Procès-verbal de l’Assemblée Générale (n°6) du 27 avril 2016, 20h00 Présents : Comité sauf Philippe Hugon et Pierre Carrel excusés, quelques collaborateurs et membres AACE, au total 44 personnes environ. Excusés : 38 personnes se sont fait excuser, dont Monsieur le syndic. L’assemblée est présidée par Pierre Desponds et le PV établi par Valérie Kaltenrieder, secrétaire de l’Association. Pt Odj Quoi 1. Introduction Le Président se réjouit de voir que de nombreuses personnes sont présentes, ainsi que certains membres du conseil communal et souhaite la bienvenue à toutes les personnes. Deux scrutateurs sont désignés par le Président : F. Clot et F. Gogniat. Le Président propose l’Ordre du jour tel qu’annoncé dans la convocation, aucune modification n’est demandée, il est accepté à l’unanimité. 2. Acceptation du PV de l’AG du 8 mai 2015 Une lecture à haute voix n’étant pas demandée, le PV de l’assemblée générale du 8 mai 2015 est adopté sans opposition ou remarque. 3. Rapport du comité sur l’année 2015 (il se trouve depuis le 27.04 sur le site du cinéma www.cinemaechallens.com) Pierre Desponds présente le rapport annuel 2015 à l’aide d’un support Power Point, en bref : Un tournant historique a été pris en 2015 avec l’abandon définitif de la projection 35 mm. La nostalgie était au rendez-vous, cependant cette décision était devenue inéluctable pour permettre la modernisation de la cabine de projection, dont la vétusté constituait un réel problème de sécurité et d’ergonomie. Une belle fête a été organisée à cette occasion; vous avez été nombreux à y participer. La brocante a rapporté un bénéfice appréciable, et a surtout permis d’éviter de voir de nombreux souvenirs partir en déchetterie. L’année cinématographique a été réussie ; le Cinéma a connu une bonne fréquentation et les finances restent tout-à-fait saines. Après 4 ans d’exploitation du numérique, le Comité a ressenti le besoin de se projeter dans l’avenir et d’élaborer une « Vision 2025 ». Organisation La structure en place confirme son efficacité et n’a subi aucune modification en 2015. Le Comité travaille dans une excellente ambiance et un esprit constructif. Aucune mutation n’est à signaler. L’équipe du Cinéma, constituée d’une vingtaine de personnes, fonctionne sans accroc, chacun y a trouvé sa place. Nous devons malheureusement décliner des candidatures spontanées ou les mettre « en liste d’attente ». Le Comité a tenu en novembre une session spéciale pour une réflexion de fond sur le devenir de notre salle (« Vision 2025 »). Nos valeurs de base ont été formulées ainsi : L’accueil, la technique, la programmation axée sur les -16ans, famille et adultes en laissant l’attrait des grandes villes au public adolescents et jeunes adultes, l’esprit des lieux et la passion De ces valeurs découlent les actions concrètes que nous entendons mener à l’avenir. Fréquentation et vie du Cinéma Après la baisse constatée en 2014, les chiffres de fréquentation de 2015 sont bons avec 13'300 spectateurs, soit près de 3'000 de plus que l’année précédente. Les efforts de promotion entrepris par l’association et quelques films à grand succès expliquent ces bons chiffres. Nous pouvons aussi compter sur des séances spéciales telles que : Ciné Seniors, la Lanterne Magique, les projections-conférences d’Exploration du Monde, les 3 concerts de Laurent Brunetti, un Festival Anim’à gogo, des assemblées, congrès et séances commerciales, ainsi que des séances privées diverses. Ce qui porte le chiffre total de nos spectateurs en 2015 à plus de 18'000 visiteurs. En 2016, une offre nouvelle est proposée sous le nom de VOs jeudis : des films en version originale sous-titrée, sans entracte, le 1er et 3ème jeudi de chaque mois. Le Comité n’entend pas se relâcher et poursuit son travail de mise en valeur de notre salle. Le public est notre meilleur allié, et le but même de notre action. En venant nombreux et souvent, en amenant vos amis, en recommandant notre salle, vous pouvez vous aussi contribuer à ce que votre Cinéma reste vivant et largement fréquenté. Promotion et communications Nos canaux de diffusion principaux sont : Le site Internet, la page Facebook, l’envoi hebdomadaire de l’affiche par courrier électronique et l’Echo du Gros-de-Vaud. Une affiche mensuelle est élaborée par notre webmaster et conserve la mémoire de toute notre programmation. L’enseigne lumineuse posée en 2015, contribue également à cet effort de promotion. Dans certains cas, des courriers ciblés ou des collaborations avec d’autres partenaires (Echallens 21, Emmaüs par exemple) permettent d’atteindre des personnes plus particulièrement touchées par la thématique d’un film. Enfin, chaque semaine, une collaboratrice du Cinéma anime sur GVFM La Radio du Grosde-Vaud (www.gvfm.ch) une émission consacrée au 7ème art. Ces efforts doivent être poursuivis vigoureusement. Pour leur donner un maximum de cohérence, le Comité travaille avec de jeunes créateurs à l’élaboration d’une identité graphique susceptible de « signer » toutes nos formes de communication. Travaux et projets Une importante étape de rénovation technique a eu lieu en été 2015. Il s’agit de la cabine de projection et de ses équipements techniques. Au total, 65'000.- ont été dépensés dans ces travaux, dont 50'000.- pris en charge par la Commune d’Echallens et 15'000.- par l’AACE. Des membres du Comité se sont très fortement engagés dans ces chantiers, permettant ainsi de substantielles économies. Les travaux ont aussi apporté de nombreuses améliorations des équipements, la plus visible étant l’éclairage de la scène et de l’avant-scène par des projecteurs LED. Nous travaillons avec la Commune d’Echallens pour optimiser le chauffage Nous avons aussi à l’étude une modernisation des sanitaires et l’aménagement de WC pour handicapés. Le remplacement des sièges relève, lui, de l’AACE. Les bons exercices financiers ont permis de constituer une réserve et nous allons maintenant étudier les solutions possibles. Vu l’ampleur de ces travaux et leur coût, il s’agit d’une entreprise de longue haleine. Administration et finances Nous cherchons à asseoir notre santé financière avec une gestion prudente et rigoureuse. Si notre principale ressource reste la billetterie, nous avons des apports appréciables et diversifiés avec le bar, la publicité, les séances spéciales et, les cotisations de nos fidèles membres. En 2015, nous avons encore bénéficié de la cinquième et dernière tranche de l’aide fédérale à la numérisation. De ce fait, les chiffres financiers de 2015 sont proches de ceux de 2014. Ils nous permettent de réserver environ 35'000.- pour des travaux futurs et de dégager un bénéfice final de 832.06. Conclusion Nos chaleureux remerciements vont à toute notre dynamique équipe, à l’engagement colossal des membres du Comité, à la Commune d’Echallens, propriétaire du bâtiment, à la presse, à nos annonceurs, à notre fidèle public et tout particulièrement aux membres de l’AACE. Madame Paola Tarchini demande le tarif et les conditions pour une location du cinéma. La location de 3h00 opérateur et chauffage inclus est au tarif de base de 500.00, les locations sont utilisées principalement pour des congrès, anniversaires, mariage ou séances associatives, les séances de projections cinématographiques ont la priorité sur d’autres évènements. Le rapport d’activité 2015 ne donne lieu à aucune autre question ou remarque supplémentaire. 4. Comptes 2015 et rapport des vérificateurs Il faut souligner le travail considérable nécessaire au bon fonctionnement de la gestion des comptes. Les dépenses sont bien maîtrisées. Avec une hausse des entrées en 2015, le produit de la vente lors de la Brocante ainsi que l’augmentation des ventes du bar, l’exercice 2015 se clôture avec une hausse de marge. Au 31.12.2015 la fortune de l’association s’élève à 3'374.80 compte tenu du bénéfice de 832.06. La provision en prévoyance de futurs travaux d’amélioration (sièges etc…) a pu être renforcée. Au nom de la Commission, Madame Antoinette Thierry lit le rapport des vérificateurs des comptes. Il en ressort que la comptabilité est tenue avec soin et que les pointages des pièces justificatives mises à disposition n’ont rien relevé d’inexact. La commission émet le souhait que la recette brute du bar soit séparée de la recette brute de la publicité. Aucune explication supplémentaire n’est demandée. L’assemblée à l’unanimité approuve les comptes 2015 et donne décharge à la commission de vérification et au Comité. 5 Elections statuaires Aucun membre du comité n’ayant émis le souhait de le quitter, l’association propose de réélire les membres sortants soit : Pierre Desponds, Président Isabelle Bamba, Vice-Présidente Valérie Kaltenrieder : Secrétaire Pierre Carrel : Programmation David Klaus : Technique visuelle et audio Philippe Hugon : Technique de projection Jean-Gilbert Schaldenbrand : Infrastructures et bâtiment. Aucun autre volontaire ne se portant candidat, le comité actuel est réélu à l’unanimité par applaudissements. Le Président annonce que dans un futur proche le comité pourrait s’élargir avec une personne supplémentaire en charge de la communication et de de la publicité ce qui nécessiterait un changement de statuts. L’assemblée propose comme vérificateurs des comptes pour l’exercice 2016 : M. Jean-Pierre Zbinden comme rapporteur, Madame Elsa Groux et M. Guy Rochat comme membre ainsi que Madame Barbara Masset comme suppléante. Elle prend congé de Madame Antoinette Thierry tout en la remerciant du travail effectué. L’assemblée approuve ce choix à l’unanimité. 6 Divers et propositions individuelles Bilan des séances en VO : Le seuil de rentabilité serait de 30 personnes par séance pour l’instant elles ne sont pas rentables, un bilan provisoire sera fait au début de l’été. Une seule séance en VO par mois pourrait être envisagée. Une personne demande si un sponsor pourrait être envisagé pour le changement des sièges car elle est certaine que bon nombre de gens seraient intéressés à y participer. Le Président répond qu’un sponsoring pourrait être envisagé en parallèle avec une éventuelle aide de la Loterie romande et une recherche de fonds. Le comité devra se pencher sur la question prochainement. Le Président invite les membres à visionner le court-métrage de David Klaus sur le 35mm ainsi qu’un petit film humoristique de Pierre Etaix « Rupture » avant de partager une verrée dans le foyer ainsi que qu’une visite de la nouvelle cabine pour les intéressés. La parole n’étant plus demandée, l’assemblée se termine à 21h15.