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ETUDE DE CAS
GESTION DE CONTENU
Editeur :
Jalios
Produit :
Jalios JCMS
La RATP améliore sa communication
interne et dynamise le travail de groupe
avec Jalios JCMS
Pour faciliter la communication interne, améliorer le partage
d’informations et développer le travail collaboratif, l’opérateur
historique du transport public en Ile-de-France a choisi dès 2002 de
créer un intranet d’entreprise unique. Construit avec JCMS de Jalios,
le portail UrbanWeb est aujourd’hui utilisé au quotidien par 46 000
agents et devient le référentiel officiel et collectif de documentation.
Le groupe RATP
en bref :
Activité : Opérateur de
référence historique
du transport public en
Île-de-France, le groupe
RATP occupe le 5° rang
mondial des opérateurs
de transport public
urbain.
CHIFFRES CLES 2010 :
- 4,57 milliards d’euros
de chiffre d’affaires
- 12 millions de
personnes transportées
chaque jour dans le
monde.
Effectif : 56 000 salariés,
dont 46 000 en France.
OBJECTIFS
Faciliter la
communication interne,
améliorer le partage
de l’information et
dynamiser le travail de
groupe en créant un
intranet d’entreprise
unique, pouvant être
utilisé par l’ensemble du
personnel de la RATP de
manière homogène.
SOLUTION RETENUE
JCMS de l’éditeur Jalios
LE DEFI
Opérateur de référence historique du transport public en Île-de-France depuis plus de
60 ans, le Groupe RATP intervient aujourd’hui sur quatre continents pour développer les
réseaux de transports urbains et interurbains. Pour favoriser le partage d’information et
la communication interne, le groupe décide en 2002 de créer un intranet d’entreprise.
Baptisé Argos, il doit remplacer la centaine de sites départementaux mis en place au
fil des ans sur des technologies différentes. « L’idée était d’amener tous les agents à
n’utiliser qu’un seul outil de communication interne, avec un accès unique pour tous les
services (domaine RH, personnel, etc.) », précise Anne-Marie Cezac, responsable Maitrise
d’Ouvrage Portail Intranet à la RATP. Il s’agissait aussi de mettre en place de vrais services
dynamiques, comme la consultation en ligne des remboursements médicaux, la possibilité
de poser des congés, de développer le covoiturage… et d’y ajouter un service d’annuaire
d’entreprise ainsi qu’une partie collaborative synchrone-asynchrone, qui permette aux
agents du groupe de discuter entre eux de façon directe, de déposer des fichiers ou de
travailler à plusieurs sur les mêmes projets.
LE CHOIX DE LA SOLUTION
Après avoir fait le tour du marché, la RATP choisit la solution de portail Intranet d’entreprise
JCMS de Jalios. « JCMS a été présenté comme une plateforme performante, capable
d’absorber la charge. Par sa structure tout-en-un modulaire, l’outil limitait les travaux
d’intégration. C’était également l’applicatif le plus abouti sur les aspects workflow ».
LE DEROULEMENT DU PROJET
Le projet démarre en 2002 avec la reprise d’une partie de l’existant et la migration de
contenus par différents départements. Les webmasters en interne sont très rapidement
impliqués dans les réflexions concernant la charte graphique, la définition des espaces, les
présentations de pages… « Côté technique, il y avait toutes les infrastructures à mettre en
place. Côté organisationnel, il fallait évangéliser, fédérer les besoins et voir les impacts sur
le processus existant ».
En décembre 2005, le nouvel intranet d’entreprise est ouvert à tous. C’est un portail à
Copyright le CXP, 2012
Tous droits réservés. Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf permission écrite préalable de CXP Holding.
Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP Holding ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence
de ses informations.
ETUDE DE CAS
 L'ANALYSE DU CXP
Editeur :
Jalios
Produit :
Jalios JCMS
Une infrastructure capable de
supporter un Intranet d’Entreprise
par Jenny de Montaigne,
Analyste, Le CXP.
Gestion de Contenus, KM,
Collaboration
Parmi les tendances clés d’évolution de l’utilisation des
Intranets, ils supportent une concentration de l’accès
aux contenus en un point : intranets uniques, portails
fédérant des dizaines (voire centaines) de sites internes
existant dans certaines grandes entreprises. Ceci dans
un contexte général marqué par une recherche de
rationalisation, consistant notamment à faire converger
et fédérer les initiatives éparses. Le déploiement d’un
intranet est désormais un ‘’projet d’entreprise’’, ciblant
toutes les populations d’utilisateurs.
Le positionnement de la plate-forme Jalios JCMS
répond à cette attente : Jalios, éditeur spécialiste de la
Gestion de contenu, et particulièrement des intranets
documentaires, a doté Jalios JCMS de capacités de
génération et de gestion de sites Intranets à haute
volumétrie documentaires (des centaines de milliers de
documents, voire des millions selon la version). Jalios
JCMS est une infrastructure robuste et scalable, qui se
distingue également par sa capacité à gérer une grande
hétérogénéité : documents structurés, non structurés
(bureautique), multimédia, contenus informels (mails,
avis, idées, commentaires…).
S’y ajoute une bonne ouverture technologique
(standardisation, capacité à interopérer avec les autres
parties du SI de l’entreprise), qui a permis la mise en
place de nombreux services applicatifs pratiques, comme
la consultation des remboursements médicaux, la
consultation de l’annuaire d’entreprise, la possibilité de
poser des congés, d’utiliser le covoiturage...
Enfin, la capacité de l’éditeur à fournir une palette de
services d’accompagnement pour la mise en œuvre des
projets clients a fait la différence. Jalios propose en effet
une gamme complète de services professionnels autour
de Jalios JCMS, du Conseil & Assistance au développement
au Support & Maintenance, en passant par les formations
assurant un transfert de compétences vers les utilisateurs,
afin qu’ils puissent acquérir la maîtrise de leur plateforme
et une certaine autonomie. Ces services étant assurés soit
par les équipes de l’éditeur, soit par des partenaires.
accès sécurisé, ce qui permet à chacun d’accéder aux différentes
informations et aux contenus qui le concerne. En 2007, l’intranet
est rebaptisé UrbanWeb. Sa page d’accueil évolue, son contenu
s’étoffe et devient plus dynamique et le portail se recentre sur
la communication groupe. L’outil fait partie des habitudes de
travail des agents et suscite en permanence des demandes
d’évolution : ajouts de commentaires sur les contenus et
publications, forums, sondages, etc. « Les usages participatifs
se développent. L’intranet devient le référentiel officiel et
collectif de communication. Mais ce sont les services personnels
utiles au quotidien de l’agent (ses outils métiers, son compte
RH, ses congés…) qui sont le plus utilisés. L’intranet est d’abord
perçu comme un site utile de proximité avec l’utilisateur »,
note Patrick Grangier, chef de projet portail intranet. Des
contributeurs et un administrateur fonctionnel local sont
nommés pour chaque département du groupe. Et une équipe
d’assistance fonctionnelle centrale est mise en place en interne.
Elle intervient principalement en support ou conseil auprès des
administrateurs locaux.
LES PRINCIPAUX RÉSULTATS
Depuis l’ouverture de l’intranet, 162 espaces de travail et 857
groupes membres ont été créés. Le site est utilisé par tous les
agents et il regroupe 132 000 publications et 121 000 contenus.
Chaque département crée et gère ses catégories de classement,
puisque chacun publie librement, essentiellement dans son
espace. « La plateforme est très stable depuis qu’elle est sur une
architecture 64 bits. Quelque 80 000 pages sont vues par jour sans
aucune gestion de mémoire cache sous JCMS. 90 % des temps de
réponse sont inférieurs à 3 secondes et 70% sont inférieurs à 1
seconde, selon la charge sur le serveur à l’instant T. Bien que très
satisfaits des performances et de la fiabilité de la solution, nous
sommes attentifs à l’accroissement de la volumétrie, d’autant
qu’un des grands chantiers de 2012 prévoit l’intégration
éditoriale et de services métier du portail Réseaubus (l’intranet
des agents de Bus, développé avant UrbanWeb). Avec 160 000
pages vues par jour et 15 000 utilisateurs quotidiens, c’est une
charge importante qui va être ajoutée au portail.». Pour garantir
la maintenabilité et l’évolutivité de son intranet, l’opérateur
entend utiliser au maximum toutes les fonctionnalités standards
de Jalios JCMS et limiter les développements complémentaires.
Il réfléchit aujourd’hui au développement d’outils collaboratifs
et participatifs.
Copyright le CXP, 2012
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