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Ateliers Gains 3ème campagne de revue Accompagnement SI PDS 24 Février 2011 Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux 1 Les objectifs de cet atelier • Vous proposer une méthodologie dans la mesure de l’usage et des gains basée sur l’analyse des processus • Capitaliser sur vos projets et vos résultats 2 Identifier les trois types d’indicateurs Projet Exploitation routine Retrait Indicateurs de pilotage projet Indicateurs d’usage Mesure initiale Indicateurs d’impacts / gains 3 Qu’est ce qu’un bon indicateur ? Pertinent Utile Solide • Il permet d’apprécier des résultats réels • Il est relié à au moins un objectif • Il permet de porter un jugement de façon objective • Il évite les effets contraires à ceux recherchés • Il est disponible à intervalles réguliers • Il permet des comparaisons • Il est exploitable et compréhensible par tous • Sa mesure est pérenne, fiable et incontestable • Il est élaboré à un coût raisonnable Mesurable et vérifiable • Sa mesure est automatisée • Sa définition est acceptée et partagée • Il est comparable dans le temps 4 Formaliser et suivre un tableau de bord Taux de performance Nombre d’interventions • Suivre la tendance (les gains sont souvent progressifs) Nombre d'interventions 335 330 325 320 315 310 305 300 Taux de performance: TROV/TVO 74% 72% 70% 68% 66% 64% P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 • Diffuser et communiquer les résultats • Interpréter et mettre en place des actions si nécessaires Taux de débordement Taux d’occupation Taux de débordement Taux d'ouverture: TVO/Potentiel MeaH 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% 71% 70% 69% 68% 67% 66% 65% 64% 63% 62% P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 5 La performance selon vous • Sur la tranche 1, des gains sont identifiés pour 80% des projets • Ils peuvent être classés en respect des critères ANAP en quatre grands segments de gains qualitatifs et quantitatifs Qualité et sécurité des soins • Qualité et sécurité dans la prise en charge du patient et des conditions de travail Finance Attractivité • Economies d’exploitation • Recettes supplémentaires • Amélioration du recueil d’activités /codage / facturation • Ouverture vers l’extérieur • Montée en compétences Efficience • Productivité du personnel • Planification et gestion des ressources et des activités 6 Comment évaluer l’atteinte de vos objectifs ? Décliner les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels Identifier dans les processus les éléments de gains potentiels Mesurer les impacts du projet via des indicateurs positionnés à des points de mesure pertinents 7 Etablir la cartographie « métier » et « fonctionnelle » sur le périmètre du projet Cartographie métier A5 A1 A2 A3 A6 Évaluation fonctionnelle A7 si 44 A8 E1 E2 E3 E4 E5 E6 E6 Vision SDSI Cartographie fonctionnelle Fct.1 Fct.2 Fct.3 Fct.4 Fct.5 Fct.6 Fct.7 Fct.8 Fct.9 Fct.10 Vision SDI Cartographie applicative (application, flux) Appli. 1 Appli. 2 Appli. 3 Serveur 1 Serveur 2 Appli. 4 Appli. 5 Appli. 6 Évaluation technique intranet Serveur 3 poste poste SDI: Schéma directeur informatique SDSI: Schéma directeur du système d’information poste 8 Illustration : production du compte rendu suite à consultation externe Arrivée du patient Accueil Consultation médecin secrétaire Dictée CR Saisie CR Validation Signature CR Quelle diffusion ? Mode ? Acteurs Diffusion papier Compte rendu diffusé Stockage Eléments d’entrée Activités 9 Envoi sécurisé Eléments de sortie Action Accueil Consultation Dictée CR Saisie CR Validation Signature CR Quelle diffusion ? Mode ? Illustration : production du compte rendu dans la consultation externe Diffusion papier Envoi sécurisé Stockage Fonction Admission Application GAM Mise à jour dossier patient DPI Alimentation dossier bureautique Bureautique Consultation liste de diffusion Ajout CR entrepôt Entrepôt ? Évaluation fonctionnelle Identification PS Annuaire PS Vision SDI Serveur 1 Serveur 2 Serveur 3 intranet poste SDI: Schéma directeur informatique SDSI: Schéma directeur du système d’information 10 poste poste Évaluation technique Etude de cas : Mesure des gains d’un sous-projet d’optimisation de la prise en charge du patient lors d’une intervention au bloc opératoire 11 Etape 1 : Rappeler les objectifs Stratégique INDICATEURS & POINTS DE MESURE PROCESSUS OBJECTIFS Améliorer la qualité et la sécurité de la prise en charge du patient par un meilleur partage d’information Opérationnel Améliorer la complétude du dossier d’anesthésie 12 Etape 1 : Quantifier les objectifs Améliorer la complétude du dossier d’anesthésie INDICATEURS & POINTS DE MESURE PROCESSUS OBJECTIFS •Mesure initiale : 68% de complétude (certification) •Moyenne nationale en 2009 : 75% •Objectif national fixé par le ministère de la santé : 80% Objectif fixé en interne : 80% de complétude au bout d’un an de mise en œuvre de du dossier anesthésie informatisé en se focalisant dans un premier temps sur le critères préanesthésie. 13 Grille de lecture de l’indicateur IPAQS proposée par l’AP-HP http://qualitesecurite.aphp.fr/Co mprendre-lindicateur-Tenue-dudossieranesthesique Etape 2 : Identifier les impacts sur les processus Formaliser le processus de INDICATEURS & POINTS DE MESURE prise en charge du patient en anesthésie PROCESSUS OBJECTIFS Identifier ce qui est impacté dans le processus par le projet d’informatisation 15 Dossier médical Activités «Back office» Bloc opératoi re Dossier adm. prescript ions Dossier de Dossier de Identité soins spécialité patient Transfert Surveillance réveil Transférer vers la SSPI Prescription Pratiquer intervention Prescription Anesthésie patient Accueil et préparation du patient Activités auprès du patient Gestion de la traçabilité Gestion des mouvements Chambre interne ou domicile si ambulatoire Gestion des stocks du bloc Codage Saisie CR Inventaire laboratoire Préparation salle et matériel Planification Consultation anesthésie Consultation chirurgie Activités programmées et non programmée s Etape 2: Identifier les zones d’impact de l’informatisation Gestion/ planification ressources Annuaire/ portail 16 Dossier médical Activités «Back office» Bloc opératoi re Dossier adm. prescript ions Dossier de Dossier de Identité soins spe patient Transfert Surveillance réveil Transférer vers la SSPI Prescription Pratiquer intervention Prescription Anesthésie patient Accueil et préparation du patient Activités auprès du patient Gestion de la traçabilité Gestion des mouvements Chambre interne ou domicile si ambulatoire Gestion des stocks du bloc Codage Saisie CR Inventaire laboratoire Préparation salle et matériel Planification Consultation anesthésie Consultation chirurgie Activités programmées et non programmée s Etape 2 : Identifier les zones d’impact de l’informatisation Gestion/ planification ressources Annuaire/ portail Zone d’impact de l’informatisation 17 Etape 3 : Définir les indicateurs d’usage (1/3) Indicateur d’usage INDICATEURS & POINTS DE MESURE PROCESSUS OBJECTIFS •Nombre d’anesthésistes utilisateurs •Nombre de connexions / nombre d’utilisateurs (par population dans le temps) •Nombre de patients suivis dans le dossier anesthésie informatisé / nombre de patients passés au bloc Point de mesure dans le dossier patient 18 Etape 3 : Définir les indicateurs de gains (2/3) Indicateurs de gain INDICATEURS & POINTS DE MESURE PROCESSUS OBJECTIFS •Mise en place de l’indicateur de complétude du dossier anesthésique sur les 7 critères IPAQSS de la phase pré-anesthésie Point de mesure dans le dossier patient (requête sur champs vide ou pas) Mesure initiale : certification précédente : % de dossiers complets 19 Etape 3 : Définir les indicateurs de gains (3/3) INDICATEURS & POINTS DE MESURE PROCESSUS OBJECTIFS Les 7 critères IPAQSS de la phase pré-anesthésie 1. Identification du patient sur toutes les pièces du dossier 2. Identification du médecin anesthésiste sur le document traçant la phase pré-anesthésique (CPA et/ou VPA) 3. Trace écrite de la visite pré-anesthésique (VPA) 4. Mention du traitement habituel ou de l’absence de traitement dans le document traçant la CPA (ou la VPA) (si applicable) 5. Mention de l’évaluation du risque anesthésique dans le document traçant la CPA (ou la VPA) 6. Mention du type d’anesthésie proposé au patient dans le document traçant la CPA (ou la VPA) 7. Mention de l’évaluation des conditions d’abord des voies aériennes supérieures en phase pré-anesthésique dans le document traçant la CPA (ou la VPA) 20 Bonnes pratiques « indicateurs » 1. Se référer à la documentation de référence, par exemple : – Pratiques exigibles prioritaires, HAS – Indicateurs IPAQSS (repris par HAS pour certification) – Indicateurs de mesure de l’efficience ANAP, etc. 2. S’appuyer sur l’analyse du processus pour – Définir un indicateur qui concilie l’évaluation fonctionnelle et technique – Identifier les points de mesure automatisables dans les applications (et les croiser) 21 ANNEXES 22 Glossaire Performance L'Organisation Mondiale de la Santé (OMS), considère que la performance consiste à mobiliser les ressources disponibles pour : •améliorer la santé de la population ; •développer la capacité du système de santé à prendre en compte les attentes de la population (ex : le respect de la dignité, de la confidentialité, de la sécurité, de l'autonomie, de la qualité du service,...) •réduire les iniquités de financement. Autrement dit, il s’agit de l’efficience d’un système (rendement des ressources allouées) et sa capacité à satisfaire les exigences des parties prenantes Valeur La valeur doit être considérée comme multidimensionnelle, objective et dynamique, reflétant les diverses dimensions et l’évolution des objectifs stratégiques suivis par les organisations. Trois grandes conceptions de la valeur peuvent être distinguées : ➜ la valeur financière ➜ la valeur opérationnelle ➜ la valeur concurrentielle 23 Glossaire Gains Processus Les gains d’un projet SI PDS dépendent de la manière dont les professionnels de terrain comme les dirigeants s’approprient le nouvel outil. L’intégration des gains (notamment dans le cadre du calcul du retour sur investissement) est ainsi difficile, car il faut distinguer : -Les gains valorisables :Ils sont financiers ou peuvent être traduits directement et facilement en éléments financiers. -Les gains quantifiables : ces gains peuvent être mesurés ou quantifiés. Néanmoins leur traduction financière n’est pas directe (voire trop complexe) -Les gains identifiables : Ils font l’objet de mesure qualitative et ne peuvent être traduits en éléments financiers (ou faiblement de façon indirecte). « Ensemble de moyens et d’activités liés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Ces moyens peuvent inclure le personnel, les finances, les installations, les équipements, les techniques et les méthodes. » (Norme ISO 8402, AFNOR, 1995). Autrement dit, un processus correspond à une suite d'actions conduisant à un but défini. C’est un enchainement d’activités reliées par des flux, qui transforment des entrées (ressources) en résultats (matériel ou immatériel) dans un environnement donné. Ils sont généralement formalisés à l’aide de logigrammes. 24 Glossaire Cartographie fonctionnelle La cartographie fonctionnelle décrit les fonctions du SI permettant la réalisation des processus métier. Cartographie applicative La cartographie applicative décrit l ’ ensemble des applications du système informatique et les liens entre elles. 25 Bibliographie • ANAP, Création de valeur par les technologies de l’information et de la communication pour les structures de santé – Synthèse des connaissances – Paris, Avril 2010 • ANAP, répertoire d’indicateurs « Piloter l’activité, mesurer l’efficience », Janvier 2010 • ANAP, Kit de base des tableaux de bord des établissements de santé, Mai 2006 • GMSIH (Groupement pour la modernisation du système d’information hospitalier), Évaluation du retour sur investissement des projets du système d’information – Guide à l’usage des établissements de santé – v2.0, Paris, avril 2008. • GMSIH (Groupement pour la modernisation du système d’information hospitalier), Contribution des systèmes d’information hospitaliers à la performance des établissements de santé, Paris, septembre 2008. • HAS, Manuel de certification des établissements de santé V2010, Juin 2009. • MAINH (Mission nationale d’appui à l’investissement hospitalier), Guide d’aide à l’investissement SIH, Paris, janvier 2008. 26
