour le compte de l'autorité responsable du FER. Il s'agit d'établir un acte contractuel entre le porteur de projet et le service de l'asile afin d'établir les conditions d'utilisation de la subvention. La convention a généralement une durée d’un an qui correspond à la durée de réalisation de l'action. Les dates de début et de fin de l'opération sont des éléments contractuels fixes qui ne peuvent être modifiés sans en informer préalablement l'autorité responsable. En particulier, concernant la date de fin de l'action, il est impératif de passer un avenant en cas de dépassement de la période prévisionnelle de réalisation. Le projet est obligatoirement d'une durée inférieure ou égale à un an. Le contenu du projet et les modalités de mise en œuvre sont décrits dans les annexes techniques et financières jointes à la convention qui constituent les pièces contractuelles de la convention. Ces annexes précisent : • la description de l'action : il s'agit de détailler l'action telle qu'elle a été présentée lors de la demande de subvention avec les différentes modifications qui auraient été apportées depuis ; • la description des différents coûts : les taux d'affectation doivent être explicités dans cette partie. Il s'agit d'expliquer quelles dépenses correspondent au poste de budget répertorié dans le plan de financement ; • les indicateurs prévisionnels de réalisation : pour chaque action financée, le porteur de projets doit identifier des indicateurs prévisionnels de réalisation pour l'action cofinancée (certains indicateurs sont définis par l’autorité responsable dans le formulaire de demande d’aide et doivent être obligatoirement renseignés par le porteur de projet s’ils sont pertinents pour son projet) ; • les actions de communication envisagées pour mettre en valeur le FER : il peut s'agir de la création d'affiches, l'apposition de logo sur les différents documents utilisés par l'organisme, etc. ; • le plan de financement détaillé par poste de dépense (cf. point IV) sur l'éligibilité des dépenses) ; • le modèle de rapport final. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 17/53 Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 18/53 IV. L'éligibilité des dépenses Cette partie explicite les règles définies dans l’annexe VII « Règles d’éligibilité des dépenses » qui figure en annexe au présent guide. A. Les dépenses directes 1. Les frais de personnel (article II 1.1 de l’annexe VII) Les frais de personnel affecté au projet représentent la partie de la rémunération habituelle et les charges sociales et fiscales associées, assumées par l'employeur et réellement dépensées par le porteur de projet. Les éléments suivants des frais de personnel sont éligibles : • salaires bruts ; • charges sociales ; • autres prélèvements obligatoires ; • droits statutaires : le 13ème mois en vertu du contrat de travail, revalorisation du poste ; • primes non liées à la performance (ex : prime complémentaire de fin d’année, définie selon le contrat de travail ou la convention collective comme un pourcentage maximal du salaire mensuel) ; • provisions pour indemnités de départ ou au pro rata, payées à la fin d’un contrat, uniquement si elles sont mentionnées dans les statuts ou le contrat de travail et si le montant est raisonnable (pouvant être justifié par un calcul) et si elles sont applicables à tout membre du personnel équivalent ; • indemnités de congé maladie statutaires prévues par les textes, supportées par l’employeur et non remboursées par un régime de sécurité sociale ; • allocations de congé maternité si elles sont supportées par le bénéficiaire final et non remboursées par un régime de sécurité sociale ; • charges patronales ; • charges de la sécurité sociale ; • impôts directs et autres charges statutaires payées par l’employeur ; • les tickets restaurants et cartes de transport. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 19/53 Les frais de personnels doivent être détaillés dans le budget prévisionnel avec mention de l'effectif et de la fonction de chacun comme indiqué ci‐dessous. Fonds européen pour les réfugiés 2013 ‐ Détail des frais de personnel Fonction ‐ Libellé Nb d'heures travaillées sur l'année Nb d'heures travaillées sur le projet Clef de répartition Salaire annuel brut Dépenses affectées au projet Coût total ATTENTION : la politique de rémunération habituelle doit être respectée : les rémunérations sur le projet FER doivent s'inscrire dans la même politique salariale que celle appliquée sur les autres projets. Certaines dépenses sont inéligibles : • primes sur le résultat ; • indemnités de départ non prévues ; • indemnité de départ à la retraite ; • avantages en nature (voiture, logement de fonction). Comment justifier les frais de personnel ? Plusieurs documents doivent être fournis aux contrôleurs afin de justifier des frais de personnel (liste non‐exhaustive) : • contrat de travail, lettre de mission ; • copie des bulletins de salaire, journal de paie ou DADS. En ce qui concerne les charges patronales : • attestation URSSAF prouvant que le porteur est bien à jour dans ses cotisations. Elles doivent faire état du paiement des charges correspondant à la période de réalisation couverte par le rapport final. Un modèle de feuille de retraitement des frais de personnel est fourni en annexe de ce guide. Elle peut permettre aux porteurs de projets de bien préciser le mode de calcul utilisé dans le montant des frais de personnel (cf. Annexe II). Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 20/53 Comment prouver l'affectation du personnel au projet ? L’affectation au projet se fera pour tout membre du personnel dont le coût est à imputer au projet, qu'il s'agisse du personnel opérationnel, administratif ou de soutien. Le nom de chaque personne concernée sera clairement indiqué ainsi que le prorata du temps qu'il/elle aura consacré au projet avec la date de début et de la fin de son affectation. Pour une personne affectée à l'action pour la totalité de son travail sur une période donnée, le temps d'activité consacré au projet est justifié sur la base d'une fiche de poste ou d'une lettre de mission. La lettre de mission doit expliciter le lien entre les missions du salarié et le projet cofinancé par le FER. Elle doit également clairement affirmer l'affection de cette personne au projet. Exemple de lettre d'affectation : « Je, soussigné, PRENOM/ NOM, directeur général de l’Association X, certifie par la présente que Mme / M. NOM est affecté(e) à hauteur de X % dans le cadre de ses fonctions au sein de l’Association X et en sa qualité de … (poste) à la réalisation du projet FER A‐2011, co‐financé par le FER, du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011. » « Mme / M. NOM participera activement et directement à la mise en œuvre de l’action par la réalisation des tâches suivantes : …, …., etc. Cette mission s’exerce dans le cadre de son contrat de travail et en conformité avec le règlement intérieur. » BONNE PRATIQUE : il est possible de démontrer l’affectation au projet FER de l’ensemble des agents concernés dans une seule décision écrite qui devra être signée avant le début du projet. Pour une personne affectée partiellement à l'opération, le bénéficiaire doit impérativement justifier du temps d'activité effectivement consacré au projet à l'aide d'une feuille de temps type dont un modèle a été réalisé par le service de l'asile (cf. Annexe III). Le modèle présenté en annexe est indicatif. Cependant dans le cas où l'organisme cofinancé par le FER souhaiterait utiliser un autre modèle, il conviendra de le présenter à l'autorité responsable pour validation en amont afin de vérifier s‘il correspond aux exigences de justification du FER. Cette feuille de temps représente un état récapitulatif détaillé par jour pour la durée de l'action. Elle est datée et signée par la personne rémunérée et son supérieur hiérarchique de manière mensuelle. Par ailleurs, le lien entre le temps d'activité et les actions cofinancées doit être justifié. En effet, les feuilles de temps sont accompagnées de livrables non comptables tels que l’ordre du jour des réunions et leurs comptes‐rendus (échantillonnage réalisé lors du contrôle de service fait) pour les personnes valorisées à temps partiel sur l'opération. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 21/53 Comment prévoir le nombre d'heures passé sur un projet par un personnel ? Il est souvent difficile de prévoir le temps passé par un salarié sur l'action. Une estimation est néanmoins demandée au porteur de projet à l'étape de la demande de subvention. Si le bénéficiaire constate une sur‐réalisation ou une sous‐réalisation, il convient d'avertir l'autorité responsable le plus rapidement possible. La section FER jugera l'utilité de réaliser un avenant à la convention. Comment prouver l'acquittement des dépenses de personnel ? En produisant : • une attestation du commissaire aux comptes ou de l'expert‐comptable (ces frais peuvent être inclus dans le budget prévisionnel lors de la demande de subvention et donc être pris en charge par le FER) (cf. annexe IV) ; • des relevés bancaires : ils sont la solution la moins avantageuse pour le porteur de projet. En effet, cette solution est particulièrement chronophage et demande un suivi très précis. A chaque salaire doit être joint le versement effectué par la structure. Le cas spécifique des organismes publics Les frais de personnel des organismes publics sont éligibles dans le cas où l'activité cofinancée n'aurait pas été entreprise par le personnel si le projet n'avait pas été cofinancé. Ce personnel est dans ce cas détaché sur le projet ou affecté à celui‐ci par le biais d'une décision écrite du bénéficiaire final. Le cas de l'indemnisation des stagiaires Les coûts des stagiaires directement indemnisés par le bénéficiaire sont éligibles au FER. Les pièces requises pour valider les indemnités versées aux stagiaires sont les suivantes : • la convention de stage (ou toute autre forme de contrat liant l'organisme et le stagiaire) ; • la lettre d'affectation (sur laquelle sont indiqués le % d'affectation du stagiaire au projet ainsi que les tâches incombant au stagiaire pour la réalisation de l'action) ; • les feuilles de temps si le stagiaire est à temps partiel sur le projet ; • les fiches de paie ou reçu/attestation sachant que le versement d'une indemnité donne lieu à l'établissement d'une fiche de paie dans la majorité des cas. Si l'organisme ne produit pas de fiche de paie pour la gratification, il lui sera demandé de produire un reçu signé par le stagiaire attestant qu'il a perçu une indemnité et d'en indiquer son montant. Le cas du service civique L'association accueillant et souhaitant embaucher un personnel en service civique pour le projet FER pourra faire valoir les dépenses en lien avec les activités de ce personnel (frais de séjour et de voyage) mais non pas la rémunération de ce dernier puisque celle‐ci est intégralement prise en charge par l'Etat. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 22/53 2. Les frais de voyage et de séjour (article II.1.2 Annexe VII) Les frais de voyage et de séjour sont des coûts directs éligibles pour le personnel ou les autres personnes qui participent aux activités du projet. Une condition primordiale : le déplacement doit être nécessaire à la mise en œuvre du projet. Le remboursement des frais de déplacement est basé sur : • le moyen de transport en commun le moins cher ; • les billets d'avion sont autorisés uniquement pour les voyages de plus de 800 kms (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie réellement le transport aérien ; • lorsqu'il s'agit de l'utilisation d'une voiture privée, le remboursement est effectué sur la base du coût des transports en commun, soit d'une indemnité kilométrique en fonction de la puissance du véhicule (à ce titre, une copie de la carte grise du véhicule utilisé doit être fournie). Le remboursement des frais de séjour est basé sur des indemnités journalières qui respectent la politique habituelle du porteur de projet. Quelles sont les pièces justificatives des frais de voyage et de séjour ? Il faut fournir : • les tickets, les reçus (de péage par exemple), etc. ; • dans le cadre de voyages en avion : les billets et cartes d'embarquement doivent être fournis comme preuves justificatives ; • les frais de transport journalier sont éligibles au titre du poste « frais de voyage et de séjour » seulement si ces coûts sont imposés par le Code du travail ou la convention collective et que ceux‐ ci sont mentionnés sur la fiche de paie ; • les frais de voyage supportés par le bénéficiaire pour les bénévoles impliqués sur le projet sont éligibles ; • pour justifier du nombre de kilomètres lorsque le porteur de projet souhaite utiliser une voiture privée, il est possible d'utiliser la version imprimée d'un site internet permettant le calcul d'itinéraire. Toutes les pièces justificatives devront être accompagnées d'un descriptif court expliquant l'objet du voyage et son lien avec le projet. L'acquittement de ces dépenses devra être justifié par : • une attestation de commissaire aux comptes ou de l'expert‐comptable (ces frais peuvent être inclus dans le budget prévisionnel lors de la demande de subvention et donc être pris en charge par le FER) (cf. annexe IV) ; • des relevés bancaires. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 23/53 3. Les frais d'équipement (article II.1.3 Annexe VII) L'achat d'équipement est éligible si ce dernier est essentiel à la réalisation du projet. Le choix entre crédit‐bail, location ou achat doit toujours reposer sur la solution la moins onéreuse. Lorsque le porteur de projet achète du matériel pendant la durée de vie du projet, le budget doit préciser s'il comprend une partie de l'amortissement de l'équipement correspondant à la période d'utilisation réelle de l'équipement pour les besoins du projet. Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés pour le projet a posteriori sont uniquement éligibles sur la base d'un amortissement. Pour les biens d'une valeur inférieure à 20 000 euros, le prix d'achat total est éligible à condition que l'équipement soit acheté avant les 3 derniers mois du projet. Si le bien est d'une valeur égale ou supérieure à 20 000 euros, celui‐ci sera éligible sur la base d'un amortissement. Par ailleurs, les frais de formation du personnel inclus dans les frais généraux de l'équipement sont éligibles à condition que les employés formés soient activement impliqués dans le projet et que l'équipement nécessite une formation particulière. Toutefois, les frais de formation pour l'utilisation d'applications bureautiques suite à l'achat d'ordinateurs ne sont pas éligibles. Comment calculer l'amortissement d'un équipement ? Date de début/fin du projet : 01/04/N / 31/03/N+1 (12 mois). Date d’achat de l’équipement : 25/07/N. Valeur d’achat de l’équipement : 30 000,00 EUR (frais de livraison compris, mais hors TVA) Pourcentage d’utilisation pour le projet : 80 % (conformément à la définition et aux besoins techniques). Règles en matière d’amortissements : montant supérieur à 25 000,00 EUR >> 60 mois conformément aux règles nationales. Période d’amortissement : 9 mois (de juillet N à mars N+1, le mois de juillet N comptant comme un mois entier bien que l’équipement ait été acheté à la fin du mois). CALCUL DU COÛT D’AMORTISSEMENT DE L’ÉQUIPEMENT : 30 000,00 EUR / 60 * 9 * 80 % = 3 600,00 EUR Quelles sont les pièces justificatives des frais d'équipement ? Elles sont de plusieurs types : • factures ; • bons de commande et bons de livraison ; • convention de location. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 24/53 4. Les biens immobiliers (article II.1.4 Annexe VII) L'acquisition de biens immobiliers est éligible au FER si la réalisation du projet est manifestement liée à ses objectifs. Les conditions à respecter dans le cadre de l'achat, de la construction ou de la rénovation de biens immobiliers sont les suivantes : • une attestation doit être obtenue auprès d’un expert immobilier indépendant ou d’un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d’achat n’est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation doit certifier que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, doit préciser les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet ; • les biens immobiliers n’ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire à un quelconque moment avant la réalisation du projet ; • les biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet ; • seule la part d'amortissement de ces biens correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d'utilisation pour le projet est éligible. L’amortissement est calculé conformément aux règles comptables nationales explicitées ci‐dessus ; • les travaux de réhabilitation, de modernisation ou de rénovation des bâtiments sont éligibles jusqu'à un maximum de 100 000 euros du coût total éligible. Dans le cadre de locations, le coût du loyer est éligible si le bien n'est utilisé que pour le projet. Il peut, par exemple, s'agir de la location d'appartements destinés à l'hébergement de demandeurs d'asile ou de réfugiés. Dans le cas contraire, un taux d'affectation devra être calculé. Il s'agira d'indiquer dans quelle mesure et à quelle proportion le bien immobilier sera utilisé pour le projet. Certains équipements doivent être considérés comme faisant partie du coût du bien immobilier comme les ascenseurs ou les systèmes de climatisation (qui ne peuvent pas être physiquement retirés du bâtiment). Exemple du coût d'amortissement du bien immobilier : Date de début/fin du projet : 01/04/N / 31/03/N+1 (12 mois). Date d’achat du bien immobilier : 28/07/N. Valeur d’achat du bien immobilier : 400 000,00 EUR. Pourcentage d’utilisation pour le projet : 70 % (conformément à la définition et aux besoins techniques). Période d'amortissement totale du bien immobilier : 120 mois d’après les règles nationales ou la pratique habituelle (le bien immobilier doit être utilisé au moins 5 ans après la date de fin du projet). Période d’amortissement : 9 mois (de juillet N à mars N+1, le mois de juillet N comptant comme un mois entier bien que le bien immobilier ait été acheté à la fin du mois). CALCUL DU COÛT D’AMORTISSEMENT DU BIEN IMMOBILIER : 400 000,00 EUR / 120 * 9 * 70 % = 21 000,00 EUR Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 25/53 Les montants de l’amortissement sont calculés sur la base d’une utilisation pendant un mois entier (un mois entier d’amortissement comprend le mois de l’achat à condition que le bien immobilier soit acheté avant la fin du mois). Le cas de l'amortissement de la rénovation La durée de l'amortissement est déterminée par la durée estimée de la rénovation. Des coûts de rénovation d’un montant raisonnable devraient être rapportés au titre du poste de dépenses « Consommables, fournitures et service généraux ». 5. Les consommables, fournitures et services généraux (article II.1.5 Annexe VII) L'utilisation des consommables et fournitures doit être exclusive et directement nécessaire à la réalisation du projet cofinancé par le FER. Ce poste de dépense pose la question du lien de rattachement direct de la dépense avec l'action : les consommables et fournitures achetés seront‐ils uniquement utilisés pour le projet cofinancé par le FER ? Les consommables Les consommables sont des biens qui sont consommés après avoir été distribués par des magasins, qui ont été incorporés dans d'autres biens et ont perdu leur identité ou ne peuvent pas être utilisés à leur fin sans s'épuiser ou sans transformer leurs composants. Ils ne peuvent pas être réutilisés. Exemples : des produits, notamment alimentaires, des vêtements, du carburant … Les fournitures Les fournitures sont des produits consommables d'utilité générale qui ont souvent une durée d'utilisation plus courte que les équipements et les machines et qui sont stockés pour un usage récurrent. Exemples : logiciels, petit matériel informatique … Les services généraux Les services généraux sont des services applicables à l’ensemble de l’organisation et qui ne se limitent pas à un département ou une fonction en particulier (par ex : la sécurité, les services de nettoyage, l'entretien, etc.). ATTENTION : l’autorité responsable du FER considère que, dans la majorité des cas, ces services relèvent des coûts indirects et non des coûts directs. Exemples : les charges d'eau, de gaz et d'électricité sont en règle générale des dépenses indirectes. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 26/53 Cependant, dans certains cas particuliers, ces charges utilisées spécifiquement pour le logement des réfugiés peuvent être éligibles comme coûts directs dans cette rubrique. Ne sont pas éligibles les fournitures de bureau, tous types de petits consommables et fournitures administratives, dépenses de représentation et services généraux (téléphone, internet, affranchissements postaux, nettoyage des bureaux, services publics, assurance, formation du personnel, recrutement). Quelles sont les pièces justificatives des consommables, fournitures et services généraux ? Les factures ainsi que l'explication de l'utilisation exclusive des biens ou services achetés pour le projet. 6. La sous‐traitance (article II.1.6 Annexe VII) Qu'est ce qu'un sous‐traitant ? Un sous‐traitant est un tiers qui n'est ni le bénéficiaire final de la subvention, ni un partenaire. Il apporte son aide à un projet en réalisant des travaux ou services particuliers qui ne peuvent pas être menés seul par le bénéficiaire final. Les exemples classiques de sous‐traitance sont : • les services de traduction et d'interprétation ; • l'impression de manuels ; • l'organisation de sessions de formation ; • le traiteur pour des évènements tels que des séminaires ou des conférences. La sous‐traitance a les caractéristiques suivantes : • l'accord entre le porteur de projet cofinancé par le FER et le sous‐traitant est fondé sur des conditions commerciales formalisées dans un contrat dûment signé établissant les obligations des deux parties, l'objectif et les termes du travail/service ainsi que les conditions financières ; • le sous‐traitant facture un prix qui comprend généralement une marge de bénéfice ; • le sous‐traitant travaille sans contrôle direct du bénéficiaire final et ne lui est pas subordonné ; • la responsabilité vis‐à‐vis de l'UE pour le travail sous‐traité incombe entièrement au porteur de projet. Certaines dépenses de sous‐traitance sont cependant inéligibles : • les tâches de sous‐traitance liées à la gestion globale du projet qui devraient être réalisées par des personnes ayant un rôle déterminant et direct dans la mise en œuvre du projet tels que les chefs de projets et autres employés impliqués de manière opérationnelle dans le projet ; • les activités de sous‐traitance qui ne sont pas nécessaires à la mise en œuvre du projet ; • la sous‐traitance avec des intermédiaires ou des consultants dont les frais sont définis en pourcentage du coût total du projet. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 27/53 Les pièces justificatives sont : • un contrat par activité sous‐traitée signé par les deux parties ; • les sous‐traitants doivent être en mesure de fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires : liste des participants, factures, émargements, planning de travail, etc. Il est important de le stipuler dans le contrat passé avec le sous‐traitant. Le cas des partenariats pouvant être assimilés à de la sous‐traitance Certains partenariats peuvent parfois être assimilés à de la sous‐traitance. En effet, certaines associations partenaires des organismes cofinancés par le FER réalisent des activités en lien avec le projet FER. Des factures sont alors adressées directement à l'association cofinancée par le FER et sont payées sur cette base. Dans ce cas, il ne s'agit pas de sous‐traitance et chaque dépense doit être ventilée en fonction de sa nature (frais de personnel, fournitures, consommables, frais d'expert, etc.). 7. Les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaires (article II.1.7 Annexe VII) Il s'agit par exemple de la publicité du projet, des garanties bancaires ainsi que des missions de l'expert comptable ou du commissaire aux comptes pour l'attestation d'acquittement des dépenses demandée lors du contrôle de service fait. Assurer la visibilité du FER est une obligation pour les porteurs de projets cofinancés. Tous les coûts exposés pour répondre aux obligations des bénéficiaires finals en matière de publicité seront considérés comme des coûts directs. Ces coûts peuvent regrouper la couverture médiatique, l’installation d’une plaque mentionnant le financement communautaire du projet, l’impression de document portant logo européen etc. Toutes les informations concernant la publicité peuvent être trouvées sur le site : http://europa.eu/about‐eu/basic‐information/symbols/flag/index_fr.htm Quelles sont les pièces justificatives des coûts résultants des obligations communautaires ? Les factures d'achat des impressions, des plaques peuvent par exemple justifier ce poste de dépense. 8. Les frais d'experts (article II.1.8 Annexe VII) Les frais d'experts représentent essentiellement les honoraires en conseil juridique, les frais de notaire et les coûts des experts techniques et financiers directement rattachables à l'opération. Les coûts suivants peuvent être considérés comme des frais d'experts : • les frais de conseil juridique (ex. : frais liés à des services de conseils sur les termes contractuels des accords avec les partenaires) ; • les frais de notaires (ex. : liés à l'achat d'un bien immobilier du projet cofinancé) ; Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 28/53 • les frais d'experts techniques (ex. : frais d'un expert immobilier désigné pour réaliser l'évaluation du bien immobilier à acheter pour le projet) ; • les frais d'experts financiers (ex. : frais d'expert‐comptable pour l'attestation d'acquittement des dépenses à rendre avec le rapport final, frais d'une entreprise de conseil désignée pour élaborer un plan de financement en vue de l'achat d'équipement). Quelles sont les pièces justificatives pour le poste de dépenses « frais d'expert » ? Les factures serviront à justifier les frais d'expert. Ces dernières devront être accompagnées d'une explication de l'affectation du temps de travail de l'expert au projet. En effet, si l'expert intervient globalement pour l'association et non pas pour le projet cofinancé par le FER, les dépenses seront de l'ordre des coûts indirects. En revanche, si une action spécifique de l'expert est destinée au projet, la dépense relève bien du poste de dépenses « frais d'expert ». 9. Les dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles (article II.1.9 Annexe VII) Le porteur de projet peut faire des achats pour le public cible concerné par le projet cofinancé et peut rembourser des frais encourus par ce même public cible. Sont éligibles les petites primes incitatives en espèces qui seraient distribuées au titre d'aide complémentaire à des personnes, des formations ou autres, à condition que le total ne dépasse pas 25 000 euros par projet. Pour ce faire, le porteur de projet devra conserver une liste de personnes, ainsi que la date de paiement. Il devra garantir un suivi adéquat afin d'éviter toute irrégularité tel que le double‐paiement ou le détournement de fonds. Quelles sont les pièces justificatives des dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles ? Les factures, les récépissés signés du bénéficiaire (pour les pécules), etc., serviront à justifier la dépense. B. Les coûts indirects Les frais généraux imputables au projet éligibles concernent des catégories de dépenses qui ne peuvent être qualifiées de coûts spécifiques directement liés au projet. Ces frais généraux exposés dans le cadre de la réalisation de l’action peuvent être éligibles à un financement forfaitaire de 7 % du montant total des coûts directs éligibles. Le pourcentage attribué aux frais généraux couvre notamment les coûts suivants : les frais de Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 29/53 personnel non éligibles en tant que coûts directs, les dépenses administratives, les frais bancaires, l’amortissement des biens immobiliers et les frais d’entretien s’ils sont liés à des opérations administratives. BONNE PRATIQUE : appliquer systématiquement un taux forfaitaire de 7% aux coûts directs. C. Les dépenses inéligibles Il existe des dépenses inéligibles. Une partie de celles‐ci est détaillée dans la liste non‐exhaustive ci‐dessous : • la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire final justifie qu’il ne peut pas la récupérer (à prouver par un document officiel émis par les autorités fiscales françaises) ; • la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes (pour retard de paiement), les pénalités financières, les frais de procédure, les coûts liés à des procédures judiciaires et les dépenses somptuaires ou inconsidérées ; • les frais de réception exclusivement destinés au personnel du projet. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu’une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés ; • les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d’un autre projet ou programme de travail bénéficiant d’une subvention communautaire ; • l’achat de terrains ; • les frais de personnel relatifs à des fonctionnaires qui participent à la réalisation du projet en accomplissant des tâches relevant de celles qu’ils exécutent habituellement ; • les contributions en nature telles que les valorisations de salaires de personnels détachés à titre gratuit, les valorisations de locations gratuites, etc. Certaines dépenses dont le caractère n’est pas jugé raisonnable peuvent être considérées comme inéligibles. Il s’agit des dépenses qui ne sont pas nécessaires et/ou excessives : les dépenses non nécessaires : pour évaluer si une dépense est considérée comme nécessaire au projet, il faudra envisager la possibilité de réaliser ce dernier sans cette dépense avant même de réaliser l’achat. Si la réponse est positive, alors la dépense sera considérée comme non nécessaire. Exemples : • les incitations (ex : récompense attribuée aux membres du projet sous la forme de cadeaux) ; • frais de réception (ex : dîner de l'équipe du projet ou événement parallèle) ; • équipement ou matériel non nécessaire (par ex. : équipement vidéo si non indispensable à la réalisation du projet) ; • de façon plus générale, toutes les dépenses sans lesquelles le projet pourrait se réaliser sans obstacles majeurs. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 30/53 les dépenses excessives : l’organisme doit évaluer le prix du marché en demandant des devis à plusieurs fournisseurs avant l'achat. Les devis peuvent représenter une documentation appropriée permettant de justifier le caractère raisonnable des coûts déclarés. Celui présentant le meilleur rapport qualité/prix devra être sélectionné. Exemples : • un prix surestimé (par ex : un équipement acheté sans consultation préalable ou négociation sur le prix) ; • le choix d'une catégorie inappropriée (par ex. : un équipement de grand confort avec un rapport qualité/prix bas) ; • un nombre d’articles surestimé (par ex. : des commandes de 100 articles alors que la consommation moyenne pour une période similaire est de 80). Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 31/53 Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 32/53 V. Suivre l'opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation A. Assurer une exécution conforme de l'opération conventionnée 1. Le suivi du projet Le porteur de projet doit suivre le projet cofinancé par le FER tout au long de sa réalisation et doit en assurer son exécution conformément à la convention signée avec l'autorité responsable. Pour permettre un suivi optimal, il convient de mettre en place des outils, de les renseigner au fil de l'eau et de faire un point très régulier sur l'état d'avancement et la mesure des écarts avec le prévisionnel inscrit dans la convention. Le suivi permet de bien anticiper les contrôles, mais également des sur‐réalisations éventuelles qui pourraient faire l’objet d’avenants aux conventions afin de revoir à la hausse l'enveloppe FER initialement conventionnée. Cela peut, par exemple, prendre la forme de : • tableaux de suivi du temps de travail passé par les salariés sur le projet (cf. feuille de temps) (cf. annexe III) ; • tableaux de suivi de participation effective des participants avec émargements (cf. annexe V) ; • bases de données concernant les participants : caractéristiques au regard des indicateurs de suivi et de résultats qui seront à produire obligatoirement au moment du rapport final et du contrôle de service fait au titre de la vérification du public cible ; • documents types : compte rendus de réunion, attestation, invitation à des réunions… Le système d'information comptable mis en place par le porteur de projet doit permettre une comptabilité séparée, c'est‐à‐dire permettant de bien distinguer les dépenses relatives au projet FER des autres dépenses de l'organisme. Il convient donc de : • s'assurer lors du rendu du rapport final que la comptabilité est explicite par rapport aux données inscrites dans ce dernier. Il s'agit en effet d'être capable de retrouver les montants indiqués dans le rapport final ; • s'assurer de l'existence et de la validité des pièces comptables, ainsi que de la réalité et de l'éligibilité des dépenses : conformité des pièces. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 33/53 2. La matrice Excel des dépenses Le rapport final s'appuie premièrement sur une liste de dépenses. Il s'agit d'une matrice Excel recensant de manière exacte les postes de dépenses du budget conventionné et permettant de détailler l'ensemble des factures lié au projet (cf. annexe VI). BONNE PRATIQUE : il convient de ne pas attendre la fin du projet pour remplir cette matrice. Elle doit être remplie tout au long du projet. 3. Le dossier unique Pour une bonne gestion d'un dossier FER, il s'agit de bien conserver les pièces justificatives dans un dossier unique. Le dossier papier ou numérique retrace toute la vie du projet sur le caractère administratif, financier mais aussi qualitatif. Il est notamment constitué des pièces suivantes : • la demande de subvention ; • la notification de sélection ; • les attestations de cofinancement ; • la convention ; • les pièces justificatives (compte‐rendu, publicité, émargements, etc…) ; • une pochette par poste de dépenses avec les pièces comptables correspondantes à chacun de ces postes de dépenses. ATTENTION : le bénéficiaire est tenu de conserver l’ensemble des informations et des pièces relatives à la mise en œuvre de la subvention annuelle jusqu’au 31 mars 2021. Il s’engage à en assurer le plein accès aux autorités nationales et européennes. B. Les modifications de l'action par avenant à la convention Les activités menées pour un projet FER peuvent évoluer de façon substantielle en cours de réalisation du projet. Dans ce cas, le premier réflexe du porteur de projet doit être d'avertir l'autorité responsable du FER. En effet, tout changement doit être notifié par écrit et faire l'objet d'une autorisation écrite formalisée par un avenant avant de pouvoir être entrepris. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 34/53 Cet avenant devrait avoir lieu en cours d'exécution du projet et être à l’initiative du porteur de projet. Plusieurs modifications sont susceptibles de générer la passation d'un avenant : • les dates de réalisation et notamment le report des dates prévues de début et de fin de projet ; • des changements de fond du projet : une modification importante du nombre ou des principales caractéristiques des participants pouvant conduire à transformer la nature du projet ; • la structure du plan de financement : l'introduction de dépenses non identifiées dans l'annexe financière jointe à la convention initiale ; • l'introduction de ressources non identifiées dans l'annexe financière de la convention ou le désistement, ou, à l’inverse l’introduction de cofinanceurs. C. L’identification du public cible Les participants au projet doivent faire l'objet de méthodes de suivi spécifiques, à l'aide de tableaux de bord adaptés et renseignés au fur et à mesure du déroulement du projet. Il s'agit d'établir un suivi du nombre et des caractéristiques (en particulier du statut : demandeur d’asile, réfugié…) du public cible à l’aide de listes de participants. La liste des participants A la fin des contrôles, le contrôleur comptable peut être amené à demander des listes de bénéficiaires afin de vérifier l'éligibilité du public cible pour certaines dépenses. Il s'agit d'une liste de participants contenant le nom, le prénom du participant ainsi que son statut. Le participant doit correspondre au public cible visé par le FER. Dans le cas d'informations relevant du secret médical, il convient a minima d'établir un système anonymisé de suivi des participants. Un code (souvent un numéro) permet aux contrôleurs de retrouver la personne dans le fichier du porteur de projets pour vérifier son éligibilité. La proratisation des publics cibles : le cas des mineurs isolés Le cas du public cible des mineurs isolés constitue un bon exemple concernant le recensement du public cible pour un projet cofinancé par le FER. Les projets financés par le FER relatifs aux mineurs isolés étrangers concernent parfois des mineurs qui ne sont pas demandeurs d’asile, ni bénéficiaires d’une protection internationale. Or, le FER n'a pas pour vocation de couvrir d'autres publics. Le projet FER doit donc se limiter aux seules personnes demandeurs d'asile ou susceptibles de le devenir pendant la durée du projet. Il conviendra, dans ce cas, d'en justifier la démarche. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 35/53 Il est donc nécessaire d'appliquer un taux d'affectation en fonction du nombre de mineurs effectivement éligibles. Exemple : Un projet dont le coût total éligible est de 100 000 euros prévoit de s’adresser à 15 mineurs isolés. Toutefois, seuls 9 d’entre eux sont demandeurs d’asile ou souhaitent faire une demande d'asile. Un taux d'affectation doit alors être calculé : 9 participants, mineurs isolés demandeurs d'asile 15 participants mineurs isolés Il s'agit d'un taux d'affectation « participants ». Le coût total éligible est donc de 60 000 euros. Les différents postes de dépenses doivent également faire l'objet d'une proratisation avec un taux d'affectation des participants de 9/15ème. D. Assurer la visibilité du FER Lorsqu'un projet bénéficie d'un cofinancement du FER, le bénéficiaire est tenu de s'assurer que les participants au projet ont été informés de ce financement. Aussi, les bénéficiaires doivent afficher le logo du FER sur tous les documents utilisés dans le cadre du projet de même que dans les locaux. Fonds européen pour les réfugiés Par ailleurs, des posters du Fonds européen pour les réfugiés peuvent être transmis sur demande à l'autorité responsable. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 36/53 VI. Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Le rapport final est un document contractuel (c'est une annexe de la convention) qui conditionne le paiement du FER. Ce dernier doit être transmis à l'autorité responsable 5/6 mois (en fonction de la programmation annuelle) après la fin du projet. Il s'agit d'un document standardisé reprenant l'ensemble des informations attendues au titre du paiement du solde de la subvention FER. En effet, l'autorité responsable à travers son prestataire comptable contrôle les données déclarées et justifiées avant tout paiement du solde A. Où se procurer le rapport final ? Le rapport final est disponible : • par simple demande à l'autorité responsable (cf. contacts utiles) ; • sur le site internet du Secrétariat général à l'immigration et à l'intégration : http://www.immigration.interieur.gouv.fr/Fonds‐europeens/Le‐Fonds‐europeen‐pour‐les‐ refugies‐FER B. La complétude du rapport final 1. Le contexte opérationnel du projet Il s'agit de définir les points suivants : • objectifs du projet tels qu’ils sont présentés dans la demande de cofinancement ; • résultats escomptés tels qu’ils sont présentés dans la demande relative au projet (nombre, statut, origine des bénéficiaires du projet, niveaux de formation atteints, etc.) ; • cohérence avec la politique d’immigration de l’État membre et complémentarité/synergie avec d’autres projets au niveau local, national ou européen ; • description des aspects innovants du projet. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 37/53 2. La visibilité de l'action Le porteur de projet décrit de façon détaillée la façon dont la visibilité du cofinancement communautaire est assurée. Il fournit les pièces justificatives au rapport final. Lors des contrôles sur place, le prestataire vérifiera si le logo du FER est visible dans les locaux du déroulement de l'action (cf. Assurer la visibilité du FER). 3. La mise en œuvre de l'action Le calendrier de réalisation de l'action est indiqué (date de début et de fin de la mise en œuvre du projet). Par ailleurs, les aspects financiers sont détaillés au travers d'un budget réalisé reprenant le budget annexé à la convention. Il est composé d’une partie concernant les dépenses et d’une partie concernant les ressources. Il est impératif de reprendre le budget de la convention lors cet exercice et de le retranscrire dans ce tableau (cf. ci‐après). Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 38/53 COMPTE FINANCIER DÉTAILLÉ (euros) Dépenses effectivement réalisées Reprise identique de la convention ou de l'avenant PARTIE A : DEPENSES/COUTS ELIGIBLES a) Frais de personnels affectés au projet ayant un rôle direct et déterminant (cf. II.1.1 Annexe III: règles d'éligibilité des dépenses). Ne pas saisir directement les informations en gris ci‐dessous mais renseigner l'onglet "Détail des frais de personnel" de ce fichier. Les informations seront alors renseignées automatiquement. b) Les frais de voyage et de séjour nécessaires à l’exécution du projet. Le moyen de transport le moins onéreux doit être privilégié‐cf. II.1.2 Annexe III : règles d'éligibilité des dépenses) c) Frais d’équipement (crédit‐bail, location, achat. La solution la moins coûteuse doit être privilégiée ‐ cf. II.1.3 Annexe III : règles d'éligibilité des dépenses) d) Bien immobiliers (achats, constructions, rénovations) doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables ‐ cf. II.1.4 Annexe III : règles d'éligibilité des dépenses) e) Consommables, fournitures et services généraux (cf. II.1.5 Annexe III : règles d'éligibilité des dépenses) f) Frais de sous‐traitance (cf. II.1.6 Annexe III: règles d'éligibilité des dépenses) g) Coûts résultants directement des obligations liées aux cofinancements communautaires (publicité, transparence, évaluation du projet, audits externes… ‐ cf. II.1.7 Annexe III : règles d'éligibilité des dépenses) h) Frais d’experts (honoraires de conseil juridique, frais de notaire, coût des experts techniques et financiers ‐ cf. II.1.8 Annexe III : règles d'éligibilité des dépenses) i) Dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles (transport, aides matérielles, dépenses informatiques, frais postaux ‐ cf. II.1.9 Annexe III : règles d’éligibilité des dépenses) j) Coûts indirects éligibles imputés au projet définis par le porteur TOTAL DES COUTS ELIGIBLES HT ou TTC (1) IMPUTES AU PROJET Contribution en nature Budget conventionné Charges éligibles comptabilisées et payées PARTIE B : PLAN DE FINANCEMENT Budget conventionné Charges éligibles comptabilisées et payées a) Ressources propres (autofinancement) b) Contribution du Fonds Européen pour les Réfugiés c) Contributions des tiers publics et privés Cofinanceur 1 : Cofinanceur 2 : d) Contribution des partenaires du projet Partenaire 1 : Partenaire 2 : e) Recettes générées par le projet TOTAL DES RESSOURCES (1) Supprimer la mention inutile 39/53 4. La matrice Excel des dépenses : un élément primordial du contrôle Elle se présente comme suit et a pour objectif de retracer toutes les dépenses au projet. Poste de dépense Date Référence Émetteur Description Montant total issu du justificatif Taux d'affectation au projet appliqué a ‐ Frais de personnel affecté au projet Total poste "a" : b ‐ Frais de voyage et de séjour pour le personnel affecté à l'opération Total poste "b" : c ‐ Frais d'équipement Total poste "c" : d‐ Bien immobiliers Total poste "d" : e ‐ Consommables, fournitures et services généraux Total poste "e" : f ‐ Frais de sous‐ traitance Total poste "f" : g ‐ Coût résultants directement des obligations liées aux cofinancements communautaires Total poste "g" : h ‐ Frais d'experts Total poste "h" : Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 40/53 Montant déclaré (après application éventuelle du taux d'affectation) Chaque pièce comptable doit être référencée dans cette matrice Excel pour chaque poste de dépense conventionné. La date correspond à la date indiquée sur la pièce comptable (facture, bulletin de salaire, note de frais, etc.). Chaque pièce comptable doit être dotée d'une référence choisie par le porteur de projet afin de mieux repérer les pièces adressées au prestataire comptable. Il ne s'agit en aucun cas de la référence indiquée sur la facture. UNE FACTURE = UNE RÉFÉRENCE Dans la colonne description, il s'agit d'indiquer à quoi la facture correspond et le lien avec le projet. La partie « taux d'affectation » est particulièrement importante. En effet, seule une partie d’un achat plus global peut concerner le projet. Il s'agit par conséquent d'expliquer pourquoi seule cette partie de la facture est affectée à ce projet. Ainsi, il conviendra d'indiquer le « taux d'affectation » appliqué et d'en déduire le montant réellement déclaré correspondant à la dernière colonne (cf. II) B) 2) b). POINT DE VIGILANCE : si la matrice n'est pas correctement remplie par le bénéficiaire, le prestataire se verra obligé de renvoyer les pièces justificatives pour nouveau référencement. BONNE PRATIQUE : constituer la matrice Excel en continu, tout au long de l'année. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 41/53 5. Les indicateurs Il s'agit ici de la description qualitative et quantitative du projet, à partir des indicateurs appropriés tels qu’indiqués dans la demande de cofinancement FER (exemple du FER 2013 ci‐après) : Reprise identique de la convention ou de l'avenant Pour les projets relevant de la mesure Indicateur A et B Nombre de bénéficiaires total (bénéficiaires finaux) Cette donnée doit être renseignée impérativement et sera utilisée pour le calcul du rapport coût‐efficacité du projet (cf. point IV.2 de l’appel à projets). A Nombre de personnes prises en charge (si identique au nombre de bénéficiaires, cela sera considéré comme le même indicateur) A Nombre de demandeurs d’asile accompagnés (si identique au nombre de bénéficiaires, cela sera considéré comme le même indicateur) A Nombre de bénéficiaires/personnes hébergées A et B Nombre de professionnels formés A et B Nombre de sessions à destination des professionnels B Nombre de personnes accompagnées (si identique au nombre de bénéficiaires, cela sera considéré comme le même indicateur) B Nombre d’études réalisées B Nombre de réussites scolaires B Nombre de personnes accompagnées dans la recherche d’un emploi (nombre de dossiers) B Nombre de personnes accédant à un emploi B Nombre de ménages logés B Nombre total des personnes logées B Nombre de personnes interrogées (ex : dans le cadre d’une enquête) Résultats effectivement obtenus Prévision (nombre) Réalisé (nombre) Une saisie complète des indicateurs permettra d'évaluer de manière plus précise l'impact et les résultats des différentes actions cofinancées par le FER. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 42/53 C. Le contrôle de service fait L'ensemble des projets cofinancés par le FER font l'objet, avant le versement du solde de la subvention accordée, d'un contrôle des dépenses éligibles. Ce contrôle a pour objet de vérifier la conformité des dépenses déclarées par les porteurs de projets avec la réglementation communautaire et nationale. De même, ces contrôles permettent de vérifier que les dépenses ont été réalisées conformément à ce qui avait été prévu dans la convention (et l'avenant le cas échéant). Ces contrôles doivent permettre l'émission de certificats de service fait (CSF). Ces contrôles prévoient des vérifications sur pièces (comptables et non‐comptables) pour chaque projet bénéficiant d'un financement FER. Un prestataire est mandaté par l’autorité responsable pour procéder à la vérification des dépenses éligibles et la réalisation de CSF pour l’ensemble des projets financé par chaque programme annuel du FER. 1. Les points de contrôle Sur la base des pièces jointes à la demande de paiement, différentes vérifications sont opérées en termes d’éligibilité des dépenses : • la vérification de la conformité formelle des documents de dépense présentés : factures, feuilles de salaires, relevés de temps passés, autres pièces de valeur probante ; • la vérification de l’éligibilité des dépenses au regard de la période fixée par la convention et/ou l(es) avenant(s) ; • la vérification de l’éligibilité des dépenses en regard de l’objet de l’opération et du budget prévisionnel fixés par la convention et/ou l(es) avenant(s) ; • la vérification de l’acquittement des pièces de dépenses par le comptable ou l’expert comptable de la structure ou via la présentation d’extraits de compte bancaire probants ; • le respect du taux d’affectation des dépenses directes le cas échéant. ATTENTION : les dépenses réalisées avant le début de l'action ne pourront en aucun cas être éligibles même si celles‐ci ont un lien direct avec l'action. Rappel : l'acquittement de la dépense devra intervenir dans un délai n'excédant pas 5 mois après la date de fin du projet, telle que stipulée dans la convention. Les autres points de contrôle portent sur : • la vérification du plan de financement réalisé et, le cas échéant : • des recettes générées du projet, • de toute autre recette supplémentaire non prévue au budget prévisionnel ; Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 43/53 • la vérification du respect de l’absence de double financement ; • la vérification des obligations de publicité ; • la vérification du taux d’intervention communautaire (50 % / 75 %) ; • la vérification de l’éligibilité du public cible. 2. Les étapes du contrôle Dès la réception du rapport final et de la matrice Excel par l'autorité responsable, le prestataire comptable peut commencer à réaliser un contrôle de cohérence entre les différents documents contractuels que sont la convention, le rapport final et la matrice Excel. Si tous les documents sont cohérents, le contrôle sur pièce peut débuter. Toutes les pièces comptables et non‐comptables justificatives sont analysées par le prestataire comptable. Il peut parfois s'agir d'un échantillon de pièces effectivement contrôlées par le prestataire. Les pièces doivent retracer toute ou partie des dépenses liées au projet. Elles doivent également correspondre à la matrice Excel et au rapport final. Elles sont logiquement retraçables dans un dossier unique comme précisé ci‐dessus. En cas d'incompréhension des montants indiqués dans le rapport final, le budget réalisé et la matrice Excel, le prestataire demande au porteur de projets d'expliquer les points de divergence. Certaines dépenses sont parfois difficiles à retracer, surtout lorsque des taux d'affectation s'appliquent. Il convient d'expliquer le raisonnement occasionné lors de la rédaction du rapport final et de son budget réalisé. Dans la matrice Excel des dépenses, une colonne est d'ailleurs consacrée à l'explication des taux d'affectation. A la fin du contrôle, un rapport provisoire de contrôle de service fait est envoyé au porteur de projet. Ce dernier ouvre une phase contradictoire de 15 jours entre le porteur de projet et le prestataire. Pendant ces 15 jours, le porteur de projet a l'opportunité d'apporter des réponses au prestataire et aux conclusions effectuées. En dernier lieu, le prestataire comptable envoie le rapport de contrôle de service fait à l'autorité responsable qui vérifie sa cohérence et son contenu. NOUVEAUTÉ : des contrôles sur place seront davantage généralisés à l’occasion des contrôles comptables du FER 2012. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 44/53 Rapport final Matrice Excel Convention Contrôle de cohérence Autorité responsable + Réception des pièces comptables Début du contrôle Prestataire comptable Analyse des pièces comptables Demandes complémentaires éventuelles Finalisation du rapport de contrôle de service fait Rapport de CSF envoyé à l'autorité responsable pour contrôle de cohérence Envoi du rapport de CSF au bénéficiaire Phase contradictoire de 15 jours Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 45/53 3. Les justificatifs à fournir Postes de dépenses Types de dépenses Justificatifs à fournir Coût du personnel affecté au projet (préciser le coût du personnel/total des dépenses + la durée de l’opération) Tous types de personnel participant directement au projet : gestionnaires, secrétariat, ingénierie de projet, autres… Le calcul des dépenses directes de personnel dédié au projet se fait à partir des salaires chargés au prorata du temps passé sur le projet, à partir du bulletin de salaire des collaborateurs concernés (= salaire + charges de sécurité sociale + prélèvements obligatoires). Les frais doivent être détaillés dans le budget prévisionnel en indiquant la fonction des collaborateurs concernés, leur nombre et le temps de travail imputé sur l’action. Les frais de personnel sont comptabilisés en coûts indirects pour le personnel n’assurant qu’un rôle d’appui. Contrat de travail, lettre de mission, copies des bulletins de salaires, journal de paye ou DADS (+ versement de ces derniers : bulletins de salaire ou attestation signée du CAC) Charges patronales : attestation prouvant que le porteur est bien à jour dans ses cotisations. Les attestations fournies doivent faire état du paiement des charges correspondant à la période de réalisation couverte par le rapport final Définition d’un taux d’affectation au projet et feuilles de temps datées et signées (établies au plus tard en fin de mise en œuvre du projet et indiquant par jour le nombre d’heures dédiées au projet) Ces feuilles de temps sont accompagnées de livrables non comptables tels que l’ordre du jour des réunions et leurs comptes‐rendus (échantillonnage réalisé lors du CSF) pour les personnes valorisées à temps partiel sur l'opération Pour une personne affectée au projet pour la totalité de son travail sur la période donnée, le temps d'activité consacré au projet est justifié sur la base d'une fiche de poste ou d'une lettre de mission Originaux ou copie des feuilles d’émargement Frais de voyage et de subsistance pour le personnel affecté à l’opération (à spécifier) Toutes les dépenses liées à Justificatifs de déplacements et de frais de mission l'opération qui engendreraient des (frais/titre de transport, facture de restauration…) déplacements pour le personnel Les factures devront être reliées à un évènement bien valorisé ainsi que des frais de précis en lien avec le projet cofinancé par le FER. Ainsi, subsistance (restauration, des documents de type à justifier l'activité conduisant à hébergement). un déplacement pourront être demandés par le contrôleur (compte‐rendu de séminaire, feuille d'émargement de présence, etc.) Frais d’équipement, coût des terrains et biens immeubles (loyer, achat), s’il y a lieu Toutes les dépenses liées à l'achat de matériel, location, entretien directement relié au projet cofinancé. Consommables, fournitures et services généraux Factures + acquittement (relevés bancaires ou Achats de fournitures Publication, communication, etc. attestation signée du commissaire aux comptes) Les consommables, fournitures et services sont éligibles en coûts directs s’ils sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet. Frais de voyage et de Restauration, hébergement… subsistance pour les participants au projet, le cas échéant Factures + acquittement (relevés bancaires ou attestation signée du commissaire aux comptes) Bons de commande et bons de livraison Convention de location Feuilles d’émargement des participants Justificatifs de déplacements, d’hébergement… Factures (+ acquittement) Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 46/53 4. L’attestation sur l'honneur de l'absence de double cofinancement communautaire Un projet FER ne peut en aucun cas être cofinancé par un autre fonds européen. Afin de justifier de l'absence de double cofinancement communautaire, il conviendra d'établir une attestation sur l'honneur de l'absence de double cofinancement communautaire. « Je, soussigné, PRENOM/ NOM, directeur général de l’Association X, certifie que le projet cofinancé par le FER n° XXXXXXX ne bénéficie pas d'autre cofinancement émanant du budget de l'Union européenne. » Par ailleurs, si l'association est locataire et déclare des loyers dans ses dépenses, l'association devra attester que le propriétaire n'a pas acquis les locaux loués grâce à une subvention européenne. D. La détermination de la subvention communautaire (article 12 de la décision de la Commission européenne du 19 décembre 2007) Le prestataire comptable détermine le montant de la subvention communautaire dû au bénéficiaire à la suite du « contrôle de service fait ». Le montant final de la contribution FER correspond au moins élevé des trois montants suivants : • le montant FER prévu dans la convention : si toutes les dépenses sont éligibles et sont égales ou dépassent le coût total du projet conventionné, le porteur de projet pourra bénéficier de la totalité de la subvention ; • le montant maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles (après vérification de ces derniers et réalisation du projet) par le taux maximum de cofinancement autorisé (50% ou 75% en fonction des priorités) ; • le montant résultant de l'application du principe de non‐profit : la contribution communautaire résultant de l’application du principe de non‐profit sera égale au « coût total éligible » moins la «contribution de tiers» et moins les «recettes générées par le projet ». Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 47/53 E. Les modalités de paiement Les versements ne peuvent être effectués que lorsque la Commission européenne a versé les crédits au ministère de l’intérieur. Un premier préfinancement correspondant à la moitié du FER conventionné est versé à la suite de la signature de la convention. Un second préfinancement est possible. L'autorité responsable peut décider d'appeler un second préfinancement à la Commission européenne, selon certaines conditions (certification d’un certain montant de dépenses éligibles à la suite de contrôles comptables). Pour les dossiers qui ont fait l’objet d’un CSF, le solde peut être versé à l’occasion de ce second préfinancement. Le solde du FER Le solde du FER intervient dès lors que tous les projets d'une programmation annuelle ont été contrôlés, certifiés et envoyés à la Commission européenne. Ces étapes sont de la responsabilité de l’autorité responsable du FER, mais elles nécessitent l’implication du bénéficiaire et des prestataires en charge des contrôles comptables et de l’évaluation des projets. Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 48/53 VII. Contacts utiles Contacts utiles Thomas PEGUY thomas.peguy@immigration‐integration.gouv.fr – Tel. : 01 72 71 65 46 Yildiz ATIS yildiz.atis@immigration‐integration.gouv.fr – Tel. : 01 72 71 65 05 Morgan HERBETH morgan.herbeth@immigration‐integration.gouv.fr – Tel. : 01 72 71 65 57 Site web du ministère de l’intérieur / Secrétariat général à l’immigration et à l’intégration : http://www.immigration.interieur.gouv.fr Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 49/53 Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 50/53 ANNEXES Annexe I : Budget prévisionnel de l’action Annexe II : Retraitement des frais de personnel Annexe III : Feuille de temps Annexe IV : Tableau récapitulatif des dépenses acquittées Annexe V : Exemple de feuille d’émargement Annexe VI : Contrôles – Matrice des dépenses Annexe VII : Règles d’éligibilité des dépenses (extrait de la décision 2011/152/UE) Fonds européen pour les réfugiés 2008-2013 (FER III) Guide des bonnes pratiques à destination des porteurs de projets – Avril 2013 51/53 Fonds européen pour les réfugiés Annexe I : Budget prévisionnel de l’action N° Le bénéficiaire certifie que les coûts en euros indiqués ci-dessous sont indispensables à la mise en œuvre du projet faisant l’objet de la demande de subvention. DÉPENSES ÉLIGIBLES a) Frais de personnels affectés au projet ayant un rôle direct et déterminant (cf. II.1.1 Annexe III: Règles d'éligibilité des dépenses). Ne pas saisir directement les informations en gris ci-dessous mais renseigner l'onglet "Détail des frais de personnel" de ce fichier. Les informations seront alors renseignées automatiquement. Montant total en euros 0,00 PLAN DE FINANCEMENT (RESSOURCES) Montant total en euros a) Ressources propres (autofinancement) b) Contribution du Fonds Européen pour les Réfugiés c) Contributions des tiers publics et privés Cofinanceur 1 : Cofinanceur 2 : … 0,00 d) Contribution des partenaires du projet 0,00 Partenaire 1 : b) Les frais de voyage et de séjour nécessaires à l’exécution du projet. Le moyen de transport le moins onéreux doit être privilégié-cf. II.1.2 Annexe III : Règles d'éligibilité des dépenses) 0,00 Partenaire 2 : e) Recettes générées par le projet c) Frais d’équipement (crédit-bail, location, achat. La solution la moins coûteuse doit être privilégiée - cf. II.1.3 Annexe III : Règles d'éligibilité des dépenses) 0,00 d) Bien immobiliers (achats, constructions, rénovations) doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables - cf. II.1.4 Annexe III : Règle d'éligibilité des dépenses) 0,00 e) Consommables, fournitures et services généraux (cf. II.1.5 Annexe III : Règles d'éligibilité des dépenses) 0,00 f) Frais de sous-traitance (cf. II.1.6 Annexe III: Règles d'éligibilité des dépenses) 0,00 g) Coûts résultants directement des obligations liées aux cofinancements communautaires (publicité, transparence, évaluation du projet, audits externes… cf. II.1.7 Annexe III : Règle d'éligibilité des dépenses) 0,00 h) Frais d’experts (honoraires de conseil juridique, frais de notaire, coût des experts techniques et financiers - cf. II.1.8 Annexe III : Règles d'éligibilité des dépenses) 0,00 i) Dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles (transport, aides matérielles, dépenses informatiques, frais postaux - cf. II.1.9 Annexe III : Règles d’éligibilité des dépenses) 0,00 TOTAL DES COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES 0,00 0,00 j) COÛTS INDIRECTS ELIGIBLES imputés au projet définis par le porteur Pour information : maximum des coûts indirects éligibles pouvant être imputés au projet (7% des coûts directs éligibles) 0,00 TOTAL DES DEPENSES ÉLIGIBLES (coûts directs et indirects) IMPUTÉS AU PROJET HT ou TTC (1) TOTAL DES RESSOURCES 0,00 0,00 Pour information et si l'information est disponible facilement : contributions en nature (bénévolat, mise à disposition de personnel sans contrepartie financière, emploi entièrement subventionné, équipements, immobilier mis à disposition sans contrepartie) (1) Enlever la mention inutile. En cas de présentation de dépenses TTC, il convient de transmettre l'attestation de non-récupération de la TVA Pour connaître les détails relatifs à l’éligibilité des dépenses, se référer à l'annexe III sur l'éligibilité des dépenses Action cofinancée par le Fonds Européen pour les Réfugiés Fonds européen pour les réfugiés Annexe II : Retraitement des frais de personnel collaborateur Nom Prénom salarié 1 salarié 2 salarié etc. TOTAL composantes Janvier salaire brut de base retraitements (primes, etc.) charges patronales autres (transp., TR, etc.) atténuation (IJSS) total coût salarial éligible % d'affectation coût déclaré sur l'action ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ salaire brut de base retraitements (primes, etc.) charges patronales autres (transp., TR, etc.) atténuation (IJSS) total coût salarial éligible % d'affectation coût déclaré sur l'action ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ salaire brut de base retraitements (primes, etc.) charges patronales autres (transp., TR, etc.) atténuation (IJSS) total coût salarial éligible % d'affectation coût déclaré sur l'action ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ salaire brut de base retraitts/rejets charges patronales autres (transp., TR) atténuation (IJSS) total coût salarial éligible % d'affectation coût déclaré sur l'action ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Février € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Mars € € € € € € Avril ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € source : fiches de paie Juin Juillet Mai ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Août € € € € € € Septembre ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € Octobre ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ Novembre € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € Décembre ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € total validé ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ € € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ € € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ € € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ € € € € € € ‐ € Fonds européen pour les réfugiés Annexe III PROJET FER 2013 - MODELE INDICATIF DE FEUILLE DE TEMPS FONDS EUROPEEN POUR LES REFUGIES logo bénéficiaire Nom / Prénom du salarié Fonction du salarié Statut du salarié Organisme bénéficiaire du FER Nom et numéro du projet FER Période de réalisation du projet FER Merci de répartir le nombre d'heures total effectué par jour entre les différentes tâches. Total heures/jours Jour N° de projet : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Tâches relatives au projet FER¹ Dec 2013 0,00 Tâches relatives à un autre projet européen Autres tâches 0,00 Total 1 : nombre d'h total travaillées Congés payés 0,00 Arrêt maladie financé par l'organisme 0,00 Total 2: nombre d'h total non travaillées rémunérées par l'employeur Temps d'absence non rémunéré par l'organisme. Nature de l'absence (congés sans soldes, temps d’arrêts maladie non financés par l’organisme, etc.) 0,00 0,00 jours de repos hebdomadaires jours fériés Lieu Lieu Date Date Signature du salarié Signature du responsable ¹ Il s'agit de toute l'activité passée par le salarié sur le projet FER ² Il s'agit de l'activité passée par le salarié sur un autre projet européen (qu'il soit financé par le FER ou par un autre fonds européen) durant la période de réalisation du projet FER faisant l'objet du suivi. ³ Il s'agit du reste de l'activité du salarié qui ne peut être affecté au projet FER objet du suivi, ou à un autre projet cofinancé par un fonds européen 0,00 Fonds européen pour les réfugiés Annexe IV : Tableau récapitulatif des dépenses acquittées en 20.. Identification du porteur de projet : N° PRESAGE : xxxxxx Intitulé de l'action : Veuillez saisir par dépense l'ensemble des coûts rattachés à l'opération Poste de dépense (1) Numéro de factureou référence Signature de l'ordonnateur Emetteur Type de pièce Description Montant de la dépense TOTAL 0 Date d'acquittement de la dépense Signature du commissaire aux comptes, expert comptable, comptable public Fonds européen pour les réfugiés Annexe V : Exemple de feuille d'émargement Organisme Date : Logo FER Atelier / Formation : Durée de la session du matin : Durée de la session de l'après-midi : Nom Nom du formateur : Prénom Matin Après-midi Signature : Émargement Fonds européen pour les réfugiés Annexe VI : Contrôles 20... - Matrice de dépenses Poste de dépense Date Reference Emetteur Description (dont précision du lien de la dépense avec le projet FER)¹ Montant total issu du justificatif Taux d'affectation appliqué au projet (%)² a - Frais de personnel affecté au projet Total poste "a" : b - Frais de voyage et de séjour pour le personnel affecté à l'opération Total poste "b" : c - Frais d'équipement Total poste "c" : d- Biens immobiliers Total poste "d" : e - Consommables, fournitures et services généraux Total poste "e" : f - Frais de sous-traitance Total poste "f" : g - Coût résultants directement des obligations liées aux cofinancements communautaires Total poste "g" : h - Frais d'experts Total poste "h" : i - Dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles Total poste "i" : TOTAL DES COUTS DIRECTS Montant déclaré (après application éventuelle du taux d'affectation)3 0 j - Coûts indirects vérification du respect de la limite forfaitaire de 7% des coûts directs éligibles 0 TOTAL GENERAL ¹ Il s'agit d'expliquer le lien de rattachement de la dépense avec le projet FER : par exemple "Billet Lyon-Paris de M. "X" - Objet : entretien OFPRA" ² Il s'agit du prorata appliqué à une dépense quand celle-ci ne concerne pas uniquement le projet FER (par exemple, 60% si un salarié travaille à 60 % sur le projet FER et à 40 % sur une autre tâche non soutenue par le FER) ³ ll s'agit d'appliquer le taux d'affectation déterminé au montant de la facture référencée (si la facture est de 1000 € et le taux d'affecation de 60%, alors le montant déclaré sera de 600 €) Fonds européen pour les réfugiés Annexe VII : Règles d’éligibilité des dépenses (Extrait de la décision 2011/152/UE) I. PRINCIPES GÉNÉRAUX I.1. Principes fondamentaux 1. Conformément à l'acte de base, pour être éligibles, les dépenses doivent : a) relever du champ d'application du Fonds ainsi que de ses objectifs, décrits aux articles 1er et 2 de l'acte de base1 ; b) relever des actions éligibles énumérées à l’article 3 de l’acte de base ou, dans le cas de mesures d’urgence, être liées aux actions éligibles prévues à l’article 5 de l’acte de base ; c) être nécessaires à l’exercice des activités couvertes par le projet, qui font partie des programmes pluriannuel et annuels approuvés par la Commission, ou couvertes par les mesures d’urgence définies à l’article 5 de l’acte de base, si elles modifient le programme annuel concerné; d) être raisonnables et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment ceux d’économie et de rapport coût/efficacité ; e) être exposées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, qui doi(ven)t être établi(s) et enregistré(s) dans un État membre, sauf pour les organisations gouvernementales internationales mises en place par des accords intergouvernementaux et les agences spécialisées créées par ces organisations, le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) et la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. En ce qui concerne l'article 39, paragraphe 2, de la présente décision, les règles applicables au bénéficiaire final s'appliquent mutatis mutandis aux partenaires du projet; f) être relatives aux groupes cibles définis à l’article 6 de l’acte de base ; g) être exposées conformément aux dispositions spécifiques de la convention de subvention. 2. Dans le cas d'actions pluriannuelles au sens de l'article 14, paragraphe 6, de l'acte de base, seule la partie de l'action cofinancée par un programme annuel est considérée comme un projet aux fins de l'application des présentes règles d'éligibilité. 3. Les projets auxquels le Fonds apporte son concours ne peuvent être financés par d'autres sources relevant du budget communautaire. Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées. I.2. Budget d'un projet Le budget d'un projet sera présenté comme suit: Dépenses + Coûts directs (CD) + Coûts indirects (pourcentage fixe des CD, défini dans la convention de subvention) Recettes + Contribution de l'UE (définie comme le moindre des trois montants indiqués à l'article 12 de la présente décision) + Contribution du bénéficiaire final et des partenaires du projet + Contribution de tiers + Recettes générées par le projet = Coût total éligible (CTE) = Recettes totales (RT) Le budget doit être en équilibre : le coût total éligible doit être égal aux recettes totales. 1 Décision 573/2007/CE du 23 mai 2007 1 I.3. Recettes et principe de non-profit 1. Les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. Si, au terme du projet, les sources de revenus, y compris les recettes, dépassent les dépenses, la participation du Fonds au projet sera réduite proportionnellement. Toutes les sources de revenus du projet doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire final ou figurer sur ses documents fiscaux, et être identifiables et contrôlables. 2. Les revenus d’un projet sont constitués des concours financiers accordés par le Fonds, des sources publiques et privées, y compris les propres contributions du bénéficiaire final, ainsi que des recettes générées par le projet. Aux fins de la présente disposition, «recettes» désigne les revenus obtenus par un projet pendant la période d'éligibilité définie au point I.4, grâce à des ventes, locations, services, frais d'inscription ou autres revenus équivalents. 3. La contribution communautaire résultant de l'application du principe de non-profit, prévue à l'article 12, point c), de la présente décision, sera égale au «coût total éligible» moins la «contribution de tiers» et les «recettes générées par le projet». I.4. Période d'éligibilité 1. Les coûts relatifs à un projet doivent être exposés, et les paiements respectifs (à l’exception des amortissements) effectués, après le 1er janvier de l'année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité s’étend jusqu’au 30 juin de l’année N2 +2, de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés avant cette date. 2. Une exception à la période d’éligibilité mentionnée au point 1 est prévue pour les mesures d’urgence (voir l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base) et pour l’assistance technique aux États membres (voir le point IV.3). I.5. Enregistrement des dépenses 1. Les dépenses doivent correspondre aux paiements effectués par le bénéficiaire final. Ces derniers prendront la forme de mouvements financiers (décaissement), à l'exception des amortissements. 2. En règle générale, les dépenses seront justifiées par des factures officielles. Lorsque ce n'est pas possible, elles seront justifiées par des documents comptables ou des pièces de valeur probante équivalente. 3. Les dépenses doivent être identifiables et contrôlables. En particulier: a) elles doivent être inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire final; b) elles doivent être déterminées conformément aux normes comptables applicables dans le pays d'établissement du bénéficiaire final et aux pratiques habituelles de ce bénéficiaire en matière de comptabilité analytique; et c) elles doivent faire l'objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales en vigueur. 4. S'il nécessaire, le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné. 5. Le stockage et le traitement de ces fichiers visés aux points 2 à 4 doivent être conformes à la législation nationale sur la protection des données. I.6. Champ d’application territorial 1. Les dépenses liées aux actions décrites aux articles 3 et 5 de l’acte de base doivent être exposées: a) par les bénéficiaires finals définis au point I.1.1.e) ; et b) sur le territoire des États membres, sauf pour les actions en matière de réinstallation prévues à l’article 3, paragraphe 5, de l’acte de base, dont les dépenses peuvent être exposées sur le territoire des 2 « N » étant l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes des Etats membres. 2 États membres ou dans le pays d’accueil. 2. Des partenaires enregistrés et établis dans des pays tiers peuvent être associés aux projets mais toute intervention financière est exclue, sauf dans le cas d’organisations gouvernementales internationales et des agences spécialisées créées par ces organisations, le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) et la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. II. CATÉGORIES DE COÛTS ÉLIGIBLES (AU NIVEAU DU PROJET) II.1. COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES Dans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d’éligibilité décrites dans la partie I, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques liés à la réalisation du projet. Les coûts directs doivent être inclus dans le budget global estimatif du projet. Les coûts directs suivants sont éligibles : II.1.1. Frais de personnel 1. Les coûts du personnel affecté au projet, c’est-à-dire les salaires augmentés des charges sociales et autres prélèvements obligatoires, sont éligibles pour autant qu’ils correspondent à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunération. 2. Pour les organisations internationales, les frais de personnel éligibles peuvent comprendre des provisions destinées à couvrir les obligations et les droits légalement prévus en matière de rémunération. 3. Les coûts salariaux correspondants du personnel des organismes publics sont éligibles dans la mesure où ils concernent le coût des activités que l’autorité publique concernée ne réaliserait pas si le projet visé n’était pas entrepris; ce personnel est détaché ou affecté à l'exécution du projet par décision écrite du bénéficiaire final. 4. Les frais de personnel doivent être détaillés dans le budget prévisionnel, en indiquant les fonctions et le nombre de membres du personnel. II.1.2. Frais de voyage et de séjour 1. Les frais de voyage et de séjour ne sont éligibles comme coûts directs que pour le personnel ou les autres personnes qui participent aux activités du projet et dont le déplacement est nécessaire à l'exécution du projet. 2. Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés. Les taux de remboursement sont basés sur le moyen de transport en commun le moins cher et les billets d'avion ne sont autorisés, en principe, que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie le transport aérien. Lorsqu'une voiture privée est utilisée, le remboursement est normalement effectué sur la base soit du coût des transports en commun, soit d'une indemnité kilométrique conforme aux règles officielles publiées dans l'État membre concerné ou appliquée par le bénéficiaire final. 3. Les frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels ou d'indemnités journalières. Les organismes ayant leurs propres taux d'indemnité journalière (per diem) les appliquent dans la limite des plafonds établis par l'État membre conformément à la législation et à la pratique nationales. Les indemnités journalières comprennent normalement les transports locaux (y compris les taxis), le logement, les repas, les appels téléphoniques locaux et les menues dépenses. II.1.3. Équipements II.1.3.1. Règles générales 1. Les coûts liés à l’acquisition d’équipements ne sont éligibles que s’ils sont essentiels à la réalisation 3 du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables. 2. Le choix entre crédit-bail, location ou achat doit toujours reposer sur la solution la moins chère. Toutefois, si le crédit-bail ou la location ne sont pas possibles en raison de la durée trop courte du projet ou de la dépréciation rapide de la valeur de l'équipement, l'achat est accepté. II.1.3.2. Location et crédit-bail Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles au cofinancement sous réserve des règles en vigueur dans l'État membre, de la législation et des pratiques nationales, et de la durée de location ou de crédit nécessaire au projet. II.1.3.3. Achat 1. Si les équipements sont achetés pendant la durée du projet, le budget doit préciser si le total des coûts ou seule la part d’amortissement des équipements correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d’utilisation pour le projet est comprise. Ce dernier est calculé conformément aux règles nationales en vigueur. 2. Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés à ses fins sont éligibles sur la base d'un amortissement. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention communautaire. 3. Pour les biens d’une valeur inférieure à 20 000 EUR, le prix d’achat total est éligible à condition que l’équipement soit acheté avant les trois derniers mois du projet. Les biens d’une valeur de 20 000 EUR ou plus ne sont éligibles que sur la base d'un amortissement. II.1.4. Biens immobiliers II.1.4.1. Règles générales Qu'il s'agisse de l'achat, de la construction, de la rénovation ou de la location de biens immobiliers, ces derniers doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables. II.1.4.2. Achat, construction ou rénovation 1. Si l’acquisition de biens immobiliers est essentielle à la réalisation du projet et est manifestement liée à ses objectifs, l’achat de tels biens, c’est-à-dire d’immeubles construits, ou la construction de biens immobiliers est éligible au cofinancement aux conditions indiquées ci-dessous, sans préjudice de l’application de règles nationales plus strictes: a) une attestation est obtenue auprès d’un expert immobilier indépendant ou d’un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d’achat n’est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation soit certifie que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, soit précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet ; b) les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire à un quelconque moment avant la réalisation du projet ; c) les biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet ; d) seule la part d’amortissement de ces biens immobiliers correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d’utilisation pour le projet est éligible. L’amortissement est calculé conformément aux règles comptables nationales. 2. Sous réserve de la condition c) du paragraphe 1, le coût total de travaux de rénovation ou de modernisation effectués sur des biens immobiliers est éligible jusqu'à concurrence de 100 000 EUR. Au-delà de ce seuil, les conditions c) et d) du point 1 s'appliquent. 4 II.1.4.3. Location La location de biens immobiliers est éligible au cofinancement si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous, et sans préjudice de l’application de règles nationales plus strictes: a) les biens immobiliers n'ont pas été achetés grâce à une subvention communautaire ; b) ils doivent être utilisés uniquement pour la réalisation du projet. Dans le cas contraire, seule la part des coûts correspondant à l'utilisation pour le projet est éligible. II.1.5. Consommables, fournitures et services généraux Les coûts des consommables, fournitures et services généraux sont éligibles s'ils sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet. II.1.6. Sous-traitance 1. En règle générale, les bénéficiaires finals doivent être en mesure de gérer eux-mêmes les projets. Le montant correspondant aux tâches à sous-traiter dans le cadre du projet devra être clairement indiqué dans la convention de subvention. 2. Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance suivants ne sont pas éligibles au cofinancement par le Fonds: a) sous-traitance de tâches liées à la gestion générale du projet ; b) contrats de sous-traitance qui s'ajoutent au coût d'exécution du projet sans apporter proportionnellement une valeur ajoutée ; c) contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants, en vertu desquels le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu'un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par référence à la valeur réelle des travaux ou des services fournis. 3. Pour tous les contrats de sous-traitance, les sous-traitants s'engagent à fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées. II.1.7. Coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements de l'Union Les coûts nécessaires au respect des obligations liées aux cofinancements de l'Union, telles que la publicité, la transparence, l’évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles. II.1.8. Frais d'experts Les honoraires de conseil juridique, les frais de notaire et le coût des experts techniques et financiers sont éligibles. II.1.9. Dépenses spécifiques en relation avec les groupes cibles 1. Aux fins de l’assistance, lorsque le bénéficiaire final fait des achats pour les groupes cible et qu’il rembourse des frais exposés par ces derniers, ces coûts sont éligibles aux conditions particulières suivantes: a) le bénéficiaire final conserve, pendant la durée mentionnée à l’article 43 de l’acte de base, les informations et justificatifs nécessaires à prouver que les personnes recevant cette aide correspondent au groupe cible défini à l’article 6 de l’acte de base ; b) le bénéficiaire final conserve, pendant la durée prévue à l’article 43 de l’acte de base, les justificatifs de l’aide apportée (tels que les factures et reçus) prouvant que les personnes ont bien reçu cette aide. 2. Pour les actions qui nécessitent la participation de personnes appartenant au groupe cible (par exemple, 5 des formations), des incitations en espèces d’un montant limité peuvent être distribuées en tant qu'aide complémentaire, dès lors qu'elles ne dépassent pas un total de 25 000 EUR par projet et qu’elles sont distribuées à titre individuel lors de chaque événement, formation ou autre. Le bénéficiaire final dresse une liste des bénéficiaires de ces incitations, ainsi que des heures et dates de paiement de ces dernières, et assure un suivi adéquat afin d'éviter tout double financement ou détournement de fonds. II.1.10. Mesures d'urgences 1. Pour des raisons dûment justifiées, des dérogations aux règles d'éligibilité définies dans la présente décision peuvent être accordées pour les dépenses liées aux mesures d'urgence, à condition d'être approuvées dans la décision de la Commission autorisant lesdites mesures. 2. Conformément à l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base, la durée d’éligibilité est de six mois au maximum, de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés pendant cette période. II.2. COÛTS INDIRECTS ÉLIGIBLES 1. Les coûts indirects éligibles de l'action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité énoncées au point I.1.1., ne peuvent pas être qualifiés de coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet. 2. Par dérogation aux points II.1.1.e) et I.5, les coûts indirects exposés dans le cadre de la réalisation de l'action peuvent être éligibles à un financement forfaitaire d'un maximum de 7 % du montant total des coûts directs éligibles. 3. Les organisations qui reçoivent une subvention de fonctionnement provenant du budget de l'Union ne peuvent pas inclure des coûts indirects dans leur budget prévisionnel. III. DÉPENSES INÉLIGIBLES Les coûts suivants ne sont pas éligibles : a) la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire final justifie qu'il ne peut pas la récupérer; b) la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes, les pénalités financières, les frais de procédure, et les dépenses somptuaires ou inconsidérées ; c) les frais de réception exclusivement destinés au personnel du projet. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu'une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés ; d) les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d'un autre projet ou programme de travail bénéficiant d'une subvention communautaire ; e) l'achat de terrains ; f) les contributions en nature. Signature du responsable et cachet de l'organisme : 6 Conçu par le Service de l’asile, Secrétariat général à l’immigration et à l’intégration, ministère de l’intérieur – Avril 2013 Réalisation graphique : Mission communication
