CONSIGNES RELATIVES AU COFINANCEMENT FSE DES PARCOURS VERS LA QUALIFICATION ET L’EMPLOI LES ENGAGEMENTS LIES AU FSE (annexe 3 à l’acte d’engagement) 1. Les priorités de l’Union européenne doivent être respectées, sinon spécifiquement visées, dans le cadre de la mise en œuvre d’une opération cofinancée : égalité hommes / femmes, intégration des personnes handicapées, égalité des chances. 2. Lorsqu’il réalise son opération, il respecte le droit national et communautaire applicable : règles de concurrence, de passation des marchés publics, protection de l’environnement, ETC. 3. Il informe les participants et le grand public de l’intervention financière du FSE sur l’opération qu’il met en œuvre. 4. Il remet tous les éléments et pièces relatifs à l’opération, permettant d’attester la réalité et la conformité des réalisations, ainsi que du respect de l’obligation d’information. 5. Il s’engage à respecter les clauses du cahier des charges et de l’acte d’engagement et les conditions d’éligibilité qui y sont fixées, en particulier celles relatives aux dates d’exécution et de justification, et aux critères d’éligibilité des dépenses suivant leur nature. 6. Il s’engage à collecter les informations nécessaires à l’évaluation de l’opération (indicateurs de réalisation et de résultat) mais également, tout élément intéressant les travaux d’évaluation du programme. 7. Il donne suite à toute demande du service gestionnaire aux fins d’obtenir les pièces ou informations relatives à l’opération nécessaires pour son instruction, sa programmation ou le calcul du montant de l’aide à verser. 8. En vue du paiement de la prestation, il remet le rapport d’exécution aux dates prévues et accompagnés des pièces justificatives requises. 9. Seules les actions effectivement réalisées et justifiées par des pièces probantes (justificatifs de réalisation : rapport d’exécution, émargement, fiche de suivi, PV de validation, etc.) sont retenues. 10. Il accepte de se soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service gestionnaire ou par toute autorité habilitée ; il présente aux agents du contrôle tous documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l’éligibilité des dépenses encourues. 11. Il conserve les pièces justificatives jusqu’à la date limite à laquelle sont susceptibles d’intervenir les contrôles, soit trois ans après le dernier versement de l’aide communautaire effectué par la Commission européenne auprès de l’autorité de gestion du programme opérationnel, soit, à titre prévisionnel jusqu’à fin 2021, date indicative. Ces obligations sont également opposables à toutes personnes participant à la mise en œuvre du projet cofinancé par le FSE (sous-traitants, etc.). Programme Régional de Formation 2013-2014 / PARCOURS POUR LA QUALIFICATION ET L’EMPLOI 1 Obligation de publicité En respect de la réglementation communautaire, tout prestataire d’un projet cofinancé par le FSE doit : Assurer la publicité de la participation de l’Union européenne selon les dispositions prescrites par le règlement communautaire n° 1828/2006 du 8 décembre 2006, sur tout document ou support amené à être consulté : affichages, notification aux publics concernés, site Internet, fiches d’inscription, supports, plaquettes de présentation, émargement et autres. Veiller à informer tous les intervenants dans le processus de réalisation du projet de la participation de l’Union européenne, notamment : sous-traitant, prestataire, stagiaire, bénéficiaire ultime. Pour cela il doit : Insérer l’emblème de l’Union européenne avec la mention de l’Union européenne et du Fonds concerné, dans tout document ou support de communication relatif au projet cofinancé effectué par le porteur de projet et toute personne mettant en œuvre le projet : Action cofinancée par l’Union européenne L’Europe s’engage en région Centre avec le Fonds social européen Ou Cette action est cofinancée par l’Union Européenne Insérer une phrase explicative dans les documents ou support de communication relatif à la mise en œuvre du projet et à destination du public et bénéficiaire du projet : o Ce projet, « Descriptif/dénomination du projet », va être OU est cofinancé par l’Union européenne. L’Europe s’engage en Région Centre avec le Fonds social européen (FSE) au titre de l’Objectif « Compétitivité Régionale et Emploi » – 2007-2013. Le Fonds Social Européen est un fonds structurel européen qui vise à contribuer au développement de l’emploi en favorisant l’employabilité, l’esprit d’entreprise, adaptabilité, l’égalité des chances et à investir dans les ressources humaines. Ces obligations sont également opposables à toutes personnes participant à la mise en œuvre du projet cofinancé par le FSE (sous-traitants, etc.) Programme Régional de Formation 2013-2014 / PARCOURS POUR LA QUALIFICATION ET L’EMPLOI 2 Documents obligatoires sur demande de la Région Le Conseil Régional du Centre est porteur du projet auprès du FSE. Afin de pouvoir bénéficier de la contrepartie du FSE, un bilan d’exécution final doit être établi et adressé à l’Europe. Ce bilan s’effectue par la Région au vu des pièces justifiant les réalisations des organismes de formation et des informations saisies sur GIRAF. Le justificatif Demandeur d’emploi Les publics éligibles : Le co-financement du FSE intervient pour les stagiaires ayant le statut de demandeur d’emploi à l’entrée en formation. Par conséquent, sur demande de la Région, il vous appartiendra d’apporter la preuve de ce statut. Pièce justificative attendue : Fiche de prescription mentionnant le numéro d’identifiant Pôle Emploi ou copie de l’attestation Pôle emploi d’entrée en stage Le justificatif des heures réalisées en centre de formation A la demande de la Région, les feuilles d’émargements, qui justifient les réalisations en centre, doivent être communiquées. Elles doivent comporter les heures de formation (début et fin) par demi-journée ou plus, l’intitulé, Numéro du stage et de la matière. Pièce justificative attendue : Modèles d’émargement à disposition sur GIRAF Le justificatif d’accompagnement et de tutorat en entreprise (un par stagiaire) Le nombre d’heures réalisées en entreprise par le bénéficiaire doit être justifié par une feuille de présence en entreprise signée du stagiaire ou une feuille d’émargement ou des états d’absence signés avec l’indication des heures et jours du stage. Les dates des stages ne doivent pas être antérieures ou postérieures à la période du stage. Le déroulement de l’accompagnement par l’organisme de formation et le déroulement du tutorat doivent être complétés. Il est de même pour les noms du formateur ayant réalisé l’accompagnement, du tuteur en entreprise. Le nom et l’adresse de l’entreprise d’accueil doivent également être renseignés. Pièces justificatives attendues : Modèle d’émargement et Attestation de tutorat à disposition sur GIRAF Le justificatif de validation Les noms des stagiaires ayant fait la validation doivent figurer sur ce justificatif. Le procèsverbal de la validation contenant les noms des stagiaires et les résultats des validations doit être annexé à ce justificatif. Pièce justificative attendue : Modèle Attestation de validation à disposition sur GIRAF et PV de la validation Le justificatif de publicité Il est à fournir aussi par le ou les sous – traitants. Ce justificatif doit expressément mentionner le financement de la Région et le cofinancement du FSE. Il doit aussi contenir les logos de la Région et du FSE. Cf. Obligations de publicité NB : En cas de non transmission de ces pièces et comme le stipule le CCAP, la Région effectuera, après mise en demeure, une pénalité de 5% pour défaut de publicité ou publicité insuffisante, déduira du prix final, le montant correspondant aux tutorats ou validations non-conformes Programme Régional de Formation 2013-2014 / PARCOURS POUR LA QUALIFICATION ET L’EMPLOI 3 Quelques conseils dans vos saisies sur GIRAF Sur l’onglet « Fiche d’entrée du Bénéficiaire » Lors de la saisie des bénéficiaires sur GIRAF certaines informations renseignées viennent compléter nos indicateurs de résultat. Nous vous remercions par conséquent de bien renseigner les points suivants : Les Catégories Socio Professionnelles : Cette rubrique permet de classer les individus selon leur situation professionnelle en tenant compte de plusieurs critères : métier proprement dit, activité économique, qualification, position hiérarchique et statut ; La durée du chômage : ce volet nous permet de savoir si le demandeur d’emploi est au chômage de longue ou courte durée ; Le niveau de sortie de la formation initiale : il permet à la Région de faire le suivi. Le FSE l’utilise pour son rapport annuel d’évaluation. Le ministère l’utilise pour des échantillonnages ; Le genre permet de vérifier le principe d’égalité homme/femme ; La date de naissance du stagiaire. Cette rubrique nous permet d’avoir un aperçu sur la tranche d’âge des demandeurs d’emploi ayant bénéficié des actions de formations financées par la Région et le FSE ; Les adresses : il arrive régulièrement les adresses des stagiaires ne soient pas entières. Merci de bien vouloir renseigner les adresses intégralement. Sur l’onglet « Suivi de réalisation de l’action » Les heures non réalisées en centre ou en entreprise (justifiées ou pour départ en emploi) ne sont pas prises en compte par le FSE. Il est donc important de renseigner distinctement les champs suivants : Heures réalisées en centre Heures non réalisées justifiées en centre Heures non réalisées en centre pour départ en emploi Heures réalisées en entreprise Heures non réalisées justifiées en entreprise Heures non réalisées en entreprise pour départ en emploi L’accompagnement ou tutorat (Oui /Non) Validation (Oui/Non) Résultat de la validation La sortie anticipée La situation du demandeur à l’issue de la formation. 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