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Code de Conduite
Edito
Ces directives font partie intégrante du Code de Conduite
et doivent vous permettre de comprendre les implications
du Code de Conduite dans l’exercice quotidien de votre
activité. Ces directives ont été préparées en tenant
compte des spécificités françaises en matière légale et
réglementaire. Elles n’ont pas vocation à être exhaustives
et ne peuvent pas l’être. En outre, les lois et règlements
applicables sont susceptibles d’être modifiés.
Par conséquent, vous devez utiliser ces directives
comme une boussole et garder à l’esprit que
les décisions quotidiennes requièrent souvent,
en complément, une analyse minutieuse
de leurs conséquences juridiques et éthiques.
Préambule
Le Code de Conduite applicable aux employés de Schindler donne
des règles pour la bonne conduite des activités quotidiennes.
Les bases de ces règles sont les règles légales applicables, les normes
internes, ainsi que des principes généraux de conduite éthique et morale.
Le Code de Conduite doit encourager l’esprit d’initiative et l’action de chaque
employé de Schindler ; il ne doit pas entraîner de comportement de
protection de la part des employés. Dès lors que le Code de Conduite
a été respecté, Schindler protégera et défendra tout employé qui serait
mis en cause de façon injustifiée pour non-respect de ses obligations
légales et contractuelles. Le Code de Conduite ne vient pas modifier
cette pratique. En cas de violation du Code de Conduite, les faits seront
établis et des mesures adaptées seront prises, selon chaque cas.
Si vous avez des questions relatives au Code de Conduite
ou à ces directives ou si vous affrontez une situation
dans laquelle vous avez des doutes quant aux implications
du Code de Conduite ou de ces directives (par ex. en cas
de situations conflictuelles), contactez votre chef
d’établissement ou la Direction Juridique au siège social.
Pierre Vanstoflegatte,
Directeur Général
Schindler France
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Code de Conduite
Code de Conduite
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Directives générales
du Code de Conduite Schindler
Principe 1 : Respecter toutes les lois et tous les règlements
applicables
Le respect de la réglementation est un engagement fondamental
du Groupe Schindler. C’est également un élément important
de sa politique de gestion de risques. Les lois diffèrent d’un pays
à l’autre et peuvent varier dans le temps. Le Groupe Schindler
s’engage à respecter les lois et les règlements applicables à tout
moment et partout dans le monde.
Ces directives ne peuvent, bien entendu, pas spécifier, ni énumérer toutes
les réglementations applicables à vos activités quotidiennes. Il est donc
de votre responsabilité personnelle de vous tenir informé des exigences
et des restrictions légales régissant votre travail quotidien. Si vous avez
des doutes ou si vous avez des questions particulières, adressez-vous
à votre chef d’établissement ou à la Direction Juridique.
Cependant, nous vous recommandons de prêter une attention toute
particulière aux domaines de loi suivants :
Sécurité des produits et services
La sécurité des produits fournis et des services rendus aux clients est
traitée dans des réglementations générales ou spécifiques à notre secteur,
réglementations qui édictent les mesures de sécurité à respecter pour
l’installation et la maintenance des ascenseurs (par exemple, décret
95-826 du 30 juin 1995 qui traite de la sécurité des intervenants).
En outre, les lois civiles et pénales exigent le respect de certaines
obligations. Dans ce cadre, il faut citer la responsabilité civile du fait
des produits, selon laquelle le constructeur est responsable lorsque
des produits défectueux causent des dommages aux biens ou aux
personnes. Vous devez connaître les exigences légales applicables à
vos fonctions et les respecter. A cet effet, la société communique
régulièrement auprès de vous, à travers divers supports, sur
ces réglementations. Cela inclut la mise en œuvre des actions
correctives résultant des « Lettres circulaires » émanant des
Directions françaises, européennes et mondiales du Groupe
Schindler.
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Code de Conduite
Droit de la concurrence
Au-delà du respect des lois sur la concurrence qui peuvent différer d’un
pays à l’autre, les pratiques suivantes sont totalement prohibées :
-- accords entre les concurrents sur les coûts ou les prix de vente ;
-- accords entre les concurrents sur l’attribution de parts de marché
ou de quotas de production ;
-- accords entre les concurrents sur l’attribution de territoires et de clients ;
-- échanges d’informations, entente entre les concurrents sur les offres
soumises aux clients ;
-- paiement de pots-de-vin, de commissions occultes ou d’autres
avantages à des employés de clients existants ou potentiels dans les
secteurs publics ou privés ;
-- refus de fourniture des pièces de rechange, outils de maintenance
et documents techniques Schindler nécessaires à la réalisation de
la maintenance par des tiers (concurrents, sociétés de “Facility
Management”, propriétaires) ; toute demande de pièces de rechange
sera traitée sans restriction, dans des délais et à des prix raisonnables.
Pour plus de précisions, se référer aux normes opérationnelles
ON 0-04414 “Conformité aux lois et régulations Antitrust”,
ON 0-17451 “Maintenance des appareils concurrents”
“Fourniture des pièces de rechange, d’outils de maintenance
et de documents techniques à des tiers”.
Droit fiscal
Les législations fiscales diffèrent d’un pays à l’autre. Elles doivent être
respectées par les individus travaillant dans la zone fiscale concernée.
Elles doivent aussi être prises en considération par les employés localisés
hors de la zone fiscale concernée.
La surfacturation ou la sous-facturation de biens ou de services,
par exemple, constitue une violation des lois fiscales. En conséquence,
le vendeur ne doit facturer et ne doit enregistrer que le prix convenu
avec le client.
Les détails de facturation à l’export sont précisés dans la norme
opérationnelle 0-04412 “Facturation à l’export”.
Code de Conduite
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Directives générales
du Code de Conduite Schindler
Autres lois
Diverses autres lois (par ex. droit des sociétés et lois sur les valeurs
mobilières, droit de l’environnement, lois sur l’emploi, incluant la
réglementation sur l’hygiène et la sécurité du travail, droit des marchés
publics, etc.) régissent l’activité de Schindler. Vous devez respecter ces
lois dans le cadre de votre propre domaine d’activité.
Revue juridique des contrats
Afin de s’assurer que les activités commerciales se font dans le respect
du Principe 1 et d’éviter une trop grande exposition aux risques,
les contrats conclus par l’entreprise doivent faire l’objet d’une revue
juridique conformément à la norme opérationnelle ON 0-04415
“Revue juridique des contrats”.
Principe 2 : Adhérer aux plus hautes règles d’éthique
en respectant les droits et la dignité de tous les individus
avec lesquels vous êtes en relation, en refusant des avantages
illicites et en ne proposant pas ce type d’avantages à d’autres
individus
Le respect des droits et de la dignité des autres individus, qu’il s’agisse de
clients, de collègues, de fournisseurs, de concurrents ou de fonctionnaires,
est une valeur fondamentale du Groupe Schindler et s’impose à tous ses
employés.
Obtenir des avantages illicites ou des cadeaux
Les règles d’éthique du Groupe Schindler requièrent de ses employés
qu’ils n’acceptent aucun avantage illicite susceptible de leur être offert
par des clients, des fournisseurs ou d’autres individus.
Néanmoins, les cadeaux d’usage, d’une valeur approximative de 100 euros,
peuvent être acceptés. Au-delà, vous devez en informer votre chef
d’établissement qui vous autorisera ou non à le conserver.
Proposer des avantages illicites ou des cadeaux
Il est interdit d’offrir ou de promettre des sommes d’argent ou autre
aux fonctionnaires. De même, vous n’êtes pas autorisé à proposer des
avantages personnels à des clients ou d’autres individus si ces avantages
ne sont pas inclus dans les pratiques commerciales habituelles de votre
zone ou s’ils enfreignent des lois applicables.
Recours à des intermédiaires
Le détail des règles relatives aux paiements d’intermédiaires est contenu
dans la norme opérationnelle 0-04410 “Respect de la réglementation et
de la législation anti-corruption”.
Invitations à des évènements
Le détail des règles relatives aux invitations de Schindler à ses clients et
de fournisseurs ou prestataires à Schindler est contenu dans la norme
opérationnelle 0-04413 “Invitation de Schindler à ses clients et de
fournisseurs ou prestataires de Schindler”.
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Code de Conduite
Code de Conduite
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Directives générales
du Code de Conduite Schindler
Principe 3 : Ne pas entrer en concurrence, de quelque manière
que ce soit, avec les activités de Schindler et éviter les conflits
d’intérêts au détriment de Schindler
Pas de concurrence avec les activités de Schindler
Les employés de Schindler ont vis-à-vis de leur employeur une obligation
de loyauté. Cela signifie notamment que vous n’êtes pas autorisé à vous
lancer activement dans une activité en concurrence directe avec
le Groupe Schindler, c’est-à-dire proposer des produits et des services
du même type que ceux proposés par le Groupe Schindler, vous associer
directement ou indirectement avec un concurrent de Schindler.
Informer le DRH en cas de conflits d’intérêts
Si vous êtes cadre et si vous ou votre conjoint :
-- avez directement des relations commerciales avec Schindler ;
-- êtes en situation de conflits d’intérêts potentiels dans le cadre de
relations commerciales que vous pourriez avoir, vous êtes dans
l’obligation d’en aviser le Directeur des Ressources Humaines.
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Code de Conduite
Principe 4 : Préserver la confidentialité des données commerciales,
financières et techniques de Schindler et ne pas détourner les biens
matériels ou la propriété intellectuelle de Schindler ou d’autres
sociétés
Confidentialité
Un autre aspect de votre obligation de loyauté vis-à-vis de Schindler est
votre obligation de préserver la confidentialité de toutes les informations
commerciales, financières et techniques ainsi que des documents internes.
Ces informations ne peuvent être divulguées à des tiers que dans la mesure
où cela ferait l’objet d’un accord commercial. En cas de doute, clarifier la
question avec votre responsable.
Biens matériels et propriété intellectuelle
Toujours dans l’idée de protéger la société Schindler, vous êtes bien
entendu dans l’obligation de protéger les biens matériels et la propriété
intellectuelle de Schindler. L’éthique exige que vous respectiez également
la propriété des autres sociétés, notamment la propriété de concurrents
(par ex. les marques, les logiciels ou d’autres propriétés intellectuelles
protégées par les lois applicables). C’est pourquoi il est interdit d’utiliser
la propriété de concurrents sans leur accord explicite.
Code de Conduite
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Directives générales
du Code de Conduite Schindler
Principe 5 : Apporter un soutien actif à Schindler pour le respect
de ce Code de Conduite
Chaque salarié est dans l’obligation de respecter les dispositions du Code
de Conduite dans ses activités personnelles. De plus, vous devez apporter
un soutien actif pour la mise en œuvre du Code de Conduite, et vous
avez la possibilité d’informer la Direction Juridique de l’entreprise si vous
avez connaissance de violations de ce Code par d’autres employés de
Schindler, dans les conditions fixées par le document “Dispositif d’alerte
professionnelle”. Vous pouvez également contacter la Direction Générale
de l’entreprise sur une base personnelle et confidentielle.
Protection des personnes qui utilisent cette possibilité
d’information
Les employés qui, de bonne foi, informent l’entreprise de possibles
violations au Code de Conduite, seront protégés contre toute mesure
de représailles, dans les conditions suivantes :
-- information anonyme : la fourniture d’informations de manière anonyme
est prévue par le document “Dispositif d’alerte professionnelle”, dans
des conditions limitatives. En effet, Schindler encourage les personnes
qui souhaitent fournir des informations, à le faire en s’identifiant,
de façon à ce qu’elles puissent être contactées pour toutes précisions
et vérifications. L’utilisation de la boîte mail “Dispositif d’Alerte”
permet cette identification de façon automatique ;
-- pas de représailles : toute mesure de représailles (par exemple, sanctions,
suspension, menaces, harcèlement…) envers une personne ayant
fourni des informations est contraire au Code de Conduite et sera
traitée en conséquence. Des dispositions adaptées seront prises afin
d’éviter toute action discriminatoire envers toute personne ayant ou
étant considérée comme ayant fourni des informations.
Dans le cas où des sanctions ou autres actions discriminatoires
seraient envisagées à l’encontre de l’auteur d’une alerte
professionnelle, le Directeur des Ressources Humaines du Groupe
ainsi que le « Compliance Officer » (Responsable de la Conformité)
du Groupe devront être consultés avant toute prise de décision de
sanction ou action discriminatoire.
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Code de Conduite
Suivi et sanctions
La Direction contrôlera l’adhésion au Code de Conduite et enquêtera
sur les manquements présumés. Lors de ces enquêtes, chaque employé
sera invité à apporter toutes les explications et à informer la Direction
des faits pertinents qui lui sont connus. Les manquements à ce Code de
Conduite peuvent entraîner l’engagement de procédures de sanctions
disciplinaires, pouvant aller notamment jusqu’au licenciement.
Il est d’ailleurs rappelé, à ce titre, que chaque salarié, en complément
des modes normaux d’alerte sur les dysfonctionnements de l’entreprise,
pourra informer, en dehors de toute enquête, le Directeur Juridique
s’il a connaissance de certaines infractions, notamment aux règles
commerciales et financières au sein de l’entreprise. Cette faculté s’exerce
dans les conditions et selon les modalités définies dans le texte relatif au
dispositif d’alerte professionnelle, arrêté conformément à la délibération
n°2005-305 de la CNIL du 8 décembre 2005.
La qualité de la réputation du Groupe Schindler repose en grande partie
sur l’intégrité et le comportement exemplaire de ses collaborateurs.
Vous êtes, par vos actions quotidiennes, porteurs en permanence de
l’image et des valeurs de l’entreprise et devez respecter les engagements
pris au titre de votre fonction et au nom de l’entreprise vis-à-vis des clients,
fournisseurs, tiers et collègues.
A ce titre, les managers de Schindler devront respecter les règles relatives
au reporting Groupe et qui sont précisées dans la règle opérationnelle
ON 0-04420 “Règles juridiques internes et respect des obligations de
reporting”.
Code de Conduite
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Dispositif d’alerte professionnelle
Dispositif d’alerte professionnelle
Schindler met à la disposition de ses salariés un dispositif d’alerte
professionnelle en complément des modes normaux d’alerte.
Il est, en effet, rappelé que le fonctionnement normal d’une organisation
implique qu’une alerte relative à des dysfonctionnements remonte
jusqu’aux dirigeants par la voie hiérarchique ou par la voie des représentants
du personnel.
Le présent dispositif n’est donc que complémentaire à ces voies.
Le dispositif mis en œuvre vise donc à proposer aux salariés de signaler à
leur employeur des comportements qu’ils estiment contraires aux règles
applicables et pour organiser la vérification de l’alerte professionnelle
ainsi recueillie au sein de l’entreprise.
Ce système repose sur la mise à disposition d’une boîte électronique qui
permettra de recueillir les “alertes professionnelles” signalées par les
salariés.
Les conditions et modalités d’utilisation de cette “ligne éthique” sont les
suivantes.
1. Catégories de personnes susceptibles de faire l’objet d’une
alerte
Compte tenu de la nature des infractions ci-dessus citées et
conformément au principe de proportionnalité, seules les catégories de
personnes suivantes peuvent faire l’objet d’une alerte professionnelle :
-- tout salarié négociant commercialement pour Schindler et signant
au nom de Schindler tout acte commercial (achat - vente) ;
-- tout salarié ayant pouvoir de signature comptable au nom de
Schindler ;
-- tout responsable hiérarchique des salariés visés aux deux alinéas
précédents.
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Code de Conduite
2. Informations pouvant faire l’objet d’alerte
Ne peuvent faire l’objet d’alerte professionnelle que la constatation de
faits pouvant tomber sous le coup des infractions et pratiques prohibées
suivantes :
1) Infractions relevant :
-- d’actes de corruption tels que réprimés notamment par les articles
432-11, 433-1, 434-9, 435-1 à 435-6 et 445-1 à 445-3 du Code
Pénal ;
-- d’abus de biens sociaux et abus de pouvoirs sociaux tels que réprimés
notamment par l’article 242-6 du Code de Commerce ;
-- d’abus de confiance tel que réprimé notamment par les articles 314-1
à 314-4 du Code Pénal ;
-- d’escroqueries tels que réprimées notamment par les articles 313-1 à
313-9 du Code Pénal ;
-- d’actes d’extorsion de fonds tels que réprimés notamment par les
articles 312-1 à 312-9 du Code Pénal ;
-- de chantage tel que réprimé notamment par les articles 312-10 à
312-12 du Code Pénal ;
-- de recel tel que réprimé notamment par les articles 321-1 à 321-12
du Code Pénal ;
-- de fraude informatique telle que réprimée notamment par les articles
323-1 à 323-7 du Code Pénal ;
-- de faux et usages de faux tels que réprimés notamment par les
articles 441-1 à 441-12 du Code Pénal.
2) Pratiques prohibées par les articles L 420-1, L 420-2 et 442-6
alinéa 1 du Code de Commerce, relatives notamment aux ententes
illicites, pratiques discriminatoires, etc.
L’alerte professionnelle de ces pratiques prohibées se justifie par la situation
objective du marché de l’ascenseur qui concentre environ 90% de son
activité au sein de 4 groupes mondiaux majeurs. Schindler souhaite en
effet par la mise en place de ce système d’alerte professionnelle affirmer
sa volonté de voir ces règles strictement respectées.
Code de Conduite
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Dispositif d’alerte professionnelle
3) Infractions relevant des dispositions :
-- des articles L 241- 3 alinéa 3 et L 242-6 alinéa 2 du Code de Commerce
(publication ou présentation de comptes non fidèles) ;
-- des articles L 241-3 alinéa 2 et L 242-6 deuxième alinéa du Code de
Commerce (répartition de dividendes fictifs).
Afin de prévenir un usage détourné du dispositif d’alerte pour dénoncer
des faits sans rapport avec les domaines définis ci-dessus, il est précisé
que le dispositif prévu est strictement réservé aux domaines visés ci-dessus.
Schindler s’interdira, en effet, d’exploiter les alertes étrangères à ces domaines.
3. Identité de l’auteur de l’alerte professionnelle
La possibilité de réaliser une alerte de façon anonyme ne peut que
renforcer le risque de dénonciation calomnieuse.
A l’inverse, l’identification de l’émetteur de l’alerte ne peut que contribuer
à responsabiliser les utilisateurs du dispositif et ainsi à limiter un tel risque.
En effet, l’alerte identifiée permet :
-- d’éviter des utilisations abusives du dispositif pouvant mener à la
délation et la dénonciation calomnieuse ;
-- d’organiser la protection de l’auteur de l’alerte contre d’éventuelles
représailles ;
-- d’assurer un meilleur traitement de l’alerte en ouvrant la possibilité
de demander à son auteur des précisions complémentaires.
L’émetteur de l’alerte professionnelle doit donc s’identifier mais son
identité est traitée de façon confidentielle par le Directeur Juridique
chargé de la gestion des alertes.
Le Directeur Juridique ne peut recueillir, par exception, l’alerte d’une
personne qui souhaite rester anonyme qu’aux conditions suivantes :
-- le traitement de cette alerte doit s’entourer de précautions particulières,
telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire,
de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif ;
-- Schindler n’incitera pas les personnes ayant vocation à utiliser le
dispositif à le faire de manière anonyme et la publicité faite sur
l’existence du dispositif en tiendra compte.
16
Code de Conduite
Au contraire, la procédure est conçue de façon à ce que les employés
s’identifient auprès du Directeur Juridique, chargé de la gestion des alertes.
4. Protection de l’émetteur de l’alerte professionnelle
Schindler garantit à l’émetteur d’une alerte professionnelle, qu’aucune
poursuite de quelque nature qu’elle soit ne sera engagée à l’encontre
de ce dernier, en cas d’utilisation de bonne foi du dispositif, même si
les faits s’avèrent inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite.
Le salarié qui informera de bonne foi d’une infraction potentielle
aux dispositions visées à l’article 1 sera protégé contre d’éventuelles
représailles de la façon suivante :
-- comme indiqué à l’article précédent, Schindler encourage les
émetteurs d’alerte professionnelle de s’identifier afin de permettre
à Schindler de les contacter pour clarifier davantage le problème
révélé. Schindler garantit la plus stricte confidentialité de l’identité
de l’émetteur d’une alerte professionnelle. Toutefois, par exception,
l’émetteur de l’alerte professionnelle peut réaliser cette alerte
notamment par courrier adressé au Directeur Juridique ;
-- des actions discriminatoires (telles que menace, harcèlement) envers
l’auteur d’une alerte professionnelle de bonne foi constitueraient
une violation du Code de Conduite Schindler et seraient traitées
conformément à ce Code.
Des mesures appropriées seront prises pour éviter toute action discriminatoire
envers l’auteur connu ou présumé d’une alerte professionnelle.
Dans le cas où des sanctions ou autres actions discriminatoires seraient
envisagées à l’encontre de l’auteur d’une alerte professionnelle,
le Directeur des Ressources Humaines du Groupe ainsi que le “Compliance
Officer” (Responsable de la Conformité) du Groupe devront être consultés
avant toute prise de décision de sanction ou action discriminative.
Nonobstant les dispositions visées au premier alinéa ci-dessus,
toute utilisation abusive du dispositif pourra donner lieu à des
sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires à
l’encontre de l’émetteur de l’alerte professionnelle concerné.
Code de Conduite
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Dispositif d’alerte professionnelle
Les dispositions de l’article 4 ne s’appliqueront pas lorsque l’émetteur
de l’alerte professionnelle sera auteur ou complice de l’infraction révélée
par l’alerte.
-- Directeur Administratif et Financier : pour tous faits relevant des
infractions visées aux paragraphes 1 et 3 de l’article 2 ci-dessus ;
5. Catégories de données à caractère personnel enregistrées
Si l’alerte met en cause un membre du Comité de Direction de Schindler,
la Direction Juridique pourra communiquer l’alerte et les données
révélées aux personnes spécialement chargées de la gestion des alertes
professionnelles au sein du Siège du Groupe Schindler en Suisse.
Seules les catégories de données suivantes peuvent être traitées :
-- identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte
professionnelle ;
-- identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet
d’une alerte ;
-- identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant
dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte ;
-- faits signalés ;
-- éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
-- compte-rendu des opérations de vérification ;
-- suites données à l’alerte.
Les faits recueillis sont strictement limités aux domaines concernés par le
dispositif d’alerte et visés strictement à l’article 2.
La prise en compte de l’alerte professionnelle ne s’appuie que sur des
données formulées de manière objective, en rapport direct avec le champ
du dispositif d’alerte fixé à l’article 2 et strictement nécessaires à la
vérification des faits allégués. Les formulations utilisées pour décrire
la nature des faits signalés font apparaître leur caractère présumé.
6. Enregistrement et traitement de l’alerte – Destinataire de l’alerte
Le contenu des alertes sera transmis au Directeur Juridique et enregistré
dans un fichier central sous sa responsabilité.
Le Directeur Juridique de Schindler sera le destinataire de l’alerte et
chargé du recueil des informations sus mentionnées à l’article 5.
Il sera astreint à une obligation renforcée de confidentialité
contractuellement définie.
Les données seront ensuite transmises en fonction de la nature de
l’alerte vers le responsable de service compétent qui suit :
18
Code de Conduite
-- Directeur Commercial National : pour tous faits relevant des pratiques
prohibées visées au paragraphe 2 de l’article 2 ci-dessus.
7. Transfert de données à caractère personnel vers le Groupe
Schindler en Suisse
Dans le cas envisagé ci-dessus d’un envoi au siège du Groupe Schindler
à Ebikon en Suisse des données à caractère personnel de l’alerte,
cet envoi se fera conformément aux dispositions spécifiques de la loi
du 6 janvier 1978 modifiée relatives aux transferts internationaux de
données, et notamment son article 69, alinéa 8.
8. Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données relatives à une alerte professionnelle considérée, dès son
recueil par le Directeur Juridique, comme n’entrant pas dans le champ
du dispositif sont détruites ou archivées sans délai, sous réserve de
l’application de l’avant-dernier alinéa de l’article 5.
Les données relatives à une alerte professionnelle ayant fait l’objet
d’une vérification sont détruites ou archivées par le Directeur Juridique
dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de
vérification lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire
ou judiciaire.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont
engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur
d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte professionnelle sont
conservées par le Directeur Juridique jusqu’au terme de la procédure.
Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées,
dans le cadre d’un système d’information distinct à accès restreint,
pour une durée n’excédant pas les délais de procédures contentieuses.
Code de Conduite
19
Dispositif d’alerte professionnelle
9. Mesures de sécurité
Le responsable du traitement prend toutes précautions utiles pour
préserver la sécurité des données tant à l’occasion de leur recueil
que de leur communication ou de leur conservation.
En particulier, les accès aux traitements de données s’effectuent par
un identifiant et un mot de passe individuels, régulièrement renouvelés,
ou par tout autre moyen d’authentification. Ces accès sont enregistrés
et leur régularité est contrôlée.
L’identité de l’émetteur d’une alerte professionnelle est traitée de façon
confidentielle afin que celui-ci ne subisse aucun préjudice du fait de sa
démarche.
10. Information des utilisateurs potentiels du dispositif
Une information claire et complète des utilisateurs potentiels du dispositif
d’alerte a été réalisée.
Au-delà de l’information collective et individuelle prévue par le Code
du Travail, et conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978
modifiée, cette information précise notamment l’identification de l’entité
responsable du dispositif, à savoir la Direction Juridique, les objectifs
poursuivis et les domaines concernés par les alertes professionnelles,
le caractère facultatif du dispositif, l’absence de conséquence à l’égard
des employés de la non-utilisation de ce dispositif, les destinataires des
alertes professionnelles, les éventuels transferts de données à caractère
personnel à destination de la Suisse, ainsi que l’existence d’un droit
d’accès et de rectification au bénéfice des personnes identifiées dans le
cadre de ce dispositif, sous réserve de l’application des dispositions des
articles 11 et 12 ci-dessous.
Il est clairement indiqué que l’utilisation abusive du dispositif peut
exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des
poursuites judiciaires mais qu’à l’inverse, l’utilisation de bonne foi
du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne
donnent lieu à aucune suite, n’exposera son auteur à aucune sanction
disciplinaire.
20
Code de Conduite
11. Information de la personne faisant l’objet d’une alerte
professionnelle
La personne qui fait l’objet d’une alerte professionnelle est,
conformément aux articles 6 et 32 de loi du 6 janvier 1978, informée
par le Directeur Juridique dès l’enregistrement, informatisé ou non,
de données la concernant afin de lui permettre de s’opposer au
traitement de ces données.
Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour
prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte professionnelle,
l’information de cette personne intervient après l’adoption de ces
mesures.
Cette information, qui est réalisée selon des modalités permettant
de s’assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée, précise
notamment l’entité responsable du dispositif, à savoir le Directeur
Juridique, les faits qui sont reprochés, les services éventuellement
destinataires de l’alerte professionnelle ainsi que les modalités d’exercice
de ses droits d’accès et de rectification.
Si elle n’en a pas bénéficié auparavant, la personne reçoit également
une information conforme à l’article 8 du présent dispositif.
12. Respect des droits d’accès et de rectification
Conformément aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978
modifiée, le Directeur Juridique garantit à toute personne identifiée
dans le dispositif d’alerte professionnelle le droit d’accéder aux données
la concernant et d’en demander, si elles sont inexactes, incomplètes,
équivoques ou périmées, leur rectification ou suppression.
La personne qui fait l’objet d’une alerte professionnelle ne peut
en aucun cas obtenir du Directeur Juridique, sur le fondement de son
droit d’accès, des informations concernant l’identité de l’émetteur de
l’alerte.
Code de Conduite
21
Dispositif d’alerte professionnelle
13. Autorisation de la CNIL
Le dispositif d’alerte professionnelle ci-dessus prévoyant la mise en
œuvre de traitement de données à caractère personnel a fait l’objet
d’une demande d’autorisation auprès de la CNIL dans les formes
prescrites par les articles 25-1.4° et 30 de la loi de 6 janvier 1978
modifiée.
14. Mise en œuvre du dispositif
Le présent dispositif a été soumis pour avis au Comité Central
d’Entreprise et aux Comités d’Entreprise le 25 mai 2011.
Le présent dispositif
-- a été communiqué à l’inspecteur du travail, le 3 août 2012 ;
-- a été déposé au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles,
le 2 août 2012 ;
-- est affiché dans les locaux d’embauche et sur les lieux de travail.
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Code de Conduite
Code de Conduite
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