C3-D1 - UQAR

UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI
TITRE : MISE À JOUR DES MÉTHODES ADMINISTRATIVES
CODE : C3-D1
APPROUVÉ PAR : COMITÉ EXÉCUTIF RÉS. : EX-312-1889
18-11-1985
EN VIGUEUR : 18-11-1985
MODIFICATIONS : EX-574-3629
25-10-1999
Note : Le texte que vous consultez est une codification administrative des politiques de l'UQAR. La
version officielle est contenue dans les résolutions adoptées par le Comité exécutif.
BUT
Préciser la marche à suivre pour effectuer la création, la modification ou l'abolition d'une méthode
administrative.
DÉFINITION
Méthodes administratives : Document décrivant le cheminement des activités d'un système, les
étapes que des personnes, unités d'enseignement ou de recherche ou
services doivent accomplir et leur séquence.
DIRECTIVES
- Toute méthode administrative doit être autorisée par le cadre supérieur concerné.
- Tous les intervenants dans une méthode administrative doivent être consultés.
- Le secrétariat général est responsable de la numérotation, l'exécution et la garde des
documents sur support magnétique, la distribution des méthodes administratives.
- Les instructions en annexe doivent être respectées lors de la mise en forme d'une méthode
administrative.
- Toute méthode administrative (création, modification et abolition) doit recevoir l'autorisation du
Comité exécutif.
RESPONSABLES ACTIVITÉS
Création, modification
Requérant 1. Rédige en collaboration avec les intervenants la méthode
administrative ou les modifications à cette dernière.
2. Transmet son texte au cadre supérieur responsable de son
secteur pour approbation.
3. Transmet le texte approuvé au secrétariat général.
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Secrétariat général 4. Prépare le texte sur support magnétique.
5. Présente la méthode administrative au Comité exécutif.
Comité exécutif 6. Approuve la méthode administrative présentée.
Secrétariat général 7. Attribue, s'il y a lieu, un numéro à la méthode administrative
ou inscrit l'information relative à une modification.
8. Fait imprimer les documents en quantité suffisante.
9. Assure la distribution des méthodes administratives.
Abolition
Requérant 10. Prépare un avis d'abolition de la méthode administrative.
11. Fait approuver l'abolition par le cadre supérieur.
12. Transmet l'avis d'abolition approuvé au secrétariat général.
Secrétariat général 13. Présente le dossier au Comité exécutif.
Comité exécutif 14. Autorise l'abolition de la méthode administrative.
Secrétariat général 15. Abolit la méthode administrative et en avise tous les
détenteurs des méthodes administratives.
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C3-D1 - Annexe
ANNEXE
GUIDE POUR LA RÉDACTION DE MÉTHODES ADMINISTRATIVES
I- Définition d'une méthode administrative
C'est un document décrivant le cheminement des activités d'un système. Elle décrit les
étapes que des personnes, unités d'enseignement ou de recherche ou services doivent
accomplir et dans quelle séquence chaque entité est appelée à contribuer.
II- Quand émettre une méthode administrative?
1. Tous les systèmes qui sont réalisés en équipe, par plus d'une personne, devraient
faire l'objet d'une méthode administrative.
2. Parfois, les responsabilités d'un système appartiennent à plus d'un secteur. Une
méthode administrative permettra alors de coordonner le travail des différentes
personnes de chaque secteur dans le but de rencontrer l'objectif ultime de ce système
dans un esprit de travail en équipe et en conformité avec les responsabilités de
chaque secteur.
3. En premier lieu, il convient donc d'inventorier les responsabilités d'un secteur pour
pouvoir déterminer les différents systèmes qui permettent à ce secteur de remplir son
mandat.
III- Comment rédiger une méthode administrative?
Une méthode administrative peut se comparer à une pièce de théâtre en ce qu'elle
représente une sélection d'actions accomplies par des humains dans un contexte bien
précis. Les deux comportent les éléments communs suivants :
1. Chacune a un début logique et une fin bien déterminée.
2. Des personnes sont impliquées.
3. Les personnes mènent l'action en accomplissant leur travail (ou en récitant leur texte).
4. Les deux sont écrites en bon français.
La technique du scénario identifie qui fait quoi et quand. Il s'agit d'abord de nommer l'acteur
(son titre de fonction exact) ensuite, le numéro séquentiel de l'étape, puis le mot
commandant l'action... le verbe et le texte de l'action.
Exemple :
Acteur Action
Requérant 1. Remplit le formulaire "demande d'achat"
Toute personne qui lira cette procédure, saura que le processus d'achat commence
par un requérant. Ce requérant déclenche l'action en remplissant le formulaire
« demande d'achat ».
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On doit toujours utiliser le verbe au présent et faire des phrases courtes. C'est plus
facile à lire et cela décrit plus clairement l'action.
Il faut se rappeler que l'on doit écrire quoi faire et non pas comment le faire.
IV- Présentation d'une méthode administrative
Titre : identification de l'objet.
But : pourquoi la méthode administrative est nécessaire?
Définitions : définition, si nécessaire, des termes essentiels à la compréhension et au
bon fonctionnement de la méthode administrative.
Directives : ce sont des indications formelles précisant le cadre de déroulement
propre à la méthode administrative et qui guident les personnes
concernées dans l'exécution des activités qui leur sont confiées.
Approbation : toute méthode administrative doit être approuvée par le Comité exécutif.
Après approbation, la méthode administrative est transmise au Secrétariat général qui la
numérote, la met en forme officielle et la diffuse.
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