
Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF
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Rôle de l'animateur
Ce type de réunion se déroule suivant quatre étapes au cours desquelles le rôle de l'animateur change.
1ère étape
: il présente le problème et motive le groupe sur un objectif commun (établir un diagnostic ou prendre une décision). Il
aide le groupe à se doter d'un cadre et d'une méthodologie.
2ème étape
: il fait s'exprimer, écoute, facilite les échanges.
3ème étape
: il fait réfléchir, aide les personnes à clarifier leurs arguments, apporte des outils.
4ème étape
: il suscite des synthèses et fait décider.
L'activité du groupe
Elle inclut principalement trois types d'opérations dans ce genre de réunion.
1. les opérations de représentation :
aligner les éléments et préciser ce qui caractérise la situation,
rapprocher les faits, ce qui les rend semblables ou différents,
ranger par ordre et par critères.
2. les opérations de mise en problème :
recueillir les points de vue des différents acteurs concernés,
mettre en évidence les contradictions (qui est contre qui ? qu'est-ce qui exclut quoi ?)
situer dans l'espace et dans le temps (qu'est-ce qui fait problème, où et quand ?)
3. les opérations de relation :
examiner les causes et les conséquences,
repérer ce qu'il y a de constant dans la relation entre les faits observés.
Les fonctions de l’animateur
1 - LA FONCTION D'ORGANISATION
L'animateur fait en sorte que le groupe s'organise.
Il s'agit de préciser avant la réunion et en fonction du sujet et de l'objectif de celle-ci :
quels seront les participants, à quelle heure et dans quelle salle se tiendra la réunion, combien de temps, qui prévenir et
quels documents apporter ?
le statut, le rôle et les responsabilités de chacun au sein de l'équipe.
L'animateur fait en sorte que le travail de d'équipe ou du groupe s'organise. Il fixe, propose ou fait valider les
objectifs et la méthode de travail adoptée.
2 - LA FONCTION DE PRODUCTION
Sauf dans le cas particulier des réunions d'information, c'est rarement l'animateur qui produit, qui donne son avis, son
analyse, ses solutions. Il doit faire produire le groupe.
La production, c'est-à-dire le résultat de l'activité du groupe, devra en permanence s'appuyer sur le consensus le plus large.
3 - LA FONCTION DE FACILITATION (de l'activité du groupe)
Cette fonction consiste à aider le groupe et chacun à franchir les étapes pour que l'objectif soit atteint.
L'animateur s'appliquera à
doser l'information nécessaire au démarrage de la discussion
proposer des méthodes
donner la parole (reformuler, éviter les apartés)
demander l'avis et l'accord du groupe
faire respecter les procédures de travail (plan et méthode de travail, prise de décision).
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