Notions de base de comptabilité
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Notions de base de comptabilité Extrait du webXpert comptable http://www.webxpert-comptable.net Notions de base de comptabilité - La comptabilité - Date de mise en ligne : jeudi 6 dcembre 2007 Description : Quelques notions de base pour comprendre la compta webXpert comptable Copyright © webXpert comptable Page 1/6 Notions de base de comptabilité Dans cet article, nous présentons quelques notions de base de la comptabilité. Rien de bien compliqué. Juste de quoi vous permettre de comprendre les autres articles de ce dossier. Les comptes La comptabilité a pour objet d'organiser toutes les informations financières qui reflètent la vie de votre organisation. L'objectif étant de pouvoir fournir une information fiable et exacte (pour le fisc, pour les actionnaires et le banquier) et vous apporter les éléments nécessaires à une bonne gestion (pour le dirigeant). Pour pouvoir enregistrer les informations (et les retrouver) il est essentiel de les classer dans ce qu'on appelle des comptes. La liste des comptes est définie dans le plan comptable général (PCG) selon un classement rigoureux. Par exemple les comptes commençant par un 7 enregistrent les recettes tandis que ceux qui commencent par un 6 sont des charges. On utilise le terme classe. La classe 6 pour les charges, la classe 7 pour les recettes. Plus dans le détail : 64 est réservé aux salaires et charges sociales. Et pour être encore plus précis 641 pour les salaires et 645 pour les charges sociales. Ainsi un professionnel de la comptabilité (ou un contrôleur du fisc) peut très vite retrouver une information en interrogeant les comptes qui l'intéresse. Lorsqu'on a besoin de plus de détail, on peut créer de nouvelles subdivisions. Par exemple 512 étant le compte de banque et si vous avez deux banques, il sera utile de créer le compte 5121 pour la première banque et 5122 pour la deuxième. On pourrait aussi utiliser 513 qui n'est pas utilisé par le PCG, sachant que 514 est réservé aux compte chèque postal. Comment enregistre-t-on les opérations comptables ? Un compte comporte deux colonnes : un débit et un crédit (comme votre relevé de compte bancaire). La colonne débit est toujours à gauche. On présente les opérations d'un compte en deux colonnes séparées et on calcule le solde en fin d'édition. On pourrait faire une seule colonne avec des plus et des moins mais ce serait moins lisible. Chaque opération va faire intervenir plusieurs comptes : par exemple, la vente d'un article payé comptant en espèce entrainera un crédit du compte 701 - ventes de marchandises (c'est une recette) pour le montant HT, un crédit du compte 44571- TVA collectée pour montant de la TVA et un débit du compte 53 (la caisse) pour le montant payé par Copyright © webXpert comptable Page 2/6 Notions de base de comptabilité le client. Etape suivante : Lorsque vous allez déposer l'argent à la banque, vous allez créditer la caisse pour débiter la banque. Et oui, c'est bien la banque qui vous doit alors de l'argent. Et votre banque, elle, créditera votre compte. Cette façon de faire les comptes s'appelle la comptabilité en partie double. Elle présente l'immense avantage de pouvoir toujours pister les opérations et de permettre un contrôle permanent : une écriture n'est valable que si elle est équilibrée. Et le total des débits doit TOUJOURS être égal au crédit. L'écriture Une écriture consiste donc à inscrire une opération comptable en débitant un ou plusieurs comptes et en créditant un ou plusieurs autres comptes. Débit et Crédit étant égaux. Voici par exemple, l'écriture qui enregistre une facture reçue de la société VLAN pour une publicité. On crédite le compte du fournisseur du montant TTC et on débite le compte de charge correspondant à la publicité pour le montant hors taxes et le compte TVA déductible sur achats pour le montant de la TVA. Mais où donc concrètement écrit-on cette écriture ? Réponse : dans un journal. Les journaux Ces écritures sont enregistrées dans des journaux. On peut n'avoir qu'un journal mais le plus souvent on en trouve cinq. le journal d'achat le journal des ventes le journal de banque le journal de caisse le journal des opérations diverses Dans les plus petites structures, on pourra se contenter de deux journaux : journal des recettes/caisse et journal de banque/achats. Copyright © webXpert comptable Page 3/6 Notions de base de comptabilité Voici un exemple de journal tel qu'imprimé par le logiciel open-source Laurux. En pratique, les écritures informatique sont enregistrées dans des bases de données et remises en forme à chaque requête sous forme de journal. Pour une comptabilité manuelle, on écrit dans un regsitre (le journal) avec une présentation qui permet de faire les totaux des comptes. Ce type de registre s'achète dans toute bonne papèterie de bureau. le journal centralisateur Ce document va récapituler sur une période (semaine, mois ou trimestre, selon votre convenance), les mouvements des comtpes. Voici un exemple du journal centralisateur des achats. Le grand livre Copyright © webXpert comptable Page 4/6 Notions de base de comptabilité Les opérations centralisées seront ensuite reportées (avec l'informatique, c'est automatique bien sur) dans un grand-livre, qui récapitule pour chaque compte les mouvements de l'exercice. Le grand livre est donc un long document (ou fichier) qui donne les mouvements cumulés et les soldes de chaque compte. L'organisation de la comptabilité doit permettre de repartir d'un compte pour retrouver la pièce comptable. On doit donc pouvoir justifier du solde d'un compte en partant du grand livre vers le journal centralisateur puis vers le journal, lequel permettra de retrouver une écriture précise et la pièce justificative correspondante (on comprend alors l'intérêt d'un bon système de classement et de référence des pièces comptables). Le compte de résultats En faisant la différence entre les comptes 7 -les produits- et les comptes 6 - les charges-, on obtient le bénéfice d'une période (un mois, un trimestre, une année le plus souvent). Pour permettre une lecture intelligent du compte de résultat, le PCG impose de le décomposer en trois parties la partie exploitation, qui enregistre les opérations courantes liées à l'activité (à l'exploitation) la partie financière qui enregistre les produits et frais financiers (les intérêts payés à votre banque) la partie exceptionnelle qui enregistre les éléments... exceptionnels Tout ça, après éventuels impôts, vous donnera le bénéfice ou la perte nette. Le bilan Mais une structure ne peut pas se définir uniquement par ses produits et charges de l'année. Elle a une histoire, des dettes, un parc automobile, un stock,... Ces informations là sont inscrites dans d'autres rubriques de comptes : la classe 1 sert aux capitaux propres et réserves, la classe 2 aux immobilisations, la 3 aux stocks, la 4 aux tiers (clients, fournisseurs, organismes sociaux,...), la 5 aux banques et à la caisse. Ce sont ces classes de comptes qui vont permettre d'établir le bilan à une date donnée (le plus souvent au 31 décembre). On peut en effet distinguer dans ces comptes : des ressources : un prêt accordé par une banque, le crédit consenti par les fournisseurs, les capitaux apportés par les fondateurs des emplois : un parc de véhicules, des stocks, des crédits accordés aux clients,... Les ressources vont être regroupées -selon un ordre précis et imposé- dans une colonne appelée Passif (ce sont les dettes de l'organisation envers les tiers) Les emplois seront regroupés dans une colonne appelée Actif : ce sont des biens dont l'entreprise peut disposer. Copyright © webXpert comptable Page 5/6 Notions de base de comptabilité Comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie ? Derrière ces termes barbares se cache un problème lancinant. A quelle date doit-on comptabiliser une opération ? Exemple : vous vendez un bien et accordez un délai de réglement de un mois. Le client vous règle effectivement au bout d'un mois. Votre vente doit elle s'ajouter à votre chiffre d'affaires au moment où vous faites la vente ou au moment ou vous percevez l'argent ? Si vous choisissez la première solution, vous faites une comptabilité d'engagement (c'est à dire que vous prenez en comptes les engagements de vos clients). Bien entendu, vous adopterez la même solution pour ce qui concerne vos fournisseurs. Si vous choisissez la seconde solution, vous faites une comptabilité de trésorerie. Ce qui compte, ce sont alors les flux d'argent. Tenir une comptabilité de trésorerie n'est autorisée que pour les petites activités et suppose que vous soyiez au régime fiscal de la micro entreprise ou du réel simplifié. Voir l'article sur vos obligations comptables. Quelques liens pour aller plus loin dans la découverte de la comptabilité L'article sur la compta de Wikipedia Le Groupe Comptabilité de l'April Le Plan Comptable Général Copyright © webXpert comptable Page 6/6
