Journal 2012 juillet - Hôpital Départemental de Felleries

Hôpitalinfos
N°74
Juillet2012
Lejournaldupersonnel
Éditorial
Lemotduresp.informatique
Lesrendez-vous
Lablanchisseriede
Ferrière-la-Grande
Les bonnes pratiques pour
identifier un patient
Evaluation interne à la MAS
Réaliserl’annonced’un
dommageassociéauxsoins
Lagestiondesrisquesassociés
auxsoins
Lasécuritédusystème
d’information
PointRH
Lesréunionsd’information
danslesservices
Expositionphotosetfêtedela
musiqueàlaMAS
Lepersonnel
Ensemble pour la Qualité
Lagestiondesrisques
Bonàsavoir
Aucœurdel’Hôpital
L’événementenimages
Quoideneuf?
SOMMAIRE
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Lemotduresponsableinformatique
Éditorial
2
Directeurdelapublication: Rédactrice/Conceptionmaquette: Assistantes:
Photographes:
Impression:
MartinTrelcat- MélanieVitrant- ChristelleLegrand;FranckieMara
ChristelleLegrand;FranckieMara
Lejournaldupersonnel-Trimestriel-420exemplaires- ServiceCommunication-HôpitalDépartementaldeFelleries-Liessies
Comitédelecture: Marie-AngeDouce;FranckieMara-
rendez-vous
Les
Les
CirqueArletteGruss
7€/personne
3èmebus
18novembre2012
10h00
Vouspouvezdésormais
contacter
leC.G.O.SdeVilleneuved’Ascq
au03.20.19.15.30
touslesaprès-midi
de14hà17h
dulundiauVendredi
du11au13septembre2012
“Priseenchargedespatients
atteintsd’AVC”
du2au4octobre2012
“Techniquesd’évaluationetde
rééducationisocinétique”
du17au19octobre2012
du14au15novembre2012
“Éducationthérapeutiquedu
patient”
14 juin 2012 : déjà un an que le
dossier de soins informatisé a été
déployé dans notre établissement.
La démarche avait commencé en
2008 où, dans le cadre du « plan
hôpital 2012 », notre dossier
d'informatisation du dossier
patient a été retenu grâce à la
mutualisation du projet avec
9 autres établissements de la
région.
Il s'agissait d'acquérir un outil
capable d'améliorer les processus
de prise en charge par un meilleur
partage des informations mais
également de permettre la
f i a b i l i t é d e s é c h a n g e s ,
l'uniformisation des méthodes et
l'amélioration des pratiques
professionnelles.
Le déploiement a été organisé
minutieusement afin d'être prêt le
jour « J » : initiation à l'outil
informatique pour le personnel,
formation de formateurs pour les
futurs « référents », acquisition et
installation du matériel par les
services techniques (bornes wifi,
ergotrons, etc...).
Puis, grâce à l’action conduite par
chaque groupe de travail, nous
avons pu paramétrer et confi-
gurer l'outil afin de l'adapter à
notre mode de fonctionnement.
Enfin, l'ultime étape, la formation
des utilisateurs par les référents :
plus de 200 agents ont reçu cette
formation dans un délai de
3 semaines.
Il aura fallu le travail, la bonne
volonté et la patience de tous pour
que ce projet soit un succès ; en
effet, nous avions accepté d'être «
site pilote » et avons donc dû faire
face à quelques « bugs »
rapidement maîtrisés.
Il faudra attendre le 21 novembre
2011 pour que les modules du
dossier médical, des prescriptions et
des autres dossiers de professionnels
de santé complètent l'offre, et enfin
le module PMSI en janvier 2012.
Le travail n'est toutefois pas
terminé puisque les référents sont
actuellement en train de tester la
nouvelle version d'OSIRIS qui sera
installée prochainement.
Ils assurent également les
formations des nouveaux arrivants
et continuent à centraliser et à
transmettre vos demandes d’amé-
lioration ou de dysfonction-
nements.
En effet, OSIRIS est l'outil de tous et
il deviendra ce que vous en ferez.
D.Veriepe
Unandéjà!

3
EnsemblepourlaQualité
Lesbonnespratiquespouridentifierunpatient
Qu’estceque
l’identitovigilance?
Quelestsonchamp
d’application?
Quellessontlesméthodespour
identifierunpatient?
L’identitovigilance est un système de
surveillance et de gestion des risques et
erreurs liés à l’identification des patients
comme par exemple :
un traitement médicamenteux
administré à un mauvais patient,
des diagnostics inversés,
des doublons de dossiers pour le
même patient,
une erreur d’étiquetage de prélè-
vements biologiques...
Les incidents ou accidents peuvent être
connus et corrigés uniquement si un
système est mis en place :
L’identité du patient intervient dans
tout le parcours de soins : de l’admission
à la sortie du patient.
L’identitovigilance se retrouve tout au
long de la prise en charge (médicale,
soignante, sociale, financière...). Elle a
donc un impact sur les soins et les
supports utilisés ainsi que le système
d’information.
Les principales méthodes d’action de
l’identitovigilance sont :
La vérification de l’identité du
patient à chaque étape de sa prise
en charge : lors de l’admission, des
transmissions écrites ou orales, de la
réalisation des actes ou des pres-
criptions, lors des étiquetages...
La définition de règles communes de
saisie de l’identité des patients (ex :
nom et prénom en majuscules, sans
tirets, sans abréviation, sans accent,
ni apostrophe...).
La mise en place de règles de rappro-
chement et de recherche de dossiers...
4
4
4
4
4
4
4
ils’agitdel’identitovigilance.
Etàl’HDFL,
concrètement...
Quiestconcerné?
Depuis le , les bracelets
d'identification ont fait leur apparition
dans l'établissement.
Cette nouvelle organisation n'est pas
anodine, mais répond à un risque
identifié et connu de tous comme étant
un risque majeur dans les établis-
sements de santé :
Vous êtes tous concernés :
Services de soins,
Paramédicaux,
Administratifs,
Transports,
Consultations,
Hôtelier...
par l'identification du patient, de son
entrée à sa sortie, en passant par les
transferts et examens.
Une erreur de dossier, une mauvaise
identité sur un bilan, une erreur de
traitement, etc … voici des évènements
qui peuvent se rencontrer au quotidien
et sur lesquels nous devons tous être
vigilants. En effet, nous avons tous un
rôle à jouer dans la prise en charge du
patient.
14 mai 2012
l'erreurd'identificationdupatient.
ª
ª
ª
ª
ª
ª
Lescausesdel’erreurde
patient
Politiquemiseenplace
ª
ª
ª
ª
ª
ª
ª
ª
ª
Non vérification de l’identité
Erreur d’archivage
Erreur de traçabilité dans le dossier
du patient
Mauvaise pratique de vérification
Patient / agent pressé
Patient malentendant
Patient non communiquant
Patient homonyme
...
Des procédures de vérification de
l’identité ont
été instaurées et mises à disposition du
personnel dans des classeurs dédiés à
cet effet. De plus, des procédures de
vérification des cas particuliers tels que
homonymie, patient malentendant,
patient non communiquant, patient
inconscient, existent.
Lors de tout acte, l’agent doit procéder
à la vérification de l’identité du patient
à l’aide d’une question ouverte. Celle-ci
doit être faite en demandant le nom,
prénom a minima ainsi que la date de
naissance si possible :
FM
pour tous les patients
Questionouverte
“Bonjour, je dois vous prélever un bilan
sanguin, nous nous connaissons déjà,
mais par mesure de sécurité, pouvez-
vous me rappeler vos nom, prénom et
date de naissance ?”
Erreur
d’identité

4
EnsemblepourlaQualité
L’évaluationinternedelaMAS
4janvier2014:datebutoir
pourl’envoidel’évaluation
interne
4janvier2015:datebutoir
pourl’envoidel’évaluation
externe
4
La méthode de travail
choisie par l’établissement
Les domaines évalués :
Première évaluation interne :
second semestre 2012
Avril à septembre 2013 :
évaluation interne réelle.
De septembre à décembre 2012
De janvier à avril 2013
De septembre à décembre 2013
Janvier 2014
:
Premier bilan de l’évaluation
interne avec mise en place des
actions d’amélioration choisies.
:
Mise en place des actions d’amélio-
ration nécessaires et suivi en comité
de pilotage .
:
édaction de l’évaluation interne
pour la tutelle et des projets
d’amélioration restants à mettre en
place.
:
Envoi de l’évaluation interne à la
tutelle.
le projet de service et ses
modalités de mise en oeuvre
la personnalisation de l’accom-
pagnement
la garantie des droits des usagers
et de leur participation
la promotion de l’autonomie, de
la qualité de vie, de la santé et de la
participation sociale
la protection et la prévention des
risques
le service dans son environ-
nement
l’organisation de l’établissement
au service de l’usager
R
ç
ç
ç
ç
ç
ç
ç
L’évaluation externe
Est réalisée tous les 7 ans par un
organisme extérieur, habilité par
l’ANESM . Les résultats conditionnent
le renouvellement d’autorisation de
la structure.
Cette évaluation permet à la tutelle
d’apprécier la qualité de prise en
charge dans la structure et sa capacité
à mettre en place des actions
d’amélioration.
Pour l’établissement, l’évaluation
interne est le premier état des lieux
qui permet d’anticiper les actions à
envisager pour améliorer les critères
avant l’évaluation externe.
L’établissement doit répondre à
plusieurs questions par critère :
Principaux constats
Points forts
Points à améliorer
Cette démarche est basée sur le
principe de la roue de Deming, base
du système qualité.
Un Comité de Pilotage (COPIL) MAS
a été créé. Celui-ci définit les grandes
étapes de réalisation de ces
évaluations et les actions à
entreprendre.
Les membres de ce COPIL se sont
partagés les différents critères de
l’évaluation interne afin d’y répondre
et de proposer des plans d’actions
cohérents pour améliorer les critères
les moins bons.
*
!
!
!
Comment l’établissement
m e t - i l e n p l a c e c e t t e
évaluation ?
Depuis plusieurs années, la notion
de qualité a été introduite dans les
établissements de santé et médico-
sociaux. La Maison d’Accueil
Spécialisée de Felleries-Liessies a
également été entraînée dans cette
démarche. Depuis 2007, les agents
ont été formés à cette notion et son
organisation.
Toutefois, la Maison d’Accueil
Spécialisée n’était pas évaluée dans
le cadre de la certification des
établissements de santé.
Aujoud’hui, les établissements
médico-sociaux entrent dans une
d é m a r c h e i d e n t i q u e à l a
certification qui porte le nom
“d’évaluation externe”.
La loi du 2 janvier 2002 a institué
l'obligation pour l'ensemble des
établissements, services sociaux et
médico-sociaux de mettre en
œuvre tous les 5 ans une démarche
d'évaluation interne des activités et
de la qualité des prestations
rendues. Elle précise également la
nécessité de procéder à une
évaluation externe tous les 7 ans.
L’évaluation externe est le même
principe qu’une certification. Le but
est d’évaluer la prise en charge des
résidents et les différents aspects de
l’accueil afin d’en extraire des points
à améliorer et mettre en place les
actions nécessaires pour répondre
au mieux aux recommandations.
Pour ce faire, cette évaluation
externe passe par deux étapes
essentielles.
Est conduite par l’établissement
selon un référentiel de critères
choisis. Elle est envoyée tous les 5 ans
à l’autorité ayant délivré l’autori-
sation.
L’évaluation interne
Rappel de la législation
L’évaluation externe, c’est
quoi au juste ?
M.V.
*ANESM:AgenceNationaledel’EvaluationetdelaqualitédesétablissementsetServicessociauxetMédico-sociaux

5
Lagestiondesrisques
L’annonced’undommageassociéauxsoins
Suite à la visite de certification en
Avril 2011, les experts visiteurs ont
émis une réserve sur le thème
“l’information du patient en cas de
dommage lié aux soins”.
L’établissement a donc mis en place
une organisation afin de lever cette
réserve pour octobre 2012, notam-
ment par la mise en place d’une
procédure et des sessions de
formation sur ce thème.
La procédure retrace les modalités
organisationnelles et les différentes
étapes pour réaliser cette annonce
dans de bonnes conditions.
Mais avant tout, il faut définir ce
qu’est un dommage associé aux
soins.
Un dommage est la conséquence
d’un événement indésirable dont
l’origine peut être diverse :
complication liée à la pathologie ,
aléa thérapeutique, dysfonc-
tionnement ou erreur. Le dommage
peut avoir des répercussions
physiques, psychologiques voire
sociales et matérielles.
Cette annonce fait tout d’abord
partie d’une obligation éthique et
légale selon l’article L.1142-4 du code
de la santé publique qui prévoit :
“Toute personne victime ou
s’estimant victime d’un dommage
[...] doit être informée par le
professionnel, l’établissement de
santé ou l’organisme concerné sur
les circonstances et les causes de ce
dommage”.
Cette information est également
primordiale pour la relation de
confiance entre patient et soignant.
Cette dynamique s’inscrit éga-
lement dans une politique de
gestion des risques afin d’améliorer
la qualité et la sécurité des soins.
Définition de la HAS
Un dommage associé aux soins,
c’est quoi ?
Pourquoi doit-on annoncer un
dommage associé aux soins ?
L’analyse des causes et la recherche
d’amélioration des pratiques
permettent aussi cette relation de
confiance et de faire devenir le
patient acteur de sa prise en charge
en l’informant des actions entre-
prises.
L’information des équipes sur les
bonnes pratiques pour annoncer un
dommage permet de réaliser cette
annonce dans de bonnes conditions.
De plus, cela limite la judiciarisation
de l’événement tout en instaurant
une relation de confiance avec le
patient.
Quelques chiffres pour mieux
comprendre ...
Chaque année, en France, 300 000
à 500 000 patients sont touchés par
un dommage lié aux soins.
Les Evénements Indésirables Graves
sont à l’origine de 10 000 morts par
an en France.
1 événement indésirable grave
revient en moyenne tous les 5 jours
dans un service de 30 lits.
Préparer
l’annonce
Réaliser
l’annonce
Suivre
l’annonce
- Préparer le rendez-vous d’annonce
- quels sont les faits sûrs ?
- qui assistera au rendez-vous ?
- quand et où ?
- ...
- Reconnaître le dommage
- Expliquer les faits connus
- Exprimer des regrets
- En cas d’erreur avérée, présenter des excuses
- Décider du plan de soins en concertation avec le
patient
- Proposer des offres de soutien
- Proposer au patient un référent et éventuellement
des rendez-vous de suivi
- Tracer l’annonce dans le dossier médical
- Débriefer en équipe ou participer à des démarches
collectives d’analyse des pratiques
- Informer en continu le patient sur les faits à mesure
qu’ils deviennent établis et décrire les actions
entreprises en cas d’actions correctives
- Mettre en oeuvre les offres de soins et de soutien
proposées
- Organiser avec le patient les soins d’aval
- Tracer les rendez-vous de suivi dans le dossier médical
Un questionnaire a été remis
à l’issue des formations qui
ont réuni 149 agents.
Les résultats montrent une
grande satisfaction des
agents sur tous les points
(qualité, durée, contenu,
etc...).
Les différentes étapes pour réaliser une annonce dans de bonnes conditions
MV