obligations secrétaire

Fiche pratique
Association Loi 1901
Le rôle et les obligations du secrétaire
Les écritures :
Le secrétaire à la charge de la tenue de différents registres :
Le registre spécial est un cahier à feuillets numérotés et reliés, que l’on se procure en papeterie, dans
lequel doivent être consignés, avec date et signature, de suite et sans aucun blanc, les modifications
concernant les dirigeants, les statuts et le siège social. Le registre spécial, coté et paraphé par le
président, doit être présenté aux autorités judiciaires ou administratives si elles en font la demande.
Le registre des comptes-rendus des réunions de bureau et des assemblées générales.
Le registre des membres de l’association à jour : Nom, prénom, nationalité, adresse.
Il assure la correspondance, il envoie les convocations et les différents courriers de l’association.
Il rédige divers documents : Attestation de présence, feuille d’émargement, procès verbaux…
Les formalités légales :
La déclaration inaugurale : Elle se fait à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de l’association.
Elle s’effectue sur papier libre. Lors de la création de l’association, elle doit comporter :
• La dénomination complète et exacte
• Le sigle de l’association
• L’objet de l’association
• L’adresse du siège social
• La profession et l’état civil complet des membres qui sont chargés de l’administration et de la
direction.
> Pièces à joindre obligatoirement :
• Les statuts en double exemplaire, certifiés conformes
• La demande d’insertion au JO.
>La publicité vis-à-vis des tiers se fait par l’insertion au Journal Officiel, la demande d’insertion au JO
est obligatoire et doit comporter :
• La date de la déclaration
• La dénomination et l’objet de l’association
• L’adresse du siège social.
Le coût dans le cas d’une création est de 37 €.
Dans le cadre d’une modification, l’association doit faire une nouvelle déclaration dans les 3 mois
auprès de la préfecture dans les situations suivantes :
• Les changements des personnes chargées de l’administration ou de la direction de
l’association.
• Une modification du siège social.
• Une modification des statuts
• Les nouveaux établissements fondés
• Les adhésions d’associations nouvelles pour une union d’associations
• Les acquisitions ou aliénations immobilières.
La publication au JO de ces modifications n’est pas obligatoire, mais conseillée. Il en coute 26 €.
Les imprimés sont disponibles dans la préfecture ou à la sous-préfecture d’enregistrement de
l’association.
La préfecture ou SP délivre un récépissé
L’Assemble Générale (AG) :
Le secrétaire a pour rôle d’organiser et d’annoncer l’AG annuelle, c’est à dire :
• Mise au point de l’ordre du jour précis défini par le conseil d’administration au moins 15 jours
avant la tenue de l’AG.
• Annonce de la tenue de l’AG au moins 15 jours à l’avance par courrier simple (ou mail si les
statuts le prévoient) en joignant l’ordre du jour, un pouvoir de représentation pour les
membres ne pouvant être présents et tout autre document utile.
• Tenue de la feuille d’émargement le jour de l’AG.
• Procès-verbal (non obligatoire mais fortement recommandé) de l’AG cosigné par le président
et un des membres et adressé aux membres.
NB - Le non respect de ces obligations et des délais indiqués peut invalider les décisions prises au
cours de l’AG ainsi que les résultats des votes.
Organiser les réunions de FMC :
Le secrétaire doit
• adresser les courriers d’information
et d’invitation avec coupon-réponse
• Conjointement avec le président, rechercher des subventions ou des dons auprès des
laboratoires auxquels il faudra fournir :
o les statuts de l’association
o le récépissé de déclaration à la préfecture
o l’avis de parution au JO
• faire signer les feuilles d’émargement à chaque réunion.
• Rédiger tous les comptes-rendus des réunions de FMC et du CA et les archiver dans un
classeur simple par année.