.FBConsultants La Communication Ecrite : Des définitions

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La Communication Ecrite :
Des définitions :
Communiquer, du latin communicare :
-Faire passer quelque chose d’une personne à une autre, transmettre, donner
connaissance, faire partager
-Etre en relation, établir une relation avec autrui.
Communication :
Processus interactif et inter-relationnel incessant, dynamique en perpétuel
mouvement mettant simultanément en jeu différents niveaux de réalités :
linguistiques, culturels, sociaux, psychologiques…, en prenant en compte les enjeux
personnels, dans une perspective intéractionniste.
Mécanisme continu, processus transactionnel soutendant un langage commun.
Processus social.
Ecriture, du latin scriptura :
-Représentation de la parole et de la pensée par des signes graphiques
conventionnels
-Système de signes graphiques permettant cette représentation
-Technique, méthode particulière d’expression.
Ecrire, du latin scribere :
-Tracer les signes d’un système d’écriture, les assembler pour représenter la parole
ou la pensée
-Informer par lettre
-Orthographier
-Exprimer sa pensée par l’écriture
-Composer une œuvre littéraire
-Laisser une trace en parlant d’un instrument destiné à l’écriture.
Syntaxe, du grec syntaxis, ordre :
-Partie de la grammaire qui décrit les règles par lesquelles les unités linguistiques se
combinent en phrases
-Ensemble de ces règles caractéristiques de telle ou telle langue.
Référent : être ou objet réel ou imaginaire auquel renvoie un signe linguistique.
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La Communication Ecrite :
Ecrite, orale, verbale, non-verbale, la communication est omniprésente, « on ne peut
pas ne pas communiquer ».
Communiquer signifie échanger des informations, transmettre un message, partager
des idées, exprimer des opinions, parler un langage commun, donner un sens
commun à un mot et à une attitude, comprendre, aller à la rencontre de l’autre, de
l’interlocuteur, du lecteur.
La communication écrite, comme la communication orale, reprend le schéma de
base de la communication.
Elle met en scène un émetteur, un récepteur.
L’émetteur-le rédacteur- écrit un message qu’il envoie, diffuse, distribue au
récepteur-le lecteur- par un canal de transmission qui est un support papier : une
lettre, un journal, un fax, une note de service, un rapport, un compte-rendu de
réunion…
La difficulté est que le rédacteur n’étant pas en présence du lecteur, il n’y a pas
d’échanges directs, en temps réels.
Le rédacteur ne peut pas évaluer la réaction de son lecteur et s’adapter
immédiatement pour expliquer le contenu de son message. Il ne peut pas corriger
l’interprétation faite automatiquement et inévitablement par le lecteur. Il lui est
impossible de mesurer l’impact de son message et les conséquences de ses propos
écrits !
La reformulation ne pouvant pas se faire à l’instant même de la réception du
message,
le feed-back est différé.
La communication écrite est ,donc par essence, une communication différée.
Elle doit alors, répondre à certaines exigences : vocabulaire, syntaxe, grammaire,
ponctuation, style, plan……
Aussi, avant de commencer à écrire, le rédacteur va longuement réfléchir à ce qu’il
doit transmettre comme information car le contenu du message est fondamental pour
la suite de la relation.
Alors, il se prépare en amont : il formule son objectif , il collecte ses informations, il
anticipe en réfléchissant aux conséquences liées à la lecture du texte.
Ensuite, le rédacteur analyse son récepteur : qui est-il ? quelles sont ses attentes,
ses besoins, ses préoccupations ? Quel est son langage ? Quels sont ses codes ?
Quel est son cadre de référence ?
En le découvrant, et en mettant en pratique l’empathie, il sera plus apte à utiliser le
même code : la même langue : le français avec son vocabulaire (le répertoire des
mots), sa grammaire (les règles d’agencement).
La communication écrite répond à de nombreuses règles : celles de la
communication, celles de l’écriture, celles de la langue.
Ainsi,
Avant d’aborder la méthodologie et certains types d’écrits, certaines techniques de
communication écrite sont à redécouvrir :
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1 - Technique de communication écrite :
Les six fonctions de la communication, d’après le linguiste Jakobson :
-La fonction référentielle :
centrée sur le référent, elle renvoie le destinataire du message au référent.
Elle correspond aux informations objectives transmises.
Elle se reconnaît à l’emploi de la troisième personne et du pronom neutre.
-La fonction expressive :
centrée sur l’émetteur, elle permet à l’émetteur du message de communiquer ses
émotions, ses réactions, ses jugements de valeur.
Elle se limite au ressenti personnel exprimé.
-La fonction conative :
centrée sur le destinataire, elle permet de l’impliquer, de l’interpeller.
Elle se reconnaît à l’emploi de la deuxième personne du singulier et du pluriel, de
l’impératif, des questions.
-La fonction phatique :
centrée sur le canal de transmission, elle permet d’établir un contact physique et
perceptif avec le destinataire.
A l’écrit cela se traduit par la ponctuation, par des typographies variées, par la mise
en page….
-La fonction métalinguistique :
centrée sur le code, elle permet d’expliquer, de définir un mot avec d’autres mots,..de
jouer le rôle du dictionnaire.
Elle intervient après le « c’est à dire »… .
-La fonction poétique :
centrée sur le message lui-même, elle lui donne son caractère esthétique.
Elle se reconnaît au choix original, inhabituel des termes et de leur combinaison, aux
écarts stylistiques….
Les mots :
L’homme est un être imaginatif, qui produit des images mentales liées à son vécu, à
son histoire personnelle, à son propre inconscient et à l’inconscient collectif…
Il donne à un mot une signification et pour que ce mot soit compréhensible par tous,
chacun doit avoir la même signification du mot.
Le mot doit avoir une signification commune, partagée par le rédacteur et le lecteur.
Les mots, connotations et codes culturels :
Encore des définitions…
-Dénotation :
ou sens dénoté, est le sens premier, objectif d’un mot ;
la signification admise par la communauté linguistique.
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-Connotation :
est le sens second, suggéré, implicite, subjectif, variable selon les individus, le
contexte, les situations.
-Symbole :
correspond à l’addition d’un sens dénoté et d’au moins un sens connoté ;
Il évoque une image, il a une signification compréhensible par tous ceux qui
partagent la même culture.
-Monosémie :
a une seule signification.
-Polysémie :
a au moins deux significations.
Polysémie par dénotation : plusieurs sens pour un même mot (exemple : un
bouchon) ;
Polysémie par addition d’un sens dénoté et de sens connotés ;
Polysémie par écart de style : un mot peut être quasiment vidé de son sens dénoté
tout en conservant ses connotations et en se chargeant des significations du mot
qu’il remplace ( exemple : « ne pourrons-nous jamais sur l’océan des âges, jeter
l’ancre un seul jour ? » Lamartine).
Les connotations viennent :
-De la nature humaine, elle même :
de ce qui fait l’individu, de l’inconscient collectif.
-De l’environnement :
de ce qui résulte de la vie en groupe, de la société, l’individu étant un animal social.
-Du contexte :
le climat sociétal, professionnel, politique environnant ;
le sens est précisé par les autres mots de la phrase.
-De l’histoire personnelle :
du vécu, de l’intime, des fantasmes…de l’individu.
-Des relations sociales, professionnelles, conventionnelles, commerciales.
La norme, les écarts, les signes :
Un texte est considéré comme étant dans la norme quand il est conforme à la norme
de la langue :
-Sur le plan grammatical,
-Sur le plan lexical
Quand la syntaxe et le vocabulaire ne correspondent pas à la norme, les écarts qui
existent, alors, créent un style.
Les signes :
-Le signe linguistique :
il est la plus petite unité ayant une signification ,
il est fait de l’union d’un signifiant et d’un signifié.
-Le signifiant :
il correspond à l’ensemble des phonèmes c’est à dire à l’addition des sons
constitutifs du signe.
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-Le signifié :
le concept, l’idée à laquelle le signifiant renvoie dans la pensée intime de l’individu.
-Le référent :
il correspond à ce qui est palpable : l’ensemble des êtres, des choses dont il est
question dans la communication.
Le rédacteur combine les signes linguistiques selon la norme de la langue mais il
peut volontairement créer des écarts.
L’objectivité, la subjectivité :
Une donnée est objective car elle est brute mais une phrase construite est une
information…elle est donc subjective..
Tendre à l’objectivité est souvent nécessaire en milieu professionnel.
Pour ce faire, le rédacteur tente de ne pas s’impliquer , de ne pas être dans du
ressenti, des a-priori, des croyances. Il essaie d’être factuel, d’être dans le constat.
Le vrai, le faux :
Il n’existe pas qu’une seule Vérité ! A chacun sa vérité.
Chacun a sa représentation du monde.
« Il est temps de renoncer à l’alternative trompeuse entre le vrai et le faux et de
revenir à la distinction plus raisonnable faite par Aristote entre le vraisemblable et le
certain » a souligné Philippe Breton.
Tout communicant sait que, d’une part :
-la communication connaît la distorsion et la déperdition du message entre l’émetteur
et le récepteur
et que, d’autre part :
-le rédacteur et le lecteur n’ont que peu de chance d’avoir un cadre de référence
commun. Chacun est, en effet, influencé consciemment et inconsciemment par ses
opinions, ses croyances, sa culture, sa famille.
Alors, les messages émis et reçus peuvent-ils être objectifs, vrais ?….
La lecture plurielle :
Une difficulté supplémentaire pour la communication écrite !
Un texte a différentes significations selon l’approche du lecteur : approche
sociologique, psychologique , politique…Chaque approche donne une orientation
particulière au texte.
Et de même pour la lecture d’un roman, le rêve, le dédoublement lecteurpersonnage, l’identification à un personnage sont des lectures plurielles.
Tout rédactionnel est en lui-même polysémique !.
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La compréhension du texte :
Un mot de vocabulaire inconnu, une mauvaise ponctuation, des fautes d’orthographe
rendent parfois le texte incompréhensible !
Le rédacteur comprend toute l’importance de la syntaxe, de l’orthographe, du choix
des mots, du sens des mots…
La communication écrite semblerait être plus difficile à pratiquer que la
communication orale….
Mais…
Mais, elle a un grand avantage !
En effet, le lecteur peut réfléchir longuement avant d’écrire.
Il peut « faire » un brouillon, construire son texte à partir d’un plan, s’aider d’un
dictionnaire, corriger, effacer et même recommencer si la phrase, le paragraphe
écrits ne lui conviennent pas !
Et bien sûr, cela avant que le lecteur ait en main le message écrit !.
2 - Méthodologie :
Avant de se « lancer » dans l’écriture, la formulation de l’objectif visé est essentielle.
Le rédacteur se pose la question : quel est mon objectif ? Qu’est-ce que je veux
atteindre avec « mon » écrit ?
En effet, ce qui se pense clairement, s’exprime clairement ! Et cela n’est pas
évident….
Et s’il écrit, c’est , bien sûr, pour être lu.
Rédacteur, écrivain, pensez à votre lecteur !:
Donner envie de lire :
AIDA, formule mémo technique à laquelle la présentation de l’écrit peut répondre :
A…comme attirer l’attention
I…comme susciter, impliquer, induire l’intérêt
D…comme éveiller, développer le désir, la séduction
A…comme agir, entraîner une action, faire adhérer.
Les différents plans :
Tout écrit est construit et organisé avec rigueur.
Tout écrit est basé sur un plan cohérent.
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-Comment construire un plan traditionnel :
collecter les informations,
formuler l’objectif de l’écrit,
énoncer les idées principales et les hiérarchiser,
établir un plan d’ensemble et élaborer un raisonnement,
bâtir un plan détaillé en préparant le développement de chaque idée, en équilibrant
les différentes parties et en ordonnant les idées directrices de chaque partie.
-Le plan linéaire :
ou chronologique ou descriptif
bilan,
constat,
perspectives.
-Le plan binaire
ou le modèle juridique
problème,
solution.
-Le plan ternaire ou dialectique :
thèse : confirmation du point de vue,
antithèse : infirmation du point de vue,
synthèse : résolution ou explication de la contradiction.
-Le plan comparatif :
comparaison entre des idées, des arguments, des résultats ;
analogies,
divergences,
interprétation.
-Le plan analytique :
ou logique,
les faits, la situation
les causes,
les conséquences, les solutions.
- Le plan descriptif :
énumération, classification, chronologie,
organisation autour de thèmes.
-Le plan démonstratif :
inductif : du fait particulier à l’idée générale
déductif : du fait général au fait particulier , du principe à la conséquence, de la
cause à la conséquence.
-Le plan selon le modèle de Laswel :
qui ?,
quoi ?,
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à qui ?,
comment, combien, où… ?,
pourquoi ?.
Ou :
objet : de quoi s’agit-il ?,
causes : pour quelles raisons ?
objectif : dans quel but ?,
méthode : avec quels moyens ?.
-Le plan PICERC :
P….présentation,
I… . illustration,
C… causes : origines du problème, formuler un diagnostic,
E… effets : analyser les conséquences,
R… remèdes : proposer des solutions,
C….conclusion.
-Le plan SOSRA :
S…situation : situer le problème dans le temps et dans l’espace,
O…observation : décrire objectivement,
S…sentiments,
R…réflexion,
A…action.
-Le plan « diagnostic médical » :
symptômes, dysfonctionnements,
causes,
traitement, amélioration.
-Le plan « scientifique » :
éléments de la situation,
hypothèse d’explication,
vérification de l’hypothèse,
solution.
Une méthode pour organiser ses idées :
La formule ESPRI :
E…énonciation,
S…situation,
P…problème,
R…résolution,
I…information,
Cette méthode se décompose ainsi :
observer la réalité……..=> voir,
réfléchir au problème…=>savoir
décider d’une solution..=>vouloir
appliquer à l’action…...=>pouvoir.
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L’introduction :
Elle capte l’attention,
Elle annonce le plan.
L’introduction donne le ton, elle déclenche la première impression du lecteur : elle
doit, d’abord, être rédigée au brouillon ; elle doit être soignée..
Une formule mémo technique : TEXAN :
T…...trouver la bonne accroche,
EX…expliciter le sujet globalement
AN…annoncer le plan.
En effet , l’introduction se construit en trois étapes :
-L’accroche : elle est une entrée en matière qui rappelle le sujet, situe le sujet et
provoque la curiosité et l’intérêt du lecteur.
-La présentation du sujet :
le sujet est expliqué, la problématique apparaît.
-L’annonce du plan :
les différentes parties qui seront développées sont annoncées.
La conclusion :
Elle annonce la « fin ».
Elle est la « signature ».
Elle clôt un dossier, elle termine une démonstration, un bilan.
La conclusion est la dernière impression laissée au lecteur.
Elle va entraîner l ‘approbation ou la critique, persuader, convaincre le lecteur ou tout
au moins le faire adhérer, elle va déclencher ou infléchir la décision.
Elle doit, elle aussi, être particulièrement soignée, travaillée.
Comme l’introduction, elle se construit en trois étapes :
-La reformulation des différents points abordés,
sans développer une nouvelle idée.
La conclusion est récapitulative.
-L’ouverture du problème :
donner des perspectives pour le futur.
La conclusion est prospective.
-La chute :
conclure par une formule forte, comme l’accroche pour l’introduction.
Cette conclusion combine les deux premières étapes : elle rappelle et elle ouvre ;
elle est à double mouvement.
Il est à éviter des conclusions résumé, rattrapage, erronées, trop personnelles, très
pessimistes….
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Le développement :
Le développement général est articulé autour d’un plan construit après réflexion.
Des paragraphes peuvent s’imposer pour construire une argumentation, pour donner
une logique au raisonnement, pour exprimer clairement les différentes idées du
rédacteur.
Chaque paragraphe n’exprime qu’une idée –une idée à la fois !- et la développe.
Les composantes du paragraphe :
-La formulation de l’idée principale,
-L’explication de l’idée
-L’exemple, l’illustration.
L’organisation des composantes du paragraphe :
-L’organisation déductive :
l’idée est annoncée avant l’explication et l’exemple.
Cette organisation est dite démonstrative.
-L’organisation inductive :
l’idée principale apparaît en conclusion de l’explication ou des exemples.
Elle est la conséquences de ce qui est développé dans l’explication ou de ce qui est
présenté par les exemples.
Cette organisation est dite généralisante.
Le hors sujet, les répétitions sont à éviter. A l’inverse, une syntaxe simple, un style
clair, un rythme soutenu et une présentation aérée sont à favoriser.
3 - Différents écrits :
Le résumé :
A faire :
-La reformulation synthétique du texte
-Le respect de la démarche argumentative de l’auteur
-Une objectivité maximum
-La rédaction du contenu à l’essentiel.
A éviter :
-La paraphrase
-Le montage des citations
-La restructuration
-L’analyse critique
-L’énoncé d’éléments superflus.
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Les étapes à mettre en place :
-Observer » le texte :
repérer les indices : le contexte, le titre donné au texte, l’organisation du texte.
-Faire une première lecture globale du texte :
appréhender l’ensemble du texte
trouver et comprendre le thème
comprendre le sujet traité par le rédacteur (la réflexion sur le thème)
remarquer l’organisation du texte : noter l’importance de l’introduction et de la
conclusion, repérer les étapes du développement,
découvrir les véritables intentions de l’auteur.
-Faire une deuxième lecture pour identifier tous les éléments :
étudier le déroulement du texte et
trouver les liens logiques entre les idées
dégager l’essentiel : faire des choix en supprimant ou en gardant un passage
formuler et hiérarchiser l’essentiel
ne garder les illustrations que si elles ont une réelle utilité dans la démonstration.
Il s’agit donc de déchiffrer et d’analyser l’écrit :
Par deux lectures et par l’identification de la structure du texte.
Rédiger le résumé :
-La forme :
rédiger avec concision et lisibilité
respecter le sens du texte
respecter le système d’énonciation, le style…
supprimer les formules répétitives, les phrases trop longues, mal agencées
penser à la ponctuation.
-La reformulation :
obligatoire pour faire comprendre au lecteur que le thème et le sujet ont bien été
compris
reformuler, en priorité, les idées
utiliser des synonymes
utiliser une expression personnelle pour le vocabulaire et la syntaxe
penser à différentes reformulations :
la reformulation-reflet : substituer une négation à une affirmation
la reformulation-reflet : rendre plus compréhensible une formule abstraite
la reformulation-synthétique : condenser un passage à l’essentiel sous une
apparence nouvelle.
Et surtout ne pas oublier l’objectif du résumé : résumer !
Résumer le texte !
Aller à l’essentiel !.
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Le rédactionnel :
-Formuler clairement le sujet
-Collecter les informations
-Trouver les idées, les classer, les hiérarchiser
-Construire un plan
-Soigner l’introduction et la conclusion
-Préciser et expliquer une idée à la fois, dans un paragraphe
-Conclure chaque paragraphe et
-Faire un lien entre chaque paragraphe
pour
-Construire un raisonnement logique, une argumentation probante
-Illustrer l’explication : donner un exemple
-Avoir un style personnel, donner un ton
-Présenter agréablement le texte pour rendre la lecture attractive
-Aérer le texte
-Illustrer le rédactionnel par des graphiques, des tableaux, des schémas….
Le communiqué de presse ou le rédactionnel informatif:
Ce type de rédactionnel est un texte court mettant en avant l’essentiel d’une
information, le plus objectivement possible.
Ce texte:
est informatif
est objectif dans l’expression de ses « opinions »
est factuel
est attractif, pédagogique, compréhensible et facilement lisible
s’adapte, bien sûr au destinataire
répond à l’esprit de la profession
a un style léger
est fait de phrases courtes.
Le communiqué se compose :
-d’un titre : synthèse « synthétique » !
-d’une accroche, d’un bandeau : synthèse, résumé explicatif du texte
-d’un développement de deux paragraphes maximum découpé en trois parties
répondant aux questions :
quoi ? : faits, chiffres
pourquoi ? : causes
vers quoi ? : perspectives, objectifs.
Pour réussir l’écriture du rédactionnel informatif : supprimer l’accessoire et aller
uniquement à l’essentiel !
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La synthèse :
La synthèse est un exercice difficile qui demande du temps et de la concentration.
En effet, elle se rapproche de la traditionnelle rédaction (introduction, paragraphes,
conclusion) par sa construction mais elle résume plusieurs documents .
Elle est l’étude écrite de divers documents.
Elle a pour passage obligé, le brouillon !
Des critères de base :
-La clarté de la note :
une écriture soignée
une présentation aérée
une ponctuation pour donner du rythme
le respect de l’orthographe, de la syntaxe
des phrases courtes
un plan apparent.
-La concision :
la longueur de la note : proportionnelle au nombre de pages du document
la précision dans l’écriture.
-L’objectivité :
traiter toutes les idées du dossier, sans subjectivité
ne prendre en compte que les idées du dossier
ne pas insérer d’idées personnelles.
-Le style :
s’adapter au type de document et au destinataire : style administratif….
Les principes :
-Les étapes :
lecture en diagonale du rapport et en même temps lecture active
analyse des données du problème
compréhension des données
lecture comparative des documents
lecture attentive des titres, des phrases d’introduction
distinction des différentes parties
mise en évidence des mots clés et des mots de transition
mise en avant des idées : rapprocher les idées semblables, distinguer les idées
opposées
classement des informations, les hiérarchiser
organiser les pistes de réflexion
mise en avant des données et de leur démonstration en allant à l’essentiel
plan : plan par catégories, par opposition, plan axé sur les causes et les
conséquences..
exposé.
-Les axes :
le prétexte : trouver l’idée directrice et
la démonstration : les arguments
l’illustration des idées.
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Le compte rendu :
Le compte rendu est un écrit professionnel, technique.
Le compte rendu a pour fonction de décrire ou d’analyser une situation, un système
de fonctionnement de manière objective, sans jugement de valeur, sans proposition.
Il est un type particulier de résumé, impartial et visant à l’essentiel.
Il est référentiel : il donne des informations objectives
Il explique les termes techniques
Il permet au lecteur de saisir aisément le message.
Le rapport :
Le rapport est un écrit professionnel, technique qui répond à des formes variables (le
développement, la présentation) selon les entreprises, les métiers.
Le rapport est un écrit orienté vers l’action du destinataire, c’est un écrit engagé
dans l’action !
Il est un outil de travail.
Il doit être lu et donc être attractif par sa simplicité.
Il doit être compris pour être mémorisé.
Il est construit, il est composé de rubriques distinctes .
Il respecte un développement qui se caractérise par le plan.
Le rédacteur est le rapporteur : il doit rapporter objectivement ce qu’il a vu , entendu,
constaté, pratiqué.
Il constate les faits, il émet des critiques constructives sur les faits.
Il critique positivement , propose des solutions qu’il argumente.
Il tente souvent de convaincre
Il déclenche des actions ou leur mise en place.
La note :
La rédaction d’une note dépend du lecteur, de sa profession…
La note se distingue, en règle générale, par :
Son caractère professionnel
Sa brièveté
Son caractère informatif
Sa volonté d’objectivité
Sa mise en avant de l’essentiel.
La synthèse du sujet abordé et développé dans son objet
La présentation et l’explication des causes, des conséquences
Son approche cartésienne des problèmes
La formulation de solutions, de préconisations pragmatiques.
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La prise de note :
La prise de note a pour objectif de garder l’essentiel de ce qui vient d’être lu ou
entendu.
Ces notes sont destinées à soi-même mais elles sont importantes puisqu’elles vont
permettent de retranscrire, de reformuler ce qui sera écrit puis transmis.
Elles sont la mémoire ou plus modestement un aide-mémoire permettant la rédaction
d’une note, d’un compte-rendu…
Ces notes peuvent être écrite avec des signes, des abréviations purement
personnelles et seulement compréhensibles par le rédacteur.
Cependant si cette prise de note risque d’être relue, il est préférable d’utiliser les
abréviations conventionnelles.
Et pour finir cette approche de l’écriture,
Quelques pistes de réflexion :
L’écriture est-elle une obligation, une expression de la liberté pour
l’individu ?
L’écriture est-elle un outil de travail, un instrument de plaisir ?
L’écriture est-elle une technique, un art ?
L’écriture, nécessité vitale pour l’individu, être social et communicant ?
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