LE GUIDE DU PROTOCOLE ROTARY

Mandat 2017-2018
ROTARY INTERNATIONALDISTRICT 9101 ROTARACT CLUB
DALOA [Club N°55324]
Parrainé par le Rotary Club Daloa Centre-Ouest
GUIDE DU
PROTOCOLE
Réunion les 1er et 3ème Dimanche du mois au Kolatier en face de la grande Mairie
Cel : +225 47483715 / +225 57603302 E-mail : [email protected]
Table des matières
1- Généralites ................................................................................................................................................3
1-1-Approche définitionnelle ...................................................................................................................3
1-2-Rôle et importance du protocole au Rotary ....................................................................................3
2- Le principe de la préséance et l’ordre protocolaire dans le Rotaract et l’Interact ...........................3
2-1-Le principe de la préséance ..............................................................................................................3
2-2-Ordre protocolaire au Rotary ..........................................................................................................4
2-2-1-Rencontres rotariennes au niveau international .....................................................................4
2-2-2- Rencontres rotariennes au niveau national et du district ......................................................4
2-2-3-Rencontres Rotaract et Interact nationales et de district .......................................................4
2-2-4-Au sein du club ...........................................................................................................................5
2-3-Les règles de base fondamentales .....................................................................................................5
2-4-Les règles du protocole dans les cas particuliers ............................................................................5
3- Rôle et responsabilités du Protocole .......................................................................................................6
3-1-Rôle .....................................................................................................................................................6
3-2-Responsabilités et Importance du protocole ...................................................................................6
4- Qualités du bon protocole ........................................................................................................................7
Conclusion ....................................................................................................................................................7
GUIDE DU PROTOCOLE
Version Août 2017
1- Généralités
1-1-Approche définitionnelle
 Le protocole
Synonymes : Cérémonial, Etiquette, Usage, Coutume, Bienséance, Norme, règle, Civilité
Convention, traité, résolution
Le Protocole est un ensemble de règles régissant les cérémonies, notamment les préséances dans le cadre
des relations officielles. Il se doit d'être respecté ; tout manquement pouvant entraîner des ratés
 L'ordre protocolaire
L'ordre protocolaire constitue l'ordre dans lequel doivent prendre place les participants d'une cérémonie.
Aucune répartition exacte n'est imposée dans le présent protocole, cette tâche incombant au Directeur ou
chef du protocole, lequel considère à cette fin le type de cérémonie et arrête la disposition en résultant.
L'absence de l'un des participants fait remonter les personnes inférieures d'un rang. Si l'une des
personnalités cumule plusieurs titres, le plus important est prépondérant. L'ordre protocolaire évolue
évidemment au gré des naissances, unions et décès ; et dépend aujourd'hui de la configuration actuelle
des Maisons impériale et princières
1-2-Rôle et importance du protocole au Rotary
Le protocole se définit comme l’ensemble des usages qui régissent les cérémonies et relations officielles.
C’est souvent le Service chargé de faire observer le cérémonial officiel.
Aussi le Rotary dans son fonctionnement, organise-t-il de nombreuses cérémonies et ne peut par
conséquent se passer de Protocole.
Quelle est l’importance du Protocole et de l’ordre protocolaire dans la conduite des rencontres
rotariennes.
C’est à cette préoccupation que nous tenterons de répondre à travers l’énonciation du principe de la
préséance et l’ordre protocolaire dans le Rotary d’une part et les responsabilités du Protocole d’autre part
sans oublier de relever les qualités que requiert la fonction de Protocole.
2- Le principe de la préséance et l’ordre protocolaire dans le Rotaract et l’Interact
2-1-Le principe de la préséance
Ce principe stipule que le poste actuellement occupé a prééminence sur une ancienne fonction qui ellemême a préséance sur un poste futur.
Les personnes exerçant plusieurs fonctions doivent être classées d’après la position la plus élevée qu’elles
occupent, les conjoints bénéficiant du même statut.
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Version Août 2017
2-2-Ordre protocolaire au Rotary
L’ordre de préséance suivant doit être utilisé lors de rencontres rotariennes et dans toute publication
rotarienne :
2-2-1-Rencontres rotariennes au niveau international
 Président (ou son représentant)
 Président élu
 Vice-président
 Trésorier
 Autres membres du Conseil Central
 Anciens présidents du R.I. (par ordre d’ancienneté)
 Administrateurs de la Fondation Rotary (le président du conseil d’administration en premier)
 Secrétaire général
 Président nommé
 Anciens membres du Conseil Central (par ordre d’ancienneté)
 Anciens administrateurs (par ordre d’ancienneté)
 Anciens secrétaires généraux (par ordre d’ancienneté)
 Membres élus du Conseil Central
 Gouverneurs (et autres dirigeants du R.I.)
 Membres nommés du Conseil Central
 Anciens gouverneurs (par ordre d’ancienneté)
 Administrateurs entrants
 Gouverneurs élus
2-2-2- Rencontres rotariennes au niveau national et du district
 Gouverneur de District (DG)
 Ancien Gouverneur de District (PDG)
 Gouverneur Élu (DGE)
 Gouverneur Nominé (DGN)
 Assistant Gouverneur (AG)
 Ancien Assistant Gouverneur (PAG)
 Président de Club (PC)
 Ancien Président de Club (PP)
 Président Élu de Club (PE)

Rotariens (RTN)
2-2-3-Rencontres Rotaract et Interact nationales et de district
 RRD
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Version Août 2017
 Past RRD
 RRD élu
 Secrétaire du District Rotaract
 Trésorier du District
 Protocole du District
 DRRD
 Autres membres du comité RRD
2-2-4-Au sein du club
 Président
 Past Président
 Président élu
 Vice-Président
 Secrétaire
 Trésorier
 Chef du protocole
 Autres membres du Comité
2-3-Les règles de base fondamentales
 Lors des Manifestations Officielles, on ne doit utiliser la formule prescrite par le Protocole qu’une
seule fois (en début de cérémonie)
 Le Poste actuellement occupé a préséance sur une ancienne Fonction qui elle-même a préséance
sur un Poste futur
 Les personnes exerçant plusieurs fonctions doivent être classées d’après la position la plus élevées
qu’ils occupent, qu’ils ont occupées ou qu’ils vont occuper
 Au cours d’une Manifestation Rotarienne, la première personne dans l’Ordre de préséance, c’est la
personne qui Préside
 Les Conjoints bénéficient du même rang (statut) dans l’Ordre de préséance
2-4-Les règles du protocole dans les cas particuliers
Pour des raisons de susceptibilité et pour éviter des incidents protocolaires, le RI autorise des dérogations
au Protocole en ce qui concerne l’ordre de préséance des Invités d’Honneur
 Lorsqu’il s’agit du Président de la République ou du Premier Ministre : ils sont placés dans
l’ordre N°1 de préséance
 Lorsqu’il s’agit d’Officiels de Haut Grade (Ministre, Président d’Institution, Ambassadeur, …) :
ils sont placés dans l’ordre N°2 de préséance
 Ce sont là résumés les Fondamentaux des Règles Essentielles du Protocole Rotarien, à connaître
et à respecter, pour éviter les impairs et les improvisations
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
Dans le Premier cas :
–
PR ou PM
–
DG, PDG, DGE, DGN
–
Autre(s) Invité(s) d’Honneur
–
AG, PAG, PC, PP, PE, RTN

Dans le Second cas:
–
DG,
–
Invité d’Honneur
–
PDG, DGE, DGN
–
Autre(s) Invité(s) d’Honneur
–
AG, PAG, PC, PP, PE, RTN
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Version Août 2017
3- Rôle et responsabilités du Protocole
En tant que responsable du protocole :

il vous incombe de veiller au bon déroulement de la réunion afin qu’elle produise une impression
favorable sur les visiteurs et les invités.

Vous avez le devoir de prévenir tout incident qui pourrait porter atteinte à la réputation du
Rotaract.
Il vous revient donc :

de prendre soin des aspects techniques de la réunion

de superviser avec discrétion son déroulement.
3-1-Rôle
Le chef du protocole est chargé d’organiser les réunions du Club (AG, Réunions statutaires, Comité,
Dîners, etc.). Il est membre du Comité du Club.
A ce titre :

il accueille les membres, visiteurs et invités du club.

Il est responsable du « timing » de la rencontre.

Il inscrit et annonce les personnes présentes par ordre de préséance

Lorsqu’un ou des Rotariens sont présents, le protocole est tenu de commencer la présentation des
visiteurs par le Rotarien ayant une fonction qui a préséance sur les autres.

Si le visiteur ou invité à des distinctions rotariennes, il est souhaitable de les énoncer (Ex : PHF 5
Saphirs).

Il vous incombe de veiller aux détails pratiques, tels que la rapidité du service, l’attention accordée
aux intervenants, l’arrivée discrète des retardataires, les départs prématurés, la clôture de la
réunion, l’accueil et le départ des Invités, etc.

Il faudra rester constamment à l’écoute des participants, afin d’aller au devant de leurs besoins et
de déceler les problèmes. C’est de cette manière que vous découvrirez les différents aspects du
fonctionnement du club et que vous serez à même de l’améliorer.

La réussite de votre mandat dépendra non seulement de la compétence avec laquelle vous vous
acquitterez, de semaine en semaine, de vos obligations, mais reposera également sur leur
planification.
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3-2-Responsabilités et Importance du protocole
S’informer de ce que l’on attend de vous. Vous serez amené à travailler en collaboration avec le président
du club et d’autres responsables le cas échéant.
Noter toutes suggestions quant aux dispositions à prendre pour améliorer la convivialité entre les
membres du club.
Se renseigner sur les besoins du conférencier (podium, projecteur, dispositifs d’éclairage et autre).

Le protocole donne une dynamique à la réunion et lui confère un caractère solennel.

Il veille au respect du timing afin d’éviter des rencontres trop longues et par conséquent peu
efficaces.

L’action efficace du protocole présente l’image du Rotaract et de l’interact qui se veut un cercle
ou règnent l’ordre, le sérieux et l’efficacité. Une mauvaise action du protocole a automatiquement
des répercussions sur l’image du Club, le déroulement de la cérémonie.

C’est pourquoi il doit cultiver un certain nombre de valeurs humaines.
4- Qualités du bon protocole

Assidu et ponctuel (arriver aux réunions 15 à 20 mn pour vérifier que tout est en ordre et accueillir
les visiteurs) Les badges facilitent le contact.

accueillant

avoir le sens du contact

être bilingue serait un atout

se montrer élégant et galant

être sobre dans les gestes et discret

il est conseillé de se tenir debout devant un pupitre, cela donne plus de chaleur et de solennité à la
réunion

ne pas monopoliser la parole

savoir détendre l’atmosphère sans toutefois être vulgaire.
Conclusion
Au total, il convient d’indiquer que le chef du protocole est le régulateur des séances du Club ; cela
requiert de lui la maîtrise de soi et l’efficacité. Au delà il s’agit d’asseoir un club dont les réunions et
autres rencontres donnent très envie d’y revenir pour les nouveaux, le regret d’avoir manqué quelque
chose pour les absents pour tous, l’assurance de « servir d’abord ».
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Version Août 2017