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La réunion : préparation, animation et participation
Les différents types de réunions
Chaque réunion comporte en général des phases différentes qui se succèdent (information, expression et résolution de
problème) mais l'une d'entre elle domine souvent largement et détermine le type de la réunion.
1 - LA REUNION D'INFORMATION
La réunion d'information présente des avantages par rapport à l'information écrite ou individuelle : certains répugnent
à lire ; l'ensemble du groupe entend à peu près la même chose en même temps.
Objectifs prioritaires
Faire passer un message
Il peut s'agir des informations sur les résultats du travail de la semaine, sur les objectifs à atteindre, sur de nouvelles
dispositions réglementaires, sur un projet d'implantation de machine ou de répartition du travail...
Vérifier que ce message a été compris
Certains facteurs parasites peuvent jouer sur la qualité de la communication : bruits, langage, absence de disponibilité,
manque d'intérêt du message...
Motiver à l'action
Rôle de l'animateur
clarifier le message, faire comprendre aux participants de quoi il s'agit,
situer l'information dans son contexte et la relier à la motivation, des participants
susciter questions et réponses,
motiver les participants à agir en examinant avec eux comment utiliser cette information.
2 - LA REUNION D'EXPRESSION
La réunion d'expression doit permettre de recueillir un maximum d'informations pour mieux résoudre les problèmes.
Chacun s'y exprimera sur son travail, donnera son avis sur des points précis fixés à l'ordre du jour. Ce type de réunion
joue un rôle important dans l'intégration des personnes au sein d'une équipe.
Objectifs prioritaires
Connaître les points de vue des membres du groupe et si possible, de tous les membres du groupe.
Favoriser la cohésion du groupe, rechercher une meilleure compréhension, une adhésion à un projet.
Susciter l'adhésion.
Rôle de l'animateur
Dans ce type de réunion, l'animateur doit aider chacun :
à réfléchir, à clarifier son avis, à prendre conscience que plusieurs positions sont possibles sur un même sujet,
à donner son avis, prendre la parole,
à être le plus précis possible dans son expression (forme et langage).
3 - LA REUNION D'ANALYSE ET DE RESOLUTION DE PROBLEMES
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LA REUNION
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Objectifs prioritaires
Rechercher efficacement une solution à un problème vécu par la majorité du groupe.
Créer les conditions pour que les solutions proposées aient l'adhésion du groupe et que leur mise en oeuvre
soit réelle et bien suivie (si les choix des solutions sont bien discutés, il est possible d'envisager plus facilement un
consensus).
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Son but est de faire connaître l'existence de problèmes, d'exprimer les idées que chacun peut avoir sur les causes de
ceux-ci et les solutions possibles.
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Rôle de l'animateur
Ce type de réunion se déroule suivant quatre étapes au cours desquelles le rôle de l'animateur change.
1ère étape : il présente le problème et motive le groupe sur un objectif commun (établir un diagnostic ou prendre une décision). Il
aide le groupe à se doter d'un cadre et d'une méthodologie.
2ème étape : il fait s'exprimer, écoute, facilite les échanges.
3ème étape : il fait réfléchir, aide les personnes à clarifier leurs arguments, apporte des outils.
4ème étape : il suscite des synthèses et fait décider.
L'activité du groupe
Elle inclut principalement trois types d'opérations dans ce genre de réunion.
1. les opérations de représentation :
aligner les éléments et préciser ce qui caractérise la situation,
rapprocher les faits, ce qui les rend semblables ou différents,
ranger par ordre et par critères.
2. les opérations de mise en problème :
recueillir les points de vue des différents acteurs concernés,
mettre en évidence les contradictions (qui est contre qui ? qu'est-ce qui exclut quoi ?)
situer dans l'espace et dans le temps (qu'est-ce qui fait problème, où et quand ?)
3. les opérations de relation :
examiner les causes et les conséquences,
repérer ce qu'il y a de constant dans la relation entre les faits observés.
Les fonctions de l’animateur
1 - LA FONCTION D'ORGANISATION
L'animateur fait en sorte que le groupe s'organise.
Il s'agit de préciser avant la réunion et en fonction du sujet et de l'objectif de celle-ci :
quels seront les participants, à quelle heure et dans quelle salle se tiendra la réunion, combien de temps, qui prévenir et
quels documents apporter ?
le statut, le rôle et les responsabilités de chacun au sein de l'équipe.
L'animateur fait en sorte que le travail de d'équipe ou du groupe s'organise. Il fixe, propose ou fait valider les
objectifs et la méthode de travail adoptée.
2 - LA FONCTION DE PRODUCTION
Sauf dans le cas particulier des réunions d'information, c'est rarement l'animateur qui produit, qui donne son avis, son
analyse, ses solutions. Il doit faire produire le groupe.
La production, c'est-à-dire le résultat de l'activité du groupe, devra en permanence s'appuyer sur le consensus le plus large.
3 - LA FONCTION DE FACILITATION (de l'activité du groupe)
Cette fonction consiste à aider le groupe et chacun à franchir les étapes pour que l'objectif soit atteint.
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L'animateur s'appliquera à
doser l'information nécessaire au démarrage de la discussion
proposer des méthodes
donner la parole (reformuler, éviter les apartés)
demander l'avis et l'accord du groupe
faire respecter les procédures de travail (plan et méthode de travail, prise de décision).
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Le rôle de facilitateur de l'animateur inclut également toutes les activités liées à la clarification des échanges
(fonction de décodage) :
faire préciser dans la discussion les éléments obscurs, contradictoires, non argumentés ou les a priori entre les
personnes,
reformuler chaque intervention pour vérifier l'accord de tous,
proposer des synthèses partielles suivant l'avancée des travaux du groupe pour vérifier l'accord de tous sur la manière
de formuler un problème, un avis, une solution,
proposer un système de classement des idées, des faits, des solutions ainsi que des critères permettant de hiérarchiser,
de fixer des priorités, de choisir.
4 - LA FONCTION DE REGULATION (du processus du groupe)
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L'animateur devra
adapter son style d'animation en fonction des interlocuteurs et des objectifs,
réguler les échanges et favoriser l'expression de chacun (faire participer les "timides" et les "passifs", canaliser les
"bavards" et les "leaders" positifs ou négatifs),
donner des signes de reconnaissance favorables au bon fonctionnement du groupe,
faire respecter le contrat de fonctionnement du groupe,
analyser les interactions,
anticiper et désamorcer les tensions,
faire face aux silences ou à l'agressivité des participants,
gérer les conflits (permettre aux personnes en conflit d'exprimer leurs différents arguments, mettre en évidence
les points de divergence et d'accord et surtout ne pas laisser un climat de conflit s'installer qui empêcherait la
progression des travaux).
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Style
Autocratique
Démocratique
Bienveillant
Laisser-Faire
Caractéristiques
Avantages
Inconvénients
L'animation est
directive. L'animateur
donne des ordres et
n'engage pas le feedback ni les interactions
entre les membres du
groupe.
- Favorise la position de leader
(dans certaines limites contestation).
- Utile lorsque la situation
nécessite de prendre des
dispositions rapides.
- Marche bien avec les subordonnés qui ont besoin de lignes
directrices, de structures ou d'une
définition précise de leur travail.
- Conduit à la dépendance ou à
la rebellion.
- Pas de communication
ascendante. Le relationnel est
faible.
- Décourage les gens qui sont
motivés et savent ce qu'ils ont à
faire.
Relations interactives
entre tous les membres
du groupe.
Décision de groupe.
Recherche du
consensus.
Ce style encourage la
réflexion des membres.
-Favorise la cohésion du groupe
(ambiance et réflexion)
- Les gens sont encouragés à
donner leur point de vue et sont
concernés par les objectifs.
- N'apporte pas toujours la
structure nécessaire à tous.
- Nécessite que les gens aient la
compétence technique.
- Pas forcément opportun en
cas d'urgence.
Animateur davantage
orienté vers les
personnes. Il est important que les personnes
se sentent bien.
Encourage
l'appartenance (autour
de lui).
- Favorise la position de leader
- Favorable pour les gens qui ont
besoin d'attention,
d'encouragement.
- Les gens se connaissent bien, le
relationnel est favorisé.
- Peut paraître trop protecteur
et interventionniste.
- Non accepté par les
personnes très centrées sur la
tâche, l'objectif.
Moins directif encore
que le style
démocratique,
l'animateur s'appuie sur
l'expertise de
chacun,invite à assumer
ses responsabilités.
- Très utile avec les gens
autonomes, favorise la créativité
et la responsabilité.
- Ce style n'est pas pesant en
terme d'autorité.
- Faible en terme de leadership,
surtout en situation critique.
- N'apporte pas la structure
nécessaire aux personnes du
groupe (maturité du groupe).
Peu utile dans le cas d'un
groupe important.
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Les styles d’animation
d'après Taïbi Khaler
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Les participants
Les participants ont un ou plusieurs objectifs à atteindre sur le plan pratique : analyser une situation, examiner un dossier,
prendre une décision...
En outre, chacun recherche un bénéfice personnel et psychologique dans la relation qu'il engage avec les autres. Plusieurs
rôles permettent d’obtenir de tels bénéfices. L’animateur doit en avoir conscience et s’appuyer sur les aspects positifs de
chacun pour dynamiser le groupe. Les rôles que nous allons évoquer décrivent les principaux comportements que l'on peut
trouver en réunion.
Type
Le bavard
Que faire ?
Discute avec ses voisins.
Monopolise la parole.
Intarissable sur n’importe quel
sujet.
C'est souvent un faux timide.
Le stress le pousse à parler.
Il n'est pas susceptible car
depuis toujours on lui dit qu'il
parle trop, mais sur certains
sujets, il peut être le plus
compétent.
Eviter de le regarder dans
les yeux (pas d’incitation à
la parole).
Ramener aux objectifs et au
temps.
S’il faut le questionner,
utiliser des questions
fermées.
Faire silence sans le
regarder.
C'est celui qui voudrait être
animateur à la place de
l'animateur.
Il profite du rôle de régulateur
qui interdit à l'animateur
d'intervenir trop sur le fond
pour imposer autoritairement
ses idées et ses méthodes.
Il s'adresse à l'ensemble du
groupe.
Il se place généralement en
face de l'animateur, au milieu
des participants
afin de matérialiser deux clans.
L'animateur doit garder son
rôle de régulateur et écouter
le leader négatif.
Il doit s'appuyer sur le
groupe pour l'intégrer ou, le
cas échéant, l'isoler.
Après avoir reformulé ce
qu'a dit le leader négatif,
l'animateur souligne qu'il
s'agit d'une opinion
personnelle de Monsieur X
et le remercie. Mais chacun
dans le groupe a le droit
d'exprimer ses opinions
aussi il peut poser la
question : « quelqu'un
pense-t-il différemment ? »
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Le leader négatif
Manifestations
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Type
Le passif
Le leader positif
L'actif positif
Manifestations
Que faire ?
Parle peu ou de façon
embarrassée.
Il est souvent inhibé, timide.
Il peut être "ailleurs".
Il est souvent égocentrique.
Il regarde très peu l'animateur
ou le groupe.
Il est souvent susceptible.
L'animateur doit rassurer le
passif. Il doit lui poser des
questions faciles, le
revaloriser à ses yeux et aux
yeux du groupe, ne pas le
blesser ou le provoquer.
Il a la volonté d'être
animateur, donc de prendre le
pouvoir sur le groupe mais il
est positif, donc il n'impose
pas ses opinions mais cherche
plutôt à dynamiser le groupe.
Il regarde les participants et
s'adresse à eux.
L'animateur doit s'appuyer
sur lui et en faire son
assistant. Cependant il doit
veiller à ce que le
comportement du leader
positif ne rende pas le
groupe trop passif.
Il est intéressé par le sujet,
motivé, actif, prêt à agir, à
innover.
Il est le ciment du groupe.
L'animateur doit bien sûr le
faire participer. Ce sont les
actifs positifs qui permettent
vraiment au groupe de se
réguler.
L'actif négatif
Il est déviant vis-à-vis du
groupe et de son objectif.
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Il cherche à entraîner le
groupe hors sujet.
Sa tactique préférée c'est de se
taire, puis, à la fin de la
réunion, il détruit :
il va s'appuyer sur les opinions
des autres pour dire : « je vais
me faire l'avocat du diable... »
Son moteur c'est la résistance
au changement. C'est un aigri.
Quand l'animateur a repéré
un actif négatif, il faut le
questionner au début de la
réunion : « quelle est votre
opinion ? ». S'il n'en a pas,
dire : « je prends note que
vous n'avez pas d'opinion
sur ce sujet ». Ainsi il ne
pourra plus critiquer
ultérieurement les opinions
du groupe.
S'il exprime une opinion,
dire : « c'est important ce
que vient de dire Monsieur
X ». Il faut le rassurer sur ses
capacités à faire changer les
choses ainsi il peut passer
dans le camp des actifs
positifs.
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Etablir un ordre du jour
Pour s’assurer que les participants connaissent l’objet de la réunion, la meilleure méthode consiste à leur transmettre à
l’avance un ordre du jour clair et précis.
Un ordre du jour de réunion est une liste de points ou de problèmes à soulever et à discuter. Il doit être succinct,
simple et clair.
Il doit être distribué, si possible à l’avance, à tous les participants. Dans l’idéal, les participants devraient avoir la possibilité
de travailler à son élaboration avant la réunion.
L’ordre du jour doit indiquer la date, l’heure, le lieu et l’objet de la réunion. Il doit être communiqué bien avant la réunion.
Il doit indiquer aussi précisément que possible le but essentiel de la réunion.
Tous les participants doivent savoir exactement quelle sera leur contribution.
Le temps accordé à chaque point doit être lié à son importance.
Lorsque vous évaluez la durée de la réunion, prévoyez toujours large.
Dressez soigneusement la liste des personnes auxquelles il convient d’envoyer des copies de l’ordre du jour de la réunion.
Faites le distinguo entre ceux pour qui il ne constitue qu’une information et ceux dont vous attendez la présence effective
et la participation à la réunion.
Prenez les cinq premières minutes de la réunion pour rappeler l’ordre du jour.
Si de nouveaux points à débattre se font jour au cours de la discussion, vous les ajouterez à l’ordre du jour en les
intercalant, par ordre de priorité, avec les points existants.
Exemple d’ordre du jour
5 mars 2004 - 9 h
Salle de réunion de la Direction Départementale
9 h 00 - Ouverture de la séance – Raison de la réunion, objectifs, durée.
9 h 30 - Problèmes soumis à la discussion.
10 h 20 - Trouver des solutions alternatives
11 h 00 - PAUSE
11 h 30 - Choix parmi les solutions possibles.
12 h 00 - PAUSE DEJEUNER
13 h 30 - Définir un plan pour résoudre le problème.
14 h 30 - Assigner les tâches pour mettre le plan en œuvre/suivi
15 h 30 - Questions diverses
16 h 00 - PAUSE
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16 h 30 - Résumé. Fin de la réunion.
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Check liste rapide
pour conduire des réunions efficaces
1. Clarifier l’objet de la réunion.
2. Choisissez les moyens techniques et la disposition de la salle appropriés à la réunion.
3. Optez pour un style d’animation adapté.
4. Recherchez l’accord des participants sur l’ordre du jour, l’heure de la réunion, les objectifs, les règles du jeu.
5. Ne permettez pas au groupe d’aller trop vite et de sauter aux conclusions. Attendez avant de décider et explorez
les autres possibilités.
6. Tirez parti des situations de conflits pour une expression complète des idées, des sentiments, avant d’essayer de les
concilier.
7. Travailler à parvenir à un consensus quand les connaissances sont réparties sur plusieurs personnes et que les
décisions prises doivent être soutenues par tous.
8. Faites appel à l’interaction quand les sentiments et la conduite des participants ne sont pas en cohérence, quand les
opinions ne sont pas données spontanément ou que la réunion semble inefficace.
9. Insistez pour que l’on s’engage sur une action bien précise en termes de ce qui doit être fait, le suivi et la
responsabilité.
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10. Evaluez chaque réunion avec l’intention d’en tirer des enseignements pouvant améliorer les sessions
ultérieures.
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