INITIATION Bonjour à vous, Voici le document officiel de passation

INITIATION
Bonjour à vous,
Voici le document officiel de passation des pouvoirs relatifs à l’initiation au département
d’anthropologie. Oui, nous y allons dans le pompeux et officiel, mais nous voulons que
les pouvoirs et les savoirs surtout soient bien transmis.
La journée d’accueil de l’université Laval est habituellement la journée idéale pour faire
l’initiation (C'est-à-dire le lundi de la rentrée). Vos initiés ne seront pas les seuls déguisés
sur le campus et vous pourrez avoir accès à tous les locaux!
BUDGET
En ce qui concerne votre budget pour l'initiation (chose extrêmement importante!!), vous
disposez d'un budget maximal provenant de l'Asso de 900$. Ce budget inclus la location
d'autobus, le matériel, la bière, etc...
Normalement, vous pouvez demander 5$ à toutes les personnes qui viennent au site des
pins. C’est ce que nous faisons normalement. Les gens bénéficient d’un repas et de la
bière à volonté, du transport ainsi que du lieu pour seulement 5$. N’oubliez pas de le
mentionner dans vos invitations pour que les gens apportent l’argent.
DEMANDES DE FINANCEMENT
AESS
Vous pouvez demander (en fait vous devez) à l'AESS une demande de financement pour
votre activité. Je vous suggère de la faire avant la fin de la session d'hiver. Vous pouvez
faire une petite lettre explicative et aller la porter en main propre au bureau de l’AESS
(local DKN-0145) accompagnée du formulaire de financement que j’ai mis en annexe. Ils
sont supposés vous donnez 2$ par nouveaux inscrits/participants à l’initiation.
DÉPARTEMENT
Vous pouvez procéder de la même manière pour faire une demande de financement au
département d’anthropologie en prévision de l’automne. Demandez à ce que le
département pait le transport par autobus vers le site des pins.
CONTACTS
Depuis que le monde est monde, le département d'anthropologie initie ses nouveaux à
Pintendre
(site
des
pins).
Centre
de
plein
air
« Le
site
des
pins »
222, Monseigneur-Lagueux, Pintendre, Lévis. C'est géré par le groupe scout de
Pintendre. Voici le numéro de téléphone pour les rejoindre 418 838-6086. La location du
site est très abordable. Lors de la réservation (que je ferais assez tôt) dites :
•
Que vous êtes du département d’anthropologie de l’université Laval et que vous
voulez comme à chaque année réserver le site!
•
La location d’une plaque chauffante pour les hot dogs et autres denrées
alimentaires
•
Que vous voulez du bois pour alimenter le feu.
EN CAS D’URGENCE. Si vous n’arrivez pas à rejoindre le monsieur du site des pins,
vous pouvez contacter Dominic Simard qui est un ancien du département et qui connait
personnellement le monsieur qui s’occupe du site. Dominic: [email protected]
Sur le site, il y a un four et toutes les commodités pour la cuisine… vous devez apporter
votre vaisselle et vos ustensiles de préparation. N’oubliez pas le papier de toilettes!
BOUFFE
L'année dernière, la bouffe avait coûté 75$... 75$ pour nourrir tout ce beau monde avec
un souper, des collations et un simili-déjeuner. Comment? Et bien en ce qui concerne le
souper, nous avions fouiller dans les poubelles au marché du vieux-port... comme pour le
collectif de minuit! Nous n'avons qu'acheter des bagels, des barres tendres et des hot
dogs! Rien de vraiment coûteux... Pensez à servir une collation en partant de l'uni... C'est
assez essentiel! Vous pouvez également trouver des commanditaires pour la nourriture
comme dans les boulangeries… Sachez que c’est important de penser au dîner, souper et
déjeuner pour les initiés et vous-même! N’OUBLIEZ PAS L’EAU!
MARCHE À SUIVRE
Vous devez premièrement choisir deux délégués (ou un, mais à deux ça va mieux) et
prendre rendez-vous avec madame Couillard au département. Vous devez indiquer qui
vous êtes, lui dire les dates de l'activité et en quoi (en gros) cela consistera... et lui
remettre votre demande de subvention!
Ensuite, vous devez remplir le document d’attestation des activités d’initiation et
d’intégration. Vous devez le transférer à madame Couillard pour qu'elle l'approuve. Ce
document doit être transmis à la faculté et sera ensuite évaluer afin de recevoir une
accréditation officielle. Vous devez avoir cette accréditation pour faire les activités. C'est
normalement signé par le service des affaires étudiantes.
Lorsque vous avez vos accréditations, vous devez composer la lettre d'invitation. Cette
lettre est désormais transmise que par e-mail (N'essayez pas de l'envoyer papier).
Les formulaires sont sur le site du Bureau de la vie étudiante !
Approbation des activités
Vous devez soumettre tous vos projets d'activités à votre doyen pour approbation. Par la
suite, il faut acheminer une copie de votre projet, avec preuve d'autorisation, au Bureau
de la vie étudiante et au Service de sécurité et de prévention, à l'adresse courriel suivante
: [email protected].
Envoi à vos membres
Seule une association reconnue de 1er, 2e et 3e cycles peut avoir accès aux coordonnées de
ses étudiants membres. Pour obtenir de tels renseignements, il faut en faire la demande au
Bureau de la vie étudiante. Votre demande devra être acheminée à partir de votre courriel
d'association, à l'adresse [email protected].
Demande d'une liste d'étudiants
Toute association étudiante reconnue par l'Université Laval peut obtenir la liste et les
coordonnées des étudiants qui en sont membres.
Pour obtenir de tels renseignements, le président de l'association doit en faire la demande
à la Direction des services aux étudiants. La demande devra être acheminée à partir de la
boîte de courrier électronique d'association (@asso.ulaval.ca), à l'adresse suivante :
[email protected].
Votre demande devra préciser les éléments suivants :
nom de l'association;
liste demandée (ex. nouveaux étudiants);
programmes d’études;
type de liste (fichier excel ou listserv);
session visée;
nom de la présidence et l’adresse de courrier électronique de l’association.
Il faut prévoir un délai d'au moins une semaine pour obtenir les renseignements
demandés.
DONC :
•
Choisir une date
•
Décider d’un menu
•
Faire faire des t-shirts (si vous en avez envie)
•
Penser aux activités
•
Diriger les bénévoles et les équipes de travail
•
Décider des costumes
•
Créer une adresse courriel pour les nouveaux initiés :
[email protected]
Mot de passe : @nthropo2011
Les gens des autres années aiment aider la journée venue... ne les excluez pas trop!
CALENDRIER EXEMPLE
À FAIRE
QUAND
Formation du comité d’initiation
Février
Décider de la teneur des activités
Février
Remplir les formulaires d’approbation
Mars
Prévisions budgétaires
Mars
Demandes de subvention
Mars
Confection du t-shirt
Avril
Réservation site des pins
Juin
Demande de la liste des nouveaux étudiants
Juillet
Lettre aux professeurs pour annoncer la date de la tenue des
Juillet
activités
Recrutement des bénévoles manquants
Juillet
Réservation de la bière du Corsaire
1ere semaine Août
Envoie de la lettre d’invitation aux nouveaux initiés
1ere semaine Août
Réservation d’autobus
1ere semaine Août
Achat de la nourriture et de la bière
Confirmation des réservations
Quelques jours avant
l’évènement ou la journée
même!
Août