PORTRAIT CABINET DU MOIS
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30 independentaire 31 Janvier 2013
CABINET DU MOIS PORTRAIT
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PORTRAIT CABINET DU MOIS
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Décembre 2014
et Véronique Vincent la décoratrice qui n’était pas spécialistes
en cabinet dentaire, mais qui ont parfaitement cerné toutes
nos attentes. L’accueil devait être ouvert pour que le patient
se sente accueilli, mais une zone de confidentialité devait
leur permettre de pouvoir échanger à propos de leur plan
de traitement ou des conditions de règlement… Nous avons
dessiné un espace pour se faire plaisir, nous voulions qu’il se
passe quelque chose dès l’entrée ! » Le premier coup de crayon
a été esquissé en juillet 2011, deux années pour trouver
les partenaires et mettre en branle le chantier, plus 5 mois
de retard pour la livraison…
Un véritable lieu de vie
Pari réussi, l’effet « waouh ! » est au rendez-vous dès que
l’on pénètre dans le bloc en béton. Ce qui frappe est la
chaleur et la convivialité qui se dégagent d’un espace très
contemporain aux matières brutes. L’espace est baigné de
la lumière qui tombe du puits de lumière au-dessus de la
stérilisation. Le coin enfant avec fauteuils Fatboy, livres et
télévision permet aux plus jeunes d’attendre pendant que
leur parent est au fauteuil, pour les plus grands, une salle
avec bureau pour les devoirs, pour les adultes, un espace
avec connexion internet est à disposition… Le cabinet a
été entièrement pensé et conçu comme un espace de vie
où l’on peut passer un moment agréable déchargé de tout
stress. « Nous avons pensé notre cabinet comme un univers de
bien-être, sans douleur, explique le Dr Rigollet. » Le cabinet
est distribué en trois zones : la zone public (l’accueil et
l’attente), la zone public/privé (les salles de soins) et l’es-
pace privé (salle de pause, vestiaires femmes et hommes,
stock) pour trois entrées : une à l’avant du bâtiment pour
les patients et deux à l’arrière (une pour l’équipe soignante
et une pour les livraisons qui donne directement sur le
stock). Chaque détail a été soigné : pas de crachoir dans
les salles de soins, mais un coin prophylaxie sur le modèle
des cabinets d’orthodontie à la sortie de chaque salle où
le miroir n’est pas en face du lavabo mais décalé sur le
mur de droite pour ainsi éviter les projections et rendre
le nettoyage plus rapide.
La démarche qualité
Le cabinet doit beaucoup à la rencontre du Dr Jean-Marc
Gabet, un ami d’études du Dr Rigollet, spécialiste de
l’hygiène, de l’asepsie et de la démarche qualité. « Grâce
à lui nous sommes passés à une traçabilité complète pour
la protection des patients et des personnels, et pour la lutte
contre la transmission des infections nosocomiales, résume
le Dr Chavent. Au bout d’une année de travail on s’y est
tous mis et cela a bouleversé notre façon de travailler. Nous
sommes investis dans une démarche qualité rigoureuse. Si
l’un de mes enfants arrive au cabinet pour une urgence, je
voulais pouvoir intégrer cette urgence dans ma journée de
travail et pouvoir prendre un instrument sans me poser de
question. Nous avons développé cette exigence à l’ensemble des
patients du cabinet. » Si le cabinet ne communique pas sur
cette démarche, les patients la ressentent et la découvrent.
Ne serait-ce par la présence vitrée de la stérilisation au
cœur même de la structure : tout est construit en étoile
autour d’elle. « Lorsqu’un patient m’interroge sur les sachets
par exemple, je réponds naturellement, poursuit Ludovic
Chavent, mais cette attention, nous l’avons pour nous.» Aide
opératoire pendant 4 ans en chirurgie durant ses études,
la gestion hospitalière des séquences de soins laisse une
empreinte durable chez le praticien : « Une fois intégrés
les gestes élémentaires pour assurer l’hygiène et l’asepsie, cela
me dérangeait de travailler de façon préhistorique de retour
au cabinet dentaire ! ». Le cabinet fait appel aux services
de W&H pour la gestion des autoclaves et délègue égale-
ment le ménage à une entreprise spécialisée. Les charges
liées aux prestataires sont élevées mais garantissent une
équipe soignante mobilisée sur l’essentiel. Question ma-
tériel, le cabinet a opté pour la tranquillité d’esprit : les
contre-angles sont loués sur 5 ans, tout comme la sté
qui est en leasing. « Ça permet d’être plus serein », résume
Sophie Haberer. Les associés souhaitant maîtriser les coûts
de leur nouvelle structure, ils réfléchissent à la meilleure
solution : « Nous avons reçu des devis astronomiques pour
nos blocs de chirurgie, se rappelle le Dr Haberer. Nous ne
voulions pas renoncer ni à l’ergonomie, ni au design, mais
nous ne pouvions pas tout nous permettre. » Ils font donc le
choix de matériel hospitalier d’excellente qualité… mais
d’occasion : « En faisant ce pari, nous divisions par six le prix
du scialytique par exemple, pour commencer c’était idéal !
Nous avons acheté des fauteuils nus A-Dec également. » Faire
des économies ne signifie pas concéder à la qualité : « Nous
poursuivons notre démarche qualité avec le choix du matériel
et nous ne travaillons pas avec des produits de second choix. »
Savoir recruter
Un cabinet économe, sur tout, sauf sur le personnel : « Si
on fait une belle année, nous pensons à verser des primes, bien
sûr, explique René Rigollet. Parfois le personnel demande,
parfois nous les devançons. En installant cette structure nous
avons fait mentir la crise : nous sommes en croissance, il est
naturel que celles qui contribuent à cette situation en ré-
coltent les fruits. » Fonctionnant comme une TPE avec une
culture entreprise très forte et une vraie solidarité, le recru-
tement fait partie intégrante de l’équation : il existe un ou
deux postes (peut-être moins bien définis que les autres)
pour lequel le turn-over est bien plus élevé qu’au sein des
binômes historiques, très solides, praticiens/assistante. Le
rythme des journées, très soutenu, pose parfois problème,
mais les conditions de travail pour peu que l’on adhère au
principe de la journée continue, sont perçues comme très
intéressantes : un jour off par semaine, de vrais week-end
et 9 à 10 semaines de vacances par an. « Stéphanie est mon
assistante senior, ce qui est important pour elle est important
pour moi… reconnaît le Dr Chavent, si elle a une réunion
de parents d’élèves ou tout autre demande, la réponse est oui !
Notre travail à quatre mains, et au-delà du seul travail au
fauteuil, notre collaboration avec nos assistantes peut être
assimilé à des tangos parfaitement millimétrés, auxquels les
assistantes volantes n’ont pas accès. Je comprends que cela
génère une certaine frustration. » reconnaît le Dr Chavent.
Le Dr Rigollet a également toujours travaillé avec une
assistante : « Je travaille à quatre mains, je ne sais rien faire
tout seul ! Catherine est mon assistante, et un peu de la fa-
mille ». « J’ai dû, avec grand regret, me séparer d’une de mes
assistantes qui a été victime d’un burn-out, explique quant
à elle le Dr Haberer. Outre des difficultés personnelles, elle
se mettait une trop grande pression au cabinet. Cela m’a
demandé du temps pour la licencier, j’étais très attachée à
elle, mais il faut parfois se faire violence pour la pérennité
du cabinet ! ». C’est finalement Carole, une assistante
que Sophie avait recrutée pour le poste de collaborateur
en 2009 qu’elle « récupère » en 2011 pour en faire son
binôme. La plus jeune du cabinet, le Dr Haberer connaît
encore de jeunes praticiens susceptibles d’être intéressés
par le poste de collaborateur : « Je suis un peu la DRH du
cabinet ! Je gère les entretiens d’embauche des collaborateurs
et de leurs assistantes. »
Un cabinet au jour le jour
La cabinet assure une très grande amplitude horaire :
du lundi matin 9 h au samedi 13 h, l’un des quatre pra-
ticiens pourra recevoir tout patient qui appelle en ur-
gence ou tout nouveau patient qui souhaite un premier
rendez-vous. La communication n’est pas laissée au ha-
sard : un pré-décroché a été installé sur tous les postes,
les assistantes portent un combiné à la ceinture et si au
bout de trois sonneries l’appel n’a pas été pris, le relais est
pris par l’ensemble des autres postes du cabinet. « Nous
sommes très attentifs à la demande initiale du patient qui
appelle, à laquelle nous nous devons de répondre. Les plans
«La philosophie du cabinet est
la suivante : de l’omnipratique
moderne dans une démarche
qualité incontournable»
Pas de blouses pour le
Dr Rigollet et les autres
praticiens, mais des tenues
décontractées (tee-shirts
ou polos) qui participent
à atténuer les angoisses
des patients.
Comme
un tango
millimétré,
les binômes
travaillent
en harmonie.
Il n’y a pas d’âge
pour bien y voir…
La jeune Sophie
Haberer utilise des
loupes binoculaires.
Le coin enfant
connaît un grand
succès auprès de
la patientèle : des
fatboy permettent
aux plus jeunes
de profiter de la
diffusion d’un
dessin animé ou
d’un documentaire
ou encore de
lire pendant que
les parents sont
en soin…
Le temps d’échanger
La parole circule librement au sein du cabinet et
dans les binômes, les réunions sont informelles, si le
besoin s’en fait ressentir le vendredi soir de 19 à 20 h
avant le week-end, les associés et le collaborateur se
retrouvent autour d’une bouteille (région oblige !) :
« Nous n’organisons pas de réunion formelle, reconnaît
le Dr Haberer, si tout roule, nous n’en ressentons pas le
besoin, si nous avons des décisions à prendre, on cale
une date du matin au soir. Chacun a son assistante et
chacun sait ce qu’il a à faire. Regrouper 9 personnes
au même moment pendant 1heure avec notre
organisation, c’est compliqué… »