Bilan de projet
publicité
Céline Lignereux Pauline Willot Hortense Coupé Joséphine Roger Germain Telliez Bilan du projet Projet App’ifa Version : 1.0 Édition du document : Le 20/02/2017 Éditeur : Hortense Coupé 1 25 rue Montaigne 75016 Paris Cedex 3 1. Le projet et sa gestion de projet Le projet se nomme App’ifa . L’équipe projet est dirigée par Céline Lignereux. Il nous est demandé d’utiliser une application technologique et/ou mobile qui répondrait à des besoins que nous avons identifiés dans la formation. Ces besoins peuvent concerner un ou plusieurs modules. La réponse à apporter doit être pertinente et utile. Ainsi, nous proposons de mettre en place un outil type DropBox, Drive, ou autre, permettant à tous les acteurs du M2 IFA de partager et de communiquer les différentes ressources propices au bon déroulement de la formation. D’une part une Dropbox a été développée, utilisée par les étudiants du M2IFA pour échanger des ressources pédagogiques, et par les acteurs du CAFOC pour diffuser leurs supports de cours et d’autres ressources. D’autre part, l’équipe App’IFA développe la mise a disposition et l’utilisation de l’application Pocket Coach pour l’ensemble de la promotion M2 IFA. Nous suivons la méthode de gestion de projet MAETIC. 2 Date Descriptif de l’étape Étape Livrables produits Attribution des rôles Réponse à la demande Les 9 et 16 janvier 2017 Les 16 et 23 janvier 2017 Le 30 janvier 2017 Les 6 et 20 février 2017 Le 27 Février 2017 Lancement Réponse à la demande Réalisation de la charte graphique Bilan de séance Réalisation du planning et présentation de la planification Planification Pilotage Clôture Journal de bord Création du journal de bord Réalisation de la note de cadrage et réflexion sur les produits. Cadrage Charte Graphique Note de cadrage Bilan de Séance Planning Bilan de séance Réalisation et développement des produits Produits réalisés Rédaction du tableau de bord Bilan de séance Présentation du projet et du bilan de projet Support numérique Réalisation du support oral Tableau de bord Power point de présentation Bilan du projet Archivage du projet Des écarts ont été identifiés entre le calendrier prévisionnel et le planning réel. Nous vous prions de vous référez au tableau de bord du projet afin de les observer. L’étape 5 (la clôture) a été engagée le 20 février (prévue le 27 février). Nous avons surestimé la charge de développement du produit (étape 4). Cette étape fût rapidement réalisée et nous avons donc anticipé la production de l’étape 5. Toutefois, nous avons pu corriger cet écart et l’optimiser. En effet, la réalisation du bilan de projet, la création 3 du tableau de bord, et la production de l’ensemble des livrables de l’étape 5 sont plus chronophages que ce que nous avions prévu. 2. Travail collaboratif et cohésion de groupe 2.1 Membres de l’équipe & rôles : Céline Lignereux : Chef de projet, encadre le projet en veillant à sa bonne réalisation et fait le lien avec la cliente. Germain Telliez : Assistant assiste l’ensemble de l’équipe. Hortense Coupé : Chargée de Communication, réalise l’ensemble des documents livrables en relation étroite avec la responsable du journal de bord. Joséphine Roger : Chargée de Documentation, archive l’ensemble des documents produits et les relis attentivement. Pauline Willot : Responsable du journal de bord, s’occupe de la mise à jour et de la mise en ligne des ressources ainsi que des livrables sur le blog. 2.2 Tâches réellement assurés : A partir du calendrier prévisionnel que l’équipe a créé, les tâches ont été réparties entre les différents membres, qui ont respectés ce qui leur ont été attribuées. La chef de projet a travaillé en étroite collaboration avec la chargée de communication sur la réalisation de l’application Pocket Coach ainsi que sur le Power point de présentation du produit. Toutefois, elles se sont attelées à la production du Power Point pour la soutenance alors que cela ne leur été pas attribué par le calendrier prévisionnel. Par ailleurs, il est noté sur le calendrier que seul la chef de projet soutiens le projet lors de la présentation orale alors que c’est l’ensemble de l’équipe qui s’en chargera. L’assistant, la chargée de documentation et la responsable du journal de bord se sont occupés de la réalisation de la Drop Box. Néanmoins, seul l’assistant fût chargé de la création de la Drop Box ainsi que de la récupération des coordonnées, la sélection des modules et la diffusion des identifiants. Le groupe de travail s’est divisé, la 4 chargée de documentation et la responsable du journal de bord ont en parallèle produit le Power Point du produit. Par ailleurs, la chargée de documentation a au cours de chaque étape, ordonner et corriger les documents. Et, la responsable du journal de bords l’a mise à jour à chaque fin de séance. Concernant le bilan de projet, il été initialement prévu que ce soit l’assistant, la chargée de communication et la chargée de documentation qui s’en charge. Or, c’est l’assistant, la chargée de documentation et la responsable du journal de bord qui l’ont rédigé. La chef de projet et la chargée de communication ont rejoint le groupe de travail lorsque le Power point du projet fût fini. Enfin, le journal de bord devait être créé par l’ensemble de l’équipe selon le calendrier prévisionnel. Il a été réalisé et produit par la responsable du journal de bord et la chargée de documentation. 2.3 Organisation du groupe : L’ensemble du groupe a réalisé les deux premières étapes du projet. Nous avons ensuite décidé de nous diviser en sous-groupe, afin d’être plus efficace et rapide dans l’avancement du projet et la création des produits. Ainsi, à partir de l’étape 3 : la planification, le travail a été divisé pour chaque étape. Nous avons respectés au maximum le calendrier prévisionnel et, nous nous sommes rendus compte que l’étape 4 : la réalisation du produit, fût plus rapide à produire que prévue. Lors de chaque fin de séance, le travail réalisé ainsi que les livrables ont été lu et validé par l’ensemble de l’équipe. 2.4 Outils : Le groupe a été dirigé par la chef de projet, qui organisait les sous-groupes et qui a répartit chaque membre pour la réalisation des étapes. Pour cela, le calendrier prévisionnel ainsi que le récapitulatif des étapes MAETIC ont été des outils essentiels. Par ailleurs, les bilans de séance ont permis de se rendre compte du travail effectué et de ce qu’il resté à faire. 5 3. Savoir-faire et connaissances acquis ou développés. 3.1 Acquisition et renforcement de connaissances : L’équipe App’ifa pense avoir acquis une batterie de connaissances nouvelles suite au développement du projet App’ifa : Suivi d’un processus de gestion de projet : Planification d’un processus de développement Projection du développement du produit Évaluation des différentes étapes Réflexions quant aux réalisations à faire Organisation du processus de gestion de projet (bornes temporelles, écrites, ou évaluatrices.) Création et animation d’un blog En outre, certaines connaissances déjà acquises ont été renforcées : Organisation et planification du travail demandé dans le temps Analyse d’une procédure établie à suivre Compréhension d’un cycle de production Respect et suivi d’une démarche de gestion Identification et résolutions d’éventuels dysfonctionnements. 3.2 Acquisition et renforcement de savoir-faire : 3.2.1 Savoir-faire opérationnels : Monter un planning, assurer son suivi et sa mise à jour : Acquis Respecter la réalisation des différents produits : Acquis Mettre en place une réponse à la demande : Acquis 6 Créer et animer un blog : Acquis Rédiger des bilans de séances concis et précis : Renforcé Rédiger des livrables opérationnels : Acquis Présenter des produits par le biais de supports type Power point : Renforcé Identifier les acteurs ressources nécessaires au bon déroulement du projet : Renforcé 3.2.2 Savoir-faire sociaux : Écouter, négocier, expliquer : Renforcé Argumenter une position : Renforcé Coordonner le groupe : Renforcé Répartir les tâches et partager le travail : Renforcé Identifier et gérer les conflits éventuels : Renforcé Respecter les différentes interventions et rechercher de l’harmonie de groupe : Renforcé Prendre des informations auprès du « référent-ressources » : Renforcé Contacter les différents acteurs stratégiques : Renforcé 3.2.3 Savoir-faire cognitifs : Découvrir une solution à un problème : Acquis Chercher une application susceptible de répondre à la demande : Renforcé Adapter un produit à une demande : Acquis Articuler les différentes étapes de la procédure de gestion : Acquis Appréhender de nouvelles applications : Renforcé Réfléchir aux enjeux du produit : Acquis 7 4. Conclusion : 4.1 Points positifs : Nous avons pu appréhender la gestion et la mise en place d’un projet, en respectant les délais impartis. Pour cela, chacun avait un rôle définis, qu’il a respecté avec beaucoup de sérieux. Ce fût un travail d’équipe enrichissant, où il y a eu un partage de connaissance dans de nombreux domaines. (Power Point, création d’un blog,…). Cette démarche de projet va être un atout pour notre futur stage et vie professionnelle. Par ailleurs, nous avons pris connaissance des livrables qu’il est nécessaire de créer (journal de bord, calendrier prévisionnel, …) pour la bonne réussite d’un projet. Les produits créés et mis en place peuvent être un atout pour les futures promotions du Master 2 Ingénierie de Formation Adulte. Concernant les produits réalisés, la DropBox a été pleinement investis par le CAFOC, qui partage désormais l’ensemble des documents de cours sur la plate-forme. 4.2 Points négatifs : Le produit réalisé, comme la DropBox est complémentaire de la page Facebook déjà existante au sein de la promotion. Cela demande une implication des différents utilisateurs afin de mutualiser les documents. Par exemple un acteur pour l’utilisation de la Dropbox ne se prête pas au jeu de mettre en ligne les cours. L’application Pocket Coach nécessite un investissement personnel de l’utilisateur. Cela est au bon vouloir de la personne. 4.3 Améliorations principales : Nous pensons que lors du prochain projet, nous pourrions améliorer les produits crées, avec une campagne de communication afin de sensibiliser l’ensemble de la promotion à ces nouveaux outils. Élaborer une application regroupant l’ensemble des processus impliqués pour l’ingénierie de la formation des adultes serait un plus pour la promotion. 8
