la comptabilité et les documents de fin d`année

LA COMPTABILITÉ
ET LES DOCUMENTS
DE FIN D’ANNÉE
N°14 - DÉCEMBRE 2010
GROS PLAN
Questions de goût
VIE PRATIQUE
Aide à l’emploi associatif
d’utilité sociale

J’ai le plaisir de vous présenter la quinzième
édition du magazine B’Rêves d’Assos’, clôtu-
rant ainsi l’année 2010.
Son contenu est riche d’informations et
témoigne de la vitalité du Service Vie asso-
ciative. Vous le constaterez tout d’abord à la
lecture de la page « actu » !
Le site internet s’est enrichi de nouvelles
rubriques, avec une architecture retravaillée,
pour vous offrir plus de lisibilité et faciliter
vos recherches. Il peut encore être amélioré,
aussi n’hésitez pas à nous faire part de vos suggestions et
remarques.
La nouvelle version papier de l’annuaire des associations est prête.
Vous pourrez la découvrir lors d’une soirée au Grand Kursaal, à
laquelle je vous invite d’ores et déjà, le 31 janvier prochain.
Je n’oublie pas, bien sûr, le forum des associations du 12 février
2011, « le rendez-vous des associations qui font pétiller la ville »
auquel vous serez nombreuses et nombreux à participer. Ces
moments de convivialité existent grâce à votre présence, à votre
investissement et à votre volonté de dynamiser plus encore la vie
associative bisontine, dans un contexte économique quelque peu
difficile.
La rubrique vie pratique est d’ailleurs consacrée à l’aide à l’emploi
associatif d’utilité sociale.
Je sais aussi combien votre travail quotidien n’est pas toujours
aisé. C’est pourquoi, j’espère que le dossier consacré à la comp-
tabilité et aux documents comptables à présenter en fin d’année,
vous aidera dans la gestion financière de vos associations.
Et pour terminer, le comité de rédaction vous propose un gros
plan gustatif grâce à l’association « Questions de goût », tout un
programme !
Danielle Poissenot
Adjointe au Maire, déléguée à la Vie associative
édito
SOMMAIRE
P2 édito
La vitalité du Service Vie
associative
P3 actu
Dernières infos du Centre 1901
P4 dossier
La comptabilité et les documents
de fin d’année
P6 vie pratique
Aide à l’emploi associatif d’utilité
sociale
P7 mémo des associations
Le recouvrement des cotisations
chômage, les emplois multiples et
les formalités sociales déclaratives
de fin d’année
P8 gros plan sur...
Questions de goût
B’REVES D’ASSOS’
Trimestriel
Centre 1901, service Vie associative
de la Ville de Besançon
35 rue du Polygone
25000 Besançon
Tél. [phone]
Fax [phone]
centre190[email protected]
www.besancon.fr/centre1901
Directeur de publication :
Jean-Louis Fousseret
Co-directrice : Danielle Poissenot
Comité de rédaction : Service Vie associative
Conception graphique : Céline Boyer
Equipe rédactionnelle : Céline Boyer,
Dominique Clidière, Danièle Gouffon, Nelly
Hoang, Christine Soressi, Mireille Tilagone.
Photographes : Céline Boyer, Jean-Charles Sexe
Tirages : 1 900 exemplaires
Impression : Imprimerie municipale de la Ville
de Besançon sur papier PEFC
P2 B’RÊVES D’ASSOS’ DÉCEMBRE 2010
LE CENTRE 1901 EST OUVERT
DU LUNDI AU JEUDI
de 9 h 00 à 12 h 00
et de 14 h 00 à 18 h 00
LE VENDREDI
de 9 h 00 à 12 h 00
et de 14 h 00 à 16 h 30
PENDANT LES VACANCES SCOLAIRES
DU LUNDI AU VENDREDI
de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 16 h 30

P3 B’RÊVES D’ASSOS’ DÉCEMBRE 2010
Actu
ANNUAIRE DES
ASSOCIATIONS
DE BESANÇON
ÉDITION 2011
Vous pourrez
très prochaine-
ment disposer
de la nouvelle
version papier
de l’annuaire des
associations,
édition 2011.
Après un long travail de prospection et de
mise à jour, vous découvrirez les nouveau-
tés de cette édition avec pour objectif de
rendre cet outil plus pratique et plus ac-
cessible pour les usagers et les dirigeants
associatifs. Les associations bisontines
sont désormais répertoriées au sein de
quatre grands domaines d’activités :
action sociale, santé et solidarité, culture
et communication, cadre de vie, sports et
loisirs. De plus, l’objet de chaque associa-
tion figure dans l’annuaire. Cette nouvelle
conception donne une meilleure lisibilité
et facilite les recherches.
L’annuaire est également consultable en
ligne à la rubrique Sports et loisirs/vie as-
sociative du site internet www.besancon.
fr. Les informations y sont mises à jour
quotidiennement, raison pour laquelle
nous vous demandons d’être vigilants et
de nous signaler tout changement qui
pourrait intervenir dans votre association.
L’édition papier 2011 vous sera remise
à l’occasion des vœux de Danielle Pois-
senot, adjointe à la vie associative, lors
d’une soirée au Kursaal le 31 janvier 2011
où vous pourrez également faire connais-
sance des petites dernières, les associa-
tions bisontines nées en 2010.
Une invitation vous sera adressée et nous
espérons vous compter nombreux à ce
rendez-vous.
Centre 1901
35 rue du Polygone, 25000 Besançon
Tél. [phone]
Fax [phone]
Courriel : [e-mail]
15ÈME FORUM DES ASSOCIATIONS LE 12 FÉVRIER 2010
Les différentes rencontres qui ont eu lieu ce dernier trimestre pour
préparer la 15ème édition du forum des associations ont permis d’affi-
ner l’organisation.
Sur le thème «les associations font pétiller la ville», vous aurez la pos-
sibilité de participer au concours pour élire le stand illustrant le mieux
ce thème.
Les horaires d’ouverture au public sont 10h00 - 19h30, les associa-
tions participantes seront invitées à 20h00 à partager un moment
convivial autour d’un buffet. Le prix du stand est fixé à 30 euros (avec
2 tee-shirts offerts), la participation au buffet est de 3 euros par
personne.
La commission animation, constituée de représentants associatifs qui
ont bien voulu s’engager dans une démarche de réflexion, a retenu
l’idée d’un espace d’animations. Les associations bisontines ont reçu
un formulaire pour présenter leurs candidatures. Celles-ci ont été
étudiées lors de la réunion du 30 novembre dernier. Les associations
retenues proposeront leurs prestations au public du forum sur des
plages horaires déterminées par la commission ; une scène de 6 m sur
6 m sera mise à leur disposition.
Vous pouvez retrouver toutes les informations relatives au prochain
forum sur www.besancon.fr/sports et loisirs/vie associative/ actualités,
et afin de préparer au mieux ce grand rendez-vous, nous vous convions
d’ores et déjà à la réunion de préparation qui se tiendra le mardi 18
janvier à 18h00 à l’espace Nelson Mandela.
Nous vous remercions encore pour votre collaboration et vous souhai-
tons un agréable forum, riche de rencontres, d’échanges et de partage.
Centre 1901, 35 rue du Polygone, 25000 Besançon
Tél. [phone]
Fax [phone]
Courriel : [e-mail]
PLUS D’INFORMATIONS SUR WWW.BESANCON.FR/CENTRE1901
Afin de mieux répondre aux
attentes des internautes, la
rubrique de la Vie associative
s’est enrichie de plus d’in-
formations pratiques. Vous
pouvez désormais consulter
le programme des formations
et les invitations aux ren-
contres, tous les numéros de
B’Rêves d’Assos’, télécharger
les dossiers de demande de
locaux ou de subventions,
la liste des salles à louer... et
retrouver les dernières informations du Centre 1901.
Autre nouveauté dans la rubrique Actualités, si vous souhaitez dé-
poser une petite annonce concernant la mutualisation de locaux, de
matériels ou de moyens, faire part de vos besoins, recruter un salarié...
Ecrivez-nous à centre190[email protected].

LE FORUM
dossier
P4 B’RÊVES D’ASSOS’ DÉCEMBRE 2010
La comptabilité et
les documents
de fin d’année
dossier
Le trésorier d’une association assure la tenue des opérations comptables et établit chaque année
le rapport financier pour le soumettre à l’assemblée générale. Il est le garant de la gestion comp-
table de l’association. Pour assurer au mieux cette responsabilité, des outils comptables sont à
sa disposition.
A quoi sert une comptabilité ?
La comptabilité est un outil de gestion permettant de
traduire et d’enregistrer des opérations accompagnées de
documents (factures, notes de frais, notifications de subven-
tions, fiches de paie…). Cet outil est élaboré en fonction des
besoins et des moyens de l’association. La loi du 1er juillet
1901 relative au contrat d’association ne contenant aucune
disposition en matière comptable, les associations n’ont en
principe pas l’obligation de tenir une comptabilité. Cepen-
dant, il est conseillé à toute association de fonctionner avec
une organisation comptable utile à plusieurs niveaux.
En interne, outre qu’elle garantit la transparence financière
et la diffusion aux adhérents d’une information de qualité,
la comptabilité est un outil pour le suivi et le contrôle des
mouvements de trésorerie, l’évaluation des coûts réels des
activités ou la connaissance de la situation patrimoniale de
l’association (état des biens, des dettes…). C’est également
une aide à la décision et un outil d’anticipation.
En externe, elle facilite les demandes de financements et
participe au climat de confiance dans les relations avec les
financeurs publics et privés. Elle est produite lors d’éventuels
contrôles (Urssaf, fiscal…).
En outre, aujourd’hui, de nombreuses associations sont te-
nues d’établir des comptes annuels selon le plan comptable
des associations. Un arrêté publié au Journal officiel du 4
mai 1999, en rend son application obligatoire pour certaines
associations et notamment celles qui reçoivent un certain
seuil d’aides publiques, qui exercent une activité commerciale
ou qui emploient des salariés. De même les statuts peuvent
imposer l’établissement de documents comptables.
Les méthodes comptables
La comptabilité en partie simple
(comptabilité de trésorerie)
La comptabilité recettes-dépenses ne peut être utilisée que
par les petites associations n’ayant pas de salarié et non
fiscalisées. Elle se limite à enregistrer, en cours d’exercice,
manuellement dans des colonnes éventuellement ventilées,
les recettes et les dépenses de l’association. Cette méthode
simple et souple qui consiste à «compter l’argent» comporte
cependant des limites. Elle ne tient compte ni des dépenses
engagées à payer, ni des créances acquises à recouvrer. Il
n’est pas possible de suivre l’évolution du patrimoine de
l’association (biens, dettes, créances…). Lors de l’assemblée
générale, le trésorier annonce le montant des dépenses, celui
des recettes et le solde de trésorerie.
La comptabilité en partie double
(comptabilité d’engagement)
Une association qui acquiert une certaine importance devra
privilégier une comptabilité actif-passif. Tous les engage-
ments (appel de cotisations, factures d’achat…) sont enre-
gistrés sans tenir compte de la date à laquelle ils seront en-
caissés ou payés. Pour chaque opération, une double écriture
comptable est passée. Ce type de comptabilité est relié au
plan comptable général, il vise à produire un bilan (situation
patrimoniale à une date donnée) et un compte de résultat
(une année de fonctionnement). Le trésorier présente ces
documents comptables à l’assemblée générale.
La comptabilité analytique
Charges et produits sont affectés à une activité particulière
de l’association. La plupart des logiciels de comptabilité
permettent de réaliser simplement ce type de comptabilité.
Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente, activité
par activité, charges, produits et résultat.

P5 B’RÊVES D’ASSOS’ DÉCEMBRE 2010
Les documents de synthèse annuels
Quelque soit le type de comptabilité choisi, toute associa-
tion est encouragée à établir des comptes normalisés selon
les règles du plan comptable.
Le compte de résultat
Reflet de l’activité, le compte de résultat répertorie les
charges engagées et les produits réalisés suivant la liste du
plan comptable dans les comptes de classe 6 et 7, sur une
période de 12 mois nommée exercice comptable. Il donne
le résultat de l’exercice et fait apparaître un déficit ou un
bénéfice (produits - charges = résultat).
Le bilan
Le bilan fait état du patrimoine de l’association (immobilier,
mobilier, liquidités…) et des ressources ayant servi à l’ac-
quérir (fonds propres, emprunt bancaire…). Il repose sur
les notions de ressources (d’où vient l’argent ? excédent,
subvention…) et d’emplois (où va cet argent ? achat d’un
ordinateur, compte bancaire…). Il est présenté en deux
colonnes. On place les ressources dans la colonne «passif»
à droite et les emplois dans la colonne «actif» à gauche. Le
montant des ressources est toujours égal au montant des
emplois (total de l’actif = total du passif).
Présentation à l’assemblée générale
L’assemblée générale est chargée d’approuver les comptes,
de discuter de l’action passée et des projets à venir, de
voter le budget prévisionnel. Le trésorier rend compte de la
gestion financière de l’année écoulée et présente le budget
de l’exercice suivant.
Le rapport financier
La comptabilité établie sur une base annuelle est soumise
à l’approbation de l’assemblée générale. Présentée par le
trésorier de l’association, elle s’appuie sur le compte de ré-
sultat et le bilan. L’information comptable, souvent difficile
d’interprétation pour les membres, doit être bien comprise
par tous pour que chacun puisse prendre des décisions
« en connaissance de cause ». Au trésorier de faire preuve
de pédagogie et de présenter des documents, clairs et syn-
thétiques (principaux chiffres et ratios, comparaisons avec
les exercices précédents…).
Le budget prévisionnel
Le budget prévisionnel permet d’évaluer les grands postes
de dépenses et les ressources nécessaires pour une année.
C’est un outil pour déterminer la viabilité économique
des projets retenus et pour mettre en place une stratégie
de recherche de financements. Approuvé par l’assemblée
générale, il doit faire l’objet d’un suivi budgétaire rappro-
ché tout au long de l’année. Chaque poste de dépenses
et de recettes doit être comparé avec la réalité comptable
du compte de résultat et toute différence constatée avec
la prévision doit être analysée pour garantir l’autonomie
financière de l’association. Ce tableau de bord essentiel à la
bonne gestion d’une association est également un élément
indispensable pour demander des subventions.
Pour aller plus loin
Le Centre 1901 organise périodiquement des sessions de
formation pour s’initier ou se perfectionner à la comptabi-
lité. Le programme des formations est disponible à l’accueil
du Centre 1901 et téléchargeable sur www.besancon.fr.
Danièle Gouffon, conseiller vie associative reçoit sur
rendez-vous les responsables associatifs pour les accom-
pagner dans leurs démarches financières.
Le plan comptable général
C’est une liste méthodique de comptes numérotés qui
permet l’uniformisation d’un mode de classement des
écritures comptables. Il comporte neuf classes à l’inté-
rieur desquelles sont représentés des comptes principaux
à deux chiffres, puis des subdivisions sont possibles.
Le plan comptable des associations
Il organise la comptabilité suivant les méthodes définies
dans le plan comptable général et impose la tenue d’un
certain nombre de livres comptables obligatoires :
• le document décrivant les procédures et l’organisation
comptables ;
• le livre journal où sont enregistrés les mouvements
affectant le patrimoine de l’association, opération par
opération et au jour le jour ;
• le grand livre où sont reprises les écritures du livre
journal ventilées selon le plan de comptes de l’associa-
tion ;
• le livre d’inventaire où sont transcrits chaque année
les comptes annuels regroupant le bilan, le compte de
résultat et l’annexe ;
• le journal des opérations bénévoles où sont retracées
les contributions volontaires lorsqu’il a été décidé de
les valoriser.
Le contrôle des comptes d’une association
Le vérificateur aux comptes
Une association peut mettre en place une instance de
contrôle composée de vérificateurs aux comptes élus par
l’assemblée générale. Cette modalité est généralement
prévue par les statuts pour garantir la bonne tenue de la
comptabilité et pour avoir un avis sur la gestion de l’associa-
tion. Le vérificateur aux comptes est une personne bénévole.
Le commissaire aux comptes
Nommé pour six années par l’assemblée générale, il a
pour mission principale la certification des comptes.
Certaines associations ont l’obligation de nommer un
commissaire aux comptes, en particulier celles qui per-
çoivent plus de 153 000 euros de subventions publiques
et celles dépassant deux des trois critères suivants : 50
salariés, 3,1 millions d’euros de chiffre d’affaires ou de
ressources par an, 1,55 million d’euros de total du bilan.
Le titre de commissaire aux comptes est attaché à une pro-
fession réglementée et correspond à une mission légale.