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Access 2002 Cliclasolution Année 2006/2007
DÉFINITION D'UNE BASE DE DONNÉES
Une base de données est un ensemble d'informations concernant un sujet donné.
L'exemple principal qui structure ce support est constitué des renseignements
nécessaires pour gérer des bons de commandes, émettre des factures, imprimer
des étiquettes, faire des statistiques sur les ventes, et ce pour une société fictive.
Mais une base de données peut concerner des sujets entièrement différents,
comme la gestion d'un magasin vidéo, la gestion du personnel, les stocks, une
collection de tableaux, etc... Les principes sont les mêmes.
Base de données sans informatique
Armoir des bons de commande traités
Classeur des
produits
Bons de commande
reçu le jour même
Classeur rotatif
des clients
Factures établies à
partir des bon de
commande Statistiques
Une base de données servant à facturer pourrait être constituée ainsi :
Un classeur rotatif contenant toutes les "fiches clients". Les fiches sont classées par
ordre alphabétique, mais pour éviter les confusions dues aux homonymies, chaque
client a un numéro.
Une armoire contenant les bons de commande, classés par jour. Chaque jour, les
bons de commande reçus donnent lieu à une facture, puis sont classés.
Un catalogue, sous forme de classeur avec des fiches cartonnées, décrivant les
produits.
Ces informations servent à émettre des factures, et à faire diverses statistiques,
comme la liste des clients parisiens ou le chiffre d'affaires pour une catégorie de
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produits.
Cet exemple est simplifié : beaucoup d'autres informations (commerciaux,
fournisseurs, etc..) peuvent être ajoutées à la base de données.
Ces informations sont reliées entre elles : par exemple, lors du traitement d'un bon
de commande, il faut vérifier que le client ait une fiche client, que les articles
demandés existent bien, que leur prix soit correct, et chercher ces informations où
elles sont stockées.
Des informations concernant un sujet (la facturation) et des liens logiques entre ces
informations : c'est ce qui définit une base de données.
Dans cet esprit, les supports matériels de l'information font partie de la base de
données. Une fiche client, mais aussi un bon de commande, une facture ou une liste
des produits les plus vendus sont des objets de la base de données.
Base de données avec informatique
Une base de données informatique peut reprendre tel quel l'ensemble des
informations ci-dessus.
Seront stockés dans la base de données informatique tous les renseignements,
comme les fiches clients, les fiches produits, les informations concernant les
commandes, etc...
Un système informatique de base de données gère les relations entre les
informations. La saisie d'un bon de commande comportera un contrôle automatique
pour vérifier si un article existe ou pas.
Cette capacité à gérer les relations entre les informations explique le nom de :
Système de Gestion de Base de Données Relationnelle (S.G.B.D.R.).
Une base de données informatisée peut présenter ses écrans de manière identique
aux formulaires de papiers, pour faciliter la saisie.
Contrairement à un formulaire de papier, le formulaire d'écran exécutera des
calculs, comme le total de la commande.
Bien sûr, une base de données peut servir à imprimer des factures, des étiquettes,
des listes avec des totaux (quantité de produits commandés par catégorie, par
exemple) et à répondre à des questions, comme : quels sont les produits dont le prix
est supérieur à 1 000 € ?
Microsoft Access vous permet de gérer plusieurs bases de données.
Chaque base de données est intégralement enregistrée dans un fichier, sur le
disque dur.
Vous pourrez avoir autant de bases de données que vous le désirez, mais
Microsoft Access ne permet de travailler que sur une base de données à la fois.
Lancer ou quitter Access
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LANCER ACCESS
nDans démarrer \ tous programmes \ Microsoft Office.
nDans le menu déroulent de Microsoft Office, double-cliquez sur l'icône de
programme Microsoft Office Access 2003.
QUITTER ACCESS
Sélectionnez le menu Fichier et choisissez la commande Quitter.
Fenêtre Microsoft Access
1 Case système Un double clic dessus ferme Microsoft Access.
2 Barre d'outils Regroupe les outils (Icônes) permettant d'effectuer
rapidement les opérations courantes en évitant de passer
par les menus.
3 Barre de titre Titre de la fenêtre d'application.
4 Barre de menu Ligne des menus.
5 Bouton réduire Transforme la fenêtre en icône dans la barre de taches.
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6 Bouton agrandir Pour passer en taille maximale ou pour restaurer la taille
de la fenêtre.
7 Bouton Fermer Fermer l'application.
8 Barre d'état Indications relatives au mode de travail que vous utilisez,
et ligne d'aide. Sur la droite s'affichent des abréviations
indiquant certains états, comme NUM pour indiquer que
le pavé numérique est actif.
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VUE GLOBALE DE MICROSOFT ACCESS
Ce chapitre vous familiarisera avec la structure d'une base de données Access.
Il ne s'agit que de présenter les fonctionnalités d'Access, chacune des notions
abordées sera développée dans les chapitres suivants.
Uniquement dans ce chapitre, la base de données sera constituée par :
•Des informations sur des auteurs.
•Des informations sur des romans.
•Une question, que l'on pourra poser à chaque fois que nécessaire :
Quels sont les titres des romans d'auteurs français ?
•Un écran conçu pour faciliter et rendre agréable la saisie des fiches auteurs.
•La liste imprimée des livres.
Créer, ouvrir et fermer une base de données
CRÉER
nCliquez sur ou sur Fichier Nouvelle base de données... La boîte de
dialogue Nouvelle fichier s'affiche.
nDans la zone Créer, Cliquez sur Base de données vide.
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