Profil de poste AMA SAMU

PROFIL DE POSTE
SECRÉTARIAT MÉDICAL
SAMU 37 – HÔPITAL TROUSSEAU
DÉPARTEMENT : URGENCE SAMU :
Médecin responsable : DR S.LARIBI
PÔLE : Néphrologie-Réanimation-Urgences
SERVICE : SAMU
Médecin Coordonnateur : DR PF. DEQUIN
Directeur référent : Mme D.OSU
Cadre Supérieur de POLE : Mme C.KOOTZ
Cadre du Service : Mr X.MARCADET
POSTE : ASSISTANTE MÉDICO-ADMINISTRATIVE
Quotité de temps de travail : 100%
Jour ⌧
Nuit
HORAIRES : Travail en 7h30 :
o 8h à 16h ou de 9h30 à 17h30 avec 30 mn de pause (cf. guide du temps de travail)
o Alternance des horaires entre les deux personnes du secrétariat.
PROFIL TECHNIQUE
o Diplômes (Baccalauréat SMS ou ST2S) ou formation validante
o Expérience professionnelle souhaitée
o Connaissance de l’outil informatique
o Maîtrise des logiciels : Word, Excel, PowerPoint,
o Connaissance souhaitée des logiciels : GTMED, GIPSI, évoluance GEF, requêtes B.O,
Winrest
PROFIL PERSONNEL
o Intégrée dans une équipe pluridisciplinaire où les qualités requises sont : disponibilité,
adaptabilité, écoute et discrétion, confidentialité.
o Respect du secret médical
o Esprit d’équipe
o Organisation, rigueur et méthode
o Sens des responsabilités
o Initiative et autonomie
o Bonne présentation et bonne expression orale
Mars 2016
MISSIONS PRINCIPALES :
1. SAMU/SMUR :
o
Accueil téléphoniques des particuliers et renseignements dans les différentes
démarches administratives à suivre (Cpam, factures, assurances en cas de décès...)
o
Gestions des rendez-vous avec le public (famille)
o Gestion du courrier
o Gestion de l'agenda commun du médecin responsable du service et des praticiens du
service
a. TACHES ADMINISTRATIVES QUOTIDIENNES :
o
Revue des dossiers d’interventions SMUR de la veille : (enregistrement des transports
primaires, facturation des transports primaires, enregistrement de l’activité héliportée
du SMUR.
o
Gestion des appels téléphoniques internes au CHU (direction des finances, direction
des achats et de la logistique…) ou externes (ambulanciers privés, médecins libéraux,
ARS, préfecture...)
b. TACHES ADMINISTRATIVES HEBDOMADAIRES :
o
Tableau de service des praticiens hospitaliers
o
Tableau des gardes de régulation libérales
o
Commande des fournitures de bureau (Evoluance GEF, Lyreco)
o
Commande des repas (Winrest)
o
Enregistrement et envoi à la DFI de l’activité des DZ
c. TACHES ADMINISTRATIVES MENSUELLES :
o Vérification et pré facturation des transports secondaires adressés à la DFI
o Vérification des interventions adressées par le SDIS, des transports effectués à la
demande du SAMU
o Extraction du fichier dans GIPSI et vérification des horaires pour facturation ATSU
o Vérification de la facturation adressées par les sociétés d’ambulance des transports
médicalisés avec le SMUR, sorties blanches, puis envoi à la DAE
o Adresser la liste de garde des SMUR à nos partenaires extérieurs
Mars 2016
o Envoi des Bons de transports à la CPAM après extraction et vérification dans GIPSI
o Enregistrement des fichiers Réac avec le médecin responsable de l’étude
d. TACHES DIVERSES
Mise à jour de la base de données du logiciel GIPSI (personnel, patient remarquables,
o
médecins extérieurs…)
o
Alimentation du fichier des DSA de la Région Centre
o
Organisation des réunions RMM (envoi convocation, prise de note lors de la RMM,
rédaction du compte rendu, diffusion)
o
Planification des stagiaires en collaboration avec le cadre de santé
o
Rédaction de courriers divers
o
Organisation de sessions de recrutements tout personnels.
o
Archivage des dossiers patients
o
Gestion de la salle de réunion
2. CESU :
o Planification et gestion du calendrier des formations (extérieurs et écoles)
o Envoi des convocations, des conventions
o Préparations des dossiers de formations (feuille d’émargement, feuille d’évaluation,
attestation de présence…)
o Envoi des attestations de formation
o Facturations des formations adressées à la DFI
o Paiement des formateurs
o Participation à l’organisation des journées spécifiques (programme, inscriptions...)
o Création de documents divers (statistiques...)
o Suivi des formés (registre, recyclage)
Mars 2016