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Centrequébécoisdeservicesauxassociations Mars2011
ChroniqueGestiond’événements Page|2
¾ Inscriptionssupplémentairesàdesactivités—parexemplelorsd’unévénementdeplusieursjours,desinvitéspourraient
sejoindreauxparticipantspourunesoiréegalaetpayeruniquementpourparticiperàcetteactivitéoucertainesactivités
facultativespeuventêtreoffertesauxparticipantsmoyennantunsupplément.
¾ Commandites–visibilitédontjouitunfournisseurouunclientlorsd’unévénementenéchanged’unmontantd’argent,de
produitsoudeservicesoffertsgratuitement,etc.
¾ Publicité—parexempleleprixdemandéàunpartenaireafind’inséreruneannoncepublicitairedesonentreprisedansle
programmedel’événement
¾ Financement—subventionofferted’unsecteurpublicouprivé(gouvernement,association,etc.).
¾ Commissions,ristournesouredevances—quevousaurieznégociéesavecdesfournisseurs.
¾ Ventesdeproduitsdérivés–ventesurlesitedetasses,chandails,épinglettesouautresobjetspromotionnelsaveclelogo
del’événement,vented’unDVDaveclecontenudelareprésentation(spectacle,conférences),etc.
¾ Exploitationdeconcession–parexemple,lemontantdemandéàunfournisseurpourêtreautoriséàvendredelaboisson
oudelanourrituresurlesite.
¾ Collectesdefonds–activitéorganiséepouramasserdesfondsavantoupendantl’événementcommeparexempleune
ventedebilletspouruntirage,uneactivité‐bénéficeouunencan.
Passonsmaintenantauxdépenses.Onpeutlesregrouperen3catégories:
¾ Lesdépensesfixes,c’est‐à‐direlesdépensesquinevarientpasselonlenombredeparticipants(lecachetd’ungroupe
musical,lesfraisdelocationdesalleoud’équipementsaudio‐visuels,etc.).
¾ Lesdépensesvariables,oùlenombredeparticipantsfaitvarierlescoûts(lesfraisderepasetdeboisson,lespourboires,
lesfraisreliésauxactivités,etc.).
¾ Lesdépensesindirectes(lalocationd’équipementdecommunicationpourleséquipesd’opérations,lesfraisde
déplacement,etc.).
Voiciunelistededépensesqu’onretrouvehabituellementdanslebudgetd’unprojetévénementiel:
¾ Locationd’espaceoudesalles—coûtdelalocationd’espaceoudesallespourlatenued’uneexposition,d’uneactivité,
deconférences,etc.
¾ Fraisdeparticipation—parexemple,lesfraisdejeudemandésparunclubdegolflorsd’untournoi,lesbilletspour
participeràuneactivité(visiteguidée,croisière,etc.).
¾ Aménagementdeskiosques–coûtdelocationd’équipementsreliésauxkiosquesd’exposition(structures,éclairage,
chaises,tables,comptoirs,tapis,etc.)
¾ Hébergement–prixdeschambresd’hôteletfauxfrais(mini‐bar,etc.)
¾ Restauration–fraispourlesrepas,lespauses‐café,laboisson,lesfraisdeservicede15%(pourboire)
¾ Accueiletinscription—Fraisreliésàl’accueildesparticipantsàl’aéroport,àlagestiondesformulairesd’inscriptionpar
unefirmespécialisée,àl’achatdematérielpourl’identificationdesparticipants(cocardes),etc.
¾ Conférencier/animateur–honorairesdemandésparunconférencierouunanimateurpourdonneruneconférenceou
animerunatelier.
¾ Activités–fraisreliésàl’organisationd’uneactivitéincluantlematérielutilisé(photocopies,accessoires,etc.).
¾ Animation–fraisreliésàl’animationd’unesoirée(lecachetd’unartiste,d’unmaîtredecérémonie,d’ungroupemusical,
etc.).
¾ Audiovisuel–fraispourlalocationd’équipementaudiovisuel(systèmedeson,projecteurs,écrans,éclairage,webdiffusion,
webconférences,etc.).
¾ Électricité–fraisreliésàl’utilisationd’électricitésupplémentaireoudeshonorairesdel’électriciensurplace.
¾ Communication,publicité,envoisetsiteinternet—fraisreliésàunecampagnedetélémarketing,àdesrelationset
pochettesdepresse,àlaproductiond’unguide,d’unprogrammeoud’unsondage,àl’envoidel’informationpré‐
événement,fraispostaux,fraisdedéveloppement,deprogrammationetdegestiondusiteInternet,etc.
¾ Conceptiongraphique–fraisdestudiod’infographieoud’uneagencedepublicitépourlaconceptiondeséléments
graphiques;lelogodel’événement,lespochettesdepresse,lesmontagesPPT,etc.
¾ Impressionetaffichage–fraisreliésàl’impressiondumatérielpublicitaireoupromotionnel(invitations,pochettesde
renseignements,badges,feuilletspublicitaires,banderoles,signalisationsurlesite,affichesdiverses,cartablesde
conférences,etc.)
¾ Concours,cadeaux,tirages,trophée–fraisreliésàl’achatdecadeauxremisauxparticipants(prixdeprésencepourles
tirages,trophée,plaques,etc.)

Centrequébécoisdeservicesauxassociations Mars2011
ChroniqueGestiond’événements Page|3
¾ Informatiqueetcommunication–fraispourlalocationdelignestéléphoniques,d’untélécopieur,d’unphotocopieur,
d’ordinateurs,d’imprimantes,deconnexionsinternet,d’émetteurs‐récepteursportatifs,ledéveloppementdela
programmationinformatique,etc.)
¾ Honorairesprofessionnelsetéquipementsspécialisés–fraisàpayerpourl’utilisationdefournisseursoudelocation
d’équipementsspécialisés:lesrelationspubliques,lesfraisd’avocat,dephotographe,depersonnelpourlasécurité,
d’interprètes,lalocationdemachinerie(monte‐charge),d’accrochage,d’arrivéed’eau,etc.
¾ Administration(gestionetcomité)—dépensesoccasionnéesparlesréunionsinternesetaveclesfournisseurs(repas,
locationd’équipementaudiovisuel),salaires,avantagessociaux,fournituresdebureau,etc.
¾ Main‐d’œuvreetfraisdedéplacement–Salairesdel’équipedemontage,dedémontage,dupersonneld’opérations,
d’allocationdekilométrage,fraisdedéplacementpourlavisitedesites,etc.
¾ Décor–dépensesentraînéesparlocationoul’achatdecentresdetable,denappes,decouvre‐chaises,d’unescène,d’un
podium,defleurs,derideaux,d’accessoires,etc.
¾ Papeterieetobjetspromotionnels–fraisreliésàlaproductionetàl’achatdefeuillesdenotes,decrayons,réalisationde
cartesprofessionnelles,d’en‐têtesdelettresetd’enveloppes,d’objetspromotionnelsaveclelogodel’événement,etc.
¾ Transport,entreposageetlivraisons–fraisdelocationdecamionpourletransportdumatériel,fraisd’entreposage,de
servicesdemessagerie,defraisdelivraisonauxchambres,denavettes,d’autobus,d’avion,detaxi,etc.
¾ Entretien–fraisd’entreprisedeservicepourl’entretienménager,lerecyclage,l’entretiendesplantes,etc.
¾ Fraisdivers–fraisd’assurance,decartedecrédit,d’achatd’uniformespourl’équiped’opérations,etc.
Cettelisten’estqu’unrésumédesdifférentesdépensespouvantêtreévaluéeslorsdel’élaborationdubudgetpréliminaireet
vousdevrezl’adapterauxbesoinsspécifiquesdevotreprojet.Commeilestimpossibledetoutprévoiretdenerienoublier,il
estessentieldeprévoirunmontantpourdesdépensesimprévuesquisontassezfréquenteslorsquetouslesdétailsde
l’événementnesontpasencorearrêtés.Cemontantpeutsesituerentre5%et10%dubudgettotal.Encoreunefois,assurez‐
vousd’êtreleplusréalistepossiblelorsquevousfaitesvosprévisions.
Petittruc:Àcetteétape,toujoursarrondirlesmontantsverslehautetnonverslebas(parexemple,795$devraitêtre
1000$etnon750$).
Munidecebudgetprovisoire,vousverrezsivousdevezeffectuerdesmodificationsaucontenudel’événementafind’atteindre
l’objectifquevousvousétiezfixé(profit,break‐evenpointouperte).Vouspourrezalorsprendredesmesurespouraugmenter
vosrevenus,diminuervosdépensesouvouspourrezvouspermettred’intégrerdesélémentssupplémentaires.
Aprèsenavoirfaitvérifierlecontenuparvoscollègues,faites‐leapprouverparlesdirigeants.Jevousconseilledepasseren
revuechacundespostesetd’expliquerauxdirigeantsleurcontenuafindevousassurerqu’ilscomprennentbienlebudget.À
cetteétape,ilestencoretempsderectifierletiretilsepeutquevousayezàapporterdesajustementsafind’intégrerles
nouvellesdemandesdesdirigeants.Ceprocessusesttoutàfaitnormal.
Voustrouverezci‐dessous,unegrilledebudgetprovisoirequevouspourrezutiliseretajusterafind’établirlesrevenusetles
dépensesdevosprojets.
Exempledegrilledebudget
BUDGET
REVENUS
FRAISD'INSCRIPTIONOUD’ENTRÉE
LOCATIONDEKIOSQUES
INSCRIPTIONSPOURACTIVITÉSSUPPLÉMENTAIRES
VENTEDEPRODUITSDÉRIVÉS
COMMISSIONS,RISTOURNES,REDEVANCES
EXPLOITATIONDECONCESSIONS
COLLECTESDEFONDS 
COMMANDITES/PUBLICITÉ
FINANCEMENT(SECTEURPRIVÉETPUBLIC)
TOTALDESREVENUS0$

Centrequébécoisdeservicesauxassociations Mars2011
ChroniqueGestiond’événements Page|4
DÉPENSES
LOCATIOND’EMPLACEMENT,DESALLESOUD’ESPACES
FRAISDEPARTICIPATION 
AMÉNAGEMENTDESKIOSQUES 
HÉBERGEMENT 
RESTAURATION(incluantle15%depourboire)
CONFÉRENCIERS/FORMATEURS/ANIMATEURS
ACTIVITÉS 
ANIMATION/DIVERTISSEMENT/MUSIQUE 
AUDIOVISUEL 
ÉLECTRICITÉ 
MATÉRIELD’INSCRIPTIONETD’IDENTIFICATIONDESPARTICIPANTS
MATÉRIELDECOMMUNICATION(PAPETERIE,PUBLICITÉ,PROMOTION)
CONCEPTIONGRAPHIQUE 
IMPRESSION(MATÉRIELIMPRIMÉ)
CONCOURS,CADEAUX,TIRAGES,TROPHÉES
INFORMATIQUEETCOMMUNICATION(SITEWEB)
ENREGISTREMENT,WEBDIFFUSION,WEBCONFÉRENCES
COMPILATIONETGESTIONDESDONNÉES
MONTAGEPOWERPOINT 
SONDAGES 
PERSONNELSPÉCIALISÉ(RÉDACTION,AGENTDESÉCURITÉ)
MAIN‐D'ŒUVREETFRAISDEDÉPLACEMENT
SERVICESETÉQUIPEMENTSSPÉCIALISÉS(BESOINSÉLECTRIQUES,STRUCTURES,TENTES,INTERPRÈTE) 
DÉCOR 
PAPETERIEETOBJETSPROMOTIONNELS,PRODUITSDÉRIVÉS
TRANSPORTS,ENTREPOSAGE,LIVRAISONS,STATIONNEMENTS
ENTRETIEN/RECYCLAGE
FRAISDIVERS(ASSURANCES)
ADMINISTRATION 
PRODUITSDEL’ENTREPRISE
TOTALDESDÉPENSES0$
TOTALGLOBAL0$
Tirédulivre«L’organisationd’unévénement,guidepratique»deLyneBranchaudauxPressesdel’UniversitéduQuébec.
________________________
Pourensavoirdavantagesurl’organisationd’événements,contactezMmeLyneBranchaudau514891‐3323,parcourrielà
[email protected]ouvisitezsonsiteinternetàhttp://www.guideevenement.com/index.html.
LeCentrequébécoisdeservicesauxassociations,uneinitiativeduRegroupementdesorganismesnationauxdeloisiretdesportduQuébec,a
pourmandatd’appuyerlaprogressiondudéveloppementprofessionneldesgestionnairesdesOSBLduQuébec,toutencontribuantàl’efficacité
decesorganismes.Lesstratégiesd’interventionduCentreprivilégientlacollaborationavecd’autresorganismesdumilieuassociatifquébécois.
LeCentredésirefavoriserlesrapportsentrelesindividusetsouhaitefairevivrel’espritd’entraideparl’échangeetlepartagedesexpérienceset
descompétences.Pourdeplusamplesinformations:www.associationsquebec.qc.ca.