CEMO 2002 -N°5-CHIESI

QUELLES SONT LES CLES LOGISTIQUES
LORS DE LA MISE EN PLACE
D’UN ESSAI CLINIQUE?
1
Conférence 14 mars 2002
1.Questions préalables:
En tant que Chef de Projet ou Coordinateur, quelles sont les ressources de l’entreprise ou externes que vous
allez solliciter pour votre étude (fabrication des unités thérapeutiques principalement) et avec quels
impératifs de délai et de quantité ?
D’autre part, de quelle marge de manœuvre disposez vous par rapport au budget prévu pour chaque poste de
dépense (produits, matériel, biologie, documents…).
 Votre marge de manœuvre est élevée:
Vous pouvez commander des quantités suffisantes pour vous prémunir de toute rupture de stock et impliquer
les services connexes de façon quasi prioritaire.
 Votre marge de manœuvre est modérée:
Vous devez par conséquent estimer au plus juste les besoins en produits et matériel, négocier au mieux votre
marge de sécurité et tenir compte de l’activité des services connexes sollicités par vous.
 Votre marge de manœuvre est inexistante:
Il vous reste à espérer que les quantités que vous pouvez commander sont appropriées aux besoins de
l’étude. L’activité des services annexes ne vous permet pas d’envisager de nouvelle campagne de
fabrication. En plus d’une gestion extrêmement rigoureuse, croisez les doigts...
2
Conférence 14 mars 2002
2. Du protocole à la commande des produits et matériel
(évaluation préalable des quantité):
 UT:
- dépend du type de randomisation (centralisée? stratifiée? par blocs? par pays? et prévoir 2n).
- dépend du nombre de centres d’investigations et patients.
- dépend du % de screening failure ou sorties prématurées envisagées au cours de l’essai.
Tenir compte des capacités de production (majorer ces délais si le projet n’est pas prioritaire dans
l’activité du service de production), étape réglementaire éventuelle (autorisation d’importation)?
Le délai de production est défini en début d’étude (3 à 6 mois selon spécificités de l’étude) en
fonction de la planification d’activité des services concernés.
3
Conférence 14 mars 2002
 Matériel spécifique (tensiomètres, ECG, spiromètres, …):
Matériel médical standard:
- mise à disposition sur sites: 15 jours à 2 mois selon nature et quantité.
Matériel médical spécifique:
- si customisé aux spécificités de l’étude ou du promoteur: mise à disposition sur site: 1 à 4
mois selon nature et quantité (+ délais pour l’évaluation et l’acceptation d’un devis,
signature du contrat avec le fournisseur, contrats de prêt à usage et d’assurance du matériel
destiné au centre d’investigation clinique…).
Quantité ?
- en fonction du calendrier des inclusions de chaque centre, du coût global du matériel.
- se constituer une petite réserve au siège afin de répondre à des urgences.
(Ne doit pas être un facteur limitant le recrutement des patients).
4
Conférence 14 mars 2002
 Kits de prélèvements biologiques:
- 2 à 6 semaines de fabrication selon spécificité et quantité (prévoir un délai supplémentaire de 2
semaines pour traduction des informations si pays étrangers).
- coût: de 8 à 20 € par visite/patient pour de la biologie standard.
Quantité:
- QSP faire face aux centres qui ne recrutent pas (matériel momentanément immobilisé) et à ceux
qui recrutent plus que prévu initialement.
- Dépend du nombre de sites, de pays et de patients.
- Dépend du % de screening failure ou sorties prématurées (à remplacer), prévu avant l’essai.
En règle générale pour obtenir le nombre de kits:
majorer de 1/3 le nombre de sujets à sélectionner.
5
Conférence 14 mars 2002
 CRFs et documents divers:
CRF/carnet patient/consentement:
- 2 à 4 semaines (1 semaine pour obtenir et valider le « bon à tirer » + 1 à 2 semaines
pour le tirage/assemblage.
- coût: de 30 € à 100 € selon la complexité du CRF et la quantité à reproduire.
- si CRF en 1 seul bloc:
Majorer le nb de CRF de 30% par rapport au nombre de patients sélectionnés.
- si CRF en 2 blocs (sélection + suivi):
Majorer le nb de CRF de sélection de 30% par rapport au nb de patients
sélectionnés.
Majorer le nb de suivi de 10 à 20% par rapport au nb de patients sélectionnés.
Protocole:
Bien évaluer le nombre d’investigateurs potentiels + pharmaciens + administrations d’hôpital,
etc.
Sinon RAS.
6
Conférence 14 mars 2002
3. Stratégie d’envoi des produits ou matériel sur site:

Evaluation du risque de rupture de stock:
1 - Mineur (portant sur un nb de centres limité) et nécessitant une action immédiate.
2 - Mineur (portant sur un nb de centres limité) et nécessitant de temporiser les inclusions.
3 - Majeur (portant sur l’ensemble de l’étude) et avec nécessité de remédier en urgence.
4 - Majeur (portant sur l’ensemble de l’étude) et ne pouvant être résolu sans affecter la durée de
l’étude.
7
Conférence 14 mars 2002
 Prévoir un envoi initial sur site réaliste (documents, matériel, kits de
prélèvement, etc) ?
Pas trop important pour éviter une réattribution de matériel ou perte de produits si le centre ne
recrute pas et pas trop juste pour éviter le risque de rupture de stock et la multiplication des envois
si le si te recrute.
Par exemple: quantité correspondant à la moitié du recrutement prévu par l’investigateur (selon
la duré de l’étude).
 Quand réapprovisionner?
- lorsqu’il ne reste sur site: plus que 2 UT? plus qu’1 UT? plus d’UT?
(votre mode de randomisation le permet-il? Sinon UT par UT ou par bloc, etc).
- votre suivi des stock/randomisation est-il toujours parfaitement à jour?
- disposez vous de suffisamment de temps pour acheminer les UT avant la randomisation?
- pour le matériel et documents:
préférez des envois conséquents mais réalistes.
 Envoi en nombre ou unité par unité?
- prendre en compte le coût du transport (environ 10/30 € par colis, le double si réfrigéré).
- prendre en compte des délais d’acheminement sur site (24h à 72h) et les aléas selon les pays.
Dans tous les cas: rechercher le compromis entre lourdeur logistique/perte de produits ou matériel/coût.
8
Conférence 14 mars 2002
4. Expéditions sur sites:
Unités Thérapeutiques:
- Connaître les possibilités de stockage sur site en terme de volume (peut être devrez vous
fractionner les envois d’UT et faire récupérer les emballages régulièrement sur site).
- envoi initial sur site réaliste:
- ajuster le nombre d’unités thérapeutiques sur site après chaque inclusion.
- respecter les recommandations du prestataire d’expéditions quant aux horaires et jours
d’envoi des colis.
9
Conférence 14 mars 2002
 Kits de prélèvements biologiques:
- envoi initial sur site réaliste.
- prendre en compte les possibilités de stockage sur site.
- majorer le nombre de kits de sélection par rapport aux kits de suivi (% de patients
sélectionnés mais non randomisés).
(coût envoi (10 à 30 € par colis), récupération 50 € en ambiant à 100 € en réfrigéré).
10
Conférence 14 mars 2002
 Documents:
Protocoles:
- La reprographie des protocoles du fait de sa réalisation aisée n’est pas un facteur bloquant dans
l’organisation.
CRFs, consentement, carnet patient:
Stratégies:
- intérêt de lancer une reprographie anticipée (avant l’avis favorable du comité d’éthique).
CRFs modulaires (Visite 1 puis Visite 2,3…n).
Incidents habituels:
- relecture imparfaite.
- modifications ou ajouts de dernières minutes.
- mode de transmission des documents (une configuration de l’imprimante du prestataire
différente du promoteur induit des transformations du texte ou du format du document).
11
Conférence 14 mars 2002
5. Organisation interne:
 Le cas d’une tâche sous-traitée (matériel, UT, kits de prélèvement, etc):
Dans quasiment tous les cas, une visite de qualification (aspects généraux et aspects techniques de la société)
sur site puis une réunion pré-étude s’imposent pour connaître l’ensemble des moyens et procédures de la
société (établissement d’un cahier des charges détaillé et complet correspondant à la prestation).
Considérer que l’intervention du prestataire (laboratoire central ou répartiteur d’UT) suffit pour assurer la
logistique est une erreur car le sous traitant n’a qu’une vision indirecte de la situation des sites.
Il faut impliquer une personne au siège (présente en continu) pour assurer les interrelations entre les
demandes des ARCs, des centres et des fournisseurs (dispatcher, imprimeurs, laboratoire central, fournisseur
de matériel, etc).
 Nécessité de désigner un ARC central (selon la lourdeur logistique de l’étude)?
L’activité de cette personne n’est pas nécessairement réservée qu’à ce projet mais sa disponibilité doit être
permanente.
Pour les éléments importants (UT, prélèvements, matériel) faire en sorte de doubler les accusés de réception
de façon à ce que chacun puisse mettre à jour ses tableaux et suive le déroulement des opérations.
 Constitution d’une réserve au siège (tout matériel sauf UT):
En dehors des envois faits par le prestataire: se constituer un stock de réserve au siège afin de pourvoir
directement un site en cas d’urgence.
Pensez à transmettre l’information au prestataire afin de mettre à jour le document de suivi.
12
Conférence 14 mars 2002
6. Suivi des stocks:
Indicateurs journaliers, hebdomadaires, bimensuel,…directement en rapport avec la durée de l’étude, la
fréquence des inclusions, etc…
Obligation faite aux ARCs de mettre à jour très régulièrement les tableaux de suivi (après chaque visite de
monitoring, après chaque nouvelle sélection ou randomisation).
L’idéal étant de disposer d’outils permettant de faire des alertes pour envisager les réapprovisionnements
prioritaires.
Il est fortement recommandé de désigner une personne en interne pour assurer la coordination des opérations
(centralisation des demandes, interface avec les ARCs, centres, dispatcher,…).
Régulièrement: comparer vos propres données à celles du prestataire.
Réévaluation des risques de rupture de stock après 1/3 de l’essai:
Le suivi des stocks étant mis à jour régulièrement par les ARCs et/ou l’ARC manager, il importe de réévaluer
les différents « scénarii catastrophes » de rupture de stock (parce que le recrutement n’est pas homogène dans
les centres, les sorties d’essais prématurées déséquilibrent les stocks, etc…).
Réévaluation des risques de rupture de stock aux 2/3 de l’essai:
Vérifier les stocks en considérant le nombre de patients restant à inclure jusqu’à la fin d ’étude.
13
Conférence 14 mars 2002
7. Conclusion:
 Déterminer les quantités de produits, matériel, documents en quantité « suffisantes », en concertation
avec,les fournisseurs, intervenants ou services et en fonction de la stratégie d’envoi discutée avec vos
collaborateurs ou partenaires.
 Procéder systématiquement à une visite de qualification du prestataire concerné ou service connexe.
Envisager à ce stade et de façon suffisamment détaillée comment toute nouvelle demande de prestation
complémentaire pourrait être prise en charge par la société ou le service connexe.
 Evaluer les risques de rupture de stock avant l’étude et réévaluer au début puis aux 2/3 de l’étude.
 Evaluer et réévaluer le % de screening failure ou sorties d ’essais à remplacer, avant et pendant l ’essai.
 Désigner une personne capable d’intervenir à tout moment pour centraliser les demandes, gérer les
imprévus, les difficultés et faire le lien entre les différents intervenants.
 Respecter les recommandations des prestataires ou services d’expédition concernant la programmation des
envois et des récupérations.
 Mettre à jour et suivre quotidiennement si nécessaire les différents tableaux de bord.
 Mises au point et bilans réguliers avec le prestataire ou le service connexe.
14
Conférence 14 mars 2002
La devise :
« Savoir,
15
pour prévoir,
afin de pourvoir »
Conférence 14 mars 2002