annexe 2 documents a joindre au bilan d`execution fse
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DOCUMENTS A JOINDRE AU BILAN D’EXECUTION FSE - DE NATURE COMPTABLE ET EXTRA-COMPTABLE - ANNEXE 2 Partie du bilan Elément du bilan Documents / pièces justificatives 1 exemplaire original du bilan d’exécution daté et signé Attestation au titre de l’exécution de l’opération datée et signée Volet I-C Liste des pièces justificatives tenues à disposition par l’organisme bénéficiaire Volet I Tableau II-2 Dépenses directes de fonctionnement Volet II Conditions de réalisation de l’opération Synthèse qualitative (Annexe -fichier Word) Calendrier des sessions C-1 Liste des pièces justificatives non comptables Emploi du temps de chaque session Liste générale des élèves Liste des élèves par session précisant la classe et l’établissement d’origine ainsi que le taux de présence Document diffusé aux familles / aux partenaires C-2 Publicité du FSE Brochure d’information sur la classe relais Photo de l’affichage des supports du publicité du FSE dans le collège et dans la classe relais Dépenses Feuillet budgétaire des comptes du chapitre retraçant les dépenses de l’opération (édition GFC) Pour toutes les dépenses de fonctionnement Facture + mandat + justificatif extra-comptable du lien avec le dispositif Tous matériels Frais de télécommunication Facture + mandat + attestation du chef d’établissement sur l’usage exclusif du matériel dans le cadre de l’opération cofinancée Facture de téléphone + mandat + justificatif qu’il s’agit d’une ligne dédiée à la classe relais (si la ! Points de vigilance ! Vérifier que toutes les signatures sont présentes accompagnées des cachets et de la date : - Chef d’établissement : tableaux II-2, II-3, II-4 - Agent comptable : tableaux II-2, II-3, II-4 N’oubliez pas d’envoyer une version électronique à l’adresse [email protected] Elle figure sur la dernière page du bilan. Elle doit être datée, signée et porter le cachet du collège Respecter le plan précis figurant dans le bilan Les dates de début et fin de session doivent apparaître clairement Précisant la nature des activités et les intervenants 1 élève ne sera comptabilisé qu’une fois, même s’il a participé à plusieurs sessions Taux de présence : nbre de ½ journées de présence de l’élève / nbre total de ½ journées de la session Joindre au minimum la copie d’un document réellement diffusé durant la période de réalisation du dispositif (pas un modèle vierge) Obligatoire uniquement si une telle brochure a été éditée Ce mode de justification est recommandé en raison des contrôles a posteriori pouvant intervenir plusieurs années après la fin de l’opération Vérifier que le total du chapitre correspond au total des dépenses déclarées dans le bilan La date du service fait doit correspondre à la période de conventionnement (la facture peut être postérieure) Cf Modèle 4. Montant unitaire doit être inférieur au seuil d’immobilisation (800€ HT) Faire la copie recto-verso de la facture (les consommations détaillées figurent au verso) – Attention à n’imputer que la DOCUMENTS A JOINDRE AU BILAN D’EXECUTION FSE - DE NATURE COMPTABLE ET EXTRA-COMPTABLE - ANNEXE 2 Partie du bilan Elément du bilan Documents / pièces justificatives Publications, communication Location de locaux référence à la CR ne figure pas sur la facture) Facture + mandat + 1 exemplaire du support d’information Facture + mandat + contrat de location ! Points de vigilance ! part de la facture se référant à la période d’éligibilité Préciser le nombre d’exemplaires édités dans le tableau II2 (nature de la dépense) Déplacement, missions des personnels Etat de frais + mandat + ordre de mission S’il s’agit d’un ordre de mission permanent, joindre un justificatif pour chaque déplacement (invitation réunion, rapport d’activité, liste d’émargement, relevé de conclusion, procès-verbal…) Frais de restauration et d’hébergement des personnels Facture + mandat + justificatif du lien avec l’opération S’il s’agit d’encadrer des élèves, la liste des élèves présents devra être jointe Tableau II-3 Prestations externes Facture + mandat + attestation de participation des élèves + justificatif du respect de la mise en concurrence Tableau II-4 – Dépenses directes liées aux participants Frais de déplacement, de restauration et d’hébergement des élèves Facture /ou titre de transport + mandat + (le cas échéant) état de frais détaillé + justificatif de la présence des élèves + (le cas échéant) convention de stage + (le cas échéant) justificatif de la mise en concurrence pour les transporteurs privés (bus, taxis) ou locations de véhicules Tableau II-6 – Dépenses en nature Rémunérations de l’enseignant coordonnateur Lettre de mission + bulletins de paie (issus de l’application Bsweb) + attestation de paiement L’attestation de participation des élèves doit être signée par le chef d’établissement (cf Modèle 3) Pour justifier la mise en concurrence : joindre les devis reçus (minimum 3) ou établir un certificat administratif justifiant l’absence de mise en concurrence par les caractéristiques spécifiques de la prestation L’attestation de présence des élèves doit être signée par le chef d’établissement (cf Modèle 3) Un état de frais détaillé devra être établi permettant d’identifier les élèves bénéficiaires, les dates/ périodes des déplacements (et des repas le cas échéant) ainsi que les trajets effectués. Concernant les stages en entreprise, le remboursement des frais ne pourra être envisagé qu’aux conditions suivantes : - le stage est prévu dans le projet pédagogique de la classe relais - la convention de stage fait référence à la classe relais - le stage se déroule durant une session classe relais Pour justifier de la mise en concurrence : joindre les devis reçus (minimum 3) Ces pièces justificatives sont préparées par les services académiques et transmises directement au GIP ainsi qu’à l’établissement
