Dossiers patients et départ d`une clinique

Par Delphine Vandycke
Déontologie
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Ce grand ménage doit bien sûr s’effectuer en vous assurant que la confidentialité des dossiers soit respectée. Si
la tâche vous paraît fastidieuse, rappelez-vous qu’elle vous permettra de
diminuer de façon significative le volume
faramineux de paperasse à transférer
vers votre nouvelle clinique, et par conséquent, d’amortir un peu les frais...
Dossiers patients et départ
d’une clinique
Vous quittez en mauvais termes?
Il peut arriver que vos collègues ou le
personnel administratif de la clinique
que vous quittez soient peu enclins à
vous faciliter les choses lors de votre
départ. Avec un médecin en moins
dans le groupe pour les consultations
sans rendez-vous, les médecins
restants devront s’ajuster, leur charge
de travail augmentera sans doute. Et
pour le propriétaire de la clinique,
votre départ signifie un loyer en moins.
Bref, le fonctionnement de la clinique
se trouve chambardé, et des conflits
peuvent éclater.
Petit guide pour s’en sortir vivant
SI VOUS EXERCEZ AU SEIN D’UN
groupe de médecins, en cabinet privé,
vous avez sans doute accepté de constituer un seul dossier par patient. Dans ce
contexte, quitter votre lieu de pratique
pour rejoindre une autre équipe peut
vous sembler complexe et susciter certaines inquiétudes et questionnements :
même si la plupart de vos patients entendent vous suivre vers la nouvelle clinique,
qu’adviendra-t-il des dossiers médicaux?
Est-ce à vous de payer les frais pour
qu’on vous les transfère? Quelles sont vos
responsabilités déontologiques? Que faire
en cas de mésentente avec les anciens
collègues? Sortirez-vous indemne de
cette aventure? Pas de panique! La
marche à suivre n’est pas si pénible,
mais certains aspects du Règlement sur
la tenue des dossiers, des cabinets ou
bureaux des médecins ainsi que des
autres effets, entré en vigueur le 24 mars
2005, pourraient vous intéresser…
La première chose à faire consiste
donc tout simplement à informer votre
clientèle. Vous pouvez le faire notamment en publiant un avis dans un journal local – une méthode particulièrement efficace en région – et en
affichant cet avis à la réception de la
clinique. Pour tout patient requérant
un suivi particulier et régulier pour
divers problèmes de santé, tels
l’hypertension artérielle, le diabète ou
les états dépressifs sous médication, il
est plutôt recommandé de l’aviser personnellement de votre départ. Par
ailleurs, si ce patient décide de ne pas
vous suivre vers votre nouveau lieu de
pratique et de changer de médecin,
vous devez alors vous assurer que
soient transmis à ce dernier les renseignements que vous possédez « et
qui sont pertinents à l'examen, à l'investigation et au traitement du patient »
(art. 112 du Code de déontologie).
Avant tout, selon ce règlement, le
médecin qui change de lieu d’exercice
doit communiquer à ses patients – ceux
dont il assure la prise en charge et le suivi
– l’adresse et le numéro de téléphone de
sa nouvelle clinique. Ceux-ci pourront le
suivre ou non, puisqu’ils disposent de la
liberté de choisir leur médecin traitant. Le
médecin doit également faire savoir à
chacun de ses patients s’il détient et
maintient toujours leur dossier médical
ou s’il l’a confié à un autre médecin.
Dans ce dernier cas, il mentionnera le
nom du médecin en question ainsi que
les coordonnées de sa clinique.
À noter que les médecins du groupe
dans lequel vous exercez n’ont absolument pas l’obligation de prendre en
charge vos patients à la suite de votre
départ. Par contre, ils continuent
généralement d’assumer la garde et la
gestion des dossiers médicaux1. Ils peuvent également, selon le cas, vous
transférer ceux-ci, les transmettre à un
autre médecin ou encore, en donner
une copie à un patient, à sa demande
ou à la vôtre. Dans tous les cas, ces
photocopies et transmissions de
dossiers représentent des frais… qui ne
sont pas couverts par la RAMQ.
Dossiers médicaux : qui paye les copies?
Selon le Règlement, des frais
« raisonnables » peuvent être facturés
au patient ou au médecin qui a quitté le
groupe, que ce soit pour la transmission
ou la reproduction de dossiers médicaux. Plusieurs scénarios sont possibles.
> Premier scénario : Vous changez de
clinique. Le patient demande que l’original ou une copie de son dossier vous soit
transférée : si la demande est faite au
cours de l’année de votre départ, vous
devez acquitter les frais2.
> Scénario 2: le patient effectue la même
demande, mais plus d’un an après votre
départ : c’est à lui de payer la note.
> Scénario 3 : Le patient demande que
son dossier soit transféré à un autre
médecin : il doit payer pour les photocopies ou pour la transmission du
dossier original.
1 : Art.17 du Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins
ainsi que des autres effets;
2 : À moins d'avoir conclu une entente préalable.
> Scénario 4 : Le patient n’a effectué
aucune demande relativement au transfert de son dossier, et les médecins du
groupe que vous quittez reconnaissent
que vous êtes bien le seul médecin
responsable du suivi de ce patient. À
votre demande, ils doivent vous remettre le dossier original du patient ou une
partie pertinente de ce dossier : vous
devez par contre assumer la totalité des
frais encourus3.
Tous ces coûts peuvent représenter
une somme considérable si l’on multiplie les quelques « frais raisonnables »
par le nombre de dossiers à transférer
à votre charge. Mais il est possible d’alléger la facture si elle vous semble trop
salée. Comment? D’abord, en effectuant le tri de vos dossiers et en détruisant ceux qui sont inactifs.
Quels dossiers peut-on détruire?
Après une période de cinq ans pendant
laquelle aucune inscription ou insertion
n’est faite dans un dossier médical4,
celui-ci peut être considéré inactif et
peut être détruit, « à l’exception des
comptes rendus opératoires de chirurgies majeures, des rapports d’anatomopathologie et des rapports de tests
génétiques qui doivent être conservés
pour une période de 10 ans dans la
mesure où il n’y a pas d’autre exemplaire disponible. Après cette période,
ces documents peuvent être détruits,
sauf les rapports de tests génétiques,
qui doivent être conservés pour une
période additionnelle de 10 ans, à
moins qu’ils aient été remis à la personne concernée par ces rapports ou qu’il
en existe un autre exemplaire
disponible » (art. 12). Dans le cas d’un
dossier actif, vous pouvez aussi, de la
même façon (à quelques exceptions
près), détruire une bonne partie des
renseignements et documents datant
de plus de cinq ans.
Supposons, par exemple, que le
groupe refuse de vous remettre des
copies de vos dossiers, ou encore,
vous réclame des frais de photocopies
que vous jugez excessifs. Et si, par
esprit de vengeance, on vous refuse
carrément l’accès à la clinique? Dans
ce genre de circonstances, vous pouvez faire appel à la Direction des
enquêtes du Collège des médecins du
Québec, qui peut agir à titre d’arbitre.
Elle pourra répondre à vos questions,
vous conseiller, servir de médiateur,
trancher à propos du montant à payer
pour le transfert de dossiers ou encore,
discuter de toute question d’ordre
déontologique ou réglementaire.
Pour éviter les conflits, il est suggéré aux
médecins qui souhaitent exercer en
groupe, ou se joindre à une équipe déjà
formée, de conclure une entente préalable, un genre de contrat écrit portant,
entre autres, sur les frais de copie et de
transmission des dossiers et sur leur
répartition lors du départ d’un médecin
ou de la dissolution du groupe. Pourquoi
ne pas le faire dès votre arrivée à la nouvelle clinique? Vous repartirez du bon
pied, et l’esprit tranquille. ⌧
3 : À moins d'avoir conclu une entente préalable.
4 : S’il s’agit d’un projet de recherche, la période de 5 ans débute après la date marquant
la fin de ce projet
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