www.4geniecivil.com La réunion : préparation, animation et participation Les différents types de réunions Chaque réunion comporte en général des phases différentes qui se succèdent (information, expression et résolution de problème) mais l'une d'entre elle domine souvent largement et détermine le type de la réunion. 1 - LA REUNION D'INFORMATION La réunion d'information présente des avantages par rapport à l'information écrite ou individuelle : certains répugnent à lire ; l'ensemble du groupe entend à peu près la même chose en même temps. Objectifs prioritaires Faire passer un message Il peut s'agir des informations sur les résultats du travail de la semaine, sur les objectifs à atteindre, sur de nouvelles dispositions réglementaires, sur un projet d'implantation de machine ou de répartition du travail... Vérifier que ce message a été compris Certains facteurs parasites peuvent jouer sur la qualité de la communication : bruits, langage, absence de disponibilité, manque d'intérêt du message... Motiver à l'action Rôle de l'animateur clarifier le message, faire comprendre aux participants de quoi il s'agit, situer l'information dans son contexte et la relier à la motivation, des participants susciter questions et réponses, motiver les participants à agir en examinant avec eux comment utiliser cette information. 2 - LA REUNION D'EXPRESSION La réunion d'expression doit permettre de recueillir un maximum d'informations pour mieux résoudre les problèmes. Chacun s'y exprimera sur son travail, donnera son avis sur des points précis fixés à l'ordre du jour. Ce type de réunion joue un rôle important dans l'intégration des personnes au sein d'une équipe. Objectifs prioritaires Connaître les points de vue des membres du groupe et si possible, de tous les membres du groupe. Favoriser la cohésion du groupe, rechercher une meilleure compréhension, une adhésion à un projet. Susciter l'adhésion. Rôle de l'animateur Dans ce type de réunion, l'animateur doit aider chacun : à réfléchir, à clarifier son avis, à prendre conscience que plusieurs positions sont possibles sur un même sujet, à donner son avis, prendre la parole, à être le plus précis possible dans son expression (forme et langage). 3 - LA REUNION D'ANALYSE ET DE RESOLUTION DE PROBLEMES Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF Page Objectifs prioritaires Rechercher efficacement une solution à un problème vécu par la majorité du groupe. Créer les conditions pour que les solutions proposées aient l'adhésion du groupe et que leur mise en oeuvre soit réelle et bien suivie (si les choix des solutions sont bien discutés, il est possible d'envisager plus facilement un consensus). 1 Son but est de faire connaître l'existence de problèmes, d'exprimer les idées que chacun peut avoir sur les causes de ceux-ci et les solutions possibles. www.4geniecivil.com Rôle de l'animateur Ce type de réunion se déroule suivant quatre étapes au cours desquelles le rôle de l'animateur change. 1ère étape : il présente le problème et motive le groupe sur un objectif commun (établir un diagnostic ou prendre une décision). Il aide le groupe à se doter d'un cadre et d'une méthodologie. 2ème étape : il fait s'exprimer, écoute, facilite les échanges. 3ème étape : il fait réfléchir, aide les personnes à clarifier leurs arguments, apporte des outils. 4ème étape : il suscite des synthèses et fait décider. L'activité du groupe Elle inclut principalement trois types d'opérations dans ce genre de réunion. 1. les opérations de représentation : aligner les éléments et préciser ce qui caractérise la situation, rapprocher les faits, ce qui les rend semblables ou différents, ranger par ordre et par critères. 2. les opérations de mise en problème : recueillir les points de vue des différents acteurs concernés, mettre en évidence les contradictions (qui est contre qui ? qu'est-ce qui exclut quoi ?) situer dans l'espace et dans le temps (qu'est-ce qui fait problème, où et quand ?) 3. les opérations de relation : examiner les causes et les conséquences, repérer ce qu'il y a de constant dans la relation entre les faits observés. Les fonctions de l’animateur 1 - LA FONCTION D'ORGANISATION L'animateur fait en sorte que le groupe s'organise. Il s'agit de préciser avant la réunion et en fonction du sujet et de l'objectif de celle-ci : quels seront les participants, à quelle heure et dans quelle salle se tiendra la réunion, combien de temps, qui prévenir et quels documents apporter ? le statut, le rôle et les responsabilités de chacun au sein de l'équipe. L'animateur fait en sorte que le travail de d'équipe ou du groupe s'organise. Il fixe, propose ou fait valider les objectifs et la méthode de travail adoptée. 2 - LA FONCTION DE PRODUCTION Sauf dans le cas particulier des réunions d'information, c'est rarement l'animateur qui produit, qui donne son avis, son analyse, ses solutions. Il doit faire produire le groupe. La production, c'est-à-dire le résultat de l'activité du groupe, devra en permanence s'appuyer sur le consensus le plus large. 3 - LA FONCTION DE FACILITATION (de l'activité du groupe) Cette fonction consiste à aider le groupe et chacun à franchir les étapes pour que l'objectif soit atteint. Page 2 L'animateur s'appliquera à doser l'information nécessaire au démarrage de la discussion proposer des méthodes donner la parole (reformuler, éviter les apartés) demander l'avis et l'accord du groupe faire respecter les procédures de travail (plan et méthode de travail, prise de décision). Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF www.4geniecivil.com Le rôle de facilitateur de l'animateur inclut également toutes les activités liées à la clarification des échanges (fonction de décodage) : faire préciser dans la discussion les éléments obscurs, contradictoires, non argumentés ou les a priori entre les personnes, reformuler chaque intervention pour vérifier l'accord de tous, proposer des synthèses partielles suivant l'avancée des travaux du groupe pour vérifier l'accord de tous sur la manière de formuler un problème, un avis, une solution, proposer un système de classement des idées, des faits, des solutions ainsi que des critères permettant de hiérarchiser, de fixer des priorités, de choisir. 4 - LA FONCTION DE REGULATION (du processus du groupe) Page 3 L'animateur devra adapter son style d'animation en fonction des interlocuteurs et des objectifs, réguler les échanges et favoriser l'expression de chacun (faire participer les "timides" et les "passifs", canaliser les "bavards" et les "leaders" positifs ou négatifs), donner des signes de reconnaissance favorables au bon fonctionnement du groupe, faire respecter le contrat de fonctionnement du groupe, analyser les interactions, anticiper et désamorcer les tensions, faire face aux silences ou à l'agressivité des participants, gérer les conflits (permettre aux personnes en conflit d'exprimer leurs différents arguments, mettre en évidence les points de divergence et d'accord et surtout ne pas laisser un climat de conflit s'installer qui empêcherait la progression des travaux). Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF www.4geniecivil.com Style Autocratique Démocratique Bienveillant Laisser-Faire Caractéristiques Avantages Inconvénients L'animation est directive. L'animateur donne des ordres et n'engage pas le feedback ni les interactions entre les membres du groupe. - Favorise la position de leader (dans certaines limites contestation). - Utile lorsque la situation nécessite de prendre des dispositions rapides. - Marche bien avec les subordonnés qui ont besoin de lignes directrices, de structures ou d'une définition précise de leur travail. - Conduit à la dépendance ou à la rebellion. - Pas de communication ascendante. Le relationnel est faible. - Décourage les gens qui sont motivés et savent ce qu'ils ont à faire. Relations interactives entre tous les membres du groupe. Décision de groupe. Recherche du consensus. Ce style encourage la réflexion des membres. -Favorise la cohésion du groupe (ambiance et réflexion) - Les gens sont encouragés à donner leur point de vue et sont concernés par les objectifs. - N'apporte pas toujours la structure nécessaire à tous. - Nécessite que les gens aient la compétence technique. - Pas forcément opportun en cas d'urgence. Animateur davantage orienté vers les personnes. Il est important que les personnes se sentent bien. Encourage l'appartenance (autour de lui). - Favorise la position de leader - Favorable pour les gens qui ont besoin d'attention, d'encouragement. - Les gens se connaissent bien, le relationnel est favorisé. - Peut paraître trop protecteur et interventionniste. - Non accepté par les personnes très centrées sur la tâche, l'objectif. Moins directif encore que le style démocratique, l'animateur s'appuie sur l'expertise de chacun,invite à assumer ses responsabilités. - Très utile avec les gens autonomes, favorise la créativité et la responsabilité. - Ce style n'est pas pesant en terme d'autorité. - Faible en terme de leadership, surtout en situation critique. - N'apporte pas la structure nécessaire aux personnes du groupe (maturité du groupe). Peu utile dans le cas d'un groupe important. Page 4 Les styles d’animation d'après Taïbi Khaler Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF www.4geniecivil.com Les participants Les participants ont un ou plusieurs objectifs à atteindre sur le plan pratique : analyser une situation, examiner un dossier, prendre une décision... En outre, chacun recherche un bénéfice personnel et psychologique dans la relation qu'il engage avec les autres. Plusieurs rôles permettent d’obtenir de tels bénéfices. L’animateur doit en avoir conscience et s’appuyer sur les aspects positifs de chacun pour dynamiser le groupe. Les rôles que nous allons évoquer décrivent les principaux comportements que l'on peut trouver en réunion. Type Le bavard Que faire ? Discute avec ses voisins. Monopolise la parole. Intarissable sur n’importe quel sujet. C'est souvent un faux timide. Le stress le pousse à parler. Il n'est pas susceptible car depuis toujours on lui dit qu'il parle trop, mais sur certains sujets, il peut être le plus compétent. Eviter de le regarder dans les yeux (pas d’incitation à la parole). Ramener aux objectifs et au temps. S’il faut le questionner, utiliser des questions fermées. Faire silence sans le regarder. C'est celui qui voudrait être animateur à la place de l'animateur. Il profite du rôle de régulateur qui interdit à l'animateur d'intervenir trop sur le fond pour imposer autoritairement ses idées et ses méthodes. Il s'adresse à l'ensemble du groupe. Il se place généralement en face de l'animateur, au milieu des participants afin de matérialiser deux clans. L'animateur doit garder son rôle de régulateur et écouter le leader négatif. Il doit s'appuyer sur le groupe pour l'intégrer ou, le cas échéant, l'isoler. Après avoir reformulé ce qu'a dit le leader négatif, l'animateur souligne qu'il s'agit d'une opinion personnelle de Monsieur X et le remercie. Mais chacun dans le groupe a le droit d'exprimer ses opinions aussi il peut poser la question : « quelqu'un pense-t-il différemment ? » Page 5 Le leader négatif Manifestations Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF www.4geniecivil.com Type Le passif Le leader positif L'actif positif Manifestations Que faire ? Parle peu ou de façon embarrassée. Il est souvent inhibé, timide. Il peut être "ailleurs". Il est souvent égocentrique. Il regarde très peu l'animateur ou le groupe. Il est souvent susceptible. L'animateur doit rassurer le passif. Il doit lui poser des questions faciles, le revaloriser à ses yeux et aux yeux du groupe, ne pas le blesser ou le provoquer. Il a la volonté d'être animateur, donc de prendre le pouvoir sur le groupe mais il est positif, donc il n'impose pas ses opinions mais cherche plutôt à dynamiser le groupe. Il regarde les participants et s'adresse à eux. L'animateur doit s'appuyer sur lui et en faire son assistant. Cependant il doit veiller à ce que le comportement du leader positif ne rende pas le groupe trop passif. Il est intéressé par le sujet, motivé, actif, prêt à agir, à innover. Il est le ciment du groupe. L'animateur doit bien sûr le faire participer. Ce sont les actifs positifs qui permettent vraiment au groupe de se réguler. L'actif négatif Il est déviant vis-à-vis du groupe et de son objectif. Page 6 Il cherche à entraîner le groupe hors sujet. Sa tactique préférée c'est de se taire, puis, à la fin de la réunion, il détruit : il va s'appuyer sur les opinions des autres pour dire : « je vais me faire l'avocat du diable... » Son moteur c'est la résistance au changement. C'est un aigri. Quand l'animateur a repéré un actif négatif, il faut le questionner au début de la réunion : « quelle est votre opinion ? ». S'il n'en a pas, dire : « je prends note que vous n'avez pas d'opinion sur ce sujet ». Ainsi il ne pourra plus critiquer ultérieurement les opinions du groupe. S'il exprime une opinion, dire : « c'est important ce que vient de dire Monsieur X ». Il faut le rassurer sur ses capacités à faire changer les choses ainsi il peut passer dans le camp des actifs positifs. Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF www.4geniecivil.com Etablir un ordre du jour Pour s’assurer que les participants connaissent l’objet de la réunion, la meilleure méthode consiste à leur transmettre à l’avance un ordre du jour clair et précis. Un ordre du jour de réunion est une liste de points ou de problèmes à soulever et à discuter. Il doit être succinct, simple et clair. Il doit être distribué, si possible à l’avance, à tous les participants. Dans l’idéal, les participants devraient avoir la possibilité de travailler à son élaboration avant la réunion. L’ordre du jour doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion. Il doit être communiqué bien avant la réunion. Il doit indiquer aussi précisément que possible le but essentiel de la réunion. Tous les participants doivent savoir exactement quelle sera leur contribution. Le temps accordé à chaque point doit être lié à son importance. Lorsque vous évaluez la durée de la réunion, prévoyez toujours large. Dressez soigneusement la liste des personnes auxquelles il convient d’envoyer des copies de l’ordre du jour de la réunion. Faites le distinguo entre ceux pour qui il ne constitue qu’une information et ceux dont vous attendez la présence effective et la participation à la réunion. Prenez les cinq premières minutes de la réunion pour rappeler l’ordre du jour. Si de nouveaux points à débattre se font jour au cours de la discussion, vous les ajouterez à l’ordre du jour en les intercalant, par ordre de priorité, avec les points existants. Exemple d’ordre du jour 5 mars 2004 - 9 h Salle de réunion de la Direction Départementale 9 h 00 - Ouverture de la séance – Raison de la réunion, objectifs, durée. 9 h 30 - Problèmes soumis à la discussion. 10 h 20 - Trouver des solutions alternatives 11 h 00 - PAUSE 11 h 30 - Choix parmi les solutions possibles. 12 h 00 - PAUSE DEJEUNER 13 h 30 - Définir un plan pour résoudre le problème. 14 h 30 - Assigner les tâches pour mettre le plan en œuvre/suivi 15 h 30 - Questions diverses 16 h 00 - PAUSE Page 7 16 h 30 - Résumé. Fin de la réunion. Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF www.4geniecivil.com Check liste rapide pour conduire des réunions efficaces 1. Clarifier l’objet de la réunion. 2. Choisissez les moyens techniques et la disposition de la salle appropriés à la réunion. 3. Optez pour un style d’animation adapté. 4. Recherchez l’accord des participants sur l’ordre du jour, l’heure de la réunion, les objectifs, les règles du jeu. 5. Ne permettez pas au groupe d’aller trop vite et de sauter aux conclusions. Attendez avant de décider et explorez les autres possibilités. 6. Tirez parti des situations de conflits pour une expression complète des idées, des sentiments, avant d’essayer de les concilier. 7. Travailler à parvenir à un consensus quand les connaissances sont réparties sur plusieurs personnes et que les décisions prises doivent être soutenues par tous. 8. Faites appel à l’interaction quand les sentiments et la conduite des participants ne sont pas en cohérence, quand les opinions ne sont pas données spontanément ou que la réunion semble inefficace. 9. Insistez pour que l’on s’engage sur une action bien précise en termes de ce qui doit être fait, le suivi et la responsabilité. Page 8 10. Evaluez chaque réunion avec l’intention d’en tirer des enseignements pouvant améliorer les sessions ultérieures. Communication professionnelle LA REUNION B.NADEIF
