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02-presentation G n rale ERP

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Présentation générale des ERP et leur architecture modulaire
Par Fleur-Anne Blain
1/11/2006
TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES
Table des matières
1
2
3
Présentation générale des ERP
1.1 Définition . . . . . . . . . . . .
1.2 Les ERP : Pour qui ? Pourquoi ?
1.2.1 Pour qui ? . . . . . . . .
1.2.2 Pourquoi ? . . . . . . .
1.2.3 Architecture technique .
Architecture modulaire des ERP
2.1 Les principaux éditeurs d’ERP .
2.2 Architecture modulaire . . . . .
2.2.1 Le module finance . . .
2.2.2 Le module logistique . .
2.2.3 Le module e-commerce .
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Conclusion
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3.1 Remerciements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Copyright (c) 2006 trinityDEV. Aucune reproduction, même partielle, ne peut être faite de ce site et de
l’ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l’autorisation expresse de l’auteur. Sinon vous
encourez selon la loi jusqu’à 3 ans de prison et jusqu’à 300 000 E de dommages et intérêts. Cette page est
déposée à la SACD.
TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES
Introduction
L’accès des entreprises aux nouvelles technologies, à Internet en particulier, tend à modifier la communication
entre les différents acteurs du monde des affaires. Notamment entre l’entreprise et ses clients (Business To Consumer, B2C), le fonctionnement interne de l’entreprise (Business To Employees, B2E) et la relation de l’entreprise
avec ses différents partenaires et fournisseurs (Business To Business, B2B). On appelle aussi « e-Business » l’ingregration au sein de l’entreprise d’outils basés sur les technologies de l’information et la communication, en
l’occurrence les Progiciels de Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Ressource Planning (ERP).
Cet outil permet une gestion homogène et cohérente du système d’information (SI) de l’entreprise, en particulier pour la gestion commerciale de la chaine de production à la vente d’un produit.
Nous verrons tout d’abord une présentation générale des ERP ce qui nous conduira à la description de leur
architecture modulaire.
Copyright (c) 2006 trinityDEV. Aucune reproduction, même partielle, ne peut être faite de ce site et de
l’ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l’autorisation expresse de l’auteur. Sinon vous
encourez selon la loi jusqu’à 3 ans de prison et jusqu’à 300 000 E de dommages et intérêts. Cette page est
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CHAPITRE 1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES ERP
Chapitre
1
Présentation générale des ERP
1.1
Définition
L’acronyme ERP signifie « Enterprise Ressource Planning » traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilisé.
Emanant d’un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une
entreprise intégrant l’ensemble de ses fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière
et comptable, l’aide a la decision, la vente, la distribution, l’approvisionnement, la production ou encore du ecommerce.
Le principe fondateur d’un ERP est de construire des applications informatiques correspondant aux diverses
fonctions citées précédemment de manière modulaire sachant que ces modules sont indépendants entre eux,
tout en partageant une base de données unique et commune au sens logique.
L’autre principe qui caractérise un ERP est l’usage de ce qu’on appelle un moteur de workflow et qui permet,
lorqu’une donnée est enregistrée dans le SI, de la propager dans les modules qui en ont l’utilité, selon une programmation prédéfinie.
Ainsi, on peut parler d’ERP lorsqu’on est en présence d’un SI composé de plusieurs applications partageant une
seule et même base de donnés, par le biais d’un système automatisé prédéfini et éventuellement paramétrable, un
moteur de workflow.
1.2
1.2.1
Les ERP : Pour qui ? Pourquoi ?
Pour qui ?
Les ERP sont principalement destinés aux grandes entreprises ou multinationnales du fait d’un coût important.
Cependant, le marché des ERP tend à se democratiser vers les PME/PMI. Certains éditeurs conçoivent un ERP
uniquement pour ce type de structure. Enfin, il existe des ERP open source ce qui revient moins cher, puisqu’il
n’y a pas de coût de licence (ils sont gratuits). En revanche, il faut inclure dans le calcul du coût d’acquisition
total, les frais de maintenance et l’assistance technique.
Copyright (c) 2006 trinityDEV. Aucune reproduction, même partielle, ne peut être faite de ce site et de
l’ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc sans l’autorisation expresse de l’auteur. Sinon vous
encourez selon la loi jusqu’à 3 ans de prison et jusqu’à 300 000 E de dommages et intérêts. Cette page est
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1.2. LES ERP : POUR QUI ? POURQUOI ?
1.2.2
CHAPITRE 1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES ERP
Pourquoi ?
Concrètement, les avantages de la mise en place d’un ERP sont les suivants :
– L’intégrité et l’unicité du SI, c’est à dire qu’un ERP permet une logique et une ergonomie unique à
travers sa base de données, elle aussi unique au sens « logique ». Ceci se traduit par le fait qu’il peut exister
plusieurs bases de données « physiques » mais celles-ci respectent la même structure. En bref, un ERP
permet d’eviter la redondance d’information entre différents SI de l’entreprise.
– L’utilisateur a la possibilité de recuperer des données de manière immédiate, ou encore de les enregistrer.
Un avantage important, les mises à jour dans la base de données sont effectuées en temps réel et propagées
au modules concernés.
– Un ERP est un outil multilingue et multidevise, il est donc adapté au marché mondial, en particulier aux
multinationales.
– Pas d’interface entre les modules, il y a synchronisation des traitements et optimisation des processus de
gestion. De même, la maintenance corrective est simplifiée car celle-ci est assurée directement par l’éditeur
et non pluls par le service informatique de l’entreprise. (Celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la
maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.).
– Un ERP permet de maîtriser les stocks, élément important pour la plupart des entreprises car les stocks
coûtent chers
Par conséquent, les ERP gèrent et prennent en charge plusieurs périodes ( pour les exercices comptables par
exemple), plusieurs devises, plusieurs langues pour les utilisateurs et clients, plusieurs legislations, plusieurs axes
d’analyse en informatique decisionnelle.
Mais l’implantation comporte plusieurs risques : des risques organisationnels (le progiciel et l’organisation de
l’entreprise doivent cohabiter), de mise en oeuvre (au niveau formation utilisateur), fonctionnels ( fonctions offertes par le progiciel par rapport aux fonctions attendues), techniques, contractuels entre l’éditeur et l’entreprise
et enfin des risques économiques du fait de l’investissement.
1.2.3
Architecture technique
Concernant le déploiement d’un ERP, celui-ci est la plupart du temps client/serveur comme le décrit le
schéma ci-dessous :
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1.2. LES ERP : POUR QUI ? POURQUOI ?
CHAPITRE 1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES ERP
L’ERP est donc sur serveur. La majorité des ERP sont couplés à une base de données ORACLE. De plus,
les ERP sont compatibles pack Office, en particulier pour Powerpoint et Excel. En effet, le premier étant utile
pour personnaliser les bureaux ERP en fonction de l’entreprise et le second pour effectuer les imports/exports
de données. Enfin, les ERP sont aussi compatibles avec des outils de reporting ( CrystalReport en général). Le
reporting étant utilisé en particulier pour le module de gestion relation client, que nous verrons par la suite.
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CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Chapitre
2
Architecture modulaire des ERP
Avant de découvrir en quoi consiste une architecture modulaire et ses modules, nous allons voir les principaux
acteurs du marché des ERP (au niveau mondial).
2.1
Les principaux éditeurs d’ERP
On distingue deux types d’ERP : les ERP propriétaires, édités par des sociétés, ce qui implique l’achat
d’une licence, et les ERP open source qui sont « gratuits ». Nous ne nous intéresserons qu’aux ERP propriétaires.
Les principaux ERP du marché sont :
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2.2
SAP (leader mondial)
Oracle/Peoplesoft
SAGE ADONIX
Microsoft
SSA Global
GEAC
Intentia/Lawson
Infor Global Solutions
Architecture modulaire
Un ERP est un ensemble dont toutes les parties fonctionnent les unes avec les autres d’où l’ergonomie et
l’unicité des informations et donc la cohérence du SI.
Un ERP est modulaire dans le sens où il est possible de n’avoir qu’une ou plusieurs applications, en même
temps, ou peu à peu. Les applications modulaires telles que les ERP permettent d’être sûr de la compatibilité des
modules entre eux, ils s’imbriquent comme des blocs de Lego et fonctionnent ensemble ( pas de vérification de
compatibilité à effectuer).
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Voici un exemple d’architecture modulaire qui tend à représenter tous les ERP :
L’architecture modulaire schématisée ci-dessus intègre plusieurs modules retouchant aux grandes fonctions d’une
entreprise que l’on peut détailler de la manière suivante : le module finance, logistique et e-commerce.
2.2.1
Le module finance
Le module finance se divise en 4 voire 5 sous-modules. Il rassemble les données pertinentes (en particulier
les données comptables de l’entreprise) pour établir sur un plan international des comptes annuels. Ce module
effectue du contrôle de gestion et des prévisions concernant les objectifs de l’entreprise.
De même, il permet de faire de la comptabilité tiers, analytique, générale, de gérer les immobilisations (gestion des investissements), les ressources humaines, soit l’administration du personnel, des frais de déplacement
et du temps de travail ainsi que la gestion de paie et les besoins en postes.
Ce module est complexe car il faut avoir de bonnes connaissances en comptabilité.
2.2.2
Le module logistique
Le module logistique ou encore appellé Negoce, est le module le plus convoité par les entreprises car il permet de gérer tout ce qui se rapporte aux ventes/achats, en particulier la gestion des stocks qui coûtent chers aux
entreprises.
Ce module gère les commandes clients et les livraisons. Il assure une liaision directe avec le compte de résultats et le système de production. Il permet l’optimisation des processus de workflow, la gestion précise des stocks,
des contrôles qualités et factures. Suite au contrôle qualité, il y a coordination et déclenchement des mesures
correctives. Enfin, il est possible de planifier/gérer/suivre la maintenance du matériel.
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Les processus généraux à paramétrer dans le module negoce sont décrits ci-dessous :
Une commande de vente correspond à une vente, donc il y a décrémentation du stock et inversement lors d’un
retour. Entre le processus de vente et achat, il y a contremarque, c’est-à-dire une fabrication d’un article après la
vente. Enfin, entre le processus vente et comptabilité générale et analytique, il y a les règlements clients ou encore
les avoirs.
Ceci correspond donc aux processus de bases à connaître afin de parametrer un ERP.
Remarque : Une entreprise peut avoir des filiales ou encore être multi-sites.
Les tiers impliqués dans une vente sont : les clients, l’utilisateur ( personnel/ représentant), le transporteur, les
prospects et les factors/affactureurs (société qui gère la facturation).
Nous allons voir ci-dessous les notions de bases au niveau gestion pour parametrer un ERP avec pour exemple
l’ERP de SAGE ADONIX.
Etape 1 : Les profils menus
Dans les ERP, les profils menus correspondent aux menus utilisateurs. Ceux-ci varient bien sûr en fonction
des droits accordés à l’utilisateur ( critère de hierarchie ou poste occupé). Ils sont définis avant la création d’un
nouvel utilisateur. Voici le chemin d’accès pour le paramétrage des profils menus et utilisateurs :
Lors de la création des profils menus ( utilisateur, responsable, administrateur par exemple), le paramétreur doit
affecter les menus ( en bleus ci-dessus) qu’il souhaite attribuer à chaque profil. Puis, a chaque nouvel utilisateur
créé ( login, mot de passe), il doit attribuer le profil menu désiré. Suite à cela, un utilisateur avec un certain profil
est créé.
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Remarque : Quel que soit l’ERP, il faut toujours le paramétrer et remplir les champs à l’aide de la touche TABULATION, puis enregistrer.
Etape 2 : Les données de base
Avant d’effectuer toutes action de vente, achat ou autres, il faut implanter dans la base de données ce que l’on
appelle données de base.
Remarque : La quantité de données étant très souvent importantes, l’import/export est recommandé ( à l’aide
d’un tableur). Faire dans un premier temps un export vers le tableur, afin de voir l’aspect des données à saisir dans
celui-ci. C’est un gain de temps et cela permet d’effectuer un import valide du premier coup.
Voici un aperçu du contenu du menu données de bases :
Les clients
Afin d’enregistrer des clients en tant que données de base, il faut suivre le chemin suivant : Données de
base/Tiers/Clients.
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Un client est défini en général par : un code, sa raison sociale, liens comptables, catégories, adresses, téléphone,
fax, conditions de paiement, échéance de paiement, devise, etc. Ces informations sont à paramétrer dans les
différents onglets de la fiche client selon les choix de gestion de l’entreprise.
Les articles
Afin d’enregistrer des articles ( produits ou services) en tant que données de base, il faut suivre le chemin :
Données de base/Articles/Articles.
Ci-dessous donc la fiche article qu’il faut renseigner. Un article est défini en général par : une référence, une ou
plusieurs désignations, famille, type d’article, sous-famille, unité de stock, unité de vente, poids,etc.
Les tarifs articles doivent être créés et affectés à chaque article. Ceux-ci peuvent être différents selon une période ( si l’article est géré en First Expired First Out, FEFO), de sa quantité et de sa composition si celui-ci est
enregistré en tant que KIT. Pour un kit, il faut établir une nomenclature, à savoir la composition du KIT. Ceci
s’effectue dans la fiche article.
Enfin, si l’entreprise est multi-site, il faut préciser dans la base le site auquel appartient l’article. Pour cela, il
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
faut suivre le chemin suivant : Données de base/Articles/Articles Sites. Dans la fiche article site, le paramétreur
peut sélectionner un article et l’affecter à un site.
Remarque :Concernant les données de base fournisseurs ou autres, il faut suivre le chemin suivant : Données
de base/Tiers.
Etape 3 : Le processus vente, la commande de vente
Pour effectuer une commande de vente, c’est-à-dire une vente, il faut avoir en données de bases : les articles,
les clients et les fournisseurs. Ci-dessous est décrit le processus de commande de vente à connaître afin d’effectuer,
dans l’ordre, une commande de vente.
Une vente peut-être de plusieurs types :
– Commande issue d’un devis validé totalement ou partiellement
– Commande de vente normale avec certains accès, par exemple, fiche client, conditions tarifaires, accès
aux stocks, etc.
– Commande de vente de type marché (avec contrat)
Un formulaire de commande de vente se présente de la manière suivante :
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Donc suite à une vente, il faut suivre le processus de commande de vente soit : livraison ( déjà programmer
par défaut dans l’ERP) puis facturation. Une facture se présente de la manière suivante :
Concernant le paramétrage des formulaires de devis, commandes de vente, livraison, facturation, ceux-ci sont
paramétrables dans le menu Paramétrages/Achats/Transactions d’achats. Le paramétreur doit alors, en fonction
de l’entreprise, afficher ou non certains champs, permettre les modifications ou non etc. Ceux-ci se sélectionnent
pour la plupart du temps ( sauf pour les champs calculés qui sont à paramétrer avec la formule de calcul voulue).
Etape 4 : Le processus stock
Lors d’une vente, d’un achat ou autres, il y a différents mouvements internes qui ont une influence sur le stock :
–
–
–
–
–
Les entrées diverses
Les sorties diverses
Les changements d’emplacement ( d’un article)
Les inventaires
Les contrôles qualité
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
– Les transferts inter sites
– Les changements de numéro de lot ou type de numérotation
– Les déclarations de production
Voici une déscription schématique qui modélise le processus stock au sein de l’ERP :
Dans un ERP, les stocks sont gérés de manière automatiques. Le parametreur doit, par ailleurs, définir en fonction
de l’entreprise le type de gestion de stock aisni que les quantités minimales et maximales. Pour cela, le chemin à
suivre est : Paramétrages/Stocks. Il existe deux types de gestion de stocks :
Réapprovionnement sur seuil
Le réapprovisionnement sur seuil consiste à paramétrer un message automatique, appellé suggestion, qui va
se déclencher lorsque le seuil, fixé par le paramétreur est atteint. Cette méthode est en fonction de la demande
d’un article.
Réapprovisionnement périodique
Cette méthode de réapprovisionnement est périodique, c’est-à-dire qu’après un temps T, parametré, une demande de réapprovisionnement suggérée est effectuée à travers une commande de vente. Cette méthode est utiliCopyright (c) 2006 trinityDEV. Aucune reproduction, même partielle, ne peut être faite de ce site et de
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
sée lorsque la consommation d’article, c’est-à-dire les sorties de stock, sont fréquentes.
Voici un exemple de formulaire de gestion de stock. Celui-ci est modifiable/paramétrable ( au niveau des
colonnes en particulier, à faire apparaître ou non) en suivant : Paramétrage/Stock.
Etape 5 : Le processus achat, la commande d’achat
Le dernier processus à connaître afin de comprendre la logique d’un ERP et le paramétrage est le processus
achat ou commande d’achat :
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
Enfin, le flux à suivre pour paramétrer un ERP concernant la commande d’achat est modélisé ci-dessous.
Celle-ci est créer après un appel d’offre et une demande d’achat, elle-même étant gérée par des règles de signatures.
Pour effectuer une commande d’achat, il faut connaître les articles, les fournisseurs, la quantité à commander
pour chaque article ainsi qu’un tarif de vente. Par conséquent, les données de base à manipuler sont donc les
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2.2. ARCHITECTURE MODULAIRE
CHAPITRE 2. ARCHITECTURE MODULAIRE DES ERP
fournisseurs, les articles, et les tarifs d’achat car ces derniers peuvent varier fonction de certains critères ( période,
quantité, etc.). Enfin, concernant le formulaire de la commande d’achat, il suit le même principe de paramétrage
que pour la commande de vente :Paramétrage/Achats/Transactions achats. Le paramétreur doit afficher ou
non, donner la possibilité de modification ou non, etc. des champs.
2.2.3
Le module e-commerce
Ce module permet de faire du e-commerce. C’est un logiciel de Gestion Relation Client (GRC) plus communément appellé Customer Relationship Management (CRM). Il permet d’effectuer les statistiques voulues
(sous forme de requêtes) sur tous types de données ( en particulier clients, vendeurs, production , fournisseurs,...).
Un requêteur est disponible et il n’est pas utile que l’utilisateur connaissent le SQL. Mais sachant le nombre très
important de tables, celui-ci doit donc impérativement savoir "lire" un Modèle Conceptuel de Données (MCD)
que les éditeurs mettent à disposition. Ensuite ses résultats sont analysés en fonction des besoins de l’entreprise.
En particulier pour ce module, un outil de reporting est associé. Enfin, ce module permet, suite aux résultats,
d’effectuer du e-mailing, des offres marketing.
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CHAPITRE 3. CONCLUSION
Chapitre
3
Conclusion
Pour conclure, un rappel d’une bonne marche à suivre :
1. Bien étudier le SI de l’entreprise et le cahier des charges
2. Effectuer une étude de faisabilité afin de voir ce qu’il y a à paramétrer et ce qui existe déjà par defaut
3. Ne pas hésiter à modéliser les processus et flux de gestion et surtout les suivre tout au long des étapes du
paramétrage
4. Tester les flux paramétrés, avec l’entreprise, en particulier les différents utilisateurs
3.1
Remerciements
Je remercie BWP-Necromance pour m’avoir lancé et aidé ainsi que Olivier Delmotte et bidou pour leur
relecture.
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